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Gestión Documental Digital
Yarima María Medrano Nazzer
Universidad del Quindío
Ciencia de la Información y la Comunicación, Bibliotecología y
Archivística
Documentos Digitales
Grupo No. 6
2017
Agenda de Presentación
Introducción
Gestión Documental Digital
Beneficios de los sistemas de gestión documental
Principios de la Gestión Documental Digital
Software de la Gestión Documental Digital
Funciones del Gestor Documental
Recomendaciones para escoger software de gestión documental
Programas de gestión documental
Sistema de gestión documental – ORFEO
Estrategia Cero papel – Gobierno en línea
Componentes estrategia Gobierno en línea
Beneficios de la política cero papel
Normatividad y legislación para los documentos digitales
Conclusión
Bibliografía
Introducción
Los sistemas de gestión documental ha permitido que las organizaciones tengan un mejor
manejo de la cantidad de información generada por sus procesos administrativos; facilitando
su organización y su accesibilidad de manera rápida y sencilla.
El objetivo principal de la presentación es dar a conocer los beneficios de la gestión
documental digital, los principios del programa de administración de documentos y archivos
digitales. Así mismo, presentar los diferentes software de gestión documental y los aspectos
a tener en cuenta para la buena selección, teniendo en cuenta las necesidades de la
organización.
Relacionado con el tema de la gestión documental, se encuentra la estrategia cero papel –
Gobierno en línea, que busca mejorar los servicios de información ofrecida a sus usuarios
mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación; con relación a ello
se dan a conocer los ejes temáticos, los componentes y beneficios de la estrategia. Por otra
parte, se señala la normatividad para los documentos digitales.
Gestión documental Digital
Es el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos
digitales, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda,
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Beneficios de los sistemas de gestión documental
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Digital
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Software de Gestión documental Digital
 Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite
el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos
electrónicos. Es importante estudiar aspectos como características,
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•Buenas prácticas en gestión
documental.
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Conclusiones
 La gestión documental digital proporciona grandes ventajas a las organizaciones,
entre estas la eficiencia en los procesos, mejor productividad, facilidad de acceso
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empleados.
 Es importante tener en cuenta en el proceso de selección del software para la
gestión de documentos, sus características, proveedor, facilidad de uso, funciones
ofrecidas y las necesidades de la organización.
 La Estrategia en Colombia de Gobierno el línea, ha permitido en las entidades
públicas, facilidad de trámites administrativos, mejora en la calidad de
información en los sitios web y servicios por medios electrónicos.
 Es fundamental conocer la normatividad relacionada con los gestión de
documentos digitales.
Bibliografía
 Archivo General de la Nación. Normatividad. Recuperado de:
http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad
 Manual 3.1 Estrategia Gobierno en Línea 2012 – 2015. Recuperado de:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-
files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf
 Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guía No. 1.
Cero papel en la administración pública. Recuperado de:
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Gestión documental digital

  • 1. Gestión Documental Digital Yarima María Medrano Nazzer Universidad del Quindío Ciencia de la Información y la Comunicación, Bibliotecología y Archivística Documentos Digitales Grupo No. 6 2017
  • 2. Agenda de Presentación Introducción Gestión Documental Digital Beneficios de los sistemas de gestión documental Principios de la Gestión Documental Digital Software de la Gestión Documental Digital Funciones del Gestor Documental Recomendaciones para escoger software de gestión documental Programas de gestión documental Sistema de gestión documental – ORFEO Estrategia Cero papel – Gobierno en línea Componentes estrategia Gobierno en línea Beneficios de la política cero papel Normatividad y legislación para los documentos digitales Conclusión Bibliografía
  • 3. Introducción Los sistemas de gestión documental ha permitido que las organizaciones tengan un mejor manejo de la cantidad de información generada por sus procesos administrativos; facilitando su organización y su accesibilidad de manera rápida y sencilla. El objetivo principal de la presentación es dar a conocer los beneficios de la gestión documental digital, los principios del programa de administración de documentos y archivos digitales. Así mismo, presentar los diferentes software de gestión documental y los aspectos a tener en cuenta para la buena selección, teniendo en cuenta las necesidades de la organización. Relacionado con el tema de la gestión documental, se encuentra la estrategia cero papel – Gobierno en línea, que busca mejorar los servicios de información ofrecida a sus usuarios mediante el uso de las tecnologías de la información y la comunicación; con relación a ello se dan a conocer los ejes temáticos, los componentes y beneficios de la estrategia. Por otra parte, se señala la normatividad para los documentos digitales.
