Este documento describe la evolución de la biblioteca corporativa de BBVA hacia un modelo de gestión de recursos de información más avanzado. Se presenta un modelo de madurez con 4 fases que van desde el bibliotecario como guardián de la información hasta el bibliotecario como posibilitador y catalizador del conocimiento. También se describe la herramienta Infobook de BBVA para gestionar la información y conocimiento de forma global y facilitar el acceso a los empleados.

1. Gestión de la Innovación y el Conocimiento
Infobook. Tu biblioteca digital
Fesabid
Zaragoza, 22 mayo 2009

2. La evolución de la biblioteca corporativa
Modelo de madurez de la gestión de recursos de información
Fase 1: Bibliotecario como guardián
Sólo el bibliotecario accede a los productos de
información. El bibliotecario resume e interpreta la
información para los usuarios finales.
Fase 2: Bibliotecario como intermediario
Los usuarios finales tienen acceso electrónico a los
productos de información, con un proceso de
formación y a trevés de permisos. El bibliotecario
maneja las búsquedas y elabora búsquedas y análisis
personalizados.
Fase 3: Bibliotecario como facilitador
Los usuarios finales pueden personalizar la
presentación de la información y los canales de
distribución. El bibliotecario está en el entorno
del negocio y relaciona las necesidades de
información con los recursos disponibles
Fase 4: Bibliotecario como posibilitador y catalizador del conocimiento
Los usuarios finales interactúan con la
información dentro de su red de contacto.
Un bibliotecario altamente conectado se
asegura de que estén disponibles
electrónicamente recursos completos, las
personas están conectadas entre ellas y
se optimiza el uso de la tecnología
Innovación y Desarrollo OWENS, Leslie, Best Practices: Reinventing The Corporate Library 2

3. La evolución de los trabajadores
AYER Ventaja
competitiva
El conocimiento y la Acumulación
experiencia residían en cada del
persona (autoportante) conocimiento
HOY Ventaja
competitiva
El conocimiento y la Gestionar y
experiencia están disponibles relacionar el
para todos (libre acceso) conocimiento
En 1986 el porcentaje de conocimiento que un trabajador necesitaba para
desarrollar su trabajo estaba en su mente en un 75%. En 1997 ese porcentaje era
del 15 al 20%
(Robert Kelley – Universidad Carnegie-Mellon)
3

4. El caso de BBVA: presencia actual en el mundo
América del Norte Asia
EE.UU.
Japón
India
China
Corea
México
Singapur Taiwán Australia
España
América del Sur Europa
Puerto Rico
Panamá
Cuba Bélgica Rusia
Colombia
Islas Caimán
Ecuador Reino Unido
Venezuela Suiza
Perú Francia
Paraguay Italia
Bolivia Portugal
Uruguay
Chile
Brasil Argentina
48 millones de clientes en 32 países

5. Gestión del conocimiento y nuevas formas de
comunicación interna
Transformar el conocimiento implícito en Establecer nuevos canales de
conocimiento explícito (documentándolo, comunicación, más participativos, más
almacenándolo y haciéndolo accesible) accesibles y más “atractivos”, para
comunicar más y mejor
Facilitar el acceso Televisión IP
a la información
Plataforma para
almacenar,
Comunidad virtual /
relacionar y
Blogsfera gestionar la
información
La gestión del conocimiento es un concepto que abarca una amplia gama
de iniciativas enfocadas bajo el mismo factor común de gestionar la
información y el expertise del Grupo (conocimiento tácito y explicito)
5

6. Mapa de Proyectos
a Dem
and and
D em a
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO
Para recopilar y “sacar a la luz” esta información y conocimiento, necesitamos desarrollar una serie
de iniciativas y actividades, algunas de las cuales ya están implantándose en el Grupo
Gestión de la Información Gestión del Expertise
Información explícita =
+ Información tácita = habilidades,
documentos, informes, manuales, experiencia y perfil de conocimiento
procedimientos, metodologías... de cada empleado
Iniciativa dentro del proyecto Directorio
Plataforma Comunidades de Práctica
Buscadores encuentren info. en todos
Información Académica y trayectoria
los repositorios (estructurados y no)
Gestión de la Información
Basada en sistemas colaborativos
Plataforma que recoge las ideas y
Web Red Social Corporativa
Learning Expeditions
Portal Best Practices
Grupos de Expertos
Mapa de Expertos
Directorio Global:
proyectos innovadores
Biblioteca digital
INFOBOOK
Open talent
Intranet 2.0
Portal RSC
Blogosfera
profesional
Oferta
NEXO
Oferta
Wiki
Proyecto lanzado
Solución
Proyecto en diseño Sencilla 6
Proyecto no abordado

7. Cómo conseguimos generar Conocimiento a partir de la
Información
.
a…
d ol
an
stion
Ge Generamos…
.
a…
d ol
an
stion
Ge
KM es mucho más que el acceso a la información, es el proceso por el cual
transformamos la Información en Conocimiento.
Recopilar, Distribuir y Acumular Información NO equivale a generar Conocimiento

