SIM, Winne Zaneta Wirastika, Hapzi Ali, Analisis dan Perancangan SI (UAS), Universitas Mercu Buana 2017
1. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
AnaAnalisis dan Perancangan Sistem Informasi Apotek
( Tugas UAS )
Dosen: Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA
Disusun Oleh:
Winne Zaneta Wirastika
(43215010273)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
JAKARTA BARAT
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI TAHUN
2017
2. 1.1 Pendahuluan
Era persaingan bebas saat ini, kecepatan pengolahan dan penyampaian
informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap perusahaan,
terutama pada perusahaan-perusahaan yang memiliki tingkat rutinitas yang
tinggi dan memiliki data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi
yang harus diolah tidak memungkinkan dilakukan dengan menggunakan cara-
cara manual. Pengolahan data yang jumlahnya sangat banyak memerlukan
suatu alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian
data yang tinggi. Alat bantu tersebut berupa perangkat keras (hardware) dan
perangkat lunak (software).
Penerapan sistem informasi berlandaskan komputer dalam dunia bisnis
sekarang telah menjadi suatu keharusan, hal ini sebagai salah satu strategi
keunggulan kompetitif. Sistem informasi berlandaskan komputer
merupakan salah satu pilihan yang tepat untuk mewujudkan peningkatan
produktivitas. Penggunaan komputer dan penguasaan ketrampilan
pengguna software yang terintegrasi maka dalam proses pengolahan data
menjadi suatu bentuk informasi, akan dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan
akurat. Suatu hasil pengembangan sistem informasi harus mendukung aktivitas
organisasi sampai jangka waktu tertentu, karena keberadaan suatu sistem
informasi akan disesuaikan dengan perkembangan organisasi atau perusahaan.
Perkembangan perusahaan, permasalahan-permasalahan baru akan muncul
dan informasi yang dibutuhkan semakin komplek.
Penggunaan suatu rancangan desain baru yang dapat menunjang pelayanan
kebutuhan informasi kepada pengguna sistem yang semakin meningkat agar
tetap menjaga perusahaan berada di depan pesaing dan tetap menyetarakan diri
dengan revolusi teknologi dan dampaknya pada produk atau jasa perusahaan.
Pimpinan harus tetap mengikuti dan memanajemen informasi tertentu dan
mengorganisasikannya untuk pengambilan keputusan.
Apotek merupakan salah satu tempat pelayanan kesehatan, yang menyediakan
obat bebas, obat resep yang diperlukan masyarakat dalam membantu
mewujudkan tercapainya kesehatan. Kemudahan, kecepatan dan kepuasan
masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan menjadi hal yang sangat
penting dalam usahanya memperoleh keuntungan. Oleh karena itu dibutuhkan
rancangan sistem yang dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat
2.1 TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Definisi - Definisi
2.1.1Sistem
Sistem merupakan serangkaian prosedur yang saling berhubungan dalam
melaksanakan suatu pkerjaan tertenu. Sistem terdiri dari unsure yang dapat
dikenal, saling melengkapi karena satu maksud, tujuan, dan sasrang. Suatu
sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem.
Adapun karakteristik dari sistem ini adalah sebagai berikut.
1. Komponen:
3. - admin, member/konsumen , manager dan supplier
2. Batasan:
- Data stok Obat, data Pembelian Online, data member
3. Lingkungan:
- Apotek Nasa Farma Sidoarjo
4. Interface :
- Website
5. Input:
- Data member, data Karyawan
6. Output:
- Informasi Stok obat dan data pembelian
7. Goal:
- Member / Konsumen
2.1.2 Informasi
Pada dasarnya informasi merupakan hal yang sangat penting bagi berbagai
pihak dalam perusahaan terutam bagi pihak management perusahaan di dalam
pengambilan suatu kepuusan yang dapat diperoleh dari suatu sistem yaitu
processing system atau information generating system
Definisi umum, informasi adalah sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk
yang berguna bagi pihak yang menerimanya dan bermanfaat di dalam
pengambilan suatu keputusan pada saat ini maupun saat mendatang.
Informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi ini dimanfaatkan oleh
pengguna internal dan eksternal. Pihal internal terdiri dari semua orang yang
terlibat didalam apotek, sedangkan pengguna eksternal adalah pihak yang
berkepentingan diluar, seperti PBF, pasien, dokter.
Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal,
yaitu:
1. Akurat (accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat
merubah atau merusak informasi tersebut.
2. Tepat waktu (timeliness)
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang
sudah usang akan tidak bernilai lagi. Karena informasi merupakan landasan
dalam pengambilan keputusan. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan
harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-
teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.
