MF0978 Apunts

Certificat de Professionalitat
Activitats de gestió administrativa
ADGx0x08
MF0978_2: Gestió d’arxius.
60 hores.
1. GESTIÓ D'ARXIUS, PÚBLICS I
PRIVATS.
MF0978 – ADGD0308
Gestió d’arxius.
Què és un arxiu?
a) Conjunt de documents que són producte de
l’activitat de persones o empreses i que es
conserven com a referència o pel seu valor.
b) Institució que té com a finalitat reunir,
tractar, conservar, inventariar i fer difusió de
documents relacionats temàticament.
c) Edifici o dependència on es conserven els
documents rellevants d’una empresa.
Formador: Antonio Carrasco
1. Gestió d'arxius, públics i privats. 3
1
2
3

a.1) Arxius públics.
• Conjunt de documents
produïts o rebuts per
persones físiques o
jurídiques en el transcurs de
la seva activitat emmarcada
en el dret públic.
• No es poden destruir.
• No poden canviar de
titularitat.
a.2) Arxius privats.
• Conjunt de documents
produïts o rebuts per
persones físiques o
jurídiques en el transcurs
de la seva activitat privada.
• La Llei obliga a les
empreses a conservar
alguns documents un
temps determinat.
1.1.- Aplicació de tècniques d'arxivament
documental.
4
5
6

L’arxiu documental.
• Organització sistemàtica i ordenada dels
documents propis de l’empresa.
– Comandes.
– Albarans.
– Factures.
– Etc.
• Els documents es conserven per poder
consultar la informació produïda i/o rebuda.
La vida del document.
Creació del
document
Registre
Classificació,
ordenació, ús
Arxivament i
conservació
Accés Transferència Eliminació
Sistemes de classificació i ordenació.
La informació es pot agrupar en diferents blocs:
• Informació d’utilitat per a la gestió
empresarial (ex.: fitxes de producció d’una
cuina).
• Documents que s’ha de conservar per
imperatiu legal (ex.: les factures s’han de
conservar, com a mínim, durant cinc anys).
• Documentació i informació històrica (ex:
escriptures notarials de constitució).
7
8
9

Classificació d’arxius
• Segons l’edat dels documents
– De gestió (<5anys)
– Centrals (<15anys)
– Intermedis (<30anys)
– Històrics (indefinit)
• Segons la titularitat
– Pública
– Privada
• Segons la seva organització
– Centralitzats
– Descentralitzats
La documentació es pot classificar segons la seva
activitat en:
• Arxiu actiu (o de gestió): Fins a 5 anys; consulta diària;
disposició immediata (clients actuals, lleis i reglaments
en vigor, etc.).
• Arxiu semi-actiu (o intermedi): De 5 a 30 anys;
consulta esporàdica (a l’espera de trasllat a l’arxiu
inactiu).
• Arxiu inactiu (o històric): Més de 30 anys; documents
conservats per imperatiu legal (a l’espera de la seva
eliminació). Consulta ocasional.
Els arxius es poden classificar segons la seva
ubicació en:
• Arxiu central: coordinen els arxius
descentralitzats i reuneixen els documents
que provenen d’aquests. La seva consulta és
ocasional. Per empreses petites.
• Arxius descentralitzats: No es troben unificats
en un únic espai físic; reuneixen documents
en tràmit i de consulta continuada.
10
11
12

• L’acumulació de documents fa necessari establir
mecanismes d’organització a l’hora de desar-los
per què la cerca posterior sigui ràpida i eficient.
• La importància de la documentació que una
empresa té arxivada rau en:
– La prova física de què una acció administrativa s’ha
dut a terme (amb força legal).
– La conservació de la història de les gestions que s’han
fet (consultes).
• El més important d’un sistema de classificació és
que, un cop triat, sigui conegut i seguit per totes
les persones que han de utilitzar-ho.
• Hi ha diferents sistemes que poden oferir
combinacions entre ells:
– Sistema alfabètic (per lletres de l'abecedari).
– Sistema numèric (per assignació de números).
– Sistema alfanumèric (combinació dels dos anteriors).
– Sistema cronològic (per dates).
– Sistema de classificació temàtica (per matèries).
– Sistema geogràfic (per ubicacions).
El sistema alfabètic.
• Utilitza l’ordre de l'abecedari (a, b, c..., x, y, z).
• El criteri és ben conegut per tothom però s’ha de
tenir especial cura:
– Els noms de les persones es disposen per primer
cognom, segon cognom i nom, separat amb coma.
– S’ordenen per la primera lletra del primer cognom.
– Quan coincideix la primera lletra de dos primers
cognoms, s’utilitzen les següents lletres per ordenar.
– Si coincideixen els primers cognoms s’utilitzen els
segons i, si també coincideix, el nom.
13
14
15

El sistema alfabètic (cont.)
– Si coincideix també el nom, s’utilitzarà un criteri
consensuat per diferenciar (adreça o professió).
– En els cognoms compostos units per un guionet es
prescindirà del guionet i es consideraran un de sol.
– No es tindran en compte preposicions o articles que
formin part del nom o de la raó social.
– En els noms estrangers les partícules sí que es
consideren part del cognom.
– No es tindran en compte titulacions (Dr., Llic., Dipl.,
etc.) ni l’activitat d’una empresa si forma part de la
seva raó social.
Els sistemes numèric i alfanumèric.
• Agrupa els documents segons el criteri numèric
o alfanumèric amb què es codifiquen.
– S’assignen números de forma correlativa a mesura
que s’arxiven documents.
– Per la ràpida localització es genera un índex
auxiliar, ja que la codificació pot arribar a ser
complexa.
El sistema cronològic.
• Utilitza l’ordre de dates i s´ha de convenir quina
és la data que ha de servir per ordenar:
– Data d’emissió del document.
– Data de venciment d’una factura.
– Data d’entrada o sortida del document a l’empresa.
• En qualsevol cas s’ha de tenir cura de:
– Utilitzar sempre el criteri ascendent o descendent.
– Si no aparegués una data en el document, cal fer-la
constar.
16
17
18

El sistema de classificació temàtic.
• Es segueix un criteri ben conegut basat en un
atribut del document (factures, clients, etc.).
• S’ha de tenir cura de:
– Establir un criteri clar per definir el moment en
què un document passa d’un grup de classificació
a un altre (Ex.: de Factures pendents a Clients)
– Definir un sistema addicional per ordenar els
documents agrupats segons un criteri.
El sistema geogràfic.
• És útil si l’empresa té l’activitat ubicada en
diverses delegacions (països, províncies, etc.).
– Cal definir les zones en què es classificaran els
documents.
– Per canviar el criteri de zones no cal reordenar
tota la documentació, sinó agrupar o dividir les
zones.
– Cal definir un sistema addicional per ordenar els
documents agrupats segons un criteri.
Finalitat i objectius.
• Disposar de la informació per elaborar nous
documents (cartes, estadístiques, etc.).
• Fer possible un seguiment de les tasques dels
diferents departaments de l’empresa.
• Controlar l’evolució de l’empresa (comparació
de resultats d’exercicis, etc.).
• Compliment de la Llei per la conservació de
documentació per un temps determinat.
19
20
21

Índexs d'arxiu: actualització.
• Els índex són llistes de referències a documents,
emmagatzemades en arxius, que permeten
trobar-los ràpidament.
• Es poden confeccionar amb dos tipus de
llenguatges:
– Lliures (a través d’un programari d’anàlisi):
• Llista de paraules clau: paraules rellevants dels documents.
• Descriptors lliures: conceptes extrets dels continguts.
– Controlats (assignats amb una llista prèvia
estructurada):
• Llista d’autoritat (Ex.: llista d’autors)
• Tesaurus: elements amb relacions d’equivalència o jerarquia.
Aplicació de manuals d'ajuda.
• El manual de l’arxiu té com a objectiu intruir
l’usuari en l’ús de l’arxiu i proposar solucions a
possibles problemes.
• El manual de l’arxiu ha de contenir.
– Una introducció.
– Les finalitats particulars de l’arxiu.
– Una guia d’utilització.
– Una secció amb solució a possibles problemes.
– Una adreça a la qual dirigir-se per més suport.
Millores davant detecció de problemes
d'organització.
• Mantenir els manuals amb revisions periòdiques:
– Reunir i compilar informació (Test).
– Estudi preliminar de les àrees implicades.
– Preparació de l’inventari dels procediments.
– Integració de la informació.
– Anàlisi de la informació.
– Definició dels procediments.
– Revisió dels objectius i definició
de l’àmbit d’actuació.
– Implementació pràctica (Actua).
Planeja
Fes
Test
Actua
22
23
24

1.2.- Procediment de registre i arxivament
posterior.
Procediments.
Qüestions primordials a tenir en compte:
• Portar un registre de la documentació existent
(manual o informàtic).
• Seleccionar el material a arxivar (criteris
estrictes).
• Purga de la documentació obsoleta
(destrucció segura).
Procediments.
Registre de la documentació
Classificació i ordenació
( Codificació )
( Pre-arxivament )
Arxivament i custòdia.
25
26
27

