Un progetto parte quasi sempre dalla stesura di un documento di specifiche chiamato brief. Il brief dovrebbe contenere tutte le informazioni relative all’azienda e al progetto: tempi, obiettivi prefissi, statistiche, idea, competitor… Dovrebbe facilitare le decisioni aziendali e le spiegazioni ai fornitori. È il frutto di diverse giornate o settimane di lavoro da parte degli uffici marketing e/o tecnici interni all’azienda, richiede diversi incontri con il management per approvazione/assegnazione del budget e altri incontri con i fornitori dei servizi, per spiegare il progetto e chiedere un preventivo di esecuzione. Ma avete mai provato a riprendere in mano il brief a progetto realizzato e a confrontare l’idea con il progetto finito? In questo talk smontiamo alcuni miti sul brief e proviamo a capire come CTO, CMO e partner/fornitori possano farlo diventare il vero step 1 del progetto. È possibile che le aziende coinvolte scrivano il brief insieme, partecipando all’analisi dell’idea e individuando le informazioni davvero utili? E se fosse il fornitore a guidarvi nella stesura delle soluzioni tecniche? Se già il brief mettesse l’utente al centro del processo?

1. Cosa manca
ad un brief
di Marianna Cerato e Ilaria Mauric
Be er So ware 2013
Firenze, 12 novembre 2013

2. Marianna Cerato
Frontend developer e User experience designer
GNV&Partners
Ilaria Mauric
User experience designer
GNV&Partners
@mariannacerato

3. @ilariamauric

4.
it.linkedin.com/in/mariannacerato it.linkedin.com/in/ilariamauric

5. Perché questo talk
• difficoltà ricorrenti
• brief lacunosi
• brief per proge i digitali
stru urati come brief creativi
• incomprensioni
• time consuming

6. Obie ivi
• far diventare il brief un documento
autorevole per tu i i team coinvolti
nel proge o
• consegna di valore fin dal brief
• disegnare un perimetro per
lavorare in concerto

7. Pagine
min 5
max 100
Ricevuto
via mail, a volte
anticipato per tel
Formato
doc, pdf, ppt
Possibilità di discuterlo
con riunione di
approfondimento

8. Vogliamo

9.
una

10. community,

12.
quanto

13. costa?
Vogliamo

14.
la

15. gamification.

17.
Le

18. regole

19. le

20. facciamo

21. noi,

23.
te

24. le

25. diamo

26. tra

27. poco.

29.
Quanto

30. costa?
Mi

31. mandi

32.
il

33. preventivo

34.
per

35. la

36. grafica

38.
di

39. questo

40.
progetto?
Il

41. design

42. lo

43. fate

44. voi,

45.
lo

46. sviluppo

47. lo

48. fa

49. XY,

50.
al

51. resto

52. pensiamo

53.
noi.

54. CLIENTE:
DATA/LUOGO:
INTERLOCUTORI:
OGGETTO:
GENESI DEL PROGETTO:
IL MERCATO DI RIFERIMENTO:
Vantaggio Competitivo:
Posizionamento:
e-­xtrategy srl
via s. ubaldo, 36 -­ 60030 monsano (an) -­ italy -­ tel +39 0731 60225-­ fax +39 0731 690556
www.e-­xtrategy.net -­ info@e-­xtrategy.net
1

55. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

56. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

57. brief /briːf/
ADJ
1. short in duration
2. short in length or extent; scanty: a brief bikini
3. terse or concise; containing few words […]
N
1. a condensed or short statement or wri en
synopsis; abstract […]
Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers

58. brief /briːf/
VB (transitive)
1. to prepare or instruct by giving a summary of
relevant facts
2. to make a summary or synopsis of
3. […]
Fonte: Wordreference, Collins Concise English Dictionary © HarperCollins Publishers

59. brief e briefing
To brief dall’inglese, si traduce in italiano con
“dare informazioni”.
Dunque, si definisce briefing un breve incontro in
cui vengono impartite sintetiche informazioni e
dire ive in merito a un proge o o a un piano
d’azione.
Sovente, nel corso del briefing viene reda o un
documento (brief), che riporta le informazioni e le
linee guida per la lavorazione del proge o.
[...]
Fonte: Sapere.it di De Agostini

60. “Ti briffo”

61. breve
sintetico
informativo

62. Parliamo di
proge i digitali.

63. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

64. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

65. Azienda
o Ente
Proge o
Utenti

66. CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Team dev
Proge o
Utenti

67. CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Utenti
Team dev
Responsabile di
proge o
Redazioni
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Customer Care
Copy
Uffici legali
…

68. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

69. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

70. Breve intro
Domande aperte per capire se il problema era
sentito anche dagli altri.
5 Commi enti (CMO, CTO)
10 Partner / Fornitori (design, sviluppo)
Partecipa anche tu su bit.ly/1hzDKbr
blog.gnvparters.com

71. Da chi nascono
le idee contenute
in un brief?

72. Da chi nascono le idee contenute in un brief?
Dall’Editore o da proposte fa e
dal team di lavoro vagliate
comunque da lui.
Dalle redazioni,
dal webmarketing.
Dalla proprietà o dai
sistemi informativi.
Dai responsabili di prodo o
o di mercato.
Necessità imposte dal
mercato o dal customer care.
Commi ente
Sono idee nostre.

