Meer dan tien jaar wordt er al over gesproken audits in lokale besturen decretaal in te voeren. Als alles goed gaat, zou het eind dit jaar zo ver moeten zijn, en zullen de eerste audits worden uitgevoerd. Het concept van de audits verschilt echter grondig van wat ooit in het Gemeente- en OCMW-decreet is omschreven. Het nieuwe concept moet tot beter functionerende lokale besturen leiden.

1. bestuurskracht management
De audits zullen de werking op proces- en op managementniveau evalueren. Het gaat dus niet om controle
op het functioneren van de politiek of om een evaluatie van het gevoerde beleid.
Disclaimer Externe audit in de
startblokken
Deze tekst levert een stand van za‑
ken van het dossier ‘externe audit in
lokale besturen’. Veel van de kwes‑
ties die erin zijn opgenomen, moeten
nog in de voorwaardelijke wijs gele‑
Meer dan tien jaar wordt er al over gesproken audits in lokale besturen
zen worden. De tekst presenteert de
zaken zoals ze er nu voorstaan, en decretaal in te voeren. Als alles goed gaat, zou het eind dit jaar zo ver
zoals principieel goedgekeurd door de moeten zijn, en zullen de eerste audits worden uitgevoerd. Het concept
Vlaamse regering. Het Vlaams parle‑
van de audits verschilt echter grondig van wat ooit in het Gemeente-
ment moet zich wel nog over enkele
punten uitspreken, en de Vlaamse en OCMW-decreet is omschreven. Het nieuwe concept moet tot beter
Regering zal nog een oprichtingsbe‑ functionerende lokale besturen leiden.
sluit uitwerken om tot een nieuwe,
tekst steven van roosbroek beeld stefan dewickere
functionerende organisatie te ko‑
men. Ook het auditcomité, het on‑
L
afhankelijk orgaan dat de uitvoe‑ okale besturen zijn volop in bewe- (jaarrekening). Tegelijkertijd worden de
rende instantie aanstuurt, kan nog ging. De Vlaamse overheid heeft plan- en rapporteringslasten verminderd
dingen wijzigen. Het consulteren en zich tot doel gesteld ze bij te staan en de sectorale controles vereenvoudigd.
informeren van belanghebbenden is in hun streven naar goed, effectief en ef- Het toezicht wordt afgeslankt.
echter een essentieel onderdeel van ficiënt beheer van hun organisaties. Bin- Globaal evolueren we dus van detail-
elk verandertraject. Daarom werden
nen dat kader zijn recent verschillende sturing en -controles naar sturing en
de krijtlijnen van de externe audit al
maatregelen genomen. Lokale bestu- controle op hoofdlijnen. Het Gemeente-,
bediscussieerd op verschillende fora
ren werken met de nieuwe beleids- en OCMW- en Provinciedecreet leggen als
en willen we tijdig communiceren via
beheerscyclus met een uniform kader sluitstuk van deze hervorming een ex-
onder meer dit artikel.
voor de planning (budget), de registra- terne audit op. Die moet garanties bieden
tie (boekhouding) en de rapportering over de sterkte van het systeem van inter-
6 1 maart 2013 Lokaal

2. Interne controle
ne controle en lokale besturen ook helpen Het Gemeentedecreet (artikel 99) definieert interne controle als het geheel van
het systeem te versterken. Op die manier maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te ver‑
wordt het vanzelf een belangrijke hulp in schaffen over:
de evolutie naar sterkere lokale besturen. 1. het bereiken van de doelstellingen
Hoewel er nog geen enkele in het de- 2. het naleven van wetgeving en procedures
creet vermelde externe audit is uitge- 3. de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie
voerd, kent het dossier al een relatief 4. het efficiënt en economisch gebruik van middelen
lange geschiedenis. Al bij de eerste voor- 5. de bescherming van activa
bereidingen van het Gemeentedecreet 6. het voorkomen van fraude
begin jaren 2000 was er sprake van een De secretaris is hier in overleg met het managementteam verantwoordelijk voor (arti‑
– toen nog interne – audit. Uiteindelijk kel 100 en 101). Maar ook de raad speelt een rol, hij moet het algemene kader van het
kwam in het Gemeente- (2005), OCMW- internecontrolesysteem goedkeuren. De secretaris rapporteert jaarlijks aan het col‑
(2008) en Provinciedecreet (2005) een lege van burgemeester en schepenen en aan de gemeenteraad over de organisatie en
bepaling die een zeer breed takenpakket de werking van het internecontrolesysteem. Voor OCMW’s geldt een analoge regeling.
