Boas práticas para construção de RIs

Boas práticas para a construção
de repositórios institucionais da
produção científica
Bianca Amaro
Luísa Café
Maria Fernanda Melis
Michelli Costa

Coordenação do Laboratório de Metodologias de Tratamento
e Disseminação da Informação – Ibict
2013

PARA COMEÇAR UM
REPOSITÓRIO INSTITUCIONAL

2

É importante...
• Entender e disseminar internamente a importância
de um repositório institucional
• Obter apoio político (reitoria/diretoria, pró-reitorias
de pesquisa, chefias de faculdades e departamentos)
• Criar uma equipe de trabalho formada por
profissionais da informação e de informática

3

Natureza e conceito
• Para realizar este trabalho com segurança e
conteúdo é necessário ter claro que
Repositório Institucional é um sistema de
informação em ambiente digital e interoperável,
acessível por meio da Internet, que tem por
objetivo gerenciar a produção científica e/ou
acadêmica de uma instituição

4

FUNÇÕES DO REPOSITÓRIO
INSTITUCIONAL

5

Funções do RI
•
•
•
•
•

Reunir
Organizar
Dar acesso
Promover a visibilidade
Preservar

Produção
científica
institucional

6

ELIMINANDO MALES
ENTENDIDOS

7

Eliminando males
entendidos
Biblioteca Digital

Repositórios

Veículo de publicação
/ periódicos
Proteção do
conhecimento /
plágio
8

Políticas
• Política institucional de informação – ampla,
trata de como toda a informação deve ser
tratada dentro da instituição (deve tratar do
repositório)
• Política de funcionamento do repositório –
deve estar em concordância com a política
institucional e, em especial, com a da
biblioteca
10

Política de funcionamento
do repositório
• Elaborada na fase final de planejamento –
reflete as decisões tomadas ao longo do
planejamento do RI
• Importante para estabelecer responsabilidades,
direitos e deveres e para garantir o povoamento
do RI (facilita o trabalho da equipe do
repositório)
11

Elementos da Política do
RI
• Deve abordar:
– Objetivos do RI
– Determinar a equipe de implantação e
manutenção do RI
– Os tipos de materiais a serem depositados
– Quem pode/deve depositar (autodepósito –
depósito mediado)
– As responsabilidades no fluxo de trabalho
– Outras consideradas necessárias para
contribuir/garantir o funcionamento do RI

12

OS RIs E O DIREITO AUTORAL

13

RIs e o Direito Autoral
Qual é a relação do Direito Autoral com o RI ?
O depósito/armazenamento e a
disponibilização do acesso ao documento
requerem a obtenção de uma licença
junto aos titulares do Direito Autoral

14

• O quê fazer, na prática?
– Autodepósito – o autor/professor/pesquisador,
caso tenha cedido os seus direitos de autor,
deverá solicitar uma licença, por escrito, às
devidas editoras ou caso não os tenha cedido
firmar uma licença
– Depósito mediado – Os profissionais da
informação/bibliotecários deverão consultar os
autores – editoras e solicitar ula licença por
escrito

15

• Motivo de desânimo? Não!
90% dos periódicos científicos permitem
alguma modalidade de arquivamento
• Como saber quais periódicos permitem?
Consultar diretórios nacionais e internacionais
especializados sobre o tema
LEITE, Fernando César Lima. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da
informação científica brasileira. Brasília: Ibict, 2009.
16

• É importante destacar que os principais
softwares para a criação de repositórios já
possuem licenças, no fluxo do depósito, que
podem ser editadas (Dspace e Eprints)
• Caso a dúvida persista, consulte a área jurídica
de sua instituição

18

ARQUITETURA DE
INFORMAÇÃO

19

Arquitetura da Informação
• É recomendável que a arquitetura da informação seja
o passo inicial do planejamento de um repositório.
• Nesta fase será feito o planejamento da organização
do conteúdo do repositório.
• Serão definidas as estruturas das comunidades e das
coleções.
• As comunidades e as coleções podem ser arranjadas
/ agrupadas / organizadas de acordo com a estrutura
da instituição (organograma), por tipos de
documentos ou por áreas temáticas.
20

• Geralmente os repositórios são organizados
através da estrutura hierárquica:
Comunidades> Subcomunidades (quando for o
caso)> Coleções (local em que os itens serão de
fato depositados).

