Este documento describe los conceptos de protocolo, ceremonial y etiqueta. Explica que el protocolo son las normas que rigen las relaciones entre gobiernos y autoridades estatales y representantes diplomáticos. Se divide el ceremonial público en externo e interno. También define protocolo, ceremonial y etiqueta y explica sus diferencias y usos.

1. PROTOCOLO Y
CEREMONIAL
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PROTOCOLARIOS.
ESTA OBRA AUTORIA DEL DR. ARMANDO
LUNA SILVA (DIPLOMATICO
NICARAGUENSE),CONTIENELAS
PRINCIPALES TEMATICAS A ABORDAR EN LA
CLASE DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROTOCOLARIOS.
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PROTOCOLARIOS 2017

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CAPITULO I
CEREMONIAL PÚBLICO. PROTOCOLO.
CEREMONIAL. ETIQUETA.
PRIMEROS LIBROS SOBRE ETIQUETA Y CEREMONIAL.
El Ceremonial Públicoesel conjuntode fórmulasque exteriorizanlavidade relaciónentre losEstado.Porlo
que ha sido considerado como “la galantería de los Estados” puesto que constituye las formas de cortesía
que se observan en las relaciones de los Jefes de los Estados o de sus representantes.
El Ceremonial Público ha sido definidotambién en una forma más detallada,“como el conjunto de normas
que regulan lasrelacionesentre lasautoridadesy/oAgentesDiplomáticospertenecientesadistintosEstados,
cuando ellos entran en contacto recíproco personalmente o por correspondencia, en ceremonias y actos
sociales, o en cumplimiento de las funciones que les son propias”.
Es usual que muchas de estas normas tengan su origen en el Derecho Interno, basado en costumbres y
tradiciones; pero se pretende que puedan combinar con éxito el recuerdo del pasado y la conservación de
viejas tradiciones con modernas existencias del presente y la previsión del futuro respetando siempre la
filosofía política de los Estados. En estos casos los Estados son libres de establecer normas según su
soberanía,pero,al hacerlo,deberánrespetarlasdisposiciones de DerechosInternacionalexistentessobrela
materia.Comoconsecuenciade loanterior,lasnormasprotocolaresreflejanlastradiciones,maneras de ser,
conceptos de cortesía, etc., propias de cada pueblo, y por esto puedan diferir entre sí al ordenar las
manifestaciones externas de los actos reglados; pero por su finalidad común de servir a la vinculación
internacional armónicaypor su necesaria adecuacióna normas pre-establecidasde DerechoInternacional,
conservan siempre en lo esencial una similitud o paralelismo evidente.
Algunos tratadistas han planteado la conveniencia de unificar los Reglamentos de Protocolo
correspondientesa países pertenecientes a una misma área. Siguiendo esa orientación, la Organización de
Estados Centroamericanos (ODECA) elaboró en 1959 un Proyecto de Protocolo para los países del área
centroamericana. Dicho documento no llego a discutirse y quedó como un simple proyecto.
Tomás Chavarría del Riverohace notar que “En el senode la UniónEuropeaexiste undeseopermanente de
procurar launiformidaddel protocoloaaplicarporlospaísesmiembrosendeterminadasáreas.Siempreque
sus obligacionesse lopermiten,los expertosde protocolode lospaísesde la UE se reúnendosvecesal año
para discutir problemas especiales y adoptar posiciones más o menos comunes. No se trata de unificar
sistemasni actitudespara conseguirconsensuarlasbasesde un mismoprotocolo para todos ellos,puesse
conoce la dificultad e incluso la oposición de ciertos países a modificar unas reglas que, en algunos casos,
tienensusraíces asentadasenlomás profundode su historia.Surespetoysu compromisohistóricoconlas
tradicionesyusos de cada país hacen imposible sucompromisohistóricoconlas tradicionesyusosde cada
país hacen imposible un acuerdo protocolario. Se busca tan sólo dar una serie de recomendaciones sobre
estos problemas de preocupación general en el seno de la U.E… Así se ha dispuesto y aceptado que en la
organizaciónde lasreunionessemestralesde Ministros,ningunode ellosse veráobligadode irarecibirasus
colegasenel lugarde llegada,aeropuertooestacióndeferrocarril.Bastaráconlapresenciade unfuncionario
de los Servicios de Protocolo del país anfitrión”.
El Ceremonial Público según Pradiere Fodere, se divide:

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1. El Ceremonial ExtranjerooPolíticoode Corte o de Estado o de la Presidenciaode Corte y Gabinete
o Personal de los Soberanos.
2. El Ceremonial Diplomático o de Embajada o de los Ministerios Públicos.
3. El Ceremonial de Cancillería o Protocolo.
El Ceremonial Extranjero abarca todo lo relativo a los llamados Honores Reales, a las Dignidades, Títulos,
Rango y Precedenciaentre losEstados y sus Jefes,comprendiendoasimismolacorrespondenciade éstosy
lo que se refiere a cumplimientos en la recepción y viajes de los Jefes de Estado.
El Ceremonial DiplomáticooCeremonial de Embajada regulacuantose refiere aloshonoresypreminencias
debidosalosAgentesDiplomáticosenelejerciciode susfunciones,tomandoencuentalacalidadyrangode
cada uno de ellos.
El CeremonialDiplomáticose limita,pues,areglamentarlarecepciónde losdiplomáticos;lacondiciónde las
audiencias que se acuerda a los mismos; el orden y colocación que les corresponde en las ceremonias
oficiales;laprecedenciade talesagentesrespecto de losaltosdignatariosyfuncionariosdel paísante el cual
están acreditados; las visitas que hace o devuelven y, en suma, todas las materias conexas.
En resumen,CeremonialDiplomáticoeselque se observaenlasrelacionesdelCuerpoDiplomáticoresidente
con las autoridades del país en que está acreditado, y entre los miembros que lo integran.
El Ceremonial de Cancillería llamado también Protocolo, tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las
reglas generales que deben observarse en la redacción de los actos y oficios diplomáticos de cualquier
naturaleza.El Ceremonial de Cancillería señalalostítulosyloscalificativoscorrespondientesalosEstados,a
susJefesya susRepresentantes;lamedidade loshonoresyel rangoa que tienenderechoy,finalmente,las
fórmulasde cortesíaconsagradasinternacionalmente.Esdecir,elCeremonialde Cancilleríaeselque se sigue
en los actos internos del Ministerio de Relaciones Exteriores en lo referente a la comunicación escrita,o a
las regulaciones establecidas por alguna regla, norma escrita o tradicional.
Estassonlastresdivisionesqueveníanaceptandolostratadistas,peroúltimamentehayquienespiensanque
el Ceremonial Público simplemente hay que dividirlo en Ceremonial Público Externo e Interno.
El Ceremonial PúblicoExterno comprende todaslas relacionesde losJefesde Estados,incluyendolaforma
en que se van a redactar las cartas, credenciales y toda clase de mensajes que se dirigen entre ellos.
EL Ceremonial Público Interno es el que va abarcar las relaciones de los diplomáticos con el gobierno
incluyendo la forma de redactar las notas verbales, las notas escritas y los tratamientos.
La divisiónde losconceptosestablecidosporPradierFodere,fueronmantenidosporvariosautoresalolargo
del tiempo;pero,conforme alosconceptosmodernos,enqueproliferanlasinstitucionespúblicasyprivadas,
losorganismosinternacionales,gubernamentalesynogubernamentales,Estadosconinstitucionesdistintas,
esa clasificación ha perdido actualidad y se considera que pueden reducirse a tres términos:
- Protocolo
- Ceremonial
- Etiqueta
Protocolo- Procede dellatínprotocollum,yeste del griegoprotokollon,primerahojaencoladaypegadaaun
documento para darle autenticidad. Compuesto: Proto, al principio; y la raíz Kolla: cola, pegamento.

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En Roma se llamabaprotocolo al selloimpreso oescritoenel papel destinadoaextenderactaspúblicas.Las
leyesde Justinianoprohíbenquitarocortar el protocolode las cartas que designabael año enque se había
fabricado el pergamino y el nombre del oficial que lo había despachado.
Investigadoreshanencontradoque:Por los años 450 losdignatariosdel Imperiode Oriente llevabanenlas
ceremonias públicas grandes libros cuadrados que contenían las instrucciones del Emperador para la
administración de las Provincias, cuyoslibrosestaban encuadernadosen cuero verde, rojo,azul o amarillo,
cerrados con correas o corchetas y adornados de varillas de oro horizontaleso formando rombos con el
retrato del Emperador pintado o dorado en las tapas.
Ese dato les lleva a pensar que esos libros fueron los verdaderos protocolos o protos kollos, es decir, los
primerosmiembrosuoriginalesyno loque se ha consideradolaprimerahoja encoladasobre todoporque,
en esa época no se encolaban las encuadernaciones, sino que se cosían con bandas de cuero o de metal.
A la luzde esas investigaciones,se habría denominadoprotocoloenel mundoromanoal selloautenticador
de losdocumentospúblicos,luegose pasoallamarasí a losmismosdocumentospúblicosyyaenel reinado
de los Reyes Católicos adquieren esa denominación los libros de registro de las escrituras públicas.
Por otro lado una de las aceptacionesque el términoProtocolotiene enel Diccionariode la Real Academia
Española de la Lengua es el de “Reglas ceremoniales establecidas por ley o costumbre”.
Es de notar que en los Reglamentos de Protocolo y Ceremonial que dictan los Estados no contemplan una
definición de lo que deba entenderse por Protocolo o por Ceremonial. Las definiciones dadas a estos dos
términoshansidoformuladasporlosautoresque hanescritosobre este tema,ycomo eslógicoconforme a
la idea que cada uno tiene sobre la materia.
El Protocolo ha sido definido como “regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o
costumbre”. Diplomática, cuyo significado ciencia o conocimiento de los intereses y relaciones de unas
naciones con otras, implica el marco estatal e internacional en que se aplican esas reglas.
Segúneste conceptoel protocolosería el conjuntode normasque deberánobservarse enlacelebraciónde
un acto y que constituye la base y el fundamento de la ordenación que debe existir en él.
El términopalatinase refiere originalmente ala casa, al palacio,a la viviendade losreyesy por extensióna
su gobiernointerno,parapasarcon el tiempoadesignara la corte núcleoaglutinadordel poderentornoal
soberano,que enlasmonarquíasabsolutasnoparlamentariasse hace extensivoal reino.De ahíha pasadoa
serel conjuntode personasqueintervienenenlosasuntosdelEstado,yconel tiempoal órganorepresentado
por la voluntad popular.
Según esta interpretación, la regla palatina se refiere a la que regula lo interior, “la casa”, la intraestatal,
frente a la regla diplomática que regula lo exterior, lo extraestatal. Incluiremos aquí por lo tanto los actos
públicos oficiales en el ámbito interno de los Estados que habíamos excluidos de estar comprendidosen el
término diplomática: en nuestro país los de las administracionesterritoriales,los tres poderes y la jefatura
del Estado.
Podemos deducir por tanto de todo ello como primera conclusión que el emisor de la comunicación
protocolaria es única y exclusivamente el Estado.

