Administración TI y mantenimientos

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ADMIN: ADministración de MantenImieNtos

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JPicado & Asociados Consultoría SA

Nuestros Servicios
Consultoría especializada
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nube)
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• Actualización / Migración de sistemas
Outsourcing (personal técnico)
Productos propios

Mejora continua

ADMIN
ADministración de MantenImieNtos¿Qué es ADMIN?
CMMS: Sistema computarizado de gestión de
mantenimientos
Objetivo: Reducir el costo de la operativa,
mantenimientos de bienes y activos, manteniendo un
funcionamiento idóneo a partir de la optimización de los
procesos de gestión, las incidencias, supervisiones y
mantenimientos.
ADMIN más que un software, es una metodología de
gestión y administración. Disponga una base de
conocimiento compartida.

ADMIN: Problemática
¿Qué resuelve ADMIN?

ADMIN: Beneficios
Tranquilidad
• Información
centralizada,
accesible y
actualizada
Organización y
seguimiento
• Calendario
• Notificaciones
en tiempo real
Movilidad
• Toda su
información
siempre con
usted
Análisis
• Reportes
• Toma de
decisiones basada
en datos
Colaboración
• Base de
conocimiento.
• Acceso simultáneo
• Herramientas
colaborativas
ADMIN
• Amigable y sencillo
• 24 / 7
• En la nube
• Multidispositivo

ADMIN: Beneficios
• Optimiza los flujos de trabajo: tanto en la planeación como en
el seguimiento de las actividades.
• Respuesta más rápida ante caídas críticas y problemas
operativos (incidencias), así como órdenes de servicio,
reduciendo el costo en reparaciones, y tiempo fuera de
servicio.
• Extender la vida útil de los activos mejorando su seguimiento
constante.
• Plan estandarizado de mantenimientos preventivos y
supervisiones de instalaciones.
• Mejor administración del departamento de mantenimientos y
proveedores.
• Ayuda al cumplimiento de regulaciones y auditorias.
Gestione de manera eficaz y eficiente sus activos

ADMIN: Beneficios empresariales
Mejorar
productividad
Ordenar la información
Eliminar procesos manuales
Suprimir duplicidad de funciones
Aumentar la productividad de los colaboradores
Definición de responsabilidades y ordenamiento de la operativa
Mejorar
competitividad
Mantener todos los activos y operativa funcionado de forma óptima
Mejorar la satisfacción de los clientes / usuarios
Mejorar el uso de los recursos propios
Toma de decisiones basada en datos
Maximizar el ROA (Return On Assets)

ADMIN: Metodología
Mantenimientos
Preventivos
Supervisión de
instalaciones y activos
Tomas físicas de
inventario
Retiro de activos
Órdenes
de servicio
Ejecución
supervisiones
Ejecución
tomas
físicas
Retiros Incidencias
Mantenimientos
correctivos
Arreglos Ubicación Tareas
PLANIFICACIÓN
• Actividades previstas
• Definición de responsabilidades
SEGUIMIENTO
• Estado de cada una de las actividades
previstas e imprevistas
• Quién, cuándo (y en algunos caso dónde) se
realiza cada acción sobre las actividades
• Información en tiempo real (notificaciones,
acceso multidispositivo)
ANÁLISIS
• Incidencias: por tipo, por tipo de activo, por
modelo de activo…
• Evaluación de proveedores
• Importes órdenes de servicio
• Auditoría
• Actividades colaboradores

ADMIN: Metodología
Cont. Mantenimiento
Orden de Servicio
Arreglo
Supervisión
Incidencia
Activos
Retiros
Tomas físicas
Supervisor
Responsable
Otros recursos
Colaborador
Herramienta
Contacto proveedor
Asignación y seguimiento de recursos

General
Registro de
incidencias
Supervisión de
instalaciones
Mantenimientos
Órdenes de
servicio
Control de
ubicación
Reportes Productividad Tipos usuarios
Costo como servicio (SaaS)
Funcionalidades

General
Acceso al sistema:
• Control de acceso mediante usuario y contraseña.
• Permisos definidos por tipo de usuario y perfiles.
• Visibilidad de activos por compañía y centro operativo.
• Multidispositivo y multiplataforma.
Ficha técnica de los activos:
• Completo detalle con todos los datos de cada activo.
• Clasificación de la importancia de cada activo por un doble
criterio.
• Ficha técnica dinámica (puede agregarse campos a cada tipo
de activo).
• Definición de indicadores para supervisiones por modelos y
activos.

