Propuesta de Diseño de Manual de procedimientos y sistema de inventario para la empresa Piccolino Trucks, la cual pretende mejorar y replantear las estrategias a seguir para seguir brindando un servicio de calidad y con mayor eficiencia, al mejorar los procesos administrativos relacionados con esas dos áreas

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE CARACAS “MARISCAL SUCRE”
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
UNIDAD CURRICULAR: PROYECTO SOCIO INTEGRADOR
PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA
LA ELABORACION DE EVENTOS Y MANEJO DE INVENTARIO
PARA LA EMPRESA PICCOLINO TRUCKS C.A
Autores:
Tutor Académico: Lic. Arcia, Henry. Méndez, Franyoli
Tutor Empresarial: Di Pietro, Paolo Viera, Nayleth
Soriano, María Alejandra
Sánchez , Licet
Caracas, Noviembre 2023

2. FASE I

3. La Empresa Piccolino Trucks C.A, se dedica a ofrecer a sus clientes
un servicio personalizado para que vivan una experiencia única e
innovadora en la organización de sus eventos, con la mejor calidad
para satisfacer las expectativas de los usuarios.
RIF J-41045805-4
RAZÓN SOCIAL

4. Ubicada en el Estado Miranda, Municipio Chacao, Parroquia San José
de Chacao, Av. San Carlos, Qta. Sebastián, N°16, Urb. La Floresta,
Caracas
LOCALIZACIÓN
GEOGRÁFICA
Piccolino Trucks, C.A

5. HISTORIA DE VIDA DE LA
COMUNIDAD
En la actualidad los eventos se han convertido en momentos
importantes e indispensables para todos los grupos sociales, motivo
por el cual lleva al Sr Paolo Di Pietro, el cual al ver la experiencia de su
padre en el alquiler de carros antiguos para bodas, decide; en el año
2017. Con el fin de innovar en los eventos, se crea la empresa
Piccolino Trucks C.A, la cual tiene su origen el nombre Piccolino de la
palabra pequeño en italiano, y Trucks que significa camiones.

6. ORGANIGRAMA ACTUAL

7. MATRIZ DE INVOLUCRADOS
Externos
• Clientes
• Comunidad
• UPTEC-MS
• Investigadores
Internos
• Directivos
• Socios
• Gerente
• Trabajadores

8.  Carencia de estructura al momento de montar un evento.
 No se cuenta con un control de Inventarios de los productos
necesarios al momento de ejecutar el evento.
 Inexistencia de un Plan alternativo, en caso de presentarse una
emergencia durante el evento
 Carece de conocimiento del trato que deben tener los
productos utilizados para cumplir para la prestación del
servicio.
PROBLEMAS, NECESIDADES
O INTERESES DEL
CONTEXTO

9. ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
 El Manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de
actividades a seguir en el desempeño de las funciones logísticas para eventos
 El manual aborda aspectos importantes de la logística que se van a
implementar durante todo el proceso como lo son: procesos administrativos,
planeación logística, logística de servicio al cliente y sistemas de información
gerencial.
 Un manejo de inventarios para cada evento, este permite que una empresa
conozca la fluctuación de artículos, lo que a su vez influye en las decisiones
que se tomarán acerca de los proveedores y la cantidad de existencias que
deben mantenerse para cumplir con la demanda de los clientes.

10. ANÁLISIS DE LA
INFORMACIÓN
 Asegura el buen funcionamiento de todos los procesos relacionados al evento tanto
en logística como en inventario.
 Estandarización de los procesos, lo que permite que quien lea el manual pueda
comprender a cabalidad los pasos a seguir para realizar dicho trabajoReducir los
tiempos de entrega.
 Mitigar o eliminar el desabasto, lo cual se reflejará en un buen servicio al cliente
como objetivo final.
 Ambas herramientas en función darán mayor calidad y optimización de servicio para
la empresa de nuestro amable tutor Di Prieto, Paolo.

11. MATRIZ DE
JERARQUIZACIÓN
PROBLEMA MAGNITUD GRAVEDAD FACTIBILIDAD BENEFICIO
CRITERIOS
POBLACION
AFECTADA POR EL
PROBLEMA
REGISTRA LA
INTENSIDAD DEL
PROBLEMA
CAPACIDAD DE
SOLUCION QUE SE
TIENE
CUANTO BENEFICIO
GENERA SU
SOLUCION
FALTA DE ORGANIZACIÓN
A LA HORA DE REALIZAR
EL EVENTO
100% GRAVE MUY ALTA BENEFICIO ALTO
NO SE CUENTA CON UN
CONTROL DE
INVENTARIOS DE
MERCANCIA
100% GRAVE MUY ALTA BENEFICIO ALTO
DESCONOCIMIENTO DE
LAS FUNCIONES DE CADA
EMPLEADO
80% GRAVE ALTA BENEFICIO ALTO

