Choć w ostatnich latach polski rynek outsourcingu usług biznesowych mocno się rozwinął, to nadal daleko mu do pełnej dojrzałości. Polskie firmy znacznie rzadziej zlecają procesy na zewnątrz niż w firmy z innych krajów – wynika z raportu Grant Thornton.
1. Outsourcing – to uzależnia
Raport o rynku outsourcingu rachunkowości, płac i kadr w Polsce i na świecie
Na podstawie badania International Business Report przeprowadzonego przez Grant Thornton International
Sierpień 2015
2. Polskie firmy nadal z dużą ostrożnością podchodzą do usług firm outsourcingowych.
Zlecają usługi na zewnątrz wielokrotnie rzadziej, niż firmy z rynków rozwiniętych
Przedsiębiorcy przyznają, że uzależniają się od outsourcingu. Kiedy raz spróbują, nie wracają do dawnych rozwiązań
Firmy – zwłaszcza w Polsce – postrzegają outsourcing zwykle jedynie jako narzędzie do obniżania kosztów.
Nie dostrzegają innych korzyści, takich jak: transfer ryzyka, wzrost jakości usług, uporządkowanie procesów
i uproszczenie działalności firmy
Kluczowe wnioski
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
3. 10
20
30
40
50
60
Brazylia
Finlandia
Meksyk
Argentyna
Botswana
Hiszpania
Australia
Indie
Włochy
Łotwa
USA
Francja
Estonia
Indonezja
Litwa
Grecja
Nowa Zelandia
Irlandia
Holandia
Filipiny
Rosja
Singapur
Turcja
RPA
Szwecja
Chiny
Kanada
Tajlandia
Wielka Brytania
Armenia
Nigeria
Niemcy
Japonia
Polska
Malezja
Wykres 1.
Odsetek średnich i dużych firm,
które kiedykolwiek korzystały
z usług outsourcingu rachunkowości
(w proc.) - wyniki globalne
Choć przez ostatnie lata rynek outsourcingu w Polsce
wyraźnie się rozwinął, to na tle innych krajów nadal
jest relatywnie niewielki.
Jak wynika z badania Grant Thornton wśród 2571
średnich i dużych firm z 35 gospodarek świata,
w Polsce jedynie 8 proc. średnich i dużych firm
kiedykolwiek zlecało obsługę rachunkowości na
zewnątrz. To jeden z dwóch najniższych odsetków
ze wszystkich państw objętych badaniem (za nami
jest tylko Malezja – 6 proc.). Dla porównania,
średnio w globalnym badaniu odsetek ten wyniósł
20 proc., a w trzech krajach z outsourcingu
rachunkowości korzystało więcej niż co drugie
badane przedsiębiorstwo. Rekordzistą jest Brazylia,
gdzie procesy księgowe zleca na zewnątrz aż 64 proc.
średnich i dużych przedsiębiorstw.
Należy zwrócić uwagę, że wysokie odsetki firm
korzystających z outsourcingu w Brazylii i innych
krajach Ameryki Południowej to efekt lokalnej
specyfiki tych państw. Otoczenie prawno-gospodarcze,
a w szczególności kwestie podatkowe, są tam na tyle
skomplikowane, a ewentualne kary za błędy tak duże,
że firmy znacznie częściej przenoszą tam księgowość
oraz ryzyko z nim związane na zewnętrzne podmioty.
Jeśli jednak weźmiemy pod uwagę jedynie państwa
Unii Europejskiej – nawet wówczas Polska będzie
uchodziła na tym tle za kraj o niskim rozwoju rynku
outsourcingu (porównaj Polskę i pomarańczowe
słupki na wykresie). W Finlandii aż 52 proc. firm
deklaruje, że korzysta z outsourcingu księgowości.
To pokazuje, że silny rynek outsourcingu to nie tylko
regionalna specyfika egzotycznych krajów, ale też
poukładanych, dojrzałych gospodarek europejskich.
