Metodología DMAIC para la ejecución de proyectos

JESSICA VANEGAS
Licenciada en Contaduria Pública.
Diplomado en Gestión de la Calidad y
Productividad.
Certificada en Leader Kaizen y Green Belt de
Lean Six Sigma.
Certificada en Mantenimiento Productivo Total
TPM
Auditor Interno en Sistemas de Gestión de la
Calidad ISO 9001:2015.
Certificada en Boot Camp en Diseño, Desarrollo
y Tecnologia en empaque, envases y embalajes.
Auditor de Seguridad, Orden y Limpieza.
Facilitador Empresarial.

Contenido
Objetivo General
Lograr un nivel de metodológico que permita al participante poder desarrollar proyectos exitosos, de manera
estructurada, garantizando que su alcance y objetivos sean bien definidos desde el inicio.
 Metodología DMAIC para Ejecución de Proyectos.
 Etapas del DMAIC
 Definir.
 Medir.
 Analizar.
 Improve - Mejorar
 Controlar.

En toda actividad o Proyecto de Mejora, es importante seguir un orden
metodológico para garantizar la ejecución e implementación efectiva de las
mejoras y/o cambios que se planteen en los proyectos.
De allí la importancia de aplicar el ciclo DMAIC, como herramienta para la gestión
de proyectos, siendo ésta un método sistemático que utiliza datos rigurosamente
medidos y análisis estadísticos para identificar las fuentes de error y las formas de
eliminarlas.
Cada una de sus etapas, nos proporcionan herramientas que pueden ser
aplicables en cualquier ámbito de estudio, así mismo generan resultados
altamente satisfactorios desde el inicio de su implementación.
Metodología DMAIC para ejecución de Proyectos

1. Existe un PROBLEMA (situación inadecuada que necesita ser resuelta)
2. Reconocimiento de una NECESIDAD / OPORTUNIDAD (ausencia de algo-
mejora)
3. Afectación de OBJETIVOS / INDICADORES (algo impide que se logre lo
planteado)
4. Estimaciones o Compromisos NO CUMPLIDOS (poca asertividad)
5. Se presentan VARIACIONES en los resultados esperados (comportamientos
poco usuales)

Define Measure Analyze Improve Control
o Definir la
oportunidad
o Aclarar
alcance/límites y
comunicar al
equipo
o Entender el
proceso actual
o Desarrollar y
validar
referencias
o Identificar y
priorizar
problemas
o Determinar las
causas raíz
o Desarrollar y
probar mejoras
o Comunicar los
cambios
o Mantener los
logros con un
plan de control
o Aplicación de
Estandares (SOP)
Metodología DMAIC para ejecución de Proyectos

• Planteamiento del Problema.
• Impacto.
• Objetivos
• Alcance.
• Fechas Compromiso
Herramientas
Es la fase más importante y la más difícil, ya que es la que determina, el éxito que pueda
tener el proyecto.
Es esta etapa, debemos definir muy bien lo que está ocurriendo “el problema”,
determinar su impacto y clarificar sus métricas.
Define
Desarrollo del Proceso Definición de Responsables
Cronograma de actividades. Medios de Comunicación
Etapa Definir

La herramienta principal, utilizada para obtener una
buena definición de proyecto se le llama
Project Charter o Carta del Proyecto
• Impacto.
• Objetivos
• Alcance.
Un problema bien definido, nos resuelve el 50% del
problema.
Un enunciado mal definido, se traduce en más costes y tiempo para
poder llegar a su solución y en ocasiones, no se llega a buen termino.
Define
Herramientas Metodológicas Fase Definir

