Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Projektteams

Kommunikation und
Zusammenarbeit in
verteilten Projektteams
Möglichkeiten durch Enterprise 2.0
und Praxiserfahrungen

GPM Regionalgruppe Dresden
Tino Schmidt. Communardo.

Agenda

> Communardo – kurz vorgestellt.
> Wie arbeiten Unternehmen und Projektteams
heute?
> Herausforderungen verteilter Teams
> Warum vernetzt Social Software verteilte
Projektteams?
> Praxisbeispiele zu Anwendungsbereichen in
verteilten Projektteams.

Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (0) 351/833 820 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite 2

Communardo Software GmbH

> Beratung und
Softwarelösungen zur
Optimierung der
Kommunikation und
Zusammenarbeit in
Unternehmen.

> Gegründet 2001 mit Hauptsitz
in Dresden und Standort in
Stuttgart.

> Insgesamt über 280 feste
Mitarbeiter, davon 70 feste
Mitarbeiter in der Beratung
und Lösungsentwicklung.

> Communardo Tochter-
unternehmen Communote
2012 gegründet.


Unternehmensstrukturen und Projektarbeit

Wie arbeiten Unternehmen heute?


Beispiel 1: Kirchhoff Gruppe

> 1785
• Nadelfabrik WITTE
> 1984
• Start der Expansion Fa. M.
Kutsch
> 1994
• Zukauf von FAUN (7 Werke,
6 Länder)
> 2006
• Zukauf Reha Gruppe
> 2011
• Zusammenarbeit Van-Rob

Die KIRCHHOFF Gruppe mit
42 Werken in 16 Ländern
Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://kirchhoff-automotive.de/


Beispiel 2: Beratungsunternehmen

> Siemens: „Bei uns gilt der
Grundsatz: Beratung vor Ort beim
Klienten.
> ME: „Wir beschränken uns bewusst
auf zwei bis drei Tage pro Woche vor
Ort beim Klienten“
> ME: „Als ME-Berater betreuen Sie
anfangs einen, später zwei, als
erfahrener Projektleiter bis zu drei
Klienten gleichzeitig.“
> HPO: 12.15 Uhr: Mittagessen
gemeinsam mit HPO’lern, die auf
anderen Projekten in Bern arbeiten
> Capgemini: Die Bürowoche wird
i.d.R. nach der 5-4-3-Regel gelebt.
• 5 Tage Kunden beraten
• vier Tage davon beim Kunden vor Ort.


Beispiel 3: typische Projektorganisation (Communardo)

Kunde > Kunde:
• ca. 180 Standorte weltweit
• ca. 65.000 MA
Generalauftragnehmer • ca. 10 Teammitglieder
> Auftragnehmer
w. Subauftragnehmer
Auftragnehmer • 7 Teammitglieder
> Communardo
Produkthersteller
• 22 Projektmitglieder
• 5 Teams involviert
• Projekt und Produktentwicklung
> weitere Subauftraggeber
• ca. 5 und 2 Projektmitglieder
> Arbeitsstandorte
• Dresden: Firmenverbund 3
Unternehmen
• Kundenstandort Deutschland


Projektebeispiel

Projekt Netzwerk
„Bildungswissenschaften“
Ziel: „ …. E-Learning-Aktivitäten an den
Hochschulen in Rheinland-Pfalz zu
initiieren und zu koordinieren“

Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text): http://netbi.vcrp.de/index.php/NetBiPublic/Beteiligte
/

Projektbeispiel

Projekt „LIST“
Lichteinfang in der Silizium-basierten
Dünnschichtsolarzellen-Technologie

Ziel: „ …. Neue Strukturen und
Materialen finden und zur
Produktreife führen.

Kein Kundenbeispiel: Quelle (Bild, Text):http://www.helmholtz-berlin.de/forschung/enma/si-pv/projekte/list_de.html

Erfolgsfaktoren für Projekte – Studie GPM

Häufigste Ursache für das Scheitern von Projekten (2007) • Wie stelle ich sicher,
dass räumlich
getrennte, unter
Top- und Low Performer - Indikatoren
Zeitdruck agierende
Projektteams gut
kommunizieren?

• Wie erhält das
Management den
Überblick über
Projektlage?

• Wie greife ich auf
Erfahrungen aus
früheren Projekten
Quelle: http://www.competence-site.de/downloads/f5/c6/i_file_12399/PA_GPM_Studie_Erfolgsfaktoren_Projekte.pdf
zurück?


Unternehmensstrukturen und Projektarbeit

Wie sehen Ihre Projekt-
strukturen aus?

Was sind Ihre größten
Herausforderungen
und Hindernisse?


Warum verteilte Projektteams aufbauen?