73. Su cosa si basa
l’idea contenuta
in un brief?

74. Su cosa si basa l’idea contenuta in un brief
Informazioni, obie ivi,
richieste.
Definizione obie ivi, kpi,
budget e tempi.
Best practices, o imizzazione
e automatismo dei flussi di
lavoro
Esigenze del momento,
aspe ative sul proge o,
obie ivi da raggiungere,
stare al passo coi tempi.
Commi ente

75. Chi deve
approvarlo?

76. Chi deve approvarlo?
Il CEO.
L’editore.
Il responsabile del proge o.
Il CMO.
La direzione generale.
Commi ente

77. Che cos’è per te
un brief?

78. Che cos’è per te un brief?
Rappresenta un
tentativo di descrizione
di quanto il cliente crede
di volere (o di poter fare).
Partner / Fornitore

79. Che informazioni
ti aspe i di
trovare in un
brief?

80. Che informazioni ti aspe i di trovare in un brief?
Principali a ori.
Vincoli tecnologici.
Tempistiche.
Epic stories.
Business model.
Budget.
Partner / Fornitore

81. Le informazioni
contenute nei
brief che ricevi
sono quelle che
ti servono?

82. Le informazioni che ricevi sono quelle che ti servono?
Non sempre.
Alcune.
Ma sono più interessanti
quelle che il cliente non dice.
Cose che per lui sono ovvie
o implicite, o a cui ha fa o
il callo senza accorgersene.
Nel 99% dei casi no.
Partner / Fornitore

83. Cosa ti
aspe i dal
partner o
fornitore
quando gli
hai mandato
un brief?
Cosa si
aspe a da te
il Cliente
dopo averti
mandato un
brief?

84. Cosa ti aspe i / cosa si aspe a dopo averlo mandato?
Domande per la definizione
del proge o e per evitare
fraintendimenti su
obie ivi e percorsi da
intraprendere.
Commi ente
Partner / Fornitore

85. Cosa ti aspe i / cosa si aspe a dopo averlo mandato?
Una prima ipotesi
proge uale, con un
orizzonte economico
identificato.
Commi ente
Partner / Fornitore

86. Cosa ti aspe i / cosa si aspe a dopo averlo mandato?
Economics
e tempistiche.
Commi ente
Partner / Fornitore

87. Cosa ti aspe i / cosa si aspe a dopo averlo mandato?
Un preventivo
a corpo
e dei tempi.
Commi ente
Partner / Fornitore

88. Cosa ti aspe i / cosa si aspe a dopo averlo mandato?
Un preventivo
a corpo
e dei tempi.
Commi ente
Partner / Fornitore

89. Quanto tempo
impiegate a
scrivere un brief?

90. Quanto tempo impiegate per scrivere un brief?
Minimo qualche ora o un
giorno, massimo qualche
se imana.
Non meno di un mese.
Commi ente

91. Quante revisioni
subisce?

92. Quante revisioni subisce?
In media, 2/3.
Ma per grandi proge i,
anche 5.
Commi ente

93. Quanto tempo
trascorre in
media dall’invio
del brief al
partner /
fornitore
all’avvio el
proge o?
Quanto tempo
trascorre in
media dalla
ricezione del
brief all’avvio
del proge o?

94. Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?
2 se imane.
Non meno di un mese.
Mesi e mesi.
Commi ente
Partner / Fornitore

95. Quanto tempo trascorre dall’invio al partner/fornitore al kickoff?
2 se imane.
2 se imane.
Non meno di un mese.
Non meno di un mese.
Mesi e mesi.
Mesi e mesi.
Commi ente
Partner / Fornitore

96. I GANTT
prefissati
vengono
rispe ati?
I GANTT
prefissati
vengono
rispe ati?

97. I GANTT prefissati vengono rispe ati?
Sì.
A volte.
Mai.
Commi ente
Partner / Fornitore

98. I GANTT prefissati vengono rispe ati?
Sì.
A volte.
ahahahahahahahah!!
Mai.
Commi ente
Partner / Fornitore

99. Quali sono
i problemi
ricorrenti
nei proge i
nati da un brief?
Quali sono
i problemi
ricorrenti
nei proge i
nati da un brief?

