Recommended
More Related Content
Similar to Pengurusan_Pasukan_Projek - Project Management System
Similar to Pengurusan_Pasukan_Projek - Project Management System (20)
Pengurusan_Pasukan_Projek - Project Management System
- 2. Pasukan Projek “merupakan sekumpulan individu dari organisasi atau dari luar organisasi yang mempunyai kemahiran dan pengalaman yang berkaitan dengan sesuatu projek. Ahli- ahlinya terdiri daripada pengurus dan staf yang mahir dalam bidang tertentu seperti buruh dan jurutera yang diperlukan dalam projek pembinaan.”
- 4. Perancangan Projek • perancangan projek akan disenaraikan dalam bentuk dokumen yang formal yang dikenali sebagai skop projek. • Seterusnya, projek akan dibahagikan kepada beberapa komponen yang lebih terperinci dengan kaedah yang dikenali sebagai struktur pembahagian kerja (seperti yang ditunjukkan dalam rajah carta alir di bawah).
- 6. Pengenalan Struktur Organisasi Rajah variasi organisasi pengurusan projek (Turner A, 1990) Pengurusan Projek Luaran (External) Pengurusan Projek Dalaman (In House) Pengurusan Projek Dalaman dan Luaran sepasukan (In house & External) Organisasi Pengurusan Projek Klien Penasihat Organisasi untuk rekabentuk dan pembinaan Reka dan Bina Tradisional Pengurusan Design Build Sequential single stage tendering Accelerate stage tender Construction management Management contracting Design & manage Develop construct Turnkey package deal
- 7. Pengenalan Struktur Organisasi 5 proses pengorganisasian 1. Menyenaraikan aktiviti kerja 2. Pembahagian kerja 3. Pengagregatan kerja (jabatan) 4. Penyelarasan kerja 5. Pengawasan & pengorganisasian kerja
- 8. Pengenalan Struktur Organisasi 3 jenis organisasi 1. Organisasi Fungsian 2. Organisasi Matrik 3. Orgaisasi Projek
- 9. Pengenalan Struktur Organisasi Organisasi Fungsian Kaedah tradisi (perbankan, industri, syarikat) 1. Kedudukan individu jelas – jabatan / unit 2. Tugas / fungsi individu – ikut polisi / kedudukan dlm struktur 3. Kedudukan individu – ikut kemahiran / fungsi 4. Ketua akan mengawasi, mengarah dan mengawal pencapaian setiap individu dlam organisasi
- 10. Pengenalan Struktur Organisasi Organisasi Fungsian Ciri-ciri utama 1. Arahan dari atas ke bawah (vertical line of command) 2. Maklumbalas dari bawah ke atas 3. Struktur organisasi adalah rigid 4. Hierarki adalah jelas
- 11. Organisasi Fungsian Kebaikan Keburukan Unit / jab / bhgn yg bermasalah mudah dikenal pasti. Blh diatasi dgn segera Ahli unit / jab / bhgn kadangkala memeningkan matlamat mereka sdri Kepakaran dpt disatukan / digbgkan – bertukar pengetahuan, kemahiran & pengalaman di kal individu Maklum balas mungkin perlahan kerana wujud level / unit / personal Fungsi serta kedudukan individu jelas Boleh berlaku konflik jika projek dilakukan serentak (cth, pembahagian sumber – yg kuat / dominan akan mempengaruhi) Membolehkan pengawasan disiplin dibuat dgn ketat Sukar mentakrif semua keperluan individu menyebabkan objektif organisasi tdk tercapai
- 12. Struktur Organisasi Fungsian Jabatan Kewangan Jabatan Pengurusan Projek & Rekabentuk Jabatan Pemasaran Jabatan Pembangunan & Pengeluaran Unit Pengeluaran Jabatan Ukur Bahan Jabatan Audit Unit Pembangunan (teknikal) Unit Rekabentuk Unit Pengurusan Projek Jabatan Undang- Undang & Pentadbiran Tanah Unit Procurement Jabatan Perancang Bandar & Pembangunan Industri Jabatan Perancang Korporat Jabatan Pentadbiran & Sumber Manusia Unit Latihan Unit Kualiti & ISO Unit Pentadibiran Unit Sumber Manusia PENGURUS BESAR KETUA EKSEKUTIF Perunding Luar
- 13. Organisasi Matrik Organisasi matrik telah dihasilkan dari gabungan ciri-ciri organisasi fungsian dan organisasi projek. Apabila satu organisasi mengendalikan beberapa projek di satu masa dan juga melibatkan projek yang besar organisasi matrik adalah cadangan yang sesuai.
