Afgelopen week hebben Marjan Havekes en ik het programma FRIS@WORK aan onze collega's mogen presenteren. Het is wat mij betreft de 'cherry on the cake' van onze organisatieontwikkeling. En het is een waardig vervolg op de periode die achter ons ligt, waarin wij samen met collega's onze nieuwe (netwerk)organisatie hebben ingericht met bijbehorende sturingsmechanismen. De sleutel tot het succes van vrijwel iedere verandering ligt in mensen zelf, in de mate waarin zij zich eigenaar voelen van die verandering, trots zijn op wat zij al hebben bereikt en waar zij als organisatie voor staan. Dat is precies waar wij met onze werkwijze afgelopen periode mooie winst hebben geboekt. Een gezonde basis voor onze volgende stap met FRIS@work waarin de bij onze netwerkorganisatie horende 'houding & gedrag' centraal staat. Met collega's, door collega's en voor onze inwoner en ondernemer!

1. EEN STAP VERDER
MET ORGANISATIE-
ONTWIKKELING
Programmaplan 2017
# VERBINDEN # DOEN #
FRIS@WORK

2. Organisatieontwikkeling
Netwerkorganisatie
Ambtenaar van de toekomst
Werken in de veranderende
samenleving
FRIS@WORK
Organisatieontwikkeling is een continu proces. Stap voor stap komen we dichterbij ons doel. Het programmaplan Organisatieontwikkeling heeft
ons een grote stap verder geholpen. Nu beginnen we aan de volgende ‘stepping stones’ oftewel FRIS@WORK

3. Waarom FRIS@WORK?
Als mensen met elkaar samenwerken ontstaat een “cultuur”. Er
ontstaat een gemeenschappelijke manier van de werkelijkheid
waarnemen, beoordelen, denken en voelen. Een
cultuurverandering kan niet opgelegd worden, maar komt
uiteindelijk vanuit de mensen zelf. Met FRIS@WORK brengen
we mensen, beelden en ideeën bij elkaar om op verschillende
niveaus (handelen, denken, overtuigingen, waarden en normen)
te veranderen naar een netwerkorganisatie. Met andere
woorden gaan we fris kijken en fikkies stoken.
Het programma heet FRIS@WORK. Dit gaat om een nieuwe manier van werken. Deze manier van werken doen we met elkaar en met de
inwoner en doen we ook digitaal.

4. Focus
Focus organisatieontwikkeling
2014 - 2016
Focus FRIS@WORK
Waar we met het programma Organisatieontwikkeling een grote focus hebben gelegd op structuur en sturing, leggen we met FRIS@WORK de
focus op personeel en cultuur. Met andere woorden hebben we de ‘harde’ kant geregeld en verplaatsen we de aandacht naar de ‘zachte’ kant.

5. Netwerkorganisatie
Werken vanuit rollen
Toegevoegde
waarde is leidend
Gelijkwaardigheid in
samenwerking
Regionale samenwerking
Werken vanuit eigen
verantwoordelijkheid
Formeel en informeel
handelen
Feedback-loops
Wij werken aan een netwerkorganisatie. Een organisatie die midden in de samenleving staat en waar verbindingen dwars door en buiten de
organisatie lopen.

6. Veranderende samenleving
meer samenleving, minder
overheid
eigen kracht en eigen
initiatief
transities
individualisering en
netwerkvorming
digitalisering en social media
regionalisering, maar dichter
bij de mensen
Een netwerkorganisatie worden willen wij niet voor niets. Dit doen we omdat de samenleving veranderd is en in verandering blijft.

7. Ambtenaar van de toekomst
Politiek- en omgevingssensitief
Digitaal competent
Slim op de relatie, scherp
op het resultaat
Communicerende professional
Kostenbewust
Transparant
zelfreflectie
De veranderingen in de samenleving en onze ambitie voor een netwerkorganisatie hebben invloed op de manier van werken. Dit verandert ook
het ‘ambtenaar zijn’ in onze organisatie.
Omgevingsgevoelig
Verantwoordelijk
Dienstverlenend
Samenwerkend
Reflectief

