UNTUK MODUL PERKULIAHAN

MODUL PERKULIAHAN
KOMPUTER APLIKASI BISNIS
Dengan Menggunakan Microsoft Access 2007
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI
STIE SEBELAS APRIL SUMEDANG
2015/2016

20
Modul Komputer Aplikasi Bisnis
MODUL 1
PENGENALAN MICROSOFT ACCESS 2007
Microsoft Access 2007 merupakan salah satu program yang ada pada paket
program Office yang diberfungsi untuk membuat paket program aplikasi sederhana.
Pada program ini telah disediakan beberapa fasilitas yang bisa digunakan untuk
membuat program, yaitu meliputi Database, Tabel, Query, SQL, Form, Report,
Macro, dan yang lainnya. Dengan menggunakan program ini kita bisa dengan
mudah dan praktis untuk membuat program aplikasi. Namun karena program ini
merupakan program yang instan jadi fasilitas yang disediakan pun terbatas hanya
bisa digunakan untuk membuat program yang sederhana saja. Untuk membuat
program yang besar dan berbasis jaringan program ini tidak cocok untuk digunakan.
Tempat penyimpanan yang disediakan kurang lebih 4 Giga, untuk ukuran
penyimpanan data ini cukuplah besar untuk bisa diguankan.
Dibawah ini beberapa tampilan pada program Microsoft Access 2007, meliputi :
1. Tampilan Awal Microsoft Access 2007
Dosen : Atep Ruhiat, M.Kom.

20
2. Tampilan Area Kerja
3. Tampilan Hasil Project
Gambar diatas merupakan beberapa contoh tampilan pada Microsoft Access 2007,
fasilitas-fasilitas yang disediakan pada program ini sangat jelas dan mudah untuk
dipahami dan diimplementasikan untuk membuat program aplikasi.

20
MODUL 2
MEMBUAT DATABASE DAN TABEL
Langkah pertama yang harus dilakukan untuk mulai membuat program aplikasi yaitu
membuat Database terlebih dahulu dan membuat Tabel yang dibutuhkan untuk
membuat program aplikasi. Pada kasus ini yang akan dibahas adalah kasus
“Persedian Barang”. Untuk membuat database-nya, caranya seperti dibawah ini :
1. Buka program Microsoft Acces 2007.
2. Akan muncul tampilan awal program, kemudian pilih Blank Database dan akan
muncul tampilan disebelah kanan untuk mendefinisikan database yang akan
dibuat. Tentukan dulu lokasi penyimpanannya misalkan dalam kasus ini
disimpan di D:Persediaan_Barang pada kotak File name =
Persediaan_Barang, lalu klik OK.
3. Setelah selesai diperiksa kembali lokasi penyimpanan dan nama database-nya
lalu klik Create.
Langkah selanjutnya yaitu membuat Tabel, tabel ini berfungsi sebagai tempat
menyimpan data. Untuk membuat program Persediaan Barang ada beberapa tabel
yang diperlukan, diantaranya Petugas, Distributor, Pembeli, Barang, Pemasukan,
dan Pengeluaran. Tabel pertama yang akan dibuat adalah tabel Petugas. Cara
untuk membuat tabel Petugas, yaitu :

20
1. Pada Microsoft Access 2007 pilih menu Create, kemudian klik Table Design.
Kemudian isikan field name, data type, field size, dan pada ID_Petugas beri
Primary Key seperti tampilan dibawah ini.
Field Name Data Type Field Size Index
ID_Petugas Text 10 Primary Key
Nama_Petugas Text 30
Jabatan Text 15
2. Kemudian simpan dengan nama Tbl_Petugas.
3. Untuk membuat tabel-tabel yang lain caranya sama seperti cara diatas,
ketentuan untuk masing-masing tabelnya seperti dibawah ini.
o Tbl_Distributor
ID_Distibutor Text 10 Primary Key
Nama_Distributor Text 30
Alamat Text 100
No_HP Text 15