General
Clasificación de la información:
• División operativa:
 Compañías y Centros Operativos (limitan visibilidad).
Cada usuario sólo puede ver la información de las
compañías y centros operativos que tenga asociados
(*aplican excepciones).
 Supervisor / Técnico / Ejecutor / Responsable.
Asociación entre elementos y colaboradores.
• División contable:
 Centros de costo y cuentas contables.
• División geográfica:
 Ubicaciones
Estas clasificaciones podrían coincidir pero su uso es diferente.

Registro de incidencias
Funcionalidad tipo help-desk para los activos y procesos, para el
registro y seguimiento de incidencias:
• Cada incidencia cuenta con un flujo de trabajo basado en
estados, con notificaciones por e-mail, opción de agregar
seguimientos y archivos (como fotografías).
• Pueden definirse incidencias de ”Generales” (para procesos)
y “Con activo”
• Queda definida por estado, tipo, prioridad, localización,
responsable.
• Desde una incidencia se puede generar un “Arreglo” o una
“Cotización”.
• Catálogo dinámico de tipos de incidencia para ajustarlo a su
operativa.

Supervisión de las instalaciones y activos
Proceso definido para activos que requieren de una revisión de
estado para garantizar su correcto funcionamiento.
Definición de planes de supervisión, que incluyen su
periodicidad, responsables, descripción y la lista de activos a
revisar ordenados para optimizar la ruta de la supervisión.
En la ejecución se revisa cada activo se registrando diferente
información:
• Activos con lectura de valor: temperatura, presión, voltaje…
• Comentario
• Imágenes
• Acción de finalización de revisión de cada activo
geolocalizada.
En caso de haber algún problema se registra una incidencia o

Supervisión de las instalaciones y activos
Diagrama supervisiones:
Diagrama estados ejecuciones:

Mantenimientos
Registro y seguimiento de actividades de mantenimiento a
realizar sobre activos:
• Contratos de mantenimiento:
• C. Preventivos
• Órdenes de servicio planificadas
• C. Correctivos
• Orden de servicio no planificada
• Órdenes de servicio manuales
• Sin contrato
• Cotizaciones
• Arreglos

Diagrama contratos de mantenimiento y órdenes de servicio:
Mantenimientos

Completa definición y seguimiento de un contrato de
mantenimiento con un proveedor y sus órdenes de servicio.
Tipos de mantenimientos:
• Contratos preventivos.
• Contratos correctivos.
Diagrama de estados:
*Los contratos correctivos no pueden prorrogarse.
Indicación contratos preventivos próximos a finalizar (con meses
de preaviso).
Mantenimientos - Contratos

Definición y seguimiento de órdenes de servicio a realizar por
un proveedor.
Tipos de órdenes de servicio:
• Orden de servicio de contrato (preventivo o correctivo).
• Orden de servicio manual.
Definición de líneas en cada orden:
• Artículo (mano de obra, materiales, pintura, personal…).
• Nº unidades y precio por unidad
• Impuestos.
Añadir observaciones a órdenes de servicio para mejorar su
seguimiento.
Informe de ejecución y finalización.
Impresión y envío por e-mail de órdenes de servicio a
proveedores.
Mantenimientos - Órdenes de servicio

Diagrama de estados órdenes de servicio:
*Algunos cambios de estado requieren de un perfil concreto
Mantenimientos - Órdenes de servicio

Mantenimientos - Cotizaciones
Registro y seguimiento de procesos de cotizaciones para:
• Contratos preventivos
• Contratos correctivos
• Ordenes de servicio manuales
Generación del negocio desde la cotización.
Evaluación automática:
se genera una evaluación
para cada cotización de
proveedor a partir del
monto, garantía y tiempo
de respuesta.

Mantenimientos - Arreglos
Los arreglos pueden generarse o bien desde una supervisión de
un activo, o desde una incidencia. Son como las órdenes de
servicio, pero sin especificar rubros monetarios.
Los arreglos aparecen tanto en la notificación de trabajos sin
finalizar como en el calendario y permiten la carga de imágenes
y seguimientos.
Flujo de estados de los arreglos:

Retiros de activos
Definición y seguimiento de retiros de activos. Control sobre la
fecha prevista de retiro, el proveedor y el contacto del proveedor
que procederá a realizar el retiro. Seguimiento una vez retirado
para que se cumpla la fecha prevista de devolución.
Los retiros se ven en el calendario y permiten la carga de
imágenes y seguimientos.

Tomas físicas
Definición y seguimiento de procesos de tomas físicas de inventariados
de activos.
Las tomas físicas se ven en el calendario y en las notificaciones y
permiten la carga de imágenes y seguimientos a cada uno de los activos.