8. Signalen
“Goede dienstverlening, dat is de missie. Als inwoners beleven
we de dienstverlening verschillend. Aan de ene kant verloopt
het persoonlijk contact met een medewerker prettig en geven
wij een goede beoordeling als wij aan de balie zijn geweest
aan de andere kant kan de dienstverlening op andere plekken
nog flink verbeterd worden. Voor ons is een duidelijke
bereikbaarheid en op tijd terugbellen een tekortkoming. Ook
horen wij vaak lange tijd niets van de gemeente. Ook al is er
niets concreets te melden is het wel fijn om contact te hebben.
Wij vinden het fijn om mee te doen in participatietrajecten,
maar hebben niet altijd duidelijk wat er van ons verwacht wordt
en wat uiteindelijk met onze input gedaan wordt.”
Van buiten
Vanaf 2014 zijn we intensief bezig met
organisatieontwikkeling. Aan de ene kant zien we dat veel
zichtbaar veranderd is in deze periode. Vooral de nieuwe
rollen en de samenstellingen hebben voor ontwikkeling
gezorgd. Tegelijkertijd hebben we behoefte aan meer
rolduidelijkheid en rolvastheid. Ook zien we nog niet dat echte
hardnekkige patronen doorbroken worden. Regelmatig vallen
we terug in oud gedrag omdat we niet goed weten wat wel het
passende gedrag is bij een netwerkorganisatie. Ook is dat
vaak het makkelijkste. We zijn wel bereid om hier ons deel aan
bij te dragen. Steeds meer zien we dat wijzelf ook een
bijdrage hebben aan hoe wij werken in Utrechtse Heuvelrug en
daar zijn we ook trots op. Tegelijkertijd hebben we het wel heel
druk om ook tijd te maken voor verandering.
Van binnen
We zijn al even op weg naar onze netwerkorganisatie. Wat vinden de mensen vóór wie wij het doen er nu van? En wat vinden de mensen mét
wie wij het doen er nu van?

9. Onze medespelers
Raad
College
Wij zijn sterk betrokken bij het goed functioneren van de
ambtelijke organisatie. Daarom hebben wij in ons
raadsprogramma ook de opgave voor structuur- en
cultuurverandering opgenomen. Wij zien dat hier stappen in
zijn gezet. Wij krijgen signalen van inwoners over de
dienstverlening van de organisatie en daarop zijn we kritisch.
Door de nieuwe werkwijze raad (BOB-model) en de
besturings- en managementfilosofie worden we ook
zichtbaarder voor elkaar. Dit zorgt voor meer
herkenbaarheid. Maar ook hebben we nog veel te leren om
begrip voor elkaar te krijgen over een ieders rol en
toegevoegde waarde.
Wij zijn verantwoordelijk voor de ambtelijke
organisatie en daarmee de dienstverlening. Wij
hebben vertrouwen in de organisatie en het
vakmanschap van de mensen. We acteren op basis
van gelijkwaardigheid en hebben waardering voor
de betrokkenheid en inzet van medewerkers. Wel
komen we nog regelmatig dingen tegen die achteraf
gerepareerd moet worden. Vaak heeft dit te maken
met communicatie, een integrale blik en het goed
doordenken van de gevolgen van een keuze. Wij
steunen Organisatieontwikkeling.
Veranderen kunnen we niet alleen. Hiervoor hebben we onze medespelers nodig. Naast de inwoners zelf zijn dat de raad en het college.

10. Ontwikkelingen hier & nu
zaakgericht werken &
digitalisering
participatie & inwoners-
betrokkenheid
Deze ontwikkelingen spelen nu een cruciale rol in de directe toekomst van de netwerkorganisatie.

11. Verder op 3 ### sporen
De dienstverlenende ambtenaar
Inwoner centraal zetten in alles wat we doen
Ambtenaar op het podium
Een medewerker is toegerust om vanuit verschillende rollen (regisseren,
faciliteren en uitvoeren) buiten in contact te treden
De digitale ambtenaar
Kennis en vaardigheden ontwikkelen om beter, blijer en bewuster te werken
in een digitale omgeving
Gezien de signalen, het krachtenveld en de ontwikkelingen van hier & nu zijn bovenstaande 3 sporen nu het belangrijkste voor de verdere
ontwikkeling naar een netwerkorganisatie. Samen noemen we deze sporen FRIS@WORK.

12. Het ## “de dienstverlenende
ambtenaar”
activiteiten in de pipeline
dienstverleningsdashboard: waar staan we nu en we zien onszelf verder
gaan.
kan niet waar zijn-sessies: fouten delen en ervan leren.
procesgericht werken
betekenis geven aan kernwaarden
aanvullend organiseren
spelregels doorkrassen
inzicht en verbetering door training en spel
overige ideeën en plannen die vanuit de sporen bedacht worden
doel: ‘Inwoner centraal zetten in alles wat we doen”. De
medewerker acteert vanuit het inspelen op de behoefte van de
inwoner.

