Slide pembentangan Roadmap Sistem iDBMS, perlaksanaan, masalah, cadangan tambah baik bagi proses-proses dan cadangan-cadangan yang dilakukan sebelum proses pengambilalihan dilakukan. Semoga cadangan ini dapat diteruskan bagi kesinambungan kemudahaan pengguna warga Kolej Komuniti khususnya dan pihak Kementerian Pengajian Tinggi umumnya.

2. Kandungan
1 OVERVIEW
2 CADANGAN TOTAL SOLUTION
TRACK RECORD
3
MASALAH SEDIA ADA
4
5 KESIMPULAN DAN CADANGAN

3. Timeline…
Timeline
Pembangunan
Versi Pertama Versi Kedua Proses Pelarasan Pertambahan KK
ICT Strategic
g
iDBMS iDBMS Data Pelajar
Data Pelajar (72 buah KK)
(72 b ah KK)
Planning
(1 Buah KK) (3 Buah KK) (37 Buah KK)
Permohonan
Instalasi iDBMS
JPICT
di 17 buah KK
di 17 buah KK
(upgrading)
2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Versi Proven of Concept (POC) / Versi Percubaan dengan mengguna infra sedia ada Cadangan versi upgrade / infra baru
Versi Pertama
V iP t Permohonan Versi Ke‐4 Kelulusan JPICT
iDBMS Dan Kelulusan iDBMS
(2 Buah KK) JPICT kali pertama (Diploma WBL Program SMK
/ KHK)
Versi Ketiga iDBMS
(gred baru KK) Pertambahan KK
(52 buah KK)

7. Fungsi Bersepadu Pengurusan Data Pelajar Kolej Komuniti
Data Pelajar
Portal i.STAF Portal i.PELAJAR
Pendaftaran Pelajar
Semakan Butir Diri
Pengurusan Kelas
Semakan Yuran
Butiran Diri Staf
Semakan Daftar Modul
Pendaftaran Modul
Semakan Keputusan
Pengurusan PnP
Peperiksaan
Pengurusan Unit
Semakan Latihan Industri
Pengambilan
Memo dan makluman
M d kl
Pengurusan Unit
berkaitan
Peperiksaan
Pengurusan Unit Latihan
g
Industri
Pengurusan Lulusan dan
Graduan

12. Konsep Sistem yang dicadangkan…
Sistem E‐Mail
dan Hebahan
Sistem Sistem
Pemantauan Pengurusan
Automatik Dokumen
Sistem
Pengurusan
Bersepadu
Sistem
Sistem
Pengurusan
Pembelajaran
Pelajar Dan
Maya
Kakitangan

13. SISTEM
BERSEPADU
KOLEJ KOMUNITI
i.Manager (Total Solusi)
Pengurusan Tertinggi
i.Staf i.Pelajar
Pelajar Sepenuh Masa
Kakitangan Kolej Pelajar Separuh Masa
i.Learn
Sistem Sokongan
Pembelajaran Dan
Pengajaran
e.Mail e.Doc
Staf/ Pelajar Staf
Groove
Staf

23. Hasil Survey Pengguna
Survey Pengguna
Kaji selidik ini adalah secara atas talian yang mana pengguna melayarinya di alamat
http://survey.idbms.net. Kaji selidik ini terbuka kepada semua staf dan pelajar di
semua Kolej Komuniti di Malaysia yang telah dibuat pada penghujung tahun 2010.
Responden
Kategori
Kekerapan Peratus
Akademik 380 30.62
Bukan Akademik 160 12.89
Pelajar 690 55.60
Lain‐lain 11 0.89
Jumlah 1241 100
Jadual 1: Kekerapan dan Peratus Kategori Responden (Bil =1241 responden)

24. Hasil Survey Pengguna
Survey Pengguna
Jadual 2: Penilaian Tahap Portal iDBMS
Skor
No Item Penerangan Tahap Skala
Min
Sederhana
01 Kualiti Perkhidmatan Portal iDBMS, (i‐Staff, i‐Pelajar) 3.39
Memuaskan
Sederhana
02 Kelajuan Capaian Portal iDBMS (i‐Staff, i‐Pelajar) 3.32
Memuaskan
Fungsi Portal iDBMS (i‐Staff, i‐Pelajar) untuk memudahkan Sederhana
03 3.50
pengurusan maklumat pelajar Memuaskan
Fungsi Portal iDBMS (i‐Staff, i‐Pelajar) untuk memudahkan Sederhana
04 3.36
pengurusan proses P&P Memuaskan
Purata Sk Min
Skor i 3.39
3 39 Moderate
d

