Idea tego wystąpienia narodziła się, gdy tylko poznałem TED i hasło "pomysły warte upowszechniania". Od razu pomyślałem, że skoro jakiś pomysł warto **upowszechniać**, to warto go również **zrealizować**. Stąd pojawiło się w moje głowie równanie: "Ideas worth spreading = Ideas worth implementing". Ale...

1. Jak zrealizować projekt na czas?
Marek Kowalczyk
Witam Państwa, nazywam się Marek Kowalczyk,
jestem prezesem firmy MANDARINE Project Partners i
od kilkunastu lat zajmuję się zarządzaniem
projektami.
[ADVANCE]
Jak zrealizować projekt na czas?
Idea tego wystąpienia narodziła się, gdy tylko
poznałem TED i hasło…

2. Ideas worth
spreading
… "pomysły warte upowszechniania".
Od razu pomyślałem, że skoro jakiś pomysł warto
**upowszechniać**…

3. Ideas worth
implementing
… to warto go również **zrealizować**.
Stąd pojawiło się w moje głowie równanie: "Ideas
worth spreading = Ideas worth implementing".
Ale przecież z samego faktu, że mamy nawet
**bardzo dobry pomysł** jeszcze nic nie wynika.
Jak powiedział dr Goldratt, twórca teorii
ograniczeń…

4. Ideas are not
solutions
— dr Goldratt
(twórca teorii ograniczeń)
… "Ideas are not solutions".
W Polsce mamy wiele dobrych pomysłów, z których
nic nie wynika -- przykłady można mnożyć. I stąd
właśnie **wdrażaniu pomysłów w życie** chcę
poświęcić moje wystąpienie.
Zacznijmy może od tego, co to znaczy wdrożyć
pomysł w życie...

5. Czas Koszty
Zakres
Podstawową zasadą zarządzania projektami jest tak
zwany żelazny trójkąt zarządzania projektem: dany
zakres prac wykonać w danym czasie po danych
kosztach.
Tyle teoria.
A jak jest z praktyką? Niedawno odwiedziłem
praktykę i pozwolę sobie przestawić, jak ona
wygląda.

6. Czy poznajecie, co to jest? Zgadza się, to Terminal 2
lotniska na Okęciu.
Budowa tego obiektu to naprawdę bardzo zacna
idea. Ale jak z jej wdrożeniem w życie?
Sądząc po chichotach, które przebiegły po sali,
Państwo wiecie co nieco na ten temat.
Otóż otwarcie Terminala 2 było pierwotnie planowane
na…

7. Listopad 2005
… listopad 2005. Niestety, mimo niedawnego
otwarcia Terminal nie jest jeszcze skończony.
Ale nie jest tak źle! Słyszałem niedawno, że właśnie
zakończył się przetarg na wybór dostawcy, który ma
Terminal dokończyć!
Jest on oczywiście użytkowany, ale nie jest
ukończony.
Na dzień dzisiejszy opóźnienie wynosi jakieś…

8. 1640 dni
… 1640 dni. Gdyby piramidy egipskie budowano w
tym tempie, to dziś jeździlibyśmy do Egiptu do pracy
na budowie, a nie na wypoczynek.
Ale Państwo oczywiście powiecie, że to przypadek
jednostkowy i że się czepiam. Przygotowałem więc
trochę danych statystycznych.
Otóż…

9. 88%
projektów przekracza terminy,
budżet lub jedno i drugie
Standish Group, Chaos Report
Dziewięć z dziesięciu projektów nie kończy się na czas i/lub w
pierwotnie zadanym budżecie. Czyli CBA należy wzywać **nie** gdy
projekt się nie udał -- bo to normalne -- ale wtedy gdy się **udał**. Z
pewnością doszło do istotnych nieprawidłowości.
Jeśli więc w Waszej firmie nie udaje się tylko 50 procent projektów, to
jesteście w światowej czołówce!
Niektórzy zastanawiają się teraz, jak istotne są to przekroczenia --
przecież przekroczenie o złotówkę to też przekroczenie.
Sprawdźmy więc, ile wynosi przeciętne przekroczenie **pierwotnie
zakładanych** kosztów? Otóż wynosi ono…

10. 189%
przeciętne przekroczenie
pierwotnych kosztów
Standish Group, Chaos Report
… prawie 200 procent -- czyli jest niemal trzykrotne
w stosunku do planów.
A co z czasem? Lepiej czy gorzej?
Otóż przeciętne, powtarzam, przeciętne przekroczenie
pierwotnie zakładanego czasu to…

11. 222%
przeciętne przekroczenie
pierwotnego czasu realizacji
Standish Group, Chaos Report
… **ponad** 200 procent, ponad trzykrotne.
Oczywiście są przypadki i lepsze i gorsze. Wszyscy
pracujemy na średnią.
Myślę, że wielu z Was zastanawia się, skąd wziąłem
te dane i czy nie są one tendencyjne.
Oto ostatnia na dziś liczba…

12. $250 mld
wartość projektów IT
objętych badaniem Standish Group
Standish Group, Chaos Report
Zbadana próbka dotyczyła realizowanych w USA
projektów IT wartych w sumie dwieście pięćdziesiąt
miliardów dolarów.
To oczywiście wszystko wyjaśnia: projekty IT nigdy
się nie kończą, a w Ameryce wszystko jest inaczej.
Czyżby?