100. Quali sono i problemi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Cambiamenti
acce ati mal volentieri.
Mancanza di de aglio.
Analisi poco approfondita.
Commi ente
Partner / Fornitore

101. Quali sono i problemi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Cambiamenti
acce ati mal volentieri.
Mancanza di de aglio.
Analisi poco approfondita.
Commi ente
Rigidità.
Informazioni inutili
o incomplete.
Partner / Fornitore

102. Quali sono
i vantaggi
ricorrenti
nei proge i nati
da un brief?
Quali sono
i vantaggi
ricorrenti
nei proge i nati
da un brief?

103. Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Concordare a priori
obie ivi e KPI.
Condivisione del proge o.
Punti di vista molteplici.
Commi ente
Partner / Fornitore

104. Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Concordare a priori
obie ivi e KPI.
Esistono?
Condivisione del proge o.
Punti di vista molteplici.
Commi ente
Partner / Fornitore

105. Quali sono i vantaggi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Concordare a priori
obie ivi e KPI.
Condivisione del proge o.
Punti di vista molteplici.
Commi ente
Abbiamo l’occasione
di trovare i giusti
interlocutori e far loro
le giuste domande.
Partner / Fornitore

106. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

107. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

108. Idea di proge o
tempo sconosciuto
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Utenti
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione

109. Idea di proge o
tempo sconosciuto
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Utenti
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione

110. Scri ura del brief
1 se • 1 mese
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Proge o
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Utenti

111. Scri ura del brief
1 se • 1 mese
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Proge o
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

112. CEO valuta il brief prodo o
1 se • 1 mese
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Proge o
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

113. Partner / fornitori selezionati analizzano il brief
1 g • 5 gg
CTO
Partner
Fornitore
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Partner
Fornitore
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

114. Scelta del partner / fornitore
1 se • 1 mese
CTO
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Proge o
Tech / Digital /
Web unit
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

115. Approfondimenti con partner / fornitore scelto
1 se • 1 mese
CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Team dev
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

116. Approvazione e kickoff
1 mese • 8 mesi
CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Team dev
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

117. Come

118. utente…⋯

119.
voglio…⋯

120.
in

121. modo

122. che…⋯
CEO, CMO,
CTO…
DEV
Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill
DESIGN

123. Il Cliente si aspe a che
i designer si occupino
della grafica e gli
sviluppatori dello
sviluppo.

124. Il Cliente è tendenzialmente
o imista sui tempi di lavoro
che affida all’esterno.

125. Il partner / fornitore
è tendenzialmente
guardingo sul proge o
in generale e sui tempi
di realizzazione.

126. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

127. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

128. Il brief (o l’idea)
non è stato verificato
con le persone
a cui è rivolto.
Utenti

129. Il brief (o l’idea)
non è stato verificato
con le persone
che coinvolge.
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…

130. Quasi sempre,
i partner / fornitori
che lavoreranno sul
brief non conoscono
il dominio
e sul documento
non se ne parla.

131. Quasi sempre,
i partner / fornitori
temono che durante il
proge o emergano
aspe i che lo
porteranno a un bagno
di sangue.

132. Quali sono i problemi ricorrenti in un proge o nato da un brief?
Cambiamenti
acce ati mal volentieri.
Mancanza di de aglio.
Analisi poco approfondita.
Commi ente
Rigidità.
Informazioni inutili
o incomplete.
Partner / Fornitore

134. Non sono previste
a ività di verifica
neanche post proge o.
Riscontrato sopra u o su proge i di servizio, non di prodo o.

135. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

136. Che cos’è un brief
Come nasce un brief (parte 1)
Interviste
Come nasce un brief (parte 2)
Cosa manca?
Ripartire da qui

137. #1
Definire il dominio

138. Dominio
Azienda o Ente
O enere
Dominio
Strategia
Partner / Fornitore
Fare

139. Azienda o Ente
Partner / Fornitore

140. #2
Dichiarare
la strategia di business

141. Dichiarare la strategia di business
•
•
•
•
•
•
•
obie ivi di business e bmc
benchmark e competitor
vincoli stru urali o tecnici
a ori ed epic stories
kpi e metriche
priorità, tempi, budget
product owner e interlocutori

142. “Puliamo” il linguaggio
•
•
•
•
•
•
•
obie ivi di business e bmc
benchmark e competitor
vincoli stru urali o tecnici
a ori ed epic stories
kpi e metriche
priorità, tempi, budget
product owner e interlocutori

143. Definire un obie ivo
S
specifico
M
misurabile
A
acce abile
R
rilevante
T
tempificato / tracciabile

144. Obie ivo ≠
Strumento
Azione

145. Obie ivo
Strumento
Azione

146. Vogliamo

147.
una

148. community,

150.
quanto

151. costa?
Vogliamo

152.
la

153. gamification.