20
o Tbl_Pembeli
ID_Pembeli Text 10 Primary Key
Nama_Pembeli Text 30
Alamat Text 100
No_HP Text 15
o Tbl_Barang
Kode_Barang Text 10 Primary Key
Nama_Barang Text 50
Satuan Text 100
Jumlah Number Long Integer
Harga Currency
ID_Distributor Text 10 Foreign Key
o Tbl_Pemasukan_Barang
Nota_Beli Text 10 Primary Key

20
Tanggal Date/Time
ID_Petugas Text 10 Foreign Key
ID_Distributor Text 10 Foreign Key
Kode_Barang Text 10 Foreign Key
Harga Currency
o Tbl_Pengeluaran_Barang
Nota_Jual Text 10 Primary Key
Tanggal Date/Time
ID_Petugas Text 10 Foreign Key
ID_Pembeli Text 10 Foreign Key
Kode_Barang Text 10 Foreign Key
Harga Currency
Setelah semua tabel dibuat, langkah selanjutnya yaitu relasi. Relasi tabel ini
bertujuan untuk melihat aliran data pada program yang akan dibuat. Pada Microsoft
Acces 2007 ada fasilitas untuk merelasikan yaitu Relationship. Cara untuk membuat
relationship ikuti langkah dibawah ini :

20
1. Pada Microsoft Access 2007 pilih menu DatabaseTools lalu pilih Relationship.
Maka akan muncul dialog box Show Table, pilih semua tabelnya kemudian klik
Add. Bila sudah lanjutkan dengan mengklik Close.
2. Setelah tabel-tabelnya berada pada area Relationshhip atur posisi tabelnya agar
posisinya sesuai untuk direlasikan.
3. Selanjutnya relasikanlah tabel-tabel yang ada dengan cara fokus pada satu tabel
terlebih dahulu lihat mana field yang ada kuncinya (Primary Key) kemudian drag
field tersebut ke field yang berstatus kunci tamu (Foreign Key) pada tabel lain.
Sehingga tampilannya seperti dibawah ini.

20
4. Kemudian Close area relasi lalu pilihYes.
Catatan :
 Yang harus diperhatikan dalam pembuatan database dan tabel setiap penulisan
jangan ada space dan simbol-simbol, walaupun dalam penggunaanya bisa
seperti itu tapi ketika dihubungkan dengan bahasa pemrograman tidak akan
terbaca.
 Untuk memberi Primary Key caranya klik field-nya kemudian klik kanan pilih
Primary Key atau klik menu Design klik Primary Key.
 Untuk mendesain ulang tabel caranya klik kanan tabel pilih Desain View.
 Untuk menginput data pada tabel caranya klik kanan tabel pilih Open.
 Yang direlasikan harus nama Field yang sama.

20
MODUL 3
MEMBUAT QUERY
Query merupakan fasilitas pada Microsoft Access untuk memanipulasi data baik itu
data pada tabel atau form. Pada Microsoft Access, query ini menggunakan bahasa
SQL tapi tampilan untuk mengetikkan kode SQL-nya dipermudah dengan adanya
tabel isian yang nantinya akan otomatis menghasilkan kode SQL. Query biasa
digunakan untuk penggabungan beberapa tabel, melakukan perhitungan, melakukan
validasi update/delete, dan kondisi yang lainnya.
Pada contoh kasus diatas kita buat Qry_Transaksi_Pemasukan dan
Qry_Transaksi_Pengeluaran. Untuk membuat Qry_Transaksi_Pemasukan caranya
sebagai berikut :
1. Pada Microsoft Acces pilih menu Create lalu klik Query Desgin. Maka akan
muncul tampilan seperti dibawah ini. Kemudian pilih tabelnya yaitu
Tbl_Pemasukan_Barang lalu klik Add. Setelah tabel tersebut ada pada area
query klik Close.
2. Pindahkanlah semua field yang ada pada Tbl_Pemasukan_Barang, caranya
bisa mendouble-click field, mendrag field, dan bisa langsung dipilih di kolom dan
baris pada query. Sehingga tampilannya seperti dibawah ini.

