GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort

Handreiking Elektronisch Factureren

Via Digipoort

Auteur

GBO.Overheid
Documentnummer

Kenmerk
Versie

Versie 0.4
Status

Concept
Datum

Den Haag, 17 november 2009

Datum Pagina

17-11-2009 1/20

Inhoud

1. Inleiding ............................................................................................................ 3
1.1. Doel.................................................................................................................... 3
1.2. Doelgroep ........................................................................................................... 3
1.3. Leeswijzer .......................................................................................................... 3
1.4. Suggesties.......................................................................................................... 3

2. Over E-factureren.............................................................................................. 4
2.1. Wat is elektronisch factureren ............................................................................. 4
2.2. Rollen en actoren................................................................................................ 5
2.3. Praktische informatie .......................................................................................... 5
2.3.1. Contactgegevens ................................................................................................ 5
2.4. Klachten ............................................................................................................. 5

3. Werking E-factureren ........................................................................................ 6
3.1. Elektronische factuur .......................................................................................... 7
3.2. Digipoort ............................................................................................................. 7
3.3. Digikoppeling ...................................................................................................... 9
3.4. Webservices ....................................................................................................... 9
3.5. Betrouwbaarheid............................................................................................... 10
3.5.1. Privacy ............................................................................................................. 10
3.5.2. Informatie beveiliging ........................................................................................ 10

4. Voorwaarden en verantwoordelijkheden ....................................................... 11
4.1. Aansluitvoorwaarden ........................................................................................ 11
4.2. Serviceniveau Elektronisch Factureren ............................................................. 11

5. Aansluitprocedure .......................................................................................... 12
5.1. Impactanalyse aansluiting ................................................................................. 12
5.2. Certificaten aanvragen ...................................................................................... 13
5.3. Informatievoorziening en communicatie ............................................................ 14
5.4. Aansluiten en testen ......................................................................................... 16
5.5. Productie .......................................................................................................... 17

6. Toolkit voor E-factureren ............................................................................... 18

7. Begrippenlijst.................................................................................................. 19

Wilhelmina van Pruisenweg 104
2595 AN Den Haag
Postbus 84011
2508 AA Den Haag
T 070 888 76 66
F 070 888 78 82
GBO.Overheid bouwt mee aan de e-overheid www.gbo.overheid.nl

1. Inleiding

De overheid wil als ontvanger van vele facturen het elektronisch factureren stimuleren.
Onder de noemer Elektronisch Factureren zijn gemeenschappelijke afspraken,
standaarden en een uitwisselingsinfrastructuur als koppelvlakafspraken gedefinieerd. Deze
afspraken worden gebruikt door leveranciers van goederen en diensten aan de overheid,
overheidsorganisaties en GBO.Overheid om het elektronisch verzenden en ontvangen van
facturen in te richten en te gebruiken.

1.1. Doel
Deze handreiking leidt leveranciers die factureren en overheidsorganisaties die facturen
ontvangen door het gehele traject om aan te kunnen sluiten op Elektronisch Factureren via
Digipoort.

1.2. Doelgroep
Deze handreiking is bedoeld voor:
1. Ontvangers; De overheidsorganisaties die elektronische facturen willen ontvangen en
daarvoor het proces van ontvangen en verwerken van facturen aansluiten op de
koppelvlakafspraken van E-factureren.
2. Leveranciers; Leveranciers van software en services die hun producten en diensten
aansluiten op de koppelvlakafspraken en daarmee hun klanten ondersteunen met
oplossingen voor het verzenden van elektronische facturen aan de overheid.
3. Verzenders; Bedrijven die elektronische facturen willen verzenden aan de overheid en
daarvoor het factureringsproces aanpassen naar de koppelvlakafspraken en gebruik
maken van digitale voorzieningen.
4. Intermediairs; Bedrijven die namens andere bedrijven elektronische facturen willen
verzenden en daarvoor hun dienstverlening aansluiten op de koppelvlakafspraken en
gebruik maken van digitale voorzieningen.

Waar in deze handreiking de term ontvangers en verzenders wordt gebruikt, kunt u
overheidsorganisaties en bedrijven lezen.

