Selecionar Plataforma BPM
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O documento discute as etapas e desafios na seleção de uma plataforma de gestão por processos de negócio (BPM). Apresenta os principais tópicos a serem considerados no processo de seleção, como a definição de requisitos, pré-seleção de ferramentas e realização de provas de conceito. Defende que a escolha deve ser baseada em uma metodologia estruturada para garantir uma decisão segura e adequada às necessidades da organização.
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Selecionar Plataforma BPM
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- 2. Apresentando a iProcess A iProcess é uma empresa especializada em soluções de Gestão por Processos e tecnologias habilitadoras de BPM, SOA e ECM/GED 14 anos dedicados a soluções de BPM e SOA Uma das consultorias brasileiras mais premiadas em soluções para processos Centenas de processos modelados, otimizados e automatizados
- 3. Apresentando Kelly Sganderla Kelly Sganderla Consultora de Processos da iProcess com 12 anos de experiência Instrutora de cursos de BPM e BPMN da iProcess {education} Bacharel em Ciência da Computação pela UNILASALLE Profissional CBPP: Certified Business Process Professional, ABPMP Analista responsável pela solução da iProcess premiada no Global Excellence Awards in BPM & Workflow em 2006. Coautora do livro “Análise e Melhoria de Processos de Negócio” (Ed. Atlas, 1ª ed 2012) e membro atuante em blogs e fóruns dedicados aos temas de BPM, BPMN e SOA.
- 5. Programa deste Webinar • Contextualização da tecnologia para BPM • Necessidades de tecnologia para a prática de BPM • Arquitetura básica de um BPM System (BPMS) • Processo de seleção de uma Plataforma de BPM • Requisitos típicos de uma Plataforma de BPM • Recomendações para a criação de RFPs e Editais • Mais fontes de informação Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM
- 6. O que é a Gestão por Processos de Negócio Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM BPM (Business Process Management) É uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos de ponta a ponta. [BPM CBOK 3.0, ABPMP]
- 7. BPM é uma capacidade interna Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Capacidade = Pessoas Preparadas + Métodos Otimizados + Tecnologia Apropriada
- 8. O que há de complexo na escolha de uma plataforma de tecnologia para BPM? Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM • Relativa inexperiência do mercado em BPM e tecnologias de apoio • Dificuldade em entender as restrições dos produtos • Elevados valores financeiros envolvidos • Dificuldade em avaliar a usabilidade e a produtividade das ferramentas • Decisão corporativa e que persiste por longo tempo • Grande número de alternativas no mercado • Contínuas fusões e aquisições – temor de descontinuidade dos produtos • Bombardeio de argumentos de venda
- 9. Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Qual a melhor solução de BPM do mercado?
- 10. Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM • Não há uma ferramenta que possa ser apontada como “a melhor” para todas as situações • A definição da ferramenta mais adequada depende das características, necessidades e objetivos de cada organização » Este “auto-conhecimento” é fundamental para o processo de seleção » Analogia: Alice na encruzilhada • Realizar uma seleção de ferramentas de forma bem-sucedida demanda um certo esforço, o qual as organizações devem estar dispostas a apoiar A resposta não é simples...
