Kirchner + Robrecht White Paper "Publishingsysteme für Corporate Communications"

Kirchner + Robrecht White Paper

>> Publishingsysteme für
Corporate Communications <<
Juni 2012

Kirchner + Robrecht GmbH management consultants | info@kirchner-robrecht.de | www.kirchner-robrecht.de
Büro Berlin: Martin-Buber-Str. 18 | 14163 Berlin | Tel. +49 .30. 88 03 39 4-0
Büro Frankfurt: Borsigallee 12 | 60388 Frankfurt | Tel. +49.69. 42 01 19-0
Büro München: Elisabethstr. 91 | 80797 München | Tel +49. 89. 59 08 20 47

1 Management Summary 3

2 Einleitung: Ziele und Inhalte der Studie 7

3 Publishingsysteme: Trends, Ziele und Hintergründe 10

4 Publishingsysteme: Module und Technologie 20

Ausgewählte Publishingsysteme: Funktionen und
5 35
Leistungsfähigkeit

6 Systematische Auswahl von Publishingsystemen 198

Publishingsysteme Corporate Communications © Kirchner+Robrecht 2012 2

1. Management Summary


Die Marktübersicht richtet den Blick auf Publishingsysteme, die die
kanalübergreifende Marktkommunikation unterstützen
Definition und Abgrenzung von Publishingsystemen

• Publishingsysteme werden nachfolgend versstanden als IT-Systeme, die die gemeinschaftliche
Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten sowie zugehörige Aufgaben
unterstützen
• Die vorliegende Marktbetrachtung betrachtet Publishingsysteme, die zum Zweck der
Marktkommunikation kanalübergreifend Inhalte managen
• Verwandte Begriffe sind:
o Content Management Systeme (CMS): Sammelbegriff für alle Systeme, die zur Erfassung, Verwaltung
und Ausgabe von Inhalten dienen
o Redaktionssysteme: Systeme für die optimierte Planung und Erstellung von Zeitschriften, Zeitungen
oder sonstigen redaktionellen Produkten; diese Systeme werden überwiegend von Verlagen eingesetzt
o Web Content Management Systeme (WCMS): Content Management Systeme, die sich auf das Web-
Publizieren fokussieren und dazu neben der Inhalterfassung und -verwaltung auch eine Strukturierung
der Websites (Navigation, Präsentation und Analyse der Inhalte) ermöglichen
o Enterprise Content Management (ECM): Systeme für das interne Dokumentenmanagement, z.B. für die
Organisation von Workflows vom Posteingang bis zur Vertragsverwaltung
o Database-Publishing-Systeme: Beruhen auf dem „Basis-Paradigma“ aller oben skizzierten Systeme;
Grundlage für Publishing-Systeme ist die Idee, Inhalte in Datenbanken zu erfassen, zu verwalten und
automatisiert in Layout-Vorlagen zu übernehmen


Publishingsysteme unterstützen Machbarkeit und Effizienz einer
integrierten Kommunikation und des crossmedialen Publizierens
Einsatznotwendigkeit von Publishingsystemen

Herausforderungen Corporate Communication

• Mehr Kanäle, mehr Themen, mehr Zielgruppen: Corporate Com-
munication steht vor der Herausforderung, Kampagnenfähigkeit
über alle Kanäle und Maßnahmen herzustellen
• Eine Konsequenz ist: Mehr Aufwand für Planung und Konzeption
einer integrierten Kommunikation
• Dies bedeutet aber auch: Die operative Umsetzung muss
wesentlich effizienter erfolgen
• Und: Integrierte Kommunikation erfordert eine optimale interne
Abstimmung
• Zu Beginn steht die Frage einer effizienten Zielgruppenansprache
bei hoher Kanalvielfalt und damit verbundenem Bedarf nach
Integration
• Jedoch ist das Denken in Funktionen und kunsthandwerklichen
Lösungen in Kommunikationsbereichen weit verbreitet, was
angesichts steigender Komplexität an die Grenzen der
Leistungsfähigkeit von Corporate Communications führt
• So stellt sich z.B. die Frage, wie Medienassets zukunftssicher
vorgehalten werden können – was ohne Systemunterstützung
unmöglich ist


Publishingsysteme steigern die Effizienz und verbessern die Güte von
Produktionsprozessen für die Beschickung beliebiger Medienkanäle
Nutzen von Publishingsystemen

Nutzen von Publishingsystemen

• Publishingsysteme . . .
o helfen bei der Planung und der Organisation der
Publikation von Inhalten
o unterstützen die gemeinschaftliche Erstellung von
Inhalten
o befördern die verteilte Zusammenarbeit intern wie
mit Partnern
o können Inhalte effizient ablegen, abrufen und für
die Weiterverwendung mediengerecht ausgeben
o dienen der Etablierung von effizienten Soll-
Prozessen durch entsprechende Workflow-
Unterstützung
o sorgen für Transparenz über Planungs- und
Umsetzungsstände
o ermöglichen ein effizientes Bespielen
verschiedener Kommunikationskanäle
o unterstützen die abgestimmte, integrierte
Kommunikation


2. Einleitung: Ziele und Inhalte der Studie


Die vorliegende Studie gibt einen Überblick über die Funktionen von
Publishingsystemen allgemein und stellt ausgewählte Systeme vor
Zielsetzung der Studie

• Die Studie „ Publishingsysteme für Corporate Communications“ stellt den Zweck und den
Nutzen von Publishingsystemen für Corporate Communications und Corporate Publishing
dar
• Sie beschreibt die wesentlichen Merkmale und Eigenschaften von Publishingsystemen
und erläutert die grundlegenden Funktionsweisen und Technologien; hierbei wird eine
auch für den Nicht-Techniker verständliche Darstellung angestrebt
• Weiterhin gibt sie eine Übersicht über Module und Strukturen ausgewählter Systeme; eine
vollständige Abdeckung des Gesamtmarkts steht hierbei jedoch nicht im Fokus
• Kirchner + Robrecht weist ausdrücklich darauf hin, dass neben den in dieser Studie
dargestellten Systemen am Markt viele weitere hochfunktionale Systeme angeboten
werden; unsere Auswahl der Systeme ist in keiner Weise als Empfehlung für diese oder
eines dieser Systeme aufzufassen
• Vielmehr müssen Publishingsysteme –wie alle Expertensysteme – jeweils im Einzelfall für
die spezifische Organisation und die Anwendungssituation ausgewählt werden
• Basierend auf unserem Erfahrungswissen aus zahlreichen Projekten stellt die Studie daher
auch Vorgehensweisen zur Auswahl des passenden Publishingsystems dar


Ausgehend von den Zielen werden typische Systemmodule skizziert;
der Systemübersicht folgt ein Leitfaden zur Systemauswahl
Aufbau der Studie

Kapitel 3. Publishingsysteme: Herausforderungen und Ziele
1 Wozu braucht man Publishingsysteme? Welche Rolle spielen Publishingsysteme bei Zielgruppen-
1 ansprache und crossmedialer Kommunikation? Welche organisatorische Bedeutung haben sie?
Welche Ziele lassen sich ableiten?
Kapitel 4. Publishingsysteme: Module und Technologien
Welche technologischen Grundprinzipien haben Publishingsysteme? Welche Module haben
2 Publishingsysteme typischerweise? Welchen Zweck haben die Module und was kann man sich
unter dem jeweiligen Modul vorstellen?

Kapitel 5. Übersicht ausgewählter Publishingsysteme
3 Welche Systeme und Anbieter wurden untersucht? Welche Philosophie liegt dem jeweiligen
3
System zugrunde? Welche Module hat das System? Wie sind diese Module ausgestaltet?

Kapitel 6. Systematische Auswahl von Publishingsystemen
4 Wie wählt man mit einer systematischen Vorgehensweise ein geeignetes Publishingsystem aus?
Wie kann Kirchner + Robrecht management consultants Sie dabei unterstützen?