Outsourcing w Polsce i na świecie – rachunkowość
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
64
52 52
42
38
36
35
31
26 26 25 25
22
20 20
18 18
16 16 16
14 14 14
13 13 13 12 12
11 10 10 9 9
8
6
4. 10
20
30
40
50
60
Brazylia
Włochy
Argentyna
Wielka Brytania
Meksyk
Hiszpania
Australia
Finlandia
USA
Francja
Indie
Kanada
Irlandia
RPA
Holandia
Estonia
Grecja
Szwecja
Filipiny
Niem
cy
Japonia
Łotwa
Singapur
Chiny
Nigeria
Botswana
Indonezja
Nowa Zelandia
Rosja
Litwa
Turcja
Arm
enia
Polska
Tajlandia
Malezja
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Tak samo wygląda sytuacja w innym badanym segmencie
outsourcingu: w outsourcingu kadr i płac (inaczej funkcji
HR). W Polsce jedynie 6 proc. średnich i dużych firm
kiedykolwiek wydzielało ten obszar działalności
na zewnątrz.
Ponownie w badaniu wyprzedzamy pod tym względem
jedynie Malezję (2 proc.). Tymczasem na świecie z tego
rozwiązania korzysta 25 proc. średnich i dużych firm,
a liderem ponownie jest Brazylia, gdzie rozliczanie funkcji
HR zleca na zewnątrz aż 55 proc. przedsiębiorstw. Spośród
przebadanych krajów UE liderem są Włochy, gdzie odsetek
ten wynosi 52 proc.
Outsourcing – kadry i płace
Edward Nieboj
Partner Zarządzający w Grant Thornton
Z czego wynika tak niski odsetek firm
korzystających w Polsce z outsourcingu?
Po pierwsze, przedsiębiorcy często obawiają się,
że delegując zadania na zewnątrz, stracą kontrolę
nad częścią firmy, np. nad pracownikami czy
bazami danych, albo że nastąpi wyciek wrażliwych
danych. Po drugie, przedsiębiorcy często uważają,
że zewnętrzna firma nie wykona pewnych zadań tak
dobrze, jak wewnętrzne służby. I wreszcie po trzecie,
przedsiębiorcy żyją w przekonaniu, że jak coś zrobią
sami, to zrobią to taniej. Wszystkie te obawy są,
moim zdaniem, zupełnie nieuzasadnione. Dobrze
przemyślany outsourcing ułatwia zarządzanie
firmą, obniża jej koszty i podnosi efektywność.
Przykłady krajów takich jak Finlandia, Włochy czy
Wielka Brytania, gdzie outsourcing jest bardzo
popularny, to potwierdzają. Z drugiej strony, jestem
przekonany, że polskie firmy również coraz częściej
będą przekonywać się do narzędzia, jakim jest
outsourcing, w tym outsourcing księgowy, kadrowy
i płacowy, co oznacza, że rynek tych usług będzie
w Polsce rósł.
Wykres 2.
Odsetek średnich i dużych firm, które kiedykolwiek korzystały z usług
outsourcingu kadr i płac (w proc.) - wyniki globalne
55
52
50 50
44
42
41
40
35
32 32
28 28
27
26
20 20
17 17
15 15
14 14 14
12 12 12 12 11 10 10
8
6 6
2
5. 0 10 20 30 40 50 60 700 10 20 30 40 50 60 70
66
Badanie Grant Thornton pokazuje, że jeśli firma raz skorzysta z usług firm
outsourcingowych, to zwykle już z nich nie rezygnuje. Jedynie 16 proc.
ankietowanych średnich i dużych firm, które kiedykolwiek zlecały usługi na
zewnątrz, było niezadowolonych z efektów outsourcingu i przeniosło te usługi
z powrotem do wnętrza firmy. Z tego 10 proc. wskazało na niską jakość usług,
a 14 proc. na wysokie koszty.
