In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013 werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.

1. RSVZ
Patrick Vanderbauwede, IT Manager
CASE STORY
In het gewestelijk kantoor Brussel-Hoofdstad komen bij de dienst verplichtingen en de
dienst internationale overeenkomsten van het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekering
der Zelfstandigen (RSVZ) elke dag 200 poststukken binnen. Vroeger werden deze met
de hand gesorteerd en in mappen naar de dossierbeheerders gebracht. RSVZ deed een
beroep op hun IT-partner Cegeka om een digitale postkamer uit te werken. In april 2013
werd het project uitgerold in de gewestelijke kantoren Brussel-Hoofdstad, Gent en
Bergen. De digitalisering en dematerialisatie met wettelijke bewijskracht zorgen ervoor
dat het RSVZ de dossiers en vragen van hun klanten steeds sneller kan behandelen.
Dossierbeheerders besparen
anderhalf uur per dag
Op alle binnenkomende poststukken zonder
RSVZ-barcode wordt in de digitale postkamer een
barcode gekleefd. Ook voor uitgaande briefwisseling
die terugkeert naar het RSVZ. De stukken worden
nadien ingescand. Eens gedigitaliseerd wordt elk
stuk gevalideerd door twee medewerkers, om de
foutenmarge te minimaliseren. De documenten met
een RSVZ-barcode worden na afwerking van het
scan- en validatieproces automatisch toegewezen
aan het dossier of de opdracht waarbinnen ze
werden aangemaakt. Hiervoor zijn geen manuele
handelingen meer nodig. Via de elektronische
postbox kunnen dossierbeheerders de aan hen
toegewezen documenten inkijken. “Vroeger
werden de papieren documenten bezorgd aan
de dossierbeheerders, die ze zelf stuk voor stuk
dienden in te scannen. De centralisatie van het
scan- en validatieproces in de digitale postkamer
resulteert in een dagelijkse tijdswinst van anderhalf
uur per dossierbeheerder. Hierdoor kunnen we ons
meer toeleggen op onze kerntaken”, zegt Didier
Frerot, Business Project Manager bij het RSVZ.
Kortere doorlooptijd
Naast de tijdsbesparing bij de dossierbeheerders
zorgt het systeem voor een sterk ingekorte
doorlooptijd. De tijd tussen de ontvangst van
het papieren document en het toekomen
ervan bij de juiste eindbestemmeling werd
drastisch teruggedrongen. “Deze winsten zijn
het grootst bij de uitwisseling van dossiers over
CEGEKA -
verschillende kantoren heen. We hoeven steeds
minder beroep te doen op onze koerierdienst,
en kunnen schriftelijke vragen sneller beantwoorden en dossiers sneller afhandelen”, aldus
Patrick Vanderbauwede, IT Manager bij het RSVZ.
“De digitalisering zorgt
voor een snellere
doorlooptijd waardoor
onze medewerkers zich
meer kunnen toeleggen
op hun kerntaken”
Vlottere aanvraag tot
herbehandeling
Indien een document niet goedgekeurd wordt
door de dossierbeheerder gaat het opnieuw naar
de postkamer. “Eerst bekijken we waarom het niet
goedgekeurd werd. Dat kan bijvoorbeeld zijn
omdat het verkeerd geadresseerd werd”, vertelt
postkamermedewerkster Sylvie Van Vaerenbergh.
Het komt vaak voor dat in een poststuk documenten zitten voor verschillende dossiers. “Als
we deze toch als één document inscannen en
doorsturen naar de elektronische postbox, kan
de dossierbeheerder via een knop in de tool om
een herscan vragen.” Op die manier krijgen de
verschillende documenten elk hun eigen barcode
en kunnen ze snel en gemakkelijk aan de correcte
dossiers gekoppeld worden. “Deze manier van
werken zorgt ervoor dat we veel minder
OVER RSVZ
RSVZ staat voor Rijksinstituut voor de
Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen
en verzorgt de sociale zekerheid van
de zelfstandigen met de expertise van
ongeveer 800 werknemers. Zelfstandigen
kunnen terecht in het hoofdkantoor in
Brussuel of in een van de 12 bijkantoren
over het hele land. Het RSVZ beschikt ook
over een eigen socialeverzekeringsfonds,
de Nationale Hulpkas, dat instaat voor
de toepassing van de sociale wetgeving.