3. Publishingsysteme: Herausforderungen und Ziele


Corporate Communication steht vor der Herausforderung Kam-
pagnenfähigkeit über alle Kanäle und Maßnahmen herzustellen
Herausforderungen der Kommunikation: Übersicht

• Die Anzahl der Kommunikationskanäle von Print über Online bis hin zu Mobile und
Social Media hat dramatisch zugenommen und es kommen weiter neue, interessante
Plattformen hinzu
• Das Mediennutzungsverhalten verändert sich, die Zielgruppen und Stakeholder
nutzen immer mehr Kanäle
• Gleichzeitig steigt die Informationsüberlastung auf Seiten der Zielgruppen weiter
• Die Bedeutung von Social Media für die Kommunikation steigt und stellt neue
Anforderungen an eine dialogische, nicht sender-orientierte Kommunikation mit den
Zielgruppen und Stakeholdern
• Die Anforderungen an Time-to-Market und somit an die Geschwindigkeit von der
Kampagnenplanung bis hin zur Realisierung nehmen zu
• Die Anzahl der betreuten Aktionen und Projekte und der Umfang der in Corporate
Communication bearbeiteten Themen steigen


Eine Konsequenz ist: Es entsteht mehr Aufwand für Planung und
Konzeption einer integrierten Kommunikation
Herausforderungen der Kommunikation: Thesen und Konsequenzen

Thesen Konsequenzen

Wirksam ist Kommunikation in • Die Komplexität der Planung und Durchführung
aller Regel nur, wenn sie integrierter Kampagnen und Maßnahmen nimmt zu
kanalübergreifend gedacht, • Der Koordinationsaufwand für das Management der
konzipiert und realisiert wird Themen nimmt zu
• Der Koordinationsaufwand für die Abstimmung der
Corporate Communication Kommunikationskanäle steigt
bewegt sich weg vom Denken
• Parallel steigen die Anforderungen an die Effizienz
in Maßnahmen und hin zum
und die Effektivität der Kommunikation
Denken in integrierten
Kampagnen • Corporate Communication muss immer mehr
konzeptionelle und operative Aufgaben bewältigen
Die Gestaltung und die • Die Anforderungen an Fähigkeiten und Fertigkeiten
Umsetzung wirklich wirksamer in der Kommunikation, insbesondere beim Einsatz
Kommunikationsmaßnahmen digitaler Medien, nehmen weiter zu
wird daher immer anspruchs- • Die technologische Komplexität wächst
voller

Dies bedeutet aber auch: Die operative Umsetzung muss wesentlich
effizienter erfolgen
Herausforderungen der Kommunikation: Thesen und Konsequenzen

 Die Kommunikation der Zukunft ist crossmedial und interaktiv, sie erfordert
• eine intelligente Koordination der Maßnahmen
• eine schnelle Reaktionsfähigkeit und somit
• optimale interne Kommunikationsprozesse als Basis für die effektive
Kommunikation nach außen
 Die steigenden Aufwände hierfür können zum Beispiel durch geeignete
Standardisierungsstrategien kompensiert werden
 Vor allem aber ist die Optimierung der Prozesse erforderlich
 Ein wichtiger Hebel zur Prozessoptimierung ist die Unterstützung der
Aufgaben durch IT-Systeme, also der Einsatz eines geeigneten
Publishingsystems


Und: Integrierte Kommunikation erfordert eine optimale interne
Abstimmung
Herausforderungen der Kommunikation: Organisation

Wie kann die Organisation der Kommunikation unterstützt werden?

Interne Kommunikationswege Anforderungen an die Organisation
• Effiziente Prozesse zur Festlegung der
Vorstand Kommunikationsziele und zur Entwicklung
der Kommunikationsstrategie

• Effiziente Abstimmungsprozesse zwischen
Division 1 Unterneh- Vertrieb allen Beteiligten zur Kampagnenplanung
menskomm.
• Presse
• Effiziente Abstimmungsprozesse zwischen
Division 2 • Corporate Personal
allen Beteiligten zur Themenfindung
Publishing >
• Interne
… Kommunik. Finanzen • Effiziente Rechercheprozesse
• Social
Media
• Effiziente Freigabeprozesse
Division n • Online… Services
• Effiziente Zweitverwertung von Inhalten

• …
Agentur 1 Agentur 2 Agentur n


Zu Beginn steht die Frage einer effizienten Zielgruppenansprache bei
hoher Kanalvielfalt und damit verbundenem Bedarf nach Integration
Medienkanäle und Zielgruppenansprache

Wie kann eine integrierte Zielgruppenansprache realisiert werden?

Broadcast
TV/Radio Eigene
Printprodukte
Werbung
Pressearbeit/
PR

Persönlicher
Mobile
Kontakt

Social Media
Events
Online


Jedoch ist das Denken in Funktionen und kunsthandwerklichen
Lösungen in Kommunikationsbereichen weit verbreitet . . .
Typische Prozesse
Wenn…

A sich mit B abstimmt,
B die Daten nicht findet und bei C rückfragt,
C wiederum bei der Agentur nachfragen muss,
die Agentur die Daten inklusive einer Rechnung an
D übermittelt
und D eine Mail an A, B und C sendet und
vorsichtshalber noch E bis H in cc setzt

– könnte es sich um die Abstimmung eines Details
innerhalb einer Kommunikationsmaßnahme handeln


. . . was angesichts steigender Komplexität an die Grenzen der
Leistungsfähigkeit von Corporate Communications führt
Kommunikationswelt heute

Pressemitteilungen Kernfragen Corporate Communication
Newsletter
Wie kann vor dem Hintergrund
Online steigender Themenvielfalt und
Kanäle

Kundenmagazine kleinteiliger Zielgruppen eine
Tablets / Mobile integrierte Zielgruppenansprache
Social Media realisiert werden?
Mailings
…
Wie kann die Vielzahl der
Textdaten Welche Auswirkungen Aufgaben bearbeitet und
Bilddaten hat die crossmediale
Assets

wie können die steigen-
Audiodaten Kommunikation auf den Anforderungen
Effizienz und Kosten?
Videodaten erfüllt werden
…
Anforderungen

Integration
Wie können die Medienassets
Wirksamkeit
kanalübergreifend optimal
Effizienz verfügbar und auch für
ROI zukünftige Maßnahmen
… nutzbar gemacht werden?


So stellt sich z.B. die Frage, wie Medienassets zukunftssicher vorgehalten
werden können – was ohne Systemunterstützung unmöglich ist
Speicherung und Nutzung der Medien-Assets

Wie können die Medienassets kanalübergreifend optimal verfügbar und
auch für zukünftige Kommunikationsmaßnahmen nutzbar gemacht werden?

Medienassets Auffinden, Neukombinieren und Kommunikations-
Speichern der Medienassets mittel
Presse-Newsletter

@
Website

System-
unterstützung App

…

Der Einsatz von Publishingsystemen unterstützt Machbarkeit und
Effizienz integrierter Kommunikation und crossmedialen Publizierens
Ziele von Publishingsystemen

Effiziente Ziel-
1 gruppenansprache > Wirksame Zielgruppenkommunikation mit möglichst geringem Aufwand

Integrierte Bestmöglich zeitlich und inhaltlich abgestimmte Kommunikation über die
2 Kommunikation > verschiedenen Kanäle

Prozesseffizienz und Unterstützung einer effizienten Prozessorganisation und Kommunikation sowie
3 Prozesstransparenz > Nachvollziehbarkeit der Kommunikations-Workflows für alle Beteiligten

Mehrfachverwertung Publikation von Inhalten auf mehreren Medienkanälen auf Basis der einmaligen
4 von Inhalten > Erstellung und einer nachfolgenden Anpassung mit möglichst geringem Aufwand

Gewährleistung der Produktionssicherheit bei der Erstellung der Kommunikations-
5 Produktionssicherheit > mittel und der Durchführung der Kommunikationsmaßnahmen

6 Time-to-Market > Schnelle Entwicklung und Publikation neuer Medien und Kommunikationsmittel

Die für die Kommunikation notwendigen Daten und Medienassets werden für eine
7 Zukunftssicherheit > spätere Nutzung gespeichert und liegen aufbereitet vor

Publishingsysteme Corporate Communications © Kirchner+Robrecht 19

4. Publishingsysteme: Module und Technologie


Publishingsysteme bauen auf wichtigen Grundprinzipien auf, die
effizientes integriertes und crossmediales Publizieren unterstützen
Grundprinzipien von Publishingsystemen

Inhalte werden in Publishingsystemen unabhängig vom Ausgabemedium
1 Medienneutralität > ZIEL
gespeichert, um eine effiziente Weiterverarbeitung zu ermöglichen

Trennung von Publishingsysteme trennen Layout-Informationen vom eigentlichen Inhalt; dies ist
2 Layout und Inhalt > die Grundlage für die Weiterverwertbarkeit

Bei Publishingsystemen werden alle Inhalte in einem definierten Strukturierungs-
3 Granulare Strukturen > grad (Granularität) gespeichert; dieser wird oftmals in Dokument-Typ-Definitionen
vorgenommen und in einer entsprechenden DTD-Datei abgebildet

Es erfolgt eine Anlage und Verwaltung beschreibender Informationen über die
4 Metainformationen > Inhalte, nicht nur der Inhalte selbst – dies dient der Selektion und der Nutzung der
Inhalte und unterstützt die Prozesseffizienz

Es erfolgt eine systemseitige Abbildung und die automatisierte Unterstützung von
Prozess-
5 unterstützung > Arbeitsprozessen zur Steigerung der Effizienz der Prozesse, zur Steigerung der
Sicherheit des Prozessdurchlaufs sowie zur Fehlervermeidung

Planung und Die Systeme unterstützen die Planung und die Produktionssteuerung zur Schaffung
6 Produktions- > von Transparenz in den Prozessen und der hierauf basierenden Steuerung; dies
steuerung unterstützt die integrierte Kommunikation und den Faktor Time-to-Market

Zum Verständnis der Funktionsweise und des Nutzens eines Pub-
lishingsystems hilft eine System-Darstellung als Schichtenmodell
Schichtenmodell Publishingsysteme

Übersicht Aufbau Publishingsysteme Schichten eines Publishingsystems

Ausgabeschicht: Publikation der Daten
über verschiedene Ausgabekanäle

Bearbeitungsschicht: Erstellung, Planung,
Anpassung und Verwaltung von Layout und
Inhalten

Unterstützungsschicht: Einrichtung von
Workflows, Anlage von Nutzern und
Rechtekonzept, Verknüpfung von Produkt-
Daten mit dem Datenbestand