1.3. Leeswijzer
Deze handreiking omvat informatie voor alle doelgroepen. Elektronisch factureren is een
samenhangend proces waarin de doelgroepen en voorzieningen als schakels in een keten
met elkaar verbonden zijn.

1.4. Suggesties
GBO.Overheid vindt het belangrijk dat gebruikers van deze handreiking snel en
probleemloos de juiste informatie kunnen vinden en toepassen. GBO.Overheid ontvangt
graag uw suggesties om dit document te verbeteren. Stuur uw suggesties naar
accountteam@gbo.overheid.nl.

Titel Datum Pagina

Handreiking Elektronisch Factureren / Versie 0.4/ Concept 17-11-2009 3/20

2. Over E-factureren

Bedrijven leveren producten en diensten aan de overheid en sturen daarvoor een
factuur. Sinds februari 2009 mag dat ook in elektronische vorm. Veel facturen worden
nu al in PDF, in Excel of als Word-document per email verzonden. E-factureren gaat
een stapje verder en maakt van een factuur een digitaal bestand dat elektronisch wordt
uitgewisseld met de overheidsorganisatie. Voor dat uitwisselen sluiten verzenders en
ontvangers van de facturen aan op Digipoort.

Het Ministerie van Economische Zaken coördineert en stimuleert E-factureren,
GBO.Overheid faciliteert E-factureren met Digipoort en ondersteunende diensten voor
het aansluiten van partijen en de uitwisseling van elektronische facturen.

2.1. Wat is elektronisch factureren
Elektronisch factureren is, net als factureren op papier, onderdeel van in- en
verkoopprocessen. Waar in het logistieke proces al veel is gedigitaliseerd, is het
facturen nog vaak een papieren proces.

Papieren facturen kunnen voorkomen in allerlei verschillende formaten en opmaak.
Voor de verwerking van de factuur maakt dat niet uit. In elektronisch factureren worden
bestanden samengesteld, uitgewisseld, ontvangen en verwerkt. Om dat in goede
banen te leiden zijn afspraken nodig tussen zender en ontvanger. In de praktijk
noemen we dat koppelvlakafspraken.

De overheid heeft besloten voor E-factureren gebruik te maken van Digipoort. Digipoort
is een samenhangend geheel van afspraken en (elektronische) voorzieningen voor de
uitwisseling van berichten en bestanden tussen bedrijven en overheid. Binnen Digipoort
zijn keuzes gemaakt die specifiek van toepassing zijn op E-factureren. Dit is vertaald
naar de koppelvlakafspraken E-factureren. Ontvangers en verzenders (met hun software)
sluiten met hun processen en voorzieningen aan op Digipoort.

Titel Datum Pagina


2.2. Rollen en actoren
GBO.Overheid heeft in opdracht van het UWV Digipoort geschikt gemaakt om
elektronische facturen te kunnen verzenden en ontvangen. Daarnaast promoot het
ministerie van Economische Zaken de inzet van Digipoort om de doelstelling van 10%
elektronische facturen in 2010 te realiseren. Diverse grote overheidspartijen hebben
aangegeven hierbij aan te haken. Het programma EBF2 (Elektronisch Bestellen en
Factureren tweede fase) heeft GBO.Overheid gevraagd om naast het facturatieproces
Digipoort ook het bestelproces te laten verzorgen. Het elektronisch bestellen zal medio
2010 mogelijk zijn voor de rijksoverheid.

GBO.Overheid biedt in deze projecten Digipoort en bewaakt de generieke
toepasbaarheid van de standaard voor het gebruik door de overheid en het
bedrijfsleven.

2.3. Praktische informatie
De Serviceorganisatie GBO.Overheid zorgt voor de begeleiding van aansluitingen op
E-factureren. Hier kunt u ook terecht voor vragen die betrekking hebben op het
aansluitproces.

Op www.overheidtransactiepoort.nl/voor-bedrijven/e-factureren/ kunt u alle informatie
over E-factureren op één plaats vinden.

2.3.1. Contactgegevens
Telefonisch via de Servicedesk (0800 – 0230850);
Mailbericht (info@digid.nl);
Brief (DigiD, Postbus 993, 7301 BE Apeldoorn).

(Deze gegevens tot 11 januari 2010).

