Excel02

Slide 1: Модуль 2 Основы работы с электронными таблицами

Slide 2: О чем пойдет речь  Основные и производные данные  Связные и несвязные диапазоны  Операции над ячейками: выделение, копирование, вставка, перемещение и очистка содержимого ячеек, строк и столбцов  Редактирование данных  Поиск и замена данных  Операции над листами: навигация по листам, переименование, перемещение, копирование и вставка листов, цветные ярлыки  Работа с несколькими листами рабочей книги. Понятие трехмерного диапазона  Сокрытие листов, строк и столбцов

Slide 3: Урок 1 Данные и диапазоны  Основные и производные данные  Связные и несвязные диапазоны

Slide 4: Основные и производные данные  Данные в таблицах можно не только хранить, но и обрабатывать  Данные, которые нельзя определить по другим ячейкам таблицы, называют основными (E2,D2)  Очень часто значения одних ячеек таблицы определяются по значениям других ячеек при помощи вычислений. Такие данные называют производными (F2)

Slide 5: Диапазоны  В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Но сначала их надо B2:C8 выбрать  Группу ячеек называют диапазоном  Прямоугольный диапазон  Метод протягивания  Клавиша SHIFT

Slide 6: Диапазоны  Выбрать можно и отдельные строки или 2:3 столбцы  Маркеры строк и столбцов  Совет: попробуйте зажать CTRL при выделении 2:3;B:B B:D

Slide 7: Диапазоны  Щелчок на маркере в левом верхнем углу выбирает весь рабочий лист 1:1048576

Slide 8: Диапазоны  Если при выборе ячеек удерживать CTRL, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Этим приемом создаются несвязанные диапазоны B3;D3;C4;C5;B6;D6;C7

Slide 9: Именованный диапазон  Выделите диапазон  Выберите Name a Range в контекстном меню

Slide 10: Урок 2 Работа с ячейками  Операции над ячейками: выделение, копирование, вставка, перемещение и очистка содержимого ячеек, строк и столбцов  Редактирование данных  Поиск и замена данных

Slide 11: Операции с ячейками  С выбранным диапазоном можно работать, как с выделенным текстом в MS Word  Клавиша Del не удаляет, а очищает диапазон (удаляет содержимое ячеек)  Для реального удаления ячеек используется команда Delete контекстного меню или одноименная команда из группы Cells вкладки Home  Создать в таблице «дырку» в которую невозможен ввод данных – не получится!

Slide 12: Операции с ячейками  При копировании или вырезании ячейки диапазона обводятся пунктирной рамкой  Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно храниться в таблице  Обратите внимание: в MS Excel операцию вставки можно произвести только сразу же после копирования или вырезания

Slide 13: Операции с ячейками  Копирование и перемещение:  Клавиатурные сокращения  «старые» + Key Tips  Команды на Полосе  Контекстное меню  метод перетаскивания (за границу ячейки)  Левой кнопкой мыши  Специальное перетаскивание - правой кнопкой (меню в момент отпускания)

Slide 14: Операции с ячейками  Вставка строк и столбцов  Insert… в контекстном меню  Insert в группе Cells вкладки Home

Slide 15: Операции с ячейками  Специальная вставка  Вставка формул, значений, форматов и т. д.  Арифметическое объединение диапазонов  Транспонирование

Slide 16: Операции с ячейками  Добавление комментария

Slide 17: Редактирование данных В ячейку A2 по ошибке была введена не та фамилия. Исправить ошибку можно двумя способами: 1 Дважды щелкните ячейку для редактирования данных в ней 2 Или, щелкнув ячейку, отредактируйте данные в строке формул 3 В строке состояния листа появляется надпись Edit Совет: попробуйте клавишу F2

Slide 18: Редактирование данных Способ правки выбирать вам  Можно удалять буквы или цифры, нажимая клавишу BACKSPACE, либо выделяя их, а затем нажимая клавишу DEL  Можно редактировать или вводить буквы и цифры  В любом случае, не забывайте нажимать клавиши ENTER или TAB для сохранения изменений в ячейке

Slide 19: Вставка содержимого в ячейки  Старые добрые смарт-теги есть и в Excel 2007!  Смарт-тег – это небольшой автоматически появляющийся значок, при щелчке на котором появляется меню  Команда Paste и специальная вставка

Slide 20: Вставка содержимого в ячейки  Все возможности предыдущих версий  SmartArt – новый способ быстро и красиво оформить данные  Элементы управления – группа Controls вкладки Developer

Slide 21: Удаление форматирования данных Сюрприз! Кто-то ввел данные в ячейку C6 и выделил их красным полужирным шрифтом Вам нужно исправить это 1 Исходное число отформатировано: полужирный шрифт, красный цвет 2 Удалите это число 3 Введите новое число. Оно будет отображаться полужирным шрифтом красного цвета Форматирование ячейки сохраняется. Его нельзя удалить, удалив или изменив данные в ячейке

Slide 22: Удаление форматирования данных Сюрприз! Кто-то ввел данные в ячейку C6 и выделил их красным полужирным шрифтом Вам нужно исправить это  Форматирование применяется к ячейке, а не к данным в ячейке  При удалении данных, к которым применено особое форматирование, также необходимо удалять форматирование ячейки