Datenhaltungskern: Management aller
Medien- und Metadaten


MAM

In der zentralen Datenhaltung werden die Medien- und
Daten-Assets im Media Asset Management verwaltet
Datenhaltungskern: Module und Bedeutung
Modul Media Asset Management

Im Media Asset Management (MAM) werden alle Inhalte und deren Metadaten (Medienassets)
Bezeichnung und
zentral in einer Datenbank verwaltet und gespeichert; das MAM bildet somit den Kern aller
Zweck
Erfassungs- und Verwertungsaktivitäten

Mit einem Media Asset Management können Dateien gespeichert, verwaltet, gesucht, angezeigt und
Funktionen
gesichtet werden, sowie zu Paketen kombiniert, archiviert und versioniert werden

Bedeutung
innerhalb des Bereitstellung der Inhalte für die verschiedenen Medienproduktionen
Systems

Anwendungs- Ein Mitarbeiter erstellt einen Artikel für die Kundenzeitschrift und durchsucht dafür das vorhandene
beispiel Bildmaterial


Workflow-Management

Beim Workflow-Management wird durch die Einrichtung von
Arbeitsabläufen Prozesseffizienz hergestellt
Unterstützungsschicht: Module und Bedeutung [1/3]
Modul Workflow-Management

Mittels des Workflow-Managements können typische Arbeitsabläufe des Publizierens eingerichtet
Bezeichnung und werden, um die Prozesseffizienz zu erhöhen; zum Beispiel weist das Workflow-Management
Zweck während der Produktion den Beteiligten Aufgaben zu und bietet diesen eine Übersicht über die
anstehenden Aufgaben

Einrichtung, Spezifikation und Abbildung von Arbeitsprozessen, Information der im Prozess
Funktionen Beteiligten zu festgelegten Zeitpunkten, Übersicht über anstehende Aufgaben, den Status der
Aufgaben etc.

Bedeutung
Eingerichtete Workflows können Arbeiten in allen Modulen des Systems beinhalten und „steuern“
innerhalb des
den gesamten Publikationsprozess im System
Systems

Anforderung von Bildmaterial bei einem Fotografen für einen Artikel, bei Einstellen des Fotos
Anwendungs- automatische Information zur Freigabe, nach Freigabe automatische Information der Litho-Abteilung
beispiel der Agentur zur Bildbearbeitung, mit Abschluss der Bearbeitung automatische Information des
Redakteurs

User-Management

Das User-Management erhöht die System-Sicherheit und ist
ebenfalls für effiziente Prozesse von Bedeutung
Modul User-Management

Bezeichnung und Das User-Management umfasst die Anlage von Rechtekonzepten und die Zuweisung von Rechten an
Zweck Nutzer

Definition von Rechten auf Basis z.B. von Asset-Zugriffen, Rollen, Workflow-Status etc; Zuweisung
Funktionen
von Zugriffsrechten z.B. für bestimmte Bereiche oder Funktionalitäten

Bedeutung
Eine geeignetes User-Management erhöht die Sicherheit des Systems und ist für effiziente
innerhalb des
Publishing-Workflows relevant
Systems

Anwendungs- Festlegung der Rolle „Online-Redaktion“ mit der Vergabe des vollen Zugriffsrechtes für das
beispiel WebCMS-Modul inkl. der Freigabe und Publikation von Artikel auf dem Webportal


Product Information Management

Das Product Information Management stellt Produkt-
Informationen bereit
Modul Product Information Management

Das Product Information Management (PIM) dient der Bereitstellung von Produktdaten (aus
Bezeichnung und Warenwirtschaftssystemen) und deren Bereitstellung für das Database-Publishing, z.B. mittels
Zweck Übertragung von strukturierten Datenbank-Inhalten in entsprechend vorbereitete Layout-
Schablonen (Templates), wie es z.B. bei Katalog-Produktionen oftmals benötigt wird

Anlegen und Pflegen von Produktfamilien und Bereitstellung der Daten für das Database-
Funktionen Publishing zur Sicherstellung konsistenter Angaben zu den Produkten und zur Erhöhung der
Effizienz der Publikationsprozesse

Bedeutung
Das Product Information Management dient der Selektion, Lieferung und Aktualisierung relevanter
innerhalb des
Produktinformationen für weitere Module des Publishingsystems
Systems

Anwendungs- Bestückung einer Website oder eines Produktkatalogs mit den verschiedensten Produktdaten über
beispiel das Gesamtportfolio des Unternehmens


Content Editor

Mit dem Content Editor werden Inhalte erstellt, bearbeitet
und importiert
Bearbeitungsschicht: Module und Bedeutung [1/5]
Modul Content Editor

Bezeichnung und Der Content Editor dient der Erfassung von Inhalten in der definierten Datenstruktur; dazu werden
Zweck meist entsprechende aufbereitete Eingabefenster und -felder angezeigt und vom Nutzer befüllt

Strukturierte Eingabe verschiedenster Formen von Inhalten in das MAM, z.T. mit verschiedenen
Editoren für Texte oder sonstige Inhalte, browserbasiert oder in eigenständigen Programmen;
Funktionen
einige Content Editoren erlauben die Überprüfung der formalen Richtigkeit der Eingaben
(Validierung, d.h. nur Buchstaben in Textfeldern, Struktur von Datumsangaben usw.)

Bedeutung Erstellung von Content auch unter Rückgriff auf die Media Assets und das Layout; sorgt für die
innerhalb des korrekte Strukturierung und Granulierung der Assets; die Validierung sorgt für eine hohe Datengüte
Systems bei der Eingabe und vermeidet formale Fehleingaben

Anwendungs- Strukturierte Erfassung der Inhalte auf der Basis definierter Strukturen mit einer browserbasierten
beispiel Erfassungsmethode oder einem XML-basierten Editor


Layout Editor

Mit dem Layout Editor werden Layouts erstellt,
insbesondere für Print-Publikationen
Modul Layout Editor

Der Layout Editor dient der Erstellung und Anpassung von Layouts, insbesondere für Print-
Bezeichnung und
Publikationen; es handelt sich in der Regel nicht um ein vollständiges Layoutprogramm, sondern
Zweck
um eine einfache Bedieneroberfläche für das Ausführen der Layoutfunktionen

Funktionen Erstellung und Bearbeitung von Layouts

Bedeutung
Im Layout Editor wird der Text mit dem Layout verbunden; in vielen Fällen auch für das Anpassen
innerhalb des
von Texten (Einkürzen und Längen), Bildgrößen und Ausschnitten an die Layoutvorgaben
Systems

Anwendungs- Erstellung eines Layouts für einen Flyer auf der Basis eines definierten Standardlayouts, das in
beispiel einem Layoutprogramm erstellt wurde


Blattplanung

Die Blattplanung dient der thematisch abgestimmten
Veröffentlichung von Print-Publikationen
Modul Blattplanung

Bezeichnung und In einem Blattplanungsmodul werden Publikationen, deren Inhalte und Strukturen sowie die
Zweck Erscheinungstermine geplant

Planung, Überwachung und Freigabe von Ausgaben, Heften, Heftstrukturen, Artikeln,
Funktionen
Seitenstrecken, (Eigen-)Anzeigen, Beilegern, Beihefter, Produktproben u.a.

Bedeutung
Die Blattplanung interagiert mit allen Modulen, insbesondere dem Layout- und Content Editor und
innerhalb des
sorgt für umfassende Transparenz des Produktionsfortschritts
Systems

Anwendungs- Planung der Themen der Kundenzeitschriften im nächsten Jahr, Aufgabenzuweisung und
beispiel Terminplanung, Aufgabenzuweisung und Kapazitätsplanung, Produktionsüberwachung


Localization und Translation
Management

Mit dem Localization- und Translation Management wird
eine internationale Zielgruppenansprache ermöglicht
Modul Localization- und Translation Management

Über ein Localization Management werden Inhalte an einzelne Zielgruppen, z.B. in unterschied-
Bezeichnung und lichen Ländern und / oder Regionen, angepasst. Wichtigste Aufgabe ist das Translation
Zweck Management, das die Erzeugung unterschiedlicher Sprachversionen bezeichnet (Hinweis:
nachfolgend wird dieser Bereich vereinfacht als Translation Management bezeichnet)

Übersetzung von Texten, Anpassung von Inhalt und Gestaltung an Zielgruppen und länder- oder
Funktionen
regionenspezifische Bedürfnisse

Bedeutung
innerhalb des Übersetzung von Texten, die im Content Editor erstellt wurden
Systems

Anwendungs- Übersetzung der Mitarbeiterzeitschrift eines international agierenden Unternehmens in mehrere
beispiel Sprachen


Brand Management

Das Brand Management soll einen konsistenten
Markenauftritt sicher stellen
Modul Brand Management

Bezeichnung und Das Brand Management unterstützt die Markenführung, insbesondere bzgl. der Einhaltung der
Zweck Corporate Identity/Corporate Design-Richtlinien

Funktionen Verwaltung und Bereitstellung von Logos, Templates, Vorlagen etc.