- 14. Organisasi Matrik “Satu pasukan yang dibentuk khas untuk menjalankan sesuatu projek yang khas dimana ahlinya terdiri daripada pelbagai jabatan fungsi dalam syarikat seperti kejuruteraan, pemasaran dan pengeluaran yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu projek.”
- 15. Organisasi Matrik Kebaikan Keburukan Pengunaan sumber lebih berkesan “dual reporting” boleh berlaku dan ini mungkin akan berlaku konflik Penyampaian maklumat lebih tepat dan meluas Konflik blh berlaku akibat kelewatan / “over budget” unit fungsian Menggalakan perkembangan pengetahuan di kalangan individu dlm unit fungsian Pembahagian sumber – sukar apabila banyak projek dijalankan serentak Mengurangkan percangagahan urusan di antara “line organisation” bagi pengurus projek dan kakitanganfungsian Berlaku dominan apabila ada pengurus yg lebih menonjol dalam organisasi fungsian
- 16. Struktur Organisasi Matrik Tanggungjawab projek Tanggungjawab projek Tanggungjawab projek PENGURUS BESAR Pengurus Projek A Pengurus Kewangan Pengurus Plant/Materials Pengurus Projek B Pengurus Projek C Pengurus Purchasing Pengurus Services Tanggungjawab fungsian Tanggungjawab fungsian Tanggungjawab fungsian Tanggungjawab fungsian
- 17. Organisasi Projek Ciri-ciri yang ada pada organisasi ini, kuasa diterajui oleh pengurus projek. Integrasi di antara kepakaran yang ada dalam organisasi lebih efektif dan kuasa pengurusan projek ke atas semua unit/bahagian/jabatan diberikan kepada pengurus projek.
- 18. Organisasi Projek Kebaikan Keburukan Bidang kuasa pengurus projek adalah meluas Pengunaan sumber yang tidak efektif Semua unit / jabatan bertanggungjawab terus kepada pengurus projek Tidaka ada career jangka masa panjang Integrasi antara kepakaran adalah lebih efektif Pembahagian tugas tidak seimbang Penyelarasan lebih mudah Individu perlu menunjukan kepentingannya jika berlaku pertukaran pengurus Kesemua sumber menumpu perhatian kepada projek Tindakan boleh diambil dgn segera jika berlaku masalah
- 19. Struktur Organisasi Projek KETUA EKSEKUTIF PENGURUS PROJEK PENGURUS PROJEK PENGURUS PROJEK Plant /Materials Purchasing Estimating Purchasing Plant/Materials Services Estimating Services
- 20. SISTEM PEROLEHAN
- 21. PENGENALAN • Sistem perolehan adalah satu proses yang meliputi pemerolehan bangunan baru atau ruang di dalam bangunan. Ia melalui dua kaedah, iaitu belian terus, sewa, atau pajakan dari pasaran terbuka atau mereka bentuk dan membina bangunan untuk menepati keperluan yang tertentu. • Terdapat pelbagai jenis sistem perolehan yang digunakan dalam industri binaan. Tiga jenis sistem perolehan yang lazim digunakan untuk projek pembinaan bangunan ialah o kaedah tradisional, o kaedah reka bentuk dan binaan, dan o kaedah kontrak pengurusan.