21

• Organização de acordo com o Organograma
da Instituição
http://repositorio.unb.br/

22

• Organização por tipos de documentos
http://www.sbicafe.ufv.br/

23

• Organização por assunto
http://repositorio.museu-goeldi.br/jspui/

24

• Algumas dicas para a organização do conteúdo
de seu repositório:
– Utilize a nomenclatura mais clara possível
– Evite repetir nomes. Se for necessário, utilize
códigos antes dos nomes.
Ex:

25

Grupos de usuários
• Repositórios Institucionais são utilizados de
forma diferenciada por diversos tipos de
usuários.
• A organização de grupos de usuários deve
estar de acordo com a política de
funcionamento do repositório.
• No DSpace, é possível gerenciar grupos de
usuários, e oferecer diferentes permissões a
estes usuários.
27

Grupos de usuários
Tipo de Usuário

O que pode fazer

Permissões no DSpace

Leitor

Acessar o conteúdo do
repositório, com login
ou não

READ

Submetedor

Depositar documentos

ADD

Modificar, excluir e
aceitar conteúdos

WRITE, REMOVE

Configurar o sistema e
dar permissões aos
usuários

ADMIN

Revisor

Administrador

Fonte: Elaboração das autoras

28

Permissões e Políticas
• Através das permissões pode-se gerenciar os
grupos de usuários.
• As permissões podem ser dadas a usuários
específicos e a grupos de usuários.
• As permissões podem ser específicas de
Comunidades ou Itens. Podem também
abranger todo o repositório.
30

Permissões e Políticas
Permissões aos usuários no DSpace:
• READ – permissão de visualização/leitura dos
registros
• WRITE – permissão de edição dos itens
• ADD – permissão para adicionar/depositar itens
• REMOVE – permissão para remover/excluir itens
• ADMIN – permissão de administrador da
comunidade
31

Metadados
• Utilizados para a descrição do conteúdo do
documento que será depositado.
• Tem por objetivo identificar um documento, a
fim de facilitar sua recuperação.
• O esquema de metadados mais utilizados nos
RIs é o Dublin Core.

33

METS (Metadata Econding and
Transmission Standard)
• Desenvolvido
pela
Library of Congress.
• Esquema
para
descrever documentos
em bases de dados que
utilizam a linguagem
XML.
• Associa
metadados
administrativos
e
descritivos.

http://www.loc.gov/standards/mets
34

MODS (Metadata Object Description
Schema)
• Deriva do esquema de metadados MARC 21.
• Permite a descrição de recursos originais ou a
seleção de registros existentes em MARC 21.
• Não é tão complexo quanto o MARC 21 nem tão
simples quanto o Dublin Core¹.

¹ http://www.loc.gov/standards/mods/
35

EAD (Encoded Archival Description)
• Esquema de
metadados em
linguagem XML.
• Desenvolvido para
descrição arquivística
de objetos digitais.
• Permite o
detalhamento de
informações sobre
coleções e aspectos
da arquivística.
36

LOM (Learning Object Metadata)

• Esquema de metadados para objetos de
aprendizagem e recursos similares.

37

Dublin Core

• Desenvolvido inicialmente para ser utilizado
pelo próprio autor para descrever o conteúdo.
• Tem por finalidade a recuperação da
informação na Internet.
• Foi desenhado para ajudar os motores de
busca a recuperar páginas web.
• 15 elementos + qualificadores
http://dublincore.org/
38

Dublin Core
Simple Dublin Core

39

Metadados x tipos de documento

• Os tipos de documentos podem ser
determinantes para a seleção dos metadados
para a descrição do conteúdo.
• No DSpace a seleção dos metadados em
relação aos tipos de documentos muitas vezes
se expressa na estrutura de coleções.

40

Repositório Institucional do Museu Paraense
Emílio Goeldi

41

LUME – Repositório Digital da UFRGS
http://www.lume.ufrgs.br/

42

LEITE, F. et al. Boas práticas para a construção de repositórios
institucionais da produção científica. Brasília: Ibict, 2012.
43

Metadados obrigatórios para o novo
padrão da BDTD
Metadado
dc.contributor.author
dc.contributor.advisor
dc.date.accessioned
dc.date.issued
dc.description.abstract
dc.description.abstract
dc.description.sponsorship
dc.publisher
dc.publisher.country
dc.publisher.department
dc.publisher.program
dc.publisher.initials
dc.type
dc.title
dc.language
dc.subject
dc.subject.cnpq

