1. Combinación de correspondencia
Los procesadores de textos los utilizamos en la oficina como meras máquinas de escribir
electrónicas.
Los textos quedan muy profesionales y los formatos empleados dan al documento un bonito
aspecto dedicando muy poco tiempo para ello.
Pero un procesador de textos también es capaz de realizar automáticamente tareas que de
hacerlas a mano, serían tediosas, muy laboriosas y no exentas de errores.
Vamos a ver como automatizar alguna de esas tareas.
Supongamos que tenemos que enviar una invitación para asistir a un evento a una lista de
clientes que bien podría tener 200 contactos.
Con Word es muy sencillo establecer una plantilla y prepararla de forma que a cada contacto
le corresponda una invitación personalizada.
Desde el menú
Herramientas,
seleccionamos el grupo
Cartas y correspondencia y
dentro de este, elegimos
Combinar correspondencia.
En el margen derecho, aparece un asistente que permite
seleccionar el tipo de documento con el que queremos trabajar
Como en este ejemplo vamos a elaborar una carta, elegiremos la
primera opción.
La siguiente entrada del asistente permite seleccionar entre el
documento en el que estamos trabajando (la carta), comenzar una
a partir de una
plantilla o buscar un
documento ya
existente y trabajar
sobre él. En nuestro
caso, puesto que ya habíamos redactado el
documento y lo
tenemos activo, lo
haremos sobre él.
El siguiente paso es seleccionar los destinatarios. Podemos
escoger entre las opciones que vemos en la imagen de la
izquierda.
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2. Vamos a empezar por la última
opción y comprobar sus
posibilidades: escribir una lista
nueva.
Pulsamos con el ratón sobre el
vínculo Crear… que se muestra e
n color azul y surge el cuadro de
dialogo que permite introducir
los datos de cada uno de los
elementos de la lista.
Introducimos los datos de forma
secuencial. Al terminar de introducir los datos de uno, pulsaremos sobre el botón nueva
entrada de forma que preparamos el cuadro para un nuevo elemento.
En este mismo cuadro, se pueden eliminar elementos pulsando en el botón correspondiente,
buscar entradas, filtrar y ordenar y/o personalizar.
Estos botones necesitan poca explicación.
Introduzcamos dos registros de prueba en la lista.
D. Claudio Camacho Pinedo, C/ Cuerno Quemado, 33. Murcia
Dña. Margarita Repiso Viejuna, C/ Muérdago 15, Dos Hermanas.
Al terminar de introducir todos los datos,
pulsamos sobre el botón Cerrar y nos
aparece un nuevo cuadro. En esta
ocasión es el que permite guardar la lista
en una ubicación para posteriores
necesidades. Es posible que en esa
ubicación, existan otras listas, o bien
otras bases de datos creadas con
anterioridad para combinar con otros
documentos.
Pulsando sobre el botón Guardar,
otro nuevo cuadro se abrirá en
esta ocasión el que nos permite
seleccionar aquellos registros que
vamos a necesitar de la base de
datos o lista creada (Lista1). Por
defecto, la totalidad de la lista
aparece seleccionada. Vemos que
tiene varias opciones que no
necesitan mayor explicación. En
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3. esta ocasión, seleccionaremos toda la lista y pulsamos Aceptar.
En ese momento, regresamos al documento a combinar y sobre él nos debe haber aparecido
un menú flotante que nos permitirá
introducir los campos de los registros
anteriormente creados en las diferentes
posiciones del documentos en que sean
necesarios.
Para conocer la acción que ejecuta cada botón del cuadro arriba presentado, basta con situar
el cursor del ratón sobre el icono correspondiente. En unos segundos aparece una etiqueta
que informa de la acción a realizar.
Comenzando por arriba a la izquierda, el primer botón que nos encontramos es el de
configurar el documento principal. Este nos da la opción de indicar qué tipo de
documento es con el que vamos a trabajar: carta, correo electrónico, sobre, etiqueta,… en
realidad no tiene mayor interés, pues ya sea el tipo de documento que sea, podemos añadir
los campos necesarios en el lugar conveniente siempre que deseemos, con la particularidad
de que si se trata de sobres o etiquetas, aparecerá el o los menús necesarios para crear unos
u otros.
Abrir origen de datos.
Si estamos creando la lista por
primera vez, encontramos que el
origen de datos ya está abierto. Si
cerramos el documento antes de
combinar los datos, o si creamos un
nuevo documento al que queremos
combinarlos, debemos seleccionar
un origen de datos para ese
documento. En el cuadro que se
muestra, seleccionamos el que nos
interese o bien creamos uno nuevo pulsando en el botón Nuevo origen…
Destinatarios a combinar correspondencia. Presenta la lista de destinatarios y permite
seleccionar aquellos que deseamos incluir.
Pueden ser todos o alguno de ellos.
El cuadro permite realizar operaciones de
mantenimiento con los registros de la lista:
modificar, borrar, actualizar, buscar,…
seleccionados los registros que van a
formar parte, se pulsa Aceptar y listo.
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4. Insertar bloque de direcciones. Como su nombre indica, inserta un bloque de campos
del registro correspondiente en el lugar del documento donde se encuentre el cursor..
El bloque está compuesto por varios campos que se pueden
incluir, o no, dependiendo de las casillas de verificación
que selecciones. Podemos ver una imagen del cuadro de
dialogo correspondiente.