> Unternehmensübergreifende
Kooperation
• Stärkere Auswahl nach fachlichen
Kompetenzen und weniger nach regionalen
Gesichtspunkten
• weltweiter Einbezug von Experten
> Verfügbarkeit von Informationen
• dezentral angesiedelte Informationen
werden allen Teammitgliedern zugänglich
> Beschleunigung der Arbeitsprozesse
• Virtuelle Teamarbeit kann durch schnellen
Informations- und Wissensaustausch die
Performance klassischer Teams übertreffen
• Nutzung des regionalen Zeitversatzes
> Aufträge im Partnerverbund
• die Kapazitäten mehrerer Unternehmen
können genutzt werden


Verteilte Projektteams.

Herausforderungen verteilter Teams.

Informationsflüsse im verteilten Team

Räumliche Trennung bedingt:
> Kommunikation erfolgt ausschließ-
lich über elektronische Medien
> Fehlende Orientierung für
Mitarbeiter durch unsichtbaren
Rahmen des Teams
Virtuelle Teams > Geringere Identifikation mit der
durch Telefon, E- gestellten Aufgabe und dem Team
Mails, Fileserver > Die Bereitschaft, Knowhow zu teilen,
und Dokumente ? sinkt durch fehlende Transparenz
> Rat und Unterstützung sind
schwieriger zu bekommen
> Leistungen werden nicht sichtbar ->
geringere Motivation des Einzelnen
> Missverständnisse und fehlende
Kommunikation können Teams
spalten

Wie arbeiten private Nutzer zusammen?

Social Networks :
> verändert und beschleu-
nigt Kommunikation
> ermöglicht Vernetzung
mit Anderen
> schaffen transparente
Informationsräume
> ist ein offenes Infor-
mationsmedium
> ermöglich es Jedem,
Informationen zu
erstellen und zu teilen
> den Austausch und die
Zusammenarbeit fördert


Web 2.0 im Unternehmen - Social Software

Warum fördert Social Software die
Zusammenarbeit und Kommunikation in
verteilten Projektteams?


Virtuelle Räume

Projekträume
mit Social Software
Quelle: http://www.hpi.uni-potsdam.de/hpi/veranstaltungen/cebit/cebit_2008.html


Team Collaboration in Projekträumen

> Eine Anlaufstelle für
das Projektteam
> Steigerung der
Transparenz im Projekt
> Kontextinformationen
werden verfügbar
• Projektteam
• letzte Änderungen und
Ergebnisse
• Ergebnisse von
Statusmeetings
• Probleme und Lösungen


Kommunikation

Kommunikation
mit Social Software


Projektkommunikation

Kunde
Projektkommunikation erfolgt nicht
hierarchisch sondern über Prozesse,
Generalauftragnehmer Projekt- und Organisations-
w. Subauftragnehmer strukturen hinweg
Communardo

Produkthersteller

Kommunikation

Generalauftragnehmer

Kunde

w. Subauftragnehmer

Communardo Produkthersteller


Kommunikationsvielfalt

> Statusupdates
• Ich teile meinen persönlichen Status, Probleme,
Fragen.
• Feedback über Antworten oder Kommentare
> Microblogging zur Teamkommunikation
• Sichtbare Kommunikation im Team
• Effiziente Verteilung von Informationen
• Rahmen für eigenständige Problemlösungen
> Instant Messaging
• Erreichbarkeit unabhängig vom Ort
• Schnelle Antworten
> Xing, Twitter , Facebook
• Dialog mit Kunden, Partnern, (pot.) Mitarbeitern


Microblogging zur Teamkommunikation

Diese Konver-
sation steht
dem Projekt-
team zur
Verfügung


Informationsbedarf

Mit Social Software
Informationen erhalten


Meine Information selbst zusammengestellt.

> Das Following Prinzip:
• Ich warte nicht, ich informiere mich, folge und werde
(automatisch) informiert.
• ‚Verfolgbar‘ sind :
• Personen und Netzwerke
• Communities und Workspaces
• Dokumente, Wiki Seiten, Blogs
• Themen (Tags, Suchen)
> aktiver Prozess
> Informationen können an den Bedarf
angepasst werden.
> Gewinn:
• Schnelligkeit. Anpassbarkeit.
• Optimierte Informationsversorgung.
• Netzwerke.

Kommunikationsvielfalt

> Activity Streams
• Einbindung unterschiedlichster Nachrichtenströme
• auch unternehmensexterne Quellen lassen sich
integrieren:
• Blogs, Foren,
• Youtube, Flickr, Podcasts
• Artikel, Kommentare, Ideen, Feedback
• Soziale Netze

• bieten Interaktion zur
• Zusammenarbeit mit anderen Social Software
Plattformen und Communities
• Zur Handhabung (Filterung, Tagging) des persönlichen
Informationsbedarfes

Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011


Social Evolution – E-Mail trifft Activity Stream
Quelle: What's New in IBM Lotus Connections 3, Lotusphere 2011


Vernetzung

Vernetzung
mit Social Software


Corporate Facebook für mehr Vernetzung


Corporate Facebook für mehr Vernetzung

> User Generated Content – Mein Profil
• Anwender können Profile eigenständig pflegen
• Profilseiten fördern Transparenz durch Tags, Status
Updates, Netzwerk, neueste Aktualisierungen
• Profilseiten verknüpfen eigene Aktivitäten (Blogs-
Wikieinträge, ….)
• Tags ermöglichen übergreifende Suche und Filterung

> Following und Einladungen
• Netzwerke werden individuell aufgebaut
• Netzwerke stehen zur Ideenfindung, bei Fragen und
zur Problemlösung zur Verfügung

> Verzeichnis
• Selbstorganisiert, aktuell, übergreifend


Wo ist die Grenze meines Netzwerks?