Bedeutung
Ist für die Layout-Erstellung von Print- und Digital-Publikationen im Corporate Identity/Corporate
innerhalb des
Design-konformer Optik relevant
Systems

Anwendungs-
Erstellung eines neuen, regionalen Verkaufsflyers der örtlichen Niederlassung im Corporate Design
beispiel


Web-CMS

Das Web-CMS wird zum Layouten, Befüllen und Managen
von Websites benötigt
Ausgabeschicht: Module und Bedeutung [1/3]
Modul Web-CMS

Bezeichnung und Das Web-CMS dient der gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten
Zweck für Websites und für die Anlage und Verwaltung der Sitestrukturen

Mit dem Web-CMS können Websites und andere Online-Publikationsformen wie mobile Sites
Funktionen
erstellt, gestaltet und mit Inhalten befüllt sowie das Site-Management durchgeführt werden

Bedeutung
Mit dem Web-CMS können Templates erstellt werden, Texte, Bilder und weitere Medienassets für
innerhalb des
die Publikation auf Websites kombiniert werden
Systems

Anwendungs- Erstellung eines Beitrags im Bereich Pressemeldungen zu einem neuen Produkt auf der
beispiel Firmenwebsite; automatische Übernahme aus der Printproduktion


Web-to-Print

Mit Web-to-Print können unternehmensweit
Druckvorlagen bereitgestellt und bearbeitet werden
Modul Web-to-Print

Mit Web-to-Print sind Funktionen gemeint, bei denen Inhalte für Druckwerke über den Internet-
Bezeichnung und Browser erfasst und im Hintergrund automatisiert an Druckereien weitergeleitet werden; denkbar
Zweck ist dabei auch eine Anbindung an die Planung von Auflagen und Lieferungen z.B. von
Werbematerialien oder der Ausstattung von Messen mit Anpassungen an den individuellen Bedarf

Funktionen können unter anderem der Upload von Druckdateien, die Individualisierung von
Funktionen
Druckvorlagen zum eigenen Ausdruck oder das Drucken auf Abruf sein

Bedeutung Inhalte können strukturiert über Web-Oberflächen erfasst und auf Vollständigkeit und formale
innerhalb des Richtigkeit geprüft werden; auch lassen sich bei entsprechender Einrichtung druckfertige
Systems Unterlagen direkt an angebundene Druckdienstleister übertragen

Individuelle Anpassung von für die unternehmensweite Nutzung gelayouteten Visitenkarten oder
Anwendungs-
Anpassung von unternehmens- oder bereichsspezifischen Messeausstattungen (Flyer, Aufsteller
beispiel
usw.)

Publishingsysteme Corporate Communications © Kirchner+Robrecht 2012 Quelle:Vgl. Gutenbergblog 33

Apps-Management

Das AppsManagement dient der Publikation von
Applikationen für Smartphones und Tablets
Modul Apps-Management

In diesen Modulen werden Funktionen bereitgestellt, die für die Planung, Herstellung und ggfs. auch
Bezeichnung und
für die Distribution von mobilen Anwendungen (Apps, Publikation für Smartphones und Tablets)
Zweck
benötigt werden

Erstellung von Dateien in einem oder in verschiedenen App-Formaten (für iOS, Android, Windows
Funktionen etc.), Gestaltung von Apps, Anbindung an die Appstores; ggfs. Konvertierung der Inhalte in
entsprechende Zielformate der Endgeräte

Bedeutung
Inhalte und Assets können für die mobile Web-Publikation und als eigenständige mobile
innerhalb des
Anwendungen (Apps) verwendet und entsprechend dem Zielmedium formatiert werden
Systems

Anwendungs-
Publikation der Kundenzeitschrift als App
beispiel


Im Bereich der Publishingsysteme tauchen immer wieder technische
Fachbegriffe auf, einige grundlegende werden hier kurz erläutert
Definition und Abgrenzung wichtiger technischer Fachbegriffe

Erläuterungen zu ausgewählten und häufig verwendeten technischen Fachbegriffen und Abkürzungen

• DTD (Document Type Definition): Beschreibung der inneren und formalen Strukturen von Dokumenten als Basis
für die Verwaltung und Speicherung von Inhalten in XML
• Rendering-Server beschreibt eine Software, die Inhalte nach Speicherung in eine Layoutschablone übernimmt
und am Bildschirm eine fertige Druckansicht des zu erwartenden Druckwerkes anzeigt
• Granularität: Bezeichnet den Grad der Strukturiertheit eines Contents, z.B. eines Artikels einer Publikation, der
sich aus den Bausteinen Titel, Untertitel, Autor, Bild mit Bildunterschrift usw. zusammensetzt; je granularer, d.h.
kleinteiliger die Struktur gewählt wird, um so detaillierter lassen sich Inhalte weiterverwenden
• XML (eXtensible Markup Language): international etablierter Standard (seit 1998) mit sehr hoher Verbreitung
für die strukturierte Repräsentation von Inhalten in einer nicht am Layout orientierten Form; XML ist ohne
Zusatzprogramme lesbar und somit nicht an einzelne Programme oder Hersteller gebunden und hat sich als
Standard auch für den Austausch von Inhalten etabliert und ist als Basis für die medienneutrale Verwertung
anzusehen
• XSL (eXtensible Stylesheet Language): Beschreibungssprache zur Darstellung von XML-Daten und zur
Transformation dieser in Layouts oder andere Formate; diese wird benötigt zur Verwendung der XML-Daten in
Printwerken oder anderen Ausgabeformen; die dazu benötigten Techniken sind XSLT (Transformation einer XML-
Datei in eine andere mit einer Skriptsprache) und XSL-FO (Formatting Objects) für einen hoch automatisierten
Printproduktionsprozess


5. Ausgewählte Publishingsysteme:
Funktionen und Leistungsfähigkeit


5.1 Übersicht der ausgewählten Publishingsysteme


Ziel der Studie ist es, einen Einblick in Funktionsweise und Funktions-
umfang „typischer“ Publishingsysteme zu geben
Übersicht ausgewählter und weiterer Publishingsysteme

Vorgehen bei der Auswahl der Systeme Weitere Publishingsysteme (Auswahl)

• Ziel der Studie ist es, Interessierten einen Einblick in die • Die vorliegende Studie kann nicht den Gesamt-
Funktionsweise und den Funktionsumfang von markt der Publishingsysteme abdecken und
Publishingsystemen zu vermitteln beschränkt sich daher gezielt auf eine Auswahl
• Damit dies nicht ausschließlich auf abstrakter Ebene • Am Markt agieren viele weitere Anbieter, die im
erfolgt, werden auch konkrete Systeme vorgestellt Bereich der Publishing- und Content Manage-
• Für die Studie wurden neun exemplarische Systeme und ment Systeme Lösungen sehr unterschiedlicher
Lösungen ausgewählt, die unterschiedliche Lösungs- Art, Funktionalität und Preisspanne anbieten,
ansätze und Technologien verfolgen z.B. die folgenden:

• Beschrieben werden folglich unterschiedliche Lösungen
 solche, die alle skizzierten Module als eigene
Lösungen (integrierte Publishingsysteme) umfassen
sowie
 solche, die sich durch die Kombination von
Einzelmodulen eigener oder fremder Software
kennzeichnen
• Das passende System kann nur im Rahmen eines
strukturierten Anforderungsmanagements und eines
Auswahlprozesses bewertet werden; die vorliegende
Darstellung liefert hierfür Anregungen

Nachfolgend finden Sie Informationen zu den Systemen von censhare,
ContentServ und InterRed . . .
Übersicht ausgewählter Systeme (1/3)

• Produktname: censhare • Produktname: CONTENTSERV • Produktname: InterRed
EMMS • Hersteller: InterRed GmbH
• Hersteller: censhare AG,
München • Hersteller: CONTENTSERV GmbH • Mitarbeiterzahl: 50
• Mitarbeiterzahl: 80 • Mitarbeiterzahl: 70 • Untersuchtes Release: 12
• Untersuchtes Release: 4.3.1 • Untersuchtes Release: CS12 • Ansatz: „Einer der technolo-
• Ansatz: „Censhare ist das All-in- • Ansatz: „Ganzheitliche gisch führenden Anbieter in den
one-System für effiziente Unter- Softwarelösungen für Content Bereichen CMS, Redaktions-
nehmenskommunikation, Mar- Management, Medien-, Produkt- system, Multi Channel Publi-
keting, Verkaufsliteratur und daten- und Printmanagement“ shing, Wissensmanagement“
Collaboration“ • Referenzen: BASF, Volksbanken,
• Referenzen: Merck, DSF
• Referenzen: BMW, GM/Opel, Deutsche Flugsicherung, Avery heise online etc.
dyson, Siemens , Karl Storz, Zweckform, Voith etc. • Website: www.interred.de
Swiss Re, LST Group etc. • Website: www.contentserv.de • Kontakt: Klaus Schuster,
• Website: www.censhare.com • Kontakt: Petra Kiermeier, 0271/303770,
• Kontakt: Dagmar Schneider, 08442/9253-800, klaus.schuster@interred.de
Telefon 089/568236-40, pkiermeier@contentserv.com
ds@censhare.com