20
3. Lalu untuk memberikan validasi perhitungan tambahkan variable field baru
setelah field Harga yaitu Total :[Jumlah]*[Harga].
4. Kemudian simpan Query dengan nama Qry_Pemasukan_Barang.
5. Untuk membuat Qry_Pengeluaran_Barang caranya sama seperti cara diatas
yang membedakan pada pemilihan tabel yaitu Tbl_Pengeluaran_Barang.

20

20
MODUL 4
MEMBUAT FORM
Form merupakan fasilitas pada Microsoft Acces untuk membuat interface atau antar
muka program dan form ini berfungsi untuk menginput data. Untuk membuat form
bisa berasumsi pada tabel atau query yang telah dibuat. Pada kasus Persediaan
Barang ini ada beberapa form yang harus dibuat, untuk lebih jelasnya liatlah tabel
dibawah ini.
N
O
FORM SUMBER
(TABEL / QUERY)
HUBUNGAN
(TABEL)
1 Frm_Petugas Tbl_Petugas
2 Frm_Distributor Tbl_Distributor
3 Frm_Pembeli Tbl_Pembeli
4 Frm_Barang Tbl_Barang Tbl_Distributor
5 Frm_Pemasukan_Barang Qry_Pemasukan_Bara
ng
Tbl_Pemasukan_Bara
ng
Tbl_Petugas
Tbl_Distributor
Tbl_Barang
6 Frm_Pengeluaran_Barang Qry_Pengeluaran_Bar
ang
Tbl_Pengeluaran_Bar
ang
Tbl_Petugas
Tbl_Distributor
Tbl_Barang
Pada tabel diatas form yang akan dibuat bersumber pada tabel atau query dan form
yang dibuat nantinya akan berhubungan dengan tabel-tabel yang lainnya. Ada
beberapa cara untuk membuat form yaitu manual, otomatis, dan wizard. Tapi untuk
mengoptimalkan waktu dalam pembuatan form cara yang dipakai biasanya cara
otomatis.
Cara otomatis untuk membuat Frm_Petugas yang bersumber dari Tbl_Petugas,
yaitu :
1. Klik terlebih dahulu Tbl_Petugas, lalu pada menu Create pilih Form.

20
2. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini.
3. Selanjutnya klik kanan pada form pilih DesignView untuk mendesain Form.

20
4. Kemudian pada area desain kita bisa mengubah beberapa fitur pada Properties
form yang terletak disebelah kanan.
5. Kemudian simpan Form dengan menekan kombinasi tombol pada keyboard
Ctrl+S, beri nama Frm_Petugas.
Langkah selanjutnya tambahkan komponen pada form berupa tombol-tombol yaitu
Tambah Data, Simpan Data, Hapus Data, dan Keluar Form. Untuk menambahkan
tombol-tombol tersebut caranya sebagai berikut :

20
1. Pilih menu Design cari komponen Button kemudian klik dan drag komponen
tersebut ke area Frm_Petugas. Tombol pertama yang akan dibuat yaitu tombol
Tambah Data.
2. Akan muncul kotak dialog seperti dibawah ini. Pilih RecordOperations pilih
AddNewRecord.
Next, pilih salah satu pilihan antara tombol dengan Text atau Gambar.
Next, berikan nama untuk tombol.

20
3. Klik Finish, maka hasilnya seperti tampilan dibawah ini.
4. Untuk membuat tombol yang lain caranya sama dengan cara diatas,
ketentuannya seperti dibawah ini.
Tombol Kategori Aksi Judul Name
Simpan
Data
Record Operations Save Record SIMPAN DATA cmdSimpan
Hapus Data Record Operations Delete
Record
HAPUS DATA cmdHapus
Keluar Form Form Operations Close Form KELUAR
FORM
cmdKeluar

20
5. Untuk mencoba menjalankan Frm_Petugas, Klik kanan kemudian pilih
FormView. Hasilnya seperti dibawah ini.
6. Untuk membuat form-form yang lainnya caranya sama seperti yang diatas.
Sehingga tampilannya seperti dibawah ini.
a. Frm_Distributor

