id-netsolutions Webinar: Erster Rundgang - ELO ECM Suite 20

webinar@id-netsolutions
Online-Seminar am 31. Juli 2020
von 9.30 Uhr – 10.15 Uhr
ELO ECM Suite 20 -
ein erster Rundgang
Referent: Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant

© id-netsolutions GmbH | Stand: 30. Juli 2020
Agenda
2
 Neue Benutzeroberfläche der ELO ECM Suite 20
 Darstellungsänderung bei grundlegenden Funktionen
 Neue Bezeichnungen in der ELO ECM Suite
 Ergänzende ELO-Clients
 Neue/geänderte Zusatzmodule: z.B. ELO-Teamroom, …

Aktuelles
3
"Im Zuge der Corona- und Covid-19-Krise hat sich Deutschland in die
Digitalisierung mit Heimarbeit, Heim-Training und Video-Konferenzen gestürzt.
Nun ist das “Große Aufräumen” der ad hoc entstandenen Lösungen, das
Nachziehen des Datenschutzes und der Organisation geordneter Ablage und
Prozesse angesagt." Dr. Ulrich Kampffmeyer
Quelle: https://www.project-consult.de/in_der_diskussion/das-grosse-aufraeumen/
Bitte aktualisieren Sie insbesondere Ihre Verfahrensdokumentation zeitnah:
* auf Grund der gesetzlichen Mehrwertsteueränderung
* auf Grund der Änderungen durch "Homeoffice"-Regelungen

Wichtiger Hinweis
4
Die folgenden Ausführungen geben die persönliche
Meinung des Trainers/Referenten zur derzeitigen
Rechtslage wieder und enthalten lediglich einen
Überblick über einzelne Themenkomplexe.
Spezielle Umstände einzelner Fallkonstellationen
wurden nicht berücksichtigt; diese können durchaus zu
abweichenden Betrachtungsweisen und/oder
Ergebnissen führen.
Die Ausführungen können daher keine rechtliche oder
steuerliche Beratung ersetzen; bitte holen Sie eine auf
Ihre Umstände zugeschnittene, weitere Entwicklungen
berücksichtigende Empfehlung Ihres Steuerberaters
oder Wirtschaftsprüfers ein, bevor Sie Entscheidungen
über die in den Ausführungen besprochenen Themen
treffen.
Die Finanzverwaltung und/oder Gerichte können
abweichende Auffassungen zu den hier behandelten
Themen haben oder entwickeln.
byliftarnhttp://openclipart.org/detail/1042/french-lawyer-early-20th-century

Anmeldedialog - ELO ECM Suite 20
5
Anmeldeoptionen
können ausgeblendet
werden.
Repository ?
(siehe unten)

Startbildschirm - neu
6

Startbildschirm - bisher
7

Menüband im Wandel|1
8

Menüband im Wandel|2
9
Weniger wichtige Funktionen treten in den Hintergrund.
Neuer Reiter 'Favoriten' für individuellen Bedarf.

Dokumentvorschau - neu
10

Dokumentvorschau - bisher
11

Funktion: Ac-hoc-Workflow starten (neu)
12

Funktion: Ac-hoc-Workflow starten (bisher)
13

ELO-Bezeichner|1
14
Neben der "optischen" Veränderung trägt ELO auch mit den Bezeichnern dem
steten Wandel der Begriffe Rechnung:
Archiv
Schon längst werden in ELO nicht mehr nur Belege archiviert, sondern Prozesse
abgebildet. Digitalisierung von Papier bedeutet heute im Wesentlichen auch die
Digitalisierung von Aufgaben/Prozessen die "an den Papieren hängen".
Daher wird der Begriff "Archiv" durch "Repository" ersetzt.
Aus "Ablage im ELO-Archiv" wird folgerichtig "Ablage in ELO".
Natürlich wird für die Verwaltung unveränderbarer Dokumente der Begriff "Archiv"
beibehalten. In Verbindung mit einer Verfahrensdokumentation können Sie im ELO Archiv
alles revisionssicher ablegen.

ELO-Bezeichner|2
15
Der Begriff "Verschlagwortung" war in vielen Projekten erklärungsbedürftig.
Davon abgesehen ist er sperrig, im Bibliothekswesen verortet und nicht mehr
zeitgemäß. Ab ELO 20 wird daher von "Metadaten" gesprochen.
Metadaten
"Dokumente mit denselben Metadaten können gesammelt abgelegt werden."
"Mit ELO Barcode können Sie für gescannte Dokumente automatisiert Metadaten
eingeben, diese einem Vorgang zuordnen und ablegen."
"Die Metadatensuche sucht exakt nach den eingegebenen Werten direkt in der
SQL-Datenbank."
Aus Verschlagwortungsmaske wird einfach Maske.

