Documentación asociada al taller práctico de la jornada del 26 de junio en Enpresa Digitala Miñano

1. Redes sociales corporativas
Estrategias para orientar el
éxito de la Intranet 2.0
CASO EMC|ONE
Vitoria - Gasteiz, junio 2012
Miñano 26 de junio 2012
junio 2012/ 1

2. Implantación estrategia Social Busines
(Comunidad de empleados)
Reflexión
Elementos críticos
Buenas prácticas
Justificación
Fases de despliegue
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3. Pregunta 1
¿Cuáles son los riesgos más
importantes de esta iniciativa?
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4. Riesgos más importantes
1. La Dirección no lo entiende (3.050)
2. No existe un caso de negocio o una propuesta de valor (2.314)
3. Compite con otras prioridades (2.087)
4. Miedo a la falta de control (1.885)
5. Aspectos de seguridad (intelectual) (1.600)
6. Falta de sponsor por parte del la Dirección (1.532)
7. Miedo al uso abusivo de los empleados (pérdida de tiempo) (1.349)
8. Falta de cultura para compartir (1.306)
9. Falta de una estrategia robusta (1.276)
10. Miedo a romper las normas y prácticas establecidas (1.226)
11. Falta de habilidades para desarrollar la implementación (845)
12. Desconfianza o resistencia de los empleados (824) Fuente: Research Report Social
Business: what are companies really
13. Falta de políticas y procesos de gobierno (584) doing
MIT SLOAN MANAGEMENT REVIEW
DELOITTE (2012). 3.500 encuestados
14. Falta de incentivos (386)
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5. Pregunta 2
¿Cuáles serían las ventajas,
resultados, justificación, ROI de
esta iniciativa?
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6. Ventajas, resultados, justificación y ROI
Partimos del hecho de que es muy difícil medir la productividad.
Hay vincularla a la manera en que cambia la forma de trabajar.
1. Aceleración del tiempo de acceso a la información/ conocimiento
2. Comunicación más efectiva
3. Mejora en la coordinación de procesos de trabajo con equipos
multidepartamentales
4. Soporte a dudas
5. Identificación de expertos
6. Participación abierta en iniciativas corporativas (innovación)
7. Aumento de la satisfacción de las personas ( nueva experiencia de trabajo)
8. Cambio cultural. Se habla de valores como la apertura y la trasparencia. Las
personas están más conectadas/ vinculadas con la organización
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7. Ventajas, resultados, justificación y ROI
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8. Pregunta 3
¿Cuáles son las etapas de
implementación?
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9. Etapas de implementación
Enfoque Evaluación
y
Análisis
Despliegue revisión
inicial
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10. Etapas de implementación
• Identificación de los grupos de interés. Liderazgo, equipo
de proyecto e identificación de champions
• Evangelización
Análisis • Puesta en marcha del entorno de colaboración (proyecto
inicial 2.0, lenguaje 2.0)
• Definición de la estrategia comunidad interna, objetivos y
métricas
• Estrategia de colaboración (abierta/cerrada). Definición
de roles y permisos
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11. Etapas de implementación
• Definición del alcance del piloto en base a los
requerimientos de la fase anterior
• Elección de la solución tencnológica que mejor se adecue a
Enfoque los requerimientos
• Planificación de las actividad y los recursos
• Planificación de las comunicaciones (grupos de interés)
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12. Etapas de implementación
• Parametrización y personalización del entorno
• Test de usabilidad y experiencia de usuario
• Guías de actuación
Despliegue
• Definición de la estructura de gobierno ligero: procesos,
tácticas y roles comunitarios
• Branding y promoción interna
• Capacitación roles comunitarios
• “Rolll out” piloto
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13. Etapas de implementación
Resultados
• Análisis de los resultados del piloto
• Propuestas de mejora y evolución
Evaluación
y • Despliegue en el resto de la organización
revisión
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14. Pregunta 4
¿Qué requisitos debería
tener la plataforma
tecnológica?
junio 2012/ 14