- 11. Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Monitoramento Modelagem Análise e Redesenho Implementação Implantação e execução Ciclo de melhoria contínua do Processo de Negócio Process Intelligence Process Mining Balanced Scorecard Business Activity Monitoring Modelagem Definição Indicadores Definição Metas Mapeamento do conhecimento Análise do Negócio Simulação Visão futura do processo Automação do processo Definição de ferramentas Desenvolvimento de aplicações Integração de sistemas Publicação Execução Acompanhamento
- 12. ECM Gerenciamento do conteúdo BPMS: Business Process Management System Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM BPA Modelagem + Repositório BRM Criar e manter Regras de Negócio BAM Monitoramento ativo do negócio BPMS Modelagem Técnica + Motor de Execução
- 13. Arquitetura de um BPMS Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Monitoramento Motor de Processos Frameworkde integração Frameworkde regras Framework de tarefas humanas Desenho Modelagem Regras SOAMiddleware ERP Legado Serviços externos Dados do Desempenho Repositório de documentos Portal
- 14. Um típico processo de seleção de software... Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM 1. Enumerar requisitos com base em materiais disponíveis na internet, em RFPs de outras empresas e em editais públicos 2. Convocar o maior número possível de fornecedores para “ver o que oferecem” 3. Elaborar uma RFP/edital contemplando o maior número possível de requisitos 4. Selecionar a proposta de menor preço
- 15. Um típico processo de seleção de software... Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM 1. Enumerar requisitos com base em materiais disponíveis na internet, em RFPs de outras empresas e em editais públicos 2. Convocar o maior número possível de fornecedores para “ver o que oferecem” 3. Elaborar uma RFP/edital contemplando o maior número possível de requisitos 4. Selecionar a proposta de menor preço ... e seus problemas Não recomendado
- 16. Um típico processo de seleção de software... Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM 1. Enumerar requisitos com base em materiais disponíveis na internet, em RFPs de outras empresas e em editais públicos 2. Convocar o maior número possível de fornecedores para “ver o que oferecem” 3. Elaborar uma RFP/edital contemplando o maior número possível de requisitos 4. Selecionar a proposta de menor preço ... e seus problemas Não recomendado Não recomendado
- 17. Um típico processo de seleção de software... Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM 1. Enumerar requisitos com base em materiais disponíveis na internet, em RFPs de outras empresas e em editais públicos 2. Convocar o maior número possível de fornecedores para “ver o que oferecem” 3. Elaborar uma RFP/edital contemplando o maior número possível de requisitos 4. Selecionar a proposta de menor preço ... e seus problemas Não recomendado Não recomendado Não recomendado
- 18. Um típico processo de seleção de software... Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM 1. Enumerar requisitos com base em materiais disponíveis na internet, em RFPs de outras empresas e em editais públicos 2. Convocar o maior número possível de fornecedores para “ver o que oferecem” 3. Elaborar uma RFP/edital contemplando o maior número possível de requisitos 4. Selecionar a proposta de menor preço ... e seus problemas Não recomendado Não recomendado Não recomendado Não recomendado
- 19. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 20. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação PreparaçãoPreparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 21. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Definição de critérios chave Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 22. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 23. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo detalhado de requisitos Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 24. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 25. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação Negociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito Prova de conceito
- 26. Selecionar uma plataforma de BPM requer um trabalho estruturado Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Esta metodologia proposta pela iProcess tem como principais objetivos: » Obter uma decisão segura sobre o BPMS mais adequado » Fomentar a visão de negócios » Otimizar o uso do tempo dos envolvidos na avaliação Preparação NegociaçãoNegociação Estudo detalhado de requisitos Pré-seleção de ferramentas Estudo das ferramentas selecionadas Apresentação de ferramentas Prova de conceito
- 27. Requisitos típicos de uma plataforma de BPM Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM • Requisitos de Modelagem • Requisitos de Análise e Redesenho • Requisitos de Automatização do Processo • Requisitos de Integração • Requisitos de Regras de Negócio • Requisitos Ambiente de Usuário para Processos Automatizados • Requisitos de Monitoramento dos Processos Automatizados • Infra-estrutura e Administração • Requisitos do Fornecedor
- 28. Requisitos de Modelagem Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados a funcionalidades para modelagem de processos de negócio em seus mais diferentes níveis, envolvendo critérios como: • Notação adotada • Elementos da modelagem • Modelagem organizacional • Ergonomia do ambiente de desenho • Recursos Gerais A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 80 critérios de avaliação para os requisitos de modelagem.80+
- 29. Requisitos de Análise e Redesenho Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados a funcionalidades para a análise e redesenho dos processos de negócio, envolvendo critérios como: • Metodologia • Melhores práticas • Ferramentas de análise • Simulação • Análise de impacto A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 20 critérios de avaliação para os requisitos de redesenho.20+