Mobile Nutzung des
Corporate Facebooks

Zugriff auf alle
Bereiche des eigenen
Netzwerks.

Verfolgen der
Kommunikation

Zusammenarbeit in
Communities


Informationsflüsse im verteilten Team

Social Software überwindet räumliche
Trennung, weil:
> Zusammenarbeit in Communities
Zusammenhalt und Orientierung
bietet
> Informationen gezielt zusammenge-
stellt und schneller ausgetauscht
werden
> Kommunikation und damit Ergeb-
nisse, Leistungen, Erfolge und
Probleme sichtbar werden
> Die Transparenz die Identifikation
mit der gestellten Aufgabe und dem
Team erhöht
> Rat und Unterstützung durch
Mitarbeiternetzwerke leichter
nutzbar sind

Beispiele aus der Praxis

Welche Lösungen unterstützen verteilte
Projektteams?


Projektdokumentation mit Confluence

> Erstellung der
Dokumentation im Team
• Jeder kann seinen Teil
beitragen
• Alle Projektmitglieder
sehen den aktuellen und
vollständigen Stand
> Änderungen werden
sichtbar
> Kommunikation erfolgt am
Inhalt


Projektkommunikation mit Communote
http://www.communote.com

> Projektraum zur
Teamkommunikation
> Selbstorganisation im
Team durch Transparenz
> Automatische Verteilung
von Informationen
• z.B. Ergebnisse aus
Statusgesprächen
> Hohe Innovations- und
Problemlösungs-
kompetenz im Team
> Aktive Wissenssicherung
im Projekt
> Wechsel der Projekt-
mitglieder ohne
Wissensverlust
• Link


Team Collaboration mit IBM Connections

> Zusammenarbeit in
Projekt-Communities
> Nutzung der Blogs für
Statusdokumentation
> Nutzung des Wikis für
gemeinsam erarbeitete
Dokumente
> Nutzung von Aktivi-
täten in Communities
zur gemeinsamen
Planung
> Ablage von Dateien in
der Projekt-Community


Projektaufgaben mit Jira verwalten

> Verteilung von Aufga-
ben im Team
> Nutzung eigener
Workflows und
Freigaben
> Agile Projektarbeit
Enge Integration in
Confluence


Projektmanagement mit Projexec

> Verknüpft
Projektmanagement
und Team
Collaboration
> Kommunikation und
Diskussion im
Projektkontext
> Sichtbarkeit von
Status, Fertig-
stellungsgrad,
Aufgaben
> Mobiler Zugriff auf
Projekte


Projektmanagement mit Projexec


Nutzen von Social Software 2.0 im Unternehmen

Nutzung des weltweit
ermöglicht Feedback und
verteilten Wissens
Mitarbeitereinbindung selbstständige
Zusammenarbeit
fördert Ideen
und Innovationen
optimal informierte
Mitarbeiter
Transparente
Führung in Projekten und Teams

Über Standorte hinweg vernetzte Mitarbeiter,
schnelle Entscheidungen

Projekt- und Beratungsgeschäft

Communardo Software GmbH · Kleiststraße 10 a · D-01129 Dresden/Germany · Fon +49 (0) 351/833 820 · Mail info@communardo.de · www.communardo.de Seite

Unser Kompetenzen

Weitere Informationen:
> Communardo Homepage
www.communardo.de

> Communardo Techblog
http://www.communardo.de/t
echblog

> HNC-Blog
http://www.humannetwork
competence.de

> www.communote.com


Unsere Kunden – D / A / CH (Auswahl)

Dresden

Stuttgart


Kontakt

Tino Schmidt
Tino.schmidt@communardo.de
www.xing.com/profile/
Tino_Schmidt5
http://Twitter.com/TinoSchmidt

Telefon: +49 (351) 8332-214

Michael Grüning Communardo Software GmbH
Kleiststraße 10 a
michael.gruening@communardo.de
01129 Dresden
www.communardo.de/home/mgr
Leinfelder Str. 64
Telefon: +49 (711) 22254-403
70771 Leinfelden-Echterdingen
Mobil: + 49 (160) 7 47 97 54
www.communardo.de/


Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Projektteams

Recommended

Recommended

More Related Content

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

More from Communardo GmbH

More from Communardo GmbH (20)

Kommunikation und Zusammenarbeit in verteilten Projektteams