5. Conceito
Aquisições de serviço de reforma/reparo com peritagem, em que não são identificadas as causas do defeito, além disso
é considerado um processo não concorrencial.
Premissas
Caso o valor da reforma seja superior a 60% do valor do ativo, deverá ser feita análise da melhor estratégia, reformar ou
adquirir um novo equipamento.
Havendo necessidade de serviço contínuo, deve-se efetuar contrato de longo prazo.
Se já houver contrato ativo em outra gerência do departamento para o objeto solicitado, deve-se buscar o atendimento
no contrato existente.
8. Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
Área solicitante:
• Identificar a necessidade de realizar manutenção em equipamento;
• Verificar se há contrato existente para atendimento desta demanda.
• Preencher formulário PRO.T.19 (Formulário de peritagem) e indicar pelo menos 02 fornecedores capazes de atender a demanda.
• Disponibilizar o equipamento para envio de acordo com o procedimento INS 23.05.001 – Regras de fornecimento e embalagem de
materiais.
9. Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
Preenchendo o formulário
de peritagem – PRO.T.19 e
abrindo a solicitação.
Como devo formalizar
esta solicitação?
10. Planejamento:
• Criar requisição tipo RB com valor simbólico (R$ 1,00);
• Anexar documentos obrigatórios (Formulário de
Peritagem) e FE do serviço;
• Identificar no “cabeçalho da requisição” como RSE, bem
como no campo “nº de acompanhamento”.
• Solicitar aprovação da Requisição de acordo com a
hierarquia e garantir aprovação.
• Informar o nº da ReqC para o solicitante da demanda.
Esta informação deve ser adicionada na informações
complementares na NF de remessa.
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
11. Suprimentos:
• Verificar se os fornecedores indicados no formulário de peritagem estão qualificados e cadastrados. Se negativo, aguardar a qualificação e o
cadastro. Caso o fornecedor esteja com o diagnóstico reprovado, é necessário seguir com outra opção de fornecedor capaz de atender a
demanda.
• Para o cadastro do fornecedor é realizado avaliação de risco do fornecedor, pesquisa web, verificação de crédito, pesquisa fiscal e
trabalhista, documentos legais, autoavaliação, visita às instalações do Fornecedor (quando necessário), etc.
• Formalizar por e-mail ao fornecedor a carta convite para realização de peritagem. O fornecedor deve enviar a proposta técnica/comercial, o
laudo técnico com foto e de acordo para documentos (T&C, Código de conduta, etc.). É definido a necessidade de garantias após os
serviços executados pelo fornecedor e a responsabilidade para desembarque do equipamento. O Requisitante é informado sobre qual o
fornecedor que atenderá a demanda a partir do envio da carta convite e está autorizado a enviar o equipamento a partir do seu de acordo.
Área solicitante:
• Acionar o almoxarifado para providenciar saída do Material. Providenciar a NF de Remessa* e envio do equipamento ao fornecedor.
• Enviar cópia da NF de saída a Suprimentos utilizando o e-mail e confirmação da demanda (Nº da RC deve ser impresso na NF).
Almoxarifado:
• Envia o material para o fornecedor indicado pelo Comprador**.
Planejamento:
• Realizar o follow-up do equipamento até que seja entregue ao fornecedor.
• * PRO 23.06.002 - Emissão de Notas Fiscais de Saída de Material
• ** INS 23.06.002 - Controle de Materiais em Poder de Terceiros
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
12. Informações que devem estar contidas na NF de remessa:
• Previsão de retorno do equipamento (180 dias)
• Email do solicitante
• Numero da RC
• O valor da nota é o valor estimado do equipamento:
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
13. Fornecedor:
• Realizar a peritagem e emitir a proposta técnica e comercial.
• Encaminhar a proposta com preços, prazos, condições, e demais esclarecimentos técnicos para o Comprador. Se aplicável, é
necessário enviar informações dos materiais aplicados equipamento como unidade de medida, quantidade e código NCM.
