Material de apoyo de la sesión de trabajo en Cambra de Sabadell con la presentación de un caso práctico sobre Transformación Digital de una PYME a cargo de Ramon Costa, MICProductivity y la escuela de negocios EADA

1. La transformación digital
de las organizaciones:
Un caso práctico para PYMES
14/03/2024
Ramon Costa
Adjunct Professor –Programme Director
eada Business School Barcelona
rcosta@eada.edu / www.eada.edu / 637794072

2. Sobre EADA
EADA es una institución independiente sin ánimo de lucro fundada en 1957 en
Barcelona y convertida en Fundación Universitaria Privada en 1984.
EADA se dedica a la formación, la investigación aplicada y la transferencia de
conocimiento al mundo empresarial y a la sociedad en un contexto internacional.
Nuestra presencia en los Rankings del Financial Times y las Acreditaciones que
nos otorgan organismos internacionales independientes (EQUIS, AMBA)
reconocen la calidad y profundidad de nuestra experiencia.
Además, EADA es miembro de las asociaciones y organizaciones más prestigiosas
del sector.
EADA ha establecido tres grandes áreas de
actuación que apoyan su misión:
Liderazgo-Innovación- Sostenibilidad y las
tres están presentes de forma equilibrada
en los programas y actuaciones de la
institución.
Como organización consideramos que el objetivo de máxima
eficiencia empresarial debe ir de la mano de los principios de
responsabilidad social y la defensa de la sostenibilidad global
en todos nuestros programas de formación.

3. Diplomado en Dirección General y MILCO por EADA e
Ingeniero en Informática y Máster en Pedagogía por la UPC.
Project & Change Director Partner
del MICProductivity.
Con experiencia en la “Dirección de Proyectos y Equipos de
Trabajo” y “Dirección de la Formación” en compañías de
Consultoría de T.I. e Ingeniería del Software.
Profesor asociado Dirección de Proyectos y Consultoría en
EU Gimbernat (adscrita a la UAB) y Profesor asociado
sénior del Dpto de Marketing, Operaciones y Supply en
EADA y Director de Programas Ejecutivo (Dirección de
Proyectos, Transformación Digital de la Escuela de
Negocios, Máster in Management…)
Miembro del Project Management Institute.
Certificado en gestión de proyectos: PMP (PMI), en IT
Project+ (CompTIA), PSM1 (scrum.org), y en PRINCE2
Foundations.
Certificado en gestión del cambio: Prosci
www.ramoncosta.net
Twitter: @ramoncosta
LinkedIn: ramoncosta
Slideshare: rcosta
Ramon Costa
i Pujol

4. ¿Qué implica la disrupción digital?
Un nuevo entorno y contexto
caracterizado por la incorporación y
adopción de las tecnologías digitales
que provocan cambios de modelo y …
… nuevos competidores
y productos sustitutivos…
… cambios en las barreras
de acceso al mercado…
… nuevas demandas
y expectativas de los clientes
usuarios y consumidores …
… cambios tecnológicos, económicos,
financieros y legislativos?

5. ¿Qué sectores de actividad se verán disrumpidos?
• Travel websites such as Expedia (EXPE), Kayak,
and Travelocity have eliminated the need
for human travel agents.
• Tax software such as TurboTax has eliminated tens
of thousands of jobs for tax accountants.
• Newspapers have seen their circulation numbers
decline steadily, replaced by online media and blogs.
• Language translation is becoming more and more
accurate, reducing the need for human translators.
The same goes for dictation and proof-reading.
• Secretaries, phone operators, and executive assistants
are being replaced by enterprise software, automated
telephone systems, and mobile apps.
• Online bookstores such as Amazon (AMZN) have forced brick-and-mortar
booksellers to close their doors permanently…
• Financial professionals such as stockbrokers and advisors have lost some
of their business
to online trading websites like eTrade and robo-advisors like Betterment. ….
• Job recruiters have been displaced by websites like LinkedIn Indeed.com,
and Monster.
• Print classified ads have also been replaced by these sites...
• Uber, Lyft, and other car-sharing apps
are giving traditional taxi and livery companies a run for their money…
• Airbnb and HomeAway are doing
the same for the hotel and motel industry…
• Driverless cars, may prove to replace all sorts of driving jobs,
including bus and truck drivers, taxi drivers,...
• …
https://www.investopedia.com/articl
es/investing/020615/20-industries-
threatened-tech-disruption.asp
Agencias de viajes …
Contables …
Asistentes …
Prensa escrita …
Traductores e intérpretes …
Operadores, call centers …
Librerías …
Seleccionadores y reclutadores …
Agencias de publicidad …
Comercio local…
Taxis…
Agencias de transporte…
Hoteles…
Correos…
TV, radio,…
Videoclubs…
…
¿?