13. Czas Koszty
Zakres
Tak więc nasza piękna teoria żelaznego trójkąta w praktyce
zamienia się w teorię "wybierz dwa": to znaczy z góry
zakładamy, że projekt się nie uda i musimy zdecydować nie
czy, ale gdzie wystąpi katastrofa. I to mnie martwi jako
obywatela tego kraju.
Weźmy na przykład Euro 2012. Czy termin jest ustalony? Z
pewnością. A zakres? W miarę. Co to oznacza dla budżetu?
Będzie wynikowy. Zaryzykuję, że nikt nie wie, ile to będzie
kosztować, ale dokładnie wiem, kto za to zapłaci: Pan zapłaci,
Pani zapłaci, społeczeństwo zapłaci…
Ale…

14. .. czy tak musi być? Czy to wszystko na co nas stać?
Czy jesteśmy skazani na niepowodzenia? Przecież
ludzie polecieli na Księżyc, a nie da się zrobić
projektu na czas? Come on!
Aby na to odpowiedzieć, trzeba zastanowić się nad
następującym pytaniem…

15. Dlaczego projekty
są opóźnione?
Dlaczego projekty są opóźnione?
Jedna odpowiedź brzmi następująco…

16. Prawo natury:
projekty zawsze są
opóźnione
… E=mc2, a projekty są opóźnione. Takie jest prawo
natury, tak musi być, "niedasię" inaczej.
Kto się zgadza z tą odpowiedzą, proszę podnieść rękę
i opuścić salę. Nie mamy sobie nic do powiedzenia.
A może są to…

17. Trudności
obiektywne?
… tak zwane "trudności obiektywne"? Przecież w
każdym projekcie zdarza się mnóstwo problemów,
prawda? Ale czy ludzie o tym nie wiedzą?
Czy to możliwe, żeby w dziewięciu na dziesięć
przypadków zdarzały się nieprzewidywalne
katastrofy?
Takie jak na przykład…

18. …ta. Oczywiście problemy obiektywne się zdarzają,
ale nie są one w stanie wyjaśnić skali zjawiska --
natomiast służą jako dobra wymówka. "Pies mi zjadł
zeszyt".
A może…

19. Ludzie robią to
specjalnie?
… ludzie robią to specjalnie? Przychodzą do pracy i
kombinują, który by tu projekt dziś opóźnić? Piach w
tryby, koło w szprychy. Ha!
W teorii ograniczeń zakładamy…

20. Ludzie
są dobrzy
… że ludzie są dobrzy. I on też jest dobry, tylko mu
nie wyszło.
Spójrzcie Państwo na te oczy spaniela!
Czy ludzie wiedzą…

21. Czy ludzie wiedzą,
że projekt może się
opóźnić?
… że projekt może się opóźnić? Oczywiście, że tak.
A czy zwykle jest…

22. Czy jest kara za
opóźnienie
projektu?
… jakaś kara, nieprzyjemna konsekwencja, formalna
lub nieformalna, za opóźnienie projektu? Oczywiście,
że tak.
Co więc robią ludzie, gdy wiedzą…

23. Co robią ludzie, gdy
wiedzą, że mogą się
spóźnić i będzie kara?
… że mogą się spóźnić, a z spóźnienie grozi poważna
kara?
Oczywiście ludzie…

24. Ludzie
dodają
rezerwy
… dodają zapas, rezerwę -- to oczywiste.
Wielu z Was wyszło dzisiaj wcześniej, żeby się nie
spóźnić na to wydarzenie -- przecież mogą być korki
itd.
To może…

25. Może rezerwy
są za małe?
… rezerwy są za małe?
"Gdybyśmy tylko dali sobie dwa razy więcej czasu,
wtedy na pewno byśmy zdążyli!". Czy ktoś z Państwa
w to wierzy?
Chciałbym zaproponować następujące wyjaśnienie:
projekty się opóźniają nie dlatego, że rezerwy są
niewystarczające. Wręcz przeciwnie -- rezerwy są
nawet za duże.
Lecz istnieje pięć potężnych mechanizmów, które
powodują, że...