oplegde aan een nog op te richten externe ‘Interne controle’ als begrip zorgt frequent voor verwarring. ‘Controle’ is hier afgeleid
auditcommissie. Die moest zowel kas- van het Engelse ‘to control’ (beheersen), en dus niet bedoeld als ‘nagaan’ of ‘inspec‑
sen gaan controleren als de wettigheid teren’. Daarom is het beter de term ‘organisatiebeheersing’ te hanteren in plaats
en regelmatigheid van de handelingen van ‘interne controle’.
van het bestuur controleren of de jaar-
rekening nakijken.
De commissie is er nooit gekomen.
Verschillende adviesorganen gaven aan terne controle op het vlak van financiën monitoring, organisatiestructuur, HR-
dat de externe audit zoals vermeld in zullen ook ICT, personeelsmanagement management, organisatiecultuur, in-
de decreten conceptueel onwenselijk en en de andere elementen van een sys- formatie en communicatie, financieel
praktisch onhaalbaar was. Conceptueel teem van interne controle geëvalueerd management, facilitymanagement, ICT
onwenselijk omdat de externe audit ta- worden. Dit is een duidelijke verschui- en veranderingsmanagement. Enkel al
ken zou moeten uitvoeren die behoren ving ten opzichte van het oorspronke- door deze opsomming wordt duidelijk
tot het internecontrolesysteem (zoals lijke concept van externe audit, waar de dat het om zeer brede audits gaat. Het
systematisch kascontroles uitvoeren) en nadruk toch meer op het financiële lag. nadeel is dan dat dit type audits over het
toezicht (zoals het nakijken van de jaar-
rekening). Praktisch onhaalbaar omdat
er een legertje ambtenaren nodig zou zijn
om alle opgelegde taken behoorlijk uit
te voeren. Het is de bedoeling de organisatie-audit en de thema-
Na consultatie van diverse adviesor- audit te testen in enkele besturen die al vertrouwd
ganen en van de lokale besturen zelf be- zijn met de nieuwe beleids- en beheerscyclus.
sliste de Vlaamse regering de focus te
leggen op de evaluatie van het systeem
Eind 2014 wordt de evaluatie opgemaakt.
van interne controle. De opmaak van een
systeem van interne controle is een ver- Verschillende type van audits algemeen minder diep ‘graaft’. Om deze
plichting volgens het Gemeente- en het Grosso modo zijn er twee concepten globale organisatie-audits uit te voeren
OCMW-decreet. Wat er bedoeld wordt mogelijk bij het evalueren van het in- wordt momenteel een ‘leidraad interne
met het internecontrolesysteem is te le- ternecontrolesysteem. Enerzijds zijn er controle / organisatiebeheersing’ uitge-
zen in het kaderstuk. globale organisatie-audits, waarbij de werkt. Die moet een kader bieden voor
belangrijkste management- en de on- interne controle bij lokale besturen, en
De audits zullen de werking op proces- dersteunende processen de focus vor- om audits uit te voeren die dit controle-
en op managementniveau evalueren. Het men. Dit soort audits formuleert een al- systeem evalueren.
gaat dus niet om controle op het functio- gemene uitspraak over de opbouw van Anderzijds is er de tegenpool hiervan:
neren van de politiek of om een evaluatie de belangrijkste componenten van het de thema-audit. Die concentreert zich
van het gevoerde beleid. Op dit laatste systeem van interne controle op organi- op één thema binnen de organisatie en
terrein geldt uiteraard de grondwettelijk satieniveau. Traditioneel komen hierin gaat hier dus ook dieper op in. Voorbeel-
verankerde lokale autonomie. volgende elementen aan bod: manage- den van thema-audits bij lokale besturen
Belangrijk is ook dat externe audit ment van doelstellingen, processen en zijn: de organisatie van de dienstverle-
geen financiële kwestie is. Naast de in- risico’s, belanghebbendenmanagement, ning betreffende jeugd, cultuur, sociale
Lokaal 1 maart 2013 7

3. bestuurskracht management
zaken, thuisbezorgde maaltijden of bud- den ingezet. Een duidelijke procedure tie uitvoeren. De bestaande interne audit
getbeheer. Daarnaast kan een thema-au- zal het onderscheid moeten maken tus- van de Vlaamse administratie (IAVA) zal
dit dieper ingaan op de management- en sen indianenverhalen en daadwerkelijke dus geïntegreerd worden in Audit Vlaan-
ondersteunende processen uit de hierbo- fraudegevallen. deren. Dit betekent dat er op de expertise
ven vermelde leidraad (zoals debiteuren- De verschillende audits moeten de binnen de Vlaamse overheid voortge-
beheer of de veiligheid van informatie). werking van lokale overheidsorganisaties bouwd kan worden.