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En vista de lo anterior,lomás apropiadosería definir,ensentidoestricto,el Protocolocomola compilación
de normasque rigenlasrelacionesentrelosgobiernosyentre lasautoridadesestatalesylosrepresentantes
diplomáticosyde otrasinstituciones.Definiciónque,enciertaforma,resume Pradier-Foderéal decirque “el
protocolo es el código de la cortesía internacional”.
Las diferentes formas en que se ha definido el Protocolo tienden a poner énfasis en la caracterización del
protocolocomocienciaporconstituirunconjuntode conocimientosycomoarte comoexpresiónde belleza
puesto que su finalidad es imprimir armonía, belleza y orden en los actos.
Existen otras acepciones de la palabra protocolo:
Protocolose ha llamadoa ciertosanexosalos trabajosprincipales,paraaclarar un tratado o para ampliarlo
y que se somete a determinadas normas más o menos similares a las del tratado.
En otras ocasiones se ha llamado protocolo a las actas que se van levantando cuando hay una reunión
internacional.Estase estableciócuandoenelcongresode Viena1815,enlasdiferentessesionesse levantaba
una carta y al conjunto de estas actas se le llamó el Protocolo de la reunión.
Por muchos años se le llamó Protocolo a lo que hoy le llamamos acta final de la reunión, pero también
Protocolose llama a la colección ordenada de las escrituras matrices de los abogados o de los consulares.
La incorporaciónde agentes privadosnoestatales(empresas,organizaciones,institucionesopersonalidades)
a looficial,hahechoque lasnormasde protocolotenganque adecuarsealarealidad,yéstosmismosagentes
privados ven en el protocolo un apoyo sustancial a sus actividades.
La razónde aplicarel Protocololomismoalasgrandessolemnidadessociales,militaresopolíticas,nacionales
o internacionales es que la aplicación de aquellos detalles que parecen insignificantes hace derivar
consecuenciasagradables,un bienestarenlasrelacionesde laspersonas,unasatisfaccióninternaal sentirse
objeto de una delicada atención.
El Protocolo cuando es acertado, natural y auténtico,revaloriza y embellece cuanto toca. Por eso, respetar
sus normas,aplicarlasydejárselas aplicaresunsignode nobleza que afectaa todos.Por otra parte se debe
tener presente que el observar las normas de protocolo tiene por fin permitir a las personas reunirse
tranquilamente,permanecerjuntasdurante ciertotiemposinfriccionesni discordias.Granparte de la vida
de relación no es en sí placentera; al emprenderse por razones de trabajo,u otras parecidas, la amabilidad
se resiente.Igualmente importante esel hechode que noestáenlanaturalezahumanasentirse totalmente
a gusto enun entornoque seadesconocido,orodeadode extraños;esnecesariounaposiciónde seguridad
paraque latranquilidadyla relajaciónresultenposible.Ahí precisamenteelpapelquejuegael conocimiento
de las normas de protocolo: estimular la confianza personal mediante el conocimiento de las normas que
rigen la relación oficial o social y reducir los malos entendidos cuando, unos y otros, actuamos en forma
correcta. Lo expresado anteriormente confirma que el protocolo refleja una cortesía, un respeto entre las
personas. Aún cuando, en veces, la norma oficial de protocolo es contraria a las normas de cortesía social.
En el protocolooficial,cuandose asiste aunacto, la personaque ostentael cargoocupa lugar delante de su
consorte. Sin embargo, es una reunión de tipo social, el hombre si sitúa después de su consorte. En una
recepciónoficial,pararecibir,lapersonaque ostentael cargose colocaprimeroluegosuconsorte;mientras
que un reuniónde tipo social laconsorte eslaque saludaen primerlugara losinvitados y luego su marido.
Disciplinas que guardan relación con el Protocolo.

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1º Derecho Constitucional que determina la estructura del Estado.
2º La Nobiliaria que es el estudio de la nobleza y genealogía de las familias.
3º La Vexilogía, que estudia todo lo relacionado a la historia, el simbolismo y el empleo de las banderas,
pendones y estándares.
4º La Heráldica,arte del blasón,que explicaydescribe losescudosde armas de personas,linajes,estadoso
ciudades.
Ceremonial.El usode lapalabraceremonialesanterioralade protocoloyconstituyelaseriede formalidades
que se observanencualquieractopúblico.Esdecir,esel encargadode crearel ámbito,laatmósfera,enque
se desenvuelve el acto para proyectar la imagen del gobierno. Si el Protocolo es la normal escrita, el
Ceremonial en la ambientación, la atmósfera del acto que se desarrolla de acuerdo a la norma escrita.
El Ceremonial tuvo su origen en las ceremonias religiosas que se realizaban mediante un conjunto de
formalidades estrictas, prescritas en la liturgia.
El concepto de ceremonia - dice Francisco Marín Calahorro – “nacerá y se desarrollará en el marco de las
institucionesreligiosas.Lapalabraceremonia–del latínceremonia–fue utilizada,al principio,paradesignar,
de manera general,manifestacionesde caráctersagrado y, enparticular,losactos de culto,enlos que cada
gesto o formalidad está revestido de un valor simbólico. Con el paso del tiempo, ciertas solemnidades
políticas – coronación de reyes y emperadores, por ejemplo – se realizaron con el beneplácito de las
Jerarquías Religiosas y en lugares sagrados, lo que motivo que el uso del término ceremonia superase el
ámbitoreligiosoypasase al político;así,losactossolemnes,comolaentronizacióndeunpríncipe,lareunión
de una asamblea, la recepción de un Embajador, la firma de un tratado, etc, pasaron a denominare, por
extensión,ceremoniasy,enconsecuencia,elceremonial paso adefinirlasformalidades,ritososímbolosque
lasrodean…“La evolucióndel conceptode ceremoniahace que,enlaactualidad,se designeconestapalabra
losacontecimientosde granrelevanciasocial.Así,losactos oficialesde Estadoy de otras Administraciones,
la inauguracióny clausurade eventossociales,el ingresode unapersonaa una instituciónocorporación,o
su acceso a un cargo socialmente significativo, la recepción de un dignatario extranjero, etc., son
acontecimientos que ponen en escena un procedimiento formal que, de manera general, se denomina
ceremonia. Incluso reciben esta denominación actos sin relevancia pública, pero que la tienen para las
personas que participan en ellos, por ejemplo, una boda”.
FranciscoMarín Calahorrodestaca laimportanciadelCeremonial yelProtocoloenel marcode lasrelaciones
internacionalesydiplomáticasexpresandolosconceptossiguientes:“Las relacionesentre Estadosse basan
en el respeto a dos principios fundamentales, igualdad jurídica y reciprocidad de trago, y a un tercero
complementario,elde representación.Concepto,ésteúltimo,que hace realidadelhechode quecadaEstado
personifica sus acciones a través de aquéllas que lo encarnan físicamente y es identificado públicamente
mediante ciertos símbolos (bandera, escudo, etc).
“Estos principiosse han materializadoennormasque especificanlascondicionesque hade darse para que
esas relaciones se produzcan de forma pacífica, con criterios de amistad y respeto mutuo entre sus
representantes. De ahí, la gran importancia que tienen el ceremonial y el protocolo en los actos que se

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desarrollan en el marco de las relaciones internacionales y diplomáticas, deben reflejar el respeto a la
soberanía, al honor y a la dignidad de cada Estado. Lo que obliga a cuidar las formalidades – honores,
tratamientos, etc.- Que rigen el Ceremonial y el orden y la jerarquía que establece el Protocolo. El buen
desarrollode una relaciónnose basa solo encuestionesde fondo, sinotambiénenel lenguaje,lasbuenas
formas y la corrección en el trato. Toda acción o manifestaciónofensiva,paralos símbolosy personasque
le representan, puede interpretarse como extensiva al Estado en su conjunto. Por ello, los Gobiernos y las
organizaciones internacionales cuidan con esmero la preparación de reunionesde trabajo para los grandes
acontecimientos. El respeto a las formas, las demostraciones de amistad, la solemnidad de los actos, el
contenido de los discursos, el desarrollo de las recepciones,las atenciones personales y la concesión de
honoresycondecoracionesconinstrumentosde medidasparacomprobarel nivelde calidadylasrelaciones
entre dos o más Estados.
“Perono essoloen losgrandeseventosdonde brillael protocolo.El ejerciciode ladiplomacia, ensuacción
cotidiana,se rige pornormas de carácter universal,acuñadasconel pasode lossiglos,que aseguranque los
representantes de cada Estado disfrutaran del tratamiento, de los honores y de las garantías que le son
reconocidas legalmente; una infracción deliberada a esas reglas se traduce de inmediato en una
desconsideración hacia el Estado soberano que representa”.
En vista de lo anteriormente expuesto el Ceremonial ha sido considerado como el ambiente que rodea los
actos oficialesy ceremonias y que los enmarca. Basándose en ese concepto hay tratadistas que definen el
Ceremonialcomoel conjuntode formalidadesparalacelebraciónde unactode acuerdoconlasnormasque,
en su caso, indica y prescribe el protocolo o las costumbres y tradiciones.
Jean Serres dice que “El Ceremonial crea la atmosfera para las relaciones y el Protocolo codifica las reglas
que gobiernanel Ceremonial dandoacadaparticipanteslasprerrogativas,privilegiose inmunidadesque les
corresponden”.
Etiqueta. Fue el primer término que se empleó para referirse al ceremonial o la forma de proceder en la
Corte Francesa, por eso lo hacen derivarse de la palabra Etiquette en Francés.Esta palabra Etiquette tiene
orígenes en el griego de stichos y éste en el origen primitivo que significa ordenar, pero a su vez tiene
connotacionesconel inglésstickque significaclavar,fijarydel alemánstikke que tiene el mismosignificado
que el inglés.
Aparte del origen etimológico ¿De dónde viene esta palabra etiqueta?
Se originó en Francia. Se llamaba etiqueta a lo que nosotros le llamamos etiqueta, que son los cartoncitos
que se ponen en una caja para señalar su contenido. Después a esa palabra se le vino dando amplitud y
resulto que cuando iban a presentar a alguien en la Corte del Rey le daban una etiqueta en la que se
consignaba las normas que debía observar y las que no debía observar.
Los mismosfrancesesdiscutenacercade su origeny dicenque no es propiamente de ahíde donde nacióel
término de etiqueta, sino simplemente el jardinero mayor del Rey Luis XIV sembraban unos viveros en el
palacioVersallesylosnoblesylasgentilesdamascuandose paseabannose fijabanyestropeabanlosviveros.

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El jardinero había puesto un rotulo pidiendo que no los estropearan, pero nadie le hacía caso. El jardinero
consiguióque el Reydictara un real acuerdo,diciendoque se debían respetarlasnormas establecidasenla
etiqueta de los jardines, de ahí resultó que los franceses vinieron diciendo que el respeto a una norma
contenida en una etiqueta es lo que señala el comportamiento que debería observar una persona, no sólo
en el jardín sino en las relaciones generales.
DespuéslaEtiquetavinocediendoel lugaral términoProtocolo.LaEtiquetalavinculanmuchoconlostrajes.
El matrimonio de la Fulanita fue de etiqueta, porque fueron de smoking.
Otros califican la etiqueta, dentro del plano social, como las normas de conducta que rigen las relaciones
socialesenlavidaprivadadel comportamientode laspersonas.Esdecir,lasnormasde cortesíaque hayque
observarenla vidaprivada.EveliaPortode Mejía dice que “la Etiquetaesla expresiónformal de losbuenos
modales, sin los cuales es imposible vivir en comunidad”.
Es evidente que los tiempos cambian y las normas de cortesía evolucionan. En el siglo XVI el elegante
saludaba ceremoniosamente y las reverenciasexageradas eran una exigencia de la buena crianza. Hasta
existían profesores especializados que se encargaban de enseñar a los jóvenes aristócratas la manera de
saludarencadacaso.Lasplumasde lossombreros barríanel sueloenperfectarubrica.Francisco LópezNieto,
al referirse alosusos sociales,nosdice que “Muchas veces estosusosproducenal individuo,comoobserva
Julián Marías, pautas de comportamiento que nos permiten prever la conducta de los individuos que no
conocemos, y obligan al individuo a vivir a la altura de los tiempos. Pero, en ocasiones, y en determinadas
esferassociales,suponenauténticasnormasde conductade las que hoyno se puedenprescindir,pueseste
protocolo privado o etiqueta social ya no es cosa que pertenece al mundo diplomático o de la aristocracia,
sinoque, a un determinadonivel social,parece necesarioparano fracasar en las relacionesconlos demás.
El sociólogoArmandode Miguel,parael que estamos,sinduda,“ante un reverdecimientode laéticade las
formas”señalaque lospreceptosde labuenaeducaciónnotienenlaformalidaddelasnormasjurídicas,pero
llevan también aparejadas su sanción: el ridículo. Y el periodista José María Carrascal ha subrayado que
seguimos necesitando maneras para seguir siendo humanos”.
Sobre el temaque estamostratandoes procedente recordarlaspalabrasde la Reinade España,Doña Sofía,
cuando prologo “El Libro del Saber Estar”: “La educación, los buenosmodales y el estiloen el trato con los
demásnoson,de modoalguno,patrimonioexclusivodeungruporeducidode ciudadanos,ni,muchomenos,
algo anticuado o pasado de modas”…
La etiqueta al incluir a las normas de comportamiento y de relación entre las personas comprende el
concepto de cortesía que es un término derivado de la palabra “corte”, una de cuyas acepciones indica el
lugardonde habitael reyysu sequito;pero,enel presente se reduceaunestilode comportamientobasado
en tres expresiones fundamentales: “por favor”, “gracias” y “perdón”. En concreto las normas de
comportamientoentre laspersonaseslo que constituye unabuena educacióny se basa enel respetoa los
demás.Es decir,observarel refránque aconseja:“Nohacer ni decira los demásnadaque no quierasque te
hagano te digana ti”.Este esunprincipiode laleyllamadadelintercambioode lareciprocidadsegúnlacual
nadie puede dar siempre o recibir siempre porque tal actitud no conduce siempre a la armonía social. El