ELO-Bezeichner|3
16
Der Begriff "Index-" wird meist in Bezug auf Suchdatenbanken verwendet.
Dies greift in Zukunft ebenfalls zu kurz, plant ELO doch den Schritt weg von
den Indexfeldern und hin zu einem lebenden Datenmodell mit Aspekten und
Objekten. „Index-“ wird daher ersatzlos gestrichen, auch bei Komposita.
Ausnahme ist der Indexwert, der zu Feldwert wird.
Feldwerte
"Legen Sie hier den Standardwert für das Feld fest."
"Über das Feld 'Feldgruppe' benennen Sie die Stichwortliste. Verwenden Sie
zur Benennung den Gruppennamen der gewünschten Feldvorlage."
Der Begriff "Indexwert" wird einfach zu "Feldwert."

ELO-Clients
17

ELO-Module|1
18
Der ELO Teamroom Service
ermöglicht die Zusammenarbeit
mehrerer Parteien mit ELO – auch
dann, wenn nicht alle Teilnehmer
Zugang zum Haupt-Repository des
Initiators haben sollen.
Hierzu wird für alle Benutzer ein
vereinfachter ELO Teamroom Client
zur Verfügung gestellt, der im
Webbrowser läuft und
Basisfunktionen zum Suchen,
Ablegen und Anzeigen zur Verfügung
stellt.
Quelle: Hersteller ELO Digital Office GmbH

ELO-Module|2
19
Das Modul ELO Replikation wurde
überarbeitet und optimiert.
Das Modul ELOxc wurde
überarbeitet und unterstützt jetzt
auch das Protokoll IMAP (z.B. GMX-
und Gmail-Postfächer).
Das Modul ELO Smart Input
(ELOsi) ist neu und steht als
Pilotversion zur Verfügung. Es soll
ELO Smart Keywording ablösen.
Der ELO Health-Check Service
kann konfiguriert werden.

ELO-Module|3
20
Das Modul ELO for Sharepoint wurde aktualisiert und unterstützt auch die
"modern experience" (inkl. Webparts in 2019 und online).
Unterstützung für Sharepoint 2013 - 2019

ELO ECM Suite – weitere Neuigkeiten
21
ELO for DATEV
ist das Softwarepaket für
Selbstbucher aus dem
Hause ELO. Es besteht
aus drei Elementen und
optimiert die
Buchungsprozessschritte
„Ablage und Workflows“,
„Belegerkennung“ und
„Übergabe“.

Vielen Dank…
22
… für Ihre Aufmerksamkeit.
Die nächsten Webinar-Termine verpassen Sie nicht,
wenn Sie unseren Newsletter abonniert haben.
Aufzeichnungen ausgewählter Webinare finden Sie hier.
Bleiben Sie gesund!
Kontakt
Detlef Jeschke, Senior Account Manager (d.jeschke@id-netsolutions.de)
Ulrich Schmidt, Senior Business Consultant (u.schmidt@id-netsolutions.de)

Impressum
23
id-netsolutions GmbH
Segeberger Straße 9-13a
23863 Kayhude
Telefon: +49 40 645040-0
Fax: +49 40 645040-999
E-Mail: kontakt@id-netsolutions.de
Internet: www.id-netsolutions.de
Geschäftsführung: Adrian Ave, Nils Offer
Handelsregister: Amtsgericht Kiel HRB 1238 SE. Sitz der Gesellschaft: Kayhude
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 211075317
Copyright:
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der id-netsolutions GmbH kopiert, vervielfältigt oder in eine für Maschinen, insbesondere Datenverarbeitungsanlagen, verwendbare Sprache
übertragen werden. Produktnamen sind nicht zwingend gesondert gekennzeichnet. Die Texte und Abbildungen wurden mit größter Sorgfalt
zusammengestellt. id-netsolutions GmbH behält sich inhaltliche Änderungen dieses Dokumentes ohne Ankündigung vor. Darin inbegriffen sind
auch etwaige Änderungen in der Funktionalität der Software. id-netsolutions GmbH kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine
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