. . . sowie neo7even, Noxum und Quark

• Produktname: NEOzenzai® • Produktname: Noxum • Produktname: Quark
Publishing Studio Publishingsystem 9
• Hersteller: neo 7even, Siegen
• Hersteller: Noxum GmbH, • Hersteller: Quark Software Inc. ,
• Mitarbeiterzahl: 50
Würzburg Denver (Deutschland: Büro
• Untersuchtes Release: Jahr Hamburg)
• Mitarbeiterzahl: 55
2011
• Mitarbeiterzahl: k.A.
• Untersuchtes Release: 5.1
• Ansatz: „Marketing-Manage-
• Untersuchtes Release: 9.1
ment und Web-to-Print vereint • Ansatz: „CMS und Redaktions-
auf einer einzigartigen, inno- system für [...] Webportale, • Ansatz: „Quark Publishing-
vativen Lösungsplattform mit Product Information Manage- system ist eine Dynamic-
Mind-Mapping Benutzer- ment, technische Kommuni- Publishing-Plattform, die Ihnen
oberfläche“ kation, [...] Mobile Web und eine breite Funktionspalette zur
Media Asset Management“ Optimierung und Automatisie-
• Referenzen: Metro Group
rung Ihres Publishing-Prozesses
Advertising, ABUS, WWF, alanus • Referenzen: Daimler, König &
bietet“
hochschule etc. Bauer, KUKA, Porsche etc.
• Referenzen: Metro
• Website: www.neo7even.de • Website: www.noxum.de
International, Forbes
• Kontakt: Stephanie Schmidt, • Kontakt: Norbert Klinnert,
• Website: www.quark.com/de/
0271/31770-0, 0931/46588-0,
s.schmidt@neo7even.de klinnert@noxum.com • Kontakt: Sandra Guiard,
sguiard@quark.com

Weiterhin werden die Systeme von nbsp, vjoon und WoodWing
dargestellt

• Produktname: SiteFusion • Produktname: vjoon K4 • Produktname: WoodWing
Enterprise
• Hersteller: nbsp GmbH, • Hersteller: vjoon GmbH,
Straubing Bönningstedt • Hersteller: WoodWing Europa
• Mitarbeiterzahl: 40 • Mitarbeiterzahl: 40 • Mitarbeiterzahl: k.A.
• Untersuchtes Release: 4.2.3 • Untersuchtes Release: 6.4 • Untersuchtes Release: 7.4
• Ansatz: „SiteFusion vereint • Ansatz: „Basierend auf dem • Ansatz: „Multi-Channel-Publi-
Digital Asset Management und zeit- und kostensparenden shing-Workflows um statische,
Multi Channel Publishing in Unified Publishing Process dynamische und interaktive
Perfektion und hilft (UPP) bietet vjoon K4 die Inhalte in Print und Web, auf
Unternehmen dadurch, ihre richtigen Werkzeuge, mit denen Social Media-Plattformen,
Workflows zu optimieren“ Publisher reibungslos und Smartphones und Tablets zu
effizient publizieren können“ publizieren“
• Referenzen: KKH-Allianz,
HOLZMANN.MEDIEN, DVS Media • Referenzen: Beiersdorf, BASF, • Referenzen: Allianz, EnBW,
Esselte Leitz etc. Evonik, Geberit
• Website: www.sitefusion.de
• Website: www.vjoon.de • Website: www.woodwing.de
• Kontakt: Thomas Weinberger,
09421/7847-0, • Kontakt: Carsten Althaber, • Kontakt: Stefan Adam, Impres-
weinberger@nbsp.de 040/55695026, sed GmbH (Partner Deutschland),
calthaber@vjoon.com 040/897189-0,
sadam@impressed.de

5.2 Schwerpunkte der ausgewählten Publishingsysteme


Im Kapitel 5.2 werden ausgewählte Besonderheiten der betrachteten
Publishingsysteme vorgestellt; Ziel ist eine kurze Charakterisierung
Hinweise zur Methode und Darstellung

• Auf den nachfolgenden Seiten der Studie werden die neun betrachteten Publishingsysteme
kurz beschrieben und in ihrer Ausprägung charakterisiert
• Zielsetzung ist die Vorstellung ausgewählter und herausragender Besonderheiten der
Systeme auf wenigen Seiten, nicht eine vollständige Beschreibung der Gesamtlösungen, um
dem Leser eine schnelle Orientierung zu ermöglichen
• Die Systemdarstellungen werden komplettiert mit einer Darstellung der verfügbaren
Lizenzmodelle
• Ferner wird eine grobe Einordnung in die Preissegmente der Lösung vorgenommen, wobei die
Systemlösungen prinzipiell wegen der Unterschiedlichkeit nicht ohne weiteres vergleichbar
sind; für einen solchen Kostenvergleich sind die Berücksichtigung von eventuell benötigten
Drittlizenzen und die Projektkosten zu berücksichtigen
• Abgeschlossen werden die System-Charakterisierungen durch Hinweise auf relevante
Referenzinstallationen und Lösungen
• Bei Systemen, die nicht alle Module mit eigenständiger Software anbieten, werden Hinweise
auf Kooperationen der Hersteller gegeben, sofern diese bei Redaktionsschluss dieser Studie
bekannt sind; diese Angaben basieren auf Eigenangaben der Hersteller


Ein grundsätzlicher Unterschied der Systeme besteht im Bereich der
Modulabdeckung
Module des Publishingsystems - Ergebnisse1

Versionsstand 4.3.1 12 12 Jahr 2011 5.1 9.1 4.2.3 6.4 7.4

Media Asset Management
Content Editor
Layout Editor
Workflow Management
Localization/Translation Mgmt.
Product Information Mgmt.
Brand Management  
Blattplanung
Web-CMS
Web-to-print 
Apps Management

Feature vorhanden, Eigenentwicklung Feature vorhanden, 3rd Party Entwicklung  Feature nicht vorhanden
1) Zugrundegelegt sind die K+R Definitionen der Module aus Kapitel 4; eine eineindeutige Bewertung der Module hinsichtlich
Eigenentwicklung/Drittsystemlösung/Umfang ist wegen der Unterschiedlichkeit der Systeme nicht durchgängig möglich

censhare


Das Censhare-System präsentiert sich als „All-in-One-Lösung“ für
vernetzte Kommunikations- und Publikationsaufgaben
Systeme im Überblick: Censhare 4 ( Seite 1/6)

Systemüberblick

Ausgabeschicht • Die Censhare AG, München, bietet mit dem System censhare 4 eine sehr
 Print umfassend angelegte Software, die alle skizzierten Module umfasst
 Online • Das System positioniert sich als „vernetztes Informations- und
 Mobile/Tablet Kommunikationssystem“, das alle Aufgaben marktgerichteter
Bearbeitungsschicht
Kommunikation abdecken will
 Blattplanung • Die Ausgabeschicht erlaubt ein medienübergreifendes Publizieren in den
 Content Editor heute üblichen Zielmedien wie Printpublikationen, Online/Web und mobile
 Layout Editor Medien oder auch auf Social Media
 Translation Mngt. • Das System verfügt über umfangreiche Funktionen zur Erstellung von
 Brand Management Printprodukten und bietet dazu eine eigenständige Blattplanung sowie
zwei unterschiedliche Editoren mit unterschiedlichen Einsatzzwecken
Supportschicht
 Workflow Mngt.
• Die Supportschicht stellt Funktionen zur Gestaltung von eventbasierten
userspezifischen Workflows und Aufgabenmanagement sowie eine
 PIM
Userbase und diverse Funktionen für das Schnittstellenmanagement
 User Management
bereit; eine PIM-Lösung kann kundenspezifisch ergänzt werden
 MAM • Das Censhare Media Management (MAM) speichert alle Inhalte medien-
neutral; Texte werden in XML vorgehalten oder in XML transformiert

Censhare hat seinen Ursprung im Printpublishing und bietet in
diesem Bereich einen nahezu vollständigen Funktionsumfang

Print

Print • Das Censhare System bietet in Version 4 eine recht vollständig Abdeckung der
üblicherweise benötigten Funktionen zur Planung, Erstellung und Ausgabe von Print-
Publikationen
• Das System verfügt dazu über eine integrierte Blattplanung, in der Publikationen
hinsichtlich Umfang und Ausstattung professionell geplant und produziert und die
Arbeitsstände einer Publikation überwacht werden können
• Inhalte können mit dem XML-basierten Content Editor erstellt und beschrieben werden; im
Censhare Layout Editor können Änderungen an Print-Layouts vorgenommen werden
• Das System lässt sich eng mit Print-Layout-Programmen wie Adobe InDesign oder Quark Xpress
koppeln; Ziel ist die Nutzung von Vorlagen (Templates), um bei der Erstellung von wiederkehrenden
Layouts oder Layoutteilen eine effiziente Wiederverwendung zu ermöglichen
• Alle Inhalte, Layouts und Geometriedaten (Platzierung der Inhalte auf der Seite) werden dazu im
MAM im XML-Format gespeichert und automatisiert in die Dokumente übertragen; diese Vorgehens-
weise sichert die Datenkonsistenz, Effizienz in der Produktion sowie die Validierung von Inhalten bei
der Eingabe
• Censhare verfügt über definierte Standard-Schnittstellen und zahlreiche Anbindungen an
Anzeigen-, Verlags- und ERP-Systeme

Alle Inhalte des Censhare-Systems lasen sich für Online und mobile
Dienste sowie für die App-Produktion verwenden