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vocabloetiquetaha quedadorelacionadoconun comportamientodigno.Poreso,algunoslodefinencomo
el conjunto de reglas de decoro que guían el comportamiento humano.
Los japoneses sonrealmente exigentesconlasreglasde cortesía.Tienennumerososcolegiosespecializados
para enseñaralosejecutivoscómocomportarse conlaclientela.Consideranquelasreglasde cortesíatienen
un valor económico de primera importancia.
En losúltimostiemposalaetiquetase le vieneaplicandoladenominación“ProtocoloSocial”.Denominación
que no comparten la mayoría de los tratadistas porque, “las normas o usos sociales que constituyen el
protocolo social no son protocolo, utilizada estas palabras en sentido estricto. Sin embargo, … los usos
socialesque indudablemente tratande hacer más agradable nuestraconvivencia,nopuedenserignorados
por quienesse dedicanal estudioopracticade protocolo”.El Protocolo,comomuybienlodice JoséAntonio
de Urbina, “está basado en la cortesía, esencia de la educación,que significa el respetoa las personas, sea
cual seasucondiciónpersonal osocial”.El protocolodebe serconsideradocomolaeducaciónreglamentada.
Concepto que recoge Sabino Fernández Campos cuando afirma que “un demonio cortes vale más que un
santo grosero”, y recuerda el mismo que “No se puede confundir la franqueza con la grosería ni la verdad
con la ofensa innecesaria”.
Libros Antiguos sobre Etiqueta y Ceremonial: La primera enseñanza,no escrita en la mayoría de los casos,
son losconsejospaternosperoque para muchosautorespor lascomplicacionesde lavidamodernaya han
sidoolvidados.Losinvestigadoresconsideranque lasmásantiguasrecopilacionesde normas de ceremonial,
a nivel universal,fueronrealizadasporCHOU KUNG, el fundadorde la dinastía china CHOU, que vivióenel
siglo XII antes de Cristo. Estas recopilaciones sirvieron de base los siguientes libros:
I I-li. Este libro en su mayor parte, constituye una guía para un funcionario de baja categoría en lo que
respectaa normasdel ceremonial que debe observary con tal findesarrollaenforma detalladalasnormas
de etiqueta. Según Jorge Blanco Villalta, esta detallada elaboración de las normas de etiqueta “poseía un
valor profundo: inculcar el sentido del autocontrol, de actuar en forma ordenada y correcta, valorado las
accionesylosgestos,creandoenlamenteunasensibilidadaguaacercade todoloqueimplicahonor,nobleza
y dignidad y, por oposición, desechar lo que era bajo, innoble e indigno”.
II Chou-li. Era un libro que contenía el Ceremonial practicado durante la dinastía Chou.
III Li-chi. Un libro considerado como el clásico de los ritosque recopila muchas de las enseñanzas de Kung-
Fu, llamadoMaestroKung,conocidoenOccidente bajoel nombre de Confucio.Lasenseñanzasde Confucio
fueron recopiadas por sus alumnos. En la época de Confucio ya se habían perdido muchos textos del
ceremonial chino y después de Confucio se perdieron parte de los textos que él y sus discípulos habían
recopiados.
La palabra china “Li” significa en español “Etiqueta y Ceremonial”.

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Confuciopensaba“que si estuvieraestablecidaunamaneracorrecta de comportarse para todas y cada una
de las situaciones posibles, las tensiones y roces de los contactos humanos quedarían de este modo
suavizados en beneficio de todos”.
IV En Egipto enla antigüedad,nosencontramosconlas Instruccionesdel faraónPtahHotepa suhijosobre
la conducta personal que se debe observar.
V El Cortesano. Baldassare Castiglione,quienasu muerte en el 2 de febrerode 1529, fue consideradopor
el Rey de España con las siguientespalabras: “Yo os digo que es muerto uno de los mejores caballerosdel
mundo”.CastiglioneempezóaconcebirsuobraEl Cortesanoen1508, enunaépoca enque losintelectuales
más sensiblesescribíanyreescribíansusobras,se lashacían leera losamigos,corregían, transformaban… y
presentasuprimeraredaccióncompletamenteautógrafaen1514-1515. El Cortesano,atravésde undialogo
describe las cualidades del perfecto cortesano.
El Cortesano ha sido calificado como un texto italiano que gozó de una resonancia europea lo
suficientementegrande comoparainfluirenel gusto,lacultura,el comportamientoporloque hanafirmado
que en Europa no ha habido ningún escrito sobre la corte y sus diferentes aspectos que no haya tenido en
cuentael dialogodelBaldassareyencuyaspáginasnoresueneelecode temas,motivos,actitudesde danza,
los juegos, el duelo, el honor, el gentilhombre, la caza, los caballos, la forma de vestir y de comer, el
secretario, etc.
VI El Código de Romanoff: Formadopor unaserie de cuadernosconteniendoapuntesde Leonardode Vinci
sobre comportamientoenlamesa,disposicionesde losinvitadosenlamesade suseñorLudovicode Sforza,
forma de servir determinados alimentos, recetas de cocina, etc.
VII De Civitare. AutorErasmo de Rótterdam que se ocupa de los hábitospersonales,laaparienciaexterna,
conducta en la mesa, etc.
Erasmo de Rótterdam,en su obra De Civitare (“De la urbanidaden las manerasde los niños”) publicadaen
1530 y dedicadaal niñode Enrique de Borgoña, aconseja“Es incivil lamerse conla boca de limpiarse conla
camisa losdedosuntados;ha de hacerse más biencon paño o con la servilleta…Si algoha quedadopegado
a losdientes,noha de retirarse con el cuchilloni con las uñas, a la manerade los perros o gatos, no con la
servilletasinoconunaagujade lentisco,conunaplumaocon losdoshuesecillosquese separande laspatas
de gallos o gallinas”.
VIII Mucho antes de Erasmo, en el sigloVIII,el sabiopersa Eon Mogaffa daba a losjóvenesestosconsejos
paracomportarse debidamenteenlamesa:“Hijomío,cuandoseaninvitadoaunacena,nomiresdemasiadas
veceshacialacocina,no hacialosmanjaresque llevanalamesa:sujetaconfirmezalasriendasdeldeseo,se
dueño de ti mismo. Nunca seas el primero en extender la mano para alcanzar la comida, no comiences a
comerante losotros.Tampocoseasel últimoenretirar lamanodel plato,noseaque losinvitadoste juzguen
glotón o piensen que la gula es tu dueña y señora, y el apetito la medida de tu personalidad. En tales
ocasiones, evita las faltas de que te hablo y considera la moderación como el pórtico imprescindible de la
paciencia, la firmeza y la ponderación.

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IX Código de Hammurabi. Las primeras normas de protocolo escritas que se conocen están incluidas enel
Código de Hammurabi que data aproximadamente de 1750 a.c. y escrito en una estela de basalto negro,
descubiertaporarqueólogosfrancesesenel año 1904. Sepultadaenlosrestosde la ciudadde Susa,capital
que fue del imperio babilónico de Hammurabi, situada próxima a la desembocadura de los ríos Tigris y
Éufrates. Actualmente se encuentra en el Museo de Louvre en París.
El texto del Código contiene casi 300 artículos con normas que regulaban la vida de los ciudadanos y no
ciudadanos y contiene tres artículos con normas de protocolo:
El primero describe la ceremonia de coronación del rey de Babilonia.
El segundoestablece laprecedenciaatodoslosnivelesyaseaporcargos comopor corporaciones,así como
de los grupos sociales en los que estaba clasificada la población babilónica.
El tercero es una recomendación a los funcionarios encargados de las ceremoniasde tratar con el máximo
respeto y cortesía a todos los ciudadanos del reino, cualquiera que sea su nivel personal o social. Poner el
mayorcuidadoenrealizarbienyde unmodojustolosactos y ceremoniasdel reino,porquecontribuyenala
paz, prosperidady felicidadde todoslossúbditos.Yconcluye diciendoporque todoslosbabilonios,seacual
sea su situación personal y social, son hijos del Rey de Babilonia.
X El Tratado del Arte de Cortar con el Cuchillo.Libro escritoen el sigloXV por don Enrique de Villenaque
ha sido calificado como un auténtico libro de etiqueta.
XI Las Cartas de Lord Chesterfieldasu hijo Felipe Stanhope. A estas cartas se ha referidoSimónBolívaren
los términossiguientes: “Laenseñanzade las buenascostumbreso hábitossocialesestan esencial comola
instrucción; por eso debe tenerse especial cuidado en que aprenda en las cartas de Lord Chesterfield a su
hijo,losprincipiosymodalesde uncaballero”.Bolívaracompañóestas instruccionesparalaeducaciónde su
sobrino.
XII Pedro IV de Aragón, llamado “El Ceremonioso” escribió un documento de Protocolo, titulado
“Ordenanzashechas por el muy alto Señor Pedro IV, Rey de Aragón sobre el régimende todos los oficios
de su Corte” que enel sigloXIV,reglamentalosmovimientosde sucorte,estipulandolasobligacionesde los
funcionarios, desde el mayordomo general y extendiéndolas hasta el aguatero.
XIII CocineroSecreto del Papa Pío V. Este librofue escritopor Bartolomé Scapit,cocinerodel Papa,editado
en 1570. Ha sido considerado toda una enciclopedia de la cocina del Renacimiento y ha sido objeto de
muchas ediciones. El libro incluye menús para todos los meses, consejos para la disposición de la mesa y
reglas para el servicio en los cónclaves.
Jorge G. BlancoVillalta,al hacerun recorridopor la historiade Protocolo,nosdice que “Tan antiguascomo
las organizaciones sociales son las formas externas de la consideración y respeto hacia los soberanos,altos
dignatariosreligiososyjefesmilitares.Losantiguosfaraónicoshablandel ritualque ordenabalasceremonias
oficiales y las religiosas, del orden estricto en el que se desarrollaba la vida de los gobernantes y las

12. 11
personalidadesde lacorte”.Conceptosque fundamentaJosé Antoniode Urbinacuando narra “Los grandes
reinos e imperios de la antigüedad tenían un protocolo muy sofisticado. Sin embargo, como sus soberanos
de carácter mítico eran dioses al tiempo que personas (como ejemplo, los soberanos del antiguo Egipto) y
sus religiones eran politeístas, su protocolo frecuentemente se confundía con la liturgia eclesiástica… Tuvo
que serConstantino,elúltimode losgrandesemperadoresromanos,quienal oficializarel cristianismocomo
religión del Estado trazó la frontera entre lo que podríamos denominar “protocolo laico o del Estado”, y
“protocolo religioso o liturgia” de la religión cristiana, oficial del Estado. Desde ese momento, el protocolo,
perdiendosusconcomitanciasreligiosas,se hace laico;yel religiosose incorporaalaliturgiacristiana.Siglos
después, el cristianismo en sus diversas ramas tiene su verdadero protocolo”.
Hablandodel antiguoEgipto,en“el librode enseñanzade losescribas”e determinaelordenprotocolariode
autoridadesydescribecómodebenrealizarselosritosyceremoniasquese celebranenpresenciadel Faraón.
En el pueblo persa, en la época de Darío I, regia en la Corte una severa y bien organizada etiqueta y
ceremonial. El Rey no era accesible sino mediante una serie protocolaria de ceremonias. En el Antiguo
Testamentonosencontramoscon el ceremonial que Salomónordenó parael recibimientoala ReinaSabay
la descripción de grandes banquetes. Los griegos practicaban normas protocolarias.
EJERCICIOS Y PRÁCTICAS:
1) Visualice el siguiente video: https://www.youtube.com/watch?v=IVVDLVuTYFo
2.- Conteste el formulario siguiente yenvíeloasu docente al correo mauriciounivalle@gmail.com:
https://docs.google.com/forms/d/1IdPNI0ykRLEd07cL1ZjOzkWeMZ_81KTHaGl8dTsYaBg/edit
3.- Despuésde habervisualizadoel videosobre el Códigode Hammurabi explique enunbreve párrafo su
importancia en losCeremonialesmodernos,elaborandoenun breve documentode Wordy enviándolo
al mismo correo de su docente.
4.- Compile al menos30 palabras desconocidasy otórguelesunsignificadode conformidadal Ceremonial
y protocolo diplomático.Anótelasen su cuaderno y discútalas ensu siguiente clase con sus compañerosy
docente.
5.- Prepárese para exponerlospuntos que más le llamaron la atenciónsobre el capítulo leídodel libro
texto de la clase.
6.- Vea su presentaciónenPower point en: https://es.scribd.com/presentation/336841213/Origen-2017-
e-Importancia-Del-Ceremonial-y-Protocolo-univalle
7.- Presentación complementaria: https://es.scribd.com/presentation/336841661/Generalidades-2017-
Del-Ceremonial-y-Protocolo-Diplomatico-de-Univalle
CAPITULO II
IMAGEN. SUPERIOR JERARQUICO. SECRETARIA O ASISTENTE. PERSONAL DE LA INSTITUCION.
CuentaCamiloLópezque “En tiemposde losromanos,el término“imagen”designabalamascarillade cera
que losfamiliaresdeldifuntoconservabanconunareproducciónde surostro”,consideraque “el significado