12. MATRIZ DE SOLUCIÓN
PROBLEMA MAGNITUD GRAVEDAD FACTIBILIDAD BENEFICIO
CRITERIOS
POBLACION
AFECTADA POR
EL PROBLEMA
REGISTRA LA
INTENSIDAD
DEL PROBLEMA
CAPACIDAD DE
SOLUCION QUE
SE TIENE
CUANTO
BENEFICIO
GENERA SU
SOLUCION
Aplicación de los
procesos
administrativos:
Planificación,
Organización, Control.
100% GRAVE 100% ALTO
Implementación de un
programa para el control
de inventarios.
100% GRAVE 100% ALTO
Capacitación del
personal en materia de
atención y calidad de
servicio al público por
medio del INCES u otras
instituciones
capacitadas para ello.
50% MEDIA 100% ALTO

13. POBLACIÓN BENEFICIADA
 Los eventos permiten estrechar los lazos y promover las buenas relaciones.
 Se benefician los trabajadores por mejorar las condiciones laborales.
 Los proveedores puesto que ellos son la principal fuente de obtención de materiales
de trabajo y al obtener una cartera de proveedores amplia

14. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
1. ¿Cómo definir las estrategias que permitan
desarrollar la estructura de un evento?
2. ¿Cómo determinar los lineamientos para
garantizar el abastecimiento de los productos,
para la prestación del servicio?
3. ¿Cómo garantizar la calidad del servicio
ofrecido a través de nuestros anfitriones?
Según Antón Shone y Brian Parry, autor de Successful Event
Management:
“Los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no
rutinarias y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u
organizativos establecidos de forma separada a la actividad normal
diaria, cuya finalidad es ilustrar, celebrar, entretener o generar
experiencias en un grupo de personas”

15. OBJETIVOS
GENERAL
• Diseño de un manual de
procedimiento para la
realización de eventos de la
empresa Piccolino Trucks C.A y
manejo de inventarios.
ESPECÍFICOS
• Describir el proceso de
elaboración de un evento, en sus
tres etapas: pre-evento, evento y
post-evento.
• Clasificar los insumos y
maquinarias a ser utilizados en un
evento.
• Diseño de un sistema de manejo
de inventarios de insumos.
• Establecer pautas para la
aplicación de técnicas de calidad y
servicio de atención al cliente.

16.  Permite mejorar los procesos en el área administrativa, específicamente
de desarrollo de eventos y manejo de inventarios
 Se alcanzará una mejor implementación de los procesos
administrativos
 Un adecuado sistema de control de inventarios mejora el desempeño de
las actividades y funciones.
 La elaboración de un sistema, el cual facilitará comprender los pasos a
seguir antes, durante y después de los eventos a los cuales prestan sus
servicios, así como el conocimiento del stock requerido para cada uno
de ello.
 El servicio prestado siendo de calidad, brindará ese confort y
esparcimiento tan necesario.
JUSTIFICACIÓN DEL
PROYECTO

17. • Desde el punto de vista teórico, es imprescindible
hacer un análisis de productividad, considerando que
no posee un control de inventarios y a su vez la
empresa carece de un instructivo adecuado para la
realización sistematizada de los eventos.
• Perspectiva legal, llevar a cabo este proyecto le
proporcionará a la Empresa estar al corriente con
todas leyes y normativas legales vigentes a nivel
laboral, del comercio y las inscripciones ante los entes
gubernamentales
• Desde la perspectiva técnica, el proyecto aporta a
la comunidad información que permite utilizar
con propiedad un manual de procedimientos y
control de inventarios para estandarizar los
procesos en la organización.

18. VINCULACIÓN DEL PROYECTO
Objetivo Nacional
2.3: “Construir una sociedad igualitaria y justa garantizando la
protección social del pueblo.”
“8: Trabajo decente y crecimiento económico”.
3:“Garantizar una vida sana y promover el bienestar de todos a
todas las edades”.
Derecho al trabajo
Ley Orgánica del Trabajo LOTTT
Código de Comercio
PNFA
“Línea 1: Participación Social en la gestión de las organizaciones.
Objetivo General: Estimular la participación organizada para identificar y aplicar
mecanismos de control que permitan identificar nuevas formas de producción y
organización social, comunitaria, cooperativa de manera de alcanzar el mejoramiento
individual y colectivo corresponsable de los esfuerzos realizados.
“Línea 2: Producción sostenible en los modelos productivos.
Objetivo General: Desarrollar nuevas formas de producción de bienes y servicios
requeridos por toda la sociedad y de fácil distribución.
En base a todo lo expuesto anteriormente se puede establecer una vinculación entre el
proyecto, la línea de investigación del PNFA y la empresa Piccolino Trucks, ya que la
misma, a través de las actividades que ejecuta, busca aumentar su productividad en pro
de obtener mayor rentabilidad, lo que le permitiría ser partícipe en el crecimiento
económico de la Nación.

