Présentation partagée le 13 novembre 2012 lors d'un retour d'expérience sur la stratégie numérique interne de la Mairie de Paris (IntraParis - CollabParis) pendant un événement NextModernity.

1. Les événements NextModernity
Retour d’expérience CollabParis
13 novembre 2012
Une démarche collaborative dans une collectivité publique
Novembre 2012
Jean-Philippe CLEMENT / @AgentNuM

2. SOMMAIRE
Qui sommes-nous? Quelle est notre stratégie numérique interne?
Les objectifs
Les différentes étapes
Le portail d’entreprise
Les moyens : équipe, budget, partenaires
Focus CollabParis : structuration et méthode d’accompagnement
Passage de l’expérimentation à la généralisation de CollabParis
Les résultats de la stratégie numérique interne
Editoriaux
Fonctionnels
Les impacts
Les perspectives du RSE
Novembre 2012

3. QUI SOMMES-NOUS ? VILLE DE PARIS
La ville et sa stratégie numérique interne
Sur le chemin de l’organisation 2.0
7 milliards d’euros
IDEE FORTE
de budget annuel
Une administration 2.0, tournée vers ses usagers, doit également disposer d’un outil
numérique interne performant pour remplir ses missions et satisfaire les attentes externes.
CIBLE
• Tous les agents dans tous les bâtiments
• Passer des 21.000 agents de bureau connectés aux 51.000 agents 5000 bâtiments
(administratifs, écoles,
UNE STRATEGIE PROGRESSIVE équipements…)
S2 2010 S1 2011 S2 2011 S1 2012 S2 2012 S1 2013 S2 2013
51.000 agents
dont 12,8% de catégorie
A, 17,8% de catégorie B
et 69,4% de catégorie C
(50% secteurs ouvrier et
technique).
Novembre 2012

4. LES OBJECTIFS?
Globaux et détaillés
OBJECTIFS GLOBAUX :
Proposer un accès unifié et personnalisé au Système d’Information
(ressources, outils numériques de travail dont les espaces
collaboratifs, applications métiers).
Ouvrir l’organisation à de nouveaux modes de travail
collaboratifs, transverses et ouverts vers l’extérieur pour se placer sur le
chemin du réseau social d’entreprise et de l’Open Innovation.
OBJECTIFS ÉDITORIAUX :
Exprimer la nouvelle organisation par pôle (Espace public, Services aux
Parisiens, Economie et social et Fonctions supports)
Personnaliser les contenus en tenant compte du triple sentiment
d’appartenance Ville, Pôle et Métier.
Enrichir l’intranet documentaire d’une dimension support de communication
interne en généralisant la mise en avant des actualités sur tous les sites.
OBJECTIFS FONCTIONNELS :
Rendre la navigation au sein du Système d’Information (messagerie, sites
intranet, applications métiers, espaces collaboratifs...)
ergonomique, exhaustive et personnalisée.
Rendre le maximum d’éléments du Portail d’entreprise accessibles quelles
que soient les modalités d’accès (PC de bureau, PC de bureau d’un
collègue, bornes sur le réseau intranet, accès nomade depuis
Internet, smartphones...)
Novembre 2012

5. LES DIFFRENTES ETAPES? VILLE DE PARIS
Détails de la mise en œuvre
SUR LE CHEMIN DE L’ORGANISATION 2.0 :
• PORTAIL D’ENTREPRISE
• ACCES AU SI POUR TOUS LES AGENTS 7 milliards d’euros
• NOMADISME (IntraParis, Mail et CollabParis)
• LOGIQUE COLLABORATIVE
de budget annuel
• PEDAGOGIE AUTOUR DES OUTILS NUMERIQUES DE TRAVAIL
• LOGIQUE D’ECHANGE D’INFORMATIONS TRANSVERSES
OUVERTURE
OUVERTURE XP généralisation
CollabParis CollabParis
Ateliers besoins
collaboratifs
- 15 users ++ Travaux XP
- Matrice CollabParis Analyse RSE
benchmark 5000 bâtiments
usages Méthodologie
- Benchmark - Accompagnement - Flux activité(s)
- Infos profils XP RSE (administratifs, écoles,
outils - Aide équipements…)
S2 2010 S1 2011 S2 2011 S1 2012 S2 2012 S1 2013 S2 2013
51.000 agents
Ateliers Migration OUVERTURE PEDAGOGIE
IntraParis V2 IntraParis V2 - Ts les agents Outils dont 12,8% de catégorie
- 25 sites - 30.000 - Nomadisme numériques de A, 17,8% de catégorie B
- 1 Portail pages et travail et 69,4% de catégorie C
documents (50% secteurs ouvrier et
technique).
OUVERTURE
IntraParis V2 Novembre 2012