2.4. Klachten
Mocht u klachten en/of opmerkingen hebben dan kunt u deze mailen naar
accountteam@gbo.overheid.nl.

Titel Datum Pagina


3. Werking E-factureren

Overheidsorganisaties die aansluiten op E-factureren implementeren de
koppelvlakafspraken en maken hun eigen systemen geschikt voor ontvangen en
verwerken van elektronisch factureren.

Als de overheidsorganisatie is aangesloten op E-factureren, kunnen bedrijven die aan
deze overheidsorganisatie factureren, mee doen. Bedrijven moeten daarvoor
beschikken over software en digitale services die geschikt zijn (gemaakt) voor het
elektronisch factureren. Leveranciers van die software en services passen daarvoor de
koppelvlakafspraken toe op hun producten en diensten en sluiten daarmee aan op E-
factureren. Vervolgens kunnen de gebruikers van die software en services, de
verzenders, hun proces van samenstellen en aanleveren van facturen aansluiten op E-
factureren en vanaf dat moment elektronische facturen verzenden aan de overheid.

<< Hier wordt de figuur “Koppelvlakafspraken” ingevoegd >>

De koppelvlakafspraken regelen:
• De samenstelling van de gegevens die moeten zijn opgenomen in het aan te
leveren en te ontvangen factuur.
• De wijze waarop en het formaat waarin bestanden worden aangeleverd, verzonden
en ontvangen.
• Op welke wijze identiteit en authenticiteit van het bestand en de aanleveraar wordt
aangegeven en gecontroleerd.
• De eisen ten aanzien van autorisatie (wie mag aanleveren) en hoe dat te
controleren
• De eisen ten aanzien van het transport en de beveiliging van het bestand.
• Toegestane en toegelaten services en voorzieningen voor het aanleveren,
uitwisselen en ontvangen van bestanden.

Er is een logische volgorde in het aansluiten op E-factureren: eerst zal de
overheidsorganisatie de ontvangst van elektronische facturen via Digipoort moeten
hebben ingericht. Daarna kunnen bedrijven die prestaties leveren aan die aangesloten
overheidsorganisatie elektronische facturen verzenden. Daarin zijn bedrijven
afhankelijk van de mate en snelheid waarin hun leverancier van software en services
de producten geschikt heeft gemaakt voor het samenstellen en verzenden van
elektronische facturen overeenkomstig de koppelvlakafspraken.

Titel Datum Pagina


Op het moment dat de overheidsorganisatie besluit aan te sluiten op E-factureren
starten er tegelijkertijd twee processen die vervolgens bij elkaar komen in een
gemeenschappelijke test:
1. Het proces van ontvangen van elektronische facturen door de overheidsorganisatie
wordt aangesloten op Digipoort.
2. Leveranciers van software en services passen de koppelvlakafspraken toe op hun
producten en diensten.

Als het eerste punt getest en gereed is, kunnen de leveranciers integraal testen of
elektronische facturen op de juiste wijze kunnen worden aangeleverd, getransporteerd
en ontvangen. Het ophalen van mededelingen en statusinformatie door bedrijven en
het aanleveren van mededelingen door overheidsorganisaties is dan ook mogelijk.

Op het moment dat leverancier(s) van software en services aan de slag gaat kan het
bedrijf dat elektronisch wil gaan factureren de voorbereidingen op de aansluiting op
Digipoort gaan treffen. Daaronder valt het regelen van de autorisaties, instrueren van
het personeel en het technisch voorbereiden van de aansluiting op Digipoort.

3.1. Elektronische factuur
E-factureren maakt gebruik van UBL (Universal Business Language). UBL (Universal
Business Language) wordt inmiddels een aantal jaren gebruikt door Europese
overheden voor digitale communicatie met bedrijven. UBL is ontwikkeld door OASIS.
E-factureren maakt gebruik van UBL 2.0.

UBL is een XML bibliotheek met bedrijfsdocumenten (inkoop orders, facturen, etc.), en
is een taal waarmee tussen XML dialecten kan worden gecommuniceerd.