Slide 23: Удаление форматирования данных Как удалить форматирование?  Чтобы удалить форматирование, щелкните ячейку, а затем на вкладке Home в группе Editing щелкните стрелку на кнопке Clear . После этого выберите команду Clear Formats, которая удалит форматирование из ячейки. Можно также выбрать команду Clear all, чтобы одновременно удалить из ячейки и форматирование, и данные

Slide 24: Поиск и замена данных  CTRL+F, как везде

Slide 25: Поиск и замена данных  Команда Find & Select в группе Editing вкладки Home

Slide 26: Практическое занятие (10 мин)  Запустите Excel любым удобным вам способом  Откройте файл практического занятия  Удалите форматирование ячеек  Отредактируйте данные  Вставьте у удалите столбцы и строки, поработайте с диапазонами разных видов  Последовательно найдите все ячейки, содержащие фамилию «Воронова» и замените ее на «Воробьянинова»  Закройте Excel

Slide 27: Проверьте себя  Диапазоны бывают таких видов…  Несвязный диапазон – это…  Чтобы удалить форматирование из ячейки, нужно…  На практических занятиях было показано, как отменить удаление. Нажмите…  Чтобы добавить столбец, щелкните ячейку в столбце справа от того места, где нужно вставить новый столбец  Чтобы добавить новую строку, щелкните ячейку в строке прямо над тем местом, куда нужно вставить новую строку http://office.microsoft.com/training/

Slide 28: Урок 3 Работа с листами  Операции над листами: навигация по листам, переименование, перемещение, копирование и вставка листов, цветные ярлыки  Работа с несколькими листами рабочей книги. Понятие трехмерного диапазона  Сокрытие листов, строк и столбцов

Slide 29: Операции над листами  В рамках одной рабочей книги можно и нужно использовать несколько листов (3 вначале)  Создание листа  Щелчок на ярлыке  Команда Insert в группе Cells вкладки Home  SHIFT+F11  Команда Insert контекстного меню

Slide 30: Операции над листами  Вставка листа  Пустой лист  Лист из шаблона

Slide 31: Операции над листами  Удаление листа  Команда Delete из контекстного меню  Команда Delete в группе Cells вкладки Home  Переименование листа  Двойной щелчок на его ярлыке  Команда Rename из контекстного меню  Цветные ярлыки  Команда Tab Color из контекстного меню

Slide 32: Операции над листами  Копирование и перемещение листов  Команда Move or Copy из контекстного меню

Slide 33: Работа с несколькими листами  Формулы могут ссылаться на ячейки из других листов  Адреса вида Имя_листа!Имя_ячейки  Можно одновременно вводить или редактировать данные на нескольких листах (пример: заголовки)  Выбор с SHIFT или CTRL  Команда Select all sheets контекстного меню  Любая операция автоматически дублируется на всех листах

Slide 34: Трехмерные диапазоны  Группа ячеек, выбранных на нескольких листах, называется трехмерным диапазоном  для одновременного форматирования ячеек на нескольких листах  для ссылок в формулах  Сначала выбирается группа листов, а затем – ячейки на одном из них 'Sheet1:Sheet3'!A18:D25

Slide 35: Ссылка на ячейки другой книги  Должны быть открыты все нужные книги  Если при открытии зависимой книги исходная уже открыта, Excel обновит существующие связи автоматически  Если исходная книга не открыта, Excel спросит, не хотите ли вы обновить информацию, связанную с другими рабочими книгами

Slide 36: Сокрытие листов  Команды Hide / Unhide контекстного меню

Slide 37: Сокрытие строк и столбцов  Команды Hide / Unhide в контекстных меню строк и столбцов  Команда Format группы Cells вкладки Home

Slide 38: Сокрытие формул в ячейках  Для ячейки – команда Format Cells в контекстном меню

Slide 39: Практическое занятие (10 мин)  Запустите Excel любым удобным вам способом  Создайте, переименуйте, раскрасьте и удалите листы рабочей книги  Создайте лист из шаблона «Personal Monthly Budget» и спрячьте его  Вновь отобразите спрятанный лист  Закройте Excel

Slide 40: Проверьте себя  Новая рабочая книга состоит из … листов  Вы можете создавать только пустые листы  Каким образом выполняются копирование или перемещение листов?  Что такое трехмерный диапазон?  Можно ли одновременно менять форматирование ячеек, находящихся на разных листах?  Как спрятать лист/строку/столбец? http://office.microsoft.com/training/

Slide 41: Запоминаем

Slide 42: Итоги  Группа выделенных ячеек называется диапазоном  Существуют связанные и несвязанные диапазоны  Ячейки, строки, столбцы и листы можно создавать, удалять, переименовывать, перемещать и копировать  Создать в таблице «дырку», в которую нельзя было бы ввести данные, невозможно  Форматирование применяется к ячейке, а не к ее содержимому  В рабочую книгу можно добавлять листы, созданные на основе шаблонов  Строки, столбцы и листы можно спрятать

Slide 43: Вопросы?