Uso para o metadado
Sobrenome, Nome
Sobrenome, Nome
Preenchimento automático do sistema
Recomenda-se formato ISO
Indicar a língua de acordo com a ISO 639-3 (exemplo, pt_BR)
Indicar a língua de acordo com a ISO 639-3
Agência de fomento
Nome da universidade por extenso
País de publicação
Nome da faculdade, instituto ou departamento por extenso
Nome do programa de pós-graduação por extenso
Sigla da universidade
Recomenda-se campo fechado, com as opções tese ou dissertação
O título e subtítulo da tese ou dissertação em língua do documento
ISO 639-3
Assunto
Área do conhecimento
47

Pré-preenchimento de campos

48

Pré-preenchimento de campos
[...]

49

Normalização de valores

• As Diretrizes DRIVER e o OpenAIRE
apresentam orientações para a normalização
de alguns campos de descrição, tais como:
– dc.type
– dc.rights

• Os valores propostos pelos documentos não
precisam ser necessariamente as respostas
visíveis no sistema.
50

Configuração no formulário

dspace > config > input-forms.xml
displayed-value x stored-value
Tipo de documento

51

Vocabulários controlados
• AgriOcean Dspace <http://agris.fao.org/>
AGROVOC (plug-in) - oceanography, marine science, food,
agriculture, development, fisheries, forestry, natural
resources and related
sciences.

Fonte: Leinders, D; Goovaerts, M. Integrating controlled vocabularies in information
management systems: the new ontology plug-in. AIMS Webinar FAO, 4 July 2013.
Hasselt University.
54

Visibilidade
• Definição da URL
É importante que cada instituição escolha um
domínio institucional único para que seja utilizado
pelos outros sistemas da instituição.

57

Visibilidade
 É aconselhável que o repositório possua domínio ou
subdomínio próprio.
 Esta é uma condição adotada pelo webometrics
(http://repositories.webometrics.info/).
www.repositorio.país

SIM

www.repositorio.instituição.país
www.instituição.país/repositório

NÃO

58

Visibilidade
 Evite alterar a url.
 Evite também urls espelho, mesmo que haja
redirecionamento.
www.repositorio.instituição.país
www.repositório-instituição.país

Espelhos

59

Visibilidade
 Para facilidade de acesso e visibilidade do
repositório é importante que a instituição
tenha o link do RI em sua página inicial.

60

Visibilidade
• Nomeação de arquivos
Para aumentar a visibilidade do documento para
os motores de busca aconselha-se:
 Nomear o arquivo com o título do documento.

61

Visibilidade
• Exemplo de boas práticas
http://www.repositorio.ufma.br:8080/jspui/

62

Visibilidade
• Nomeação de arquivos
 Para aumentar a visibilidade do documento
para os motores de busca deve-se salvar o
documento em formatos ricos, como o pdf.
 Não utilize códigos e abreviaturas ao nomear o
documento.

63

Visibilidade

http://repositorios.inmetro.gov.br/

64

DIRETÓRIOS
INTERNACIONAIS DE
REPOSITÓRIOS DIGITAIS

65

ROAR (Registry of Open Access
Repositories)
• Desenvolvido pelo grupo Eprints.org
• 3511 sistemas registrados
– 136 no Brasil
– 58 em Portugal

http://roar.eprints.org/
66

OpenDOAR (Directory of Open
Access Repositories)
• Desenvolvido pelo grupo Sherpa
• 2461 sistemas registrados
– 75 no Brasil
– 45 em Portugal

http://www.opendoar.org/
67

Ranking Web de Repositorios
Webometrics
• Lista de repositórios que armazenam
principalmente trabalhos científicos.
• São classificados segundo critérios que
combinam dados de presença na web e seu
impacto.

http://repositories.webometrics.info/
69

Webometrics
• Para ser avaliado o repositórios deve comprir
algumas condições:
1. Ter um domínio ou subdomínio próprio.

2. Ter conteúdos majoritariamente de
trabalhos científicos

70

Webometrics
Categoria

Forma de avaliação

%

Tamanho

Nº de páginas recuperadas por meio do
Google

10%

Visibilidade

Nº total de links externos recebidos
multiplicado pelo nº de domínios web de tais
links (informação proporcionada pelo
MajesticSEO)

50%

Arquivos ricos

Quantidade de arquivos em formatos pdf,
doc, docx, ppt, pptx, ps, eps no Google

10%

Google Scholar Número de artigos publicados entre 2007 e
2011.

