Esta es la última clase sobre un curso de especialización en LSS.

1. Curso de Especialización en Lean Six Sigma
Sesión XVI: Etapa Controlar
Prof. Carlos Grajeda R.
www.linkedin.com/in/grajedacarlos

2. “Una vez que se ha mejorado el proceso, el siguiente desafío, y a
veces el más difícil, es mantener la ganancia. Una razón por la que
esto es tan difícil es que a menudo requiere que la gente cambie su
forma de hacer las cosas”.
Tomado de: Kubiak, T.M. (2014). The ASQ Pocket Guide for the Certified Six Sigma Black Belt. Milwaukee, Wisconsin.
ASQ Quality Press.

3. Etapa de Control
Y
X4
X2
X1

4. Tabla para seleccionar y controlar variables
Origen de la
variables
Interna Externa
Tipo de
variables
I II
Fija
• Auditorias periódicas
• Mantenimiento preventivo
• Auditorias
• Certificación
III IV
Variable
• Graficas de control
• Poka-Yoke
• Orden de salida
• SPC para proveedores
• Inspecciones
• Clasificación de proveedores
• Poka-Yoke
Tomado de: Pyzdek, T. & Keller, P. (2010). The Six Sigma Handbook. A complete Guide for Green Belts, Black Belts, and
Managers at All Levels. Mc Graw Hill.

5. Principales Objetivos de la Etapa de Control o Verificación
1. Monitorear en tiempo real el proceso.
2. Validar estadísticamente las condiciones del nuevo proceso cumplen con los objetivos
deseados.
3. Desarrollar e implementar un Plan para replicar /mantener el nuevo proceso en el tiempo.
4. Determinar cuando y cuando no tomar acción. Y el tipo de acciones.
5. Documentar las lecciones aprendidas y hallazgos del proceso.

6. Ojo!
• Aun que el proceso haya sido verificado minuciosamente, igual se debe de
verificar o controlar las nuevas condiciones.
• El equipo debe asegurarse que sus procedimientos operativos, entrenamiento ,
materiales, sistemas de información, etc. generan resultados predecibles.

7. Sugerencias o Acciones para no perder lo ganado
• Cambios de Políticas: necesidad de cambiar, actualizar o crear nuevas políticas.
• Nuevos Estándares: ISO, ANSI, NCQA, ASTM, AWS, etc.
• Modificar o Actualizar Procedimientos Operativos: cambiar los procedimientos según las nuevas
condiciones de trabajo.
• Criterios de Auditoria: modificar criterios de auditoria según corresponda. Pasar de un enfoque
reactivo a un enfoque preventivo.
• Actualizar contratos: requerimientos, especificaciones, tiempos, penalidades, etc.

8. Sugerencias o Acciones para no perder lo ganado
• Cambio del flujo de ingeniería: algunos proyectos SS requieren cambios de ingeniería.
• Cambio en la planificación de producción: identificar mejores formas de producir.
• Revisar el sistema contable: costos ocultos o falsos ahorros.
• Revisar presupuestos: hacer más con menos.
• Revisar las previsiones de personal / mano de obra: elevar la competencias del personal.
• Modificar los entrenamientos: capacitaciones que agreguen valor a la organización.
Capacitaciones practicas, “no teóricas”.
• Cambio en los sistemas de información: sistemas de información que agreguen valor.

9. Herramientas y Técnicas útiles para la etapa de Control
Plan de Proyectos: definir responsables, tiempos, lugares, razones, etc. 5W + H
Tormenta de Ideas: participación del personal para la generaciones ideas
Diagrama de Campo de Fuerzas: Identificación de factores favorables y desfavorables
Diagrama de Decisiones de Procesos: Desarrollo de Planes de contingencia
Análisis Modal de Fallos y Efectos – AMFE: Identificación de fallas a controlar
Mantenimiento Productivo Total – TPM: garantizar la confianza de las maquinas
Gestión visual: Identificación fácil de situaciones fuera de control

10. ¿Qué se desea en concreto?
Control
1. Estandarizar el nuevo proceso.
2. Verificar la nueva capacidad y las mejoras.
3. Monitorear el proceso, los Ys y los CTQs.
4. Replicar
5. Cerrar el proyecto y celebrar.

11. 1. Estandarizar el proceso
Acciones
1. Definir procedimientos e instructivos de operación.
2. Definir procedimientos de control.
3. Establecer Sistema de Acciones Correctivas y de Alarma
4. Implementar Sistema de entrenamiento y
retroalimentación.
5. Elaborar Plan de Control del Sistema de Medición.
6. Establecer Auditorías.

12. 2. Verificar desempeño del proceso
Acciones
1. El equipo y operadores de proceso deben ahora instalar el
Control Estadístico de Proceso y:
2. El análisis conjunto de la nueva media y nueva variación,
junto a un nuevo análisis de capacidad, confirman:
El nivel de mejora alcanzado.
La necesidad o no de efectuar nuevos cambios.
Si se está en condiciones de cerrar el proyecto.