- 30. Requisitos de Automatização de Processos Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados aos componentes para implementação da automação de processos, envolvendo critérios como: • Características do ambiente de desenvolvimento e testes • Versionamento • Prototipação de telas das tarefas • Extensões para construção de novas funcionalidades • Recursos de implementação dos processos • Características do motor de processos A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 50 critérios de avaliação para os requisitos de automação.50+
- 31. Requisitos de Integração com sistemas Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados aos componentes para integração de sistemas ao processo automatizado, envolvendo critérios como: • Conectividade e protocolos • Recursos para governança SOA • Ferramentas para integração • Mapeamento de dados entre interfaces A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 25 critérios de avaliação para os requisitos de integração.25+
- 32. Requisitos de Regras de Negócio Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados ao gerenciamento, monitoramento e controle da execução dos processos automatizados, envolvendo critérios como: • Repositório de regras de negócio • Linguagem da representação de regras • Mecanismos de uso das regras • Ambientes para testes A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui 7 critérios de avaliação para os requisitos de regras de negócio.7
- 33. Requisitos de Ambiente de Usuário Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados ao ambiente através do qual os usuários interagem com o processo automatizado, envolvendo critérios como: • Operação dos processos automatizados • Delegação de atividades • Filtros de pesquisa de atividades e processos • Customizações • Recursos de colaboração A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 35 critérios de avaliação para os requisitos de ambiente.35+
- 34. Requisitos de Monitoramento dos Processos Automatizados Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados ao gerenciamento, monitoramento e controle da execução dos processos automatizados, envolvendo critérios como: • Registro de histórico da execução dos processos • Recursos de visualização e monitoramento de indicadores de desempenho • Administração • Intervenção nas instâncias de processos em execução A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 20 critérios de avaliação para os requisitos de monitoramento.20+
- 35. Requisitos de Infra-estrutura e Administração Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados à infra-estrutura tecnológica requerida pela solução e recursos de administração do produto, envolvendo critérios como: • Requisitos de segurança • Requisitos de sustentação da plataforma • Controle de acesso e gestão de senhas • Banco de dados • Serviços agregados, como garantia e suporte ao produto A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui mais de 50 critérios de avaliação para os requisitos de infra e adm.50+
- 36. Requisitos de Fornecedor Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM São os requisitos relacionados à infra-estrutura tecnológica requerida pela solução e recursos de administração do produto, envolvendo critérios como: A planilha de avaliação de plataforma de BPM desenvolvida pela iProcess possui 30 critérios de avaliação para os requisitos de fornecedor.30 • Visão e estratégia • Canais e parceiros • Foco no segmento • Investimentos e Evolução • Presença de mercado • Agilidade • Finanças • Formações e Certificações • Licenciamento • Modelo de suporte
- 37. Recomendações para redação de RFPs e Editais Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Evitar os três principais erros na redação de RFPs e Editais: • Solicitação de funcionalidades excessivas • Preocupação maior com a funcionalidade do que com a arquitetura • Requisitos imprecisos
- 38. Boas fontes de informação Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM • Documentação dos fornecedores e comunidades de BPM • Relatório anual e Quadrante Mágico do Gartner para BPMS e IBPMS • Pesquisa anual da revista BPM Global Trends Recomendamos a leitura do artigo Entendendo o Quadrante mágico do Gartner para iBPMS No blog da iProcess: blog.iprocess.com.br/2014/07/entendendo -o-quadrante-magico-do-gartner-para- ibpms/ Recomendamos a leitura da edição especial da Pesquisa Nacional em Gerenciamento de Processos de Negócio na Revista BPM Global Trends: www.bpmglobaltrends.com.br/revistas/
- 39. Webinares iProcess 2014 Seleção de Plataforma de BPM Perguntas & Respostas
- 40. Agradecemos sua presença! Saiba antes sobre as datas dos próximos treinamentos e webinares: www.facebook.com/iprocesseducation Acompanhe nossos artigos sobre BPM e SOA no Blog da iProcess blog.iprocess.com.br www.linkedin.com/company/iprocess-education www.linkedin.com/company/iprocess-solucoes-em-tecnologia Assista aos vídeos produzidos pela iProcess em nosso canal no YouTube: www.youtube.com/iprocessbpm Fale com a agente! contato@iprocess.com.br
- 41. A nova Home Page da iProcess! Webinares iProcess 2014
Editor's Notes
- Bem, nós estamos falando aqui de produtos de tecnologia para a gestão por processos de negócio. Então, apenas para alinhar conceitualmente: de acordo com o BPM CBOK, BPM (que é a gestão por processos de negócio) é uma disciplina gerencial que integra estratégias e objetivos de uma organização com expectativas e necessidades de clientes, por meio do foco em processos ponta a ponta. Ou seja, é um conjunto de práticas para gerenciar uma organização, com foco em como ela realiza o seu negócio de forma a atender as expectativas dos clientes de forma alinhada à sua estratégia. A “forma como ela realiza o seu negócio” são os seus processos de negócio, de ponta a ponta.