Het is de bedoeling beide concep- versterken. Dit zal gebeuren door rap- Een belangrijk voordeel van deze
ten (organisatie-audit en thema-audit) porten per audit op te maken. Daarin structuur is dat zij de mogelijkheid schept
te testen in enkele besturen die al ver- zullen sterke punten staan, net als aanbe- op termijn interbestuurlijke audits uit te
trouwd zijn met de nieuwe beleids- en velingen om de werking van de organisa- voeren. Steeds meer wikkelen processen
beheerscyclus (BBC). Eind 2014 zal de tie te verbeteren. Het eindrapport zal ook zich op verschillende bestuursniveaus
evaluatie worden opgemaakt. Welk type aan de gemeente- of OCMW-raad over- af (gemeentelijk, provinciaal, Vlaams).
audits levert de zinnigste informatie? En gemaakt worden. Zo kan de controleren- Dat veroorzaakt soms problemen, con-
onder welke omstandigheden? Afhan- de functie van de raad sterker worden. flicten. Een belangrijke reden om voor
kelijk hiervan zal de toekomstige strate- Bedoeling is evenwel ook om de gege- één auditorganisatie op de drie niveaus
gie worden vastgelegd. Ook de vraag hoe vens uit de individuele rapporten te ag- te opteren is dat het zo mogelijk wordt
vaak een audit zal plaatsvinden, kan pas gregeren. Ten eerste door te benchmar- deze problemen in kaart te brengen en
hierna worden beantwoord. ken en goede praktijken te verspreiden. aanbevelingen ter verbetering te formu-
Een speciale categorie vormen de fo- Ten tweede zullen door het herhalen van leren. Zo wordt er ook iets ondernomen
rensische audits. Forensische audits zijn audits vaststellingen komen bovendrij- tegen de kritiek die soms opduikt over
audits die expliciet fraudeaangelegen- ven die in verschillende organisaties te- de ‘ivoren toren in Brussel’.
heden onderzoeken in een bepaalde or- rugkomen. In een aantal gevallen wordt Lokale besturen zullen zelf voor 50%
ganisatie. De externeauditdienst zal ook dan een structureel probleem zichtbaar, meebetalen aan de audits. Dit zal gebeu-
dit soort audits kunnen uitvoeren. Daar- waarop een structureel antwoord nood- ren door een afhouding van het Gemeen-
voor zal een taakafbakening opgemaakt zakelijk is. Ook hierover zal aan de be- te- en Provinciefonds. De andere 50%
van de kosten betaalt de Vlaamse over-
heid. Tegenover die financiering staat
uiteraard een vertegenwoordiging van
lokale besturen in het auditcomité, het
beheersorgaan van de nieuwe entiteit.
De verschillende audits moeten de werking van lokale
Lokale besturen zullen via hun vertegen-
overheidsorganisaties versterken. Per audit komt er woordigers de externe audit mee kunnen
een rapport met sterke punten en aanbevelingen. sturen. Dit neemt echter niet weg dat dit
auditcomité voor een meerderheid uit
worden met anderen (zoals toezicht). De trokkenen gerapporteerd worden. De onafhankelijken zal bestaan om de on-
impact van deze regeling is groot. Het audits moeten dus niet enkel de lokale afhankelijkheid van de nieuwe instantie
betekent dat in principe iedereen een organisatie versterken, ook de Vlaamse te waarborgen.