19. FASE 2

20. PLAN DE ACCIÓN
OBJETIVOS
ESPECIFICOS
¿QUÉ SE HIZO? ¿CÓMO SE HIZO? ¿CUÁNDO? ¿QUIÉNES? ¿CON QUÉ?
Describir el
proceso de
elaboración de un
evento en sus
tres etapas: pre-
evento / evento /
post- evento
Se diseña un
manual de
procedimientos
para la realización
de eventos para
Piccolino Trucks
Se desglosó la
información
correspondiente a
las etapas de un
evento de Piccolino
Trucks
Desde 04/06/2023 hasta
08/11/2023
Todos los
participantes
en conjunto
con el
personal de la
Empresa
A través de
entrevistas
realizadas a los
trabajadores de la
Empresa
Clasificación de
insumos y
maquinarias a ser
utilizadas durante
un evento
Se crea un
formato para
definir los insumos
a ser utilizados
Se clasificaron los
insumos por tipo e
importancia
Desde 04/06/2023 hasta
08/11/2023
Todos los
trabajadores
en conjunto
con el
personal de la
Empresa
A través de
entrevistas
realizadas a los
trabajadores de la
Empresa
Diseño de un
sistema de
manejo de
inventario de
insumos
Se diseña un
sistema de control
de inventarios de
insumos, de fácil
uso
Se define el método
de inventario a
utilizar para el
registro de las
entradas y salidas
de los insumos
Desde 04/06/2023 hasta
08/11/2023
Todos los
participantes
A través de
herramientas
ofimáticas,
específicamente
Excel, y los
conocimientos
adquiridos en la
cátedra de
Sistemas
Administrativos, y
Organización y
Sistemas
Establecer pautas
para la aplicación
de técnicas de
calidad y servicio
atención al cliente
durante los
eventos de
Piccolino Trucks
Se diseña dentro
del manual de
procedimientos, la
descripción del
trabajo a realizar
por los anfitriones
Se capacita a los
trabajadores en el
cargo a
desempeñar
durante el evento
desde 16/09/2023 al
8/11/2023
Todos los
participantes
A través de los
conocimientos
adquiridos en la
Cátedra de Gestión
de Talento Humano

21. CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
AÑO 2023
N
°
ACTIVIDAD MAYO JUNIO JULIO
AGOST
O
SEPTIE
MBRE
OCTUBRE
NOVIE
MBRE
DICI
EMB
RE
SEMANAS 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2
1
Elección del proyecto a
realizar
2
Estudio del tema
seleccionado
3
Preparación de la primera
visita a la Empresa
seleccionada
4 Primera Visita
5
Diagnóstico de la
problemática observada
6 Segunda Visita
7
Recopilación de
información y aplicación
de encuestas
8
Análisis de los datos
recopilados
9
Delimitación del tema a
tratar
1
0
Construcción del
planteamiento del
problema, objetivos y
justificación
1
1
Construcción de los
fundamentos teóricos,
metodológicos y legales
1
2
Entrega Informe final
Fase 1 y 2

22. ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD
• La primera visita a la organización, posibilitó conocer a los
integrantes de la compañía (Directivos) y de esa manera
observar el área a tratar.
• Recopilar información confidencial de los procesos de la
empresa, donde se visibilizó la dificultad que está padeciendo y
su inquietud en buscar una solución.
• Se logró determinar que la empresa posee carencias en el área
administrativa.
• Nos indicaron sus carencias en cuanto a procedimientos
específicos para la realización de los eventos.
«La solución que se obtuvo para el planteamiento del problema
fue el diseño de un manual de procedimientos para la realización
de eventos y un sistema de control de inventarios de los insumos
utilizados para cada uno de ellos»

23. ANTECEDENTES
 Arias (2012), reflejan los avances y el
estado actual del conocimiento en un área
determinada y sirven de modelo o ejemplos
para futuras investigaciones.
 Roxana Zambrano Banchón, en Guayaquil 2011,
publico un “Diseño de Manual de Procedimientos
para el departamento de Operaciones y Logísticas
de la Compañía Circolo S.A y su incidencia en el año
2011”.
 Melani Zarkis (2022), en UCAB San Félix, Estado
Bolívar Venezuela, publicó una tesis de grado
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
INVENTARIOS PARA EL GRUPO FARMAHUMANA”