3. Relevan (relevance)
4. Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi
untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi
mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang
kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan.
2.1.3 Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch k. Roscoe Davis
sebagai berikut: “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi
yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan
“.Jogiyanto(2005:8)
John Burch dan Gary Grudnitski yang ada pada Jogiyanto (2005:8)
mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang
disebut dengan istilah blok bangunan (building blok), yaitu :
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi procedure, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah ditentukan untuk manghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool box) dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
penegndalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian
utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan
perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan
satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan
perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data
untuk keperluan penyedia informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu
diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan
berkualitas dan untuk mengefisiensikan kapasitas penyimpanan. Basis
data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan prangkat lunak paket
yang disebut dengan DBMS (Database Manajemen System).
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana
alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem, kesalahan-kesalahan, ketidakefisienan, sabotese dan sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
5. 2.1.4 Perancangan sistem Informasi
Perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang dan membangun sebuah
sistem adalah:
1. Kebutuhan perusahaan, organisasi atau lembaga, yaitu dengan cara
memahami bidang yang akan dikembangkan, sasaran yang dibidik serta media
yang akan digunakan.
2. Kebutuhan operator, yaitu kebutuhan operator untuk memperoleh sistem
yang mudah dipahami dan dioperasikan serta tampilan yang interaktif.
Kebutuhan operator dapat diperoleh melalui proses wawancara.
3. Kebutuhan pemakai, yaitu keinginan-keinginan dari si pemakai sistem
informasi seperti jaminan keamanan, standarisasi tampilan, kecepatan akses dan
kemudahan dalam pengoperasian.
4. Kebutuhan teknis, yaitu meliputi arsitektur dan konfigurasi sistem. Secara
teknis peralatan dan teknologi yang digunakan, termasuk pertimbangan
penggunaan peralatan yang tidak standar, seperti peralatan multimedia,
kebutuhan interface, database dan perangkat lunaknya.
2.2 Elemen Perancangan Sistem Informasi
Elemen proses perancangan meliputi :
a. Perancangan Data
Perancangan Data merupakan Transformasi model data yang dihasilkan oleh
proses analisis menjadi struktur data yang dibutuhkan pada saat implemntasi.
b. Perancangan Arsitektur
Perancangan Arsitektur merupakan definisi keterkaitan antara elemen-elemen
utama yang akan membentuk program.
c. Perancangan Antarmuka
Perancangan Antarmuka merupakan penjabaran komunikasi internal perangkat
lunak, antara perangkat lunak dengan sistem diluarnya, dan antara perangkat
lunak dengan usernya.
d. Perancangan Prosedur
Perancangan Prosedur merupakan transformasi elemen struktural dan arsitektur
program menjadi deskripsi prosedur.
3. Metode Penelitian
3.1 Pengertian Apotek
Dalam peraturan pemerintah no.25 tahun 1980 yang dimaksud apotek adalah
suatu tempat terrtentu, tempat dilakukan perkerjaan kefarmasiaan
dan pengeluaran obat kepada masyarakat. Apotek adalah tempat menjual dan
kadang membuat atau meramu obat. Apotek juga merupakan tempat apoteker
melakukan praktik profesi farmasi sekaligus menjadi peritel. Kata ini berasal dari
kata bahasa Yunani apotheca yang secara harfiah berarti "penyimpanan".
Menurut KepMenKes No.1027/MENKES/SK/IX/2004, apotek adalah tempat
tertentu tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan
kefarmasian, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Menurut definisi
6. di atas dapat diketahui bahwa apotek merupakan salah satu sarana pelayanan
kesehatan dalam membantu mewujudkan tercapainya derajat kesehatan yang
optimal bagi masyarakat, selain itu juga sebagai salah satu tempat pengabdian
dan praktek profesi apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian.
3.1 Persediaan obat Apotek
Persediaan obat di Apotek dilakukan dari pemesanan obat ke supplier yang nanti
datang di antar pengirim, obat yang dikirim akan masuk ke penerimaan lalu
masuk ke stok obat jika ada obat yang tidak sesuai pesanan dan rusak maka
obat di retur ke supplier. Obat yang ada di stok untuk dijual dalam opreasi
normal ke konsumen.
3.2 Pengertian Pengujian (Testing)
Testing adalah proses mengeksekusi program secara intensif untuk menemukan
kesalahan – kesalahan. Testing sangat penting sebab akan mempengaruhi pada
tata cara pengujian. Pengujian tidak hanya untuk mendapatkan program yang
benar, namun juga memastikan bahwa program tersebut bebas dari kesalahan –
kesalahan untuk segala kondisi.