6. PAGE D’ACCUEIL DU PORTAIL D’ENTREPRISE Header
Menu horizontal
Tout à portée de clic accès à tous les
contenus et services
Expression de
l’identité du site
présenté
Menu vertical local
Bloc de mise en
avant des
nouveautés
« Quoi de neuf ? »
Player visuel des
dernières
actualités de la
ville
Bloc sur les infos RH
Les nouveaux
contenus des
autres sites à visiter
Bloc personnalisé
des dernières
actualités de ma
direction
Novembre 2012

7. LA TELECOMMANDE INTRAPARIS
Porte d’entrée au SI et à CollabParis
LES + DU NOUVEAU PORTAIL D’ENTREPRISE INTRAPARIS
• Une charte dynamisée et une ergonomie harmonisée afin de réconcilier
pour l’utilisateur le sentiment de triple appartenance à la Ville, à son pôle et
à sa spécialité métier.
• Système d’authentification automatique permettant la personnalisation des
contenus et l’accès sans couture aux services et applications du SI.
• Un accès selon divers modes de connexion internes et nomades
• L’initialisation de la démarche collaborative afin d’appuyer le futur Réseau
Social d’Entreprise (RSE)
ACCES A COLLABPARIS
Mon IntraParis
Accès personnalisé
Services offerts aux
agents
Mes espaces
collaboratifs
Novembre 2012

8. LES MOYENS Equipe PROJET
Equipe, budget, partenaires
1 directeur de projet
(MOA)
COÛT TOTAL (interne-externe) estimé du projet : 456 K€
1 responsable éditorial
IntraParis : 280 K€
IntraCollab : 180 K€
1 responsable du Portail
et 25 responsables de
sites Intranet de
directions.
PARTENAIRES EXTERNES
1 chef de projet
technique intranet (MOE)
1 architecte technique
intranet senior
1 chef de projet
plate-forme collaborative
Novembre 2012

9. FOCUS COLLABPARIS
La genèse du projet et des besoins exprimés
CONTEXTE DE L’EXPERIMENTATION
Des premières expériences collaboratives Ville : Mayetic, One2Team, Google
Documents
Forte demande interne et un manque de lisibilité de l’offre interne des outils
numériques de travail
Dynamique globale liée à la refonte IntraParis V2 vers un Portail d’entreprise
permettant un accès unifié au SI et aux outils numériques de travail
Benchmark de solutions à partir de définition de scenarios prévisionnels
d’usage > Choix de Microsoft SharePoint 2010
TRAVAUX SUR LES SCENARIOS D’USAGE
3 ateliers avec des utilisateurs ++ (mission informatique)
Questions :
Qu’est ce que le collaboratif ? Quels usages?
Quelles sont ses fonctionnalités attendues
Résultats :
Matrice des usages et des outils numériques de travail
Scénarios d’usages et fonctionnalités propres au collaboratif
Novembre 2012

10. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
4 GRANDS DOMAINES
Stocker, diffuser, échanger, collaborer
Novembre 2012

11. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
DOMAINE STOCKER
Novembre 2012

12. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
DOMAINE DIFFUSER
Novembre 2012

13. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
DOMAINE ECHANGER
Novembre 2012

14. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
DOMAINE COLLABORER
Novembre 2012

15. FOCUS COLLABPARIS
La matrice des usages et des outils numériques de travail
PLATE-FORME
COLLABORATIVE
RSE MAIL
AUDIO
CONFERENCE
WEB
OUTLOOK CONFERENCE
EXCHANGE
AGENDA VISIO
CONFERENCE
REPERTOIRE DE LETTRE
FICHIERS D’INFORMATION
PARTAGES
INTRAPARIS
INTRAPARIS
Novembre 2012

16. FOCUS COLLABPARIS
Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?
COMMENT ACCOMPAGNER LES USAGES DIVERSIFIES DE SHAREPOINT
Partager une méthodologie d’usage à l’échelle de l’organisation
Pour créer des réflexes
Pour harmoniser les usages
Novembre 2012

17. FOCUS COLLABPARIS
Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?
Target by Jasper Johns (1958) Photo par nostri-imago on FlickR
OUBLIER LES FONCTIONNALITES POUR L’ABORDER PAR LES OBJECTIFS
1 groupe collaboratif = 1 objectif global
Le groupe est ergonomiquement structuré autour de ses objectifs
Novembre 2012

18. FOCUS COLLABPARIS
Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?
Réseau, groupe ou communauté de Réseau, groupe ou communauté de
coordination et de suivi d’un projet non co-production : doc, TDB,
informatique
Réseau , groupe ou communauté rassemblé
autour d'un partage de bonnes pratiques et d’échanges
EXPLIQUER LES TYPES DE GROUPE PAR TYPE D’OBJECTIF
Novembre 2012