13. 12
de la palabra no ha variado de modo sustancial en los últimos veinte siglos, pues con ella seguimos
identificando la representación o idea que se tiene de una persona, entidad o producto”.
El Real Diccionario de la Lengua Española define la Imagen Pública como el conjunto de rasgos que
caracterizanante la sociedada una personao entidad.Enlo que respectaa la entidadsuimagense integra
con el conjuntode imágenesque laorganizaciónproyectaal exterior y a través de lascualeslogra obtener
una opinión pública favorable, o no, capaz de despertar confianza, repudio o indiferencia.
En consecuencia la Imagen está dirigida la opinión pública creando confianza y credibilidad. María Teresa
OteroAlvaradoexpresaque aunque“el término“opiniónpública”.Empezóaserutilizadoenel sigloXVIIIen
Franciacomounaequivalente“opinióndel pueblo”,podemosrastreartestimoniosrelacionadosconeldesde
la más remotaantigüedad.Existenpoemasegipciosque se quejande lafalta de sensibilidadde loshombre
como colectivo, y ejemplos en la Biblia sobre la utilización de la opinión del pueblo judío por parte de los
profetas,y cuando Sócratesdefine a la retórica como “obrera de la persuasión”,estáponiéndose lasbases
de lo que las relaciones publicas más avanzadas intentan llevar a cabo en las últimas décadas”.
En el mundo globalizado y competitivo en el cual estamos insertos, son los pequeños grandes detalles los
que marcan la diferencia no solo en el ámbito político, social, personal sino en el ámbito empresarial.
La imagen,enestecontexto,seconvierte enel principaldesafíoparatodoslosindividuose institucionespara
poder trascender y ocupar un lugar de privilegio en la mente del público.
Podemosdecirquelaimagende unainstitucióneselresultadode varioselementosquetransmitenmensajes
a la opiniónpública.Estoselementospuedenserel edificioenque estáinstaladalainstituciónysusenseres,
la capacidadyla actuacióndel superiorjerárquicoysusecretariaoasistente,ydel personal que conformala
institución.
El edificio requiere cierta dignidad por ser el lugar donde los integrantes de la institución desarrollansu
trabajo y son recibidas las personas que acuden a solicitar sus servicios o por diferentes circunstancias
pueden ser visitados por el público en general. En el caso de las instituciones estataleses de recordar que
mantienenunacomunicaciónpermanente conel públicoengeneral y de conformidadcon su estructura,o
mantenimiento de oficinas y enseres pueden transmitir una imagen de prestigio o de mediocridad. Si ese
edificio es cómodo, agradable, practico y accesible al público transmite una sensación agradable de
comodidadyde fácil accesoconloque se estarátransmitiendounaimagende seriedadenel trabajo,rapidez
en el servicio, seguridad y fluidez en las comunicaciones.
Superior Jerárquico: La capacidad y prestigio del Superior Jerárquico de una institución es un elemento
primordial paraproyectaruna imagenpositivade lainstituciónporesose suele aconsejaradichopersonaje
que además de sus conocimientos y experiencia sobre la rama que compete a la institución debe procurar
tener la capacidad de hablar y comunicar bien, de saber vender su personalidad y sus ideas, practicar la
autocrítica de sus actos, tener seguridad en si mismo, procurar generar simpatía, ser tolerante, tener auto
control de sus emociones recordando siempre que el enfado merma la capacidad de tomar decisiones sin
avasallara lossubordinados,serresponsablesde susdecisiones,serpuntual yrespetaralasotras personas,
y no debe olvidar la trascendencia social de vestir.

14. 13
A las anteriorescondiciones,José AntonioUrbina,haciendounanálisismuyacertado,agrega:“Comprensión
y asunción de la responsabilidad integral que entraña el mando. A cualquier nivel el jefe es responsable de
susactosylosactosde suscolaboradoresysubordinadosa) Interpretandoyejecutandodirectricesuórdenes
del jefe-jefa. b) Realizados sin el conocimiento e incluso a espaldas del jefe-jefa. La elección (cuando es
posible) de sus colaboradores y asesores. La organización, coordinación, dirección y ejecución de la labor a
realizar,sealaque sea.Conocimiento,enloposible personal,de todalagente asus órdenes.Serconsciente
de la importancia del ejemplo que ha de dar con su acción y su conducta. Tratar siempre a todos,
colaboradores y subordinados (ordenanzas, choferes, etc. Inclusive) por igual, con respeto, sencillez,
cordialidad y afecto, sin vaivenes: “Hoy, encantador, mañana, odioso”. Regañar y corregir cuando sea
necesario, pero siempre “a solas”, con respeto y con cariño, que no excluyan la debida severidad. Felicitar
siempre la labor bien hecha. ¡Que no se nos olvide! No hacerlo engendra desengaño.Promover la valía;
explicarlocomplejo;serel primeroenloduroodifícil yel ultimoenlofácil.Enunapalabra,liderarde modo
positivo a su gente. Ayudar a defender a capa y espada a los colaboradores y subordinados, cuando la
situaciónloexijayseajustohacerlo.Paraterminar,el ultimoyesencial termómetro,honestidad,sinceridad
y responsabilidad. Y no olvidemos que cuando más elevado sea su nivel, mayor será su responsabilidad en
todo loanterior.Cuandola personase erige enrepresentante de unaentidad –se cuál seala naturalezade
la misma,lascosascambiansustancialmente.Susmanerasdejande serel comportamientode fulanode tal,
conocidoeconomista,abogado,empresario,paraconvertirse enlosmodosde comportamientos,laimagen
protocolaria del presidente,del delegado, del director general del tal cual empresa. La responsabilidad del
sujetose convierte ensoportepúblicodelaempresaoentidaddondese lesitúaporrazónde cargootrabajo.
“Hay que verque buenasmanerasoque educadossonenesacompañíaoenaquellaentidad”,oímosdecir”.
Enel vestirel SuperiorJerárquicode lasInstitucionesdelEstadoysuesposaencuentranapoyoenlaDirección
de Protocolo que existe en sus instituciones.
Sobre el vestir del Supremo Jerárquico de la Institución, Fernando Rueda Cuenca y Carlos José Sanjuán
Monforte narran que en los primeros tiempos de la transición política en España, un importante
ayuntamientocambiode alcalde.“El nuevoedil,quedebíaprepararsuseleccionesenelsiemprebreveplazo
de un año, se puso a la tarea. Buen profesional del Derecho, llegaba por primera vez a la política como
protagonista.Desde sucondiciónde neófitoconsideraque suvidanoteníapor qué cambiardemasiado.Por
supuesto, se equivocó. El “cambio” no dependía de el sino del cargo que acababa de aceptar. Y era
irremediable.
“Un día su hombre de protocolotuvoque deciral nuevoAlcalde doscosasdelicadas:“Porfavor,nodebería
de volver usted a aparecer en la plaza del Ayuntamientoen “seiscientos” (un coche utilitariomodestísimo,
que ya por entoncesempezabaa seruna especie rara,pero que él venía utilizandohabitualmente contoda
naturalidad) y le rogaría que dejase alguna vez en casa ese “Príncipe de Gales” (un traje al que el nuevo
Alcalde profesabaunexcesivocariño).El Alcaldeloentendióyloagradeció.¿Quéhabíallevado al profesional
de Protocoloadecira sujefe cosastandelicada?.“Larazóneramuysimple:el profesionaldel Derechohabía
dejado se ser Don Fulano de Tal para convertirse en el representante de la ciudad, su encarnación como
autoridad, la figura en la que debían o podían coincidir todas las miradas.
“A partirde aquel momento,elAlcaldenotuvomásremedioque atenersealasindicacionesque se le daban
para tales caso de “actuación” en el desempeño de su cargo. Incluso cuando se plantaba en las fiestas

15. 14
popularesyvestíaalamanerade loscastizosdelpueblo,atuendo –dichoseadepaso –que notodasllevaban
con naturalidad.
“Más aún. Las indicaciones del hombre de Protocolo en aquella fecha alcanzaron a la propia esposa del
Alcalde. La ilustre dama tuvo que sacrificar en más de una ocasión su exquisito gusto para atenerse a esas
indicaciones”.
Lo anteriornos indicaque el traje que se llevadebe de estaren funciónde lahora y del acto a que se asista
yenqué carácterse asiste:anfitriónoinvitado.Sisonactosde etiquetaobligadaode traje corriente,horarios
de mañana, tarde o noche;estacióndel año:veranoo invierno;lugar:abiertoocerradoy evidentemente el
rango profesional civil, militar o eclesiástico.
Los expertos opinan que “la gente que se preocupa por su aspecto, da la impresiónde preocuparse por su
trabajo y por la instituciónen que trabaja”. A parte que el saber vestir es una parte fundamental de un
concepto más amplio: la imagen personal.
Secretaria o asistente: Compartimos el criteriode Francisco López-Nieto cuando afirma que la secretaria o
asistente “es la persona que libera a su superior de lostrabajos accesorios pero necesarios, convirtiéndose
en ayudante estratégico, permanente e indispensable, de una persona que ha depositado en ella toda su
confianzayque,acambio,se hatransformadoenunaverdaderaconfidenteydevotacolaboradora”.Además
hay que tomar en consideración que la secretario o asistente contribuye poderosamente a proyectar la
imagen de su jefe y, por consiguiente, la imagen de la institución.
PilarBenitoSacristánpiensaque la imagenglobal de la secretariao asistente esel resultadode losfactores
siguientes:
“Personales: cualidades profesionales, presencia física y carácter serio, afable y discreto.
“Aspecto físico de su lugar de trabajo; tanto el mostrador como su mesa deben ser limpios y ordenados”.
El aspecto físico de su oficina proporciona una imagen acorde con la institución donde trabaja.
Los cometidos de una secretaria o asistente serán los siguientes:
Ser puntual a la asistencia a su trabajo.
Planificarlaagendadiaria,semanalymensual de sujefeyordenarlosasuntospendientesparasometerlosa
su consideración conforme al tiempo programado;
Preparar las comunicaciones escritas que se enviaran fuera de la institución, así como las que tendrán
carácter interno.
Comunicar al jefe, a primera hora de la mañana, el plan de trabajo del día, visitas, reuniones, invitaciones,
etc.
Responder a las invitaciones que reciba el jefe confirmando, o no, su asistencia.

16. 15
Cuando su jefe asista a un acto confirmar por medio de la Dirección de Protocolo el lugar que ocupara y el
lugar de los participantes.
Será discreta con los asuntos de su jefe.
No intervendrá en una conversación cuando no le pidan su opinión.
No debe tutear al jefe delante de terceras personas aun cuando sea de su confianza personal.
Nodiscutiráni cuestionaralasresolucionestomadaporlaDirecciónSuperiordelantede personasajenasala
Dirección.
Nodebe masticarchicle delantevisitas.Hayquienesdicenque “Laniñaque mascachicle ylavaca que rumia
se parecen en algo”.
Deberá escuchar atenta y pacientemente a su interlocutor sin polemizar.
Enterarse de quienessonlaspersonasque solicitanaudienciaasu jefe,que desean,conducirlesal lugarde
espera, presentar disculpas al visitante cuando no sea recibido inmediatamente, notificar la visita al jefe,
acompañaral visitante hastalapresenciadel jefe,ordenarque al visitantese le sirvaalgunabebidamientras
esperao cuandoestá reunidoconsu jefe.Enel caso que el visitante nopuedaserrecibidoinmediatamente
anunciarle que habrá que hacer una determinada espera, a fin de que sienta que se está pendiente de él y
que existe el deseo de atenderle. Después de llevar al visitante hasta su jefe deberá de abandonar el
Despacho.
Cuando termina la audiencia el jefe deberá de acompañar a la visita hasta la puerta de su Despacho y la
secretariase encargara de indicarel caminode saliday acompañarle hastala escalera de salida o ascensor.
Cuandotiene lugaruna reuniónenel Despachodel jefe,lasecretariadeberáde enviarunacomunicacióna
todos los asistentes convocándoles a la reunión, incluyendo en la convocatoria el programa de la misma,
lugar, hora y día y asuntos a tratar. Deberá confirmar la asistencia de los convocados. Preparar, en
coordinaciónconel áreacorrespondiente,ladocumentaciónreferentealosasuntosatratar.Cuidarade que
en el lugar de la reunión haya un número de sillas conforme al número de asistentes. Colocará en la mesa
todo lo necesario: carpetas con hojas de papel, bolígrafos(uno de color rojo para anotación de interésdel
participante),carpetas, etc. Colocará vasos y botellas de agua. Tendrá previsto servicio de café o cualquier
otro refrigerio para el caso de que haya un intermedio. Solicitará instrucciones acerca si pasa llamadas de
teléfonos destinadas a los participantes o si pasa solo las urgentes.
La secretariase encargara de recibira losparticipantesenlareunióny lesacompañarahasta el lugar donde
tendrá lugar la reunión.
Cuandoel jefe tiene querealizarunviaje al exterior,lasecretariaencoordinaciónconel áreaadministrativa-
financiera obtendrá los billetesde la ida y regreso, hará la reservaciónen el hotel conveniente por los días
que seanecesario.Comunicaraala Embajadade supaís, enel lugarde destino,el vueloyhoradel arribodel
jefe, así como el motivo del viaje y el nombre de las personas con quienes va a reunirse. Velara, en
coordinaciónconel áreacompetente,queel jefelleveladocumentaciónquevaanecesitarensusreuniones,
tarjetaspersonales,programade la reunión,etc.Le indicaralos trajesque debe llevarconforme a losactos