3.2. Digipoort
Digipoort is het distributiepunt waar gegevens door bedrijven digitaal worden
aangeleverd en worden doorgezonden naar aangesloten overheidsorganisaties.
Andersom worden berichten van overheidsorganisaties via Digipoort verzonden aan
aangesloten bedrijven. Distributieprocessen en bijbehorende diensten zorgen voor een
veilige en snelle aflevering, afhandeling en bezorging van de gegevens bij de
geadresseerde.

Titel Datum Pagina


Digitale informatie van bedrijven komt via email, een ftp server, webservices of via
uploaden (in een portaal) binnen bij Digipoort. Digipoort controleert de informatie op
adres, afzender en verwerkbaarheid en stuurt de informatie vervolgens door naar de
betreffende overheidsorganisatie. Digitale informatie die van overheidsorganisaties
naar bedrijven via Digipoort wordt verzonden volgt dezelfde weg.

DIGIPOORT

Procesinfrastructuur
(SOAP)

overheid

Mail
(SMTP, X.400)

bedrijf overheid

Grote bestanden
(FTP)

overheid

Voorbeeld
Een bedrijf is verplicht gegevens over geïmporteerde goederen aan te leveren aan de
Douane. De Douane is aangesloten op Digipoort. Het bedrijf levert de gegevens aan
Digipoort. Digipoort zorgt voor een veilige en snelle afhandeling en bezorging van de
informatie bij de Douane. De Douane verzend via Digipoort een ontvangstbevestiging.
UWV is voor de ziek- en hersteldmeldingen aangesloten op Digipoort. Hetzelfde bedrijf
doet de ziek- en herstelmeldingen via Digipoort aan UWV.

Digipoort gebruikt voor het transport in E-factureren de SOAP koppeling (webservice)

Titel Datum Pagina


3.3. Digikoppeling

Digikoppeling (voorheen OSB) zorgt ervoor, dat op het gebied van
gegevensuitwisseling en berichtenverkeer een eenduidige set afspraken en
voorzieningen ontstaat. Het grote voordeel van de Digikoppeling is dat er
overheidsbreed standaardisatie optreedt. Voor de aangesloten organisaties betekent
het dat er nog maar één keer geïnvesteerd hoeft te worden in voorzieningen voor de
logistiek van gegevensuitwisselingen.

Digikoppeling draagt er zorg voor dat door Digipoort ontvangen E-facturen efficiënt
kunnen worden doorgezonden aan aangesloten ontvangers. Individuele
overheidspartijen richten een service voor het ontvangen van E-facturen in, en zorgen
dat deze volgens de afspraken van Digikoppeling bereikt kan worden door Digipoort.

3.4. Webservices
Een webservice is een combinatie tussen data en technologie en maakt het mogelijk
om op afstand via internet vanaf de eigen computer een dienst op te vragen aan een
server. In de koppelvlakspecificaties zijn regels opgesteld om met Digipoort te
communiceren via webservices.

Titel Datum Pagina


3.5. Betrouwbaarheid
Digipoort bewaart informatie ten behoeve van traceerbaarheid, onweerlegbaarheid en
foutafhandeling. Dat betreft echter nooit de inhoud van de factuur of daarvan afgeleide
informatie.

3.5.1. Privacy
Digipoort kijkt niet naar de inhoud van de elektronische factuur.

3.5.2. Informatie beveiliging
De verbinding tussen de leverancier en Digipoort gaat over het openbare internet. Dat
vraagt om beveiligingsmaatregelen en het vaststellen van de authenticiteit van de
afzender.

Voor E-factureren wordt gebruik gemaakt van de autorisatie en authenticatie zoals
beschreven in de Authorisatie Policy. Verzenders moeten een certificaat aanvragen bij
een Certificate Service Provider en registreren bij een Autorisatie Service Provider.

Titel Datum Pagina


4. Voorwaarden en verantwoordelijkheden

4.1. Aansluitvoorwaarden
Aansluiten op E-factureren kan volgens de aansluitprocedure alleen na ondertekening
van de Aansluitvoorwaarden. Voor de pilot fase wordt hierop een uitzondering
gemaakt.

De klantacceptatie-omgeving wordt beschikbaar gesteld. De klant kan deze omgeving
gebruiken tijdens het ontwikkelen en testen van de aansluiting. Het testen van de
aansluiting is verplicht en moet succesvol worden afgerond voordat er naar productie
kan worden gegaan.