PLANTEAMIENTO
DEL
PROBLEMA
Los buenos
planteamientos deben
responder a las
siguientes preguntas:
¿ Qué ocurre? (¿Qué?)
¿Durante cuánto
tiempo ha ocurrido?
(¿Cuándo?)
¿Dónde ocurre el
problema? (¿Dónde?)
¿Cuál es la magnitud
del problema?
(¿Cuánto?)
OBJETIVOS
En este punto se
deben enumerar:
¿Cuáles son nuestras
métricas y objetivos de
mejora operativa?
Los objetivos
propuestos deben ser
medibles y específicos:
ALCANCE
Define los límites, con
un desde y hasta
donde será el área a
ser abarcada por el
proyecto.
Entre más grande es el
alcance, el proyecto se
hace más complejo.
La complejidad del
proyecto, añade
tiempo a la fecha de
termino.
PLAN
DE
SEGUIMIENTO
Es importante
considerar el tiempo
en el cuál se llevará a
cabo el proyecto y
cada una de sus fases,
así como también
documentar el inicio y
fin del mismo.
Planear el tiempo del
desarrollo del
proyecto, es parte del
éxito del mismo.
PLAN
DE
COMUNICACIÓN
Reunión de apertura o
lanzamiento del
Equipo KICK OFF
Las reuniones de inicio
de Proyecto, son tan
importantes como la
definición del
Problema, si definimos
todas las aristas desde
el inicio, el éxito será
garantizado.
Diagrama de Gantt
IMPACTO DEL NEGOCIO: Debe responder y comunicar efectivamente, el ¿Por qué debemos hacer este proyecto?
La descripción del impacto debe cuantificar el valor estimado del proyecto en términos monetarios y/o cuantificar la mejora de los objetivos
propuestos.

Ejemplos de Project Charter

Continuando en la etapa de definición, es importante conocer las
siguientes herramientas que nos darán un aporte positivo en la ejecución
de un proyecto.
Define
Desarrollo del Proceso (SIPOC) y Diagrama de Flujo / Definición de Responsables (RACI) / Cronograma de actividades Gantt
Herramientas
Matriz SIPOC Diagrama de Flujo Matriz RACI Diagrama de Gantt
El éxito de su aplicación en la primera etapa de definición, se basa en conocer de manera anticipada la
situación a la cuál nos estamos enfrentando, de una manera más objetiva y evitando los sesgos que el día
a día nos hace tener del mismo, apuntando siempre a la satisfacción de nuestros clientes (internos-
externos)

Desarrollo del Proceso (SIPOC)
Herramientas
El acrónimo SIPOC proviene de estos cinco componentes:
Suppliers – Proveedores
La fuente de las
entradas del proceso
Inputs – Entradas
Los recursos que
necesitas para que el
proceso funcione
Process – Proceso
Los pasos generales
que componen el
proceso
Outputs – Salidas
Los resultados del
proceso
Customers - Clientes
las personas que
reciben los resultados
o salidas, o se
benefician del
proceso

Define
Desarrollo del Proceso (SIPOC)
Herramientas

Ejemplos Matriz SIPOC

Ejemplos
Matriz SIPOC

1. Explicar un Proceso de Negocios.
2. Mantener en sintonía a los miembros del equipo.
3. Aclarar las partes de un Proceso.
4. El crear un diagrama SIPOC con tu equipo puede ayudarte a responder interrogantes,
conocer partes que no considerabas formaban parte del proceso.
5. Simplificar actividades o tareas, identificar ineficiencias y mejoras para lograr un mejor
desempeño del proceso.

Matriz RACI
Define
Herramientas
Matriz RACI
Reparte y define las responsabilidades de cada uno de los miembros.
La función de la matriz RACI es definir los roles y las responsabilidades de cada persona involucrada en los proyectos y procesos de una empresa, si
bien es posible que un miembro del equipo asuma más de un rol, la herramienta no está contemplada para que algún integrante quede sin él.
Matriz RACI, contribuye a mejorar la eficiencia de las tareas distribuidas entre los distintos miembros del equipo.

Matriz RACI
Define
Herramientas
Ejemplos de Matriz RACI

Diagrama de Gantt
Define
Herramientas
Diagrama de Gantt
Herramienta de gestión de Proyectos, donde es posible establecer los parámetros de seguimiento y ejecución por cada
actividad de un Proyecto.
La función de un Diagrama de Gantt, es mostrar un calendario donde se detallen las actividades, con una fecha de inicio, fin,
responsable, % de avances, entre otros detalles que se deseen tener en seguimiento.