25. Analisa Google Analytic System
Google Analytic System
Sistem ini dijana oleh Google untuk memaparkan tahap pengguna terhadap laman portal
helpdesk iDBMS
h l d k iDBMS : www.idbms.net
idb t
Jadual 3: Perbandingan Penggunaan Halaman Web bagi 2009 dan 2010.
Kekerapan
Item Prestasi
2009 2010
Pelawat 23,445 41,890 44.03%
Paparan halaman 63,427 107,584 41.04%
Lawatan halaman
h l 2.71 2.57 ‐5.34%
3 %
Purata Masa berada di dalam halaman 4.13 minit 3.44 minit ‐13.7%
Pelawat Baru 49.75% 47.29% ‐5.21%

27. Kelemahan Sistem MIS Sedia ada
• Faktor Server (infrastruktur)
• Infra server sedia ada yang usang (obsolete)
1 • Spesifikasi server yang rendah (1GB Ram / 1 Processor)
• Masalah menampung trafic tinggi terutama pada hari pendaftaran, minggu peperiksaan dan
semakan keputusan
• Tiada server yang memenuhi keperluan minima berfungsi sebagai Master Replicator iDBMS
(Minima : 8 Core Processor & 8 GB Ram)
• Faktor Aplikasi Server (Windows Server 2000 & Windows SQL 2003)
Server (Windows Server 2000 & Windows SQL 2003)
• End Of life support Windows Server 2000 mulai 2012
• Terdedah kepada ancaman serangan siber (tiada patch daripada Microsoft)
2 • Ruang downtime yang amat terhad dengan pelaksanaan SMK
• Perkongsian aplikasi lain pada server yang sama
• Faktor Pengguna d Keselamatan (d
k dan l (data dan Aplikasi)
d lk )
• Penstrukturan Baru Kolej Komuniti (SMK, Pertukaran Pegawai, Staf baru)
3 • Pertukaran kepada talian berkapasiti tinggi MyREN
• Tiada pengendali dan pengurus sistem dan server yang cekap
pengendali dan server yang cekap
• Kawalan akses server iDBMS (Kebocoran maklumat, kecurian kode, pathing dan setting)

28. Speksifikasi server Aktif
server Aktif
BIL KOLEJ KOMUNITI OPERATING SYSTEM JENIS CPU RAM TALIAN ISP CATATAN
Sharing
2 x Intel Xeon 2
1. Arau Windows 2003 512MB TM Direct dengan
core 3.0 Ghz
aplikasi lain
2 x Intel Xeon 2
2. Bandar Darulaman Windows 2003 1GB MyREN
core 3.0 Ghz
Bandar Darulaman 2 x Intel Xeon 2
3. Windows 2003 2GB MyREN
(Master Replicator)
(Master Replicator) core 3.0 Ghz
core 3 0 Ghz
Sharing
2 x Intel Xeon 2
4. Selayang Windows 2003 4GB MyREN dengan
core 3.0 Ghz
ap as a
aplikasi lain
Virtual /
2 x Intel Xeon 2 Sharing
5. Kuala Langat Windows 2003 1GB MyREN
core 3.0 Ghz dengan
aplikasi lain

29. Speksifikasi server Aktif
server Aktif
BIL KOLEJ KOMUNITI OPERATING SYSTEM JENIS CPU RAM TALIAN ISP CATATAN
2 x Intel Xeon 2
2 x Intel Xeon 2
6. Jasin Windows 2003 1GB TM Direct Virtual
core 3.0 Ghz
2 x Intel Xeon 2
7. Ledang Windows 2003 1GB TM Direct Virtual
core 3.0 Ghz
Server sharing
2 x Intel Xeon
8. Kuala Terangganu Windows 2003 1GB MyREN 2 paltform ISS
2.8 Ghz
dan Linux
dan Linux
2 x Intel Xeon
9. Temerloh Windows 2003 1GB MyREN
2.8 Ghz
2 x Intel Xeon
10. Paya Besar Windows 2003 4GB MyREN
2.8 Ghz
2 x Intel Xeon
11. Kok Lanas Windows 2003 2GB MyREN
y
2.8 Ghz
2 8 Gh