- 22. KAEDAH TRADISIONAL • Dalam sistem ini, reka bentuk perlu di siapkan sebelum tender dijemput dan kontraktor utama dilantik. Sekiranya tidak ada apa-apa perubahan kerja, kos pembinaan boleh didapati dengan tepat sebelum kerja pembinaan bermula. • Pihak kontraktor akan memikul tanggungjawab dan risiko kewangan untuk kerja-kerja pembinaan dan pihak klien pula berhak mendapat prestasi yang terbaik daripada kumpulan reka bentuk.
- 23. KAEDAH TRADISIONAL • Sekiranya kerja kontraktor tergendala disebabkan oleh kegagalan kumpulan reka bantuk untuk menjalankan tugas mereka, pihak kontraktor boleh menuntut tambahan kos dan masa untuk menyiapkan projek tersebut. • Sebaliknya pihak klien boleh mendapat balik kos tambahan ini daripada ahli-ahli kumpulan reka bentuk sekiranya terdapat kelainan daripada pihak mereka.
- 24. Klien Pakar Perunding Kontraktor Utama Sub- Kontraktor Sub- Kontraktor Pembekal Sub-Labour • Sesuai digunakan untuk projek yang sederhana besar dan mempunyai kerumitan yang sederhana dan rendah. • Masa untuk penyiapan projek adalah panjang. • Tidak sesuai digunakan untuk projek besar dan mempunyai kerumitan yang tinggi. • Kos dan masa pembinaan yang sederhana. • Projek akan menghadapi kelewatan masa yang panjang dan kos yang tinggi.
- 25. Kebaikan Kaedah Tradisional • Persaingan yang adil. • Reka bentuk yang mantap dan memudahkan tahap kualiti yang tinggi dalam reka bentuk. • Ketetapan kos yang munasabah di peringkat pemberian kontrak berdasarkan harga pasaran. • Mempunyai strategi yang memuaskan dari segi kebertanggungjawabkan awam. • Prosedur yang mudah difahami. • Perubahan kerja yang mudah dibuat dan senang dilihat.
- 26. Kelemahan Kaedah Tradisional • Terdedah pada penyalahgunaan kuasa dan mengakibatkan perubahan harga. • Program keseluruhan adalah panjang jika dibandingkan dengan strategi-strategi yang lain disebabkan kaedah ini tidak menggunakan perjalanan kerja yang selari. • Pihak kontraktor tidak terlibat dalam reka bentuk dan perancangan projek. • Strategi ini selalu menghasilkan hubungan yang berlawanan antara ahli kumpulan kerja.
- 27. KAEDAH REKA BENTUK DAN BINA • Dalam sistem ini, semua tanggungjawab untuk menyiapkan bangunan dipindahkan kepada kontraktor utama. Kontraktor utama akan mengambil alih projek dari peringkat kajian asas projek, seterusnya mendapat kelulusan pihak berkuasa, mereka bentuk, mengawasi dan menyiapkan projek mengikut tempoh dan nilai kontrak yang dipersetujui. • Pada peringkat pratender, klien akan menyatakan objektif dan kehendak-kehendak serta konsep reka bentuk untuk projek berkenaan. Klien juga akan melantik pakar perunding untuk menasihat dan membantu memberi penyataan keperluan projek supaya kontraktor dapat menyediakan cadangan mereka bentuk dan bina.
- 28. KAEDAH REKA BENTUK DAN BINA • Berdasarkan kepada penyataan keperluan ini, pihak kontraktor yang berkemampuan dan berkelayakan akan dipelawa untuk memberi cadangan teknikal dan cadangan kewangan untuk projek tersebut. Selepas itu, pihak klien akan memilih kontraktor yang paling layak berdasarkan kepada cadangan projek yang mereka kemukakan. • Pihak kontraktor diberi kebebasan sepenuhnya untuk menyiapkan projek dalam jangka masa yang singkat. Kebanyakkan kontraktor akan menggunakan sistem ’fast tracking’ untuk menjimatkan tempoh pembinaan. Dalam kaedah ’reka bentuk dan bina’, proses mereka bentuk dan pembinaan di tapak bina biasanya berjalan serentak dan pihak kontraktor diberi kebebasan sepenuhnya untuk menentukan kaedah dan aktiviti-aktiviti pembinaan.