Tal como se ve, y sin tener que explicar mucho más, vemos
de un simple vistazo qué opciones podemos seleccionar
para dar formato al bloque.
Esta opción es la más rápida y para la mayoría de los casos
es la que mejor se adapta a nuestras necesidades.
Como siempre, seleccionadas las opciones, pulsamos en el
botón Aceptar y cerramos el cuadro, el bloque queda
insertado en el documento.
Insertar línea de saludo. Esta opción inserta un saludo predefinido en el lugar del
documento donde se encuentre el cursor. No hay mucho que decir de esta opción de
inserción. Puede ser útil en algún caso
concreto pero bajo mi criterio, puede dar
más problemas que ventajas. Pruébese por
ejemplo la opción si el tratamiento es “D.”
y el destinatario masculino. El resultado es
que la inserción resulta “Querida D.
Braulio…”. Lo que indica que si decidimos
utilizar un tratamiento particular, puede
que el saludo no funcione correstamente.
Insertar campo combinado. Cuando el formato no es claro como cuando se trata de una
carta, cuando queremos insertar campos personalizando tanto esos campos como el
lugar donde vamos a introducirlo dentro del documento,
emplearemos esta potente opción.
Vemos en la imagen de la izquierda el cuadro de dialogo
correspondiente a esta elección. En este cuadro, podemos
seleccionar el campo elegido e insertarlo pulsando
seguidamente el botón insertar en el lugar en el que se
encuentre el cursor.
Para cada campo a insertar, debemos previamente situar
el cursor en el lugar apropiado y abrir el cuadro de
diálogo para elegir el campo oportuno.
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5. Esta opción permite, mediante el campo de Word elegido, realizar
una operación dependiendo del valor del campo en cada
momento.
Como ejemplo, vamos a utilizar el campo de Word Si…
Entonces… Sino…
Situamos el cursor en el lugar del documento donde
queremos insertar el campo.
Señalamos, en “Insertar campo sw Word” la opcion “Si…
Entonces…Sino…”.
En el cuadro de dialogo que aparece,
escribimos las condiciones y resultados que
queremos figuren ene. Documento y
pulsamos aceptar. Para cada registro, se
habra creado un documento en el que,
dependiendo del tratamiento (si es
masculino o femenino) insertara un
calificativo diferente.
Ver datos combinados. Cuando insertamos campos en el documento, lo que se nos
muestra es una etiqueta que describe el tipo de inserción que hemos realizado y
donde se encuentra (imagen inferior izquierda). Pulsando sobre el boton que describimos, se
nos permite ver exactamente los datos o valores que realmente se van a insertar (imagen
inferior derecha). Si pulsamos sobre las flechas de direccion del mismo cuadro de botones,
podremos recorrer todos los documentos que se
van a generar, cada uno de ellos con sus
propios datos insertados.
Este nuevo boton permite al pulsarlo, resaltar los campos introducidos en el
documento. De esta forma, pueden ser situados en
el documento con precision de un vistazo y diferenciarlos
del resto de texto. La imagen muestra el aspecto de un
campo resaltado tras pulsar el botón.
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6. Combinar en documento nuevo. Mediante este botón, se generará al pulsarlo un
documento que constará de tantas copias consecutivas del documento original como
registros hayamos insertado.
Combinar en impresora. Este botón, en vez de generar un nuevo documento como es el
cometido del botón anterior, lo crea en memoria y lo imprime como si de un nuevo
documento se tratara.
Dos botones más por la derecha servirán para Combinar correo electrónico y combinar con
fax, respectivamente.
Los dos botones anteriores, sirven para detectar errores y buscar entradas en un campo
concreto.
La última página contiene el documento de ejemplo.
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7. En Word 2007, comenzamos por seleccionar a la pestaña Correspondencia. En ella
encontramos el menú “Iniciar combinación de correspondencia”. Desplegando este, podemos
optar por varias opciones. Vamos a seleccionar “Paso a paso por el Asistente para combinar
correspondencia”. Seleccionando esta opción, aparece en el lado derecho de la pantalla el
menú de asistencia igual al de versiones anteriores. En él, seleccionamos la opción necesaria.
En esta ocasión Cartas. Si seleccionamos las mismas opciones que en el ejemplo de Word
2000/2003, llegamos al primer cuadro de entrada de datos. Este difiere un poco en el
diseño del visto anteriormente en la otra versión, pero básicamente el concepto es el mismo.
De escoger directamente la entrada
“Iniciar combinación de
correspondencia” opción “Cartas”,
seleccionamos seguidamente la entrada
“Seleccionar destinatarios” y de sus opciones
seleccionamos “Escribir nueva lista…”
Tanto si hemos seguido los datos del asistente como si hemos elegido esta última manera de
llegar hasta aquí, aparece el cuadro
siguiente para poder introducir datos.
En este cuadro es donde ingresaremos
nuestros datos. La información está
dispuesta en registros y estos integrados
por campos.
Prácticamente todas las características
descritas en versiones anteriores, nos las
encontramos en esta versión, con los
mismos cuadros de dialogo.
La característica fundamental de la versión 2007, es que todo el menú se encuentra en la
barra de herramientas desplegada horizontalmente y cualquier opción accesible al momento.
La barra de menú es el ya mencionado menú Correspondencia, que se encuentra en la
pestaña del mismo nombre, tal como podemos apreciar en la imagen inferior.
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