<< De Aansluitvoorwaarden zijn gereed, maar nog niet beschikbaar. >>

4.2. Serviceniveau Elektronisch Factureren
Deze staat gelijk aan het Serviceniveau van Digipoort.

<< Dit serviceniveau is nog niet beschreven, maar komt beschikbaar. >>

Titel Datum Pagina


5. Aansluitprocedure

Het aansluitprocedure is te verdelen in 5 fases. In de komende paragraven worden
achtereenvolgens deze stappen toegelicht, deze stappen zijn onderverdeeld in de
doelgroepen.

Fase 1: Opstellen impactanalyse aansluiting
Fase 2: Certificaat aanvragen
Fase 3: Informatievoorziening en communicatie
Fase 4: Aansluiten en testen
Fase 5: Productie

De doorlooptijd van het aansluittraject is afhankelijk van een aantal aspecten:
• de afnemer en/of leverancier zelf;
• TNT post;
• drukte bij de Serviceorganisatie GBO.Overheid.

Vragen?
Bij vragen over het aansluiten op E-Factureren kan de afnemer contact opnemen met
de Serviceorganisatie GBO.Overheid. Het telefoonnummer staat vermeld in het
overzicht contactgegevens.

5.1. Impactanalyse aansluiting
(Ontvanger)
Wat betekent de aansluiting op E-factureren en Digipoort voor
• de huidige ontvangstprocessen en –systemen
• nieuw in te richten ontvangstprocessen en –systemen
• werkinstructies medewerkers
• migratiepad van oud naar nieuw
• al dan niet uitfaseren bestaande factureringsprocessen (ontvangst en verwerking)
Op basis van deze impactanalyse kan een implementatieplan worden opgesteld
waarvan de planning en de onderliggende (organisatorische en technische) te regelen
zaken worden afgestemd met Digipoort.

(Leverancier)
Op welke wijze worde nu facturen in software samengesteld? Wat betekenen de
vereisten van het koppelvlak voor bestaande software en services, welke nieuwe
functionaliteiten zijn nodig? Make or buy, en wat kiest de klant? (Wat zouden we nog
meer kunnen met deze aanpassing en aansluiting?)
Wie zijn er betrokken bij de productontwikkeling, welke resources zijn nodig, welke
planning is haalbaar/vereist?

Titel Datum Pagina


Wat betekent de aansluiting op E-factureren en Digipoort voor
• noodzakelijke aanpassingen in software en services
• aanvullende en/of ontbrekende functionaliteiten
• ontwikkelingsplanning en –resources
• al dan niet uitfaseren bestaande factureringsfunctionaliteiten (samenstellen,
produceren en verzenden)
• productcommunicatie.

zaken worden afgestemd met Digipoort voor de softwarematige aansluiting.

(Verzender)
Op welke wijze worden nu facturen samengesteld en verzonden? Wat verandert er met
elektronisch factureren? Wat heb ik nodig aan software, services en voorzieningen?
Wat doen we zelf, wat doet de intermediair?

Wat betekent elektronisch factureren aan de overheid en de daarmee samenhangende
aansluiting op Digipoort voor
• de huidige processen en –systemen voor samenstellen, produceren en verzenden
van facturen
• nieuw in te richten processen en –systemen voor samenstellen, produceren en
verzenden van facturen
• werkproces en -instructies medewerkers
• migratiepad van oud naar nieuw
• parallelle werkstromen (wat nog niet elektronisch kan).

zaken vooral moeten worden afgestemd met de eigen leverancier(s) van software en
services.

5.2. Certificaten aanvragen
Voor testdoeleinde kan worden volstaan met een testcertificaat.

Er wordt op drie plaatsen gebruik gemaakt van het certificaat.
1) SSL/TLS
2) SOAP body
3) Berichtinhoud
Dit mag hetzelfde certificaat zijn, maar dit is niet noodzakelijk. Wel worden dezelfde
eisen aan het certificaat gesteld.

