Mettre en place un wiki en entreprise

Slide 1: Mettre en place un wiki en entreprise Emilie Ogez, Consultante Web 2.0

Slide 2: Contenu de la présentation  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  La démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 2

Slide 3: Sommaire  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  Notre démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 3

Slide 4: Qu’est-ce que le Web 2.0 ? Interaction Transparence Utilisateur CONCEPTS De nouveaux Confiance Partage usages, de Collaboration OUTILS nouvelles Wikis Tagging Recherche pratiques, un sociaux Réseaux RSS changement desBlogs Ajax TECHNOLOGIES SOA mentalités Widgets API 4

Slide 5: Nuage de tags Novembre 2005 - Markus Angermeier 5

Slide 6: Web 1.0 VS Web 2.0 Dion Hincliffe (2006) 6

Slide 7: Les sites Web 2.0 7

Slide 8: The machine is Us/ing Us http://uk.youtube.com/watch?v=6gmP4nk0EOE 8

Slide 9: Sommaire  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  La démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 9

Slide 10: Qu’est-ce que l’Entreprise 2.0 ? « The most common definition of Enterprise 2.0 has involved the application of Web 2.0 technologies in the enterprise » M. R. Rangaswami, Sand Hill Group 10

Slide 11: Entreprise 1.0 VS entreprise 2.0  Entreprise 1.0  Entreprise 2.0  Hiérarchique  Horizontal  Centralisé  Distribué  Top down  Bottom-up  Silos  Frontières floues  Fermé  Ouvert  …  … 11

Slide 12: Vers l’entreprise 2.0 L’adoption des outils du Web 2.0 dans l’entreprise sont considérés comme fondamentaux dans les 6 à 18 mois à venir. Etude IDC, « European Users Enthusiastic for Enterprise 2.0, Converging IT and Communications Strategies and Green IT » (septembre 2007) 12

Slide 13: Meet Charlie what is Enterprise2.0 ? meet Charlie 13

Slide 14: L’entreprise 2.0 en images http://uk.youtube.com/watch?v=myCuA78PbUM 14

Slide 15: Sommaire  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  La démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 15

Slide 16: Qu’est-ce qu’un wiki ?  Un wiki permet aux internautes de rédiger et de modifier librement des articles sur un site Web. Cet outil de gestion de contenus permet donc de travailler de façon collaborative avec un minimum de contraintes et une gestion des droits utilisateurs très souple. 16

Slide 17: Dépasser les individualités « Le postulat est que chacun possède une parcelle de connaissance et que si l’on donne les moyens aux individus de partager cette parcelle avec la collectivité, on obtiendra au final une somme de connaissances non seulement plus importante, mais aussi de meilleure qualité, que si on avait laissé le soin à quelques experts des « milieux autorisés à penser » de le faire. » Jérôme Delacroix (2006), Les Wikis 17

Slide 18: Usage d’un wiki en images http://uk.youtube.com/watch?v=-dnL00TdmLY 18

Slide 19: Des usages nombreux  Ecriture collaborative  Créer un glossaire de termes techniques des produits d’une entreprise  Rédiger des fiches techniques  Rédiger une réponse à un appel d’offres  Un espace unique de centralisation d’informations  Organiser un FAQ  Mutualiser des documents techniques  Centraliser des processus et des procédures  Gestion de projets  En amont, pour réunir des informations  Pendant le projet : suivi de l’avancement  Brainstorming  … 19

Slide 20: L’intérêt du wiki pour l’entreprise  Une information univoque et à jour  L’accès à une information documentée à ceux qui en ont besoin  Les informations ne se contentent pas de circuler, elles se croisent  Qui travaille sur quoi (RSS, historique)  Une meilleure réactivité et intégration des nouveaux arrivants  Une conservation des connaissances et des compétences des collaborateurs qui quittent une société 20

Slide 21: En résumé…  Le wiki permet de rationaliser et d’alléger les efforts des uns et des autres et est un point d’ancrage commun pour un ensemble d’informations utiles 21