Kick Off Reunión de Apertura
Define
Herramientas
Kick Off Meeting
El objetivo del lanzamiento del equipo es crear un compromiso y ayudar a los integrantes a ponerse de acuerdo
rápidamente, sobre cómo ser más efectivos y exitosos.
1. Garantizar desde el inicio, el acompañamiento y compromiso de la alta
dirección.
2. Dar a conocer y garantizar el nivel de importancia del proyecto para el
negocio.
3. Garantizar los acuerdos y compromiso con los miembros del equipo.
4. Definir los roles y responsabilidades de los miembros del equipo.
5. Establecer los espacios de encuentro, para seguimiento y ejecución del
proyecto.
¡Esta reunión de Inicio, es la
única forma de empezar un
Proyecto Kaizen!

Resumen de la etapa DEFINIR
• Impacto.
• Objetivos
• Alcance.
Desarrollo del Proceso
Definición de Responsables
Cronograma de actividades.
Métodos de Comunicación
Define
o Definir la
oportunidad
o Aclarar
alcance/límites y
comunicar al
equipo
¡Esta reunión de Inicio, es la única forma de
empezar un Proyecto Kaizen!
Un problema bien definido, nos
resuelve el 50% del problema.
Dedicar tiempo a la identificación del
Proceso, te permitirá ampliar los
conocimientos y centrar mejor las
ideas.
Contribuye a una distribución de
responsabilidades organizadas.
La definición de los tiempos de ejecución
y actividades, son vitales para el
cumplimiento de los Objetivos

VSM del Proceso
(Identificación de indicadores)
Herramientas
En esta fase, se toma el tiempo para desarrollar y validar las referencias que se obtienen a
través de las mediciones en el proceso, lo que permitirá entender el proceso actual, sus
entradas y salidas y las expectativas del cliente.
En la Etapa de Medir, debemos identificar las métricas a hacer seguimiento y desarrollar un plan para
su medición, esto nos permitirá a posterior contar con información importante para el análisis y
siguientes etapas del desarrollo de un proyecto.
Medir
Establecer planes de medición, para
determinar comportamientos.
Etapa MEDIR

VSM del Proceso (identificación de indicadores)
Medir
Herramientas
El principal objetivo del VSM es identificar aquellas actividades o tareas que no generan valor en el proceso de fabricación de un producto.
Para ello, representa el flujo de materias primas, el flujo de información y los indicadores claves a lo largo de todos los procesos de la cadena
de producción.
Es una herramienta visual que permite hacerse una idea de
todo el proceso de fabricación de un producto, desde la
recepción de la mercancía, pasando por los procesos de
fabricación y almacenaje, hasta la entrega final del cliente.
Analizando el VSM se pueden tomar
decisiones para mejorar los distintos
procesos y mejorar la productividad
Value Stream Maping
Herramientas Metodológicas Fase Medir

VSM del Proceso (identificación de indicadores)
Medir
Herramientas
El VSM, se construye a través de un sistema formal de símbolos que permite representan
todos los procesos encontrados en un proceso productivo

Medir El VSM su enfoque debe basarse en describir el proceso en:
Cómo es realmente!
Cómo lo Vemos!
Cómo queremos que sea!
Para el Mapa Actual NO queremos mapear:
• Cómo piensa la gente que el proceso debería funcionar normalmente.
• Cómo está definido el proceso en un procedimiento o una normativa.
• Lo bien que puede llegar a hacerse.
• La peor situación a la que puede llegar.
 Identificar el proceso (producto o servicio) a mapear.
 Identificar todos los actores implicados en el proceso a analizar.
 Identificar las métricas y/o variables del proceso.
 Identificar todas las tareas que se realizan en el proceso.
 Ir a sitio y validar lo que ocurre realmente.
Recordar que:

Medir El Plan de Recolección de datos permite documentar y generar información, que a
posterior nos dará un mejor escenario de lo que está ocurriendo en nuestro proceso.
La información levantada, servirá de insumo para la fase de análisis de la información, a
través de diagramas de Pareto, gráficos de tendencia, entre otros.
Lo Principal, es el proceso y saber donde encontrar los puntos de medición.
¿Qué datos son necesarios para la línea base de nuestro problema?
¿Qué factores nos podrían afectar al proceso/problema?
¿Qué es lo que planeamos realizar después de haber reunido los datos?
No es tomar datos por tomarlos, lo realmente importante, es
a donde nos van a llevar estos datos.