Titel Datum Pagina


(Ontvanger)
Voor het aanleveren bij Digipoort moet de leverancier in het bezit zijn van een
tweezijdig SSL certificaat. Bepaal of er een PKIoverheid-certificaat bij een certificaat
uitgever aangevraagd moet worden of controleer of het bestaande PKIoverheid-
certificaat hergebruikt kan worden. Via http://www.pkioverheid.nl kunt u informatie
vinden over het PKIoverheid-certificaat.

Let op dat hier gebruik gemaakt wordt van een tweezijdig SSL certificaat.

Het is wenselijk om deze activiteit zo vroeg mogelijk in het implementatieproces te
starten. Dit omdat de initiële registratie als abonnee een aantal weken kan duren en
vereist het op orde hebben van mandatering. Als de organisatie al abonnee is (bv. voor
BSN, DigiD), zal uitgifte veel sneller verlopen.

Als u al een Belastingdienst Application Programming Interface (BAPI) certificaat heeft,
dan kunt u bij Diginotar (leverancier van BAPI certificaten) deze gratis inruilen voor
een Digipoort certificaat. Technische informatie over het implementeren van de
certificaten is te vinden in het koppelvlakdocument van de aanleverservice.

(Leverancier)
Als een leverancier al beschikt over een BAPI certificaat en hij is in staat om dit uit zijn
software te exporteren, kan ook hier gebruik van worden gemaakt.

5.3. Informatievoorziening en communicatie
(Ontvanger)
De leveranciers van software en services moeten worden voorzien van
koppelvlakafspraken en technische specificaties. Bedrijven moeten worden
geïnformeerd over de mogelijkheid tot elektronisch factureren met de desbetreffende
overheidsorganisatie.

Digipoort levert (via website en servicedesk)
• Koppelvlakspecificaties aan leveranciers van software en services
• Standaardinformatie voor bedrijven en leveranciers over de werking en voordelen
van elektronisch factureren aan de overheid
• Vermelding op de website dat de betreffende overheidsorganisatie besloten heeft
tot (met datum verwachte aansluiting) of inmiddels is aangesloten op E-factureren.

Overheidsorganisaties kunnen in hun communicatie met bedrijven die aan hen
factureren gebruik maken van en verwijzen naar deze bronnen van informatie.

Titel Datum Pagina


(Leverancier)
De klanten van de leveranciers van software en services moeten worden geïnformeerd
over de mogelijkheid tot elektronisch factureren die in de software is gerealiseerd.
Daarbij is het van belang aan te geven welke overheidsorganisaties zijn aangesloten
op E-factureren, zodat het bedrijf steeds de juiste keuze kan maken in zijn
factureringsproces.

• Standaardinformatie voor bedrijven over de werking en voordelen van elektronisch
factureren aan de overheid
• Vermelding op de website welke overheidsorganisaties besloten hebben tot (met
datum verwachte aansluiting) of inmiddels zijn aangesloten op
E-factureren.

Leveranciers kunnen in hun communicatie met bedrijven gebruik maken van en
verwijzen naar deze bronnen van informatie. Leveranciers zijn zelf verantwoordelijk
voor de specifieke productinformatie (gebruiksaanwijzingen etc.)

(Verzender)
Bedrijven zullen ten behoeve van hun bestuurders en medewerkers behoefte hebben
aan informatie over E-factureren.

• Standaardinformatie voor bedrijven over de werking en voordelen van elektronisch
factureren aan de overheid
• Gebruikershandleiding verwerking elektronische facturen in Digipoort (vanaf
softwarematige aansluiting tot aan ontvangst overheid)
• Vermelding op de website welke overheidsorganisaties besloten hebben tot (met
datum verwachte aansluiting) of inmiddels zijn aangesloten op
E-factureren.
• Vermelding op de website van de softwarepakketten en services die geschikt zijn
voor E-factureren

Leveranciers van software en services leveren via de hun geëigende kanalen:
• Informatie over planning en aanpassing in producten en diensten ten behoeve van
E-factureren.
Gebruikershandleiding elektronisch factureren aan de overheid (inclusief informatie
over Digipoort en ontvangst bij overheidsorganisatie)

Titel Datum Pagina


5.4. Aansluiten en testen
(Ontvanger)
Met het implementatieplan gaan de overheidsorganisatie en Digipoort aan het werk om de
feitelijke aansluiting te realiseren. Dat betekent:
• Inrichten technische voorzieningen en aansluitingen
• Testbestanden uitwisselen en controleren
• Aansluiten op de procesinformatie (aanleveren en verwerken retourinfo)
Na het testen wordt bij een positieve uitkomst de aansluiting ‘vrijgegeven’; de
overheidsorganisatie is klaar om via Digipoort elektronische facturen te ontvangen.

