Karasözen, Bülent and Holt, İlkay and Coşkun, Cem and Bayram, Özlem Kurumsal Arşiv Yaratma., 2006 . In ANKOS 6. Yıllık Toplantısı, Çanakkale (Turkey), 2-4 June 2006.

1. Kurumsal Arşiv Yaratma
ANKOS AEKA
(Açık Erişim ve Kurumsal Arşivler)
Çalışma Grubu
www.ankos.gen.tr/acikerisim
Bülent Karasözen, Cem Coşkun, İlkay Holt, Özlem Bayram

2. Kapsam
• AEKA Amaç ve Hedefleri
• AEKA Çalışmaları
• Bilimsel Yayıncılık, Kütüphanecilik ve Açık Erişim
• Kurumsal Arşiv Yaratma
• Fikri Mülkiyet Hakları

3. Amaç ve Hedefler
• Dünyada ve Türkiye'de Açık Erişim (AE) ve Kurumsal
Arşivler (KA) konusunda yapılan çalışmalara ilişkin üye
kurumları bilgilendirmek ve kendi kurumlarındaki
uygulamaları yönlendirici çalışmalarda bulunmak,
AEKA Grubu’nun amacını oluşturmaktadır.
• Hedefler:
– Konsorsiyum olarak üye kurumların AE hareketini
özümsemelerini ve yararlanmalarını sağlamak,
– Konu ile ilgili kurumların kendi arşivlerini oluşturmaları için
yöntem göstermek, çalışmaların eşgüdüm içerisinde
sürdürülebilesini sağlamak,
– Eğitici ve yardımcı dokümanları ANKOS web sitesinde
bulundurmak,
– Bunların güncel ve güvenilir olmasını sağlamak.

4. AEKA Çalışmaları
• AE konular seminer ve konferanslar
– Akademik Bilişim Konferansı, Denizli: 7-11 Şubat, 2006
– The Role of the Academic Libraries in the Preservation of Cultural Heritage:
Institutional Repositories, Selanik: 8-9 Mayıs, 2006
• AE konulu haberler kanalı
– ANKOS AEKA web sitesi: www.ankos.gen.tr/acikerisim
– Açık Erişim Dünyasından: www.acikerisim.blogspot.com
• AE’yi tanıtıcı ve açıklayıcı broşür
– Açık erişim nedir; ne değildir; nasıl sağlanır: "yeşil" ve "altın" yollar; telif hakları;
açık erişim ve kamu yararı; açık erişim neden ve nasıl desteklenmeli; açık
erişimde uluslararası gelişmeler ve Türkiye'de açık erişim hareketleri
• Diğer kurum ve organizasyonlar ile işbirliği
– SPARC üyeliği
– E-LIS açık arşivini destekleme
– AEKA Danışma Kurulu: ANKOS, ULAKBİM, ÜNAK, TKD

5. Bilimsel Yayıncılık,
Kütüphanecilik ve Açık Erişim
• Bilimsel iletişim sisteminde araştırma sonuçlarının geniş
çevrelere yayımında iki temel sorun bulunmaktadır:
fiyat ve erişim engeli.
• Kütüphaneler için bu sorunlar mali yönü ile
koleksiyonun küçülmesi, erişim engeli ile hizmet
kapsamının daralması anlamına gelir.
• Açık erişim bilimsel iletişim sürecindeki engelleri
ortadan kaldırmak için vardır. Kurumsal arşivler,
temelde kamu fonları ile beslenen üniversite ve araştıma
kurumlarının araştırma sonuçlarına toplumun ücretsiz
erişimini sağlar.

6. Kurumsal Arşiv Nedir?
• Bir kurumun ürettiği bilimsel literatürünün dijital
ortamda toplandığı, saklandığı, indekslendiği,
korunduğu ve dağıtımının sağlandığı hizmetler dizisini
içeren veri tabanıdır.
• İçeriğini:
– Ön baskılar, son baskılar;
– Yüksek lisans, doktora tezleri;
– Eğitim materyalleri
– Araştırma raporları, teknik raporlar istatistiksel raporlar;
– Konferans bildirileri;
– Araştırma bültenleri;
– Teknik dokümanlar;
– Anketler ... oluşturur.