Suprimentos:
• Verificar se as propostas contem as informações básicas necessárias (prazo, preço, entrega, impostos). Verificar se a
documentação recebida atende aos requisitos da cotação, quando aplicável. Analisar e enviar para análise técnica a proposta
técnica e orçamento da peritagem e do serviço.
• A proposta deve ser enviada a Gestão de Contratos / Planejamento, que compartilhará com a área solicitante. Deverá ser feita
análise da proposta técnica e enviado “de acordo técnico” por email em até 5 dias úteis, caso o prazo não seja atendido, o
Comprador deverá formalizar o retorno do equipamento junto ao fornecedor e informar os custos para o requisitante, se aplicável.
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
14. • Deve ser informado a suprimentos e solicitado retorno do equipamento sem conserto
Proposta Desaprovada
• Deve ser preenchido o QQP
Proposta Aprovada:
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
Necessário preencher QQP de acordo com proposta com serviço/material ou apenas linha de serviço dependendo do faturamento
do fornecedor.
15. Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
Planejamento:
• Realizar a revaloração da requisição a partir
da criação do QQP
• Garantir que a requisição seja aprovada
conforme hierarquia correspondente no prazo
máximo de 20 dias uteis.
16. Suprimentos:
• Apresentar todas as evidências exigidas para
aprovação do processo em conformidade com as
regras mencionadas nas Diretrizes Gerais de
Suprimentos e a versão final da minuta.
• Informar a Área Requisitante o resultado do processo
de negociação.
Fornecedor:
• Receber o Pedido de Compras e executar o serviço
conforme prazo acordado em sua proposta comercial.
• Ao final da execução do serviço enviar ao comprador
nota fiscal de retorno do equipamento, relatório de
conclusão e, quando aplicável, nota fiscal de material.
Estes devem ser enviados à área solicitante pelo
comprador.
• Agendar coleta com a transportadora.
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
17. Área solicitante:
• Receber do Almoxarifado confirmação do recebimento do equipamento na planta;
• Avaliar o funcionamento do equipamento e confirmar à Gestão de Contratos / Planejamento
• Dar de acordo para relatório de conclusão.
• Se aplicável, enviar nota de materiais assinada ao almoxarifado para confirmar recebimento.
Planejamento:
• Emitir a FRS referente ao pedido de compra e solicitar a área gestora;
• Autorizar o fornecedor à realizar o faturamento do serviço;
• Confirma o cadastro da NF pelo GBS
Solicitação Req. SAP
Análise da
demanda
Cotação e
Negociação
Emissão do
pedido
Recebimento
do equip. e
pagamento
18.
19. Requisições de Serviço Externo
Etapa Obrigatório / Opcional ETAPA PRAZO Peso RESPONSAVEL
1 Obrigatório FORMULÁRIO PERITAGEM 2 1,34% SOLICITANTE
2 Obrigatório EMISSÃO RC 3 2,01%
PLANEJADOR/ GESTÃO
DE CONTRATOS
3 Obrigatório APROVAÇÃO DA RC 2 1,34% GERENTE AREA
4 Opcional CADASTRO DE FORNECEDOR/CLIENTE 5 3,36%
SUPRIMENTOS/PLANEJA
DOR
5 Obrigatório CARTA CONVITE 3 2,01% SUPRIMENTOS