19. FOCUS COLLABPARIS
Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?
EXPLIQUER LA STRUCTURATION FONCTIONNELLE
1 groupe collaboratif = 1 objectif global
Portail + groupes collaboratifs en râteau
Pas de site SharePoint en cascade et gestion des droits par groupe et non par Novembre 2012
élément

20. FOCUS COLLABPARIS
Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?
MODELE ERGONOMIQUE D’UNE PAGE D’ACCUEIL DE GROUPE
Entrée par objectif au centre de la page
Référent animateur directement identifiable (aide & accompagnement)
Liste des autres membres (confiance)
Novembre 2012

21. FOCUS COLLABPARIS
Rôle des différents acteurs
Les utilisateurs contributeurs
Qui rejoignent un site collaboratif sur invitation de
l’animateur de l’espace
Qui peuvent avoir des droits de simple lecture ou de
contribution
Qui peuvent être interne (rajout rapide via AD) ou externes
(à créer dans l’AD)
Les animateurs du groupe collaboratif (binôme si possible)
Qui fixent initialement le ou les objectifs de collaboration et
de co-production et les font éventuellement évoluer au fil du
temps
Qui accompagnent les utilisateurs dans leur prise en main
du site et de la plate-forme collaborative :
connexion, objectifs fixés, fonctionnalités permettant
d’atteindre les objectifs
Qui sont responsables des relances, des synthèses et de
l’activité du site collaboratif
Les accompagnateurs-administrateurs de la plate-forme
Qui accompagnent les animateurs dans la mise en œuvre
de leur site
Qui réalisent les outils d’aide et d’accompagnement pour
les animateurs et les contributeurs
Qui font évoluer la méthodologie générale et organisent le
réseau des animateurs
Novembre 2012

22. FOCUS COLLABPARIS
Résumé de la méthode
Quelques points clés
Une méthodologie orientée vers les objectifs de
collaboration
Une architecture simple : un objectif = un espace
collaboratif
Un template unifié mais personnalisable
Une architecture claire des acteurs de la démarche :
accompagnateurs > animateurs > utilisateurs
L’animateur du groupe, pierre angulaire de la démarche
Production de ressources d’aide générale des utilisateurs et
d’accompagnement des animateurs
Une préconisation d’initialisation de chaque groupe en
présentiel
> L’accompagnement et l’animation sont les facteurs clés de
succès d’un groupe collaboratif.
Novembre 2012

23. LES RESULTATS DE L’EXPERIMENTATION
Bilan général
Quelques chiffres et constatations
+ de 80 groupes créés
Les espaces collaboratifs sont principalement dévolus à
la gestion de projet (TDB)
l’animation d’une équipe projet (partage de
documents)
l’animation de réseau (partage de documents)
Beaucoup de partage de ressources déjà créées et peu
de co-production de nouvelles ressources
Licences activées et utilisées : 1000 licences activées
Statistiques des usages :
Un noyau dur de 150 utilisateurs très réguliers
500 utilisateurs très occasionnels (moyenne de 45
visiteurs par jour)
Une activité moyenne : 1200 visites/mois et 28.000
pages visitées/mois
« Stockage » constaté 16Go
Novembre 2012

24. LES RESULTATS DE L’EXPERIMENTATION
Enquête utilisateurs
1000 utilisateurs sollicités > 25% de répondants
84% d’agents Ville VS utilisateurs externes
DEVE 22%, DSTI, 10,5%, SG 6%, DF 5%, DU 5%
Niveau d’acculturation (logique collaborative et sociale) :
Facebook 50%, LinkedIn – Viadeo 34%, Twitter 26%
Outil blog connu, 17% commentent, 4% publient
Partage multimédia
(Picasa, FlickR, YouTube, DailyMotion) 60%
Partage éditoriaux : Forum consultation (47%)
contribution (7%)
> 2 groupes l’un à l’aise, l’autre beaucoup moins connaisseur
Connaissance et usage de plate-forme collaborative
25% des répondants ne savaient pas qu’ils avaient accès
Une fois connecté l’usage devient régulier (45%) ou sur
sollicitation (18%)
50% ne maitrisent pas des fonctionnalités basiques
(abonnement)
Profils reconnus : lecteur (60%), contributeur (14%)
Besoins d’accompagnement clairement exprimé
Novembre 2012