30. Speksifikasi server Aktif
server Aktif
BIL KOLEJ KOMUNITI OPERATING SYSTEM JENIS CPU RAM TALIAN ISP CATATAN
2 x Intel Xeon
12. Grik Windows 2003 1GB MyREN
2.8 Ghz
2 x Intel Xeon
13.
13 Bentong Windows 2003
Windows 2003 1GB MyREN
2.8 Ghz
2 x Intel Xeon
14. Langkawi Windows 2003
Windows 2003 1GB MyREN
2.8 Ghz

31. Server‐server yang telah
Server server yang telah ditutup
BIL KOLEJ KOMUNITI MASALAH TEKNIKAL
1.
1 Masjid Tanah
Masjid Tanah Database Cannot Access . tidak dapat di capai dari Master Replicator
Database Cannot Access tidak dapat di capai dari Master Replicator
2. Bukit Beruang Hardware Failure. Kerosakkan pada hardware server
3. Jelebu Network intermittent . Core switch gagal berfungsi dengan baik.
4. Jempol Hardware Failure. Kerosakkan pada hardware server
5. Kepala Batas Hardware Failure. Kerosakkan pada hardware server
6. Sabak Bernam
S b kB Hardware Failure. Kerosakkan pada h d
H d F il K kk d hardware server
7. Segamat Hardware Failure. Kerosakkan pada hardware server
8. Selandar Database Cannot Access . tidak dapat di capai dari Master Replicator
9. Kuantan Database Cannot Access . tidak dapat di capai dari Master Replicator
10. Sungai Siput Masalah pada firewall dan router
11. Tawau Perubahan IP Myren dan server usang
12. Data Center (JPKK) Harddisk Full. Berkongsi server dengan beberapa aplikasi lain.
Nota : Keseluruhan 26 site pernah dibuat instalasi iDBMS

32. Report helpdesk@idbms.net
Report helpdesk@idbms net
• Sepanjang tahun 2011 hampir 1500 aduan / komen / cadangan diterima
• Pengambilan
P bil
– Isu Program tawar
– Masalah daftar / data penawaran
– No Pend
N P d
– Penggunaan iDBMS
– Status Tamat SMK dan status2 lain
– Terlepas pandang nak daftar pelajar
– Masalah unik ☺ (MIA, Unik, pelajar sukan)
• Peperiksaan
– Data hilang
Data hilang (Kes server ledang)
server ledang)
– Gredding tak betul
– Sub Kompenan
– Data bertindan
Data bertindan
– Status Pelajar Tidak Tamat
– Kelas apung /pelajar mengulang modul
– Nak update markah pelajar mengulang
update markah
– Penggunaan bagi SMK

33. • Umum
– Reset Password
–SServer tak b l h akses (
k boleh k (server / Smk)
/ S k)
– Pertanyaan tarikh nak release result
– Tarikh konvo
– Yahoo Groups
Yahoo Groups
– Tatacara penggunaan iDBMS
–KKonsep replicator
li
– Mohon customization data

34. Kesimpulan Dan Cadangan
p g
• Dapat mendengar, melihat dan menilai sendiri
cabaran mengendali d menguruskan iDBMS
b d l dan k
• Proses rebranding sistem MIS Kolej Komuniti meliputi
pengurusan, infrastruktur, aplikasi dan sistem
sokongan MIS.
• Jawatankuasa pemandu MIS terdiri daripada semua
wakil Bahagian dan wakil JK Teknikal.
• Bersedia memastikan pelaksanaan (enforcement)
Sistem MIS versi baru.
• Melatih dan membuat transfer technology bagi
penghasilan sub‐kompenan dan add on application
sub kompenan add on application
baru

35. :: one stop center portal about iDBMS @ Collage Community ::