6 Obrigatório Saída do equipamento para o fornecedor 8 5,37% SOLICITANTE
7 Obrigatório Logistica / Transporte 15 10,07% SOLICITANTE
8 Obrigatório Peritagem/Elaboração de Proposta Comercial/ Técnica 10 6,71% SUPRIMENTOS
9 Obrigatório Envio de proposta Técnica comercial para requisitante 2 1,34% SUPRIMENTOS
10 Obrigatório Validação da Proposta/ Valoração de RC 25 16,78% SOLICITANTE
8 Obrigatório Emissão e Aprovação do Pedido 3 2,01% SUPRIMENTOS
9 Obrigatório Encaminhar/ Confirmar PO com o Fornecedor 1 0,67% SUPRIMENTOS
10 Obrigatório Execução do Serviço 30 20,13% FORNECEDOR
11 Obrigatório Transporte de Retorno 15 10,07% FORNECEDOR
12 Obrigatório Avaliação do equipamento / Emissão e aprovação da FRS 14 9,40% REQUISITANTE
13 Obrigatório Autorização para Faturamento 2 1,34% REQUISITANTE
149 100,00%
20. Requisições de Serviço Externo
Obrigatório / Opcional ETAPA PRAZO RESPONSAVEL
6 Obrigatório Saída do equipamento para o fornecedor (REQUISITANTE) 8 REQUISITANTE
6.1 Obrigatório CRIAR OV 1 PLANEJADOR
6.2 Obrigatório SOLICITAÇÃO NF 2
ALMOXARIFADO - ZRCB/
PLAN - ZRSM
6.3 Obrigatório EMISSÃO NF 1 GBS
6.4 Obrigatório DISPONIBILIZAR MATERIAL 1 SUPERVISÃO OFICINA
6.5 Obrigatório COLETA DO MATERIAL IDA 3
FORNECEDOR/ALMOXARIF
ADO
21. Requisições de Serviço Externo
Obrigatório / Opcional ETAPA PRAZO RESPONSÁVEL
10 Obrigatório Validação da Proposta/ Revaloração de RC (REQUISITANTE) 25 REQUISITANTE
10.1 Obrigatório ENVIO DA PROPOSTA À ÁREA 2
PLANEJADOR/ GESTÃO DE
CONTRATOS
10.2 Obrigatório DE ACORDO TECNICO/COMERCIAL 5
ENGENHARIA/SUPERVISÃ
O
10.3 Opcional REVISÃO PROPOSTA 2 SUPRIMENTOS
10.4 Opcional VALIDAÇÃO DA PROPOSTA 5
ENGENHARIA/SUPERVISÃ
O
10.5 Opcional CADASTRO DE MATERIAL 2 PLANEJAMENTO
10.5 Obrigatório ENVIO DO QQP 2
ENGENHARIA/SUPERVISÃ
O
10.6 Obrigatório VALORAÇÃO RC 2
PLANEJADOR/ GESTÃO DE
CONTRATOS
10.7 Obrigatório APROVAÇÃO DA RC 5
GERENTE
AREA/EXECUTIVO
22. Requisições de Serviço Externo
Obrigatório / Opcional ETAPA PRAZO RESPONSÁVEL
8 Obrigatório Emissão e Aprovação do Pedido (SUPRIMENTOS) 3 SUPRIMENTOS
8.1 Obrigatório EMISSÃO DE PO 2 SUPRIMENTOS
8.2 Obrigatório APROVAÇÃO DO PO 1 GERENTE SUPRIMENTOS
23. Requisições de Serviço Externo
Obrigatório / Opcional ETAPA PRAZO RESPONSAVEL
12 Obrigatório Avaliação do equipamento / Emissão e aprovação da FRS 14 REQUISITANTE
12.1 Obrigatório INSPEÇÃO DO EQUIPAMENTO 1 ALMOXARIFADO
12.2 Obrigatório RELATÓRIO DE CONCLUSÃO 2 ENGENHARIA/SUPERVISÃO
12.2 Opcional LANÇAMENTO NF DE MATERIAIS 1 ALMOXARIFADO
12.3 Obrigatório ENTREGA MATERIAL 7 ALMOXARIFADO
12.4 Obrigatório SOLICITAÇÃO DE EMISSÃO DE FRS 1 ENGENHARIA/SUPERVISÃO
12.5 Obrigatório EMISSÃO DE FRS 1
PLANEJADOR/ GESTÃO DE
CONTRATOS
12.6 Obrigatório APROVAÇÃO DA FRS 1 GERENTE DA ÁREA
24.
25. Através do Novo FUP é possível verificar todo o cronograma do processo. Acesse o FUP aqui
26. Através do Novo FUP é possível verificar todo o cronograma do processo. Acesse o FUP aqui
Clicando em
detalhes, é
possível verificar
todo o
cronograma
fornecido pelo
comprador
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