17. 16
que tendrá lugarde acuerdoal programa a desarrollar.Le incluiráel teléfonoydirecciónde laEmbajada de
supaís. Hará losarreglosnecesariosconlaEmbajadaenel casode necesitaraunintérprete.Se asegurarade
que el jefe de laMisiónDiplomáticaounfuncionariode lamismaacudaarecibirloal aeropuerto.Cuidara de
que, en el despacho del jefe, no quede a la vista ningún documento importante. Cuidara de que los
documentos que se echen a la papelera sean destruidos debidamente para evitar que al ser retirada la
papelera alguien los pueda leer.
En el uso del teléfonocontestaraconcorreccióny amabilidad.Siempre haráuso de laspalabras “gracias” y
“por favor”. Cuando llama a un superior de su jefe, no pasara la llamada hasta que su jefe este puesto al
teléfono.Si el jefe esde mayorrango,nole pasara la llamada antesde que este al teléfonolapersonaaque
se llama.Anotaralasllamadasrecibidasenausenciadeljefeconsignandoelnombrede lapersonaquellamo,
su cargo, teléfono,motivo, fecha y hora de la llamada. Al hacer una llamada hay que identificarse. Si se
equivoca al hacer una llamada pida disculpas. Si se recibe una llamada equivocada aclara el error con
amabilidad.
En resumenlasecretariadebe tenerpresente siempre lasonrisa,cortesíaylasbuenasmanerasque facilitan
sus relaciones con el jefe, con los funcionarios y empleados de la institución y con el público en general.
Nadine de Rothschild,aconseja:“Sonreídyossonreirán”.Vuestroencantoseráapreciadomayortiempoque
vuestrabelleza.Se dice que lasonrisaesel símbolode lafeminidad,que todoel misteriode Giocondareside
en su esbozode la sonrisa.Se dice tambiénque el amor místicoque Dante sintiópor Beatrizo Petrarca por
Laura nacióde unasonrisacasi divina.Sinembargo,JacquelineDunckel consideraque “unasonrisaconstante
limita su cara y resulta falsa”.
Francisco LópezNieto,refiriéndose alas llamadastelefónicas,añade “Que quienesestánatendiendoauna
visita en su despacho no deben contestar llamadas telefónicas, al menos de que se trate de un asunto
realmente urgente.Resulta desagradable y del peor gusto interrumpir la entrevista con la persona a quien
se recibe y tenerla escuchando una conversación que nada le importa y le hace perder su tiempo. Y,
desgraciadamente, esto sucede con excesiva frecuencia. Lo correcto es que, si una persona recibe una
llamadamientrasatiende aunavisita,estale preguntadiscretamentesi deseaque salgaparaque laprimera
puedahablarconmáslibertad.El titulardel despachoque recibelallamada,debecomunicaral visitanteque
puede quedarse, solicitando que le llamen más tarde o anotando el número de teléfono para devolver la
llamada una vez acabada la entrevista, excepto cuando la urgencia e importancia de la comunicación
aconsejen pedir excusas y atender la llamada en otro lugar”.
A lo anterior habría que agregar la inconveniencia de que personas ajenas a la institución escuchen las
comunicacionesdel jefe porquepodríanprovocarerradasinterpretacionesde apreciaciónenperjuiciode la
institución o del mismo jefe.
La secretariaoasistenteparadesarrollarenunaformamuyefectivasutrabajodebeactuarcoordinadamente
conel directorde protocolo,directoresde áreasyel directordeprensaparaque existaunacompletasintonía
respecto a los actos que se programen, visitas que se reciban o se hagan al exterior, etc. Procurando su
convenientedivulgacióndel díaa día que mantengaal puebloinformadodel acontecerinstitucional afinde
lograr la credibilidad y confianza del público hacia la institución.

18. 17
Personal de la Institución: La imagen de una instituciónestá formada por el conjunto de valores de sus
integrantes, aparte de su estructura arquitectónica y mobiliario.No hay que olvidar que le primer mensaje
que recibe unvisitante sobre laimagende unainstituciónentraporlosojos.Sin olvidarque lacortesía y las
buenasmanerasestánintrínsecamenterelacionadaconlaimagende lainstitución.Laresponsabilidadsocial
de una institución se pone de manifiesto con el cuidado en la selección de sus integrantes desde el punto
profesional y la elaboración de un elemento que contendrá normas de comportamiento y usos entre su
personal que oriente un comportamiento capaz de proyectar la imagen que la institución quiere transmitir
tanto durante el desarrollo normal y funcionamiento cotidiano del día a día, como en situaciones de
conflictos y de crisis.
Con la finalidad de lograr esa proyección de la imagen de una institución es que Javier Perez-Portabella
Maristany aconsejaque el funcionariode una institucióndebe ser“Un profesional capaz,amparadoenuna
formación básica, humanista, generalizada y fuerte, que le capacite a afrontar actuaciones. Una madurez
cuyobagaje y experienciagarantice al máximosuseguridad.Unconocimientode laorganizacióndondevaa
moverse, que le familiarice con su anatomía, ya que le será imprescindible para cualquier actuación, y
finalmente,elconocimientode unasteoríasyde unastécnicasque deberáaplicar,dandounanuevafilosofía
al caminar de la organización,lograndolaidentificacióne integraciónenbase a la más correcta concepción
de los mensajes e impactos comunicacionales”.
El profesionalismodebe completarse conun trato cortes al públicoque visitaa la instituciónafin de poder
crear confianza y credibilidad entre ese público y la institución porque de parte de los integrantes de una
institución,yaseamunicipalode gobiernocentral,debeexistirunaclaraconcienciaencuantoalanecesidad
de estar al servicio del pueblo y de dar testimonio de una imagen que han de transmitir con su actuación
porque deben recordar que el poder que tienen se lo deben al pueblo que se los ha concedido directa o
indirectamente,porvotacióny que ese puebloenfuturaseleccionestambiénlespuede retirarlaconfianza
que les ha otorgado.
El personal de una institución debe velar igualmente por su imagen personal por ser el primer mensaje de
comunicacióninterpersonal que se encausasinmediaciónverbal.El Eclesiastés,dice:“El modode vestir,la
risa de los dientes y el caminar del hombre revelan su interior”. A eso, Pablo Antonio Cuadra, agrega: “El
primerpaso haciael terrorismoeslafalta de cortesía… Educar el gestono es,pues,unaempresasuperflua:
es obra interior, educar el alma”.
El mensaje interpersonal aque nos venimosrefiriendose transmite porel rostro que esconsideradocomo
el canal privilegiadoparaexpresarlas emocionesycomunicaractitudesinterpersonales.Shakespeare pone
enboca de Macbeth:“Vuestrorostro,mi señor,esun librodonde loshombrespuedenleerextrañascosas”.
En el rostro actúan las cejas, los parpados, la boca, la barbilla y especialmente los ojos.
Es por eso que Pablo Neruda en su poema “La Palabra” dice:
“se hace lenguaje hasta la cabellera,
habla la boca sin mover los labios:
los ojos de repente son palabra”.

19. 18
En losmensajesinterpersonalesocupanlugar,particularmente,losgestosy movimientosde losbrazos, las
manos, los pies y la cabeza. La postura del cuerpo es, igualmente, trasmisora de señales. En el campo de
estosmensajes ocupaun lugarinfluyente el agente externode lapersonaque se conforma con las prendas
de vestir y su forma de arreglarse.
La persona necesita realizar un estudio de todos los medios de transmitir mensajes interpersonales para
desenvolverse enformasatisfactoriaenel mundosocial oenel mundolaboral porquedebe estar consciente
de que cuando se presenta a la vista de otras personas los órganos transmisores de comunicación
interpersonal,antesde que pronunciepalabrahantransmitidounaseriede datossobresupersona;esdecir,
han proyectado su imagen personal que confirma el viejo proverbio chino: “Una imagen vale más que mil
palabras”.
Los expertosenimagenorientansobrelanecesidadde que existacorrespondenciaentreloque unapersona
dice, y su imagen personal, para despertar en sus oyentes credibilidad. Hoy en día los líderes políticos y
socialesbasanbuenaparte de su éxitoencuidadososestudiosde expertosenimagenque lesindican cómo
deben vestirse en cada ocasión y cuales han de ser sus gestos a los distintos públicos a los cuales deben
dirigirse. Por eso, se ha dicho que detrás de cada político debe haber un especialista en imagen por la
imperiosa necesidad de proyectar una buena imagen no solo del político sino también del partido que el
político representa. El triunfo de Ronald Reagan en las elecciones presidenciales de los Estados Unidos de
Américaesatribuidoa la imagenpersonal que adquiriódurante suformacióncomo artista y que fue la que
le favoreció para ganar la confianza del electorado.
Sobre este mismo punto de la imagen de un político Javier Perez-Portabell Maristany escribió:
“Detrás del presidente del gobiernoespañol,Felipe González, hubo y hay un equipo de profesionales en
imagen. Si analizamos la trayectoria de Felipe González, aunque solo sea en fotografías, desde la
clandestinidad de su partida, luego como responsable del mismo, posteriormente como candidato a la
presidencia, y hoy como titular del gobierno, nos damos perfectamente cuenta de que en realidad ha ido
variandoencuanto a comunicacióno formavisual de comunicarse,loque obedece aunaperfectatrama. Si
bienestatrama tiene uncontenidopolítico,encuantoa filosofía,noesmenoscierto,que esta conducidaa
un plandebidamenteprogramadoyorientadohaciafinesmuyconcretosyque son,encadamomento,el de
ganarse la confianza de su público, el pueblo español”
En lo que respecta al vestido como transmisión de imagen, Nicola Squicciarino considera que “Hay que
subrayarque loscriteriosde codificaciónenrelaciónconlosdistintoselementosdel vestidose deducensolo
a través de los determinados contextos de comportamiento (el bikini, por ejemplo, “habla” de forma
diferente en la playa que en un local nocturno); lossignificados del aspectoexterno de un individuo varían
enfuncióndel modelosocioculturalal que pertenece”.A propósito,UmbertoEcopone el siguienteejemplo:
“Lleva minifalda: es una chica ligera (en Catania, Sicilia). Lleva minifalda: es una chica moderna (en Milán).
Lleva minifalda: es una chica (en Paris). En Hamburgo, en el Eros: lleva minifalda, quizás sea un chico”.
Honorato Balzac consideraba que a través de la indumentaria se conocía mejor la condición social de una
persona y su carácter. Concepto que es ampliado por Ivonne Deslandrescuando dice que “al primer golpe
de vista,el traje anuncia el sexo,lafunciónu ocupación,el rango social,y en muchos casos el origenétnico
de quienlolleva”.Sinembargo,conforme lamodaactual “unisex”estaríaencierta formadescalificadouno

20. 19
de los conceptos de Ivonne Deslandres que dice: “el traje anuncia el sexo”.Pero si siempre contribuirá a la
transmisión de la imagen de la persona que lleva la vestimenta.
Camilo López resume todos lo anterior recordando que la imagen es el primer mensaje de comunicación
interpersonal.“Cuandounindividuose presentaante lavistade otros,mucho antesde pronunciaruna sola
palabraha transmitidoyaa losdemásuna infinidadde datose ideas…Laprimeraimpresiónque noscausan
laspersonasesdecisiva,puescreaennuestramente unarepresentacióndifícilde modificar”.A esose debe
que el escritorOscarWilde hayadichoque “solounimbécilnojuzgaporlasapariencias”.Yque undecirmuy
antiguo recuerde que “nunca se tiene una segunda oportunidad de dar una primera impresión favorable”.
Pensamiento que completa Francisco de Quevedo cuando escribe:”
“Te reciben según te presenta.
Te despiden según te comportas”.
Refiriéndose alaimagen,Einsteindecíaque:“Una imagenvale porcienpalabras”y para Pasoline laimagen
transmitía “Palabras sin lengua”.
En la comunicación interpersonal es básica la seguridad en si mismo, una persona insegura en si misma
fracasa en sus relaciones con los demás y no logra proyectar una imagen positiva de la institución.
PilarBenitoSacristánencuentraque “Laseguridadse demuestraenlasconversaciones,atravésdel dominio
del lenguaje, en los gestos, en la mirada, en la forma de saludar y en la manera de sentarse y caminar.
“¿Perorealmente,sabemos cómosomos?.Unade lastareasmás largasy complicadasenel tiempoesladel
conocimientodel yo.Existentresnivelesdel yodiferentesenlamisma persona:el que uno cree ser, el que
uno es y el que creen los demás. Lo perfecto seria que los tres coincidieran, pero es muy difícil que esa
circunstancia se de.
“Lo esencial es que el yo que creemosser coincida plenamente con el yo que somos. Si somos capaces de
conseguir esa situación, el resto será bastante más sencillo.
“No es fácil conocerse a uno mismo, es una tarea larga y ardua en el tiempo. “Cuando coinciden el yo que
creemos ser con el yo que somos y el yo que creen los demás obtendremos un resultado maravilloso: la
naturalidad.
“Fingir lo que no se es, disimular lo que se es y creer lo que no crees proyecta una personalidad poco
aconsejable si queremos triunfar en la relaciones con las demás personas”. Estos conceptos deben tenerse
presentes si queremos proyectar una imagen positiva de la institución.
Lo anteriores lo que hace decira los estudiososde laimagenque el consejo másútil para todos esque nos
apliquemos en la conversación y defensa de nuestra propia imagen, pues es precisamente lo que nos
identifica y distingue de los demás.Recordemos que la imagennatural es la única autentica. Raramente se
obtendrán buenos resultados creando una apariencia ficticia que obligue a un esfuerzo continuo para
mantenerla.