- 29. Klien Pakar Perunding Kontraktor Reka Bentuk Dan Binaan Pembekal Sub-Kontraktor Penyusunan kontraktual untuk kaedah Reka Bentuk dan Bina (Desing and Build) • Berdasarkan hubungan kontraktual dalam reka bentuk dan bina, kontraktor utama memasuki kontrak dengan klien untuk kerja-kerja reka bentuk dan bina. Kontraktor ini akan dibayar harga pukal yang tertaluk kepada kuasa penalti atau bonus kerana penyerahan projek yang telah disiapkan dengan kadar segera atau lambat. Pakar perunding akan dilantik oleh klien atau pihak kontraktor.
- 30. Kebaikan Kaedah Reka Bentuk dan Bina • Klien hanya berurusan dengan satu firma sahaja. • Jangka masa untuk projek siap adalah cepat dan masa pembinaan di kurangkan kerana reka bentuk dan pembinaan dijalankan serentak. • Ketepatan kos boleh dibuat sebelum kerja pembinaan dijalankan sekirannya kehendak klien menepati spesifikasi projek dan perubahan kerja tidak dibuat.
- 31. Kelemahan Kaedah Reka Bentuk dan Bina • Reka bentuk yang terperinci tidak disiapkan sebelum kontraktor dilantik. • Bidang tawaran susah dibandingkan sebab reka bentuk, program, dan kos adalah berlainan dalam tiap-tiap projek. • Perubahan pada skop projek oleh klien akan menjadi kos bertambah mahal.
- 32. KAEDAH KONTRAK PENGURUSAN • Konsep kaedah ini adalah berasal dari Amerika Syarikat. Kontrak pengurusan telah menjadi satu alternatif kaedah perolehan yang unik, dimana seorang kontraktor pengurusan dilantik sebagai perunding untuk menyediakan satu kumpulan pengurusan bagi mengawal dan menyelaraskan semua aktiviti-aktiviti di tapak bina. • Kontraktor pengurusan tidak menjalankan sebarang kerja pembinaan sebab kerja-kerja ini akan dilaksanakan oleh kontraktor-kontraktor kerja yang dilantik menerusi satu siri pakej-pakej kontrak kerja.
- 33. KAEDAH KONTRAK PENGURUSAN • Kontrak pengurusan didefinisikan sebagai satu projek dimana kontraktor pengurusan dilantik berasaskan yuran untuk menyediakan perkhidmatan pengurusan pembinaan bersama dengan ahli-ahli professional yang lain dalam kumpulan pengurusan projek majikan. • Semua kerja pembinaan adalah ditawarkan secara persaingan kepada sub-kontraktor yang berkontrak terus dan di bawah penyediaan kontraktor pengurusan.
- 34. CIRI-CIRI KAEDAH KONTRAK PENGURUSAN • Kontrak pengurusan biasanya, akan menggunakan kaedah ‘fast tracking’ supaya fasa reka bentuk fasa pembinaan dijalankan serentak. Keseluruhan reka bentuk terperinci tidak perlu disiapkan sebelum pembinaan bermula. Sebagai contoh, tender dipelawa dan kerja tanah dimulakan sementara sistem perpaipan dan lain-lain pakej kerja yang kemudian masih dalam proses reka bentuk. Dengan kaedah ini, ia menjamin permulaan dan penyiapan kerja yang lebih awal. • Aplikasi Kaedah Kontrak Pengurusan : 1. Sesuai digunakan untuk projek yang besar, mahal, dan mempunyai kerumitan yang tinggi. 2. Masa untuk penyiapan projek adalah pendek. 3. Penyiapan kerja pembinaan yang cepat. 4. Kos pembinaan yang tinggi. 5. Projek akan menghadapi kelewatan masa dan kos yang sederhana.