36. Hasil Mesyuarat Meja Bulat Terakhir di
Pulau Pinang dalam memperkasa dan
merancang memenuhi keperluan
pengguna iDBMS di peringkat Kolej dan
JPKK
• Hydro Hotel, Pulau Pinang
• 14‐16 Disember 2011
14 16 Disember

37. RUMUSAN CADANGAN PENAMBAHBAIKKAN
SISTEM PENGURUSAN DATA PELAJAR BERSEPADU (IDBMS)
JABATAN PENGAJIAN KOLEJ KOMUNITI
TAHAP MAKLUM BALAS JK
BIL BAHAGIAN CADANGAN CATATAN RUJUKAN
TINDAKAN TEKNIKAL
Sistem yang dibangunkan
adalah sebagai sub‐
kompenan idbms (sistem Mohon pihak
berasingan ttp bahagian
Segera mempunyai integrasi dapat
Pengurusan Dokumen
Prototaip data). Pembangunan menyediakan
Kurikulum, Struktur
sistem akan di buat atas bahan dalam
1. Dasar Kurikulum dan Helaian
(Sub POC/ Percubaan selama 6 CD dan
Rujukan untuk edaran secara
Kompenan bulan mulai Jan 2012. diserahkan
atas talian En.
iDBMS ) Selepas 6 bulan, aka nada kepada JK
Muhammad
penilaian semula akan Teknikal
Fazli Bin Jasli
keberkesanan dan iDBMS.
(0173192938)
maklumbalas kepada
prototaip sistem.
Pn Fazilah
Hampir 80% telah sedia
Binti Isa
ada pada paparan Sistem
(0133999303)
iDBMS.
Mohon semak
Tambahan kepada
dan membuat
Paparan maklumat ringkas paparan senarai akan
Dasar/ pengesahan
2. Fasa 1 statistik pelajar, kolej, lulusan dimaklumkan kepada
Akademik terhadap
dan SMK pihak pembangun sistem.
paparan sedia
ada.
Pihak JK Teknikal akan
memberi akses kepada
bahagian dasar.

38. Akan dimaklumkan
Dasar/ Maklumat senarai pensyarah
3. Fasa 1 kepada pihak
Akademik mengajar SMK
pembangunan sistem.
Akan dimaklumkan
kepada pihak
Maklumat senarai status pembangunan sistem.
Dasar/
4. Segera kelas SMK berdasarkan
Akademik
norma pengambilan pelajar Fungsi ini ada kaitan
dengan keperluan pihak
Pengambilan Pelajar.
Mohon pihak
Jabatan
Proses kemaskini semula Fungsi ini akan ‘memaksa’
memulakan
Dasar/ profile pengguna setiap pengguna
5. Segera proses bagi
Akademik * (kakitangan) dengan mengemaskini profile
integration
tambahan atribut. mereka
dengan data
semasa ESIS
Mohon hantar
Pengurusan wang saku , Akan dimaklumkan segera bahan
6. Kebajikan Fasa 1 bantuan kewangan dan kepada pihak yang berkaitan En. Azizul Bin
tabung pinjaman pembangunan sistem kepada JK Mohd Yusoff
Teknikal (0136683343)
Proses perincian
Fasa 1 Pengurusan maklumat
keperluan sistem akan En.
7. Kebajikan (perbincangan insurans
dibincangkan dalam Muhammad
untuk segera) *tarikh tamat insuran
Mesyuarat POC Fasa 1 Zulhusni Abd
Proses perincian Aziz
Pengurusan maklumat keperluan sistem akan (0194807769)
8. Kebajikan Fasa 3
disiplin dibincangkan dalam
Mesyuarat POC Fasa 3