21. 20
CAPITULO III
MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES.
HISTORIA. TOMA DE POSESION.
AUDIENCIAS. ATRIBUCIONES.
Dirigir las relaciones exteriores de un país corresponde al Jefe de Estado como suprema autoridad
administrativa. En los primeros tiempos, debido a la lentitud de las comunicaciones y al aislamiento
en que vivían los países, las relaciones internacionales eran escasas, de tal suerte que el Jefe de
Estado podía dirigirlas personalmente, pero cuando los pueblos salen de su receloso aislamiento
para embarcarse en una progresiva vida de relación, se despierta en ellos un sentimiento
cooperativo cada día mayor, tendente a obtener para todos en común una máxima valoración de
los órdenes económicos, social, político, cultural, científico y jurídico que redunde en bienestar de
cada una de las comunidades.
Como consecuencia de este sentimiento cooperativo las relaciones internacionales se multiplican
en forma tal que el Jefe de Estado ya no puede atenderlas personalmente y resolución de los
problemas internacionales.
En España fue Felipe II quien por primera vez, en una Instrucción promulgada en 1556 menciona un
Secretario de Estado “en los negocios que de él se ofrezcan fuera de los Reinos”. El nombramiento
recayó en Gonzalo Pérez.
Enrique III de Francia, por Decreto de 1 de Enero de 1589, con funciones relacionadas con elservicio
exterior remonta a Enrique III, en 1253.
En Nicaragua por Decreto del 15 de Mayo de 1845, el Director Supremo del Estado, Don José León
Sandoval, nombró el primer gabinete constituido por tres Ministros que fue integrado en la
siguiente forma: Bachiller José Francisco del Montenegro, Ministro de Relaciones Exteriores; Lic.
Lino César, Ministro de la Guerra, y Dr. Jesús de la Rocha, Ministro de Hacienda.
Antes del Decreto en referencia, en Nicaragua solamente existía un Ministro que recibía el título de
Ministro General. El Bachiller Don José Francisco del Montenegro, desempeñaba las funciones de
Ministro General, al desaparecer dicho Ministerio por el decreto aludido, se le encomendó el
desempeño de laCartera de Relaciones Exteriores pasando asíaser el Primer Ministro de Relaciones
Exteriores de Nicaragua.
El órgano administrativo a quien el Ejecutivo encarga las funciones a que nos hemos venido
refiriendo, recibe las siguientes denominaciones: Ministerio de Relaciones Exteriores en Nicaragua,
Guatemala, El Salvador, Costa Rica, Panamá y gran parte de los países hispanoamericanos;
Secretaría de Relaciones Exteriores en Honduras; Ministerio de Negocios Extranjeros en Francia;
Departamento de Estado en Estados Unidos de América; Ministerio de Asuntos Exteriores en
España; Oficina del Extranjero en Inglaterra; Comisariato del Pueblo para los Negocios Extranjeros

22. 21
en Rusia;Consejero de Relaciones Exteriores en Finlandia; Consejero Federal Jefedel Departamento
Político en Suiza; etc.
En algunas ocasiones este órgano administrativo recibe un sobrenombre de conformidad al lugar
en que se encuentra ubicado su edificio o por el nombre de color de éste. Antes de 1972, el
Ministerio de Relaciones Exteriores de Nicaraguasellamaba“CasaLilliam”.“Quaid’Orsayselellama
en Francia, la Farnesina en Italia, Palacio de Santa Cruz en España. Tlatelolco en México, Itamaraty
en Brasil, etc.
La persona a quien se le confía la jefatura de este órgano administrativo, recibe el nombre de
Secretario o de Ministro, dependiendo una u otra denominación de la organización gubernamental.
Moreno Quintana y Bollini Shaw, dicen: “El Secretario es un funcionario que, designado por el Jefe
del Estado, debe observar sus instrucciones para laconservación de sucargo. ElMinistro, en cambio,
cuenta con la confianza del Parlamento que, por voto adverso, puede hacerlo caer”. No obstante
esta diferencia entre lo que es un Secretario y lo que es un Ministro, envuelto las dos
denominaciones en la de Ministro para seguir la costumbre de la mayoría de los países
hispanoamericanos y en este término me referiré a él.
El Ministerio de Relaciones Exteriores es conocido generalmente como Cancillería por lo cual al
Ministro suele denominarse Canciller. En las estructuras gubernamentales, el término de Canciller
se utiliza también para designar al Jefe de Gobierno, Harold Nicolson explica que la denominación
de Cancillersederiva del nombre Cancellarius aplicadoen laépoca romana alhombre que guardaba
la puerta en los tribunales de justicia. En la época carolingia no se consideraba legal ningún edicto
real, si no llevaba la contrafirma del Canciller o Custodia de los Archivos Reales.
El término Cancillería también se utiliza para designar la oficina principal de una Misión Diplomática
Permanente.
El Ministro de Relaciones Exteriores es el principal colaborador del Jefe de Estado para la
planificación de la política exterior, es encargado de ponerla en ejecución y de conducir las
relaciones diplomáticas con los demás gobiernos, y es el nexo entre el Jefe de Estado y el Servicio
Exterior del país.
El Ministerio de Relaciones Exteriores es el órgano del Estado que semantiene en estrecho contacto
con el Cuerpo Diplomático residente y con su propias misiones diplomáticas y consulares en el
exterior y les informa regularmente, así como a la opinión pública nacional e internacional, acerca
de los fundamentos de las políticas que ejecuta.
En vista de lo anterior, el Ministerio de Relaciones Exteriores es el organismo que coordina todas las
comunicaciones oficiales entre las Misiones Diplomáticas y todas las dependencias del Estado. Los
Jefes de Misión son los únicos autorizados para dirigirse por escrito al Ministerio de Relaciones
Exteriores y cuando estas comunicaciones se redactan en idioma extranjero es una cortesía llevar
una traducción no oficial en idioma del país sede.

23. 22
El tratadista Rubens Ferreiro de Mello, al referirse a las cualidades de un Ministro de Relaciones
Exteriores, expresa: “Frente a la importancia de la Misión que le toca desempeñar, tan delicada a la
par que difícil, es evidente que el Ministro de Relaciones Exteriores, más que ningún otro miembro
del Gobierno, debe tener una noción exacta de los problemas internacionales, en general, y de los
que interesan a su país en particular, debe ser hábil en el arte de negociar, educando y cordial en
sus relaciones con las autoridades extranjeras, debe ser psicólogo, erudito, dotado de buen sentido,
y poseer en alto grado la noción de la oportunidad. Su tacto y educación deben ser perfectos, de
manera que no se le pueda notar un solo desliz o falta de elegancia en sus relaciones oficiales y
mundanas. En resumen, debe ser un estadista en la más alta expresión de la palabra, a fin de
imponerse sin dificultades, al respecto y a la consideración de los gobiernos extranjeros y de sus
propios conciudadanos”.
Las cualidades de este alto funcionario fueron señaladas por Talleyrand en el elogio del conde
Reinhard, su sucesor en el Ministerio de Relaciones Exteriores de Francia: “Ese Ministro dice
refiriéndose al de Relaciones Exteriores debe, en efecto, estar dotado de una especie de instinto,
que advirtiéndolo rápidamente, le impida, antes de toda conversación, el comprometerse. Debe
tener la facultadde mostrarse abierto permaneciendo impenetrable, de ser reservado en las formas
de la naturalidad, de ser hábil hasta en la selección de sus distracciones; su conversación debe de
ser simple, variada, inesperada, siempre natural y a veces ingenuas; en una palabra, no debe dejar
un momento de ser Ministro de Relaciones Exteriores. Todas estas cualidades por raras que sean
no son, sin embargo, suficientes, si la buena fe no les da la garantía que les es siempre necesaria…
Imbuido por el honor y el interés del príncipe, por el amor de la libertad fundada en el orden y en el
derecho de todos, un Ministro de Relaciones Exteriores, cuando sabe serlo, se encuentra ubicado
así en las más bella posición a que un espíritu elevado pueda pretender.
Cuando, de acuerdo con las formalidades que establece cada legislación, un Ministro de Relaciones
Exteriores toma posesión de su cargo, lo comunica a los representantes diplomáticos de su país
acreditados en el extranjero para que lo informen a la respectiva Cancillería del país sede. Al mismo
tiempo lo comunica por nota a los Jefes de Misiones Extranjeras acreditados ante el Gobierno,
manifestándoles que en el desempeño de su cargo procurará un mayor acercamiento, si fuere
posible, entre su país y el del respectivo diplomático.
Esta nota pudiera estar redactada en la siguiente forma:
“Señor Embajador
Tengo a honra dirigirme a Vuestra Excelencia con el objetivo de poner en su conocimiento que con
fecha he asumido las funciones de Ministro de Relaciones Exteriores con las que ha querido
honrarme el Señor Presidente de la República, Señor…
Con tal motivo, me es grato expresar a Vuestra Excelencia mi propósito de mantener y en lo posible
acrecentar aún más las cordiales relaciones que felizmente unen a nuestros dos países.
Aprovecho la oportunidad para presentar a Vuestra Excelencia la seguridad de mi más y distinguida
consideración”.

24. 23
El agente diplomático, por una cortesía, deberá acusar recibo el mismo días que reciba la nota
anterior, informando acto seguido a su Gobierno.
En el acuse de recibido debe felicitar al Ministro por la designación en él recaída, al mismo tiempo
que le ofrece colaboración en el acercamiento de ambos pueblos y gobiernos. El acuse de recibo,
podría redactarse así:
“Señor Ministro:
Tengo a honra comunicar recibo a Vuestra Excelencia de su atenta nota No. … fechada el día de
hoy, con la que tiene la amabilidad de informarse que, habiendo sido designado Ministro de
Relaciones Exteriores por el Excelentísimo Señor Don….., Presidente de la República, ha tomado
posesión de su cargo el día de hoy.
Me es muy grato expresar a Vuestra Excelencia mis más atentas y cordiales felicitaciones para tan
honrosa como merecida distinción de que ha sido objeto, y mi complacencia por su permanencia al
frente del Ministerio de Relaciones Exteriores del Ilustrado Gobierno de……
Agradezco aVuestra Excelencialos deseos que le animan de trabajar por fortalecer aún más,sifuere
posible, las cordiales y estrechas relaciones que felizmente siempre han unidos a nuestros Pueblos
y Gobiernos, labora en la que también yo estoy empeñado y a la que ofrezco mi colaboración.
Aprovecho esta grata oportunidad para ofrecer a Vuestra Excelencia la seguridad de mi más alta y
distinguida consideración”.
El Ministro de Relaciones Exteriores deberá comunicar, también, su nombramiento y toma de
posesión de su cargo, a los representantes de las organizaciones internacionales acreditadas en el
país.
El Director de Protocolo comunica a los Jefes de Misiones Diplomáticas y Representantes de
Organizaciones Internacionales, el nuevo nombramiento y toma de posesión, haciéndoles llegar el
Curriculum Vitae del nombrado.
“El Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección de Protocolo, saluda muy atentamente a las
Honorables Misiones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales acreditadas en … y tiene a
honra informar que con fecha … de … asumió el cargo de Ministro de Relaciones Exteriores, el señor
…….
Acompaña la presente nota, el Curriculum Vitae del señor …
El Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección de Protocolo, aprovecha la oportunidad para
reiterar a las Honorables Misiones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales acreditadas en …
las seguridades de su más alta y distinguida consideración.
Lugar, fecha y sello