Testing adalah proses menjalankan dan mengevaluasi sebuah perangkat lunak
secara manual maupun otomatis untuk menguji apakah perangkat lunak sudah
memenuhi persyaratan atau belum. Dan untuk menentukan perbedaan antara
hasil yang diharapkan dengan hasil sebenarnya.
Prinsip pengujian yang harus diperhatikan
a. Dapat dilacak hingga ke persyaratan atau dokumen SRS
b. Pengujian harus direncanakan sebelum pelaksanaan pengujian
c. Pengujian harus dimulai dari hasl yang kecil, diteruskan ke hal-hal yang
besar.
d. Pengujian yang berlebihan tidak akan mungkin dapat dilaksanakan
e. Pengujian sebaiknya dilakukan oleh pihak ketiga.
Tujuan Pengujian :
1. Menilai apakah perangkat lunak yang dikembangkan telah memenuhi
kebutuhan pemakai.
2. Menilai apakah tahap pengembangan perangkat lunak telah sesuai dengan
metodologi yang digunakan.
3. Membuat dokumentasi hasil pengujian yang menginformasikan kesesuaian
perangkat lunak yang diuji dengan spesifikasi yang telah ditentukan
3.3 TAHAP ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Analisa sistem yang sedang berjalan
Analisis Dokumen
Analisis dokumen dilakukan untuk mengetahui sistem informasi, apakah data
yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan.
Adapun dokumen yang digunakan berkaitan dengan kegiatan penjualan dan
pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen
7. keluaran. Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai
sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam
sistem. Sedangkan dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan
oleh sistem. Dokumen – dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti:
Nama : Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi : Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Sumber : Asal dokumen
Rangkap : Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian
Mana saja data itu mengalir
Atribut : Semua yang ada dalam dokumen
a) Analisis Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data
ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem. Yang
termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut:
1. Nama : Resep
Fungsi : catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber : Dokter
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Konsumen ke apotek
Atribut : no_resep, tgl, nama_pasein, umur, alamat, nama _
dokter, nama_obat, jumlah_obat, dosis.
2. Nama : Kartu stok
Fungsi : untuk menginputkan data stok obat baru pada database apotek.
Sumber : Apoteker
Rangkap : 1(satu)
Distribusi : -
Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat,harga_obat, keluar_obat,
masuk_obat.
3. Nama : Faktur pembelian
Fungsi : catatan pembelian obat
Sumber : supplier
Rangkap : 2(dua)
Distribusi : Apoteker
Atribut :identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.
b) Analisis Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem.
Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut:
1. Nama : Nota penjualan
Fungsi : untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber : Apotek
Rangkap : 2 (dua)
Distribusi : kasir ke konsumen
Atribut : no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien,alamat, total.
2. Nama : Nota pesanan
Fungsi : Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
8. Sumber : Apoteker
Rangkap : 1 (satu)
Distribusi : Apoteker ke supplier
Atribut : no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat,
qty_obat, identitas_supplier .
3.4 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data
dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi.
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur
penjualan dan pembelian adalah sebagai berikut :
A. Analisis Prosedur Penjualan Obat Resep
1. Konsumen memberikan resep ke kasir.
2. Kasir menerima resep lalu menginputkan data yang ada di resep, lalu dihitung
untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan ke konsumen, jika
konsumen setuju dengan harga maka cetak faktur jual lalu resep diserahkan ke
apoteker.
3. Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai resep lalu obat di
kemas dan diserahkan ke juru resep.
4. Juru resep memberikan obat serta menjelaskan aturan pakai obat dan faktur
penjualan ke konsumen.
5. Kasir mencetak laporan penjualan lalu diserahkna ke pemilik Apotek.
B. Analisis Prosedur Penjualan non resep
1. Konsumen meminta non resep.
2. Kasir menginputkan obat yang diminta konsumen, jika obat ada lalu dihitung
harga obat untuk diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga maka
Juru resep menyediakan obat, lalu obat dan diserahkan ke konsumen.
3. Kasir mencetak faktur penjualan lalu diserahkan ke konsumen.
4. Mencetak laporan penjualan lalu diserahkan ke pemilik Apotek.
C. Analisis Prosedur Pemesanan Obat.
1. Apoteker mengiputkan nama supplier lalu mengecek stok obat, pilih obat
berdasarkan stok minimum inputkan jumlah pesanan.
2. Apoteker mencetak faktur pesanan untuk diserahkan ke supplier.
3. Apoteker mencetak laporan pemesanan untuk diserahkan ke pemilik Apotek.
D. Analisis Prosedur Pembelian Obat
1. Supplier membuatkan faktur pembelian yang akan diserahkan pada saat obat
dikirim ke apotek.