13. Het ## “ambtenaar op het podium”
activiteiten in de pipeline
serious gaming
ontwikkeling & opleiding in het kader van participatie
besturings- en managementfilosofie
politieke sensitiviteit
betekenis geven aan de 3 rollen
aanvullend organiseren
opleiding op vaardigheden en rollen
bewustwording veranderende rol overheid en verhoudingen
passend HRM beleid
overige ideeën en plannen die vanuit de sporen bedacht worden
doel: Een medewerker is toegerust om vanuit verschillende rollen
(regisseren, faciliteren en uitvoeren) buiten in contact te treden. Hij voelt
zich hier comfortabel bij en is alert op omgeving en signalen.

14. Het ## “de digitale ambtenaar”
activiteiten in de pipeline:
nieuw beleid t.a.v. informatie-veiligheid en privacy: wat betekent dat
voor jou?
nieuwe ontwikkelingen en projecten (zoals zaakgericht werken en
omgevingswet): wat betekent dat voor jou?
aanvullend organiseren:
kennis en kunde: inventariseren de digitale kwaliteiten van de
medewerker.
kennis en kunde: opleidingen vanuit thema’s en concern en leren van de
kwaliteiten van anderen.
data-analyse: gebruiken en toepasbaar maken van (bestaande)
informatiebronnen en stromen.
doel: Kennis en vaardigheden ontwikkelen om beter, blijer en
bewuster te werken in een digitale omgeving

15. Wat doet FRIS@WORK?
verbinden en versterken ontwikkeling en activiteiten die nu al plaatsvinden op de sporen
Initiëren en organiseren van activiteiten en ontmoetingen op de sporen.
gericht op de ontwikkeling van ambtenaar; bewustwording, kwaliteiten en houding & gedrag
aanvullend organiseren wat nodig is om de sporen zichtbaar en levend te maken.
Mensen helpen betekenis te geven aan het werken in de netwerkorganisatie en het leveren
goede dienstverlening.
mensen, visie en doel verbinden
De samenleving als centraal uitgangspunt blijven hanteren: wat er binnen gebeurt altijd met
buiten verbinden.
Het programma staat niet los van de al gaande of al geplande activiteiten in de organisatie. Het programma verbindt en versterkt deze
activiteiten.

16. Tools
concernopleidingsplan
individuele- en teamontwikkeling samen met teamleiders
kernwaarden en 3 rollen (uitvoeren, faciliteren, regisseren)
Themaplannen
Denk- en-doe-mee-dagen
inzicht in kwaliteiten door strategische personeelsplanning
We hebben allerlei dingen in huis die de ontwikkeling kunnen ondersteunen.

17. Programma-aanpak
Activiteiten die binnen de sporen vallen behouden hun eigen opdrachtgever
en opdrachtnemer.
17
De dienstverlenende ambtenaar
Ambtenaar op het podium
De digitale ambtenaar
manager &
medewerker
drijvende
krachten
manager &
medewerker
drijvende
krachten
manager &
medewerker
drijvende
krachten
Stuurgroep
= MT Programma
manager
Programma
Team: drijvende krachten
+ programmamanager +
communicatie
Zo gaat de bemensing van het programma eruit zien
Koppelings-overleg:
directie programma-
manager

18. De rollen in het programma
Drijvende krachten:
Invulling geven aan de sporen
visie op spoor en doel
aanjagen, stimuleren, zorgen dat dingen echt gaan gebeuren
spoor zichtbaar maken en levend houden
mensen verenigen in spoor
voortgang activiteiten ondersteunen
geen opdrachtgever, maar promotor
Programma-manager:
programmamanagement (rapportage, procesbegeleiding, procedures,
voortgang,
ondersteuning drijvende krachten
sturen op algeheel doel programma (= netwerkorganisatie)
samenhang bewaken
18
Dit is wat er vanuit de verschillende rollen gedaan wordt.

19. Uren-raming op programma-niveau
Programma-manager: gemiddeld 8 uur per week
Drijvende krachten: gemiddeld 6 uur (totaal voor 2 personen) in de
week. Onderling maken zij een verdeling
Communicatie
Strategische adviseur: gemiddeld 4 uur per week
Medewerker communicatie: gemiddeld 4 uur per week
Dit gaat het qua uren kosten om de rollen te bemensen.