Procediments.
Per planificar i organitzar el procés d’arxiu es
tindran en compte les següents qüestions:
• L’espai de l’arxiu.
• El recorregut que han de fer les persones que
treballen amb la documentació arxivada.
• El tipus de documentació (LOPD - seguretat).
• El volum de documents que ha de contenir
l’arxiu.
I.- IDENTIFICACIÓ DE SUPORTS.
posterior.
Identificació de suports.
El suport per efectuar l’arxiu es pot
classificar en tres grups:
• Carpetes.
• Contenidors.
• Mobiliari.
28
29
30

Identificació de suports: carpetes.
Les carpetes agrupen documents relatius a un
element que es pot arxivar, segons els criteris
establerts.
a) Carpetes simples, subcarpetes o dossiers.
b) Carpetes penjants.
c) Carpetes arxivadores de palanca (AZ).
d) Carpetes classificadores (acordió).
e) Carpetes amb fundes.
Carpetes simples, subcarpetes o
dossiers.
Agrupen els documents relacionat amb un tema
i poden formar part d’una altra carpeta.
1) Amb una pestanya.
2) Amb una finestra
superior frontal.
3) Amb butxaca o
solapa interior.
4) Dossier pinça.
Carpetes penjants.
• Agrupen documents i subcarpetes referents a
un element classificable.
• Disposen d’uns suplements metàl·lics o
plàstics laterals per poder-les penjar de guies
existents a armaris, estanteries u calaixos.
• Amb visors laterals o
superiors per poder
identificar-les.
31
32
33

Carpetes arxivadores de palanca.
• Els documents s´han de perforar per inserir-los
a les anelles que porten i que s’obren amb una
palanca.
• Amb dispositiu per immobilitzar els documents.
Carpetes classificadores (acordió).
• Per ordenació i classificació
de petits volum de
documents.
• Poden ser útils per
transportar documentació
d’un arxiu general a un altre
personal.
Carpetes amb fundes.
• Per protegir els
documents quan es
transporten fora de
l’arxiu.
• Les fundes poden ser
fixes o es poden
afegir.
34
35
36

Identificació de suports: contenidors.
Per organitzar, agrupar i classificar la
documentació a l’arxiu històric.
Identificació de suports: mobiliari.
Per a l’ús personal dels treballadors que utilitzen
la documentació arxivada.
Calaixos i armaris per la consulta continuada de
la documentació de l’arxiu.
37
38
39

Armaris mòbils per aprofitar l’espai i organitzar
la documentació de l'arxiu intermedi o històric.
Estanteries per arxivar en disposició lateral,
vertical o horitzontal.
II.- REPRODUCCIÓ I CONFRONTACIÓ
DE LA INFORMACIÓ D'ARXIU
DOCUMENTAL A DIGITAL.
posterior.
40
41
42

Reproducció i confrontació de la
informació d'arxiu documental a digital.
• La reproducció per fotocòpia dels documents
rebuts permet preservar l’original de què es
malmeti un cop registrat, però augmenta el
volum de paper en circulació.
• La digitalització a través de l'escàner aporta
molts avantatges tant als usuaris com a les
empreses, fent més eficient el procés d’arxiu i
recuperació de la documentació.
Avantatges de la digitalització
documental.
• Unifica el punt d’accés de la documentació
digitalitzada.
• Agilitza la cerca i recuperació dels documents.
• Facilita la classificació i la tasca d’arxivar.
• Evita la duplicitat per diferents finalitats.
• Minimitza la necessitat de l’ús del paper.
• Permet controlar l’estat i ubicació dels documents
dins l’arxiu.
• Permet incrementar la integritat i seguretat de
determinada documentació.
Inconvenients de la digitalització
documental.
• Precisa de protecció addicional per prevenir
l’accés no autoritzat.
• Els documents digitalitzats no tenen la validesa
legal que té la documentació original.
• Errors de comunicació de la xarxa poden impedir o
dificultar l’accés als documents.
• Errors en els dispositius d’emmagatzematge poden
provocar la pèrdua de documents digitalitzats si
no s’han habilitat les còpies de seguretat.
• La visualització dels documents pot no ser tan
còmoda com en paper.
43
44
45

1.3.- Procediments d'accés, cerca, consulta,
recuperació, actualització, conservació
i custòdia de la informació arxivada.
Accés a l’arxiu.
• L’arxiu físic és el lloc on es conserven els
documents importants d’una empresa.
• L’arxiu pot estar restringit a determinades
persones amb diversos nivells d’acreditació,
depenent de la política de seguretat que hagi
establert l’empresa.
• L’accés pot estar regulat per mesures de
seguretat electrònica o bé per la figura del
responsable d’arxiu.
Cerca i consulta de documentació.
• Per trobar ràpidament la documentació arxivada
s’utilitza l'índex del registre.
• El registre dels documents que entren i surten de
l’empresa facilita el procés de la cerca dins l’arxiu.
El registre informa sobre la seva ubicació.
• La consulta de documents arxivats es realitza
normalment dins l’espai limitat de l’arxiu físic.
• La recuperació d’un original pel seu ús fora de
l’arxiu comporta una nota en el registre
especificant la persona acreditada que se’n fa
responsable.
46
47
48

Conservació, actualització i custòdia.
El responsable de l’arxiu és la persona que té al seu
càrrec la gestió i conservació dels documents que
entren a l’arxiu seguint les seves normes:
• Verifica que es respectin els sistemes d’ordenació
i classificació.
• Facilita la documentació de l’arxiu al personal de
l’empresa segons l’acreditació que té.
• S’ocupa de la distribució i actualització de la
documentació arxivada dins l’espai destinat a
l’arxiu i la seva transferència a l’arxiu central.
1.4.- Funcions i característiques dels
sistemes operatius i d'arxivament.
Els sistemes operatius i d'arxivament.
Els sistemes operatius
estructuren els
dispositius on
s’emmagatzemen les
dades en forma
jeràrquica d’arbre
invertit.
49
50
51

• La carpeta superior de la
qual ‘pengen’ totes les
demés correspon a l’arrel i
s’anomena directori arrel
o carpeta principal.
• Cada carpeta pot contenir
arxius o altres carpetes
que s’anomenen
subcarpetes.
Disc local (C:)
Disc local (C:)
Disc local (C:)
Programes
Programes
Programes
Usuaris
Usuaris
Usuaris
Usuari 1
Usuari 2
Documents
Sistema Operatiu
Sistema Operatiu
Sistema Operatiu
Textos
Imatges
Configuració d'objectes en sistemes
operatius. Forma d'operar-hi.
• Per referir-se concretament a un arxiu o a una
carpeta cal especificar la ruta que s’ha de recórrer
des de la carpeta arrel per arribar-hi a l’objecte.
• Per exemple
C:UsuarisUsuari1DocumentsArxiu.ext
fa referència a l'arxiu que és a la carpeta
Documents que es troba a la carpeta Usuari1 dins
la carpeta Usuaris ubicat a la carpeta arrel del
dispositiu d’emmagatzematge C:
52
53
54

Creació de carpetes o subcarpetes.
• Es creen noves carpetes des de l’Explorador
d’arxius del Windows o des del menú
contextual.
55
1. Gestió d'arxius, públics i privats.
Canvi de nom de carpetes.
• Per canviar el nom d’una carpeta cal seleccionar-la i:
a) Fer clic passats 2 segons i escriure el nou nom.
b) Triar l’opció del menú contextual o de l’Explorador.
c) Seleccionar la carpeta i prémer la tecla de funció F2.
• Dins una carpeta no poden haver dos carpetes amb
el mateix nom (màxim 255 caràcters).
• Es poden utilitzar els caràcters a-z , 0-9, espai, guions
i parèntesis, i no / : * ? " < > | .
56
Acció d’obrir una carpeta.
• Al fer doble clic damunt una carpeta
determinada, s’obre una finestra (window)
que mostra el seu contingut.
• També es pot obrir seleccionant-la i triant
l’opció del menú contextual o de l’Explorador.
• La forma en què es mostra el contingut es pot
configurar des de les opcions de l’Explorador.
57
55
56
57

Opcions de l’explorador Windows 8
1. Selecció
d’ubicació.
2. Navegació.
3. Cinta d’opcions.
4. Barra d’adreces.
5. Llista d'arxius.
6. Títols de
columna.
7. Quadre de
cerca.
8. Barra d’estat.
9. Panel de detalls
i vista prèvia.
58
Opcions de cerca amb Windows 10
Text de la cerca
Acció de copiar una carpeta.
Hi ha diverses formes d’obtenir una còpia:
a) Utilitzar el menú contextual (apareix fent clic
amb el botó secundari del ratolí sobre la
carpeta) i fer servir els comandos Copiar i, sobre
la ubicació de destí, Pegar (Enganxar) per desar-
la.
b) Seleccionar la carpeta i utilitzar la combinació de
teclat [Ctrl+C] (Copiar) i [Ctrl+V] (Enganxar).
c) Arrossegar la carpeta que es vol copiar fins la
nova ubicació mentre es manté polsada la tecla
[Ctrl] (drag & drop).
60
58
59
60