Online

Online
• Die Verwendung der Inhalte für Online und mobile Dienste erfolgt durch die Censhare
Web-CMS-Lösung, die schrittweise integriert wurde; in diesem Modul werden
Navigation, Online-Templates u.a. verwaltet und die medienspezifischen Ausgaben
erstellt und zur Distribution übergeben
• Das Online-Modul greift dabei auf die MAM-Inhalte und Funktionen zurück und erlaubt
so eine effiziente Mehrfachverwendung der erstellten Inhalte; das Online-CMS ist
vergleichsweise neu in der Censhare-Suite, die Anwenderbasis ist noch entsprechend
überschaubar
Mobile/Tablet

Mobile/Tablet • Censhare bietet in der Version 4 auch Komponenten, mit denen sich aus den zentralen
Asset-Beständen mobile Applikationen erstellen lassen (E-Paper, iOS Apps usw.)
• Dabei können alle Inhaltsarten inkl. Bewegtbild und Animationen verwendet werden
und zu multimedialen Angeboten kombiniert werden
• Damit lassen sich Apps für iOS und Android erstellen, die als mobile Layout-Dokumente
oder als mobile Webseiten ausgegeben werden; beide Verfahren greifen auf das
zentrale Asset-Management zurück und konvertieren die Inhalte ins Zielformat

Die Inhalte können inhalts- oder layoutorientiert erstellt werden; die
Workflow-Engine erlaubt Bearbeitungsketten und Automatisierungen

Editoren

Editoren
• Während sich der Content Editor für eine Inhalte-Bearbeitung wie in einem XML-Editor
anbietet, erlaubt der Layout Editor eine Auswahl von integrierten Layout-Funktionen
auch in der Browservariante (siehe unten); der Layout Editor ersetzt keine üblichen
Layout-Programme für (fein-) typografische Aufgaben
• Der Content Editor unterstützt auch Adobe InCopy, Texte und Tabellen können geöffnet
und mit Absatz- und Zeichenformaten bearbeitet werden
• Beide Editoren sind als eigene Funktionen im Fat-Client oder als Browser-Varianten mit
eigeschränktem Funktionsumfang nutzbar; beide Editoren sind für Win/MAC verfügbar

Workflow Management

Workflow- • Censhare ermöglicht die Umsetzung von individuellen Workflows im System sowie die
Management parametrisierte Einbindung von Drittprogrammen
• Alle Workflows können eventbasiert gestaltet werden und erlauben ebenso Rollen-
bzw. userspezifische Aufgabenübersichten, um so Transparenz der Arbeitsstände und
einen hohen Automatisierungsgrad zu erreichen


Censhare bietet integrierte Funktionen für Übersetzungsworkflows,
aber keine „vorgefertigten“ Brand Management Funktionen

Translation Management

Translation
• Censhare bietet eine Funktion, um Sprachvarianten parallel darzustellen und
Management Änderungen im Original durch farbliche Kennzeichnungen verfolgen zu können
• Die Arbeitsprozesse von Textern und Übersetzern lassen sich in der Workflow-Engine
definieren und verfolgen
• Ferner lassen sich marktgängige Übersetzungslösungen wie across oder Integrationen
via Xliff mit Trados oder Transit in die Workflow-Engine integrieren

Brand Management

Brand • Das Censhare-System hat seinen Ursprung im Verlagsbereich und bietet keine „Out-of-
Management the-box-Funktionen“ für Brand Management-Anwendungen
! • Die Censhare-Methodik zur Verwaltung von Inhalten kann analog verwendet werden; für
eine Anwendung als Brand Management System sind daher individuelle Anpassungen
oder bei hohen Ansprüchen an individuelle Oberflächen und Abläufe auch
Neuentwicklungen nötig


Censhare bietet diverse Lizenz- und Serviceangebote; die Markt-
durchdringung ist hoch, die Referenzen sind namhaft und vielfältig

Kosten und Investment

Kosten
• Das Censhare-System wird als Freemium (nur MAM für nicht-kommerzielle Zwecke),
Miet- oder Kauflösung sowie als „Software-as-a-Service“ (SaaS) angeboten
• Die Gesamtkosten einer Lösung sind von der Anzahl der benötigten Lizenzen und dem
Anpassungsaufwand abhängig (Customizing, Projektmanagement, Schnittstellen usw.)
• Das Gesamtinvestment einer Censhare-Einführung als CP-Lösung rangiert im oberen
Preissegment; bei Vergleichsrechnungen ist der hohe Funktionsumfang dieser „All-in-
One“-Lösung ggfs. mit der Summe von Einzellösungen zu vergleichen

Referenz-Projekte (Auswahl)

Referenzen Censhare wird u.a. bei folgenden Unternehmen als CP-Lösung eingesetzt (Auswahl):
• 7Seas global content management GmbH, 80 Mitarbeiter, Produktion der
internationalen Verkaufsliteratur der BMW Group
• BurdaYukom Publishing, Produktion des internationalen Magazins „Amagram“ und der
ergänzenden Newsletter inklusive der verknüpften und personalisierten Microsites
• LST Group, Produktion des mehrsprachigen Katalogs (Bau- und Industriemaschinen)


CONTENTSERV


CONTENTSERV versteht sich als ganzheitliche Lösung für die Medien-
und Contentverwaltung für Marketing-, Print- und Medienprozesse
Systeme im Überblick: CONTENTSERV EMMS (Seite 1/6)

Systemüberblick

Ausgabeschicht • Das System CONTENTSERV in der derzeit aktuellen Version CS 12 verfügt
 Print über alle gängigen Module eines modernen Publishingsystems und
 Online versteht sich als Lösung für die Optimierung, Steuerung, Verwaltung und
 Mobile/Tablet effektive Umsetzung von Content- und Medienprozessen

Bearbeitungsschicht
• Die CONTENTSERV GmbH ist eine Ausgliederung des Medienhauses Kastner
 Blattplanung • Das Enterprise Marketing Management System (EMMS) von CONTENTSERV
 Content Editor wird in verschiedensten Branchen eingesetzt u.a. Industrie, Handel,
 Layout Editor Verlage, Banken, Pharma, Versandhandel, Automotive., die Referenzen
umfassen Unternehmen sehr unterschiedlicher Ausrichtung und Größe
 Translation Mngt.
 Brand Management • Das System ist rein browserbasiert, wobei insbesondere die verbreiteten
Webbrowser Firefox und Internet Explorer unterstützt werden und für
Supportschicht
verschiedene lokale Software, z.B. im Bereich Layout, Plug-Ins vorhanden
 Workflow Mngt.
sind
 PIM
• Das System basiert auf der sogenannten LAMP-Architektur (LAMP=Linux,
 User Management
Apache, MySQL und PHP)
 MAM


CONTENTSERV bietet neben den gängigen Basisfunktionen wie MAM
und Blattplanung auch eine Layoutbearbeitung im Browser

Print

Print • CONTENTSERV CS 12 bietet eine vollständige Abdeckung der üblicherweise
benötigten Funktionen zur Planung, Erstellung und Ausgabe von Print-Publikationen
• Die Blattplanung und alle zugehörigen Planungsprozesse werden über das Modul
„PPM Publication Manager“ organisiert
• Es können digital Korrekturdokumente und der Korrekturprozess organisiert werden
– anfallende Korrektur-Dateien liegen revisionssicher vor („PPM Proof Reader“)
• Inhalte können mit dem integrierten Content Editor (XML-Basis) erstellt und mit Metadaten
angereichert werden
• Die Print-Dateien werden im Webbrowser im Modul „PPM In-Design Editor“ bearbeitet - dieser
integriert die Funktionen der Servervariante von Adobe InDesign; eine lokale Installation des
InDesign Client ist hierbei nicht notwendig
• Alternativ können InDesign-Layout-Dateien auf einer lokalen Adobe InDesign-Anwendung mit allen
Funktionen bearbeitet werden, wobei ein Echtzeit-Update mit den Daten aus dem CONTENTSERFV
System erfolgt; dafür kommen das InDesign Plugin priint:comet und das CONTENTSERV-Modul „PPM
Comet Connector“ zum Einsatz


CONTENTSERV bietet eine integrierte Web-CMS-Lösung und ermög-
licht die Erstellung mobiler Websites und Web-Apps aus dem MAM

Online

Online
• Mit der „CMS-Suite“ bietet CONTENTSERV ein Web-CMS-Modul als umfangreiche Lösung
für das Ausspielen der im MAM gespeicherten Inhalte auf Websites und mobile Dienste
• So können mehrsprachige, dynamische, statische oder hybride Websites erstellt und
angereichert werden (SEO-Maßnahmen zur Verbesserung der Auffindung in
Suchmaschinen, Bewegtbild-Integration usw.)
• Das Web-CMS-Modul ist in andere CONTENTSERV-Module integriert; so greift es u.a.
auf Produktdaten aus dem PIM und MAM zurück

Mobile/Tablet

Mobile/Tablet • Es besteht die Möglichkeit Webseiten und damit Web-Apps in der dafür geeigneten
Auszeichnungssprache HTML 5 zu erstellen
• Ab der geplanten Unterstützung des Adobe InDesign Server CS6 (voraussichtlich in
2012), sollen per Digital Publishing API aus CONTENTSERV heraus
iPad-Apps zu vorhandenen Publikationen erstellt werden können
• Ebenso können Blogs, RSS-Feeds und andere Anwendungen oder Shops ohne
Medienbrüche über Templates angesprochen und befüllt werden