Slide 22: Quelques entreprises 2.0 22

Slide 23: L’avenir des wikis “Gartner predicts that wikis – such as the popular Wikipedia online encyclopedia – should become commonplace in at least 50 percent of enterprises worldwide within the next four years.” Aaron Tan: Embrace collaboration tools or fall behind, says expert. ZDNet Asia (June 07 2005) 23

Slide 24: Sommaire  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  La démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 24

Slide 25: La démarche d’accompagnement  Un accompagnement tout au long de la mise en œuvre du wiki  Depuis l’expression des besoins… jusqu’à son évaluation finale  Par une démarche itérative  Clé de la réussite du projet  Réalisation d’interview et mise en place d’ateliers  Implication de tous 25

Slide 26: Wiki Management Cycle Identifier 1 2 Planifier Evaluer 4 Maintenir 3 Adopter 26

Slide 27: Identification  Pourquoi veut-on mettre en place un wiki ?  « There is a difference between what businesses need and what they think they need » (Suw Charman, consultant indépendant spécialisé dans les outils de social software)  Veut-on mettre en place un ou plusieurs wikis ?  A qui est destiné le wiki ?  Quels sont les besoins en termes de formation ? 27

Slide 28: Appropriation du wiki et des pratiques associées  Pré-requis à la mise en œuvre d’un wiki  Comprendre les fonctionnalités de l’outil  Comprendre les concepts sous-jacents  Comprendre les processus de collaboration en ligne Formation sur mesure (en présentiel et/ou à distance) 28

Slide 29: Planification “A need to balance emergent and planned approaches to foster learning which allows patterns of usage and self-sustaining behavior to evolve over time, whilst providing direction/purpose to co- ordinate and guide efforts towards the shared vision of what is to be achieved” Charman (2006), dans Managing Wikis in Business 29

Slide 30: Adoption  L’intégration d’un wiki prend du temps  Changer les habitudes de travail (e-mail)  Différents niveaux d’adoption  Encadrement des équipes par des « wiki evangelists »  Coaching, bonnes pratiques, répondre aux questions…  Organisation du contenu 30

Slide 31: Les niveaux d’adoption 31

Slide 32: Maintenir  Une fois lancé…  Comment augmenter et maintenir la participation ?  Montrer l’intérêt de capitaliser en un lieu unique  Définir des rôles (créer des idées, écrire, etc.)  Gestion et organisation du contenu  … 32

Slide 33: Evaluer  Une évaluation régulière est nécessaire  Progrès des utilisateurs  Usages faits du wiki  Design  Structure du wiki et organisation du contenu…  Etc.  Encourager les feedbacks 33

Slide 34: Sommaire  Le Web 2.0  L’entreprise 2.0  Les wikis en entreprise  La démarche  ROI et wikis  Notre valeur ajoutée 34

Slide 35: Wiki et ROI : 1.0 VS 2.0 35

Slide 36: Mesurer, quantifier…  ROI difficilement quantifiable et peu mesurable  Pourquoi ?  Dimension stratégique et caractère innovant des pratiques considérées (expérimentation)  Nécessité d’une métrique ?  Mise en place assez lourde  Bénéfice d’un wiki ce n’est pas toujours du quantifiable  Gains : temps, coûts de maintenance, coûts d’hébergement…  Mais possibilité d’élaborer des métriques 36

Slide 37: Vers l’Entreprise 2.0 « Les entreprises qui comprennent ce qu’est l’entreprise 2.0 et s’assurent de la faire fonctionner atteignent des sommets de nos jours. » Tim O’Reilly, CEO O’Reilly Medias, co-fondateur du terme Web 2.0 37

Slide 38: Sites  Geek and Pokes  http://geekandpoke.typepad.com/  Who2e2  http://who2e2.com/  Valeurs d’usages et Wiki Consulting (Sébastien Sauteur)  http://valeurdusage.net/wordpress/  Dynamia  http://www.dynamia.ch/fr/public/blog/post/page/1223 38

Slide 39: Références  Stewart Mader, Wiki Patterns  http://www.wikipatterns.com/display/wikipatterns/Wikipatterns  Penny Edwards, Managing Wikis In Business  http://pennyedwards.files.wordpress.com/2007/10/final-report  Jérôme Delacroix, Les wikis en entreprise  http://jeromedelacroix.com/ 39