Acció de moure una carpeta.
També hi ha formes alternatives de moure-les:
amb el botó secundari del ratolí sobre la
carpeta) i fer servir els comandos Cortar (retallar
de l'origen) i Pegar (enganxar a la destinació).
b) Seleccionar la carpeta i utilitzar la combinació de
teclat [Ctrl+X] (retallar) i [Ctrl+V] (enganxar).
c) Arrossegar la carpeta que es vol copiar fins la
nova ubicació mentre es manté polsada la tecla
shift [] (drag & drop).
61
Eliminació de carpetes.
a) Utilitzar el menú contextual i triar l’opció
Eliminar. Es desa a la Paperera de reciclatge
des d’on es pot Restaurar.
b) Seleccionar la carpeta i utilitzar la tecla
[Supr] (eliminar). Es desa a la Paperera de
reciclatge.
c) Arrossegar la carpeta que es vulgui eliminar
fins la Paperera de reciclatge (drag & drop).
62
Operacions amb arxius.
• Els documents digitals emmagatzemats a
l’ordinador estan continguts en arxius.
• Al nom de l'arxiu el segueix una extensió que
indica l’aplicació a la qual està vinculat,
separada del nom per un punt (nom.ext).
• S’anomenen i classifiquen convenientment en
carpetes a fi de què la seva posterior
localització i recuperació sigui ràpida i eficient.
63
61
62
63

Creació d'arxius.
• Quan es desa la informació generada per un
programa o aplicació informàtica, es crea un arxiu
en una ubicació determinada i amb el nom que
l’usuari li assigna.
• Quan s’escaneja un document, l’usuari pot desar
l'arxiu amb un format seleccionable del programa
d’escaneig (imatge o PDF).
• S’assignarà a l'arxiu el nom que li correspon
aplicant els criteris d’ordenació i de codificació
establerts per l’arxiu.
64
Canvi de nom d’un arxiu.
• Per canviar el nom d’un arxiu només cal fer
clic sobre l'arxiu prèviament seleccionat i
escriure el nou nom (igual que les carpetes).
• Dins una carpeta no poden haver dos arxius
amb el mateix nom (màxim 260 caràcters).
• Es poden utilitzar els caràcters a-z , 0-9, espai,
guions i parèntesis, i no / : * ? " < > |.
65
Acció d’obrir un arxiu.
• Els arxius s’acostumen a obrir des de les
aplicacions amb què han estat generats,
utilitzant els comandos corresponents.
• Si es fa doble clic sobre un arxiu determinat
s’obre una finestra de l’aplicació a la qual està
vinculat, que mostra el seu contingut .
• També es pot obrir amb una aplicació
determinada triant-la amb la opció adequada
del menú contextual (Abrir con ).
66
64
65
66

Desament d’un arxiu.
• Un arxiu es desarà al finalitzar una aplicació que
l’ha estat generant o modificant el seu contingut
o quan finalitzi el procés d’escaneig.
• És convenient utilitzar els comandos de l’aplicació
per desar l’arxiu a intervals, a fi d’evitar que es
perdi la informació generada per accident.
• Al desar un arxiu es modifiquen alguns dels seu
atributs com, per exemple, la data de la última
modificació.
67
Desament d’un arxiu.
1.- ON es desarà?
2.- AMB QUIN NOM
es desarà?
3.- AMB QUIN
FORMAT es desarà?
1. Gestió d'arxius, públics i
privats.
68
Acció de copiar un arxiu.
amb el botó secundari del ratolí sobre l'arxiu)
i triar les opcions Copiar i, sobre la ubicació
de destí, Pegar per desar-lo.
b) Seleccionar l'arxiu i utilitzar la combinació de
teclat [Ctrl+C] (copiar) i [Ctrl+V] (enganxar).
c) Arrossegar l'arxiu que es vol copiar fins la
nova ubicació mentre es manté polsada la
tecla [Ctrl] (drag & drop).
69
67
68
69

Acció de moure.
• Cada arxiu es pot localitzar de forma única
dins un sistema d’emmagatzematge
especificant el camí que és necessari recórrer
per arribar a ell des de la carpeta arrel,
anomenant el dispositiu on és emmagatzemat
i les seves carpetes separades pel caràcter .
• Exemple:
C:UsersUsuari1DocumentsArxiu.pdf
70
Acció de moure un arxiu.
a) Utilitzar el menú contextual i triar les opcions
Cortar (retallar) i, sobre la ubicació de destí,
Pegar (enganxar) per desar-lo.
b) Seleccionar l'arxiu i utilitzar la combinació de
teclat [Ctrl+X] (retallar) i [Ctrl+V] (enganxar).
c) Arrossegar l'arxiu que es vol copiar fins la
nova ubicació mentre es manté polsada la
tecla shift [] (operació drag & drop).
71
Acció de moure un arxiu (cont.).
• És possible copiar o canviar d’ubicació un
conjunt de carpetes i/o arxius
seleccionant-los prèviament...
a) Seleccionar els elements un a un fent clic sobre
ells mentre es manté polsada la tecla [Ctrl].
b) Seleccionar un conjunt d’elements correlatiu
senyalant el primer i, mantenint polsada la tecla
shift [], senyalant l'últim.
...i aplicant els mètodes descrits anteriorment.
72
70
71
72

Eliminació d’un arxiu.
a) Utilitzar el menú contextual i triar l’opció
Eliminar. Es desa a la Paperera de reciclatge
des d’on es pot Restaurar.
b) Seleccionar els arxius i utilitzar la tecla [Supr]
(eliminar). Es desen a la Paperera de
reciclatge.
c) Arrossegar els arxius que es volen eliminar
fins la Paperera de reciclatge (drag & drop).
73
Recuperació d’un arxiu.
• Els arxius i les carpetes que s’eliminen es
desplacen a la Paperera de reciclatge.
• Des de la paperera de reciclatge:
a) Es poden recuperar els arxius a la seva ubicació
original.
b) Es poden eliminar definitivament.
Formador: Antonio Carrasco 74
1.5.- Tècniques de protecció d'accessos
públics i privats, en arxius
convencionals i informàtics.
73
74
75

Els accessos a la informació.
• L’empresa ha de regular l’accés a la informació
sensible (arxiu físic, servidor de dades) a
través d’un Sistema de Gestió de la Seguretat
de la Informació (SGSI) que consideri:
– Els actius a protegir.
– Les amenaces possibles.
– Els riscos probables.
– Els impactes haguts.
– El control neutralitzador (mesures).
• Els objectius del SGSI són (implementació
associada):
– Confidencialitat: Informació accessible només per
les persones acreditades (autenticació).
– Integritat: Per què la informació recuperable sigui
correcte i completa (redundància i backup).
– Disponibilitat: La informació ha de ser accessible
quan sigui necessària (manteniment dels
components del servei).
• L’aplicació del SGSI implica que la direcció de
l’empresa aprovi i publiqui un document que
contingui les directrius per protegir la
informació:
Política de Seguretat de l’Empresa.
• El personal de l’empresa:
– L’ha de conèixer.
– L’ha de comprendre.
– S’ha de comprometre amb el seu compliment.
76
77
78

La protecció d'accessos públics i
privats en arxius convencionals.
• Establir barreres físiques i
procediments de control:
– Mesures de prevenció.
– Contramesures davant
amenaces als recursos i la
informació confidencial.
• Habilitar la figura del
responsable de l’arxiu.
– Control de credencials.
– Registre d’arxiu.
privats en arxius convencionals.
Amenaces físiques Prevenció i contramesures
Incendi.
Elaboració/Implantació Pla Contra-Incendis.
Bombers.
Inundacions.
Condicionament de les instal·lacions.
Manteniment.
Instal·lacions elèctriques.
Manteniment de les instal·lacions.
Estabilitzadors de tensió.
Sistemes d’Alimentació Ininterrompuda.
Riscos personals.
Normes ergonòmiques.
Aplicació Pla Riscos Laborals.
Robatori. Detecció i alarma anti-intrús. Càmeres.
Sabotatges.
Control de presència (càmeres, targetes...).
Control d’accés (targetes, personal de
seguretat, lectors biomètrics...).
privats en arxius informàtics.
• L’autenticació és el procés per el qual es
verifica que una persona és qui diu ser.
• L’autenticació en una xarxa informàtica es pot
dur a terme a través de:
– Conjunt de claus d’accés usuari/contrasenya.
– Certificat d’usuari (gratuïts i de pagament).
– DNI electrònic.
– Lectors biomètrics.
79
80
81

Nivells de protecció: determinació.
• Segons el nivell de confidencialitat, el nivell de
protecció de la documentació haurà de ser:
– Nivell bàsic: aplicable a tots els arxius que
continguin dades de caràcter personal.
– Nivell mig: arxius que continguin dades relatives a
serveis financers, infraccions administratives o
penals o bé permetin obtenir una avaluació de la
personalitat d’un individu.
– Nivell alt: arxius que continguin dades de salut,
religió, origen racial, ideologia i orientació sexual.
Nivells de protecció: determinació.
• Segons la rellevància de la seva pèrdua la
informació pot ser d’importància:
– Alta (credencials d’autenticació...). Danys greus.
– Mitja (documents administratius). Danys
moderats.
– Baixa (dades oficials). Informació accessible al
públic.
Disposició de contrasenyes i
atributs d'accés.
• El Pla de Seguretat estableix quines persones
estan habilitades per accedir i tractar dades
amb sistemes de gestió d’usuaris:
– Control d’accés a la xarxa (registre).
– Identificació i autenticació d’usuaris.
• L’autenticació positiva assigna a l’usuari
privilegis o atributs d’accés per:
– utilitzar recursos de la xarxa.
– recuperar informació disponible.
82
83
84