7. Kurumsal Arşiv Yaratma I
Temel Unsurlar
• Kurumsal, yönetimsel ve kültürel unsurlar
• İçerik, erişim ve koruma politikaları
• Tanıtım ve katılımı sağlama
• İlgili yazılım ve donanım

8. Kurumsal Arşiv Yaratma II
Temel Adımlar
A) Süreç hakkında bilgi edinme
B) Hizmet tanımı ve hizmet planı geliştirme
C) Uygulama Takımı oluşturma
D) Teknoloji: Yazılıma karar verme ve edinme
E) Tanıtım – pazarlama
F) Hizmeti oluşturma ve olgunlaştırma

9. Kurumsal Arşiv Yaratma III
A) Süreç hakkında bilgi edinme
• Konu ile ilgili kaynakları ve benzer kurumların
uygulamalarını incelemek:
• Karasözen, Bülent. “Kurumsal Arşivler”
– http://www.humanity.ankara.edu.tr/bilgibelge/bbyfiles/bulentkarasozen.doc
• Digital Preservation Coalition
– http://www.dpconline.org/graphics/
• Crow, Raym. (2002) The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper,
Washington, DC: Scholarly Publishing & Academic Resources Coalition.
– http://www.arl.org/sparc/IR/IR_Final_Release_102.pdf
• Lynch, Clifford A. "Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in
the Digital Age" ARL, no. 226 (February 2003).
– http://www.arl.org/newsltr/226/ir.html
• Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook
– http://www.dspace.org/implement/leadirs.pdf

10. Kurumsal Arşiv Yaratma IV
B) Hizmet tanımı ve hizmet planı geliştirme
• Hizmet tanımı;
• Hizmet misyonunuz, içerik türü, kullanıcı kitleniz,
paydaşlarınızın kim olacağı, neleri sunabileceğiniz,
kütüphanenin hangi görevleri üstleneceği ve önceliklerinizin
belirlenmesi.
• Hizmet planı geliştirme;
• Zaman planlaması: başlangıç, büyüme, olgunlaşma dönemleri
• Maliyet
• Personel
• Pilot program yürütme
• İçeriği oluşturacak ilk toplulukları belirleme
• İçeriği koruma.

11. Kurumsal Arşiv Yaratma V
C) Uygulama Takımı oluşturma
• Hizmetin oluşmasını sağlama
– Web sitesi tasarımı
– İçerik tanımı
– İçeriğin arşive aktarımı
• Kullanıcıya yardım
– Yardım hatları (telefon, online hizmetler vb.)
– Online dokümantasyon
– Yardım sayfaları
• Metadata oluşturma
• Metadata kontrolü
• Özelleştirilmiş metadata şemaları geliştirme
• Yazar ve diğer kullanıcı kitlesine danışmanlık

12. Kurumsal Arşiv Yaratma VI
D) Teknoloji: Yazılıma karar verme ve edinme I
• Yazılım seçiminde nelere dikkat etmeliyiz?
– Desteklenen doküman formatları (metin, imaj, audio, video vb.)
– Metadata standartları
– Karşılıklı işlerlik (interoperability): OAI uyumluluk, Z39.50 vb.
– Kalıcı adresler (ör: persistent URL)
– Metadata arama/sorgulama ekranları
– Tam metin arama
– İş akışı, içerik onayına izin veren doküman gönderme özelliği
– Kullanıcı kimlik denetimi ve doğrulama
• Arka planda: içerik sağlayıcı, editör, yönetici, metadata editörü
• Ön planda: içeriğe kullanıcının erişimi
– Maliyet

13. Kurumsal Arşiv Yaratma VII
D) Teknoloji: Yazılıma karar verme ve edinme II
• Standartlar
– interoperability = karşılıklı işlerlik
– Open Archives Initiative (OAI)
– Protocol for Metadata Harvesting (PMH) = Açık Arşivler
Girişimi Metadata Harmanlama Protokolü
– Metadata standartları: Dublin Core vb.

14. Kurumsal Arşiv Yaratma VIII
D) Teknoloji: Yazılıma karar verme ve edinme III
• En yaygın kullanılan KA yazılımları:
– Archimede : ücretsiz
– Bepress : ticari yazılım
– CDSware : ücretsiz
– CONTENTdm : ticari yazılım
– DSpace : ücretsiz
– EPrints : ücretsiz
– Fedora : ücretsiz
– Greenstone : ücretsiz
– Open Repository : ticari yazılım

15. Kurumsal Arşiv Yaratma IX
D) Teknoloji: Yazılıma karar verme ve edinme IV
• Yazılım kurulurken;
– Gerekli donanım, sunucu edinilmeli ve kurulmalı,
– Yazılımı edinerek konfigürasyonu sağlanmalı,
– Sistemde demo versiyonu yaratılmalı,
– Ara yüzlerde ihtiyaç duyulan özelleştirmeler yapılmalı
– Personelin eğitimi gerçekleştirilmeli,
– İçerik onaylama iş akışı yaratılmalı: kabul, düzeltme yapma, red vb.
– İçerik aktarılmalı
– Sistem test edilmeli

