trabajo de presentacion

1. GESTION DE DOCUMENTOS DIGITALES
DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
JAVIER NAJAS RIVERA
GRUPO 5
LICENCIADO
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
INGENIERO DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
AGOSTO 2017

2. 1. ¿Qué es la Gestión Documental
Digital?
2. Construcción y Gestión de
Documentos Digitales
3. Principios de la Gestión de
Documentos Digitales
4. Software de Gestión Documental
5. Cero Papel – Gobierno en Línea
6. Normatividad y Legislación
Colombiana
AGENDA

3. 1. ¿QUÉ ES LA GESTIÓN
DOCUMENTAL DIGITAL?
Base de datos compuesta de un grupo de servicios destinados a Capturar,
Almacenar, Ordenar, Preservar y Redistribuir la producción académica de una
organización en formato digital, para hacer más eficiente su utilización en el proceso
de aprendizaje y construcción de conocimiento, asegurando la calidad y mejora
continua

5. VIDEO
¿QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL
DIGITAL?

6. 2. CONSTRUCCIÓN Y GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
Con la incorporación y el desarrollo de
las nuevas tecnologías se han
desarrollado una infinidad de
dispositivos con altas capacidades de
almacenamiento, que permiten crear y
gestionar el archivo electrónico de
cualquier organización para tener un
acceso a la información.

7. 3. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
IDENTIFICABLE; Desde otros
programas
SOPORTADO EN POLITICAS; Deben
estar divulgadas institucionalmente
PLANEADO; Estar a un nivel
estratégico y operativo

8. ASIGNAR UN RESPONSABLE; Planear, desarrollar y
monitorear
LOCALIZADO; Ubicado dentro de la estructura
organizacional
MANEJADO; Conocimientos adecuados en Gestión
Documental
IMPLEMENTADO; Dirección de un Gerente con
Autoridad y autonomía
MESURABLE REGULARMENTE; Procedimientos de
auditoria de Información

9. 4. SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
Un software de gestión documental es una aplicación informática que permite el
manejo, gestión, conservación, publicación y trabajo sobre documentos electrónicos
ya sean escaneados o digitalizados

10. FUNCIONES DEL SOFTWARE DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Integración con
otros sistemas
2. Trazabilidad
documental
3. Colaboración
entre usuarios
4. Flujos de trabajo
documental
5. Categorización y
estructuración
6. Archivo de
documentación

11. 5. CERO PAPEL- GOBIERNO EN
LÍNEA
El gobierno nacional a través del ministerio
de tecnologías de la información y la
dirección de gobierno en línea, están
promoviendo la implementación de oficinas
Cero papel como un proyecto que permita
combinar los esfuerzos en mejorar la
eficiencia de la administración pública con
las buenas prácticas ambientales.

12. El concepto de Cero papel consiste en la reducción ordenada del uso del papel
mediante la sustitución de los documentos en físico por soportes y medios
electrónicos, es decir la creación, gestión y almacenamiento de documentos de
archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de tecnologías de la
información y las comunicaciones.

13. BENEFICIOS QUE SE ESPERAN
OBTENER AL IMPLEMENTAR
OFICINAS CERO PAPEL
. Procesos y servicios más eficaces y eficiente
. Aumento de la productividad
. Uso óptimo de recursos
. Buena práctica en gestión documental
. Disminución de los costos asociados a la administración de papel.
PARA LAS ENTIDADES Y SERVIDORES PÚBLICOS

14. . Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades
. Mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta
. Disminuir tiempos de espera y atención
. Evitar traslados a los puntos de atención presencial, permitiéndoles ahorrar tiempo
en sus trámites.
PARA LOS CIUDADANOS, EMPRESAS Y OTRAS ENTIDADES

15. . Ahorro de papel
. Reducción de emisión de residuos
. Disminución del consumo de recursos naturales empleados en la fabricación de
papel: arboles, agua, energía.
PARA EL AMBIENTE

17. 6. NORMATIVIDAD Y LEGISLACION
COLOMBIANA

18. Los nuevos soportes tecnológicos conviven con el soporte en papel, existiendo en
muchos casos duplicidad de soportes por el paso a papel de los documentos
electrónicos y en otros casos a la inversa, con la digitalización de documentos.

19. LEGISLACION COLOMBIANA
Artículo 175 del código del
procedimiento civil
Medios de prueba: sirven como
la declaración de parte, el testimonio
terceros, el dictamen pericial, la
inspección judicial, los documentos, los
indicios y cualesquiera otros medios
sean útiles para la formación del
convencimiento del juez.
Ley 270 de 1996 Establece por primera vez en la
legislación colombiana, el
reconocimiento del documento
electrónico (validez y eficacia).
Ley 223 del 20 de diciembre de 1995 Eleva la factura electrónica a la
de factura de venta.

20. Decreto 2150 de 1995 articulo 26 En el que se establece la forma de
utilización de los sistemas electrónicos de
archivo y transmisión de datos al interior
de la Administración Pública
Ley 1581 de 2012 ley de protección de datos personales.
Ley 1437 de 2011 se dictan las directrices que tiene que ver
con los expedientes electrónicos.
Circular 005 de 2012 Recomendaciones para procesos de
digitalización en el marco de cero papel.
Circular 002 del 6 de marzo de 2012 Adquisición de herramientas electrónicas
de G.D.

21. CONCLUSIONES
• La digitalización de la información va a proporcionarnos la posibilidad de gestionar y
acceder a grandes volúmenes de información de forma rápida, eficiente y eficaz.
• Permite a la empresa mejorar la gestión de sus procesos y convertir los documentos en
herramientas valiosas.
• Las ventajas que así obtenemos hay que contrastarla con la gran cantidad de trabajo que a
veces es necesario para conseguir los documentos digitalizados generada por el propio
proceso de digitalización y otros derivados de la adaptación del producto o la extracción
de información estructurada.
• las bases de datos documentales se configuran como la herramienta ideal que además
van a permitir al usuario final a acceder a la información tanto de forma directa, on-line, a
través de la publicación web, o como productos en formato compacto para distribución
masiva como los CD-ROM o DVD.
• La documentación digital constituye una gran ventaja para el ambiente puesto que
minimiza la contaminación por el papel y favorece la conservación de nuestro habitad.

22. WEBGRAFIA
• https://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
• http://centrodeinnovacion.gobiernoenlinea.gov.co/es/experiencias/sistema-de-
gestion-de-documentos-electronicos-de-archivo-sgdea
• https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/cero-papel/