2. Apoteker menerima faktur pembelian lalu mengecek faktur
pembelian disesuaikan dengan daftar pesanan jika sesuai maka data pembelian
akan diinputkan ke data obat dan jika tidak sesuai akan kembali ke pembelian.
3. Apoteker mencetak laporan pembelian untuk diserahkan ke pemilik Apotek.
E. Analisis prosedur retur obat injeksi yang berjalan
9. 1. Konsumen memberikan nota dan obat injeksi ke apoteker lalu dicek
obat apakah sesuai dengan yang ada di apotek dan tidak melebihi dua
hari setelah dijual.
2. Nota diterima kasir untuk dicatat retur lalu dipotong 10% dari harga jual lalu
uang dikembalikan ke konsumen.
3. Kasir membuatkan laporan retur jual obat injeksi yang diserahkan ke Pemilik
Apotek.
F. Analisis prosedur retur beli
1. Supplier mengirim obat yang telah dipesan apoteker
2. Apoteker mengecek obat yang dipesan jika sesuai jumlah dan obat
tidak rusak masuk ke penerimaan obat jika tidak apoteker mencatat retur
obat untuk diserahkan ke supplier.
3. Apoteker membuat laporan retur beli lalu diserahkan ke Pemilik Apotek.
4. Hasil dan Pembahasan
4.1 Diagram Karakteristik Sistem
10. 4.2 Analisis Kebutuhan Sistem
a. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah segala sesuatu yang harus dilakukan oleh
sebuah sistem informasi. Kebutuhan ini dapat berupa hal-hal yang bersifat
kewajiban yang membuat sistem ini ada atau dibuat. Pada sistem di apotek ini
mempunyai beberapa kebutuhan fungsional antara lain sebagai berikut :
ü Fitur Login/ Logout untuk Karyawan
Fitur ini dipergunakan Admin untuk masuk dan keluar pada halaman
administrator. Pada halaman ini, admin admin dapat menambah member,
mengedit dan juga menghapus data member. Admin juga bisa untuk melakukan
cek barang, entri barang juga dapat mengatur data pada apotek.
ü Fitur Login/Logout untuk member/Konsumen
Pada fitur ini, member dapat mendaftar, mengedit, menghapus data diri member.
Serta dapat mendapat informasi kesehatan setiap harinya.
ü Fitur stok barang
Pada halaman ini, untuk melihat stok obat atau barang yang tersedia
pada apotek. Member dapat mengetahui stok barang yang ada dan admin dapat
menampilkan stok barang yang ada dan kosong.
b. Kebutuhan Non-fungsional
Pada dasarnya kebutuhan nonfungsional adalah peralatan atau kualitas
yang harus dipenuhi oleh sebuah sistem. Kebutuhan ini dapat mengacu sebagai
standar kualitas bagi sistem. Pada sistem apotek ini mempunyai beberapa
kebutuhan nonfungsional antara lain sebagai berikut :
ü Tampilan Website
Untuk membangun tampilan website ini, diperlukan beberapa
pemrograman yaitu CSS dan HTML serta software pengedit gambar adobe
photoshop CS3.
ü Server/ Domain
Sementara ini hanya diaktifkan di localhost. Sesuai rencana apabila
website sudah dibangun dengan sempurna akan digunakan di lingkungan apotek
Nasa Farma. Dengan nama domain Nasa Farma apotek.com
c. Analisis Entitas Eksternal
11. Entitas eksternal adalah entitas yang terletak di luar sistem namun
masih mempunyai keterhubungan dengan sistem tersebut. Pada sistem apotek
ini, entitas eksternalnya adalah sebagai berikut :
ü Karyawan
Admin yaitu yang memanage semua kegiatan pada apotek Nasa
Farma. Admin dapat mengedit, menambah, serta menghapus data yang sudah
ada. Menambah , megedit dan menghapus member yang sudah ada. Serta
mengentri data stok obat.
ü Member/Konsumen Apotek
Member atau anggota dari Apotek akan Dapat Memesan Obat Secara
Online. Dan mendapat informasi Stok obat.
ü Supplier
Supplier hanya bisa mengupdate dan memberi informasi stok obat yang
tersedia pada pusat. Dan memasukkan data obat yang di supplay oleh supplier.
4.3. DFD Sistim Informasi Apotek
Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran secara logikal. DFD biasanya
digunakan untuk membuat sebuah model sistem informasi dalam bentuk jaringan
proses yang saling berhubungan satu sama lainnya oleh aliran data.
DFD Level 0
