indicadores de gestion para la mejora en proceso empresariales buscando asi la certifiacion regional a nivel nacional de los paises desarrollados , cumpliendo asi los estandares de calidad

1. Código: AD-PR-05
Versión: 02
Rige a partir de su publicación en el SIG
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
1. Objetivo, alcance y convenciones
Objetivo:
Coordinar y verificar la ejecución de los mantenimientos preventivos y correctivos llevados a cabo a la
infraestructura física y equipos del Ministerio de Educación Nacional, enfocados a mitigar fallas o su
deterioro en el corto, mediano y largo plazo.
Alcance:
Inicia con el envío de la solicitud de mantenimiento correctivo a la infraestructura física y equipos del
Ministerio de Educación Nacional, continua con la ejecución del mantenimiento por parte del personal
externo asignado y finaliza con la entrega a satisfacción y en normales condiciones de uso y
funcionamiento. El procedimiento no aplica para el mantenimiento de los recursos tecnológicos del
Ministerio: (Servidores, computadores, impresoras, unidades externas de procesamiento o
almacenamiento, redes LAN, etc.).
Convenciones
Punto de
Verificación
Nota Evidencias
Interacción con
otros procesos
Tiempos
Mínimo Máximo
     
2. Disposiciones Generales
- Las solicitudes de mantenimiento que se tramiten a través del aplicativo mesas de ayuda deben ser debidamente diligenciadas,
de lo contrario no será atendido el requerimiento.
- Cada solicitud de mantenimiento que se tramiten a través del aplicativo mesas de ayuda debe ser diligenciada de manera
individual, es decir, por cada uno de los requerimientos solicitados.
- A través de la mesa de ayuda únicamente se tramitarán las solicitudes relacionadas con el mantenimiento de la infraestructura
física y mobiliario. En el caso de recibir solicitudes de suministros u otros requerimientos no relacionados con los anteriores, se
procederá a informar al usuario la ruta correcta e inmediatamente será cerrada sin atención.

2. Código: AD-PR-05
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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
CAPITULO 1: GESTIÓN DE MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS
1
ENVIAR LA SOLICITUD DE MESA DE AYUDA PARA
MANTENIMIENTO CORRECTIVO.
Ingresar al aplicativo de “mesa de ayuda administrativa” con su
usuario y contraseña, en la página de intranet del Ministerio,
diligencia la solicitud de mantenimiento/arreglo y radica.
Servidor del
Ministerio de
Educación
Nacional.
No aplica
 Registro de
mesa de ayuda
administrativa
2
RECIBIR, ANALIZAR Y REGISTRAR LA SOLICITUD DE MESA
DE AYUDA
Recibir y analizar la solicitud de mantenimiento de la
infraestructura física o de mobiliario para determinar el alcance del
requerimiento.
Se realiza el registro de la solicitud, diligenciando el Formato Base
de datos para el control de mesas de ayuda con la información
recibida.
¿La solicitud de mantenimiento es de menor magnitud?
Si: Imprimir el soporte de la mesa de ayuda y entregar soporte de
asignación al personal de mantenimiento del outsourcing.
Continua con la actividad 5.
No: Imprimir el soporte de la mesa de ayuda y entregar el soporte
de asignación al líder de mantenimiento para realizar la evaluación
de la viabilidad del mantenimiento. Continua con la actividad 4.
Auxiliar de
mantenimiento
 1 a 2 días
hábiles, a partir
del recibo de la
solicitud.
 Soporte de
la mesa de
ayuda.
 AD-FT-43
Formato Base de
datos para el
control de mesas
de ayuda