- 35. Klien Pakar Perunding Kontraktor Pengurusan Pakar Perunding Pakar Perunding Pakar Perunding • Berdasarkan rajah hubungan kontraktual untuk kaedah kontrak pengurusan, kontraktor pengurusan akan dilantik oleh klien untuk mengurus proses pembinaan dan dibayar yuran untuk kerja-kerja ini. Kontraktor pengurusan dipertanggungjawabkan untuk semua kerja pembinaan dan dia mempunyai hubungan kontraktual dengan semua kontraktor kerja yang dilantik. • Semua kerja pembinaan akan dilaksanakan oleh kontraktor kerja dan kontraktor pengurusan hanya perlu menyediakan perkhidmatan di tapak bina seperti pejabat tapak, kren menara, jentera angkat dan perkara-perkara yang berkaitan dengan keselamatan ini akan dikongsi bersama dengan semua kontraktor kerja.
- 36. Kebaikan Kontrak Pengurusan • Penjimatan masa untuk keseluruhan kerja pembinaan. • Kerja reka bentuk dan pembinaan dijalankan serentak. • Perubahan kerja yang lewat boleh diterima • Kerja pakej yang lebih kompetitif.
- 37. Kelemahan Kontrak Pengurusan • Perlu ada ringkasan projek yang berkualiti baik. • Tidak wujud ketepatan kos. • Perlu bergantung pada ahli kumpulan kerja yang berkualiti. • Menambah tuntutan oleh kontraktor kerja.
- 38. Isu dalam pengurusan projek !!!
- 39. Peringkat Perancangan • Pemilihan tapak yang kurang sesuai • Pengambilan balik tanah belum selesai • Keperluan pelanggan tidak jelas/tidak lengkap • Peruntukan terhad
- 40. Peringkat Reka Bentuk • Reka bentuk yang tidak sesuai/tidak praktikal/tidak memenuhi keperluan pengguna/tidak lengkap • Kurang maklumat/maklumat tidak jelas • Masalah koordinasi • Kesilapan perekabentuk/terlepas pandang • Kelewatan penyediaan rekabentuk
- 41. Peringkat Perolehan • Kelewatan melantik perunding/kontraktor • Kontraktor tidak berkeupayaan • Kontraktor tiada pengalaman melaksanakan projek yang kompleks
- 42. Peringkat Pembinaan • Masalah tapak • Lambat mendapat kelulusan daripada PBT • Masalah koordinasi • Kontraktor lewat menerima lukisan • Pelanggan lambat memberi pengesahan • Banyak kerja tambahan • Lanjutan masa (EOT) terlalu lama • Pertindihan skop kerja kontraktor • Penyelia tapak tidak kompeten • Penyeliaan tapak tidak rapi • Kerja pembinaan tidak ikut spesifikasi/lukisan • Tiada rekod kawalan kualiti • Kurang pemantauan terhadap perunding/kontraktor • Kenaikan harga barang binaan (seperti besi dan keluli) di luar kawalan • Kontraktor bermasalah • Projek dimansuhkan
- 43. Peringkat Penyiapan dan Penyerahan • Kerja-kerja pembinaan tidak sempurna/banyak kecacatan dan kerosakan • Pembinaan diperakukan siap walaupun ada kerja yang belum siap • Ujian dan pentauliahan belum selesai • Kemudahan/peralatan tidak dapat digunakan • Bangunan/kemudahan tidak dapat beroperasi dengan berkesan • Pelanggan enggan berpindah • Bangunan telah diserahkan tetapi tidak boleh diduduki • Tiada kawalan keselamatan • Bangunan diduduki walaupun Sijil Layak Menduduki (CF) belum diperolehi
- 44. Parties involed in Project Management a) Owners - Public Owners - Private Owners - Owner Representatives b) Design Professionals - Architects - Engineers c) Construction Professionals - Contractors - Specialty Contractors - The Trades
- 45. Thank you…