25. 24
A las Honorables
Misiones Diplomáticas y
Organizaciones Internacionales.
Presente”.
El Director de Protocolo comunicará a los Jefes de Misiones Diplomáticas y de Organizaciones
Internacionales, el día y la hora en que el Ministro de Relaciones Exteriores recibirá laprimera visita.
La primera visita reviste diferentes modalidades:
1º La invitación puede hacerse a los Jefes de Misiones Diplomáticas y de Organizaciones
Internacionales acompañados de su señora esposa y del personal de las mismas. En esta ocasión el
Ministro de Relaciones estará acompañado por su señora. O bien, puede recibirse por separado a
los miembros del Cuerpo Diplomático y de las Organizaciones Internacionales.
2º La invitación puede hacerse sólo a los Jefes de Misión Diplomática y Organizaciones
Internacionales acompañados de su señora esposa. En esta modalidad el Ministro de Relaciones
Exteriores, también estará acompañado por su señora esposa.
La ceremonia a seguir en cualquiera de las modalidades es la siguiente:
El Viceministro de Relaciones Exteriores pronuncia unas palabras presentando al Ministro. A
continuación el Ministro agradece la presentación y dirige un saludo a sus invitados expresando la
satisfacción y el honor que para él significa su designación y comunicando los propósitos de
desarrollar una política que redunde a estrechar las relaciones de su país con las de sus respectivos
gobiernos. Concluidas las palabras del Ministro de Relaciones Exteriores, el Decano del Cuerpo
Diplomático pronuncia unas palabras en nombre del Cuerpo que representa, felicitando al Ministro
por su designación, deseándole los mejores augurios y ofreciéndoles la cooperación en beneficio
del desarrollo de las más cordiales relaciones. Luego los miembros del Cuerpo Diplomático y de
Organizaciones Internacionales, por orden de precedencia, pasan a saludar al Ministro y a su señora
esposa. Momento en que son presentados por el Director de Protocolo. El acto concluye con un
Brindis.
Cuando el Ministro de Relaciones Exteriores es casado y en su país no existe la costumbre de que
reciba en compañía de su señora esposa, la primera visita a que hemos hecho referencia de los
miembros del Cuerpo Diplomático y de Organizaciones Internacionales acompañados de sus
esposas respectivas, le corresponderá a la esposa del Ministro fijar el día y hora para recibir las
visitas de las esposas de los mencionados funcionarios. Esta visita puede ser individual o en
conjunto. Cuando se hace en conjunto es usual ofrecer un té.

26. 25
En algunos países la primera visita del diplomático o del funcionario internacional al Ministro se
aplaza para cuando un asunto los lleve al Ministerio, siendo presentado, en esta ocasión, por el
Director de Protocolo.
Ha desaparecido la costumbre de que el Ministro de Relaciones Exteriores devuelva personalmente
la primera visita a los diplomáticos o funcionarios internacionales como otrora se estilaba.
De estos sistemas diferentes de visitas se deduce que no existe un ceremonial preestablecido para
todos los países, dependiendo de las normas de cada país, las prácticas seguidas para obtener el
primer contacto del Ministro con el Cuerpo Diplomático y Organizaciones Internacionales.
Para vincularse el Ministro con el personal de su Despacho es costumbre que los reúna el día que
toma posesión de su cargo, pronunciando unas breves palabras en las que hace referencia a su
antecesor y saluda en forma amable a sus subordinados.
Ya en el desempeño de sus funciones, el Ministro de Relaciones Exteriores, es frecuente que señale
un día de la semana para recibir regularmente a los agentes diplomáticos extranjeros o funcionarios
internacionales. En estas audiencias los visitantes son recibidos por orden de categorías; primero
los Jefes de Misión, después los Ministros Plenipotenciarios y por último los Encargados de
Negocios; dentro de cada categoría el orden puede establecerse por la fecha de presentación de las
cartas credenciales o bien por el orden de llegada a la visita. Este orden depende exclusivamente
del ceremonial de cada país.
Las circunstancias pueden obligar a que estas audiencias sean suspendidas; en este caso habrá de
comunicársele por nota al Cuerpo Diplomático.
Nada impide que el Ministro convoque a un Diplomático extranjero, cuando desee tratar algún
asunto urgente. La convocación puede ser hecha por nota o telefónicamente; el agente citado está
en la obligación de acudir a la cita, salvo que un caso de fuerza mayor se lo impida.
No es costumbre que el Ministro concurra al Despacho de un diplomático para tratar asuntos
concernientes a sus funciones, pudiendo sinembargo frecuentar las Embajadas extranjeras en actos
netamente sociales o cuando el Jefe de Estado se le solicita. Ello tiene lugar cuando es necesario
manifestar las expresiones de un sentimiento de tal índole que amerite la visita del Ministro a la
Embajada o Legación en representación del Jefe de Estado.
Cuando el Ministro ofrezca recepciones o banquetes al Cuerpo Diplomático o a uno de sus
miembros, las invitaciones se hacen por medio del Decano, o directamente a los Jefes de Misión.
Los invitados son recibidos a la entrada del salón por el Ministro y su Señora. En los banquetes cada
quien ocupa el lugar que previamente le ha sido fijado de acuerdo al ceremonial del país.
Por su parte la esposa del Ministro de Relaciones Exteriores se acostumbra que ofrezca una comida
anual a las esposas de los Jefes de Misiones Diplomáticas.

27. 26
En caso de ausencia del Ministro será subrogado por el Viceministro. Si el tiempo de la ausencia lo
amerita, el Director de Protocolo dirigirá una Nota Verbal Circular a las Misiones Diplomáticas y
Organizaciones Internacionales comunicando la ausencia:
“El Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección de Protocolo, saluda muy atentamente a las
Honorables Misiones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales, en ocasión de comunicar que
el señor Ministro de Relaciones Exteriores, don ……., seausentará del país desde el……. de …… hasta
el ……. del mismo mes y que, durante su ausencia, será subrogado por el señor Viceministro, don …,
en calidad de Ministro de Relaciones Exteriores por la ley.
El Ministerio de Relaciones Exteriores, Dirección de Protocolo, aprovecha la oportunidad para
reiterar a las Honorables Misiones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales las seguridades
de su más alta y distinguida consideración.
Lugar, fecha y sello
A las Honorables
Misiones Diplomáticas y
Organizaciones Internacionales
Presente”.
Cuando el Ministro de Relaciones Exteriores reasuma sus funciones, la Dirección de Protocolo
deberá informarlo a las Misiones Diplomáticas y Organizaciones Internacionales, igualmente, por
Nota Verbal de Circular.
La estructura organizativa de las diferentes áreas de un Ministerio de Relaciones Exteriores se
establecede conformidad a dos criterios: por temas o por áreas geográficas.Laestructura por temas
tiene una mayor especialización. En la estructura por áreas geográficas a los encargados del área
corresponde el conocimiento de la totalidad de los asuntos diplomáticos de esa área, país por país.
En lo que respecta a la política multilateral, la división hace que cada funcionario sea destinado a
atender un organismo internacional en particular.
El personal subalterno se procura que esté formado por funcionarios de la carrera diplomática y
consular, obteniéndose en esta forma un personal técnico que pueda llevar adelante el
desenvolvimiento de la política exterior trazada por el gobierno, evitándose así, que las mudanzas
de los partidos gobernantes pueda ocasionar trastornos en el funcionamiento del órgano central.
Cuando setiene un cuerpo especializadoque no estásujeto a las fluctuaciones de lapolítica interna,
los cambios ministeriales no afectan el trabajo que ordinariamente se efectúa en la Cancillería ya
que el nuevo Ministro encontrará un personal capacitado que lo orientará en los aspectos técnicos
mientras se encauza en las labores concernientes a su posición.
Los componentes de este personal, fuera de su especial capacitación, conviene que hayan
desempeñado algún puesto en el exterior para que tengan conocimientos prácticos sobre las

28. 27
dificultades con que se puede tropezar en el extranjero al cumplimentar las gestiones
encomendadas; así como las necesidades materiales de los agentes diplomáticos y el grado de
colaboración que precisan de la Administración Central.
Algunos países exigen a sus funcionarios diplomáticos y consulares prestar sus servicios en el
Ministerio durante los primeros años de su carrera, pudiendo luego ser llamados los que se
encuentran en el extranjero a desempeñar cargos en la Cancillería de conformidad a su cargo sin
que por ello, pierdan el derecho de ser enviados de nuevo al exterior.
En pocas palabras, el personal subalterno debe ser algo así, como un confortable sillón sobre el que
pueda descansar con entera confianza el Ministro de Relaciones Exteriores.
Cuando el Ministro de Relaciones Exteriores cesa en sus funciones debe comunicarlo por nota a los
Jefes de las Misiones acreditadas en el país y a los Representantes de los Organismos
Internacionales, los que contestarán dicha nota en los términos habituales de cortesía. Igual
comunicación debe dirigir al Servicio Exterior Nacional acreditado en el extranjero para lo que
informe cada Representante al Gobierno ante el cual está acreditado.
Al concluir las funciones del Ministro de Relaciones Exteriores, el Director de Protocolo invita a los
Jefes de Misiones Diplomáticas y de Organismos Internacionales a un acto en el que el Ministro se
despide. El acto se inicia con unas palabras del Ministro a los Jefes de Misiones Diplomáticas y
Organismo Internacionales expresándoles el grato recuerdo que llevará de la efectiva cooperación
que les brindaron en el feliz cumplimiento de su función. A continuación, el Decano del Cuerpo
Diplomático pronuncia unas palabras de despedida agradeciendo el apoyo que recibieron de parte
del Ministro para hacer más efectiva y grata el desempeño de su misión. Luego, los invitados pasan,
en orden de precedencia, frente al Ministro dándole un saludo de despedida. El acto concluye con
un Brindis.
CAPITULO IV.
DIRECTOR DE PROTOCOLO DEL ESTADO. CUALIDADES.
DIRECTORES DE DIFERENTES INSTITUCIONES.
DIRECTORES DE PROTOCOLO DE MUNICIPALIDADES.
ESTRUCTURA DE UNA DIRECCION DE PROTOCOLO.
INFORMACION EN UNA OFICINA DE PROTOCOLO.
El Director de Protocolo tiene su sede en el Ministerio de RelacionesExteriores.En algunos países tiene su
sede en la Presidencia de la República aun cuando existe un Director de Protocolo en el Ministerio de
RelacionesExterioresque recibe el nombre de Introductorde Embajadoresy que actúa en coordinaciónen
el Protocolode laPresidenciade laRepública. Existentambiénestructurasadministrativas, comoel casode

29. 28
Nicaragua,enque el Directorde Protocolodel Estadotienesusede enel Ministeriode RelacionesExteriores
y la Dirección de Protocolo de la Presidencia de la República depende de aquel.
Corresponde a la Dirección de Protocolo la dirección de los actos oficiales conforme a las normas del
Ceremonial yProtocolodel Estado,la coordinación,interpretaciónyejecuciónde lasmencionadasnormas.
Por consiguiente le competerá:
La preparación, coordinación, dirección y ejecución de los actos oficiales y ceremonias relacionadas con la
política exterior del Estado que tengan lugar en el territorio nacional o en el exterior.
Organizar la presentación de las Cartas Credenciales.
La preparaciónycoordinaciónde lasvisitasdelJefe deEstado,Vicepresidentede laRepúblicaydelMinisterio
o Viceministro de Relaciones Exteriores.
La preparación,coordinaciónydirecciónde las visitasal territorionacional de los Jefesde Estado,Ministro
de Relaciones Exteriores y personalidades de Estados extranjeros.
Estudio, gestión, control y cumplimiento de las disposiciones de los Convenios de Viena, sobre relaciones
diplomáticas y consulares.
Iniciación, gestión y conclusión de los expedientes de concesión de Órdenes del Estado.
Velarporque se respete laprecedenciaentre losrepresentantesdiplomáticos,autoridades,personalidades,
corporacionesque asistenalosactosoficiales,auncuandose trate de unacto que noestandodirectamente
organizado por el Estado, tenga especial importancia para las relaciones exteriores del Estado. Tener
presente que cuando se trate de un acto de carácter internacional, el Ministerio de Relaciones Exteriores
tendráprecedenciasobre suscolegasdel Gabinete,ycuandose trate desfilescivilesomilitarescolocaráala
derechadel Presidentede laRepúblicaal Ministeriode Estadoaque estuvierensubordinadoelpersonalque
desfila.
Organizar, en los aspectos que el protocolo interviene, peticiones de audiencias, obsequios, exequias,
conciertos, etc.
Custodiadel LibrodeHonor,enelquefirmarávisitantesilustres,asícomodelficherode controlde obsequios
hechos y recibidos.
Elaborar periódicamente la Lista Diplomática.
Colaborar las banderas en las fiestas nacionales y en todas las ocasiones que señalen los acuerdos
correspondientes.
Ser fuente de consulta y de información para los funcionarios diplomáticos,consulares, representantes de
organizaciones internacionales y autoridades nacionales en lo referente a protocolo.
Mantendrá al día una listade losJefesde Estado y Ministrosde RelacionesExterioresde losEstadoscon los
que mantiene relaciones el gobierno.