Disposició de contrasenyes i
atributs d'accés.
• L’administrador de la xarxa implementa el Pla
de Seguretat amb un sistema de gestió
d’usuaris:
– Avaluació de necessitats d’accés.
– Creació i eliminació d’usuaris i codis d’accés.
– Assignació i modificació de permisos.
• L’administrador de la xarxa és el responsable
de la seguretat de la xarxa i ha de respondre
de les incidències que s’hi puguin produir.
Autoritzacions d'accés o consulta,
detecció d'errors en el procediment.
• Les dades transmeses i emmagatzemades podran
ser modificades i eliminades per aquelles
persones que tinguin concedits els atributs
pertinents per realitzar aquestes accions.
• Es guardarà un registre temporal d’accessos i de
les accions que s’han dut a terme des de l’entrada
al sistema (login) fins la sortida (logout) de cada
usuari, incloent els errors en l’autenticació.
• La superació d’un número d’errors preestablert,
pot provocar el bloqueig de l’usuari.
1.6.- Aplicació de procediments de
seguretat i confidencialitat de la
informació.
85
86
87

Els procediments de seguretat i
confidencialitat de la informació.
• L’aplicació dels procediments de seguretat i
confidencialitat de la informació estan
expressats al document de la Política de
Seguretat de l’empresa.
• El document adapta la normativa legal a les
circumstàncies particulars de l’empresa.
Normativa vigent de protecció de dades.
• Reglament europeu 2016/679, de 27 d’abril.
• Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de
Protecció de Dades Personals i garantia dels
drets digitals.
• Instrucció 1/2006, de 12 de desembre, de
l’AEPD, sobre el tractament de dades
personals amb finalitats de vigilància a través
de càmeres o videocàmeres.
Normativa vigent conservació de
documentació.
• Durant tota la vida de l’empresa:
– Documents notarials (escriptures, contractes mercantils).
– Variacions censals i certificats d'inscripcions.
– Actes d’inspecció.
– Llibres de visites .
– Factures d’immobilitzat mentre s’estiguin amortitzant.
• Durant sis anys (Art. 30 del Codi de Comerç):
– A partir de la data de l'últim apunt.
– Documentació comercial (llibres, factures, justificants).
– Inclou el temps després d’haver-se dissolt l’empresa.
– Només quatre anys si estan sota normativa tributària.
– Deu anys si s’ha rebut subvenció del Fons Social Europeu.
88
89
90

Exemples de conservació d’alguna
documentació.
• Els contractes de treball s’han de conservar un mínim
de quatre anys des de la fi de la relació laboral.
• Els resums mensuals dels registres de jornada
(marcatges), un mínim de quatre anys.
• Els rebuts de salaris juntament amb els butlletins de
cotització (TCs), un mínim de quatre anys.
• Còpia de documentació identificativa d’estrangers, un
mínim de quatre anys.
• Dades de treballadors temporals, un mínim de quatre
anys.
• Llibres de Visita exhaurits, fins a cinc anys a partir de la
darrera diligència.
Còpies de seguretat.
• Amb la finalitat de salvaguardar la informació
enregistrada, s’habilitarà el procediment per
què el Sistema Operatiu efectuï còpies de
seguretat en els dispositius pertinents.
• L’administrador del sistema és el responsable
de les còpies i de programar la seva execució.
• Ha de guardar una còpia en un lloc segur fora
del recinte físic d’on és ubicat el sistema.
Còpies de seguretat.
• Les còpies de seguretat poden ser:
1. Totals (es copia tot cada cop que es fa la còpia).
2. Diferencials (modificacions des de l’últim total).
3. Incrementals (s’actualitzen només els arxius que
s’han modificat des de l’últim total o diferencial).
• Es poden seguir diverses estratègies:
a) Còpia total diària.
b) Còpia total setmanal + Diferencial diària.
c) Còpia total setmanal + Incremental diària.
91
92
93

2. OPTIMITZACIÓ BÀSICA D'UN
SISTEMA D'ARXIU ELECTRÒNIC.
MF0978 – ADGD0308
Gestió d’arxius.
2.1.- Equips informàtics: posada en marxa,
manteniment operatiu i revisió
periòdica que evitin anomalies de
funcionament.
El manteniment operatiu i la revisió
periòdica.
• Manteniment operatiu.
– Conjunt de tasques destinades a mantenir en el
millor estat de funcionament del dispositiu al qual
s’apliquen.
Correctiu Immediat
De conservació Diferit
Manteniment Programat
Operatiu Preventiu Predictiu
D’oportunitat
D’actualització
2. Optimització d’un sistema d’arxius
94
95
96

periòdica.
• Manteniment del maquinari: s’acostuma a
aprofitar el temps en què no s’utilitza el sistema i
es programa amb antelació (preventiu-
programat).
• Manteniment del programari:
– Bàsic: Actualitzacions automàtiques del S.O.
– Aplicacions: Actualitzacions automàtiques de cada
aplicació.
– Sistema: Manteniment de conservació dels dispositius
d’emmagatzematge.
periòdica.
• El resultat de l’aplicació d’un Pla de manteniment es
tradueix en:
– Prolongació de la vida útil del sistema.
– Reducció dels costos de reparacions.
– Millora de la productivitat.
Elements de maquinari: unitat central
de processament (CPU).
Espai per ampliació.
Lector/gravador DVD.
Disc dur intern.
Interruptor d’encesa.
Connectors frontals.
97
98
99

Elements de maquinari: unitat central
de processament (CPU).
Entrada de corrent
Sortida de corrent
Interruptor
Ventilador
Font d’alimentació
Connexions
de perifèrics
Ranures
d’expansió
Panel de
connexions
posterior.
Elements de maquinari: sistemes
d’emmagatzematge principal.
• Memòria RAM (volàtil): 1 GB a 16 GB
• Memòria ROM (no volàtil): 256 kB a 16 MB
d’emmagatzematge massiu: tecnologies.
Disc dur extern (USB)
1 TB a 10 TB
Disc dur intern HDD
(ATA) 1 TB a 12 TB
Disc dur intern SSD
(ATA) 16 GB a 2 TB
Lector/Gravador CD – DVD - BD
(ATA) 700 MB – 4,7 GB – 16 GB
Llapis de memòria
(USB) 4 GB – 256 GB
Targetes de memòria
16 MB a 2 TB (2 a 10 MB/s)
100
101
102

d’emmagatzematge massiu: tecnologies.
d’emmagatzematge massiu: problemes.
• Llapis USB no es pot llegir...
– Provar una altre connexió de l’ordinador.
• CD/DVD/BD no es pot llegir...
– Comprovar que la superfície del disc no estigui
rallada o bruta. Netejar del centre cap afora.
– Comprovar que el dispositiu de lectura és l’adient
per al suport que s’intenta llegir.
• Error de lectura al disc dur...
– Informar directament a la persona encarregada.
Elements de maquinari: equips
perifèrics. Monitor: tecnologies.
• Perifèric de sortida per representar
gràficament la informació (text i imatges).
• Tecnologies utilitzades:
– TRC o CRT (Tub de Raigs Catòdics): obsolet.
– LCD.
– Plasma.
– LED.
103
104
105

perifèrics. Monitor: resolucions.
perifèrics. Monitor: problemes.
• No dona imatge...
– Cable de corrent connectat?
L’endoll té corrent?
– Interruptor encès? S’encén el
pilot?
– Ordinador encès?
– Cable senyal connectat?
– Nivells ajustables correctes?
• Imatge descentrada, fosca, falta
de contrast...
– Actuar sobre els controls d’ajust
(menú en pantalla i manual de
referència).
perifèrics. Teclat: tecnologies.
• Perifèric d’entrada per introduir informació
alfanumèrica.
• Connexions: PS/2 USB
• Pot ser un dispositiu sense fils (sense connexió
física).
Teclat
mecànic
Teclat de
membrana
C
F
CODI(C,F)
CPU
E E
E
CODI(E)
108
106
107
108

perifèrics. Teclat: problemes.
• Les tecles no responen...
– Connector desendollat.
– Bateria esgotada (en teclats sense fils).
• Les tecles que es premen no corresponen als
caràcters que apareixen a la pantalla.
– Comprovar que les opcions d’idioma del sistema
operatiu siguin les adients.
perifèrics. Ratolí: tecnologies.
• Perifèric d’entrada apuntador per ser utilitzat
en un entorn gràfic (GUI).
• El seu moviment sobre una superfície es
trasllada a un punter que apareix al monitor.
• Connexions: PS/2 USB
• Pot ser un dispositiu sense fils.
110
perifèrics. Ratolí: problemes.
• El punter no es desplaça a la
pantalla...
– Superfície inadequada. Col·locar
una catifa de ratolí o mousepad.
– Netejar el mecanisme (ratolí de
bola).
• No funcionen els botons...
– Comprovar que no hi ha
objectes que impedeixen que es
moguin.
109
110
111