24. MARCO TEÓRICO
Arias (2012) “Es el producto de la revisión
documental-bibliográfica y consiste en una
recopilación de autores, conceptos y definiciones, que
sirven de base a la investigación que se va a realizar”
 Manuales de Procedimientos: refleja las pautas bajo la cual le
personal debe basarse para ejecutar perfectamente sus
actividades

25. BASES TEÓRICAS
“Las bases teóricas son el análisis sistemático y sintético de las
principales teorías que explican el tema que estás investigando ”.
(Varas, 2010)
 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTO:
La eficiencia del trabajo se
mide por la forma en que se
desarrolló los procesos.
• Ahorro de tiempo,
• Control interno,
• Optimiza los procesos,
• Mejora la comunicación,
• Delimita responsabilidad,
• Mejora la Imagen y
• Establece expectativas.
 CARACTERÍSTICAS:
• Estandarizar acciones,
• Debe ser de fácil comprensión de los
procesos,
• Debe ser prescriptivo y no solo
descriptivo,
• Debe tener límites de acción.
 OBJETIVOS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS:
Su principal objetivo es el de instruir al personal, acerca
de aspectos como: funciones, relaciones,
procedimientos, políticas internas
• Instruir al personal,
• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad
administrativa,
• Coadyuvar la ejecución correcta de las labores
asignadas al personal,
• Proporcionar información básica para la planeación e
implementación de reformas administrativas.

26. BASES TEÓRICAS
 EVENTOS:
Se entiende por evento a un acontecimiento planificado, se habla
de eventos sociales caracterizados muchas veces por una carga
emocional ya sea festiva, fúnebre, ceremoniosa o formal.
Nacionales, Internacionales, Regionales, Sociales, Corporativos,
Estadísticos, Culturales, Socioeducativas, Deportivas, Culturales.
 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Para organizar la programación de un evento es necesario
considerar una lista de pasos que incluya el presupuesto
disponible, los objetivos y temática del evento, así como
la lista de invitados, la fecha y sobre todo el lugar.
• Jardín de eventos
• Centros de conferencias/negocios
• Bares y clubs
• Restaurantes

27. BASES TEÓRICAS
 INVENTARIOS
El inventario es el registro de los bienes que pertenecen
a una persona natural o jurídica. Así, queda constancia
de una serie de activos u objetos.
• Inicial,
• Final,
• Periódico o Intermitente,
• Permanente,
• Materia Primas,
• Productos en Proceso,
• Productos Terminados
Espinoza (2013, p. 1), acota:
“El control de inventarios es una herramienta fundamental en la
administración moderna, ya que esta permite a las empresas y
organizaciones conocer las cantidades existente de productos
disponibles para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como
las condiciones de almacenamiento aplicables en las industrias. (p. 1)”

28. FUNDAMENTOS LEGALES
CONSTITUCION DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
Gaceta Oficial Extraordinaria N° 36.860 de fecha 30 de diciembre de
1.999
Capítulo V
De los Derechos Sociales y de las Familias
Artículo 87. Toda persona tiene derecho al trabajo y el deber de trabajar.
Artículo 88. El Estado garantizará la igualdad y equidad de hombres y
mujeres en el ejercicio del derecho al trabajo.
LEY ORGÁNICA DEL TRABAJO, LOS TRABAJADORES Y LAS
TRABAJADORAS
(Gaceta Oficial N° 6.076 Extraordinario del 7 de mayo de 2012)
Artículo 26. Derecho al trabajo y deber de trabajar
Artículo 112. Formas de estipular el salario
Artículo 112. Formas de estipular el salario
Artículo 116. Información sobre salario a destajo y a comisión
Artículo 173. Límites de la jornada de trabajo

29. FUNDAMENTOS LEGALES
CÓDIGO DE COMERCIO
Gaceta N° 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de 1955
Artículo 1°. El Código de Comercio rige las obligaciones de los
comerciantes en sus operaciones mercantiles.
Artículo 2°. Son actos de comercio.
Artículo 10°. Son comerciantes los que teniendo capacidad para
contratar.
LEY ORGÁNICA DE PREVENCIÓN, CONDICIONES Y MEDIO
AMBIENTE DE TRABAJO
(Gaceta Oficial N° 38.236 del 26 de julio de 2005)
Capítulo I
Derechos y Deberes de los Trabajadores y Ttrabajadoras
Artículo 53. Derechos de los Trabajadores y las Trabajadoras.
Artículo 54. Deberes de los Trabajadores y las Trabajadoras.