20
b. Frm_Pembeli
c. Frm_Barang

20
d. Frm_Pemasukan_Barang
e. Frm_Pengeluaran_Barang

20
MODUL 5
MEMBUAT VALIDASI PENAMBAHAN DAN PENGURANGAN BARANG
Sebelum melanjutkan pembuatan program, kita harus paham dulu konsep alur
Persediaan Barang tersebut dimana ketika ada barang yang masuk jumlah barang
harus bertambah, begitu pun sebaliknya ketika ada barang yang keluar maka jumlah
barang harus berkurang. Untuk membuat validasi tersebut kita harus membuatnya di
Query. Adapun query yang harus dibuat yaitu Qry_Masuk dan Qry_Keluar. Pertama
kita akan membuat Qry_Masuk terlebih dahulu, query ini untuk memberikan validasi
penambahan barang ketika adanya transaksi. Untuk membuat Qry_Masuk caranya
sebagai berikut :
1. Create – Query Design, pilih Tbl_Barang – Add – Close.
2. Kemudian Query Type-nya pilih Update, karena query yang akan kita buat
adalah query untuk merubah data jumlah barang.

20
3. Untuk ketentuan query-nya, terlebih dahulu pindahkan field Jumlah pada
Tbl_Barang sebagai data yang akan diubah. Kemudian pindahkan field
Kode_Barang sebagai kriteria perubahan.
4. Selanjutnya pada kotak isian UpadateTo pada field Jumlah ketikkan rumus
[Tbl_Barang]![Jumlah]+[Forms]![Frm_Pemasukan_Barang]![Jumlah].

20
5. Kemudian pada kotak isian Criteria pada filed Kode_Barang ketikkan rumus
Forms![Frm_Pemasukan_Barang]![Kode_Barang].
6. Lalu simpan query-nya dengan nama Qry_Masuk.
7. Untuk membuat Qry_Keluar, caranya sama seperti yang diatas pembedanya
hanya ada pada rumus yaitu Update To pada field Jumlah rumusnya
[Tbl_Barang]![Jumlah] - Forms![Frm_Pengeluaran_Barang]![Jumlah] dan
Criteria pada field Kode_Barang rumusnyaForms!
[Frm_Pengeluaran_Barang]![Kode_Barang].

20
8. Simpan dengan nama Qry_Keluar.
Setelah query-nya berhasil dibuat langkah selanjutnya panggil Qry_Masuk dan
Qry_Keluar pada form yaitu Frm_Pemasukan_Barang dan
Frm_Pengeluaran_Barang. Caranya terlebih dahulu buka Frm_Pemasukan_Barang
langkahnya sebagai berikut :
1. Klik kanan Frm_Pemasukan_Barang pilih Design View. Lalu hapus tombol
Simpan Data yang ada pada form.

20
2. Lalu tambahkan Button baru tempatkan dilokasi tombol Simpan Data. Pada
pilihan Catagories pilih Miscellaneous dan pada pilihan Action pilih
RunQuery.
Next, pilih Qry_Masuk.
Next, beri judul tombol.

20
Next, beri nama tombol
3. Hasilnya tampak seperti tombol Simpan Data sebelumnya, tapi fungsi tombol
Simpan Data yang ini berbeda dengan tombol Simpan Data sebelumnya karena
selain bisa menyimpan juga bisa memvalidasi penambahan barang terhadap
jumlah barang pada Tbl_Barang.
4. Untuk memanggil Qry_Keluar pada Frm_Pengeluaran_Barang caranya hampir
sama seperti cara diatas pembedanya hanya pada pemilihan query yaitu
Qry_Keluar.

20
MODUL 6
MEMBUAT REPORT
Report merupakan informasi yang dihasilkan oleh program, report ini biasanya
berupa laporan, daftar, kuitansi, kartu, dan yang lainnya. Pembuatan report
berasumsi pada tabel atau query. Untuk membuat report caranya sebagai berikut.
1. Pada Microsoft Access pilih Create lalu klik Report Wizard. Maka akan
muncul kotak dialog seperti dibawah ini. Pilih datanya misalkan untuk Report
pertama yaitu Tbl_Petugas, lalu pindahkan semua field yang ada pada
Tbl_Petugas yang tadinya ada disebelah kiri pindahkan ke sebelah kanan.
Next, pilih salah satu field untuk diurutkan.