perifèrics. Impressora: tecnologies.
• Perifèric de sortida per representar sobre
paper la informació impresa (color o B/N).
• Tecnologies d’impressió utilitzades:
– De margarita i de bola (obsoletes).
– D’agulles (matricial i de línia).
– D’injecció de tinta.
– Làser.
– Tèrmiques.
• Mida DIN(A4, A3).
perifèrics. Impressora: propietats.
• Resolucions:
– Es mesura en punts per polzada (dpi).
– Entre 150 dpi (esborrany) a 1.200 dpi (alta qualitat).
• Capacitat d’impressió a doble cara.
• Velocitat:
– Es mesura en pàgines per minut (ppm).
– Entre 4 i 800 ppm (B/N) i entre 0,5 i 80 (color).
• Connexions: paral·lel sèrie (USB) o xarxa.
perifèrics. Impressora: problemes.
• No respon...
– Cable de corrent connectat?
L’endoll té corrent?
– Interruptor encès? S’encén el
pilot?
– És la impressora que s’ha
seleccionat?
– Dóna un codi d’error (paper,
tinta, tòner)? (manual de
referència).
112
113
114

perifèrics. Escàner: tecnologies.
• Perifèric d’entrada que permet obtenir una
imatge d’un document imprès.
• Amb un programari addicional (OCR) es pot
transformar la imatge d’un caràcter en un
caràcter que pot ésser manipulat per un
programa de tractament de textos.
• És possible trobar-lo formant part d’una
impressora com equip multifuncional o bé
com perifèric individual.
perifèrics. Escàner: propietats.
• Interfícies: TWAIN, ISIS, WIA, SANE.
• Velocitat en pàgines per minut:
– Entre 20 150 ppm.
• Resolució:
– Entre 150 i 600 dpi.
• Capacitat d’escaneig a doble cara.
• Formats de sortida: JPG, TIFF, PNG, BMP.
• Connexions: SCSI, USB.
Detecció i resolució de fallades.
• Utilitzar el sentit comú.
• Començar pel subministrament d’energia.
1. Està endollat?
2. L’endoll té corrent?
3. L’interruptor de l’aparell està activat?
4. ...
• Si després de les comprovacions bàsiques
segueix fallant, avisar a qui procedeixi.
115
116
117

Normes de seguretat.
• Apagar el sistema a través de l’ordre del sistema
operatiu i actuar sobre l’interruptor dels
perifèrics.
• El cable d’alimentació elèctrica ha de ser el
primer en desconnectar-se i l’últim en connectar-
se, en manipular l’equip informàtic.
• Els cables s’han d’endollar i desendollar agafats
pel connector, no pas pel cordó.
• Ubicar els components del sistema informàtic
segons les recomanacions del manual.
• Verificar la necessària connexió a terra.
Elements de maquinari: components
físics de xarxes locals (LAN).
• Una xarxa local requereix que un conjunt
d’equips informàtics estiguin interconnectats.
• Responen a dos models d’arquitectura:
– Client/servidor (empreses mitjanes i
corporacions).
– Grup de treball entre iguals (SOHO).
• No hi ha intervenció
de cap operador extern.
• Permet l’intercanvi
d’arxius.
• Cada ordinador necessita una connexió de
xarxa:
– Proporcionada per una NIC.
– Incorporada a la Motherboard.
• El cable de connexió:
– Utilitza 8 fils de parells trenats.
– Finalitza en cada extrem amb un connector RJ45.
– La velocitat de transferència que suporta determina
la seva categoria (CAT5100Mbps – CAT840Gbps).
118
119
120

• Els dispositius de xarxa connecten els
ordinadors en xarxa:
– Hub: concentrador de connexions.
– Switch: connexions més ràpides.
– Router: permet la sortida a Internet.
• Si la connexió és sense fils (WIFI):
– Els ordinadors han de tenir-la habilitada.
– És necessari habilitar un punt d’accés (AP).
Punt d’Accés (AP)
Router
Internet
Elements de maquinari: supervisió de
connexions.
Vista posterior
motherboard
Entrada micro
Sortida audio
Entrada audio
PS/2
SVGA USB-3.0
USB-LAN
T
R
121
122
123

Elements de programari: instal·lació.
• Per afegir programari al sistema informàtic:
– Adquirir-ho en un centre comercial.
• Inserir el CD/DVD d’instal·lació i seguir les instruccions.
– Descarregar-ho per Internet.
• Hi ha programari gratuït (freeware) i de prova.
• Per fer la compra es poden fer servir targetes (Visa,...).
• Un cop descarregat, s’ha de executar l’arxiu i seguir les
instruccions.
– Utilitzar una còpia.
• Tenir present l’ús de llicències i la normativa legal.
Elements de programari: desinstal·lació.
• Alguns programaris incorporen utilitats de
desinstal·lació: seleccionar-la.
• El sistema operatiu té dins el Panel de Control
la utilitat de desinstal·lació de programari.
– Afegir o suprimir programes:
• Obre una llista del programari instal·lat.
• Seleccionar el programa de la llista i tria Suprimeix.
• Seguir les instruccions fins finalitzar.
Elements de programari: programes.
• Els programes són arxius informàtics.
• Contenen instruccions per fer possible que
l’usuari utilitzi l’ordinador per una tasca
determinada.
– Tractament de textos,
– Edició de video,
– Reproducció d’audio, etc.
• Ocupen un espai al disc dur on s'instal·len.
124
125
126

Elements de programari: aplicacions
actualitzades.
• L’actualització del programari
instal·lat pot ser:
– Automàtica: si en el moment de
la instal·lació (o posteriorment)
s’ha validat aquesta opció.
– Manual: en aquest cas cal
visitar el lloc web del fabricant
del programari per descarregar
noves actualitzacions.
Elements de programari: assistents.
• Els assistents o wizards
són petits programes que
guien l’usuari en diverses
accions.
• Generalment s’activen en
els processos d’instal·lació
i desinstal·lació de
programari o maquinari.
2.2.- Optimització de sistemes operatius
monousuari, multiusuari i en xarxa.
127
128
129

Optimització de sistemes operatius.
• Un sistema operatiu (S.O.) és monousuari si
permet que només un usuari el pugui utilitzar.
– L’usuari que utilitza el sistema ha d’encarregar-se
també d’administrar-lo i actualitzar-lo.
• Un S.O. multiusuari permet que diversos usuaris
utilitzin un mateix sistema informàtic alhora.
– Cada usuari ha d’iniciar sessió per accedir al sistema i
té un espai reservat d’emmagatzematge.
– L’usuari amb privilegis d’administrador s’encarrega de
la gestió del sistema i de la resta d’usuaris.
Optimització de sistemes operatius.
• Per mantenir en les millors condicions el sistema
operatiu és necessari tenir activades les
actualitzacions automàtiques.
• Cada cop que el fabricant posa a disposició dels
usuaris una nova actualització el sistema la
descarrega i la instal·la.
• Cal tenir activa la connexió a Internet per què el
sistema efectuï la descàrrega.
• Les actualitzacions (updates) del Sistema
Operatiu Windows són gratuïtes.
Funcions i comandaments bàsics.
• El S.O., a més de supervisar el funcionament
del maquinari i donar suport al programari,
ofereix a l’usuari control sobre el sistema
informàtic.
• Les principals funcions del S.O. són:
• Supervisar el funcionament del
maquinari (CPU i perifèrics).
• Controlar l’inici i la finalització
dels processos.
• Mantenir la integritat de les
dades.
• Planificar l’execució dels
processos.
• Gestionar la memòria. • Gestionar la comunicacions.
• Gestionar els arxius. • Mantenir la seguretat
130
131
132

Eines bàsiques del sistema operatiu.
• Personalització de l’escriptori.
• Personalització del menú Inicio: mostrar
aplicacions,...
133
134
135

• Configurar l’accessibilitat: lupa, ratolí,...
2.3.- Sistemes operatius en xarxes locals:
configuració bàsica d'un sistema de
xarxa, actualització i accions per
compartir recursos.
Xarxa d’àrea local (LAN).
• Una LAN connectada amb arquitectura
client/servidor implica que un dels ordinadors
actuï com administrador de la resta de
dispositius que pertanyen a la xarxa.
• La persona administradora de la xarxa
s’encarrega d’atorgar els permisos d’utilització
dels recursos, així com disposar els elements
que autentifiquen els seus usuaris.
136
137
138

Sistemes operatius en xarxes locals.
• El servidor és l’equip amb sistema operatiu de
xarxa que proporciona recursos als clients.
• Els clients són equips amb un sistema operatiu
d’estació de treball connectats mitjançant
dispositius per treballar en xarxa.
• Un domini és una agrupació lògica d’equips
que permet realitzar una gestió centralitzada
dels seus recursos des de l’ordinador servidor.
• L’Explorador d’Arxius mostra els recursos als
quals té accés una estació de treball quan es
troba connectada en una LAN (Xarxa d’Àrea
Local).
• L’administrador d’un recurs d’una estació de
treball pot configurar el sistema per compartir
un dispositiu, una carpeta o un arxiu per què
es pugui utilitzar per la resta dels usuaris
connectats a la xarxa.
139
140
141