Zdecydowana większość przedsiębiorstw jest zadowolonych z efektów pracy
swoich dostawców usług outsourcingowych. Aż dwie trzecie firm delegujących
usługi na zewnątrz twierdzi, że nie zdarzyło im się sprowadzić jakiegokolwiek
raz zleconego procesu z powrotem do firmy.
Dodatkowo część firm twierdzi, że takie „powroty” im się zdarzały,
ale tylko dlatego, że outsourcing był od początku planowany jako tymczasowy
(10 proc. wskazań), albo że rezygnacja z outsourcingu była efektem szerokich
zmian w firmie (np. fuzja, restrukturyzacja, ekspansja zagraniczna itp.;
8 proc. wskazań).10
Outsourcing – kto spróbował, chce więcej
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Wykres 3.
Czy kiedykolwiek przeniosłeś wydzielone wcześniej na zewnątrz procesy z powrotem do wewnątrz firmy?
Odpowiedzi firm, ktre deklarują, że kiedykolwiek korzystały z outsourcingu rachunkowości lub kadr i płac
(w proc.; wyniki globalne)
}
16 proc.
Tylko tyle firm, które kiedykolwiek
skorzystało z outsourcingu, było
niezadowolonych z efektów zleconych
prac i przeniosło te usługi z powrotem
do wewnątrz firmy
Nie
Tak, ale outsourcing był
z założenia tylko tymczasowy
Tak, ale to był efekt szerszych
zmian w polityce firmy
Tak, z powodu niskiej jakości
zleconych usług
Tak, z powodu wysokich
kosztów outsourcingu
Tak, z innych powodów 2
4
10
8
10
6. Wybór odpowiedniego wykonawcy procesów
outsourcingowych nie jest dla firm łatwym zadaniem.
Wśród przedsiębiorców, którzy nigdy nie korzystali
z outsourcingu, dominuje przekonanie, że
podstawowym kryterium wyboru wykonawcy
powinna być cena, tzn. im taniej dany wykonawca
wykona potrzebne nam usługi rachunkowe czy
kadrowe, tym większa jest wartość takiej usługi.
Badanie Grant Thornton pokazuje jednak, że cena
w rzeczywistości nie jest wcale najważniejszym
kryterium, którym powinny kierować się firmy.
Przedsiębiorstwa, które miały już doświadczenia
z outsourcingiem, za zdecydowanie najważniejszą
kwestię uważają coś zupełnie innego, znacznie mniej
wymiernego – wiarygodność.
Według badania, aż 56 proc. firm, które korzystały
z outsourcingu, twierdzi, że przy wyborze dostawcy
kierują się kryterium określanym jako „wiarygodność
usług” świadczonych przez potencjalnego
usługodawcę, a więc wiarą w to, że powierzone
dostawcy procesy będą realizowane według
najwyższych standardów.
Dopiero na drugim miejscu – 43 proc. wskazań
– znalazła się „cena kontraktu”. Niemal równie
istotne są też „zaufanie do dostawcy” (40 proc.)
i „zrozumienie specyfiki mojego biznesu” (35 proc.).
Czyli dla przedsiębiorców, którzy korzystają
z outsourcingu, jakość codziennej współpracy
z dostawcą jest kluczowa, co jest w pełni zrozumiałe,
bo każdy z nas lubi współpracować z rzetelnym,
wiarygodnym i profesjonalnym partnerem.
Cena w takiej relacji schodzi zwykle na plan dalszy.
Czego oczekują firmy
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Wykres 4.
Które z następujących kryteriów są najważniejsze przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych? Odpowiedzi firm, które korzystały z outsourcingu (w proc.; wyniki globalne)
Relacje, jakie łączą firmę
i dostawcę, to klucz do zbudowania
sprawnej, dobrze naoliwionej maszyny
outsourcingowej. W tych relacjach szczególnie
istotne jest jedno uczucie - wzajemne zaufanie.