20
Next, pilih Layout dan Orientation reportnya.
Next, pilih Style reportnya.

20
Next, beri nama reportnya.
Finish.

20
2. Maka hasilnya seperti tampilan dibawah ini.
3. Untuk membuat Report yang lain, caranya sama seperti cara diatas sesuaikan
dengan report yang dibutuhkan.

20
MODUL 7
MEMBUAT MENU UTAMA
Setelah semuanya berhasil dibuat yaitu Tabel, Query, Form, dan Report, langkah
terakhir yaitu membuat Menu Utama. Untuk membuat menu utama menggunakan
fasilitas Switchboard Manager. Caranya sebagai berikut :
1. Pilih menu Database Tools pilih Switchboard Manager, akan muncul tampilan
seperti dibawah ini kemudian klik Edit dan ganti menjadi Menu Utama Program
Persediaan Barang, lalu klik Close.
2. Klik kembali tombol New, ketikkan Menu Master Data lalu OK.

20
3. Ulangi langkah diatas untuk membuat Menu Transaksi dan Menu Laporan.

20
4. Klik Menu Utama Program Persediaan Barang lalu klik Edit. Pilih New buat
menu baru yaitu isikan Text = Master Data, Command = Go To Switchboard,
Switchboard = Menu Master Data, lalu klik OK.
5. Ulang langkah diatas dengan ketentuan.
TEXT COMMAND SWITCHBOARD
Transaksi Go To
Switchboard
Menu Transaksi
Laporan Go To
Switchboard
Menu Laporan
Kembali Go To
Switchboard
Menu Utama Program Persediaan
Barang

20
6. Selanjutnya untuk Menu Master Data, ketentuannya :
TEXT COMMAND FORM/SWITCHBOARD
Input Data Petugas Open Form in
Edit Mode
Frm_Petugas
Input Data Distributor Open Form in
Edit Mode
Frm_Distributor
Input Data Pembeli Open Form in
Edit Mode
Frm_Pembeli
Input Data Barang Open Form in
Edit Mode
Frm_Barang
Kembali Go to
Switchboard
Barang
7. Selanjutnya untuk Menu Transaksi, ketentuannya :
TEXT COMMAND FORM/SWITCHBOARD
Transaksi
Pemasukan Barang
Open Form in
Edit Mode
Frm_Pemasukan_Barang

20
Transaksi
Pengeluaran Barang
Open Form in
Edit Mode
Frm_Pengeluran_Barang
Kembali Go to
Switchboard
Barang
8. Selanjutnya untuk Menu Laporan, ketentuannya :
TEXT COMMAND REPORT/SWITCHBOARD
Laporan Petugas Open Report Rpt_Petugas
Laporan Distributor Open Report Rpt_Distributor
Laporan Pembeli Open Report Rpt_Pembeli
Laporan Barang Open Report Rpt_Barang
Laporan Pemasukan
Barang
Open Report Rpt_Pemasukan_Barang
Laporan
Pengeluaran Barang
Open Report Rpt_Pengeluaran_Barang
Kembali Go to
Switchboard
Barang
9. Untuk menjalankan Switchboard liat pada Object Form. Double klik
Switchboard.

20
10.Klik Master Data, maka akan muncul menu Master Data.
11.Klik Transaksi, maka akan muncul menu Transaksi.

20
12.Klik Laporan, maka akan muncul menu Laporan.

20
Untuk perkembangan lebih lanjut, tambahkan query untuk criteria laporan sehingga
laporan yang dihasilkanpun lebih banyak lagi.

UNTUK MODUL PERKULIAHAN

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to UNTUK MODUL PERKULIAHAN

Similar to UNTUK MODUL PERKULIAHAN (20)

More from Fajar Sandy

More from Fajar Sandy (13)

Recently uploaded

Recently uploaded (17)

UNTUK MODUL PERKULIAHAN