26. Rezerwy są
marnowane
... rezerwy są marnowane.
Czym większe rezerwy, tym silniej działają te
mechanizmy.
Przedstawię dzisiaj jeden z nich, nazywa się on...

27. ... syndromem studenta. Na osi X… Palcem w
powietrzu… Nie wierzycie w człowieka…
[ADVANCE]
Moim zdaniem jest dużo lepiej… A gdyby na dwa dni
przed?… A jeśli w trakcie problem?…
Tylko jednym z pięciu mechanizmów… Powstaje
więc pytanie…

28. ?
"Czy coś można z tym zrobić, a jeśli tak, to co?".
Na szczęście rozwiązanie znane jest na świecie od
ponad dwudziestu lat, a i w Polsce coraz więcej firm i
instytucji zaczyna je stosować.
Na przykład w ten sposób zarządzany był największy
projekt IPO w Europie -- niedawna prywatyzacja PGE
S.A. oraz (od niedawna) budowa obiektów na Euro
2012 we Wrocławiu.
Jest to metoda…

29. Łańcuch krytyczny
(Critical Chain)
… łańcucha krytycznego. Nie ścieżki krytycznej, a
łańcucha krytycznego -- critical chain. Opracował ją
dr Goldratt, twórca teorii ograniczeń.
W najbliższym numerze Think Tank Magazine będzie
obszerny artykuł na ten temat, a wczoraj było już
trzecie seminarium u profesora Bliklego w Warszawie
na ten właśnie temat.
W bardzo dużym uproszczeniu wyjaśnię teraz, na
czym polega łańcuch krytyczny.

30. Oszczędność
Tradycyjna metoda… podzielenie… kara… zakładki…
wiem, że wiesz… gra harmonogramowa /
budżetowa… nie oddam przed czasem… [ADVANCE]
syndrom studenta… jak z budżetowaniem…
„Karty na stół”… Zabrać powód dodawania
zakładek… [ADVANCE] Projekt na czas = zadania na
czas?… Wyścig…
Oszczędność jak na artykułach biurowych…
Magazynek czasu… Plądrowanie…
Rozliczanie tak, wypaczenia nie… Za co i jak?

31. Obserwuj
Planuj
Działaj
Otóż mamy tu nasz ambitnie zaplanowany projekt. To
jest koniec ambitnie zaplanowanego łańcucha zadań
-- nie ma szansy skończyć w tym terminie.
Na końcu projektu jest centralny bufor podzielony na
trzy strefy: zieloną, żółtą i czerwoną.
Bufor jest po to…

32. Obserwuj
Planuj
Działaj
… żeby go zużywać.
To normalne, że niektóre zadania potrwają dużo
dłużej, niż ambitne cele. Ale mając ambitne cele, nie
mamy już czasu na zwlekanie i jeśli zdarzą się
opóźnienia, to będą one raczej z "przyczyn
obiektywnych" -- z powodu niemożliwych do
przewidzenia z góry problemów, które są istotą
codziennej pracy w projekcie.
Jeśli skumulowane opóźnienie…

33. Obserwuj
Planuj
Działaj

34. Obserwuj
Planuj
Działaj

35. Obserwuj
Planuj
Działaj

36. Obserwuj
Planuj
Działaj

37. Obserwuj
Planuj
Działaj

38. Obserwuj
Planuj
Działaj

39. Zużycie
bufora
projektu
Ukończenie
najdłuższego łańcucha
Przebieg projektu w czasie…
System wczesnego ostrzegania…
Pełna jawność z intencją pomocy…

40. Zużycie
bufora
projektu
Ukończenie
najdłuższego łańcucha
Dla wielu projektów…
Skupienie uwagi TYLKO na problematycznych
projektach i zadaniach…
Żeby system działał niewiele informacji…

41. Ile dni pozostało do
zakończenia tego
zadania?
vs. tradycyjne nasiadówki… ciężko pracujemy (a co
mają powiedzieć)
Earned Value dla archeologów… UWAGA! Bardzo
duże zagrożenie z tej metody dla projektów…
Co daje zastosowanie…

42. Terminowość
95%+
Odwrócenie proporcji…

43. Czas realizacji
−50%
Przy regularnym stosowaniu…

44. Yuji Kishira… Wszystkie projekty publiczne…
Ministerstwo Gospodarki Przestrzennej,
Infrastruktury i Transportu…
Doskonałe wyniki… Win-win-win-win…
Moje marzenie: tak samo w Polsce.
Jeśli Ty też, to poprzyj ten pomysł na…

45. ProjektyNaCzas.pl
Zwróćmy razem uwagę naszego rządu, że można…
Michał Boni raport Polska 2030… byłem na
prezentacji… „Ideas are NOT solutions”…
Dziękuję za uwagę…

46. Dziękuję
marek.kowalczyk@mandarine.pl
http://marek-kowalczyk.pl