Presentatie van het Advisie Creditmanagement seminar van 27 oktober te SOEST i.s.m. Orbis & Graydon.

1. Creditmanagement seminar
27 oktober 2011
in samenwerking met
Test 1

2.  Martin de Sain
Sr. Accountmanager Special Products
 Twan Elfers
National Account Manager
Test 2

3. Agenda
 Even voorstellen…
 Doelgroep
 Debiteurenbeheer: Feiten en cijfers
Wat gaat er mis
Wat zijn de gevolgen
Hoe lossen we dit op
 Demonstratie van drie oplossingen
Deel 1: “automatiseer uw standaard software”
Korte pauze
Deel 2: Pro-actieve debiteuren bewaking
Effectief creditmanagement
 De voordelen samengevat
 Vragen en afsluiting
Lunch

4. Branches Oplossingen
Orbis Exact Sumatra
(Groot)handel Enterprise Gold Premium Business
partner partner dealer Process
Management
Produktie
24/7 online
Zakelijke
Dienstverlening Webshop
Nr. 1 in klanttevredenheid, volgens Credit
Educatie Management
Kernwaarden
Zorg Operationele
Deskundig raportage
Innovatief
Kantoor
vakhandel Ervaren Uren registratie
Flexibel Eerlijk
Veelzijdig Betrokken

5. Doelgroep
 Besteedt wekelijks meer dan  Wil de gemiddelde betaaltermijn
twee uur aan het uitzoeken van debiteuren terugbrengen
van openstaande posten  Vraagt zich af welke verregaande
 Gemiddeld openstaand gevolgen het openstaande
postensaldo is groter dan debiteurensaldo kan hebben voor
gewenst de bedrijfsvoering
 Verstuurt facturen en  Wenst dat veel
betalingsherinneringen handmatige, routinematige en/of
nog per post repeterende werkzaamheden
 Stelt regelmatig het versturen (volledig) geautomatiseerd gaan
van aanmaningen en het worden
nabellen hiervan uit als gevolg
van drukte op kantoor

6. Enkele feiten
 Gemiddelde betalingstermijn = 42 dagen (40% te laat) (Volkskrant)  Mail werkt beter
 € 6.000.000.000 besparing indien betaling < 30 dagen (ABN AMRO) dan brief (58%)
 Telefonisch werkt
 € 12.000.000.000 werkkapitaal zit vast (Intrum Justitia) het beste (96%)
 Debiteurenbeheer leidt niet tot het weglopen van klanten
(Onderzoek KvK )

7. Waarom betalen (uw) klanten slecht
Wat gaat er nu vaak mis? Waarom?
Tijdgebrek of drukte We zijn te laks
Te weinig focus binnen Te weinig focus bij uw klant
uw organisatie
Bij drukte of ziekte De financiële situatie van
minder prioriteit uw klant
De juiste tools ontbreken Wie het hardst schreeuwt….

8. Wat zijn de gevolgen?
Een negatieve invloed op…
Uw netto werkkapitaal Uw cashflow
De waardebepaling Uw bedrijfsimago

9. De klant is koning

10. De klant is koning

11. Wat kunt u doen?
Het middel Het doel
Maak duidelijke afspraken Juridisch sterk(er) staan als u kunt aantonen
en leg deze vast dat gemaakte afspraken niet nageleefd zijn
Verbind consequenties aan Als de klant de consequenties van niet
niet naleven van de regels betalen kent, zal er eerder betaald worden
Onderzoek de oorzaak van Leer van uw ervaringen en/of fouten
het niet betalen
Isoleer klachten KLACHT Voorkom dat een enkele klacht ertoe leidt dat
ook andere facturen niet betaald worden

12. Wat kunt u doen?
Het middel mag niet erger zijn dan de kwaal

13. Wat kunt u doen?
STAP 1: Automatiseer uw standaard software!
Stuur uw communicaties digitaal Onderzoek wijst uit dat iedere (in NL)
verstuurde communicatie per post
meer dan € 2,00 kost
Informeer uw klanten tijdig en regelmatig Dit biedt uw klant weinig ruimte om
excuses tot niet betalen aan te dragen
Maak van uw betalingsherinnering het Klanten krijgen de indruk dat als u hun
visitekaartje van uw bedrijf betaalgedrag continue monitort, de gehele
organisatie goed georganiseerd is
Gebruik argumenten van uw klanten als Ervaring = kennis = macht
leerpunten voor uw bedrijf

14. Wat kunt u doen?
Communiceer!
• E-mail met vraag of geleverde goederen of dienst
naar tevredenheid was
• Bericht dat een factuur over drie dagen komt ter vervallen
• Eerste reminder op de vervaldatum (rekeningoverzicht)
• Eerste aanmaning 7 dagen na vervaldatum
• Tweede aanmaning 14 dagen na vervaldatum
eventueel met bericht naar AM (SMS)
• Rentebrief 21 dagen na vervaldatum met melding dat nieuwe
inkopen niet meer geaccepteerd worden zolang er niet betaald is
& incasso-aanzegging
• Zorg voor een consequente en volledige vastlegging van alle
ondernomen acties en communicaties (dossiervorming)

