Naar een collectieplan in 6 stappen - FARO, Bart De Nil en Jeroen Walterus

1. 27 september 2016 / LAMOT / Mechelen
Bart De Nil en Jeroen Walterus

2.  Wat is een
collectieplan?
 Wat is een collectieplan
niet
 In zes stappen naar een
collectieplan

3. TRAJECT COLLECTIEBELEIDSPLAN VLAAMSE
ERFGOEDBIBLIOTHEEK
 Wie?
• Collegagroep Vlaamse Erfgoedbibliotheek o.b.v. FARO
 Motivatie?
• Erkende instellingen met kwaliteitslabel: visie op de
collectievorming / collectieplan
• Strategische doelstelling Vlaamse Erfgoedbibliotheek:
afstemming collectiebeleid partners
 Hoe?
• Stappenplan, leidraad (FARO): een mogelijk model

4. STAPPENPLAN AFSTEMMEN MET ARCHIEVEN
 Collegagroep West-Vlaanderen: Stadsarchief Ieper,
Stadsarchief Kortrijk, Stadsarchief Waregem,
Gemeentearchief Anzegem, Gemeentearchief Koksijde,
Intergemeentelijke archiefdienst Poperinge-Vleteren,
Provinciaal Archief West-Vlaanderen, Stadsarchief Wervik
 Collegagroep Rest-van-Vlaanderen: Stadsarchief Leuven,
Stadsarchief Mechelen, Stadsarchief Halle, Stadsarchief
Tongeren, Stadsarchief Turnhout, Stadsarchief Lier,
Stadsarchief Diest

6. INZICHT

7. SAMENSTELLING EN BETEKENIS

8. COLLECTIEBELEID

9. PRAKTIJK

11. STENEN TAFELS

12. STAAT OP ZICHZELF

13. 100 PAGINA’S WAARMEE JE IEMAND KAN
DOODSLAAN

14. IN ZES STAPPEN NAAR EEN COLLECTIEPLAN

15. MOTIVATIE/HAALBAARHEID
Waarom starten met een collectiebeleidsplan?
 Motivaties
• Inzicht, kennis over de collecties verdiepen
• Dienstverlening verbeteren; bijsturen/evalueren van
interne processen (efficiëntie)
• Draagvlak bij interne en externe stakeholders vergroten
(bv. transitietrajecten, (bestuurlijke) reorganisaties…)
• Maatschappelijk draagvlak versterken
 Haalbaarheid
• Een collectieplan vraagt tijd, inzet… is die er?
• Is er een draagvlak voor? (Beleid, stakeholders)
• Enkel voor grotere geprofessionaliseerde organisaties?

16. STAPPENPLAN
Doel
• Doel, context, scope
Status
• Beschrijving v/d collectie
• Huidig collectievormingsprofiel
• Gebruikers en dienstverlening
Strategie
• Prioriteiten toekomstig collectiebeleid
• Samenwerking
Focus stappenplan: erfgoedcollecties (erfgoedbibliotheken,
archieven)

17. PROCESMATIGE ASPECTEN
 Interne organisatie:
• Interne werkgroep
• Interne afstemming/terugkoppeling met bestuur, directies,
collega’s…
• Timing, planning, taakafspraken…
 Participatie externen: aftoetsing bij bredere groep voorzien
(gebruikers, collega’s bij partnerorganisaties…)
 Communicatie (interne en externe transparantie; bv. een blog)

19. (1) DOEL, CONTEXT, SCOPE COLLECTIEPLAN
 Context van het plan ( interne en externe omgevingsanalyse)
• Organisatiecontext: bestaan er al plannen? (Bv. beleidsplan)
• Beleidscontext: lokale beleidskaders, andere decreten,
wettelijke opdrachten? Ethische (beroeps)codes?
• Omgevingscontext: maatschappelijke evoluties en trends
 Focus v/h plan
• Wat wil je bereiken, veranderen, voor wie? (Zie motivaties)
 Scope van het plan
• Welke collecties, diensten…? (erfgoedbibliotheken/archieven =
scope erfgoedcollecties en erfgoedwerking)
• Periode (van/tot) plan?
-> goed aflijnen, scherp stellen!

