A biblioteca particular de Calouste Gulbenkian : análise, tratamento e divulgação de uma colecção patrimonial

A biblioteca particular de Calouste Gulbenkian :
análise, tratamento e divulgação de uma colecção
patrimonial

Ana Barata I Constança Rosa I Eunice Pinto
Fundação Calouste Gulbenkian I Biblioteca de Arte

Políticas de informação na sociedade em rede I Conteúdos: gestão, acessibilidade, utilização
Guimarães I 7 a 9 de Abril I 2010

http://bibliotecaparticular.gulbenkian.pt/en/sirius.exe/

Introdução

O projecto “Biblioteca particular de Calouste Gulbenkian”

Processamento bibliográfico
Identificação da colecção
Redefinição dos critérios de processamento
Aplicação dos critérios de processamento

Preservação, conservação e restauro
Principais fases do processo
Diagnóstico do estado de conservação
Planeamento das intervenções
Acções de P&C: acondicionamentos, organização e
instalação

O sítio web da Biblioteca Particular

O futuro: Gestão integrada de sistemas e serviços?


Os livros foram companheiros de toda a vida de Calouste Gulbenkian, que
os acarinhou com o desvelo de um verdadeiro bibliófilo.

Ele próprio dividiu a sua colecção particular em duas secções:

Museu - manuscritos e obras impressas que ilustram a Arte do Livro no
Oriente e no Ocidente, entre o século 13 e a primeira metade do século
20.


Biblioteca de Arte – secção “Documentação“ utilizada por Calouste
Gulbenkian para apoiar as suas actividades de coleccionador e para
satisfazer a sua paixão pelo estudo e investigação.

É constituída por cerca de 3.000 títulos de diversos tipos de publicações -
monografias, periódicos, catalógos de exposições, de museus e leilões e
álbuns de fotografias - e de diversas áreas do conhecimento.


Integra exemplares com as seguintes características:

• edições especiais e/ou antigas e/ou raras
• encadernações de luxo e de artífices famosos
• edições com ilustrações valiosas
• tiragens reduzidas e/ou numeradas
• autógrafos e dedicatórias de personagens ilustres
• inscrições, sublinhados e anotações
• …


O projecto “Biblioteca particular de Calouste Gulbenkian”

Este projecto foi concebido e desenvolvido pela BA no âmbito das
comemorações do 50º aniversário da Fundação Calouste Gulbenkian (1956-
2006).

O seu objectivo foi dar visibilidade a este património bibliográfico, realçando
a importância da biblioteca pessoal do Fundador para o estudo da sua
colecção de arte e para a compreensão da sua personalidade, gostos e
preferências estéticas.


O Projecto iniciou-se em Janeiro de 2005 e foi oficialmente concluído em
Abril de 2007, com a apresentação pública do sítio Biblioteca Particular de
Calouste Gulbenkian.

No seu desenvolvimento estiveram envolvidas diversas equipas internas
(gestão das colecções, controlo bibliográfico, sistema de informação) e
externas (software e web design, fotografia, conservação e restauro) à BA,
assim como outros departamentos da Fundação.


O processamento bibliográfico de uma colecção privada com valor patrimonial
conduz à aferição e, eventualmente, à redefinição dos critérios de descrição,
adequando-os ao objecto em causa. Aplicados, passam a melhor reflectir o
valor intrínseco da informação, dando assim melhor testemunho das intenções
de quem a coligiu ao longo do tempo.


Fase 1 : Identificação da colecção (1)
Identificação e/ou confirmação de títulos e exemplares

a) Fontes de informação directa:
• livros de inventário e registo;
• facturas de aquisição das obras
• correspondência com coleccionadores, editores, livreiros…
• dedicatórias e marcas de posse;
• anotações manuscritas e mensagens para colaboradores….


Fase 1 : Identificação da colecção (2)
b) Fontes de informação indirecta:

• âmbito cronológico e temático da colecção;
• biografias, bibliografias e catálogos bibliográficos;
• sítios Web de antiquários, alfarrabistas e casas leiloeiras;
• evidências físicas das espécies (ex. tipo e época da encadernação);
• diários de viagens e livros publicados por C. Gulbenkian;
• proveniência das monografias e colecções de revistas.


Processamento Bibliográfico
Fase 2 : Avaliação e redefinição dos critérios de processamento (1)

Parte da colecção ainda não tinha sido objecto de processamento
bibliográfico, dado existirem exemplares cuja proveniência ainda não tinha sido
identificada.

A descrição bibliográfica existente, muitas vezes omissa em relação às
características intrínsecas e únicas dos documentos, não evidenciava o valor
patrimonial da colecção no seu conjunto.



Os registos bibliográficos constantes do catálogo não se apresentavam
normalizados, uma vez que:
• resultavam das diferentes práticas catalográficas da Biblioteca
ao longo do tempo;
• os critérios de descrição bibliográfica utilizados variavam de
acordo com a temática das obras, observando-se um maior grau
de especificidade e exaustividade nas áreas da História da Arte e
Artes Visuais.



O processo de revisão e conclusão do processamento da colecção seguiu a
política de descrição em uso na BA, observadas que foram as disposições
normativas internacionais vigentes à data da realização do projecto.


Normas utilizadas
a) Catalogação
• RPC
• AACR2
• ISBD(A); ISBD(M); ISBD(S)

b) Classificação
• CDU



c) Indexação
• SIPORbase – Sistema de Indexação em Português
• AAT (Art and Architecture Thesaurus)
• UNESCO Thesaurus

Formato de recolha de dados bibliográficos
• UNIMARC
Software utilizado : Horizon 7.3


Fase 3 : Aplicação dos critérios de processamento (1)

Informação inscrita nos registos bibliográficos

Edições especiais I Exemplares numerados I Dedicatórias I Anotações
manuscritas I Obras autografadas e/ou assinadas I Ex-líbris I Recortes das
referências retiradas dos catálogos de vendas I Encadernações especiais e
encadernações assinadas



Informação inscrita nos registos de exemplar :

Criação de códigos de colecção I Inscrição dos números originais de inventário
em campo próprio I Inscrição da proveniência dos exemplares (D, L ou A) I
Estado de Obra Reservada para todos os documentos da colecção.