15. Requisitos plataforma tecnológica
1. Fácil de usar
2. Integrable (single sign on, gestores
documentales, CRM…)
3. Divertida, que enganche
4. Estable y que no requiera grandes
inversiones en parametrización/personalización
5. Escalable y extensible (out of the box)
6. Multi-idioma
7. Segura
Fuente: Forrester. Social media networking platforms 2011
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16. Pregunta 5
¿Qué roles y responsabilidades se
podrían sugerir para gobernar la
iniciativa una vez implantada?
junio 2012/ 16

17. Roles Funciones
Roles comunitarios EMC|ONE
Gestor de la plataforma • Asegurar que la plataforma esté disponible y que sea
Contribuyente medio con usable.
experiencia en gestión. • Velar porque se cumplan las necesidades de la comunidad.
• Monitorizar las discusiones de acuerdo a las políticas y
guías comunitarias
• Dar soporte a los flujos de trabajo requeridos por la
plataforma
Usuario evangelizador • Explicar a las personas del comunidad cómo utilizar la
Rol junior plataforma.
• Dar soporte a la incidencias, diseña las acciones formativas
(vídeos, trucos, etc.).
Gerente con influencia
Persona reconocida en la • Recoger expectativas y “vender” la idea internamente.
organización que conoce los
procesos de negocio y trabaja
con el equipo de dirección.
Sponsor • Trabajar para romper los obstaculos organizacionales
Gerente apasionado que sirva • Ser una voz reconocible de la iniciativa dentro de la
de modelo para los demás organización
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18. Roles Funciones
Roles comunitarios EMC|ONE
Community manager • Liderar y hacer crecer la comunidad
Interno: • Dar feed back al sponsor sobre las necesidades de los miembros
Comunicaciones/RR.HH. de la comunidad
• Trabajar en la motivación y vinculación de los champions.
Administrador de • Trabajar junto con el community manager para configurar y
sistemas actualizar la plataforma, gestionar el sistema y la administración de
Interno: TI los permisos.
Consultor estratégico
Externo: Partner • Preparar y conducir la estrategia
• Formar a los grupos de interés en en los procesos y
funcionalidades de la plataforma social
Sponsor ejecutivo • Liderar y proporcionar los recursos para el proyecto
Interno: Negocio y TI
Usuarios • Proporcionar información detallada sobre las claves de uso
representativos
Interno: grupo clave junio 2012/ 18

19. Roles Funciones
Roles comunitarios
Facilitadores y Facilitadores
champions • Dar soporte a los usuarios en la actividades de colaboración y
Interno: grupo participación
clave • Supervisar el contenido: programación y mantenimiento
Champions
• Sembrar la comunidad de contenido y modelos de interacción
• Contestar preguntas sobre el uso de la plataforma
• Promocionar el uso de la plataforma en su red de contactos
• Contestar preguntas sobre el uso de la plataforma
• Promocionar el uso de la plataforma en su red de contactos
Comunicación / • Proporcionar asesoramiento en la definición y ejecución de la estrategia
Marketing • Liderar las actividades de marketing y comunicación
Asesor RR.HH. • Proporcionar asesoramiento en la definición de las políticas
• Participar en la definición de la estrategia
Legal • Proporcinar asesoramiento legal sobre la definición de los términos y las
condiciones.
Coordinador • Responder a los preguntas sobre requerimientos técncios
técnico • Proveeer las especificaciomes técnicad necesarias para la integración,
parametrización del entorno, etc. junio 2012/ 19

20. Pregunta 6
¿Cómo se le vende “todo
esto” al CEO?
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21. El discurso del ascensor
OBJETIVO: comunicar nuestra idea.
Discurso corto pero con una descripción
convincente del problema que se va a
resolver, para quién se está resolviendo y un
beneficio clave que lo distinga de otras
ideas.
DOS FASES
FASE 1: Generación de la idea
FASE 2: Constitución del discurso
junio 2012/ 21