- O BPM CBOK também diz que para a gestão por processos funcionar ela precisa se tornar uma capacidade interna da organização. Quando a gente fala de capacidade de BPM, estamos falando dos três pilares que sustentam a prática da gestão por processos: Pessoas preparadas para vivenciar e gerenciar o negócio através dos seus processos Métodos otimizados que permitam à organização acompanhar e melhorar continuamente os seus processos Tecnologia apropriada para viabilizar a gestão sobre a execução dos processos Mas o que realmente significa “tecnologia apropriada” pra minha organização?
- Bom, nos mais de 14 anos de vivência da iProcess no mercado da gestão por processos, nós percebemos como existem questões que impactam nessa escolha. Uma dessas questões é que ainda existe uma relativa inexperiência do mercado sobre BPM. Mesmo com a disciplina consolidada hoje, ainda vemos uma certa confusão de conceitos e entendimentos que acabam impactando no que a organização vai buscar. Uma outra questão é que existem dezenas de produtos no mercado. Eles têm origens diferentes: uns nasceram como automação de sequência de etapas, outros vieram dos workflows de ERPs, algumas ferramentas extenderam as funcionalidades de processos antes focadas em documentos para qualquer tipo. Algumas nasceram como uma ferramenta única desde sua concepção, outras são resultado da composição de aquisições de empresas, que vão sendo incorporados à solução sob a forma de plataforma. E cada uma dessas ferramentas tem algumas limitações. A dificuldade é compreender o quanto essas restrições impactarão a organização no uso da plataforma no seu dia a dia da gestão do negócio. Tem também a questão dos valores financeiros envolvidos. Como esse tipo de solução é corporativa, vai envolver a utilização por diversos (se não todos) colaboradores da empresa. E se a organização pretende ter um grande volume dos seus processos automatizados, podem se preparar, porque além da aquisição do produto, outros investimentos como hardware e infraestrutura serão necessários. Existe também uma dificuldade em avaliar critérios como usabilidade e produtividade, que muitas vezes são colocados de forma muito subjetiva entre os requisitos, o que os torna difícieis de comparar. E é importante ressaltar que a organização não vai adquirir uma plataforma de BPM cada vez que for automatizar um processo. Esse tipo de solução é, justamente, uma plataforma para sustentar de forma corporativa os processos da organização. Portanto, precisa ser avaliada como uma solução que deve agradar a todos. Toda essa avaliação fica difícil quando existe um número tão grande de alternativas no mercado. Além disso, o mercado ainda está se movimentando. Por exemplo: em 2010, a Oracle tinha uma parceria com a IDS Scheer, que era a fabricante do Aris, concedendo o uso do Aris como parte da plataforma Oracle (que se passou a se chamar Oracle BPA). Em 2011, a Software AG comprou a IDS Scheer, e como ela possui um software de automação de processo concorrente ao da plataforma da Oracle, o acordo foi desfeito. Isso certamente causou algum impacto nas organizações que tinham o Oracle BPA, já que o produto foi descontinuado. Com isso, a Oracle teve que se mexer e evoluir o produto pra nova plataforma agora Oracle 12c, que inclui o Oracle Process Composer, com funcionalidades de BPA. Mais ou menos no mesmo período, também a IBM adquiriu a Lombardi, que possuía uma solução de processos bastante robusta, e acabou incorporando ela ao seu produto. Essas fusões e aquisições envolvem os riscos de descontinuidade de produtos, e também a necessidade de um tempo para a estabilização das soluções que estão sendo integradas. E então tem o assédio dos fornecedores (e eles estão fazendo o seu trabalho, que é vender o seu peixe) com argumentos muitas vezes difíceis de se validar durante o processo de compra do produto.
