RAI-tieto ulkoistetun palvelun strategisessa johtamisessa Kristiina Matikainen, osastopäällikkö, Helsingin kaupunki Johtamisen RAI-webinaari 27.10.2021 Teemana: Tietoa, tavoitteita ja tuloksia.

1. RAI-tieto ulkoistetun palvelun strategisessa johtamisessa
Johtamisen RAI-webinaari 27.10.2021
Kristiina Matikainen
Helsingin kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimiala
SAS-palvelu
Ikääntyneiden ostopalvelut-yksikkö

2. Kuntalaki 410/2015.
• Järjestäjän vastuulla on määritellä palvelujen määrä ja laatu,
sekä se miten palvelut järjestetään eli kunnan omana
tuotantona vaiko ulkoistettuna palveluna.
• Kunta on myös vastuussa alueellaan sijaitsevien yksiköiden
toiminnan valvonnasta ja viranomaiselle kuuluvan toimivallan
käyttämisestä.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 2

3. Monituottajuus
• Yksityiset palveluntuottajat ovat kiinteä osa kunnan
palvelutuotantorakennetta.
• Toimijoiden välinen yhteistyö ja liittäminen osaksi kokonaisuuden
johtamista palvelut muodostavat kuntalaisen kannalta toimivan
kokonaisuuden.
• Vuoropuhelu ja yhteistyö toiminnan kaikilla tasoilla
• Monituottajamallissa on hallittava sopimuksella laajaa
palveluntuottajakenttää.
(Junnila & Fredriksson 2012, Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 3

4. Strateginen johtaminen
• Strategisessa johtamisessa huomioidaan toimintaympäristön
mahdollisuudet ja rajoitteet, markkinat, sisäiset vahvuudet ja
heikkoudet sekä organisaation missio. Strategia ohjaa reagoimaan
odottamattomiin tilanteisiin sekä muuttuvien olosuhteiden hallintaan.
• Sosiaali- ja terveyspalveluissa toiminnan arviointi on keskeinen osa
strategista johtamista. Arvioinnin painopiste on toiminnan
tehokkuudessa, tuottavuudessa ja vaikuttavuudessa. Työn ja toiminnan
tuloksellisuuden arviointi nähdään mahdollisuuksina kehittää ja
kehittyä. (Huotari 2009)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 4

5. Ulkoisen toimittajaverkoston johtaminen
• Tilaajalla tulee olla hyvä näkyvyys palvelutuotantoketjuun
seuranta ja mittaaminen
• Palvelujohtaminen sopimuksella
selkeää vastuunjaon määrittely
hankitun palvelun vaikuttavuuden seuranta
sopimuksessa palveluntuottajille asetettuja kannustimia.
• Sopimus ja palvelukuvaus, jossa kuvataan palvelun
ydinsisältö, ovat palvelujohtamisen ja riskien hallinnan
työkalut ulkoistetuissa palveluissa.
Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018,Taponen 2018, Pajarinen 2001
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 5

6. Julkinen hankinta
• Julkista hankintaa ohjaa hankkijaorganisaation strategia, palvelustrategia,
hankintastrategia, konserniohjeet ja hankintaohjeet sekä myös poliittiset
periaatepäätökset.
• Julkisella hankinnalla ja kilpailutusprosessilla on myös vastuu
kokonaistaloudellisen vaihtoehdon lisäksi taata rehellisyys ja
oikeudenmukaisuus yhteisten varojen käytössä
• Sosiaali- ja terveyspalveluissa markkinaosapuolina ovat asiakas,
rahoittaja ja palveluntuottaja
(Nieminen 2016; Taponen 2018,Pekurinen 2007)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 6

7. Sopimusohjaus
• Sopimusohjaus kuuluu kunnan toiminnan
ohjausinstrumentteihin.
keskeinen johtamisen väline
toimeenpannaan kuntastrategian mukaisia tavoitteita ja
arvoja sekä hyvän hallinnan ja hallinnon määräyksiä.
luo edellytykset sopimusten operatiiviselle johtamiselle.
• Prosessi, joka varmistaa kaikkien sopimusosapuolien
vastuunkannon täyttääkseen asetetut operatiiviset
tavoitteet ja asetetut strategiset liiketoiminnalliset
päämäärät
(Sorvettula 2019, Taponen 2018)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 7

8. • Palvelujen tilaajan on pystyttävä koko sopimuskauden ajan
vaikuttamaan palvelutuotannon sisältöön, laatuun ja
palvelutuotannon lopputulokseen.
• Kannustimet palvelun kehittämiselle
• Palvelutuotantoketjun seuraaminen sopimusperusteisilla
mittareilla
• Tuottajakentän hallinta sopimuksen avulla edellyttää
strategista otetta sekä yhteistyö- ja kumppanuussuhteiden
kehittämistä
(van Weele 2014, Taponen 2018, Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 8

9. Jatkuva arviointi
• Olennainen osa julkista johtamista.
• Palvelujen laatu korostuu ja on kyettävä arvioimaan
toiminnan tuloksellisuutta systemaattisesti ja
kokonaisvaltaisesti.
• Strateginen kumppanuus korostaa tilaajan roolia
koordinoijana ja strategisen suunnan näyttäjänä.
• Ulkoisia resursseja ei voi hallita kontrollilla tai jatkuvalla
valvonnalla.
• Hyvä kumppanuus on osa toimivaa valvontaa.
(Pajarinen 2001, Iloranta & Pajunen-Muhonen 2018)
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 9