(Leverancier)
Met het implementatieplan gaan de leverancier en Digipoort aan het werk om de feitelijke
aansluiting te realiseren.

Digipoort kent verschillende webservices, maar het gaat om specifiek om de “Aanlever
Service”. De koppelvlak specificaties zijn te downloaden via www.GBO.Overheid.nl.

Aansluiting realiseren:
• Inrichten technische aansluitingen
• Testbestanden samenstellen, uitwisselen en controleren
• Aansluiten op de procesinformatie (verwerking retourberichten)

Foutmeldingen
Als u vanuit uw systeem berichten aanlevert aan de acceptatie-omgeving ontvangt u een
bevestiging bij goede aflevering en een foutmelding bij foute aflevering. In het document
‘Foutmeldingen_afnemers_Digipoort _SOAP_2008_v1_0.doc’ staan alle foutmeldingen
opgenomen. Aan de hand van deze foutmeldingen kunt u inzicht krijgen in mogelijke
problemen.

Positieve uitkomst
Na het testen wordt bij een positieve uitkomst de aansluiting ‘vrijgegeven’; de leverancier is
met zijn product of dienst klaar om via Digipoort de verzending van elektronische facturen te
faciliteren.

Titel Datum Pagina


(Verzender)
Bedrijven die elektronische facturen willen verzenden doorlopen een aantal vragen.
1. Is mijn klant (de overheidsorganisatie) klaar voor ontvangst van elektronisch
factureren?
(Zie lijst met aangesloten overheidsorganisaties)
2. Is mijn software klaar voor elektronisch factureren ?
(Zie lijst met geschikte softwarepakketten)
3. Beschik ik over aanvullende services voor elektronisch factureren ?
(Zie lijst met uitwisselingsservices en bijbehorende leveranciers)
4. Heb ik me aangemeld bij Digipoort?
5. Ben ik aangesloten op Digipoort met mijn software en mijn services?
6. Heb ik de eerste testaanlevering gedaan en is die goed bevonden?
7. Vanaf welk moment ga ik elektronisch factureren aan welke klanten?

5.5. Productie
Voor een laatste controle wordt het eerste bericht in productie gemonitord. Het hele traject
wordt bewaakt, van aanlevering tot uiteindelijke verwerking in de backoffice van de ontvanger.
Na een geslaagde eerste aanlevering is de productie officieel.

Titel Datum Pagina


6. Toolkit voor E-factureren

De businesscase is positief en u wilt starten met E-factureren. In dit hoofdstuk vindt u
praktische tools en links naar nuttige informatie over E-factureren. Informeer ook bij de
leverancier van uw ERP, document management- of boekhoudsysteem.

De onderstaande links kunt u gebruiken als u opzoek bent naar onderzoeken over E-
factureren. U vindt informatie over de markt, de voor- en nadelen, de infrastructuur en
standaarden.
http://www.ez.nl/pv_obj_cache/pv_obj_id_3A58EB64A0D9A4C0043962A66D656C3B88D20300
http://www.factuurwijzer.nl/index.php/id_structuur/10333/factuurmonitor.html
http://www.forumstandaardisatie.nl/fileadmin/OVOS/CS03-05-06_Eindrapport_Dialogic.pdf

Links met informatie over de fiscale en wettelijke eisen rondom E-factureren
http://www.belastingdienst.nl/efactuur
http://www.e-invoice-gateway.net/knowledgebase/eInvoiceBestPractice/

Links met informatie over UBL 2.0
http://www.forumstandaardisatie.nl
http://www.nesubl.eu
http://www.oasis-open.org
http://www.e-invoice-gateway.net

Links met informatie over leveranciers van diensten en software rondom E-factureren
www.ecp.nl
http://facturatie.startpagina.nl
http://inkoop-elektronisch.startpagina.nl
www.platformelfa.nl
www.softwarepakketten.nl