Firma musi wiedzieć, że dostawca jest tu
dla niej i że można na niego zawsze liczyć.
Dostawca musi natomiast mieć świadomość,
że taka jest właśnie jego rola.
Andrew McBean
Grant Thornton Thailand
56 43 35 27 2240 17 11 10
wiarygodność
usług
cena
kontraktu
zaufanie do
dostawcy
zrozumienie
specyfiki mojego
biznesu
doświadczenie
dostawcy w
podobnych zleceniach
innowacyjność
dostawcy
akceptacja
zewnętrznych
audytorów firmy
możliwość
porozumiewania się
tym samym językiem
międzynarodowy
zasięg dostawcy
7. 88
87
82
80
74
61Jakość nadzoru nad projektem
Wymiana informacji między
zleceniodawcą a dostawcą
Jakość relacji między
zleceniodawcą a dostawcą
Doświadczenie dostawcy
Wnikliwa analiza potrzeb
dostawcy
Jakość zarządzania zasobami
przez dostawcę
Firmy, które po raz pierwszy zlecają na zewnątrz
procesy księgowe i kadrowe, zwykle oczekują od
dostawców tych usług przede wszystkim „twardych”
zasobów specjalistycznych, czyli głównie wysoko
wykwalifikowanych ekspertów od rachunkowości
oraz specjalistycznych systemów informatycznych.
Jednak udany outsourcing wymaga jeszcze innych,
znacznie mniej technicznych czynników, czyli przede
wszystkim odpowiednich relacji.
Według badania Grant Thornton, „miękkie aktywa”
to wręcz najważniejsze elementy outsourcingowej
układanki. Firmy, które mają już za sobą
doświadczenia w zlecaniu procesów na zewnątrz,
twierdzą, że czynniki, które najmocniej decydują
o sukcesie lub porażce outsourcingu, to „wymiana
informacji” między stronami (88 proc. wskazań
przedsiębiorców) oraz „jakość relacji” istniejących
między oboma podmiotami (87 proc.).
Zatem „aktywa twarde” (eksperci oraz systemy IT),
to obecnie standard na rynku outsourcingu
rachunkowości i kadr, natomiast tym, co różnicuje
dostawców między sobą to właśnie "miękkie”
czynniki, np. elastyczność, otwartość na oczekiwania
klienta, innowacyjność czy jakość zarządzania.
Recepta na udany outsourcing
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Magdalena Marcinowska
Payroll Partner w Grant Thornton
Zarządy firm często obawiają się, że zlecając
niektóre procesy na zewnątrz stracą nad nimi
kontrolę. Tymczasem jest dokładnie przeciwnie
– zlecając usługę zarządy firm są w stanie
w większym stopniu monitorować jej wykonanie.
Mogą bowiem zobligować dostawcę do stałego
raportowania o sytuacji w danym obszarze.
Wykres 5.
Które z poniższych kryteriów są głównym czynnikiem decydującym
o powodzeniu outsourcingu księgowości i kadr?
Odpowiedzi firm, które korzystały z outsourcingu (w proc.; wyniki globalne)
8. Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Korzyści dla firmy wynikające z outsourcingu rachunkowości oraz kadr i płac:
Bezpośrednie oszczędności:
Niższe koszty osobowe
Niższe koszty IT
Niższe koszty najmu
Niższe koszty szkoleń
Inne korzyści:
Transfer ryzyka na zewnątrz (dostawca odpowiada za księgi klienta i to on ponosi ewentualne kary)
Bezpieczeństwo ciągłości pracy (np. w razie problemów zdrowotnych lub odejść w dziale księgowym firmy)
Wyższa jakość usług (dzięki wiedzy ekspertów wyspecjalizowanych w danym obszarze)
Ujednolicenie i uporządkowanie procesów
Odciążenie zarządów i dyrektorów finansowych
Ułatwienie ekspansji zagranicznej (w przypadku zlecenia outsourcingu międzynarodowym firmom sieciowym)
Outsourcing z punktu widzenia firmy
Monika Smulewicz
Partner, Dyrektor Zarządzająca w Grant Thornton
Przedsiębiorcy, myśląc o outsourcingu, często ograniczają
się do prostej kalkulacji kosztów osobowych, tzn. patrzą,
ile zaoszczędzą na zastąpieniu wewnętrznych pracowników
zewnętrznym kontraktem. Taka optymalizacja kosztowa jest
oczywiście bardzo ważna i zwykle faktycznie przynosi firmom
znaczącą ulgę w budżecie, jednak korzyści wynikających
z outsourcingu jest znacznie więcej. Nie tylko oszczędzamy
na kosztach osobowych, ale też na kosztach systemów IT,
kosztach wynajmu powierzchni biurowej czy kosztach szkoleń,
które w zawodach rachunkowych są niezwykle ważne i kosztowne.