CONTENTSERV hat interessante Lösungen für Localiziation- und Brand
Management erarbeitet und als Produktbestandteile integriert

Translation Management

Translation
• Das Localization Management von CONTENTSERV („BPM Translation Manager“)
Management ermöglicht eine Übersetzung von Produktinformationen aus dem PIM-Modul in
verschiedene Sprachen, die anschließend für verschiedene Layouts zur Verfügung
gestellt werden; ferner lassen sich bei Bedarf marktgängige Übersetzungslösungen wie
Across und Trados integrieren
• CONTENTSERV bietet browserbasierte Lösungen an, um so flexibel weltweit einsetzbar
und von lokal zu installierender Software unabhängig zu sein

Brand Management

Brand • CONTENTSERV hat ein eigenes Modul für Brand Management („EMM Brand Keeper“)
Management
• In diesem Modul können Vorlagen und Templates erstellt werden, aus denen Marketing-
! Materialen im Corporate Design, wie Flyer, Anzeigen, Visitenkarten, Plakate etc. erstellt
werden können
• Darüber hinaus können Kampagnen und Inhalte auf der Plattform bereitgestellt werden
• Auch in diesem Zusammenhang ist die Webbrowser-Basierung von Vorteil, weil so
unterschiedliche Standorte leicht auf das zentrale Brand Management zugreifen können

CONTENTSERV hat die E-Commerce-Lösung Magento und die
Database-Publishing Software InBetween tief angebunden

Schnittstellen zu Magento eCommerce

Schnittstellen
• CONTENTSERV verfügt über ein eigenes Modul zur Anbindung an das weit verbreitete
Open-Source-basierte Shopsystem Magento eCommerce („PIM Magento Connector“)
• Über die Schnittstelle können Produktdaten aus dem PIM oder Mediendaten aus dem
MAM zwischen Online-Shop und Publishingsystem ausgetauscht werden
• Die Schnittstelle kann flexibel genutzt werden, d.h. sich z.B. auf die Weitergabe von
Bestellungen beschränken oder vollständig in das Web-CMS von CONTENTSERV
integriert werden

Intregration von InBetween

Integration • CONTENTSERV integriert mit InBetween eine verbreitete Software für das dynamische,
datenbankbasierte Publishing, mit der unternehmensweit automatisiert und ab-
gestimmt Publikationen erzeugt werden können (Dynamic- oder Database Publishing)
• InBetween ist vor allem im Bereich der strukturierten Datenausgabe hilfreich; Tabellen,
Spalten und Zeilen können regelbasiert erstellt werden
• Es gibt verschiedene Integrationsformen, u.a. eine Integration in der Blattplanung mit
„Kreativseiten“ von CONTENTSERV und automatisiert erstellte Laufstrecken aus
InBetween

CONTENTSERV liegt im mittleren bis oberen Preissegment und kann
namhafte Referenzen aus Handel, Industrie und Medien vorweisen


Kosten
• Die Module können im Gesamtpaket als CONTENTSERV EMMS CS12 bezogen werden,
aber auch als einzelne Module
• CONTENTSERV adressiert mittlere bis große Unternehmenskunden und befindet sich
hinsichtlich der Lizenz- und Projektkosten ebenso im mittleren bis gehobenen Segment
• CONTENTSERV wird als Kaufmodell (Lizenzierung auf Basis von Servern, Mandanten,
User und Modulen) und als Software-as-a-Service-Modell angeboten


Referenzen CONTENTSERV wird u.a. bei folgenden Unternehmen als CP-Lösung eingesetzt (Auswahl):
• Miele, Erstellung von Prospekten und Datenblättern der technischen Produkte in
verschiedenen Sprachen
• Merck AG, Umsetzung für das konzernweite Brand Management und als Web-to-Print-
Lösung, u.a. inkl. Übersetzungen in verschiedene Sprachen und Print-on-Demand
• €base, internes Wissens- und Kommunikationsportal im Bankenbereich


InterRed


InterRed positioniert sich als kanalübergreifend ausgelegtes Content
Management System; Ursprung und Stärke liegt im Web-Bereich
Systeme im Überblick: InterRed 12 (Seite 1/6)

Systemüberblick

Ausgabeschicht • Der Anbieter InterRed aus Haiger (Hessen) bietet ein gleichnamiges
 Print Publishingsystem an, das alle skizzierten Module umfasst
 Online • Das ursprünglich aus dem Web-Bereich kommende System und
 Mobile/Tablet Unternehmen hat einen Schwerpunkt im Bereich des crossmedialen
Bearbeitungsschicht
Publizierens
 Blattplanung • InterRed bietet über die typischen Publishing-Module hinaus noch weitere
 Content Editor Zusatzmodule im Bereich Wissensmanagement (InterRed ContentAgents)
 Layout Editor und im Bereich Web Analytics (InterRed RhoLive) an, die in das System
integriert werden können
 Translation Mngt.
 Brand Management • Das InterRed-System wird ausschließlich über den Webbrowser benutzt,
eine eigenständige Software ist auf den Arbeitsplatzrechnern nicht zu
Supportschicht
installieren
 Workflow Mngt.
• InterRed setzt auf bekannten Open-Source-Technologien auf, d.h. LAMP
 PIM
(Linux, Apache Server, MySQL-Datenbank und hier die PERL-
 User Management
Programmiersprache); der Datenbank-Kern und einige Software-
 MAM Komponenten der InterRed-Technik sind dagegen nicht eigenständig
anpassbar

InterRed Print erlaubt durch bidirektionale Schnittstellen eine
Bearbeitung in einem Content Editor oder in einem Layoutprogramm

Print

Print • Die Printproduktion erfolgt mittels der Komponente „InterRed Print“
• Dabei können Layout und Inhalte entweder browserbasiert im InterRed
Publishingsystem oder extern über Adobe (Adobe InDesign oder Adobe InCopy) oder
Quark (QuarkXPress und QuarkCopyDesk) erfolgen –durch bidirektionale
Schnittstellen zwischen dem Publishingsystem und den DTP-Programmen kann hier
wie dort Layout und Inhalt bearbeitet oder aktualisiert werden
• Die inhaltliche Bearbeitung kann somit entweder in einem feldorientierten Eingabeeditor oder
direkt im Layout erfolgen; durch die Schnittstellentechnologie wird sichergestellt, dass Änderungen
am Inhalt stets in der Datenbank aktualisiert werden, auch wenn diese im Layoutprogramm erfolgen
• InterRed verfügt über eine eigene Blattplanungskomponente, bei der ein Medium vom Artikel über
die einzelne Seite und Seitenstrecken bis hin zur Ausgabe geplant und kontrolliert werden kann
• Die Workflow-Engine erlaubt die Definition von statusbasierten, individuellen Arbeitsschritten,
individuelle Arbeitsoberflächen und die parametrisierte Einbindung von Drittprogrammen
• Das InterRed System verfügt zudem über zahlreiche Möglichkeiten der Einrichtung von
Schnittstellen zu Systemen im Bereich Anzeigenverwaltung, AdServer, CRM und ERP


InterRed bietet im Online-Bereich viele Möglichkeiten der Content-
verwendung und verfügt über zahlreiche Online-Zusatzmodule

Online

Online • InterRed bietet sehr umfangreiche Funktionalitäten im Bereich des Online-Publishing
• InterRed kann in den Online-Auftritt u.a. eigene Shop- oder und Community-Module
integrieren und bietet ferner eine eigene Nutzerverwaltung; damit lassen sich Self-
Service Angebote oder Social Commerce Projekte mit einem System umsetzen

• Optional kann das Webanalytics-Modul „InterRed RhoLive“ eingesetzt werden; neben klassischen
Reichweiten- und Seitenabrufanalysen sind auch A/B- und Multivarianten-Tests möglich, wobei
verschiedene Versionen von Webinhalten (z.B. unterschiedliche Teaser, Bilder) automatisch an
unterschiedliche, definierte Nutzergruppen ausgegeben und so zur Auswahl der optimalen Version
„gegeneinander“ getestet werden können
• Zur Suchmaschinenoptimierung stellt InterRed zusätzlich zum suchmaschinenoptimierten
Seitenaufbau eine Technologie zur Verfügung, die „SEOPort“ genannt wird
• Unter Einbezug des Webanalytics-Moduls sowie des Wissensmanagement-Moduls von InterRed,
InterRed ContentAgents, können hierbei Nutzerinteressen- und Trends sowie die Substanz der Texte
zur zielgruppengerechten Überarbeitung der Sites oder Erstellung neuer, spezifischer Landing
Pages „per Knopfdruck“ verwendet werden


Im Bereich Web-to-Print bietet InterRed flexible Browseroberflächen;
InterRed ermöglicht die Produktion unterschiedlicher App-Standards

Web-to-Print

Web-to-Print
• InterRed ermöglicht die Erstellung verschiedener Formen von Dokumenten der
Druckvorstufe ( Marketingmaterialien, Newsletter, Datenblätter, Einladungen etc.)
• Hierbei können externe und interne Mitarbeiter über die browserbasierte Oberfläche
auf das System zugreifen - ein individueller, gelegentlicher Zugang zum System kann
per E-Mail über ein Ticketing-System vergeben werden oder nach Vorlagenart im
Intranet eingerichtet werden
• Die Vorgänge können in die Workflowsteuerung eingebunden und automatisiert werden