UITDAGINGEN:
• Uitbouw van e-dossier
•
•
•
•
•
voor zelfstandigen en
vennootschappen
Vragen sneller beantwoorden
door verkorten van de
doorlooptijd van de
postbehandeling
Automatisering van de postkamer
met behoud van wettelijke
bewijskracht
Efficiënter en flexibeler werken
door snelle uitwisseling van info
tussen diensten en kantoren
Besparing op archief- en
kantoorruimte
Rapporteren over aantal vragen,
dossiers, doorlooptijden enz.
Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be

2. CASE STORY
heen en weer moeten zeulen met poststukken.
Het dringt ook het aantal e-mails en telefoontjes
terug”, aldus Sylvie Van Vaerenbergh.
Wettelijke bewijskracht
nog eens 500 à 600 beheerders bij. Zij worden
intern opgeleid. “Op het kantoor in Brussel hebben we alle denkbare scenario’s al meegemaakt,
we kennen het programma nu echt door en
door. Als de tien andere gewestelijke kantoren
binnenkort overschakelen, zullen onze postkamermedewerkers ook als een soort helpdesk
fungeren”, aldus Patrick Vanderbauwede. Hierbij
kunnen ze zich baseren op de werkinstructies en
procedures die door Cegeka werden opgesteld
voor de postkamer en postbox.
Doordat de procedure van inscannen en valideren
volledig volgens de regels van de Kruispuntbank
van de Sociale Zekerheid verloopt, krijgt elk digitaal
document wettelijke bewijskracht. “We moeten
papieren versies drie kwartalen bewaren voor
controle door externe auditeurs. Eens die periode
verstreken is worden de papieren documenten
vernietigd. Dat heeft als bijkomend voordeel
Het opstellen van werkinstructies en procedures
dat de papierberg sterk verkleind wordt”, vertelt
was noodzakelijk voor het verkrijgen van de
Patrick Vanderbauwede. Om deze certificatie
wettelijke bewijskracht bij het inscannen. Patrick
te verkrijgen moet het
Vanderbauwede legt uit:
systeem door verschillende
“De centralisatie van het “Dat houdt onder andere
in dat onze medewerkers
instanties goedgekeurd
scan- en validatieproces moeten weten wanneer
worden, wat zeker vier
maanden in beslag neemt.
in de digitale postkamer een document vernietigd
“In die goedkeuringsperimag worden, hoe er geconresulteert in een
ode hebben de digitale
troleerd en geauditeerd
dagelijkse tijdswinst
documenten nog geen
wordt, wat er gescand
van anderhalf uur per
bewijskracht. Je werkt in
mag worden en wat niet.
een soort pilootfase waar
Zo mogen er bijvoorbeeld
dossierbeheerder.”
je alles dubbel moet bijgeen medische attesten
houden. Dat speelde mee - Didier Frerot, Business of vertrouwelijke brieven
in onze beslissing om de
ingescand worden. Deze
Project Manager
digitalisering eerst in drie
stukken worden nog steeds
kantoren op te zetten en
met de hand bezorgd. Als
later uit te breiden naar de volle dertien vestiginer toch een vertrouwelijk document wordt ingegen. Zo hadden eventuele problemen met de
scand, kan de dossierbeheerder dat simpelweg
laten wissen.”
goedkeuring een minder grote weerslag. Nu de
certificering er is, krijgen digitale documenten bij
de verdere uitrol meteen bewijskracht.”
Toekomstperspectief
Naast de uitrol van de digitale postkamer naar
Van externe naar interne opleiding
alle dertien vestigingen in België, wil men bij het
De postkamermedewerkers kregen van Cegeka
RSVZ ook aan de slag met statistieken. “Informatie
een opleiding van één dag in de week, gespreid
over de hoeveelheid ingescande poststukken en
over zes maanden. De 140 dossierbeheerders
doorlooptijden is conceptueel voorzien in het
die momenteel met de elektronische postbox
systeem, maar momenteel nog niet operationeel.
werken, werden opgeleid door Didier Frerot en
We willen deze accurate gegevens in de toekomst
Jurgen De Vos van het RSVZ. Eens de uitrol naar
gaan gebruiken voor onze beleidsrapportering”,
de andere vestigingen een feit is komen daar
besluit Patrick Vanderbauwede.
CEGEKA -
TECHNOLOGIEËN:
•
•
•
•
•
IBM Filenet
Unix/Java
Oracle Database / Weblogic
Kofax Capture
Kofax Transformation Modules
CEGEKA SOLUTIONS:
• Application Development
• Information Management
Universiteitslaan 9 - 3500 Hasselt (België) - T +32 (0)11 24 02 34 - E info@cegeka.be - www.cegeka.be