- Então as pessoas nos perguntam: Qual é a mehor solução de BPM do mercado? E para essa pergunta, não temos uma resposta simples e objetiva.
- Não existe uma ferramenta “a melhor de todas”. Cada uma possui seus pontos fortes e fracos. Pra saber qual a melhor solução para uma organização, a gente precisa primeiro entender o que a organização espera realizar, da disciplina de BPM, através da plataforma. Sem isso, é como a Alice no País das Maravilhas, em que ela chega em uma encruzilhada e pergunta ao gato: Alice: Podes dizer-me, por favor, que caminho devo seguir para sair daqui? Cheshire Cat: Isso depende muito de para onde queres ir - respondeu o gato. Alice: Preocupa-me pouco aonde ir - disse Alice. Chesgire cat: Nesse caso, pouco importa o caminho que sigas - replicou o gato. Então entender o contexto da organização, o quanto ela pretende realizar do ciclo de gestão de processos e como pretende fazer isso pode fazer uma enorme diferença no resultado dessa escolha.
- O ciclo de melhoria contínua de processos pode variar um pouco na sua definição de um autor para outro, mas basicamente é composto de uma etapa de modelagem, onde se faz o conhecimento do processo; então uma etapa de análise das informações sobre o processo e o redesenho, que é a sua visão melhorada, seguido da etapa de implementação, para então ser implantado e passar a ser executado e a partir das informações da execução, podermos fazer o seu monitoramento. Para a modelagem, precisamos de funcionalidades como: uma ferramenta para modelar o processo, definir indicadores e metas e mapear ou documentar o conhecimento sobre o processo, como manuais, guias, etc. Para a análise e o redesenho, precisamos de funcionalidades que nos ajudem a analisar o negócio, realizar simulações e definir a visão futura do processo. Para a implementação, se o processo for ser automatizado, precisamos de funcionalidades para isso, além de recursos para desenvolvimento de aplicações que sejam necessárias para apoiar o processo e integrações com sistemas de informação que a organização disponha e que sejam necessários durante a execução do processo. O processo automatizado, para ser implantado, precisa de recursos para a publicação, ou a disponibilização do mesmo, execução e acompanhamento das instâncias. E para o monitoramento do desempenho do processo, podem ser necessarias ferramentas de process intelligence, process mining, balanced scorecard, bam.
- Existe então algumas categorias de software importantes para atender esses cenários. Os BPA, ou Business Process Analysis, são ferramentas de análise do processo, que têm funcionalidades de modelagem, um repositório de processos para a organização dos processos modelados e a manutenção de informações como custos, tempos, etc Os BRM são as ferramentas de motor de regras, que ajudam isolar regras de negócio da execução do processo O ECM, ou Enterprise Content Management, que também são chamados de GED, podem ter relação com o BPMS quando o processo envolve documentos e outros tipos de conteúdo. O BAM, Business Activity Monitoring, são ferramentas para o monitoramento de indicadores dos processos. E o BPMS, que é a ferramenta através da qual se faz a modelagem do processo no nível de execução do sistema, e que vai possibilitar o gerenciamento das atividades dos processos automatizados. (fazer link aqui com o vídeo dos beneficios do Britto)
- As necessidades em termos de gestão de processos variam muito para cada organização, e informações da internet são pouco confiáveis. Usar os requisitos identificados por outra empresa é um enorme risco.
- A maioria dos fornecedores não atenderá às necessidades da organização. Apresentações sem foco definido são inconclusivas e dão oportunidade para a pirotecnia.
- Riqueza de funcionalidades não necessariamente significa superioridade. Funcionalidade excessiva pode encarecer a solução sem vantagens tangíveis para a empresa.
- As ferramentas variam muito em termos de potencial de geração de valor. Isto precisa ser considerado no momento de comparação de preços.