155.
Le

156. regole

157. le

158. facciamo

159. noi,

161.
te

162. le

163. diamo

164. tra

165. poco.

167.
Quanto

168. costa?
Mi

169. mandi

170.
il

171. preventivo

172.
per

173. la

174. grafica

176.
di

177. questo

178.
progetto?
Il

179. design

180. lo

181. fate

182. voi,

183.
lo

184. sviluppo

185. lo

186. fa

187. XY,

188.
al

189. resto

190. pensiamo

191.
noi.

192. Vogliamo

193.
diventare

194. il

195. punto

196.
di

197. riferimento

198. per

199.
X

200. nel

201. territorio

202. Y.

203.
Vogliamo

204. ridurre

205. i

206. costi

207.
di

208. assistenza.
Vogliamo

209.
raggiungere

210. gli

211.
utenti

212. che

213. usano

214. il

215.
nostro

216. software

217. da

218.
nuovi

219. dispositivi.
Vogliamo

220. aumentare

221.
le

222. vendite

223. dei

224. nostri

225.
prodotti.

226. A ori
Sono singole
persone o gruppi
di persone che
hanno bisogno
di usare
il servizio
o prodo o
digitale.
Sistema
spedizione
Customer
care
Anonimo
Admin
Proge o
Registrato
Sistema
fa urazione
Magazzino

227. Epic story
Una epic story
rappresenta un
bisogno di uno
degli a ori del
sistema che potrà
essere descri o in
user stories più
de agliate.

228. #3
Verifica e sostenibilità
degli obie ivi

229. Verifica e sostenibilità degli obie ivi
• partire dai dati reali
• verificare le idee con gli a ori che dovranno
realizzarla, possibilmente prima di
prome erle al CEO
• priorità e rilasci non per feature, ma per
obie ivi e metriche.

230. #4
Ridefinire i ruoli

231. Ridefinire i ruoli
Il partner / fornitore non è
“quello che fa la grafica”,
“quello che fa il sito”,
“quello che scrive codice”.
L’utente non è un’entità che genera
impression e statistiche.

232. #5
Condividere
la design vision

233. CEO, CMO,
CTO…
Fonte: Agile Experience Design di Lindsay Ratcliffe e Marc McNeill (rivisitato)

234. Leadership situazionale
esperienza
esperienza
delega
sostiene
sostiene
addestra
addestra
dirige
dirige
conoscenza del dominio

235. Buone pratiche
del partner / fornitore

236. Buone pratiche del partner / fornitore
• chiedere perché
(Ask Why, why, why, why and why!)
• guarire dalla sindrome del “Me l’avete
chiesto voi”
• individuare interlocutori e product owner
• chiarire chi fa cosa
h p://zurb.com/manifesto

237. Buone pratiche del partner / fornitore
• rilasci basati sulle priorità
• basta dire che per tu o ci vuole minimo
un anno
• misurare
• rinunciare al proprio ego: non è per voi
ma per il Cliente e per chi beneficerà del
proge o

238. Azienda
o Ente
CEO
Proge o
Utenti

239. CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Team dev
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

240. CTO
Team UX
CMO
Azienda
o Ente
Partner
Fornitore
CEO
Tech / Digital /
Web unit
Proge o
Team dev
Responsabile di
proge o
Redazioni
Customer Care
Comunicazione
Uffici tecnici
Uffici contabili
Copy
Uffici legali
…
Utenti

241. ipotizziamo che il tempo
necessario corrisponda al best case

242. Vantaggi
•
•
•
•
•
meno spreco
meno dispersione delle informazioni
riduzione del rischio
le riunioni sono già operative
team multidisciplinare perme e di
orientare le scelte consapevolmente

243. #1
#2
#3
#4
#5
Definire il dominio
Dichiarare la strategia di business
Verifica e sostenibilità degli obie ivi
Ridefinire i ruoli
Condividere la design vision
Ringraziamenti
Rispondi al questionario!
•
Mabel Morri (www.mabelmorri.it) per le
illustrazioni
•
Lia, Marco, Alessandro, Stefano, Sergio
Aiutaci a capire come scrivere meglio un
brief per far partire un proge o col piede
giusto:
•
Francesco, Michele, Lorenzo, Ma eo,
Daniele, Alessandro, Daniel, Alberto,
Michele, Lorenzo
•
Nicolò, Luca, e Fabio di GNVPartners
bit.ly/1hzDKbr
Be er So ware 2013 • Firenze, 12 novembre 2013
@mariannacerato,

244. @ilariamauric