6. Y… ¿cómo podemos adaptarnos y responder?
La transformación digital es la integración de tecnología digital en
todas las áreas de una empresa, cambiando fundamentalmente la
forma en que opera y brinda valor a sus clientes. También supone
un cambio cultural que requiere que las organizaciones desafíen
constantemente el “status quo”, experimenten y se sientan cómodas
con el fracaso.
La transformación digital puede implicar la reelaboración de los
productos, procesos y estrategias dentro de la organización
mediante el aprovechamiento de la tecnología digital.
La transformación digital se puede definir como
la integración de las nuevas tecnologías en todas las áreas de
una empresa para cambiar su forma de funcionar. El objetivo
es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y
ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.
La Transformación Digital es
el proceso por el cual las
organizaciones o empresas
reorganizan sus métodos
de trabajo y estrategias en
general, para obtener más
beneficios gracias a la
digitalización de procesos y
a la implementación
dinámica de las nuevas
tecnologías.

7. ¿En qué consiste la Transformación Digital?
Estrategia
Modelos de negocio
Productos y Servicios
Relación con clientes y usuarios
(canales y experiencia)
Procesos productivos
y de gestión
Liderazgo del cambio organizacional
Gestión del cambio en equipos
Despliegue de iniciativas
y gestión de proyectos
Adopción tecnológica
Desarrollo de nuevas habilidades
y competencias (digitales)
Cambio cultural
Herramientas, modelos y metodologías - Nuevas maneras de trabajar

8. Un caso práctico
Punto de partida:
- Centro de formación de idiomas y competencias matemáticas y de repaso ubicado en Igualada
- Con actividades en formato presencial
- Orientado a un público infantil / joven principalmente en un mercado local (Igualada y Conca d’Òdena)
- Con un equipo de 30 profesionales, entre personal propio y colaboradores externos
- Sistema de información basado en modalidad “on-premise” y una atención a los usuarios y clientes (familias) con en
un modelo presencial
Objetivo estratégico de crecimiento y de respuesta a la disrupción digital:
- Extender el alcance de su actividad a diferentes ciudades de Barcelona, a corto plazo
y a toda Catalunya, a medio-largo plazo
- Complementar su actividad incorporando nuevas materias de trabajo
y nuevos formatos (modelos híbridos y online)
- Crecer en nuevos segmentos de clientes: adultos y profesionales de empresa
- Ampliar la plantilla de expertos con profesionales
no residentes en el área de Igualada

9. Un caso práctico (anonimizado)
Necesidades:
- Poder trabajar de manera distribuida
- Promover la colaboración y comunicación con equipos y profesionales en remotos
- Dar servicio y acompañamiento a los usuarios y clientes sin limitaciones de ubicación ni formato
- Agilizar los procesos internos de trabajo y externos de atención a los usuarios y clientes
- Enriquecer actividades y servicios ofrecidos a los usuarios

10. Un entorno de colaboración y comunicación…
…Desde cualquier dispositivo,
cualquier plataforma y
desde cualquier navegador…
...desde cualquier
ubicación
y en cualquier
momento
…Que nos permitan acceder a nuestros documentos, archivos,
correos, calendarios, tareas, datos,…
… Y compartirlos con nuestros equipos y colaboradores,
internos y externos, pudiendo gestionarlos y editarlos a la vez