8. Evolución Centro de documentación BBVA
Nuestros objetivos
Globalidad: especialización y mayor disponibilidad de los contenidos; estructurar la información a nivel global
Máxima automatización: de tareas administrativas. Integración con GSA
Digitalización: cambiar el paradigma del lo físico a lo digital
Herramientas Colaborativas: incremento de la participación de los usuarios a través de Recomendados, Blogs…
Asesoramiento: centrar el servicio en el usuario y en el papel de proveedor de contenidos especializados
2007 2008 2009
Conceptualización
• Incorporación del Centro de
documentación en Innovación
• Definición de requisitos
• Valoración de propuestas
• Desarrollo propio (livelink, Tridion)
• Otras herramientas comerciales
• Open source
Desarrollo del proyecto
• Propuesta inicial: febrero 2008
• Primer boceto: mayo 2008
• Modificaciones: incorporación
documentos, nuevo L&F
Puesta en producción
• Mejoras (compras) incidencias 8

9. Busques lo que busques, lo tienes más cerca de lo que piensas
• Un lugar donde almacenar los documentos que me interesen y localizarlos fácilmente.
• Un lugar donde localizar información relevante de manera rápida y eficaz, y
seleccionarla para tenerla siempre accesible.
• Un servicio útil de asesoramiento (alertas, boletines, búsquedas en Bases de datos…)
• Un punto de intercambio de información
• Queremos primar los documentos digitales frente al papel, para facilitar la rapidez en el
acceso y la consulta.
• Los documentos de la biblioteca tienen valor porque otras personas del Banco los han
considerado interesantes y por eso los han subido a la biblioteca.
• Compartir documentos es un beneficio para todos: acceder a la opinión de otros
usuarios sobre los documentos, ver documentos comprados por otras áreas.
• Posibilidad de generar opinión a través de valoraciones y comentarios
Innovación y Desarrollo 9

10. Infobook. Tu biblioteca digital
SOLIUM
acceso usuarios a través No se usan todos los módulos:
de la intranet; circuito usuarios (control de acceso) y
de pago de compras con adquisiciones se gestionan por
tarjeta herramientas corporativas
Extensiones
•Tags de usuarios
•Incoporación documentos
•Ebsco, Dialnet, Deusto…
Permite la búsqueda desde •Contenidos; enlaces, blogsfera
la intranet corporativa •Mi Infobook: usuarios como yo
Innovación y Desarrollo 10

11. Funcionalidades: búsqueda
Posibilidad de acotar o repetir la búsqueda desde las
materias, las series, etc,
Innovación y Desarrollo 11

12. Funcionalidades: datos del documento
Información adicional sobre el
registro:
-Cubierta e índices en Amazon
-Documentos similares en Amazon o
Infobook
Otras funcionalidades:
Recomendaciones y comentarios, creación de listas de favoritos,
petición en préstamo o acceso directo al documento
Innovación y Desarrollo 12

13. Funcionalidades: búsqueda avanzada
Otras funcionalidades:
Boletines y alertas, acceso al documento, enlace a
Enlace a otros catálogos. otros catálogos.
Innovación y Desarrollo 13

14. Funcionalidades: incorporación
Creación de un repositorio
de interés para todos los
empleados
Facilidad de localización
de mis documentos
relevantes
Posibilidad de creación de Subbibliotecas
Innovación y Desarrollo 14

15. Funcionalidades : Mi Infobook
Interactuación con Infobook
Innovación y Desarrollo 15

16. Cuál ha sido nuestra experiencia
Buscábamos la innovación, para
incrementar la aportación de valor del
servicio en un entorno en el que es
fundamental la eficiencia
Hemos aprovechado un fondo antiguo
con un más de 7.000 documentos,
básicamente libros y fuentes
estadísticas
Nos permite dar a conocer la
existencia de suscripciones y libros en
el Banco sin necesidad de tenerlos
físicamente en un solo lugar
Innovación y Desarrollo 16

17. Cuál ha sido nuestra experiencia
Trabajar con Software libre nos ha
permitido adaptar la herramienta a
nuestras necesidades, sin perder las
funcionalidades propias de un servicio
de biblioteca (normalización, pertinencia
en la recuperación)
Damos gran importancia a la
participación de los usuarios a través de
la incorporación de sus propios
documentos y sus comentarios
Innovación y Desarrollo 17

18. Cuál ha sido nuestra experiencia
Problemas que hemos encontrado
• Entornos informáticos protegidos por
sistemas muy restrictivos de Seguridad
Lógica
• Dificultades de integración: caracteres
(acentos, poca usabilidad de la intranet)
• Público objetivo poco habituado al uso de
servicios “bibliotecarios”, lo que los ha
hecho adoptar un look & feel muy alejado
de lo habitual en bibliotecas y a realizar
una campaña de comunicación y
formación.
Innovación y Desarrollo 18

19. Marketing. Campaña de comunicación
De cara al lanzamiento de Infobook. Tu biblioteca digital como
herramienta global de Gestión del conocimiento, planteamos una
innovadora de comunicación del proyecto.
• Dar a conocer el servicio
• Presentarlo como un servicio útil y especializado
• Alejarlo de la idea de administración y compra
• Y cambiar la actitud hacia la búsqueda de información
y su tratamiento
Innovación y Desarrollo 19

20. Próximos pasos
Mejora de los fondos
• Incorporación de fondos documentales de distintas
áreas que usan otros sistemas de gestión documental
(Servicios Jurídicos)
• Interoperabilidad de las búsquedas con repositorios de
acceso abierto
• Mejor explotación de los datos de uso (con limitaciones
por los sistemas de acceso)
Mejora del catálogo
• Depuración de materias y registros
Extensión del servicio: comunicación a áreas y países
(posibilidad de versión en inglés)
Innovación y Desarrollo 20

21. Muchas gracias
Innovación y Desarrollo 21