10. Palvelujen hankinta
• Sosiaali- ja terveyspalvelujen hankinnan painopiste on
vahvasti sopimusohjauksessa
• Palveluostoissa tilaaja määrittää vaadittavat tulokset,
määrittää mahdolliset kannustimet sekä valvoo
tavoitteiden toteutumista.
• Hankintaa tehdessä ja palvelukuvausta kirjoittaessa on
tarkkaan mietittävä, miten laatua tulisi evaluoida juuri
hankittavan palvelun kohdalla.
• Miten seuranta ja mittaus käytännössä on
toteutettavissa.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 10

11. Case Helsinki
• Palvelukuvausta valmistelu
Mitä on laatu tässä palvelussa?
miten laatua tulisi evaluoida?
• Laatua voidaan mitata ja arvioida vasta, kun on ensin
tunnistettu sisäisten ja ulkoisten asiakkaiden näkökulmasta
tärkeät ominaisuudet ja määritelty niille tavoitearvot.
• Hoivapalvelun laatua koko sopimuskauden ajan.
• Sopimusohjauksellisesti tämä tarkoittaa painopisteen
siirtymistä tilaajan reaktiivisesta valvonnasta kohti
palveluntuottajien proaktiiviseen palvelujen kehittämiseen.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 11

12. Laatua hankkimassa
• Laadun huomioon ottaminen kilpailuttamisessa edellyttää
palvelun sisällön tuntemusta hyvää tuotteistamista ja
laatutekijöiden tunnistamista, jotta laatuvaatimukset
pystytään kuvaamaan mahdollisimman tarkasti
• Palveluostoissa tilaaja määrittää vaadittavat tulokset,
määrittää mahdolliset kannustimet sekä valvoo tavoitteiden
toteutumista
• Asiakaskokemuksen ja palvelun laadun elementtejä etsittiin
työpajoissa palveluntuottajille, vanhusjärjestöille ja
kuntalaisille
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 12

13. Laatutekijöiden painottaminen
• Hankintajärjestykseen vaikuttaviksi tekijöiksi nostettiin
laatutekijät 60% ja hinnan vaikutus määriteltiin 40%.
• laadun osatekijöiksi nostettiin
vakituinen henkilöstö (20%)
kaksi RAI-indikaattoria, yhteensä 40%.
• Tuottaja vaikuttaa omalla toiminnallaan ja palvelun laadun
kehittämisellä sopimuskaudella sijoittumiseensa
hankintajärjestyksessä ja näin taloudellisen tuloksen
saavuttamiseensa.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 13

14. Ulkoistetut palvelut ja RAI
• Oltava näkymä koko sopimuskauden aikaiseen sopimusohjaukseen ja
ulkoistettujen palvelujen johtamiseen.
• Strategisella johtamisella, sopimusohjauksen kautta, palveluhankinnalle
pystytään asettamaan tavoitteita ja kannustimia palveluntuottajien
proaktiiviseen palvelun laadun kehittämiseen koko sopimuskauden ajan ja
johtamaan tuottajia tilaajan strategisten tavoitteiden suuntaan.
• tilaajalta säännöllistä palvelutason arviointia ja seurantaa koko
hankintakauden ajan.
• RAI-instrumentti on muodostunut palvelujen hankinnassa sekä koko
sopimuskauden aikaisessa strategisessa johtamisessa ja
sopimusohjauksessa arviointityökaluksi, joka antaa tarvittavaa tietoa
toteutuneesta työn laadusta ja toimii ohjausinstrumenttina palvelun laadun
kehittämisessä.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 14

15. Sopimuskauden aikana
• Hankittavan palvelun toteuttamisneuvottelut vuosittain. Tuottajien
yksikkökohtaiset RAI-tulokset tuottavat tilaajalle strategiseen johtamiseen
tarvittavan tiedon toiminnasta ja tehdystä laatutyöstä.
• Valvonta kohdentuu sopimusvalvontaan ja puitesopimuksen palvelukuvauksen
laatutekijöiden toteutumisen seurantaan sekä toiminnan lainmukaisuuden
valvontaan.
• Osana valvontatyötä tarkastetaan hoivakodin tilanne suhteessa Helsingin
kaupungin ikääntyneiden palveluille asetettuihin RAI-tavoitteisiin sekä
suhteessa muihin hoivakoteihin ja valtakunnalliseen keskiarvoon. Yksikköjen
RAI-vertailukehittämisen tuloksia seurataan, analysoidaan sekä käydään
ohjatusti läpi myös yksikkökäynneillä.
• Asukkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmissa tulee näkyä RAI-instrumentti
tavoitteiden asettelussa sekä arvioinneissa.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 15

16. • RAI-järjestelmä antaa yhteisen mittarin tilaajalle ja tuottajalle
Laadun arviointi yhteisillä käsitteillä
• RAI-järjestelmä vertailukehittäminen eri palvelujen järjestämisen
malleissa
• RAI-järjestelmä on muodostunut palvelujen hankinnassa sekä koko
sopimuskauden aikaisessa strategisessa johtamisessa ja
sopimusohjauksessa arviointityökaluksi
antaa tarvittavaa tietoa toteutuneesta työn laadusta
toimii ohjausinstrumenttina palvelun laadun kehittämisessä.
27.10.2021 Kristiina Matikainen, Johtamisen RAI-webinaari 16

17. 17