22. El discurso del ascensor
FASE 1. Generación de la idea
¿Quién es el cliente objetivo?
¿Cuál es la necesidad del cliente?
¿Cuál es el nombre del producto?
Concentra la conversación [opcional]
¿Cuál es la categoría del mercado?
Introduce el contexto. Portal, intranet, comunidad,…
¿Cuál es el beneficio clave?
Centrarnos en uno. Hay que ser convincente
¿Qué o quién es la competencia?
Otros elementos de comunicación y colaboración
¿Cuál es el elemento diferenciador del producto?
Comparación y cierre.
junio 2012/ 22

23. El discurso del ascensor
FASE 1. Generación de la idea
¿Quién es el cliente objetivo?
Todas las personas de la organización
¿Cuál es la necesidad del cliente?
Encontrar la información e identificar a los expertos. Compartir las mejores
prácticas de trabajo con la gente que hace lo que tú haces. Coordinar el
trabajo de tu grupo y trabajar con otros grupos
¿Cuál es el nombre del producto?
EMC|ONE
¿Cuál es la categoría del mercado?
Comunidad de empleados
¿Cuál es el beneficio clave?
Hacer el trabajo más sencillo y efectivo. Lo que significa trabajar mejor y crear
valor para la organización
¿Qué o quién es la competencia?
Email, Intranet 1.0, gestor documental, etc.
junio 2012/ 23

24. El discurso del ascensor
FASE 1. Generación de la idea
¿Cuál es el elemento diferenciador del producto?
No sólo consiste en encontrar la última versión de un documento en un
determinado sitio (gestor documental) si no conocer qué piensan otras
personas (les ha gustado, les ha resultado útil, etc.). Valoración social de la
documentación.
Podemos realizar un seguimiento de nuestros intereses: personas, grupos y
documentos , etc y recibir notificaciones en tiempo real. Es sencillo de revisar
y realizar comentarios. Comunicación más efectiva.
Se crean comunidades en práctica donde las personas con trabajos similares
puede compartir las mejores prácticas y ayudarse mutuamente. Colaboración
y soporte.
Es bueno para las personas, ya que hace más fácil su trabajo y al mismo
tiempo les da visibilidad y reputación en la organización
Y es bueno para la empresa.
• Permite aumentar la productividad (disminución del tiempo en resolución
de problemas, ahorro en otros canales de comunicación: reuniones
ineficaces, teléfono,disminución el servicio de soporte, ..)
• Aumentan la identificación de oportunidades comerciales.
• Permite la identificación del talento.
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25. El discurso del ascensor
FASE 2. Constitución del discurso
PARA (cliente objetivo) QUE TIENE
(necesidad del cliente), (nombre del producto)
ES UN (categoría de mercado) QUE (un
beneficio clave)
A DIFERENCIA DE (competencia) EL
PRODUCTO (elemento diferenciador único)
Para todas las personas de la organización que tienen necesidad de acceder al
conocimiento, colaborar y compartir información, EMC|ONE es una comunidad de
empleados que hace que el trabajo sea más sencillo y efectivo. A diferencia de otros
canales de comunicación y coordinación como el email y el gestor documental, permite
realizar valoraciones sociales de la documentación con comentarios, ranking de utilidad
etc.; comunicarnos de forma más efectiva; así como colaborar y dar soporte en
comunidades en práctica.
Es bueno para las personas porque hace más fácil su trabajo y al mismo tiempo les da
visibilidad y reputación en la organización. Y es bueno para la empresa porque mejora la
productividad, aumenta las oportunidades de negocio y la identificación del talento.
junio 2012/ 25

26. Virginia Torrecilla
@vtorrele
v.torrecilla@ibermatica.com
www.ibermaticasb.com
Servicios de consultoría y
soluciones tecnológicas hcm@Ibermatica.com
para Organizaciones 2.0
@Ibermaticasb
junio 2012/ 26