30%

71

Webometrics
• Questionamentos sobre o cálculo da posição
dos RIs no ranking.
• Presença de diferentes tipos de sistemas.
• Importância política do ranking.

72

Webometrics

73

Webometrics

74

Webometrics

75

SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO
PARA A COMUNIDADE
ACADÊMICA

76

Serviços de informação para a
comunidade acadêmica
 Disseminação seletiva da informação
– Assinatura de coleções: recurso simples e
automático que permite ao RI manter contato
constante com seus usuários e promover o seu
uso.
– Para assinar uma coleção é necessário que o
usuário se cadastre.
77


78

– Uso de RSS: ferramenta utilizada para
disseminação de conteúdos de interesse dos
usuários.
– Para utilizar o RSS é necessária a utilização de
leitor (reader) de RSS.
79

http://repositorio.ufrn.br:8080/jspui/

80


http://repositorio.unb.br/

81

– A diferença entre a assinatura de coleções e o RSS
é: no primeiro, o usuário assina apenas a temática
específica de seu interesse, enquanto na outra
recebe notificações de qualquer novo depósito ou
notícia.

82

 Estatísticas
– É um dos serviços mais atrativos e maior impacto
imediato.
– A divulgação das estatísticas pode ser uma boa estratégia
de marketing para o repositório.
– O Dspace oferece um módulo básico de estatísticas.
• Por meio deste módulo básico é possível observar o
total de visitas por ano, as cidades e países que
visitaram o RI.
83

 Exemplo de boas práticas

http://repositorio.cbc.ufms.br:8080/jspui/

84

 Estatísticas
– Algumas instituições já aperfeiçoaram o módulo
básico de estatísticas do software.
– Existem algumas ferramentas que permitem a
gestão e o monitoramento das estatísticas do
repositório.
85

 Exemplo de boas práticas

http://www.lume.ufrgs.br/

86

 Estatísticas
– Existem projetos internacionais voltados à análise
de estatísticas de uso e de impacto dos RI. Dentre
eles:
•
•
•
•

Directrices OpenAIRE para Estadísticas
Guía REBIUN-FECYT-RECOLECTA
PIRUS
OA Statistik
87

Preservação
– Os documentos depositados nos RI serão
preservados permanentemente.
– É recomendável a utilização de formatos em que
não haja perda de resolução e/ou qualidade: TIFF,
BMP, PDF etc.
88

Preservação
– Aconselhável o uso de identificadores persistentes
por meio de contratação de serviço handle ou
gerenciamento próprio.

89

Preservação
– Iniciativas e projetos sobre preservação digital:
•
•
•
•

Preserving Access to Digital Information (PADI)
The PREMIS
Digital Library Federation (DLF)
Preservación del patrimonio documental (UNESCO)

90

Estratégias de Marketing
• Para garantir a visibilidade e participação da
comunidade no RI, as estratégias de
Marketing são fundamentais.
• Público-alvo de um repositório:
– Pesquisadores
– Administradores Acadêmicos
– Audiências Externas
92

• LA Referencia:
– Estratégias de Perfil: criar marca e logo
– Estratégias de Atração: incentivar o depósito
– Estratégias de Motivação: apresentar efeitos do RI

– Estratégias de Consulta: comunicação direta com
o público alvo
93

Barton e Waters (2004)
- De cima para baixo
- De baixo para cima

94

• A experiência da Universidade de Nebraska
(EUA)
• Contrataram um editor como coordenador do
Repositório
• Criaram um slogan de Marketing
• Estatísticas de downloads e uso evidenciadas
na página do repositório:
http://digitalcommons.unl.edu/
95


Fonte: GIESECKE, 2011, p. 538

96

Redes Sociais
• Ferramentas que podem ser usadas para divulgar o
repositório e seu conteúdo.
 Facebook
 Twitter
 Pinterest
 LinkedIn
 Delicious

98

Redes Sociais
http://arca.igc.gulbenkian.pt/

99

Redes Sociais
• Podem ser utilizadas para divulgar o Repositório e seu
conteúdo
Exemplo: página no facebook “Agro Sustentável” da Embrapa