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
3
EVALUAR LA VIABILIDAD DE LA SOLICITUD DE MESA DE
AYUDA
Recibir la solicitud de mantenimiento de la infraestructura física o
de mobiliario y analiza la viabilidad para la prestación del servicio
teniendo en cuenta la pertinencia del requerimiento, la
disponibilidad de personal y los materiales.
 ¿La solicitud de mantenimiento es aprobada?
Si: Entregar el soporte de asignación al personal de mantenimiento
del outsourcing. Continua con la actividad 5.
No: Informa al usuario mediante correo electrónico las razones por
las cuales no puede ser atendido el requerimiento o la fecha en
que se prestará el servicio, según disponibilidad de tiempo o
materiales. Solicita al Auxiliar de mantenimiento de la Subdirección
de Gestión Administrativa realizar el cierre de la mesa de ayuda.
Líder de
Mantenimiento
de
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 a 3 días
hábiles, a partir
del recibo de la
solicitud.
 Soporte de
la mesa de
ayuda
 Correo
electrónico

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
4
REALIZAR EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO.
El personal de mantenimiento del outsourcing se dirige con el
soporte de la mesa de ayuda, a la oficina donde se requirió el
servicio, confirma con el solicitante el tipo de servicio que va a
prestar y procede a ejecutar las actividades necesarias para
cumplirlo
Si durante la ejecución se presentan novedades que no
permiten el normal desarrollo del mantenimiento, el líder de
mantenimiento de Subdirección de Gestión Administrativa
informará por medio de correo electrónico los hechos presentados
en la prestación del servicio, para hacer el cierre de la Mesa de
ayuda, justificando técnica y operativamente, el desistimiento de
atención al servicio solicitado
Personal de
Mantenimiento
del outsourcing
 1 a 10 días
hábiles, a partir
del recibo de la
solicitud y según
el tipo de
solicitud
 Soporte de
la mesa de
ayuda
 Correo
electrónico
5
SOLICITAR LA FIRMA Y EVALUACIÓN DEL SERVICIO.
Solicitar al servidor el diligenciamiento de la evaluación del servicio
prestado en el soporte de mesa de ayuda el cual debe ser firmado
por el servidor.
Auxiliar de
Mantenimiento
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 día hábil,
después de
recibido el
soporte
 Soporte de
la mesa de
ayuda
6
ENTREGA DE SOPORTE MESA DE AYUDA
Entregar el soporte de mesa de ayuda debidamente diligenciado y
firmado por el solicitante del servicio al auxiliar de servicios
administrativos para el cierre.
Personal de
Mantenimiento
del outsourcing
 1 día hábil,
después de
realizado el
mantenimiento
 Soporte de
la mesa de
ayuda

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No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
7
REALIZAR EL CIERRE DE LA MESA DE AYUDA.
Ingresar al aplicativo de “mesa de ayuda administrativa”, de la
página de la intranet del Ministerio y diligenciar el cierre de la
solicitud del mantenimiento correctivo.
Auxiliar de
Mantenimiento
de la
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 día hábil,
después de
realizado el
mantenimiento
 Soporte de
la mesa de
ayuda
8
ARCHIVAR EL SOPORTE DE MESA DE AYUDA
Archivar de forma definitiva el soporte de solicitud de mesa de
ayuda.
Auxiliar de
Mantenimiento
de la
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 día hábil,
después de
realizado el
cierre de la mesa
de ayuda
 A-Z con
soportes de
mesa de ayuda
9
REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO CORRECTIVO.
Diligencia diariamente el Formato Base de datos para el control de
mesas de ayuda, con la información de la prestación del servicio
registrada en el soporte de la mesa de ayuda.
Auxiliar de
mantenimiento
Subdirección
de Gestión
Administrativa
Diario
 AD-FT-43
Formato Base
de datos para el
control de
mesas de ayuda
CAPITULO 2: GESTIÓN DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
1
IDENTIFICAR LOS BIENES Y EQUIPOS QUE REQUIEREN
MANTENIMIENTO PREVENTIVO PERIODICO
Identificar las necesidades de mantenimiento preventivo de la
infraestructura física y los equipos que requieren mantenimiento
preventivo periódico.
Líder de
Mantenimiento
de
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 Primer
bimestre de cada
vigencia
No aplica

