webinar(at)id-netsolutions zeigte am 31. August 2018 Möglichkeiten zur Beherrschung der steigenden E-Mail-Flut. Besonders interessant die regelbasierte Postfach-Archivierung mit anschließenden Workflows ("digitaler Posteingang"). Das Webinar wurde aufgezeichnet und steht auf Anforderung zur Verfügung.

1. E-Mail-Flut beherrschbar machen.
Webinar: 31. August 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Ihre Gastgeber:
Moderator/Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant
Experte: Jan Kahl, Technical Consultant

2. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Agenda
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 E-Mail-Flut in Zahlen
 Die Fakten aus unserer Sicht
 Live-Beispiele für E-Mail-Management - Lösungsansätze
 Erste Produkt-Informationen
 Sie möchten mehr über Ihre konkreten Möglichkeiten erfahren:
Rufen Sie uns einfach an … 040 645040-0

3. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Aktuelles
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Eingabe der Bundessteuerberaterkammer zu Praxisproblemen
bei der Anwendung der GoBD 24.07.2018
"[…]
Leider sind die Auswirkungen der GoBD im Hinblick auf E-Mails immer noch nicht
abschließend geklärt. Wird die E-Mail mit Anhang einer PDF-Rechnung als
Briefumschlagfunktion anerkannt, wenn die E-Mail (anlog einer normalen Briefpost der
Briefumschlag) entsorgt wird. Reicht bei anderen Sachverhalten die Speicherung beim
deutschen Provider aus, z. B. T-Online in Deutschland, oder wird hierfür ein DMS gefordert?
[…]"
Quelle: https://www.bstbk.de/de/presse/stellungnahmen/archiv/20180724_eingabe_bstbk/index.html

4. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Wichtiger Hinweis
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche Meinung des
Referenten zur derzeitigen Rechtslage wieder und enthalten lediglich
einen Überblick über einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen wurden nicht
berücksichtigt; diese können durchaus zu abweichenden
Betrachtungsweisen und/oder Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder steuerrechtliche
Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf Ihre Umstände
zugeschnittene, weitere Entwicklungen berücksichtigende Empfehlung
Ihres Datenschutzbeauftragten, Anwalts, Steuerberaters bzw.
Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen über die in den
Ausführungen besprochenen Themen treffen.
Die Datenschutzbehörden und/oder Gerichte können abweichende
Auffassungen zu den hier behandelten Themen haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century

5. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | Wasserstandsmeldung
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Anzahl der jährlich versendeten E-Mails (ohne Spam) in Deutschland
in den letzten Jahren sowie eine Prognose für 2018 (in Milliarden).
Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/anzahl-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/
506,2
544,2
625,8
771
917
0
100
200
300
400
500
600
700
800
900
1000
2014 2015 2016 2017 2018
2014 2015 2016 2017 2018
Die Deutschen texten sich jährlich zu neuen
Rekorden. Grund ist wohl auch der Boom im
Bereich E-Commerce und der anhaltende
Trend zur Digitalisierung der Geschäfts-
kommunikation.
Die Zahl der versendeten Mails dürfte also in
den kommenden Jahren weiter steigen.

6. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | E-Invoicing
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Rechnungsaustauschmethoden 2017 (DE) *)
Quelle: E-Rechnung, Billentis Studie 2017 und ibi Research
Zahlreiche Studien, wie die u.a. von uns
gesponserte Billentis Studie 2017, zeigen,
dass die Zahl der E-Mails, die für E-Invoicing
genutzt werden, immer weiter ansteigt.
Versand Empfang
*) Mehrfachnennungen möglich

7. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
E-Mail-Flut | einfach abschaffen
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Quelle: https://www.computerwoche.de/a/ende-der-e-mail-kommunikation-gefordert,2956512
?
Hintergrund:
Atos hatte ausgerechnet [bereits 2011], dass seine Führungskräfte sich 20 Stunden pro Woche mit
ihrer elektronischen Post beschäftigen. Vierzig Prozent der Angestellten wateten täglich zwei bis
drei Stunden hüfthoch durch ihre Postfächer, um jene zwei bis drei Schreiben herauszuwühlen, die
(vielleicht) wichtig sind.
Das Programm "Zero E-Mail" wurde aufgelegt.

8. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management I
8
Journal-Archivierung (gesetzkonformer 100% Anspruch)
"Dunkel-Archiv"
Standard-Archiv

9. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management II
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Postfach-Archivierung – Eingangsrechnungen
Voraussetzung für die Verarbeitung:
Über ein eigens für Eingangsrechnungen
eingerichtetes Postfach (z.B.
rechnung@erfolg-holding.de) werden die
Nachrichten "revisionssicher"
(Anpassung Ihrer Verfahrensdokumentation)
und automatisiert archiviert.

10. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management III
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Postfach-Archivierung - Projektakten
Voraussetzung für die Verarbeitung:
In Exchange sind für jedes Ihrer Projekte je
ein Postfach eingerichtet über welche die
Kommunikation ‚ein- und ausgehend‘ geführt
wird.
Diese Postfächer können mit ELOxc
archiviert und vorkategorisiert werden.
So werden die E-Mails Ihren Benutzern zur
weiteren Bearbeitung in einer Baumansicht
(hier: Projektakte) bereitgestellt.

11. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management IV
11
Postfach-Archivierung - Servicefälle
Verarbeitung:
E-Mail an z.B.
service@ , die
automatisiert
abgelegt und
dann an die
Teams verteilt
wird.

12. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Lösungsansätze: E-Mail-Management V
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clientseitige E-Mail-Ablage
Verarbeitung:
E-Mails können
direkt per
drag und drop
in das Archiv
abgelegt werden.
Oder z.B. auch über
die ELO DropZone
(mit Regelverarbeitung).

13. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Produktinformationen
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Aufbewahrungspflichten erfüllen
Dokumentenmanagementsystem ELOoffice / ELOprofessional
(Stichwort: privacy by design – Verschlüsselung)
Geschäftsprozesse optimieren
E-Mail-Management ELOxc for EWS
Rechnungsmanagement docufied smartINVOICE

14. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Herzlich willkommen
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Weitere Informationen zur id-netsolutions GmbH
finden Sie auf unseren Internetpräsenzen sowie in
den Sozialen Netzwerken:
Homepage: www.id-netsolutions.de
Produktreihe docufied: www.docufied.de
docufied smartINVOICE: www.smartinvoice.me
Webshop: www.docufied.de/shop/
XING: www.xing.com/companies/id-netsolutionsgmbh
Facebook: de-de.facebook.com/idnetsolutions/
Twitter: twitter.com/docufied
Google+: plus.google.com/+idnetsolutionsde23863/posts

15. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Der nächste Webinar-Termin
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Thema: Bau digital –
Bauakten als Beispiel moderner Projektakten
Webinar: 28. September 2018, 09:30 Uhr bis 10:15 Uhr
Hinweis auf unsere Beteiligung hier: …………………
Unsere Webinartermine und Anmeldemöglichkeiten
finden Sie unter:
http://www.id-netsolutions.de/schulungen/webinare.php

16. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Vielen Dank…
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… für Ihre Aufmerksamkeit.
Kontakt:
Moderator: Detlef Jeschke, Senior Account Manager (d.jeschke@id-netsolutions.de)
Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant (u.schmidt@id-netsolutions.de)

17. © id-netsolutions GmbH| Stand: 31. August 2018
Impressum
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id-netsolutions GmbH
Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
Telefon: +49 40 645040-0
Fax: +49 40 645040-999
E-Mail: kontakt@id-netsolutions.de
Internet: www.id-netsolutions.de
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: Amtsgericht Kiel HRB 1238 SE. Sitz der Gesellschaft: Kayhude
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 211075317
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