  • 4. Gestión documental Digital Es el proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos digitales, que incluye su selección, clasificación, conservación, búsqueda, recuperación, reproducción y diseminación, a partir de dispositivos electrónicos. Beneficios de los sistemas de gestión documental Reducción de Costo Menor porcentaje de errores en documentos Aumento de la velocidad de creación de contenidos
  • 5. Principios de la Gestión documental Digital Principios de la GDD Identificable Soportado en Políticas Planeado Asignado a un responsable Localizado Organizado de acurdo a necesidades Manejado por personal calificado Implementado de Manera Sistemática Mesurable Regularmente Principios del programa de administración de documentos y archivos digitales.
  • 6. Software de Gestión documental Digital  Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite el manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos. Es importante estudiar aspectos como características, proveedores, facilidad de uso, funciones ofrecidas, necesidades de la organización en el proceso de selección. Flujo de Trabajo Documental Archivo de Documentación Categorización y Estructuración Colaboración entre usuarios Trazabilidad Documental Integración con otros Sistemas Funciones de los programa de gestión documental
  • 7. Recomendaciones para la selección del Software de Gestión documental Digital Recomendaciones Flexibilidad y Escalabilidad Potente Buscador Facilidad de Uso Movilidad Avisos y Alarmas Soporte Técnico y Formación Seguridad Versiones Integración con Terceros Tecnología Workflow
  • 8. Sistema de Gestión Documental – ORFEO Este sistema web le permite a la organización acceder fácilmente mediante cualquier navegador a través de internet o intranet para gestionar la trazabilidad de los documentos, evitando así en un gran porcentaje el manejo de documentos físicos. Programas de Gestión Documenta
  • 9. Programa Cero Papel – Gobierno en Línea El Gobierno línea se define como el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para mejorar los servicios e información ofrecidos a los ciudadanos, aumentar la eficiencia y eficacia de la gestión pública e incrementar la transparencia del sector público y la participación ciudadana. Figura No. 2. https://es.slideshare.net/ColombiaDigital/estrategia-de-gobierno- en-lnea
  • 10. Programa Cero Papel – Gobierno en Línea Figura No. 3. Componentes Estrategia de Gobierno en Línea. https://es.slideshare.net/colafanador/componentes-de-la-estrategia-de-gobierno-en- lnea
  • 11. Beneficios de la Estrategia Cero Papel – Gobierno en Línea Empresas •Buenas prácticas en gestión documental. •Procesos y servicios mas eficaces. •Aumento de la productividad. •Disminución de lo costos. •Mayor seguridad y manejo de información. Ciudadanos, empresas y entidades •Acceso rápido y fácil a la información. •Disminuir tiempos de espera y atención. •Mejora la relación entre organizaciones, empresas y ciudadanos. Medio Ambiente •Ahorro de papel. •Reducción de emisión de residuos contaminantes. •Contribuir al desarrollo sostenible.
  • 12. Legislación y Normatividad para los Documentos Digitales Ley 527 de 1999 • Reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y firmas electrónicas. Ley 1437 de 2011 • Utilización de medios electrónicos en el procedimiento administrativo. • Expedientes electrónicos Ley 1581 de 2012 • Ley de protección de datos personales. Circular 002 del 6 de marzo del 2012 • Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental. Circular 005 del 2012 • Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel.
  • 13. Conclusiones  La gestión documental digital proporciona grandes ventajas a las organizaciones, entre estas la eficiencia en los procesos, mejor productividad, facilidad de acceso a la información importante, seguridad de los datos y creatividad entre los empleados.  Es importante tener en cuenta en el proceso de selección del software para la gestión de documentos, sus características, proveedor, facilidad de uso, funciones ofrecidas y las necesidades de la organización.  La Estrategia en Colombia de Gobierno el línea, ha permitido en las entidades públicas, facilidad de trámites administrativos, mejora en la calidad de información en los sitios web y servicios por medios electrónicos.  Es fundamental conocer la normatividad relacionada con los gestión de documentos digitales.
  • 14. Bibliografía  Archivo General de la Nación. Normatividad. Recuperado de: http://www.archivogeneral.gov.co/politica/repositorio-normatividad  Manual 3.1 Estrategia Gobierno en Línea 2012 – 2015. Recuperado de: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa- files/eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/manual-3.1.pdf  Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Guía No. 1. Cero papel en la administración pública. Recuperado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles- 8257_papel_buenaspracticas.pdf 