Catálogo de ubicaciones:
• Definición jerárquica de lugares
• Geolocalización e integración con Google Maps,
OpenStreetMap y Waze
Registro de movimientos:
• Registro de desplazamientos indicando ubicación de origen y
ubicación destino (integración con Waze).
• Acciones de inicio y finalización geolocalizadas.
Control de acceso:
• Definición de permisos de acceso a ubicaciones para
colaboradores y contactos proveedores.
• Registro de acceso: registro entrada y salida de personas.
 A partir de un un permiso.
 Sin permiso asociado.
Control de ubicación

Generación de reportes por pantalla en tiempo real a partir de la
información disponible:
• Trabajos realizados (supervisiones, órdenes de servicio, arreglos
e incidencias).
• Fin garantías y rentas de activos.
• Contratos Activos – Iniciados – Próximos a finalizar - Cancelados
• Órdenes de servicio por compañía, centro operativo, centro de
costo, cuentas contables, tipo y/o subtipo.
• Órdenes de servicio por artículos (resumido y detallado).
• Órdenes de servicio por proveedor (resumido y detallado).
• Tiempo de atención a incidencias. Incidencias por tipo, tipo de
activo, modelo de activo, prioridad, por centro operativo.
• Cumplimiento por proveedor – Evolución cumplimientos
proveedores
• Actividades realizadas por colaborador – Accesos por colaborador
Reportes

Calendario
Vea rápidamente que actividades se han de realizar cada día
(órdenes de servicio, supervisiones de instalaciones, tareas) y
registros realizados (incidencias, registro de movimientos y de
acceso).
Cada colaborador puede ver los elementos que tiene asignados,
y puede seleccionar los colaboradores de los que sea
supervisor.
• Vista de un día
 Vista detallada con todo lo de un día.
• Vista semanal
 Vista resumida con toda la información de una semana.
• Vista mensual
Productividad

Otras herramientas colaborativas para mejorar la productividad:
• Gestor de tareas:
 Definición de tareas por realizar, con fecha límite y
pudiendo definirse como periódicas.
 Asignación de tareas a otros usuarios.
 Indicación tareas con fecha ejecución próxima.
• Tablón de anuncios:
 Definición de anuncios visibles por todos los usuarios.
 Con fecha de publicación y expiración.
Productividad

Existe 3 tipos de usuarios:
• Administradores: tienen acceso completo al sistema,
incluyendo la administración de catálogos y de seguridad
(usuarios, compañías y centros operativos).
• Operativos: usuarios internos del sistema, dependiendo de
los perfiles que tengan asignados podrán realizar unas
acciones u otras.
• Proveedores: para clientes que reciben los servicios, son
usuarios definidos para los proveedores, sólo tienen acceso a
la información relacionada con ellos (sus contactos, sus
órdenes de servicio, sus permisos de acceso, y sus procesos
Tipos de usuarios

Disponemos de la opción de contratar el sistema como servicio, de forma que
sólo debe abonar una cuota mensual que depende del número y tipo de
usuarios que necesite.
Bajo la modalidad SaaS usted no tiene que preocuparse más que de disponer
de un dispositivo (computadora, tableta, celular) con conexión a Internet para
utilizar el sistema.
El paquete inicial (el mínimo requerido) está compuesto por:
• 4 usuarios (3 operativos y 1 administrador).
• Backup diario de la información
• 10GB de espacio para la carga de archivos.
Este paquete inicial tiene un costo de $400 al mes. Si desea disponer de más
usuarios, el costo mensual por tipo de usuario es el siguiente (el costo
disminuye al subir el número):
• Administradores: $150
• Operativos: $50
• Proveedores: $35
Si desea otro esquema (como una instalación standalone o en sus propios
Costo como servicio (SaaS)
* El primer mes cuenta con costo de
implementación

Capturas del sistema
Sistema multidispositivo y multiplataforma (Web Responsive)
PC - Tableta horizontal
Tableta Vertical
Celula
r

Listados interactivos: los listados de los principales elementos del sistema
pueden filtrarse de forma que permiten localizar con facilidad y rapidez
elementos.

Notificaciones en pantalla
Acceso rápido a principales eventos registrados en el sistema:
• Registro movimiento iniciado (usuario actual)
• Órdenes de servicio y arreglos no finalizados (supervisor o responsable)
• Supervisión de instalaciones y tomas físicas no finalizados (supervisor o
responsable)
• Incidencia no finalizada (supervisor o responsable)

Ficha técnica activos

Incidencias

Supervisiones – Ejecución

Catálogo de ubicaciones

Registro de movimientos

Permiso de acceso - Chequeo

Calendario – Vista un día

Calendario – Vista mes
Celula
r
Computadora -
Tableta

Calendario – Vista semana
Celula
r
Computadora -
Tableta

Contacto: info@jpicadoyasociados.com
Más en: https://jpicadoyasociados.com

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