Informatie en specificaties over E-factureren
http://www.overheidstransactiepoort.nl/voor-bedrijven/e-factureren/
www.e-factureren.info

Titel Datum Pagina


7. Begrippenlijst

GBO.Overheid Gemeenschappelijke Beheer Organisatie Overheid,
beheerorganisatie van onder andere Digipoort.
HRM Human Resource Management. Ook wel Personeel en
Organisatie (P&O).
HTTP HyperText Transfer Protocol; protocol voor communicatie
tussen webclient (meestal webbrowser) en een webserver op
inter- en intranet.
HTTPs Secure http protocol
Digipoort Overheidstransactiepoort; Digipoort heeft een centrale rol als
digitale toegangspoort van bedrijven naar
overheidsinstellingen. Het is een gratis overheidsdienst, regelt
authenticatie via certificaten (o.a. Diginotar en CreAim), heeft
beveiligde verbindingen (2-SSL), gestandaardiseerde
koppelvlakken en is een enkelvoudig aansluitpunt (eenmalige
aansluiting). Digipoort hanteert standaard techniek, zoals
webservices, het SOAP protocol en XML berichten.
SOAP Simple Object Acces Protocol. SOAP is een communicatie
protocol voor communicatie tussen webservices, een format voor
berichtverzendingen, gebaseerd op XML. SOAP is een protocol
om webservices te benaderen.
SSL Secure Sockets Layer (SSL) en Transport Layer Security (TLS)
(zijn opvolger), zijn encryptie-protocollen die communicatie op het
internet beveiligen.
Webservice Een webservice kan omschreven worden als een
applicatiecomponent die toegankelijk is via standaard
webprotocollen ( SOAP & XML). Een webservice maakt het
mogelijk om op afstand (meestal over het Internet) vanaf een
client-computer een dienst op te vragen aan een server,
bijvoorbeeld het maken van een berekening, het leveren van
gegevens of het uitvoeren van een taak. WS Applicatiecomponent
die toegankelijk is via standaard webprotocollen (SOAP & XML)
met de
mogelijkheid vanaf een client-computer een dienst op te
vragen aan een server.
WSDL WebService Description Language; Een WSDL-document is een
XML-document, bestaande uit een verzameling definities.
Aanbieders van webservices publiceren een WSDL-document,
zodat klanten
na het lezen van dit document technisch gezien exact weten hoe

Titel Datum Pagina


ze gebruik kunnen maken van de webservice.
XML eXtensible Markup Language (XML) is een standaard voor het
definiëren van formele markup-talen voor de representatie van
gestructureerde gegevens in de vorm van platte tekst. Deze
representatie is zowel machineleesbaar als leesbaar voor de
mens. XML is een bepaalde manier om gegevens
gestructureerd vast te leggen. Deze manier is gedefinieerd en
mag door iedereen worden gebruikt. Het is ontworpen om
zowel door een programma als door een mens leesbaar te
zijn. XML is niet alleen geschikt om gegevens in op te slaan
maar wordt veel gebruikt om gegevens via het internet te
versturen. Het is Platform onafhankelijk, uitbreidbaar en
interoperabel tussen systemen.

In XML Schema kan men schema’s maken voor bijvoorbeeld
XML-documenten, waarmee deze documenten formeel worden
gespecificeerd, en op grond waarvan zij kunnen worden
gevalideerd, bijvoorbeeld door XML-validators.

Een XML Schema geeft hiervoor onder meer aan wat de
elementen zijn van een XML-document, waar zij voorkomen,
wat de kenmerken zijn waaraan ze moeten voldoen, etc. Een
XML Schema kan onder meer aangeven wat voor soort tags in
een XML-document mogen voorkomen. XSD Schema
Definition Language. In XML Schema kan men schema’s
maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee deze
documenten formeel worden gespecificeerd, en op grond
waarvan zij kunnen worden gevalideerd, bijvoorbeeld door
XML-validators.

Titel Datum Pagina


GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (17)

Similar to GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort

Similar to GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort (20)

More from Friso de Jong

More from Friso de Jong (20)

GBO Overheid Handreiking Elektronisch Factureren Digipoort