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No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
2
ELABORAR Y REVISAR EL PLAN DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Elaborar el plan de mantenimiento preventivo de la infraestructura
física y equipos de la respectiva vigencia en el Formato AD-FT-34,
para revisión por parte del Coordinador de Servicios
Administrativos
Para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo
de la infraestructura física y equipos, se debe tener en cuenta: las
especificaciones técnicas de los equipos, las recomendaciones de
los proveedores y las necesidades de mantenimiento de la
infraestructura física identificadas, según corresponda.
Líder de
Mantenimiento
de
Subdirección
de Gestión
Administrativa
Coordinador de
Servicios
Administrativos
 Primer
bimestre de cada
vigencia
 AD-FT-34
Formato Plan de
mantenimiento
preventivo
3
APROBAR EL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.
Aprobar las actividades y tiempos de ejecución del plan de
mantenimiento preventivo de la infraestructura física y equipos por
parte del Subdirector de Gestión Administrativa.
 ¿Requiere ajustes?
Si: Enviar al líder de mantenimiento del SGA para que se realicen
los respectivos ajustes. Continúa con la actividad 4.
No: Aprueba y firma el plan de mantenimiento preventivo de la
infraestructura física y equipos. Continua con la actividad 5.
Subdirector de
Gestión
Administrativa
 5 días
hábiles, a partir
de su
presentación
para aprobación
 AD-FT-34
Formato Plan de
mantenimiento
preventivo

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PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
En el caso de presentarse durante la ejecución de la
vigencia un cambio en la periodicidad de los mantenimientos
preventivos programados, el líder de mantenimiento de la
Subdirección de Gestión Administrativa debe realizar el ajuste
correspondiente para aprobación del Subdirector de Gestión
Administrativa.
4
REALIZAR AJUSTES AL PLAN DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
Realizar los ajustes al plan de mantenimiento preventivo de la
infraestructura física y equipos, solicitados por el Subdirector de
Gestión Administrativa y remitirlo nuevamente para su aprobación
(Actividad 3).
Líder de
Mantenimiento
de
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 a 2 días
hábiles, a partir
de su
notificación
 AD-FT-34
Formato Plan de
mantenimiento
preventivo
5
NOTIFICAR E INFORMAR LA PROGRAMACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO.
Notificar al contratista, al inicio del contrato, el cronograma de
ejecución del plan de mantenimiento aprobado para la vigencia,
mediante correo electrónico.
Supervisor de
contrato
A partir de la
aprobación del
plan de
mantenimiento
 AD-FT-34
Formato Plan de
mantenimiento
preventivo
 Correo
electrónico

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No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
6
EJECUTAR EL PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Realizar las actividades de mantenimiento de acuerdo con la
programación establecida en el plan de mantenimiento preventivo.
 ¿Requiere mantenimiento correctivo?
Si: Notifica al supervisor del contrato o al líder de mantenimiento
de la Subdirección de Gestión Administrativa las fallas o repuestos
que se requieren para realizar el mantenimiento correctivo.
Continúa con la actividad 7.
No: Aprueba y firma el soporte de mantenimiento preventivo de los
equipos. Continua con la actividad 9.
Para los mantenimientos que se realicen a equipos se
exige la presentación de soporte de ejecución del mantenimiento.
Para el mantenimiento Sede Edificio, se requiere el
diligenciamiento del Formato AD-FT-33 “Bitácora de seguimiento
a las actividades de mantenimiento”.
Contratista
 De acuerdo
con los tiempos
establecidos en
el plan de
mantenimiento
preventivo
 AD-FT-33
Bitácora de
seguimiento a
las actividades
de
mantenimiento
 Soporte de
mantenimiento
7
SOLICITAR Y APROBAR COTIZACIÓN PARA EL
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Solicitar al contratista la cotización del mantenimiento correctivo de
las actividades del correctivo a realizar, el supervisor del contrato
o el líder de mantenimiento de la Subdirección de Gestión
Administrativa envía por correo electrónico la aprobación de la
ejecución de la actividad.
Supervisor de
contrato o
Líder de
Mantenimiento
de
Subdirección
de Gestión
Administrativa
NA
 Correo
electrónico y
cotización.