• Un sistema operatiu de xarxa té les següents
característiques:
– Connecta tots els equips i recursos de la xarxa.
– Gestiona els usuaris de forma centralitzada.
– Proporciona seguretat seguint la política de
seguretat de l’empresa.
– Coordina les funciones pròpies de xarxa amb les
de la resta de components.
– Monitoritza i gestiona la xarxa i els seu
components.
Compartir arxius i recursos.
2.4.- Aplicació de mesures de seguretat i
confidencialitat del sistema operatiu:
programes de protecció (antivirus,
firewall i altres).
142
143
144

Mesures de seguretat i confidencialitat
del sistema operatiu.
• És molt recomanable que el sistema
informàtic tingui activats els següents serveis:
– Actualitzacions automàtiques del Sistema
Operatiu (Windows update).
– Antivirus: pot venir incorporat al sistema operatiu
o instal·lat d’un fabricant. S’ha d’actualitzar
diàriament.
– Firewall o tallafoc: pot ser de maquinari i/o de
programari i, en aquest cas, pot venir incorporat al
sistema operatiu o es pot adquirir a un fabricant.
del sistema operatiu: antivirus.
• Un antivirus és un programa informàtic
utilitzat per prevenir, detectar i eliminar virus
informàtics (programes maliciosos).
• El sistema operatiu Windows 10 incorpora
protecció
antivirus amb
Windows
Defender.
del sistema operatiu: antivirus.
• Per què funcioni correctament, un antivirus ha
de poder connectar-se al web del fabricant
per actualitzar diàriament les signatures de
virus.
• No ha d’haver dos antivirus treballant alhora.
• Diversos fabricants ofereixen antivirus gratuïts
145
146
147

del sistema operatiu: firewall.
• El tallafoc o firewall és un element que
s’utilitza en una xarxa d'equips informàtics per
controlar les comunicacions.
• Es permeten o prohibeixen segons les
polítiques de seguretat que implementa
l’administrador de la xarxa.
• El sistema operatiu Windows
incorpora un firewall propi.
del sistema operatiu: anti-spyware.
• Proporciona protecció contra programes que
es poden instal·lar amb finalitat d’espiar les
comunicacions i els continguts dels dispositius
d’emmagatzematge connectats al sistema.
• Hi ha fabricants que ofereixen productes
gratuïts i altres de pagament.
Mesures de seguretat i
confidencialitat: filtre WiFi.
• L’accés de dispositius sense fils en una xarxa
local es pot limitar a través d’un filtre del
router que ofereix el servei.
• Accedint a la configuració interna a través
d’un navegador es pot informar l’adreça física
dels dispositius que podran utilitzar el servei.
148
149
150

Aplicació d’un filtre WiFi.
• Els routers disposen de sistemes per filtrar els equips amb
connexió sense fils que hi poden tenir accés.
2.5.- Mesures de conservació i integritat de
la informació que contenen els arxius.
I salvaguarda dels drets d'autor.
Conservació i integritat de la
informació.
• Es preceptiva la realització de còpies de
seguretat per conservar una còpia de la
informació que enregistra l’usuari.
– En un entorn monousuari l’ha da fer la persona
que utilitza el sistema informàtic.
– En una xarxa local amb arquitectura client/servidor
la còpia de seguretat la fa l’administrador de la
xarxa.
– Es poden fer en medis físics o bé al "núvol" .
151
152
153

informació.
• Recomanacions per les còpies de seguretat:
– Fer còpia de seguretat de totes les dades
importants.
– Actualitzar les còpies de
seguretat tant sovint com
sigui possible.
– Guardar les còpies de
seguretat en un lloc segur,
preferiblement fora de la
ubicació de l’empresa.
informació.
• El sistema operatiu té activades funcions automàtiques
orientades a assegurar la integritat de la informació:
– Agrupar fragments d’informació gravades en diferents llocs
dels dispositius d’emmagatzematge per accelerar l’accés
(desfragmentador).
– Supervisar i corregir automàticament els errors de lectura i
gravació d’arxius en els processos d’emmagatzematge.
informació.
• Existeix programari que es pot afegir a
l’ordinador per executar tasques orientades a
mantenir els sistemes d’emmagatzematge
amb el màxim rendiment.
• Les darreres versions de Windows incorporen
utilitats pròpies instal·lades que mantenen els
sistemes a rendiment òptim i desaconsellen la
instal·lació de programari addicional.
154
155
156

Salvaguarda dels drets d’autor.
• El dret de còpia (copyright o drets d’autor) és
una forma de protecció legal -proporcionada
per les lleis vigents en la majoria de països-,
per als autors d'obres originals:
– Literàries (programari).
– Musicals.
– Arquitectòniques.
– Teatrals i cinematogràfiques.
• Si no es diu rés, l’obra té copyright.
Salvaguarda dels drets d’autor.
• Llicències de distribució d’obres originals:
– Domini públic:
• Lliure distribució.
– Copyleft, (alguns drets cedits)
• Llicències de Creative Commons.
– Reconeixement (BY)
– No comercial (NC)
– Sense obra derivada (ND)
– Compartir igual (SA)
2.6.- Normes vigents en matèria de
protecció de dades i confidencialitat
electrònica.
157
158
159

Protecció de dades i confidencialitat.
• "La llei limitarà l’ús de la informàtica per tal de
garantir l’honor i la intimitat personal i familiar
dels ciutadans i el ple exercici dels seus drets"
(Article 18.4 de la constitució espanyola).
• Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de
Protecció de Dades personals i Garantia dels
Drets Digitals (Pàgina web del BOE).
• Reglament europeu (RGPD) 2016/679, de 27
d’abril (PDF - Diari Oficial de la Unió Europea).
Protecció de dades i confidencialitat.
• Les organitzacions hauran d’actuar de forma
conscient, diligent i proactiva en front tots els
tractaments de dades personals que portin a
terme.
• Adoptaran mesures preventives dirigides a
reduir els riscos d’incompliment.
• Hauran de poder demostrar que s’han
implantat aquestes mesures i que són les
adequades per assolir la finalitat que es cerca.
Deures de les organitzacions.
• Designar un Delegat de Protecció de Dades (DPD)
o un responsable per coordinar l’adaptació.
• Elaborar el Registre d’Activitats de Tractament de
dades. Adequar els formularis.
• Realitzar un anàlisi de riscos.
• Implementar les mesures de seguretat.
• Establir procediments de notificació d’esquerdes
de seguretat.
• Realitzar una avaluació d’impacte en la protecció
de dades.
160
161
162

Drets reconeguts en el RGPD.
• Dret d'accés.
• Dret de rectificació.
• Dret d’oposició.
• Dret de supressió (“a l’oblit”).
• Dret a la limitació del tractament.
• Dret a la portabilitat.
• Dret a no ser objecte de decisions individuals
automatitzades.
• Dret d'informació (resumida i detallada).
Drets garantits a la
LOPDGDD 3/2018 (Títol X)
• Drets generals de los ciutadans a Internet.
• Drets específics relacionats amb els menors.
• Drets relacionats amb l’àmbit laboral.
• Drets relacionats amb els mitjans de
comunicació digitals.
• Dret a l’oblit en Internet.
• Dret a la portabilitat a les xarxes socials.
163
164
165

Normativa vigent de protecció de dades.
3. GESTIÓ BÀSICA D'INFORMACIÓ EN
SISTEMES GESTORS DE BASES DE
DADES.
MF0978 – ADGD0308
Gestió d’arxius.
3.1.- Bases de dades.
166
167
168

Bases de dades.
• Una base de dades és un conjunt de dades
referents a determinats temes i organitzades
per a un ús concret.
• Tenen una estructura coherent.
• Són accessibles des d'una aplicació o Sistema
Gestor de Base de Dades (SGBD o DBMS).
• A través del SGBD es poden recuperar les
dades actualitzades pels usuaris sense afectar
ni l'estructura del conjunt ni les altres dades.
3. Gestió d’información en Bases de dades
Tipus i característiques.
• Hi ha diversos tipus de bases de dades i,
segons la seva estructura interna, poden ser:
– Jeràrquiques.
– En xarxa
– Relacionals
– Orientades a objectes.
– Multidimensionals.
• Els dos primers tipus estan en desús i el darrer
s’utilitza per grans volums d’informació.
• Les bases de dades jeràrquiques i les bases de
dades en xarxa tenen certs inconvenients:
– La programació de qualsevol consulta és molt
complicada .
– La independència de les dades és mínima.
– Els sistemes gestors d’aquests tipus de bases de
dades no inclouen controls de seguretat.
• Les bases de dades orientades a objectes són
un model més recent i en evolució.
169
170
171