15. Demonstratie
De oplossing Het resultaat
Automatiseer handmatige processen die uw
organisatie veel tijd en dus geld kosten
De zekerheid dat u altijd up-to-date
gegevens van uw relaties importeert, en dat
u pro-actief geïnformeerd wordt over de
financiële situatie van uw relaties
Web-based debiteurenbeheer, flexibel in te
Debman4U richten per klant(groep) en automatisch wat
creditmanagement automatisch kan dankzij TaskCentre.
Integratie met Exact Globe & Synergy

16. Het concept
“Automatisch wat automatisch kan”
Controleren Rapporteren & Informeren
 Controle op juistheid, volledigheid en  Automatische rapportages in de juiste
tijdigheid van invoer of proces vorm en op de juiste tijd naar de juiste
contactpersoon
 Uitzonderingen uitlichten =
management by exception
Communiceren Integreren
 automatische communicaties naar  front- en backoffice applicaties,
klanten, leveranciers & medewerkers databases en systemen, internet

17. Voorbeeld van een taak
Ik wil dat er iedere woensdag om 08:30 uur betalingsherinneringen verstuurd worden
aan alle klanten die openstaande posten hebben waarvan de betalingstermijn verstreken is
Schedule Query Database
Start deze taak iedere Haal de openstaande
woensdag om 08:30 uur posten op uit het Globe
Send e-mail Format as HTML
Verstuur deze betalingherinnering
Maak een betalingsherinnering
aan de juiste contactpersoon
in de digitale huisstijl

18. Pauze
Even vijf minuten de benen strekken en een snel kopje koffie….

19. Pro-actief debiteurenbeheer
Company Search
Bedrijfsnaam
Straatnaam
Huisnummer
Huisnummer toevoeging
Postcode
Woonplaats
• Graydon nummer is primaire sleutel voor
vervolgstappen Landcode (ISO)
• Deze service is gratis voor iedereen die Internetadres
betalingsinfo aanlevert
Algemeen e-mailadres
• Graydon Dashboard geeft keuzemogelijkheid
bij meerdere resultaten Graydon nummer

20. Graydon Dashboard

21. De zoekopdracht

22. Pro-actief debiteurenbeheer
Company Inquiry
Alle informatie van de Company Search +
Centraal telefoonnummer
Centraal faxnummer
SBI code hoofd- en nevenbranches
• Graydon nummer is primaire sleutel. BTW nummer
• Deze service is niet gratis Bankrelatie
(contract met Graydon)
KvK nummer
• Graydon Dashboard geeft keuzemogelijkheid
wat de doen (verwerk/annuleer) Kredietadvies
Betalingen rating
Y-rating
Calamiteiten

23. Calamiteiten melding 1

24. Calamiteiten melding 2
Monitoring / Calamiteiten berichten
Calamiteiten worden automatisch per mail ontvangen

25. Debman4U

26. De voordelen samengevat
De oplossing Uw voordeel
 Kostenbesparing door digitaal sturen documenten
 Aantoonbare tijd- en kostenbesparing
 U blijf drukte beter de baas
 Meer tijd over voor het bellen van uw klanten
 Schone database door de juiste relatiegegevens
 Pro-actief monitoren van uw klantenportefeuille
 Automatische melding bij calamiteiten
 Minder kosten per debiteur voor kredietadvies
 Powered bij Orbis TaskCentre = flexibiliteit
Debman4U  Verbetert uw efficiency én uw klantrelatie
creditmanagement  Gebruiksvriendelijk en flexibel in te richten
 Nóg meer tijd over voor het bellen van uw klanten

27. Het investeringsplaatje
De oplossing Software en consultancy
 TaskCentre 10 takenversie € 3.250,00
 2 dagen consultancy € 2.100,00 (*)
 Totaal € 5.350,00
 TaskCentre 10 takenversie € 3.250,00
 Globe Integration Tool € 1.500,00
 Graydon Dashboard € prijs op aanvraag (**)
 2,5 dag consultancy € 2.650,00 (*)
 Totaal € 7.400,00
 TaskCentre 10 takenversie € 3.250,00
Debman4U
 DebMan4U € 2.500,00
creditmanagement
 4 dagen consultancy (via Orbis) € 4.820,00 (*)
 Totaal € 10.570,00
* Consultancy is stelpost gebaseerd op ervaring / ** Graydon tool gratis t/m 31-12-2011

28. Bedankt voor uw aandacht
Vergeet u niet de ingevulde evaluatieformulieren in te leveren?
U kunt aanvullend uw reactie ook plaatsen op het LinkedIn event!

29. Terugverdientijd
Test 29