Ponadto, firmy mają szereg innych, znacznie mniej wymiernych
korzyści. Delegowanie procesów rachunkowych na zewnątrz
to przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa – firma dzięki
outsourcingowi transferuje ryzyko związane z prowadzeniem ksiąg
na zewnętrzny podmiot. Ponadto, outsourcing zapewnia ciągłość
rozliczeń (niezależnie od nieprzewidzianych zdarzeń losowych),
ujednolica i porządkuje procesy rachunkowe (zapewnia wysoki,
międzynarodowy standard tych usług) i odciąża zarządy firm
w zakresie kontroli nad rachunkowością. Ponadto, wynajęcie
zewnętrznych, doświadczonych specjalistów często podnosi jakość
usług księgowych w firmie oraz – kiedy procesy powierzane są
międzynarodowym sieciom outsourcingowym – łatwiej i taniej
firma może prowadzić ekspansję zagraniczną, bo nie musi
budować nowych struktur księgowych i poznawać rachunkowej
specyfiki danego kraju. Wszystkie operacje firmy, prowadzone
w różnych krajach, rozliczane są przez zewnętrznego dostawcę.
9. Informacje zawarte w niniejszym dokumencie mają jedynie charakter ogólny i poglądowy. Nie stwarzają one stosunku handlowegoani stosunku świadczenia usług doradztwa
odatkowego, prawnego, rachunkowego lub innego profesjonalnego doradztwa. Przed podjęciem jakichkolwiek działań należy skontaktować się z profesjonalnym doradcą w celu
uzyskania porady dostosowanej do indywidualnych potrzeb.
Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. dołożyło wszelkich starań, aby informacje znajdujące się w niniejszym dokumencie były kompletne, prawdziwe i bazowały na wiarygodnych
źródłach. Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. nie ponosi jednak odpowiedzialności za ewentualne błędy lub braki w nich oraz błędy wynikające z ich nieaktualności.
Grant Thornton Frąckowiak Sp. z o.o. Sp. k. nie ponosi także odpowiedzialności za skutki działań będące rezultatem użycia tych informacji.
Kontakt
Edward Nieboj
Partner Zarządzający
T +48 61 62 51 139
M +48 693 333 386
E edward.nieboj@pl.gt.com
Monika Smulewicz
Partner, Dyrektor Zarządzająca
T +48 22 20 54 900
M +48 603 446 692
E monika.smulewicz@pl.gt.com
Informacje o badaniu
Badanie zostało przeprowadzone
w ramach projektu badawczego
International Business Report,
prowadzonego przez Millward Brown
na zlecenie Grant Thornton
International. Jest to cykliczne badanie
ankietowe prowadzone wśród 10 tys.
właścicieli i menedżerów średnich
i dużych firm. Badanie obejmuje
36 krajów świata, w tym Polskę
(polska grupa to 200 ankietowanych).
Polska | International Business Report 2015 | Grant Thornton
Magdalena Marcinowska
Payroll Partner
T +48 61 62 51 402
M +48 607 625 729
E magdalena.marcinowska@pl.gt.com