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No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
8
EJECUTAR LAS ACTIVIDADES DEL MANTENIMIENTO
CORRECTIVO
Realizar el mantenimiento correctivo de acuerdo con las
especificaciones de la cotización y entregar el soporte del
correctivo con el recibo a satisfacción.
Finaliza el servicio, haciendo entrega a satisfacción y en normal
funcionamiento de los equipos que recibieron mantenimiento
correctivo al supervisor del contrato o al auxiliar de mantenimiento
de la Subdirección de Gestión Administrativa. ¿Genera
cambio en el plan de mantenimiento?
Si: Notifica al supervisor del contrato o al líder de mantenimiento
la nueva periodicidad. Vuelve con la actividad 4.
No: Continua con la actividad 9.
Contratista  1 a 10 días
hábiles
 Soporte de
mantenimiento.
9
VERIFICAR LA EJECUCIÓN DEL MANTENIMIENTO
Verificar la ejecución del servicio de mantenimiento de acuerdo
con la información diligenciada y firmada en el soporte de
mantenimiento o el diligenciamiento del Formato AD-FT-33
“Bitácora de seguimiento a las actividades de mantenimiento”,
según corresponda.
Supervisor de
contrato o
Auxiliar de
mantenimiento
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 día hábil
después de
entregado el
soporte
 Soporte de
mantenimiento o
 AD-FT-33
Bitácora de
seguimiento a
las actividades
de
mantenimiento
10
ACTUALIZAR LA HOJA DE VIDA DEL EQUIPO.
Diligenciar el Formato AD-FT-32 hoja de vida de equipo, con la
información del mantenimiento preventivo y/o correctivo realizado.
Auxiliar de
mantenimiento
Subdirección
 1 a 5 días
hábiles después
de entregado el
soporte
 Formato
Hoja de vida de
equipo

10. Código: AD-PR-05
Versión: 02
Rige a partir de su publicación en el SIG
El Ministerio de Educación Nacional declara como única documentación válida la ubicada en el aplicativo SIG, la cual entra en vigencia a partir de su publicación, toda copia de este
se declara COPIA NO CONTROLADA.
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
No. Descripción de actividades Responsable Tiempos Evidencia 
de Gestión
Administrativa
11
ARCHIVAR EL SOPORTE DEL MANTENIMIENTO REALIZADO
Archivar el soporte del mantenimiento preventivo y/o correctivo
realizado.
Auxiliar de
Mantenimiento
de la
Subdirección
de Gestión
Administrativa
 1 día hábil,
después de
recibido el
soporte
 A-Z con
soportes físicos
de los
mantenimientos
 Carpeta
compartida de
Servicios
Administrativos
con soportes
digitales de los
mantenimientos

11. Código: AD-PR-05
Versión: 02
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se declara COPIA NO CONTROLADA.
PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE
LA INFRAESTRUCTURA FISICA Y EQUIPOS
4. Control de Cambios
Versión
Fecha de entrada
en vigencia
Naturaleza del cambio
01 17-07-2019
Se crea el documento con el fin de documentar las actividades para ejecución de los
mantenimientos preventivos y correctivos llevados a cabo a la infraestructura física y equipos del
Ministerio de Educación Nacional, enfocados a mitigar fallas o su deterioro en el corto, mediano y
largo plazo.
02
Rige a partir de la
fecha de su
publicación en el
SIG.
Se modifican actividades y responsables en la descripción del procedimiento acorde con su
ejecución.
Se incluye como evidencia la implementación del formato Base de datos para el control de mesas
de ayuda en el capítulo I del procedimiento
Se adicionan las actividades relacionadas con el archivo de los documentos.
5. Ruta de aprobación
Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Juanita Lleras Mejía
Nombre Edma Maritza Real Salinas
Nombre Jose Orlando Cruz
Cargo
Profesional Especializado
Subdirección Gestión Administrativa
Cargo
Profesional Especializado /
Contratista
Nombre Daniela Jiménez Páez
Cargo
Subdirector de Gestión
Administrativa
Cargo
Profesional Subdirección de
Desarrollo Organizacional