Medir

Measure
o Entender el
proceso actual
o Desarrollar y
validar
referencias
VSM del Proceso
(Identificación de indicadores)
Establecer planes de medición, para
determinar comportamientos.
• Centrarnos inicialmente, en cómo es realmente el
Proceso.
• Hacer el mapeo, lo más nutrido posible.
• Identificar, Mejoras rápidas, desperdicios.
• Unificar tareas, Mejorar tiempos, entre otros…
• Identificar en el mapeo, lo que nos afecta que debamos
medir.
• Establecer métricas que muestren el desempeño de lo
que se desea mejorar y/o controlar.
• Asegurar que las mediciones realmente nos aportarán
información para los cambios deseados.
Resumen de la etapa Medir

Etapa Analizar
Analizar En esta etapa se analizan e interpretan los resultados de la medición,
contrastando la situación actual con el historial del proceso.
Es aquí donde podemos averiguar las causas del problema.
 Tormenta de ideas (Brainstorming)
 Diagrama de Causa & Efecto “Espina de Pescado”
 El 5 porqué?

Analizar
Brainstorming o Tormentas de Ideas
Un método estructurado de generar ideas/soluciones y ganar
compromiso en el proceso de Mejora.
• Produce muchas ideas/soluciones en un corto espacio de tiempo.
• Facilita el proceso de pensamiento creativo.
Herramientas Metodológicas Fase Analizar

Analizar
Causa & Efecto
La causa es aquello que produce el efecto, y lógicamente el efecto será aquello que
dependa de la causa para existir u ocurrir.
Las categorías, también son definidas como
las seis(06) M
1.- Máquina
2.- Material
3.- Mano de Obra
4.- Métodos
5.- Medida
6.- Medio Ambiente
“El Problema siempre debe ir en forma de
Pregunta”
Como Herramienta metodológica, se utiliza la espina de pescado o el Ishikawa, que es un
diagrama visual, que permite el análisis de las posibles causas de un problema en
específico.

Analizar

Analyze
o Identificar y
priorizar
problemas
o Determinar las
causas raíz
Resumen de la etapa Analizar
La fase de Analizar, es de hacer muchas preguntas y análisis de datos, siendo la única
manera de poder llegar a la causa raíz de las situaciones y así poder plantear las
posibles soluciones que serán implementadas en la siguiente fase del proceso DMAIC
“5 Porqué”

Etapa de Mejora
Mejora Es el conjunto de pasos y/o actividades específicas que se realizan
para implementar la mejora a los procesos.
En esta etapa ya es tiempo para Identificar, Implementar y probar las
posibles soluciones ya estudiadas en las tres (03) primeras etapas del
DMACI.
¿Qué debemos cuidar en la Etapa de Mejora e Implementación?
• Determinar cuál será el plan de mejora, y cómo será implementado.
• Determinar cuáles son los riesgos del plan y cómo pueden ser minimizados.
Improve
o Desarrollar y
probar mejoras
o Comunicar los
cambios

Control
o Mantener los
logros con un
plan de control
o Aplicación de
Estándares (SOP)
o Aplicar Réplicas
en la
Organización
Etapa de Control
En esta etapa del Proceso, es importante garantizar que todo el
trabajo que se haya ejecutado, mantenga los resultados
obtenidos.
Un Plan de Control y entrega al dueño del Proceso son
estrategias, de esta fase, para mantener los logros.
Control
Ejemplo
Plan de Control

Plan de Control
 SOP (Procedimientos Estándar de Procesos)
 Instrucciones de Trabajo, entre otros….
Herramientas Metodológicas Fase Control

Resumen del DMAIC
Definir
Medir
Analizar
Improve
Control
Definimos para tener
claridad sobre la
problemática en estudio,
trazarnos las metas y
establecemos el alcance
de lo esperado.
Medimos, para
conocer nuestra línea
base y saber hasta
donde podemos llegar,
en función de las
metas propuestas.
Analizamos, para
identificar cuáles son las
causas, que nos impiden
llegar al logro de los
Objetivos.
Mejoramos, cuando
identificamos e
implementamos las
posibles soluciones, que
mejorarán nuestros
resultados.
Controlamos, cuando
estandarizamos los
procesos y nos
aseguramos que todos
harán lo mismo, para
mantenerlo en el tiempo.

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