39. Mempunyai fungsi yang Mencadangkan
kompleks dan PHEP (KD)
Pengurusan maklumat memerlukan pemerhatian Langkawi
9. Kebajikan Fasa 3
asrama dan lawatan tapak dalam sebagai ahli JK
mendapat input proses Pelaksana,
kerja mereka. IDBMS
Proses perincian
keperluan sistem akan
10. Kebajikan Fasa 3 Pengurusan testimoni
dibincangkan dalam
Mesyuarat POC Fasa 3
Proses TUKAR PROGRAM Memastikan seiring
11. Pengambilan Segera Pelajar kepada Modular yang dengan garis panduan
lain Pengambilan
Maklumat akademik Pelajar : Memastikan seiring
12. Pengambilan Segera Maklumat SPM dan Sijil yang dengan garis panduan
lain Pengambilan
Sesi ambilan bagi SMK
adalah seperti berikut Jan Akan dimaklumkan
13. Pengambilan Segera
201*, April 201*, Julai 201* kepada penyedia sistem
dan Okt 201*
Tambahan NORMA PELAJAR
Memastikan seiring
dan statistik jadual ambilan
14. Pengambilan Segera dengan garis panduan
pelajar (ikut kolej dan
Pengambilan
keseluruhan)
Lookup url FOTO pelajar Akan dimaklumkan
15. Pengambilan Segera
mengikut no_kad pengenalan kepada penyedia sistem
Mohon perincian
16. Pengambilan Segera Statistik berklasifikasi
keperluan
Auto insert TARIKH TAMAT Akan dimaklumkan
17. Pengambilan Segera
kelas SMK kepada penyedia sistem

40.
Auto update status
18. Pengambilan* Segera TANGGUH pelajar SMK Mohon perbincangan
kepada status BERHENTI
Paparan dan proses RAYUAN
19. KJKK Fasa 1 bagi pelajar kurang daripada
80% kehadiran
Fasa 1 Paparan penuh senarai
20. KJKK pelajar yang KEHADIRAN
kurang daripada 80%
Fasa 1 Paparan senarai pelajar yang
21. KJKK masih TIDAK menjelaskan
YURAN
Fasa 1 Paparan senarai pensyarah
22. KJKK
dengan pendaftaran LA
Peringatan LA yang masih
23. KJKK Fasa 1
tidak di daftarkan
Mohon mencadangkan
Mohon tindakan susulan
Lantikan Rasmi Jawatankuasa
24. JK Teknikal Fasa 1 daripada pihak Pn Noor
Pemandu dan JK Pelaksana
Hidayah Binti Mansor
IDBMS
Proses peningkatan RAM bagi
Cadangan 3 buah
minima 3 buah server IDBMS
25. JK Teknikal Segera KK:Bandar Darulaman,
sedia ada kepada minima
Ledang, Paya Besar
8GB RAM
Permohonan rasmi kepada
pihak Bahagian Sumber Server akan disediakan
26. JK Teknikal Fasa 2 Maklumat, KPT untuk oleh pihak pembangun
menempatkan production sistem
server iDBMS di server farm

41. KPT
Cadangan KK yang terlibat
:
‐ Langkawi
Proses peningkatan RAM 8GB ‐ Tampin
dan instalasi iDBMS ‐ Selayang
27. JK Teknikal Fasa 2
(berkenaan) pada server ‐ Bentong
iDBMS sedia ada di 7 buah KK ‐ Temerloh
‐ Kok Lanas
‐ Gerik
Proses permohonan aset
atau proses sewaan bagi 2 2 Lokasi cadangan
buah high‐end server bagi menempatkan server ini
28. JK Teknikal Fasa 2 keperluan Master Replicator adalah di server farm KPT
juga berfungsi sebagai data dan KK Bandar
backup atas tujuan Darulaman.
keselamatan data KK
Cadangan KK yang terlibat
:
‐ Arau
‐ Kepala Batas
Proses permohonan aset
‐ Bukit Beruang
atau proses sewaan bagi 10
29. JK Teknikal Fasa 3 ‐ Kuala Terengganu
buah server IDBMS bagi
‐ Jempol
gantian server usang IDBMS
‐ Kuantan
‐ Sabak Bernam
‐ Segamat
‐ Kuching

42. ‐ Tawau
Cadangan KK yang terlibat
:
Proses lawatan tapak dan ‐ Sungai Petani
penilaian bagi proses instalasi ‐ Baling
sistem iDBMS untuk KK yang ‐ Bayan Baru
baru dalam memastikan ‐ Seberang Jaya
30. JK Teknikal Fasa 3
memenuhi spesifikasi minima ‐ Bandar Baharu
iaitu minimum RAM 8GB ‐ Jerantut
dengan siri processor server ‐ Padang Terap
adalah 5405 dan ke atas. ‐ Kemaman
‐ Miri
‐