30. 29
Resolveraquelloscasosque presentendudaso no esténcontempladosenel Reglamentodel Protocolodel
Estado, tomando en consideración los usos, costumbres y prácticas nacionales e internacionales.
VelasporlaprecedenciadelMinistrooViceministrooSubsecretariode RelacionesExteriorescuandoasistan
a actos convocados por otras instituciones.
Asesorar sobre el uso de consideraciones y trajes de etiqueta.
Conocerlascostumbresde otrospaísesy culturasa efectosde lasreunionesde trabajopuestoque notodas
lasculturascelebransusfiestaslosmismosdíasde lasemana. Losmahometanostienenlibrelosviernes,los
judíos el sábado, a los que hay que agregar las grandes conmemoraciones religiosas anuales.
A todoloanterior,habríaque agregarcelebrarperiódicamente reunionesconlosDirectoresde Protocolode
lasotras institucionesdel Estadoconel finde coordinarlascelebracionesde actosevitandoasícoincidencias
especialmente cuando en dos actos celebrados el mismo día, se proyecta la asistencia del Presidente de la
República o la del Cuerpo Diplomático. Estas reuniones facilitaran el intercambio de enseñanzas y
experiencias, y generará una mutua confianza entre los funcionarios que tienen a su cargo las labores
protocolarias en las diferentes instituciones.
Del Reglamento de Protocolodel Estado de Nicaragua se deriva que las restantes Direcciones u oficinas de
protocolo que puedan existir en las otras instituciones del Estado, deben actuar en colaboración y bajo la
dependencia en materia protocolar de la Dirección General de Protocolo del Estado.
El Protocolo ha sido considerado un arte, lo que exige que el Director de Protocolo y, en general, los
funcionarios encargados de llevarlo a la práctica, deban reunir condiciones especiales que a veces hasta
puedan parecer contradictorias. Imponerse con energía, suave y amable, sin ofender ni molestar, ordenar
evitandoque selesnoteque ejercen autoridad.Saberdecirunafraseamableenunmomentode grantensión
o de incomodidad; sonreíral hacer una advertenciaoal atraer una personaal lugar que le corresponde sin
empujarla hacia su sitio; tratar de cumplir el horario previsto, disimulando la impaciencia por el retraso.
Y, al mismotiempo,laacción del Directordel Protocolotiene que pasarinadvertida,mostrandosusefectos
cual si fuere una músicade fondoque nosinspira,peroque no nos aturde,que enriquece el ambiente pero
no lo satura.
Si es verdad que en el Protocolo son muy importantes las normas y lo es también que se cumplan, su
cumplimiento se debe lograrmediante insinuacionesmásque conórdenes,consugerenciasmejorque con
imposiciones.
Cualidadesde unDirector de Protocolo:Por todoloanterioresdifícil señalarespecíficamente lascualidades
que debe poseerunDirectorde Protocolohabidoel ampliocampodentrodelque semueve,peropodríamos
indicarlas principales:Amoryrespectoal Estado y la instituciónalaque se sirve documentándosesobre su
historia y las costumbres de la nación. Amor a la profesión y conocimiento de las prácticas de Protocolo.
Espíritu de servicio. Sentido de responsabilidad. Don de gentes. Discreción. Habilidad. Paciencia.
Comprensión. Humanidad. Rápida capacidad de decisión. Saber vestir. Buen gusto. Saber estar. Capacidad
de organizador.Sentidocomún.Naturalidad.Minuciosoobservador.Puntual.Detallista.Previsor.Equilibrio
nervioso. Experto en saber escuchar y hablar en el preciso momento que corresponde. Atento. Saber
disculpar errores. Sonriente. Trato cortes. Seriedad. Señor de sus demanes. Tolerante, etc.

31. 30
Alfredo Burattini, cuando era Director de Protocolo de la Comisión Europea, le preguntaron sobre la
profesionalizaciónde losfuncionariosde protocolo,respondió:“Al igual que paraproducirunautomóvilhay
que empezarcon la teoría y luegohacer mucha práctica, en protocoloocurre parecido.Peroante todo hay
que tener una cierta predisposición natural. Desde mi punto de vista, no hay que tener una cierta
predisposiciónnatural. Desdemi puntode vista,nohayque lanzarse enlasactividadesde protocolosi nose
goza de ciertasactitudes,comola tolerancia,ladisponibilidad,el buenhumor,el sentidode lahospitalidad,
alta sensibilidadante las relaciones humanas, autoridadnatural, rigor, un gran sentido de organizacionesy
mucha presenciade espíritu,tranquilizara las personalidadesdel buendesarrollodel acontecimientoenel
que participan. Debe serel ama de casa que estáen todo,el directorde cine que tiene unavisiónglobaldel
acontecimiento. Un periodo de formación es evidentemente necesario si se quieren adquirir principiosy
técnicas. Desde mi punto de vista, esta formación, cualquiera que sea su nivel, debe ir acompañada con
prácticas, a la sombra de profesionales avezados, por ir viviendo un máximo de experiencias variadas y
enfrentarse con todo tipo de circunstancias”.
Etna de Marchenade Fagre harecordadoque “De nadavale tenerconocimientosde protocoloparavolcarlos
en un acto si entra en juego de miedo y provoca un bloqueo. Cuando la persona tiene miedo, trabaja con
tensión,lacuotade erroresaumentayesainseguridadperjudicael ambientegeneral deleventoporque,por
lo general, este sentimiento se traduce en irritabilidad y mal humor”.
Por otra parte, el Director de Protocolo deberá tener la costumbre de llegar siempre con la suficiente
anticipación al lugar en que se ha programado un acto para constatar que todo está en orden y si existiese
alguna falla, el llegar antes de la hora programada para el inicio del acto, le permitirá solucionarla
debidamente.
No obstante,todaslascualidadesque se recomiendaposeael Directorde protocolonoessu tareahacer de
anfitrión,recibiralosinvitadosni considerarse lafiguraprincipaldel acto.Nodebe destacarsupersonasino,
más bien,saberdeslizarse entre losasistentesconánimode pasarinadvertidosinperderjamáslasonrisani
dejarde darmuestrasde amabilidadyeducación,porquedebe estarabsortoenotraclasede preocupaciones
esencialesparael éxitodelprogramaquese estádesarrollandoqueesenelque vainvolucradalatransmisión
positivaonegativade la imagende la instituciónque haconfiadoensu profesionalismoparaque el acto se
convierta en un modelo de comunicación entre la institución y la opinión pública. El Director General de
Protocolodebe estarconsienteque supersonalidaddondese estaráproyectandoseráenlaformaenque se
está desarrollando el acto programado.
Directoresde Protocolode otras Instituciones:TodaslasInstitucionesposeendentrode susestructurasuna
oficina que se encarga de las funciones de protocolo aunque reducidas a la organización de losactos de su
institución y deben velar que cuando las autoridades de su institución sean invitados a actos de otras
institucionesseanrecibidosysituadosenellugarque lescorrespondeconformeal Ordende Precedenciadel
Estado.
Directoresde Protocolode las Municipalidades:LasMunicipalidadestienensusDirectoresdeProtocoloque
organizan sus propios actos de conformidada las disposiciones que ellas mismas han establecido en virtud
de sus facultades normativas. Pero cuando a estos actos concurren el Jefe de Estado, Vicepresidente de la
República, Ministros de Estado, altas Autoridadesdel GobiernoCentral,Cuerpo Diplomático o funcionarios
extranjerosdeberánobservanlasdisposicionesdelCeremonialyProtocolodelEstadoydeberáncoordinarse
con el Director de Protocolo del Estado.
Estructura de una Dirección de Protocolo: La Dirección de Protocolo podrá estar integrada, más o menos,
en la siguiente forma:

32. 31
Director de Protocolo: que ejerce funciones directivas totales y el control de la Dirección.
Subdirectorde Protocolo: encargadoporel DirectorGeneral de coordinartodosloselementosysectoresde
la respectiva organización. Provisión de Banderas nacionales y extranjeras y sustituir al Director en caso de
necesidad. Conviene que hable inglés y francés, o uno de los dos idiomas. Es fundamental su preparación
profesional y calidad humana y sus dotes de cortesía.
Departamento de Inmunidadesy Privilegios. Encargado de velar por el cumplimiento de los compromisos
contraídosa travésde las ConvencionesDiplomáticasyConsularesde Viena,yreglamentosdel Estadosobre
la materia.
Departamentoencargadode lapreparación,coordinación,dirección,yejecuciónde losviajesal Exteriordel
Jefe de Estado, Vicepresidente de la República, Ministro y Viceministro o Subsecretario de Relaciones
Exteriores.
Departamentoencargadode la iniciación,gestiónyconclusiónde losexpedientesde concesiónde Órdenes
Nacionales cuya Cancillería radica en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
Departamento de Credenciales y Plenipotencias.
Departamentoencargadode Invitacionesparadiferentesactos.Programas.Discursos.Menús.Confirmación
de las invitaciones formuladas. Elaboración de la Lista Diplomática y de la Lista Consular.
Departamentosde AuxiliadoresoDelegadosde Protocoloque tienenasucargo la acomodación,recorridos,
custodia de zonas necesarias para un acto concreto, atenciones a las personalidades e invitados,
acompañamiento a invitados de honor o cualquier otro trabajo de aportación dirigido a la ejecución o
realización de los actos.
Departamentoencargadodel Librode Honory de relacionesinternascon otras Direcciones del Ministerio.
Dos o más de los Departamentos mencionados pueden englobarse en uno sólo de acuerdo a las
conveniencias de la institución.
Información que debe poseer una Oficina de Protocolo: Entre la numerosa información que debe poseer
una Oficina de Protocolo, se pueden destacar las siguientes:
1. Agendadiariay calendarioconactividadesfuturasyde efeméridesde interésparala institución.En
amboscasosse debe contenerlosdatossiguientes:Fecha,hora,lugarynaturalezadelacto.Personas
que participaran y tratamiento que les corresponde. Contenido del programa.
2. Fichero con los siguientes datos:
Personas que han tenido o pueden tener relación con la institución. Su dirección, teléfono, cargo, títulos,
tratamientos, rango para precedencia, aficiones, etc.
Funcionarios del Gobierno Central.
Lista del Cuerpo Diplomático, del Cuerpo Consular y de Organizaciones Internacionales.

33. 32
Autoridades regionales y municipales.
Personajes relevantes de los diferentes sectores sociales, políticos y empresariales.
Autoridades Eclesiásticas.
Autoridades Militares.
Periodista, etc.
3. Lista de las personas que con más frecuencia asistena los actos de la institución. Esta lista sirve de
base como primera relación de invitados al organizar cualquier acto.
4. Lista de los Directores de Protocolo de las diferentes instituciones.
5. Biblioteca básica de legislación estatal, diccionarios, historias locales, Manuales de Ceremonial y
Protocolode losEstadoscon losque se tienenrelacionesdiplomáticas,textos sobre heráldica, etc.
6. Fichero de poblaciones, con detalle de sus fiestas locales, personajes históricos nacionales y
extranjeros,efemérides, museos,templos,monumentos,zonasartísticasy monumentales,hoteles,
censo de habitantes.
7. Registro de regalos hechos y recibidos con el nombre de los destinatarios y de las personas que
hicieron los regalos para evitar posibles repeticiones.
8. Informaciónsobre objetosque al serregaladospuedenprovocarrechazo,serinadecuadose incluso
originar malos entendidos o ser considerados como ofensivos por personas de otras culturas,
religiones, costumbres, etc.
9. Programas y planos relativos a todas las visitas oficiales realizadas por Jefes de Estado,
Vicepresidentes de la República, Ministros de Relaciones Exteriores u otras altas autoridades.
10. Lista de Directivos de Partidos Políticos y otras instituciones importantes del país.
11. Registro de personas condecoradas, acuerdos concediendo condecoración, copia de los diplomas
extendidos, etc.
12. Toda clase de tarjetas para invitaciones, felicitaciones, modelos de programas, etc.
13. Planos de mesa. Planos de locales oficiales y templos más usados en ceremonias.
14. Rótulos para ordenar asientos de invitados a los diferentes actos con sus respectivos pies.
15. Registro de Menús con expresión del motivo de la comida, fecha, lugar y comensales.
16. Banderas,banderines,cintasparainauguraciones,tijeras,bandejas,vallas,sillas,señalesde tráfico,
podio, etc.