25. PHASE DE GENERALISATION DE COLLABPARIS
Actions d’accompagnement
Travailler sur la communication autour des outils numériques
de travail
Travailler sur la communication autour de la démarche
collaborative
Présentation générale
Présentation orientée vers les futurs animateurs
Espace collaboratif témoin pour le concrétiser aux yeux
des demandeurs
Imaginer un cycle d’acculturation interne sur la démarche
collaborative, ses méthodes et ses usages
> Idée probablement élargie à tous les outils numériques de
travail
Mettre en œuvre des formations courtes (1/2 journée) sur les
fonctionnalités de base du collaboratif avec un focus sur
leurs utilisations sur SharePoint
> Idée probablement élargie à tous les outils numériques de
travail
Rendre obligatoire aux animateurs la réalisation d’une
séance de présentiel (démonstration – formation) aux
utilisateurs d’un espace collaboratif
Animer le groupe des animateurs
Novembre 2012

26. LES MODES D’ACCOMPAGNEMENT
Focus sur les campagnes d’affichage
Novembre 2012

27. LES RESULTATS DE LA STRATEGIE INTERNE
Editoriaux, fonctionnels, impacts
EDITORIAUX
Personnalisation des contenus en fonction du profil de l’intranaute
Refonte complète d’une arborescence harmonisée et mutualisée à tous les
sites de direction pour un meilleur repérage de l’intranaute
Informations disponibles
• Présentation, organisation et annuaire de la Ville
• Actualités de l’entreprise (articles, IntraTV, galeries photos d’un
événement)
• Orientations stratégiques et grands projets
• Informations RH, sociales et loisirs
• Informations pratiques
• Informations métiers : ressources de référence pour les métiers et leurs
clients
• Usages des outils numériques de travail disponibles : visio-web-audio
conférence, espaces collaboratifs...
• Informations participatives : appel à commentaires, sondage, forum
participatif
Documents disponibles
Sur IntraParis : Organigrammes, Compte-rendus et présentations de
réunions, documentations projets, documentations métiers, Procédures
(référentiel et formulaires), Tutoriels de processus ou de logiciels, Bulletins
municipaux officiels, FAQ interactives, Outils de communication
(newsletters, plaquettes, magazines, brochures, affiches)
Sur CollabParis : Fichiers projet, Tableaux de bord, Forums, Annuaires
partagés
Novembre 2012

28. LES RESULTATS DE LA STRATEGIE INTERNE
Editoriaux, fonctionnels, impacts
IMPACTS
Conséquences pour l’entreprise
• La refonte graphique et ergonomique améliore l’image que l’organisation et
les agents ont d’eux-mêmes.
• L’information Ville et l’information locale ne sont plus en concurrence grâce à
la personnalisation des contenus du Portail
• Facilité d’accès direct aux applications métier via une pré-authentification
• La multiplication des modes d’accès (bureau personnel, bureau d’un collègue,
borne, PC nomade, smartphone) donne une plus grande souplesse d’utilisation
des ressources.
• L’amélioration de l’efficacité du moteur rend la recherche plus exhaustive et
précise. La gestion des contenus et des savoirs (KM) est plus efficace.
• Plus large diffusion des informations via l’accroissement des utilisateurs
connectés et les nouveaux outils de diffusion.
• La logique d’espace collaboratif ouvre l’organisation au travail transverse et
aux partenariats externes
Plus Interactivité au sein de la Ville via
• Les commentaires des articles
• Les opérations de remue-méninges régulières (Open Innovation interne)
• Les formulaires d’inscription
• Les appel aux votes pour sélectionner des ressources et des événements
• Un Tchat par mois sur des questions relevant de la communication managériale
(RH, grands projets, modernisation...)
Novembre 2012

29. LES PERSPECTIVES DU RSE
Réflexions en cours
CONTEXTE
Tendre vers l’Entreprise 2.0 sans utopie ni volonté de
magiciel
Envisager le RSE comme la dernière étape de la stratégie
numérique interne au sein des outils numériques de travail
RAPPELER QU’UN RSE
est un flux d’info partagé, ouvert et alimenté par tous
qui abolit la hiérarchie et libère la circulation d’une
information moins institutionnelle
qui doit / peut engendrer des usages optimisés du mail
qui ne peut s’affranchir du terreau culturel de
l’organisation mais peut le faire sensiblement évoluer si
l’organisation y est préparée.
PORTER UNE ATTENTION PARTICULIERE A SON INTEGRATION
ERGONOMIQUE AU SEIN DU SI POUR FACILITER LES USAGES
SOUHAITES PAR LA VILLE DE PARIS (type Twitter interne)
Circulation et transversalité de l’information
Sentiment d’appartenance et mise en relation
Entraide et partage de bonnes pratiques
Eventuelles communautés informelles VS groupes de
travail collaboratif structurés
Novembre 2012