16. Kurumsal Arşiv Yaratma X
E) Tanıtım – Pazarlama
• Önce üst yönetimin desteğini almak tercih edilebilir
– Üst yönetimi oluşturan bireyler ile yüz yüze toplantılar yapmak
– Kurumsal arşivi tanıtma ve gerekliliğine inandırmak
– Demo versiyonlar oluşturmak
– Yaygın tanıtım faaliyetlerini yapmak
• Akademisyenler ve personelin desteği ile başlanabilir
– Kurumsal arşivin gerekliliğine inandırmak
– Çalışmalarının uzun dönem korunması konusunda ilgilerini çekmek
– Danışma Komiteleri’nin meslekdaşlarını teşvik etmeleri sağlamak
– Farklı bölümlerin farklı bilimsel süreçleri olduğunu kabul etmek
– Kurum açık arşiv politikası dokümanı oluşturmak
– Açık arşive konulan örnek yayınları göstermek

17. Kurumsal Arşiv Yaratma XI
F) Hizmeti Oluşturma ve Olgunlaştırma
• Hizmetin duyurulması
– Web sitesini, toplantılar, e-posta, makale/bildiri yayınlama
– Açılış kutlaması organize etme
• İçerik sağlayıcılarına eğitim programları
– Kütüphane/bilgi merkezi personelinin eğitimi
– Mevcut ve yeni kullanıcıya eğitim
• Uzun vadeli planlama
– Hizmetin kapsamını geliştirme
– Politikaları güncelleme (anket vb. teknikler yardımı ile)
• Teknik destek
• Yardım ağı
– Telefon/e-posta/e-form
– Eğitici dokümanlar (basılı-online)

18. Fikri Mülkiyet Hakları I
Telif Hakları
• Fikri mülkiyet hakları kapsamında telif hakları
araştırmacılardan çalışmalarını toplarken karşımıza
çıkmaktadır.
• Araştırmacı çalışmasını elektronik ortama taşıma hakkına
sahip olması; kullandırma biçimlerinin de söz konusu
çalışmanın telif hakları kuralına uygun olması gerekir.
• Araştırmacılar çalışmalarının telif haklarını elinde
bulundurmaları ya da en azından ön-baskı veya son baskı
olarak elektronik ortama taşıma hakkını saklı tutmaları
konusunda teşvik edilmeli.

19. Kendi kendine arşivleme
konusunda yayıncı politikaları

20. Fikri Mülkiyet Hakları II
İçerik Lisansları
• İçerik lisanları, içeriğin dağıtılabileceğini gösteren yasal
anlaşmalardır.
– Gönderi lisansı (=deposit licence)
• Yazar ve kurum arasındaki anlaşmadır.
• Genelde kapsadığı bölümler, yazarın e-baskısını yasal olarak
gönderebilme hakkı; yazarın gönderdiği çalışma üzerinedeki hakkı;
arşive gönderilen çalışmayı saklama izni verdiği; arşivden e-baskının
çıkarılabildiği koşullar.
– Dağıtım lisansı (=distribution licence)
• Yazar ile son kullanıcı arasındaki anlaşmadır.
– Creative Commons Lisansı
• “Her hakkı saklı” söylemi yerine “bazı hakları saklı” söylemini
savunarak, çalışmanın başkaları tarafından her türlü kullanımını
engellemek yerine, eğitim ve araştırma amaçlı kullanımına, gerekirse
başka çalışmalara temel oluşturmasına vb. İzin verildiğini belirten dört
farklı tip lisans seçeneği sunar.

21. Kaynaklar
• Crow, Raym. (2002) SPARC Institutional Repository Checklist & Resource
Guide. The Scholarly Publishing & Academic Resources Coalition 21 Dupont
Circle · Washington, DC
– http://www.arl.org/sparc/IR/IR_Guide.html
• Barton, Mary R.; Waters, Margaret M.(2005) LEarning About Digital
Institutional Repositories: Creating an Institutional Repository: LEADIRS
Workbook
– http://www.dspace.org/implement/leadirs.pdf
• Dilek Kayaoğlu, Hülya (2006) Açık Erişim Kavramı ve Gelişmekte Olan Bir
Ülke Olarak Türkiye İçin Anlamı. Türk Kütüphaneciliği 20(1):pp. 29-60.
– http://eprints.rclis.org/archive/00006196/
• Karasözen, Bülent. (2003) “Kurumsal Arşivler” Elektronik Gelişmeler Işığında
Araştırma Kütüphaneleri Sempozyumu Bildirileri. Haz. Fatih Rukancı [ve
başkaları]. Ankara: Ankara Üniversitesi, 10-16.
– http://www.humanity.ankara.edu.tr/bilgibelge/bbyfiles/bulentkarasozen.doc
• SHEPRA: Report on a Deposit Licence for E-prints
– www.sherpa.ac.uk/documents/D4-2_ Report_on_a_deposit_licence_for_E-prints.pdf

22. This work is licensed under a Creative Commons Attribution 2.5 License.
ANKOS AEKA
Bülent Karasözen
bulent@metu.edu.tr
Cem Coşkun
cem.coskun@taek.gov.tr
İlkay Holt
igurbuz@ku.edu.tr
Özlem Bayram
obayram@humanity.ankara.edu.tr