21. (2) BESCHRIJVING V/D (ERFGOED)COLLECTIE
 Historiek
• herkomst en positionering van de collectie
 Beschrijving onderdelen v/d collectie (fysiek/digitaal/digital born)
• materiaaltypes (gedrukte publicaties, audiovisueel, e-books, games…)
• Thematische onderdelen v/d collectie
• cijfers omvang/aangroei v/d collectie (openbare bib.: BIOS)
• fysieke staat (conditie, bewaaromstandigheden) (erfgoedcollecties)
• status v/d collectieregistratie, digitalisering, digitale ontsluiting
 Inschaling niveau of waardering v/d collectie (erfgoedcollecties)
• Waarderingskader ‘erfgoed’ is nog te ontwikkelen (traject FARO)
• Cf. studiedag FARO en prov. consulenten ‘Niet al goud wat blinkt’
• Themadossier ‘waardering en selectie’, faro | Tijdschrift over cultureel
erfgoed, sept. 2015
-> zie www.faro.be

23. (3) BESCHRIJVING HUIDIG
COLLECTIEVORMINGSPROFIEL
 Collectie-indeling (huidig profiel van de collectie)
• Zwaartepunt(en) v/d collectie (kerncollecties)
• hiaten in de collectie?
 Kritische analyse v/d sterktes en zwaktes collectievorming
(selectiebeleid)
• Bijsturen van selectie- en acquisitiebeleid?
• Afstoting van collecties?

25. (4) GEBRUIKERS EN DIENSTVERLENING
 Wie zijn de gebruikers?
• Gebruikersonderzoek
 Wat is het gebruik v/d (digitale) collecties?
• Evolutie (aantal) consultaties, uitleningen (BIOS)
 Hoe verloopt de dienstverlening? (evaluatie)
 Valorisatie v/d collectie
• Educatie, informatie, onderzoek, onderwijs, vrijetijd…
• Valorisatie (erfgoed)werking: tentoonstellingen,
publicaties, maatschappelijke projecten…

27. (5) PRIORITEITEN COLLECTIEBELEID
Formuleer op basis van (1), (2), (3) en (4):
 Prioriteiten of streefdoelen voor het toekomstig
collectiebeleid
• waar willen we staan over x jaar en waarom? Wat moet er veranderen,
enz.
 de acties om deze streefdoelen te realiseren
• Verwervingsbeleid (criteria (de)selectie, vormen van verwerving…)
• Registratie en digitalisering
• Bewaring, preventieve conservering
• Duurzame ontsluiting (digitale leeszaal)
• Ontwikkeling v/d dienstverlening
• Valorisatie-activiteiten
 De middelen voor deze acties inschatten
• personeel/financieel/infrastructureel

29. (6) SAMENWERKING ROND COLLECTIEBELEID
 Positionering en samenwerking
• netwerken (VVBAD, IFLA, Liber….)
• (culturele) partners (lokaal, regionaal, internationaal…)
• Met wie samenwerken? Voor welke acties? Hoe?
• Vb: reminiscentiemateriaal aanbieden ism
archieven/musea
 Afstemming collectiebeleid met andere bibliotheken
• Afspraken over selectie- en verzamelbeleid (= lange
traditie in het openbaar bibliotheekwerk)
• Afspraken over bewaring (erfgoedfocus)
• Afspraken over digitalisering, digitale collecties (rol
CultuurConnect)

32. DAG VAN HET COLLECTIEPLAN

35. FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed vzw
Priemstraat 51
B-1000 Brussel
tel: +32 (0)2 213 10 60
fax: +32 (0)2 213 10 99
e-mail: info@faronet.be
www.faronet.be
Bart De Nil , Jeroen Walterus
bart.denil@faro.be , jeroen.walterus@faro.be