Campos UNIMARC opcionais mais frequentes :

campo 304 notas relativas ao título e menção de responsabilidade I campo 305
notas relativas à edição e à história bibliográfica da publicação I campo 306 notas
relativas à publicação, distribuição, etc. I campo 312 notas relativas a títulos
relacionados I campo 316 notas relativas ao exemplar em presença I campo 317
nota de proveniência I campo 320 nota relativa a bibliografia e índices internos I
campo 327 nota de conteúdo


Fase 4 : Consolidação da informação

Revisão final de todos os registos bibliográficos, verificando-se:

• entradas de Autores
• entradas de Assuntos
• entradas de CDU
• campo da Descrição física
• notas à Descrição física
• notas ao Exemplar


Preservação, Conservação e Restauro
Fase 1 : Avaliação do problema (1)

Observação geral e caracterização da colecção:
• tipologias documentais;
• número de exemplares;
• âmbito cronológico e temático;
• organização original e actual;
• ocorrência de documentos instáveis ou deteriorados;
• intervenções de P&C anteriores


Fase 1 : Avaliação do problema (2)

• conhecer a extensão do problema de P&C;

• identificar eventuais causas do estado da colecção;

• determinar carências de acondicionamento e armazenamento;

• planear acções de P&C


Fase 2 : Planeamento
Plano de organização das acções de P&C:

• previsão de custos;

• duração do processo;

• equipa(s) envolvida(s);

• workflow


Fase 3 : Medidas de preservação imediatas

• tratamento físico dos exemplares (etiquetas das cotas, alarmes,
ex-líbris, etc.);

• separação física dos materiais inclusos nas obras (cartões,
bilhetes, recortes de imprensa, correspondência, flores secas, etc.);

• restrição de acesso aos documentos

http://bibliotecaparticular.gulbenkian.pt/en/sirius.exe/ I artlib@gulbenkian.pt

Fase 4: Observação sistemática e registo
Ficha de diagnóstico para cada exemplar, para registar:
• patologias detectadas;
• intervenções anteriores;
• necessidades de acondicionamento;
• registo fotográfico (sempre que necessário).

Criou-se um sistema simples de controlo do processo de diagnóstico e
registo.

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Fase 5 : Diagnóstico do estado de conservação
Principais patologias detectadas:
• encadernações deterioradas;
• fragilidade das lombadas e estrutura;
• deterioração do papel (acidificação, foxing, sujidades …);
• colas ácidas, adesivos e ferrugem;
• páginas mutiladas
• …
Em geral, o estado da colecção era razoável


Fase 6 : Planeamento das intervenções (1)
• grande nº de exemplares a intervir;
• tempo disponível/duração do projecto;
• complexidade e diversidade das situações;
• organizações dos exemplares por tipologias de intervenção;
• volume e fluxo de trabalho, segurança e agilidade de processos:
- acções nas instalações da BA;
• volume de trabalho, tempo e intervenções mais complexas:
- acções no exterior (técnicos nacionais e empresa escocesa).


Fase 6 : Planeamento das intervenções (2)

• mínimo de intervenção;
• respeito pela integridade e originalidade dos documentos;
• conservação dos materiais integrantes;
• utilização de produtos quimicamente estáveis;
• utilização de materiais e soluções adequados.


Fase 7 : Acções de P&C

• limpeza mecânica;
• consolidação de rasgões;
• planificação do papel;
• preenchimento de lacunas (catálogos de leilão mutilados);
• remoção de colas ácidas;
• transferência de acidez (evitar repasses);
• encadernação/reencadernação e restauro de originais;
• encadernações em pele: limpeza e hidratação


Fase 8 : Acondicionamentos

• acondicionamentos de acordo com as características dos documentos
(constituição e formas de deterioração), custos, necessidades de
manuseamento e transporte;

• utilização de materiais estáveis, como poliéster e papel/cartão acid
free.


Fase 9 : Armazenamento

• organização actual por assuntos de acordo com a organização original
da biblioteca particular;

• armazenamento dos exemplares entre as obras do fundo geral coloca
problemas de preservação

No futuro, pretende-se juntar num mesmo espaço toda a biblioteca
particular de Calouste Gulbenkian.


Fase 10 : Controlo e monitorização

• controlo regular da qualidade do trabalho de P&C;

• monitorização das condições de ambiente (HR e
temperatura);

• inspecção sistemática e regular para detectar eventuais sinais
de degradação dos exemplares.

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O Futuro: Gestão integrada de sistemas e serviços ?

A FCG, como organização, procura responder às exigências colocadas neste
novo século, com uma concepção alargada de documento/objecto e uma
noção integradora dos seus diferentes serviços -
Biblioteca, Museus e Arquivo. O objectivo será o de promover a interligação
dos diferentes sistemas: sistema de gestão documental, de informação
museológica e de informação arquivística.


O Futuro: Gestão integrada de sistemas e serviços ?

Assim, num próximo futuro, os cenários de integração que vamos
construindo para gerir eficazmente a informação, permitirão aos diferentes
públicos usufruir, de forma rápida e simples, da totalidade dos recursos
disponibilizados por esta mesma instituição.


Muito obrigada!

abarata@gulbenkian.pt I crosa@gulbenkian.pt I epinto@gulbenkian.pt

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