13. 3. Monitorear el proceso, los Ys y los CTQs.
Acciones
1. Debemos ahora considerar si el resultado responde, o no, a los
requerimientos del cliente:
CTQ → Y → Requerimiento válido → Especificaciones.
2. Y si el rendimiento es sustentado.
3. Para ello debemos:
Mantener el sistema en funcionamiento.
Usualmente, los dueños y operadores de proceso hacen el
control y los equipos apoyan y monitorean.

14. 4. Replicación
Acciones 1. El Champion con el Black Belt y equipo analizan la
potencial replicación de las mejoras en otros procesos
similares.
2. ¿Existe otro proceso, producto o servicio donde
podamos aplicar estas soluciones (o parte de ellas) para
prevenir defectos?
y/o aprovechar oportunidades de mejora?

15. 5. Cuándo cerrar el proyecto
Acciones
1. Cuando el propósito y el objetivo del proyecto han sido
cumplidos.
2. Cuando el equipo ha logrado un avance suficiente del
proyecto, aunque no se han conseguido los objetivos.
3. Cuando se decide que los avances posteriores se lograrán
con un nuevo proyecto.
4. El Champion acuerda el cierre del proyecto en la última
reunión de revisión con el Facilitador y los miembros del
equipo.

16. Plan de Control
Es un documento “vivo” que identifica las variables criticas de entrada y salida de
las actividades que deben tener una variación controlada (baja), dentro del proceso
mejorado.
Tomado de: Kubiak, T.M. (2014). The ASQ Pocket Guide for the Certified Six Sigma Black Belt. Milwaukee,
Wisconsin. ASQ Quality Press.

17. ¿Cuándo actualizar el Plan de Control?
1. Cambios en el proceso
2. Cambios en las especificaciones
3. Cambios en los sistemas de medición
4. Cambios organizacionales
5. Cambio de personal
6. Cambios en el periodo de medición
7. Cambios tecnológicos en el proceso
Tomado de: Kubiak, T.M. (2014). The ASQ Pocket Guide for the Certified Six Sigma Black Belt. Milwaukee, Wisconsin. ASQ
Quality Press.

18. Ejemplo N° 1: Plan de Control

19. Ejemplo N° 2: Plan de Control

20. “ Un Plan de Control débil o inadecuado es un modo de falla en un
Proyecto DMAIC”
Tomado de: Kubiak, T.M. (2014). The ASQ Pocket Guide for the Certified Six Sigma Black Belt. Milwaukee,
Wisconsin. ASQ Quality Press.

21. Lecciones Aprendidas (Memoria Organizacional)
• Muchas organizaciones descubren que resuelven los mismo problemas más de una vez.
• Debido a mala comunicación, mala documentación, mala gestión del RRHH, mal liderazgo, etc.
• Cuando un problema se repite en un área/proceso diferente, se resuelve de nuevo.
Especialmente cuando las personas no conocen de su existencia pasada.
• La gestión del conocimiento busca capitalizar la información; comunicando, distribuyéndola,
hacerla accesible para todos, etc.
• Las tecnología de información facilita la gestión de datos e información.

22. Plan de Capacitación
El entrenamiento se pasa por alto, se ve como un costo o una imposición para los trabajadores ya
con exceso de trabajo.
1. Entrenamiento inicial: nuevos empleados, nuevas tareas o nuevos procesos.
El objetivo es reducir la curva de aprendizaje del trabajador.
2. Entrenamiento recurrente: para reducir el deterioro del desempeño en el tiempo. Confianza,
monotonía, etc.

23. Sistema Documentario
• Algunas organizaciones cuentan con Procedimientos, Procedimientos Operacionales
Estandarizados (SOPs) y/o Instructivos. Un símil en Lean son los “Estándares de Trabajo”.
• El tamaño de la documentación, el detalla de los documentos dependerá de las competencias del
personal y de la complejidad de los procesos.
• Procesos robustos requieren documentos menos detallados que procesos no robustos.

24. ¿Cuál es el Objetivo de un Estándar?
Estándar
Aumentar la productividad
Reducir los productos
defectuosos
Reducir costos
Reducir tiempos
Reducir accidentes
Aumentar satisfacción del cliente
interno
Aumentar satisfacción del cliente
externo

25. Condiciones de un Buen Estándar
• Sin ambigüedades o interpretaciones.
• Nada debe de quedar sobre entendido.
1. Directo
• Debe ser de fácil entendimiento.
• Usuarios, supervisores, etc.
2. Simple
• Todos deben saber donde encontrarlo.
• De fácil acceso
3. Ubicable
• Usar imágenes, diagramas para facilitar su
comprensión según sea posible
4. Visual
• No deben de haber dos procedimientos o
instrucciones similares
5. Único

26. Conclusiones