• Els sistemes gestors de Bases de dades
relacionals (SGBDR o RDBMS) són els més
utilitzats actualment i organitzen les dades en
forma de taules.
• La relació entre dues taules s'aconsegueix
incloent en una de les taules que es volen
relacionar la clau principal de l’altre taula.
Estructura.
• Cada taula d’un SGBDR conté informació sobre
un tema particular.
• Les dades de les taules s’organitzen en
registres i, aquests, en camps.
Camp
Registre
Dada
173
Funcions.
• Mantenir la integritat de les dades.
• Garantir la seguretat de la informació.
• Facilitar l’accés com recurs compartit d’una xarxa.
• Evitar la redundància i inconsistència de dades.
• Organitzar la informació de forma sistemàtica.
• Extreure resums d’informació sobre les dades:
informes que ajudaran a la presa de decisions.
• Exportar o importar dades entre programes
informàtics.
172
173
174

Assistents.
• Les bases de dades creades amb Access
(l’aplicació de la suite ofimàtica de Microsoft
Office) porta associat un assistent que ajuda a
la construcció de cada tipus d’objecte del
sistema gestor.
• Els assistents ajuden a prendre les decisions
necessàries en cada pas de la creació d’un nou
objecte.
Organització.
• Una base de dades relacional s’organitza en
quatre objectes bàsics:
– Taules: objectes principals on s’emmagatzema la
informació en línies de registres formats per camps.
– Consultes: eina que s’utilitza per recuperar la
informació de les taules.
– Formularis: interfícies per mostrar, introduir i
modificar les dades de les taules.
– Informes: permeten visualitzar i agrupar la informació.
3.2.- Manteniment d'informació en
aplicacions de bases de dades:
introducció, ordenació, assistents per
a formularis d'introducció
d'informació i actualització de dades.
175
176
177

Manteniment d'informació en RDBMS.
• Una consideració prèvia a tenir és que
l’administrador de la base de dades ha de saber
quina és la informació rellevant que s’ha
d’introduir i quina no.
• Els següents passos seran:
– Creació de les taules necessàries.
– Construcció dels formularis per introduir dades.
– Recuperació de dades a través de consultes.
– Actualització de dades a través de formularis i
consultes.
– Elaboració d’informes.
Diferents maneres de crear taules.
• Utilitzar els comandos del grup Tablas de la
fitxa Crear.
1. El comando Tabla en crea una per introduir dades
directament en la vista de Hoja de datos.
2. El comando Diseño de tabla en crea una en vista
de Diseño per definir les propietats dels camps.
3. El comando Listas SharePoint permet sincronitzar
dades ubicades en llistes d’un lloc compartit.
Elements d'una taula.
• Al crear una nova taula en Vista de Hoja de datos,
l’aplicació presenta per defecte els següents elements:
1. Nom provisional de la
taula (fins que no es desi).
2. Nom del camp que
identifica els registres
(Id) auto-incremental.
3. Camp proposat per afegir
i definir (fent-hi clic).
4. Registre nou (Nuevo) on
s’introduiran les dades
del primer registre.
1
2
3
4
178
179
180

Elements d'una taula.
1. Nom de la taula.
2. Camp actiu.
3. Barra de cerca.
4. Anar al 1er registre.
5. Anar al registre previ.
6. Registre actiu.
7. Anar al següent registre.
8. Anar al darrer registre.
9. Crear un registre nou.
10. Indicador d’aplicació de filtre.
11. Cercar una dada a la taula.
12. Darrer registre.
13. Noms dels camps.
14. Control per tancar la taula.
1
2
3
4
5 6
7
8
9
11
10
12
13
14
Propietats dels camps.
1. Relació de camps.
2. Tipus de dades dels
camps.
3. Selector del tipus de
dada del camp.
4. Descripció dels camps
(opcional).
5. Conjunt de propietats
del camp seleccionat.
6. Ajuda relativa al valor
opcional de la
propietat
seleccionada.
7. Control per tancar la
taula.
8. Indicador de camp
amb clau principal.
1 2
3
4 7
8
6
5
3
Introducció de dades en la taula.
• Des de la Vista de Hoja de datos, el procediment
és:
1. Crear tots els camps amb el seu nom i el tipus de
dades del camp.
I. Clic sobre Haga clic para agregar.
II. Triar el tipus de dada i polsar [Enter].
III. Escriure el nom del camp i polsar [Enter].
IV. Continuar amb el següent camp fins definir-los tots i
polsar la fletxa a la dreta [] per començar a introduir
dades.
2. Introduir les dades com es faria a una taula de Word.
181
182
183

Moviments pels camps i registres.
• Per desplaçar-se sobre les dades es poden
u litzar les ﬂetxes de direcció ( ↑ → ↓ ← ).
• El camp seleccionat d’un determinat registre
apareix marcat amb la dada que conté en
mode invers (blanc sobre ombrejat fosc).
• Per desplaçar-se o cercar un registre es pot
utilitzar la barra de cerca:
Eliminació de registres d'una taula.
• Obrir la taula i col·locar el punter sobre el
requadre de l’esquerra del registre a eliminar:
1Clic dret
2Clic esquerre
Modificació de registres d'una taula.
a) Obrir la taula.
b) Cercar el registre.
c) Seleccionar el camp a modificar amb el
punter o...
d) Utilitzar les tecles de navegació per accedir a
l’interior del camp a modificar.
184
185
186

Còpia i moviment de dades.
• Seleccionar la dada i utilitzar:
a) El Menú contextual.
b) El Portapapeles (porta-retalls).
c) Les combinacions de tecles:
 Copiar: [Ctrl] + C
 Retallar: [Ctrl] + X
 Enganxar: [Ctrl] + V
• Moure una selecció és la combinació de
retallar més enganxar.
Cerca i substitució de dades.
• Obrir la taula i usar els comandos del grup Buscar de
la fitxa Inicio.
3. Gestió d’información en
Bases de dades
Creació de filtres.
• Seleccionar el camp i, a partir del grup de
comandos ‘Ordenar i filtrar’, ...
187
188
189

Ordenació alfabètica de camps.
• Activar la fletxa del camp i
triar el tipus d’ordenació:
– Alfabètic (A a Z)
– Alfabètic invers (Z a A)
• Si el camp es de data:
– Cronològic (A a Z)
– Cronològic invers (Z a A)
• Si el camp és numèric (o
moneda):
– De menor a major (A a Z)
– De major a menor (Z a A)
Formats d'una taula.
• Access té un conjunt limitat de formats per
aplicar a les taules i al text que aquestes
contenen.
• Els formats són accessibles des de la fitxa
Inicio:
Creació d'índexs en camps.
• Un índex emmagatzema la ubicació
de registres basant-se en el camp o
camps que es vulguin incloure en
l’índex.
• Els índexs acceleren les cerques i
consultes, però el seu ús pot alentir
el rendiment en el moment d’afegir
o actualitzar dades.
190
191
192

Creació d'índexs en camps.
És convenient definir índexs en els camps de les
taules:
• Si es preveu que s’emmagatzemaran molts valors
diferents dins el camp.
• Si es preveu que s’anirà a cercar valors que s’han
emmagatzemat en el camp.
• Si es preveu que s’ordenaran els valors del camp.
• Si el tipus de dada del camp és:
– Text curt, Text llarg, Número, Data/hora, Autonumèric,
Moneda, Sí/No o Enllaç (URL).
Els formularis.
• Presenten a monitor
les dades que estan
emmagatzemades a
les taules de manera
estètica i convenient.
• Faciliten la inserció
de registres i la
modificació de les
dades dels camps.
Creació de formularis.
Per crear formularis seguir els passos:
1. Seleccionar la taula o consulta que conté els
camps que tindrà el formulari i
2. Accedir a la fitxa Crear i, dins el grup
Formularios, seleccionar algun dels següents
procediments:
193
194
195

• Formulario genera automàticament un
formulari basat en tots els camps de la taula o
consulta seleccionada i el presenta en pantalla
amb Vista Presentación.
• Asistente para formularios és similar a
l’anterior però permet triar els camps que
mostrarà el formulari.
• Más formularios permet seleccionar diversos
tipus de disposició dels camps per generar un
formulari que es mostra en Vista Presentación.
Creació d’un formulari amb l’assistent.
a) Seleccionar la consulta o taules en el quadre i
seleccionar els camps que ha de incloure.
b) Seleccionar la distribució dels camps:
- Tabular
- En columnes
- Justificado - Hoja de datos
198
196
197
198

c) Anomenar el nou formulari i obrir-lo...
... o modificar-lo en Vista Diseño.
• Hi ha tres formes de visualitzar un formulari:
– Vista Formulario presenta el formulari amb dades.
– Vista Presentación mostra el formulari amb dades
semi-finalitzat per acabar de personalitzar. Té un
conjunt d’eines propi a la cinta d’opcions.
– Vista Diseño mostra el formulari amb els camps i
permet modificar totes les propietats i posició dels
elements que componen el formulari. Té un
conjunt d’eines propi a la cinta d’opcions.
3.3.- Cerques d'informació en aplicacions
de bases de dades.
199
200
201