30. FUNDAMENTOS LEGALES
Regulación de la Solicitud de Certificado de Salud como Requisito
para los Trámites a Realizar ante el Servicio Autónomo de Contraloría
Sanitaria (SACS)
Providencia Administrativa Nº 120-2016 de fecha 14 de abril de 2016
Nº 40.953 del 27 de julio de 2016
Artículo 1. La presente Providencia tiene por objeto regular la solicitud del
Certificado de Salud
ORDENANZA DE CONVIVENCIA CIUDADANA GACETA OFICIAL
DEL DISTRITO METROPOLITANO DE CARACAS
N° 00164 del viernes 06 de octubre de 2006
Artículo 15. 3. Expendan bebidas o especies alcohólicas sin el permiso
Artículo 24. Serán sancionado los ciudadanos…16. Realicen eventos o
festejos públicos o privados…
Artículo 31. Serán objeto de sanción las empresas prestadoras de
servicios…6. No informen a la comunidad con anterioridad los horarios

31. FUNDAMENTOS LEGALES
REGLAMENTO DE LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA
Decreto N° 2.507 11 de julio de 2003
CAPÍTULO II
DE LOS INVENTARIOS, DE CIERTOS REGISTROS, DOCUMENTOS E
INFORMACIONES
Artículo 177. Los contribuyentes, responsables y terceros están obligados a llevar y
mantener en el domicilio fiscal o establecimiento a través de medios manuales
REGLAMENTO DE DESARROLLO DE LA LEY DE ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS
DECRETO 17/2019, DE 5 DE FEBRERO, POR EL QUE SE APRUEBA EL
REGLAMENTO DE DESARROLLO DE LA LEY DE ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS Y ACTIVIDADES RECREATIVAS.
Artículo 3.- Lugares de celebración.
Artículo 4.- Condiciones técnicas. a) Seguridad para el público asistente, b)
Solidez de las estructuras, c) Condiciones y garantías, d) Prevención y
protección de incendios, e) Condiciones de salubridad.
Artículo 20.- Espectáculos y actividades al aire libre. a) Hasta 600 metros
cuadrados: 2 inodoros y un lavabo. b) Hasta 2.000 metros cuadrados: 4
inodoros y 2 lavabos. c) Hasta 5.000 metros cuadrados: 6 inodoros y 3 lavabos.

32. FUNDAMENTOS LEGALES
LEY DE LOS CUERPOS DE BOMBEROS Y BOMBERAS Y ADMINISTRACIÓN
DE EMERGENCIAS DE CARACTER CIVIL.
Dado en Caracas, en el dos mil uno. Año 191° de la Independencia y 142° de la
Federación.
CAPITULO II
ACTUACIÓN DE LOS CUERPOS DE BOMBEROS Y BOMBERAS Y
ADMINISTRACIÓN DE EMERGENCIAS DE
CARÁCTER CIVIL
Competencia
Artículo 19. Son los órganos competentes para la prevención, preparación y atención de
incendios y otras emergencias; así como para la realización de inspecciones técnicas .
Inspecciones
Artículo 20. Ninguna persona podrá oponerse a las inspecciones.
Cumplimiento de normas
Artículo 21. verificarán la aplicación de las disposiciones sobre prevención y protección contra
incendios y otros siniestros
Incumplimiento de normas de seguridad
Artículo 22. Si de las inspecciones realizadas se evidencia la falta o deficiente cumplimiento de
dichas normas.

33. FUNDAMENTOS
METODOLOGICOS
Investigación Acción Participativa
la acción y los resultados de la investigación.
Toma en cuenta los problemas, con el fin de identificar los medios posibles para
una rápida y efectiva solución a la problemática.
Según Arias (2012): “El diseño de investigación es la estrategia general que
adopta el investigador para responder al problema planteado. En atención al
diseño, la investigación se clasifica en: documental, de campo y
experimental”
La entrevista se define por Lanuez y Fernández (2014) como el método
empírico, basado en la comunicación interpersonal establecida entre el
investigador y el sujeto o los sujetos de estudio, para obtener respuestas
verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema.
La encuesta por muestreo o simplemente encuesta es una
estrategia (oral o escrita) cuyo propósito es obtener información.
El Cuestionario: Es la modalidad de encuesta que se realiza de
forma escrita mediante un instrumento o formato en papel
contentivo de una serie de preguntas

34. Los obstáculos son esas cosas
atemorizantes que ves cuando
apartas los ojos de tu meta
- Henry Ford.