Mobile/Tablets

Mobile/Tablet • InterRed Inhalte können in Web-Apps und nativen Apps verwendet werden
• Bei Web-Apps handelt es sich um plattformunabhängige Anwendungen für mobile
Endgeräte, native Apps sind speziell für eine Plattform (z.B. für Apple iOS)
programmierte Anwendungen
• InterRed ermöglicht sowohl eine Ausgabe von Daten aus dem System als App als auch
eine mobile Bearbeitung der Daten, d.h. die Eingabe von Daten in das Publishingsystem
über Tablets

InterRed hat ein eigenes System zum Enterprise Content
Management, das mit den anderen Modulen kombiniert werden kann

Enterprise Content Management

ECM • InterRed bietet ein Modul namens „InterRed Enterprise“ für Intranets und
Unternehmensportale an
• Dieses Modul umfasst alle Vorgänge und die technologische Grundlage zum Content
Management im Unternehmen, d.h. die Integration, Ausgabe, Verwaltung, Speicherung
und Archivierung von Content
• Die Integration der Inhalte basiert dabei auf dem Paradigma der service-orientierten Architektur –
ein Architekturkonzept, bei dem komplexe Anwendungen in standardisierte Services zerlegt und
lose über einen Datenbus gekoppelt werden; dadurch können Geschäftsprozesse flexibler und
effizienter umgesetzt werden (z.B. einmalige Programmierung des Services „Kundendaten“, Aufruf
der Kundendaten durch x Anwendungen, statt einer Programmierung des Aufrufs für jede der x
Anwendungen)
• InterRed ermöglicht die Einrichtung von Workflows bei der Contentverwaltung; im Zusammenhang
mit dem Modul InterRed ContentAgents bestehen zudem umfangreiche Recherchemöglichkeiten
• Die Inhalte werden medienneutral gespeichert und können in wenigen Schritten in einem
Unternehmensportal ausgegeben werden


InterRed bietet sich als Lösung für größere Projekte an; eine sehr
interessante Referenz ist die Printproduktion der BILD-Zeitung


Kosten
• InterRed kann als Kauflösung erworben werden, eine Software-as-a-Service-Lösung ist
in Planung; das Lizenzmodell richtet sich nach der Menge der eingesetzten Module und
der Anzahl lizensierter User
• Die Lösung bietet sich angesichts des hohen Funktionsumfangs und der
entsprechenden Lizenzkostensumme sowie des Projektmanagement-Anteils eher als
Lösung für größeren Projekte an; „typische Interred-Projekte“ liegen damit im oberen
Preissegment der hier vorgestellten Lösungen


InterRed wird u.a. bei folgenden Unternehmen als Lösung eingesetzt (Auswahl):
Referenzen
• BASF, Einsatz von InterRed für die Publikation von Kundenmagazinen im Bereich
Pflanzenschutz, in jeweils zehn regionalen Varianten, aufgeteilt nach Bundesländern
• Deutsche Annington Immobilien, standortübergreifender Online-Auftritt für den
Wohnungsvermieter, inklusive Community und Webanalytics-Modulen
• Axel Springer Verlag: der Axel Springer Verlag setzt InterRed als Produktionsplattform
für die Printausgabe der BILD Zeitung ein, die Corporate Website sowie das
konzernweite Intranet werden auf Basis von InterRed betrieben


Neo7even


Besonderheit von NEOzenzai ist die durchgängige Bedienlogik des
Mind-Mappings
Systeme im Überblick: NEOzenzai (Seite 1/6)

Systemüberblick

Ausgabeschicht
Ausgabeschicht • Die NEO 7EVEN GmbH Software Solutions bietet mit NEOzenzai ein

 Print Publishingsystem an, das sich durch die durchgängige Bedienung über eine

 Online Mind-Mapping-Oberfläche kennzeichnet

 Mobile/Tablet
• Das System deckt dabei alle Module der Schichten eines
Bearbeitungsschicht
Bearbeitungsschicht
Publishingsystems ab

 Blattplanung • NEOzenzai bietet sein System in einer Edition für Marketing- und

 Content Editor Kommunikationsabteilungen („Marketing Edition“), für Mediendienstleister

 Layout Editor („Media Production Edition“) und Verlage und verlagsähnliche

 Translation Mgmt. Mediendienstleister („Publishing Edition“) an

 Brand Management • Die Marketing Edition hat ihren Schwerpunkt bei der Kampagnenplanung,
Supportschicht -verwaltung und -durchführung; sie verfügt wie die beiden anderen
Supportschicht
Editionen über alle Module, bietet aber Vorlagen und Workflows, die für die
 Workflow Mgmt.
 Corporate- bzw. Marketingkommunikation angepasst sind
 PIM

 User Management • NEOzenzai wird ausschließlich als Gesamsystem verkauft– hiervon ist der
 Bereich Mobile ausgenommen
 MAM


NEOzenzai setzt auf eine Integration von Adobe InDesign; das Layout
kann auch über den NEOzenzai Webeditor erfolgen

Print

Print • NEOzenzai setzt beim Print-Publishing vollständig auf eine Integration von Adobe
InDesign über das Modul/Plugin „NEOzenzai Print“, welches lokal auf dem Client-
Rechner installiert werden muss
• Die Daten werden automatisch mit Adobe InDesign abgeglichen bzw. importiert und
exportiert, so dass sichergestellt ist, dass immer mit der aktuellen Dateiversion
gearbeitet wird
• Über den NEOzenzai Layout Editor können die InDesign-Druckvorlagen in NEOzenzai bearbeitet,
korrigiert und freigegeben werden
• Dabei kann auf ein vordefiniertes Raster im NEOzenzai Layout Editor und Layout-Templates von
Adobe zugegriffen werden
• Es können auch automatisch aus der Datenbank generierte Dokumente, wie z.B. Broschüren oder
Kataloge, im Layout Editor bearbeitet werden
• Der NEOzenzai Layout Editor ist browserbasiert, wodurch InDesign-Dokumente systemunabhängig
und standortübergreifend bearbeitet werden können


NEOzenzai verfügt über Web-to-Print-Funktionalität und bietet im
Bereich des mobile Publishings eine iPad-Shop-App

Mobile/Tablet

Mobile
• Zusätzlich zum Standard-System kann eine „iPad-Shop-App“ von NEO7even erworben
werden
• Dabei können alle in InDesign oder als PDF vorliegenden Inhalte in eine eigene App
eingespeist werden; dies geschieht per Drag-and-Drop in der Mind-Map-
Bedienoberfläche
• Dort können die Inhalte im Shop verkauft werden und als Katalog mit Blätterfunktion
dargestellt werden


Inhalte können außer über das Mind-Mapping auch konventionell
visualisiert und bearbeitet werden

Benutzeroberfläche

Benutzer- • Die gesamte Bedienlogik von NEOzenzai basiert auf der Mind-Mapping Methode
oberfläche
• Mit Mind-Mapping ist hierbei eine Struktur gemeint, bei der ausgehend von einem
Element verschiedene Elemente in Verzweigungen angeschlossen werden
• Wichtige Ziele dieser Technik sind, Themen besonders intuitiv, assoziativ, kreativ und
vernetzt zu strukturieren
• NEOzenzai möchte diese Vorteile ausnutzen und dadurch den Publishing-Prozess für alle Beteiligten,
unabhängig vom fachlichen Hintergrund, besonders transparent und damit sicher machen
• Alle Artikel- und Medieninformationen bzw. -verküpfungen sind zentral in einer Mind-Map auf dem
Screen dargestellt
• Durch die in dem Dokument verknüpften Medien und Informationen kann zusätzlich über eine
Navigationsfläche über der Mind-Map navigiert werden; hierbei kann man durch die Objekte blättern
(Cover-Flow-Darstellung) und diese heranzoomen
• Der Nutzer kann zudem durch die gesamte Mind-Map in verkleinerter Form in einem Widget navigieren
• Über eine Toolbar kann auch zu konventionellen Darstellungsformen, d.h. in diesem Fall eine Listen-
sowie eine Kachelansicht, gewechselt werden


NEOzenzai verfügt über ein intuitives Workflowmanagement; das
MAM wird in einem Modul mit dem PIM angeboten

Workflow Management

Workflow- • Alle Projekte werden zentral in einer „Workbench“ zusammengefasst
Management
• Dabei können auch klassische Projektmanagement-Tools wie Aufgabenlisten und
Gantt-Diagramme integriert werden
• Die User werden per Drag & Drop auf die jeweilige Aufgabe gesetzt
• Die Workflows können automatisiert angestoßen werden

Media Asset Management (MAM)

MAM • Das Media Asset Management (MAM) ist Teil des NEOzenzai Moduls „NEOzenzai
Media“, zu dem auch das Product Information Management gehört
• Die Daten werden medienneutral vorgehalten und stehen damit für eine crossmediale
Publikation bereit
• Es bestehen zudem Standard-Schnittstellen zu verschiedenen Media Asset
Management Systemen wie z.B. Pixelboxx


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