melding kan doen van fraudegevallen overheid zal er het lokale niveau beter
binnen een lokaal bestuur en dat de au- door kunnen ondersteunen. Responsabilisering
ditdienst dan de mogelijkheid heeft die De introductie van de externe audit past
te onderzoeken. Het Gemeente- en het Organisatie in een evolutie naar meer verantwoorde-
OCMW-decreet bepalen dat wanneer De nieuwe auditentiteit zal audits uitvoe- lijkheid voor het lokale niveau. Dat blijkt
een personeelslid een dergelijke melding ren in de 308 gemeenten en OCMW’s en (of zal nog blijken) uit verschillende za-
doet, dit nooit aanleiding kan geven tot de vijf provincies. Daarnaast zullen ook ken. Ten eerste worden de detailtaken
een tuchtsanctie of een ontslag tenzij er een 200-tal verzelfstandigde entiteiten voor externe audit die oorspronkelijk in
misbruik wordt gemaakt van deze moge- (AGB’s, APB’s en OCMW-verenigingen het decreet zaten, geschrapt. Ten tweede
lijkheid. Dergelijke verklaringen vallen titel VIII hoofdstuk 1) periodiek geaudi- kan de nieuwe externe audit geen maat-
bovendien niet onder het inzagerecht. teerd worden. In totaal gaat het dus om regelen opleggen. Aanbevelingen formu-
Het gaat hier met andere woorden om meer dan 820 organisaties. leren kan uiteraard wel. Ook het opvol-
een soort van klokkenluidersregeling. De audits zullen normaal gezien uit- gen van die aanbevelingen komt in grote
Op Vlaams niveau bestaat op het vlak gevoerd worden door een nog op te rich- mate bij de raad te liggen. De raadsle-
van forensische audit een expertise die ten agentschap, Audit Vlaanderen. Deze den zullen hierin een controlerende rol
de afgelopen tien jaar is opgebouwd. Die nieuwe entiteit zal de audits bij lokale moeten spelen. Ten derde zal de exter-
zal nu ook voor het lokale niveau wor- besturen en bij de Vlaamse administra- ne audit aanvullend werken. Op plaat-
8 1 maart 2013 Lokaal

4. sen waar er al een sterke interne audit meld zal er een leidraad over interne de audit-entiteit aansturen en onder
bestaat, zal gestreefd worden naar een controle worden opgemaakt. Verschil- meer de strategie van de organisatie be-
samenwerkingsmodel. Dit kan bestaan lende auditoren zullen worden aange- palen. Met anderen die audits uitvoeren,
uit een ‘audit op audit’ (evalueren van worven. Het regelgevend traject moet zal er een samenwerkingsprotocol wor-
den afgesloten. Dit moet dubbele con-
troles vermijden, het zogenaamde ‘single
audit’-principe.
De nieuwe audit-entiteit zal audits uitvoeren in Kortom: er moet nog een berg werk
verzet worden, maar de externe audit is
de 308 gemeenten en OCMW’s, de vijf provincies op komst. Meer dan tien jaar na de eer-
en een 200-tal verzelfstandigde entiteiten. In ste denkoefeningen hierover bestaat er
totaal dus meer dan 820 organisaties. nu een gedragen visie over hoe hij eruit
moet zien. Bij de verdere uitwerking zul-
de sterkte van de interne auditdienst) worden gefinaliseerd. Dat leidt tot een len de lokale besturen betrokken wor-
of het uitvoeren van audits op terreinen wijziging van Gemeente-, OCMW- en den.
waarvoor de interne audit over te weinig Provinciedecreet. Voor de nieuwe en-
expertise beschikt. titeit zal daarna een oprichtingsbesluit Steven Van Roosbroek is projectmanager
De komende maanden staan verschil- moeten worden opgemaakt. Er zal een implementatie externe audit voor lokale
lende acties op stapel. Zoals eerder ver- auditcomité worden aangesteld. Dit zal besturen bij de Vlaamse overheid
advertentie
IS DEZE ADVERTENTIE
WEL LEGAAL?
U staat er misschien niet bij stil, maar deze advertentie is onderhevig aan een pak wetgeving. Beeldmerken,
auteursrecht, plaatsing, nanciën... Meer dan u op het eerste gezicht zou vermoeden. Dat geldt eigenlijk
voor de wet in het algemeen. Alles hangt met elkaar samen, zeker bij steden en gemeenten. Dus kunt u maar
beter samenwerken met een partner die alle kennis in één huis heeft. Zelfs als het gaat om een advertentie.
Speciek voor overheden: ruimtelijke ordening - overheidsopdrachten en pps
personeelsbeleid - overheidsaansprakelijkheid - administratief recht - grondgebiedszaken - milieu
Mechelsesteenweg 27 - 2018 Antwerpen - T +32 3 232 50 60 - E info@gsj.be - www.gsj.be
Lokaal 1 maart 2013 9