Les cerques d'informació.
• La cerca i recuperació de la informació
emmagatzemada a les taules es fa a través de
les consultes.
• Una consulta és una qüestió o pregunta que
es pot plantejar a una o a diverses taules.
• En una consulta es demana:
– Les taules sobre les què s’efectua la consulta.
– Els camps de les taules que es volen recuperar.
– L’aparença i ordenació dels resultats.
Consultes o vistes.
• Les consultes es poden utilitzar amb tres
finalitats:
a) Mostrar dades: consultes de selecció.
b) Modificar dades en consultes d’acció:
 Consultes d’actualització.
 Consultes de creació de taula.
 Consultes de dades afegides.
 Consultes d’eliminació.
c) Agrupar dades: consultes de totals (o de resums).
a) Consultes de selecció.
• Tenen la finalitat de mostrar les dades d’una o
més taules que compleixin uns criteris
determinats.
• El resultat de la consulta és una taula virtual
que fa la cerca de nou cada cop que s’executa
la consulta.
• També es poden crear consultes sobre els
resultats d’altres consultes.
202
203
204

b) Consultes d’actualització.
• S’utilitzen per modificar els camps d’aquells
registres d’una taula que compleixen una
determinada condició, amb un valor comú.
• El valor amb el què s’actualitza un camp pot
ser fixe o bé pot ser el resultat d’una expressió
o fórmula que efectuï un càlcul amb els valors
de camps previs del registre.
• Per executar la consulta s’ha prémer Ejecutar.
b) Consultes de creació de taula.
• Les dades que recuperen aquestes consultes
queden registrats en una nova taula.
• S’ha de definir el nom de la nova taula quan es
dissenya la consulta.
• Cada cop que s’executa es crea la taula i, si ja
existeix, es sobreescriu després de confirmar.
• S’utilitzen com taules temporals per elaborar
informes puntuals que després s’esborren.
b) Consultes de dades afegides.
• Són similars a les consultes de creació de taula
però el resultat té com a destinació una taula
que ja existeix.
• S’ha d’identificar els camps que han de recollir
les dades que s’afegiran.
• Els nous registres s’afegiran al final de la taula
de destinació.
• Els valors dels camps a afegir poden ser fixes o
calculats.
205
206
207

b) Consultes d’eliminació.
• Aquestes consultes s’utilitzen per esborrar el
conjunt de registres d’una taula que
compleixin una determinada condició.
• Si no s’inclou un criteri o condició a una
consulta d’eliminació s’eliminaran tots els
registres de la taula quan s’executi la consulta.
• Els registres esborrats s’eliminen de forma
permanent.
c) Consultes de totals.
• Permeten agrupar el resultat d’una consulta
pel valor d’un o diversos camps.
• També permeten utilitzar funcions com la
Suma() o fer servir expressions per calcular el
valor resultant dels camps dels registres
agrupats.
Creació de consultes.
• L’Asistente para consultas permet crear quatre
tipus addicionals de consultes que poden ser
d’utilitat.
208
209
210

• Des de la fitxa Crear, triar fer-ho amb Diseño
de consulta o amb l’Asistente para consultas.
• L’opció Diseño de consulta obre el quadre
que permet seleccionar les taules i/o
consultes que han de formar part del disseny
de la nova consulta.
• Es poden recuperar
dades d’una o més
taules relacionades.
• Les taules i les seves
relacions es mostren
junt amb la graella
de selecció de
registres.
Selecció de registres de taules.
• La graella de selecció incorpora a la Consulta
de selecció els camps de les taules dels quals
interessa recuperar les dades.
• A l’exemple, s’efectua una consulta que mostri
el nom, els cognoms i les hores que fan els
alumnes del curs de Word:
– Campo: Nombre curso / Criterios: ″Word″
211
212
213

Modificació de registres.
• La modificació massiva de les dades dels
registres de les taules s’efectua a través de les
consultes d’acció.
• Per iniciar el procés:
1. Seleccionar la taula o consulta origen de la qual
s’obtindran els registres per efectuar l’acció.
2. Triar el tipus de consulta d’acció (Crear tabla,
Anexar, Actualizar o Eliminar).
• Per finalitzar el procés s’ha d’executar
la consulta d’acció.
• En una consulta per Crear tabla, a partir del
disseny d’una nova consulta s’haurà d’introduir
el nom de la nova taula que es vol crear...
... i incloure el(s) criteri(s) que seleccionaran els
registres de què constarà la nova taula.
Origen Destinació
• Per afegir registres des d’una taula d’origen
seleccionada, al seleccionar Anexar s’ha
d’introduir el nom de la taula de destinació a la
què s’afegiran nous registres...
• ... i els camps de destinació de les dades.
Origen Destinació
214
215
216

• En una consulta per actualitzar (Actualizar) dades,
s’ha d’incloure a la graella de selecció el nom de la
taula i dels camps que s’han d’actualitzar junt amb el
seu nou valor.
• Per exemple, la consulta següent augmentarà en 5 el
número d’Horas de durada dels cursos d’Internet...
Origen Destinació
• El tipus de consulta Eliminar suprimirà els
registres que coincideixin amb el criteri que
s’especifiqui.
• A l’exemple, s’eliminaran tots els registres de la
taula Nuevos cursos on el valor del camp Nivel
sigui Avanzado:
Origen Destinació
Agrupar i obtenir totals.
• Per agrupar registres i operar numèricament amb els
seus camps s’utilitza la línia Total que es pot afegir a
la graella de selecció des del grup Mostrar u ocultar
de la fitxa Diseño ( Totales).
• A l’exemple, la consulta compta els Alumnos que
viuen en els diferents CPs.
217
218
219

3.4.- Presentació d'informació en
aplicacions de bases de dades.
Presentació d'informació en
aplicacions de bases de dades.
• Access resumeix la informació emmagatzemada
a la base de dades a través dels informes.
• L’informe és la presentació ordenada i amb
format de les dades de les taules i consultes.
• Access permet el disseny d’informes amb eines
destinades a aquesta finalitat.
• Un informe és similar a un formulari, malgrat
que no permet modificar ni introduir dades.
Informes.
• L’objectiu dels informes és obtenir el resultat final
d’agrupacions i ordenacions de les dades que són
a les taules o que s’han extret per una consulta.
• La generació d’un informe permet presentar el
resultat en pantalla en quatre vistes possibles:
– Vista Informes: presenta el resultat de l’informe.
– Vista Preliminar: mostra tal com quedarà imprès.
– Vista Presentación: permet canviar la distribució.
– Vista Diseño: permet modificar totes les propietats.
220
221
222

Creació d'informes senzills.
• Access ofereix a la pestanya Crear un conjunt
d’eines al grup Informes per poder crear-los:
a) Informe: Seleccionar la taula o consulta i, al fer clic
sobre el comando Informe, es mostra
automàticament el resultat en Vista Presentación.
b) Diseño de informe i Informe en blanco: obren una
finestra per dissenyar, respectivament, un informe
des de zero en Vista Diseño i Vista Presentación.
Assistent per fer informes.
c) El procés per crear un informe amb l’assistent
comença per activar-lo i:
1. Seleccionar les taules i/o consultes que han de
servir per elaborar-lo.
2. Seleccionar els camps que ha d’incloure l’informe
3. Seleccionar un camp d’agrupació si es desitja
que l’informe els creï.
223
224
225

4. Establir els criteris d’ordenació dins les
agrupacions (si s’han definit)
5. Indicar l’orientació del paper i la distribució
de les dades segons tres estils d’agrupació...
...i indicar si s’ha de realitzar l’ajust per què
càpiguen totes las dades en una pàgina.
En pasos Bloque Esquema
227
6. Per finalitzar, indicar el nom del nou informe i
si es vol que, a continuació, s’obri en Vista
Diseño per acabar d’ajustar-lo.
226
227
228

Personalització d'informes.
• Des de les vistes Presentación i Diseño és
possible aplicar Temas des de la cinta
d’opcions corresponent a la pestanya Diseño
de qualssevol de les dues vistes.
• També permet afegir encapçalaments i peus
de pàgina a l’informe.
3.5.- Interrelacions amb altres aplicacions.
Interrelacions amb altres aplicacions.
• Una base de dades pot ser manipulada des de
programes externs dissenyats per poder
accedir a les dades que conté.
• Access disposa, a la pestanya Datos externos,
d’eines d’exportació, importació i vinculació
amb altres aplicacions.
229
230
231

3.6.- Aplicació de normes vigents de
seguretat i confidencialitat en el
maneig de dades.
Aplicació de normes vigents de
seguretat i confidencialitat de dades.
• Les mesures de seguretat s’estableixen per
garantir la integritat de les dades i evitar la
pèrdua, alteració o accés no autoritzat.
• Les mesures són tècniques i d’organització:
– Arxius automatitzats de dades personals.
– Centres de tractament locals: programari i maquinari.
– Tractament no automatitzat de dades personals.
– Recursos humans que intervenen en el tractament de
dades personals.
Aplicació de normes vigents de
seguretat i confidencialitat de dades.
• La normativa en seguretat està establerta al
Reglament General de Protecció de Dades
europeu 2016/679 i a la Llei Orgànica 3/2018.
• Entre altres normes, es troben:
– Disposicions sobre arxius automatitzats i en paper.
– Obligacions del responsable dels arxius.
– Nivells de seguretat que s’han d’establir segons el
tipus d’informació que continguin els arxius.
232
233
234

MF0978 Gestió d’arxius
235

MF0978 Apunts

Recommended

Recommended

More Related Content

More from Antonio Carrasco Vidal

More from Antonio Carrasco Vidal (15)

MF0978 Apunts