20. planning
Wanneer Wat Resultaat
Maart 2017 Inrichten programma: invullen rollen en
inplannen momenten
De spelers zijn bekend. We weten ook op hoofdlijnen
wat en wanneer iets van ons verwacht wordt.
April 2017 Drijvende krachten van start De drijvende krachten hebben per spoor een beeld en
een plan en hebben de verbinding gelegd met de
spelers van betrokken projecten en activiteiten. De
drijvende krachten kunnen laten zien wat ze willen
bereiken en wat ze daarvoor gaan doen. Als een
nieuwe activiteit concreet wordt maken betrokkenen
een tijds- en capaciteitsinschatting.
Mei 2017 – April 2018 Aan de slag (starten met wat al kan
starten #doen)
De sporen zijn levend en zichtbaar en er wordt op
gestuurd.
Mei 2018 Tussentijdse evaluatie en concreet fase
plan voor 3e en 4e kwartaal 2018
We zien waar de sporen ons tot zover gebracht
hebben en concretiseren waar we eind 2018 willen
staan.
December 2018 Einde FRIS@WORK Overdracht & evaluatie gereed
Een programma is opgedeeld in fases. Op hoofdlijnen zijn dit de fases die we in het programma onderscheiden

21. Monitoring & besluitvorming
opdrachtgever en opdrachtnemer van de afzonderlijke activiteiten (zoals de opgaven in
het concernplan) sturen op eigen voortgang en resultaat. Het programma ondersteunt. Bij
nieuwe activiteiten kan het opdrachtgeverschap bij de drijvende kracht gelegd worden,
maar hoeft niet.
drijvende krachten monitoren per spoor en rapporteren aan de stuurgroep
programma-manager monitort het totale programma en rapporteert aan de stuurgroep.
Eens per kwartaal staat de voortgang op de agenda.
programmateam bereidt voor, organiseert en houdt vinger aan de pols op het totaal
besluiten over of in het programma die niet specifiek onder de afzonderlijke activiteiten
vallen worden genomen door de stuurgroep
Zo sturen we op het programma

22. Communicatie
Strategie
In verbinding met de samenleving
Informeren over de doelen en de aanpak
Maak initiatieven zichtbaar = fikkie stoken
Persoonlijke verhalen en gesprekken
Diversiteit in kanalen

23. Vanuit de drie sporen
drijvende krachten
communiceren over eigen spoor
informeren medewerkers over stappen en activiteiten
hebben een platform per spoor (samen@work)
betrokkenheid organiseren
nodigen medewerkers uit om mee te doen
sluiten aan of nemen initiatief voor DDM-bijeenkomsten
maken initiatieven in de organisatie zichtbaar
leggen verbanden met de 3 sporen en andere processen
die het spoor raken
De uitvoering van het programma is verdeeld over 3 sporen. Vanuit die drie sporen komt de inspiratie en de concrete activiteiten. Vanuit die
concrete aanpak op het niveau van #verbinden #doen ligt de communicatie het dichtste bij de medewerkers.

24. Van A naar B via B
Om op een nieuwe manier te veranderen is het ook belangrijk om op een nieuwe manier te communiceren. In steekwoorden zijn hierboven de
trends in nieuwe communicatievormen benoemd. We kiezen zoveel mogelijk voor deze insteek.

25. Stappen
MT en Teamleiders informeren (27 feb)
toelichting college
organisatie informeren (eind mrt)
PPT online via S@W
Filmpje met toelichting
duo-drijvende krachten zoeken… (mrt/apr)
actieve lunchbijeenkomst (mei)
regelmatige posts en (DDM-)bijeenkomsten
Bij de start gaan we bekendheid geven aan het programma door de organisatie. Dit doen we door bovenstaande activiteiten.

26. Financien
budget Organisatieontwikkeling (restant uit 2014 – 2016).
Overheveling is nog afhankelijk van besluit raad rondom
jaarrekening.
€ 47.000
concernopleidingsbudget (exclusief opleiding
MT/Teamleiders en loopbaanontwikkeling) € 65.000
Zo gaan we het programma bekostigen. Het budget organisatieontwikkeling is bedoeld voor bijeenkomsten, lunchlezingen, communicatie en
eventuele vervangingsinhuur voor de drijvende krachten. Het concernopleidingsbudget wordt alleen uitgegeven aan opleidingen die raken aan
de 3 sporen.

27. FRIS@WORK
Ontketen de vernieuwing: “Laten we fikkies stoken in plaats
van brandjes blussen” (Arend Ardon, lunchlezing augustus
2016)
daar waar mensen bij elkaar
komen met vragen, beelden en
ideeen ontstaat ruimte voor
ontwikkeling.
fris met elkaar aan de slag met
onze netwerkorganisatie