100

Referências
• BARTON, M. R.; WATERS, M. M. Creating an institutional repository.
[Cambridge]: MIT, 2004. 134 p. LEADIRS workbook. Disponível em: <
http://hdl.handle.net/1721.1/26698 >. Acesso em: 04 out. 2013.
• LA REFERENCIA. Red Federada de Repositorios Institucionales de
Publicaciones
Científicas.
Disponível
em:
<http://lareferencia.redclara.net/rfr/ >. Acesso em: 2013.
• GIESECKE, Joan. Institutional Repositories: keys to success. Journal of
Library Administration, v. 51
2011. Disponível em: <
http://digitalcommons.unl.edu/libraryscience/255> Acesso em: 04 out.
2013.
• LEITE, F. et al. Boas práticas para a construção de repositórios
institucionais da produção científica. Brasília: Ibict, 2012.
• LEITE, Fernando César Lima. Como gerenciar e ampliar a visibilidade da
informação científica brasileira. Brasília: Ibict, 2009.
102

Repositórios e Diretórios
consultados
• IBICT. Diretório de Políticas de Acesso Aberto das Revistas Científicas
Brasileiras (DIADORIM). Disponível em: <www.ibict.br/diadorim>. Acesso
em: 2013.
• UnB. Repositório Institucional da Universidade de Brasília. Disponível em:
< http://repositorio.unb.br/>. Acesso em: 2013.
• UFV. Sistema Brasileiro de Informação do Café. Disponível em:
<http://www.sbicafe.ufv.br/>. Acesso em: 2013.
• MUSEU
PARAENSE
EMÍLIO
GOELDI.
Disponível
em:
<
http://repositorio.museu-goeldi.br/jspui/>. Acesso em: 2013.
• LIBRARY
OF
CONGRESS.
Disponível
em:
<http://www.loc.gov/standards/mets>. Acesso em: 2013.
• LIBRARY
OF
CONGRESS.
Disponível
em:
<http://www.loc.gov/standards/mods/>. Acesso em: 2013.
• LIBRARY OF CONGRESS. Disponível em: <http://dublincore.org/>. Acesso
em: 2013.
103

consultados
• AGRIOCEAN Dspace. Disponível em: <http://agris.fao.org>. Acesso em:
2013.
• WEBOMETRICS. Ranking Web of Repositories. Disponível em:
<http://repositories.webometrics.info>. Acesso em: 2013.
• UFMA. Repositório Institucional da Universidade Federal do Maranhão.
Disponível em: <http://www.repositorio.ufma.br:8080/jspui/>. Acesso
em: 2013.
• INMETRO.
Acervo
Digital
do
Inmetro.
Disponível
em:
<http://repositorios.inmetro.gov.br/>. Acesso em: 2013.
• ROAR.
Registry of Open Access Repositories. Disponível em:
<http://roar.eprints.org/>. Acesso em: 2013.
• OPENDOAR. Directory of Open Access Repositories. Disponível em:
<http://www.opendoar.org/>. Acesso em: 2013.
104

consultados
• UFRN. Repositório Institucional da Universidade Federal do Rio Grande do
Norte. Disponível em: <repositorio.ufrn.br:8080/jspui>. Acesso em: 2013.
• UFMS. Repositório Institucional da Universidade Federal de Mato Grosso
do Sul. Disponível em: <http://repositorio.cbc.ufms.br:8080/jspui>.
Acesso em: 2013.
• UFRGS. Repositório Digital da Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
Disponível em: <http://www.lume.ufrgs.br/>. Acesso em: 2013.
• OPENAIRE. Open Access Infrastructure for Research in Europe. Disponível
em: <http://www.openaire.eu/>. Acesso em: 2013.
• RECOLECTA. Recolector de Ciencia Abierta. Disponível em:
<http://www.recolecta.net/buscador/documentos/GuiaEvaluacionRecolec
tav1.0-1.pdf.> Acesso em: 2013.

105

consultados
• IGC.
Fundação
Calouste
Gulbenkian.
Disponível
em:
http://arca.igc.gulbenkian.pt/. Acesso em: 2013.
• INFOTECA-E. Informação Tecnológica em Agricultura. Disponível em:
<http://www.infoteca.cnptia.embrapa.br/>. Acesso em: 2013.
• EMBRAPA.
Agro
Sustentável.
Disponível
em:
<http://facebook.com/agrosustentavel> Acesso em: 2013.

106

OBRIGADA!
Bianca Amaro <bianca@ibict.br>
Luísa Café <luisacafe@ibict.br>
Maria Fernanda Melis <mariamelis@ibict.br>
Michelli Costa <michelli@ibict.br>

Coordenação do Laboratório de Metodologias de
Tratamento e Disseminação da Informação
(+55) (61) 3217-6449

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