11. La plataforma Microsoft 365

12. Correo y calendarios compartidos
Trabajo con MS Exchange para dotar a los empleados de un
buzón sin limitaciones de espacio y poder compartir
agendas y disponibilidad entre todos los miembros y facilitar
la colaboración y trabajo en equipo
La gestión del correo electrónico, agenda
– calendarios, contactos y tareas con MS
Outlook desde la aplicación de escritorio,
desde el portal web o desde la App en un
dispositivo móvil

13. Entornos de almacenamiento “en la nube” y Office online
Espacio de OneDrive para cada empleado y Sitios de
SharePoint para el almacenamiento de documentos, archivos
y contenidos por áreas, departamentos…
Coedición de los documentos Word, hojas de cálculo Excel,
presentaciones de PowerPoint sin limitaciones de ubicación,
multidispositivo y multiplataforma
Trabajo con cuadernos de notas digitales
compartidos entre los miembros del centro.

14. Reuniones virtuales híbridas
Diferentes tipos de reuniones con MS Teams:
- Chats, audio y videoconferencias entre los empleados para
facilitar la comunicación informal
- Reuniones virtuales para facilitar la comunicación y
colaboración formal entre los empleados de los diferentes
centros
- Reuniones virtuales (con compartición de recursos,
sondeos, pizarras,…) para poder llevar a cabo actividades
formativas con los usuarios
- Sesiones “webinar” para poder llevar a cabo sesiones
informativas y demostrativas con futuros clientes y familias
- “Citas virtuales” para facilitar entrevistas con clientes

15. Páginas de reservas
Creación de páginas de reserva personales y
compartidas con Bookings:
- Para facilitar las reservas de atención a las familias /
empresas interesadas en conocer los servicios de la
empresa
- Para gestionar las citas de
matriculación y atención a los
clientes
- Para reservar citas de tutorías y
seguimiento con los usuarios
- Para facilitar las reservas de
atención desde el “centro
principal” a los profesionales
distribuidos en diferentes
ubicaciones

16. Espacios de trabajo interno
Chats y equipos de trabajo con Teams para
facilitar la comunicación ágil y la colaboración
entre los empleados con espacios para el claustro,
departamentos, equipo de dirección…

17. Formularios, cuestionarios y pizarras digitales
MS Forms:
- Desarrollo de formularios para la recopilación de
información y datos de los usuarios, familias y clientes
- Desarrollo de cuestionarios para la elaboración de tests y
exámenes de conocimiento
MS Whiteboard:
- Trabajo colaborativo con pizarras virtuales
para la cocreación de elementos,
esquemas y diagramas de trabajo

18. Gestión de tareas
MS Planner:
- Trabajo con espacios de listas compartidas entre diferentes
grupos y equipos para la colaboración y gestión de tareas
compartidas
MS To Do:
- Trabajo con listas de tareas
“individuales” para la
organización y gestión de
cada profesional
Y visión integrada y centralizada de todas las tareas asignadas
a un miembro de la compañía desde MS Teams

19. Nuevo entorno y contexto (digital)
Modelos económicos, sociales, financieros,legales,
educativos, innovaciones disruptivas,profesiones,roles,
modelos de negocio…
Disrupción Digital
Nuevos competidores, nuevos productos sustitutivos, cambios en
las barreras de acceso, nuevas demandas, modelos de trabajo,…
Transformación (Digital) de las Organizaciones
¿ ?
Modelo elaborado por @ramoncosta
Estrategia
Modelos de negocio
Productos y Servicios
Relación con clientes y usuarios
(canales y experiencia)
Procesos productivos
y de gestión
Liderazgo del cambio organizacional
Gestión del cambio en equipos
Adopción tecnológica
Despliegue de iniciativas
y gestión de proyectos
Desarrollo de nuevas habilidades
y competencias (digitales)
Cambio cultural
Herramientas, modelos y metodologías - Nuevas maneras de trabajar
Innovación (Disruptiva)
Sistemas de Gestión Empresarial… Internet…
Tecnologías de la iProductividad
Workflows, intranets, portales, Redes
Sociales…
Tecnologías digitales: Cloud, IoT, IA, RV/RA…
En resumen… ¿Por qué y para qué la “Transformación Digital”?

20. acelerapyme@cambrasabadell.org