- Então como nós sugerimos que seja feita essa avaliação de soluções para se identificar a melhor ferramenta para a minha organização? Bem, nesses 14 anos de acompanhamento do mercado e observação dos processos de seleção, nós conseguimos identificar e propor um conjunto de atividades importantes que ajudam a qualificar a escolha realizada pela organização. Essa metodologia já foi aplicada em diversos clientes da iProcess.
- Para iniciar essa avaliação, é necessário um breve planejamento e preparação da equipe que vai se envolver nesse processo. Isso envolve identificar os conceitos que precisam ser alinhados entre os envolvidos para que todos compreendam igualmente questões básicas sobre BPM e as capacidades que precisam ser desenvolvidas. Durante a preparação também definimos os cenários de uso da plataforma na organização – o que ela busca nesse tip de solução -, que vai delinear as características gerais e o orçamento para o investimento na solução.
- A seguir, a equipe, que envolve uma equipe multidisciplinar com pessoas do negócio e da tecnologia, identificam os critérios indispensáveis, obrigatórios e desejáveis da solução. Para essa etapa, a iProcess desenvolveu uma planilha de avaliação com mais de 300 critérios a serem observados, e cuja avaliação define a aderência da solução às reais necessidades da organização.
- Os critérios indispensáveis são utilizados em uma análise de pré-seleção. A gente parte de um conjunto de ferramentas que a organização está disposta a comparar, geralmente uns 10 ou 15 critérios, e aplica essa checagem para fazer uma seleção inicial, que vai identificar e descartar, de cara, aquelas soluções que não tem algum dos requisitos que são indispensáveis sob a perspectiva da organização. Essa etapa é realizada para se prevenir que a organização dispenda um esforço muito grande em uma comparaão de requisitos muito detalhada para um grande número de soluções.
- Sobre esse conjunto de ferramentas que resultaram da pré-seleção, que geralmente fica entre umas 5 ou 6 soluções, realizamos um estudo detalhado então dos demais requisitos, atribuindo pontuação diferenciada de acordo com a aderência da ferramenta para cada requisito obrigatório ou desejável. Com isso, conseguimos avaliar mais profundamente um universo de ferramentas bem menor e melhor qualificado.
- Além do estudo dos requisitos, os fornecedores são convidados a apresentar suas ferramentas e a responder questões que tenham sido difíceis de se esclarecer durante o estudo.
- O resultado dessas duas etapas é uma nova triagem da qual saímos com as duas ou três plataformas que apresentaram melhor aderência frente às expectativas da organização. Então um processo base é escolhido para que seja realizada uma prova de conceito das soluções, permitindo avaliar questões um pouco mais subjetivas, como a capacidade dela atender algumas peculiaridades da cultura da organização, o esforço necessário para se implementar um processo automatizado com definição de interfaces e integrações com os sistemas de informação da organização, entre outros aspectos. Esta etapa envolve um esforço significativo tanto da organização em acompanhar a execução da prova de conceito quanto dos próprios fornecedores, portanto as triagens iniciais para se chegar a um universo mais objetivo de duas ou três soluções que mais se destacaram é muito importante.
- Enfim se realiza a negociação da aquisião da solução, verificando questões como a forma de licenciamento, se precisa de alguma infraestrutura de hardware e de software complementar, como servidor de aplicação, como funciona o suporte da ferramenta, consultoria e treinamentos.
- Para uma avaliação apropriada da plataforma de BPM para a organização, nós já identifiamos um conjunto de mais de 300 critérios, distribuídos em diferentes requisitos – que tem bastante a ver com aquelas etapas do ciclo de melhoria de processos que vimos lá no início.
- Nesse caso, a maior parte dos requisitos levantados é solicitado na RFP ou Edital Com isso, cresce o risco de nenhuma (ou de somente poucas) atenderem RFP ou Edital Isso pode obrigar também os fornecedores a customizar seus produtos, o que aumentaria o preço da solução
- Colocar links para artigo do blog sobre o MQ do gartner Colocar link para a revista Global Trends (tocando na parte que fala dos produtos usados no Brasil)