Dokumen tersebut membahas tentang penyusunan proposal kegiatan MICE dengan menjelaskan faktor-faktor penting seperti tema dan konsep acara yang menarik, pengorganisasian panitia yang jelas, perencanaan anggaran dan jadwal, serta optimalisasi kerja sama tim.

1. Pertemuan 9
Matakuliah Meeting, Incentive,
Convention, and Exhibition (MICE):
Menyusun Proposal Kegiatan
Oleh:
Prasetya Nugeraha, M.Si

2. Mengorganisir Event
Tema Dan KonsepAcaraYang Unik
• faktor lain yang menjadi kunci utama suksesnya sebuah event atau seminar publik adalah tema dan konsep yang akan diusung. Buatlah tema dan
konsep acara yang sesuai dengan target audience Anda. Misalnya jika Anda ingin menargetkan audience atau peserta dari kalangan anak muda
yang ingin belajar berwirusaha maka tema dan acara yang bisa Anda usung adalah “Young Start Up Challenge” atau “Berani JadiWirausaha
Muda”.
Terdapat Job-desc yang jelas
• Job desc harus tercatat secara sistematis mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap pantia.Pastikan setiap job-desc yang telah Anda
susun dapat dimengerti dan bisa dilaksanakan oleh anggota panitia.
BudgetingAcara
• Lokasi, Durasi, Konsep
Buat timeline
• Dalam timeline tersebut harus tercatat secara rinci kegiatan setiap anggota beserta deadlinenya. Dengan adanya deadline pekerjaan akan lebih
terkontrol dan akan menghindari pekerjaan mundur dari waktu yang seharusnya.
PlanA, plan B
• Plan B ini adalah rencana cadangan yang sudah Anda persiapkan apabila Plan A ternyata gagal atau tidak memungkinkan untuk di eksekusi.
OptimalisasiTeamwork
• Kerjasama tim merupakan elemen utama yang menentukan suksesnya sebuah acara event. Apabila konsep acara sudah menarik, lokasi acara
mudah di jangkau dan strategis hal yang perlu dipantau selanjutnya adalah kerjasama tim dalam event Anda. Salah satu kunci agar kerjsama
berjalan dengan baik adalah komunikasi untuk memecahkan masalah agar tidak terjadi kesalahpahaman

3. Proposal
Asal Kata : root verb
(V)“Propose” yang
berarti mengusulkan
dan Proposal(kata
benda) berarti usulan
Jadi proposal berarti
suatu rencana usulan
akan suatu proyek atau
kegiatan
Proposal kegiatan
adalah rencana yang
dituliskan ke dalam
sebuah rancangan
kerja.
Proposal kegiatan
dibuat sebelum
kegiatan dilaksanakan
agar memperoleh
sponsor acara dan izin
pelaksanaan.

4. Jenis Proposal
Proposal Proyek :
• Untuk Rencana Proyek
• (biasanya ada analisa rugi – laba dan kelayakan proyek)
• Ada mapping kondisi juga
• Ada Rencana Kerjanya juga
• Contoh: Proposal Proyek pembenahan sistem pengairan desa tengu abang ,proyek
penghijauan
• Ditawarkan ke pihak2 untuk dilibatkan dalam pengerjaan proyek
Proposal Kegiatan :
• Untuk rencana kegiatan
• Tematis
• Tahapan pengerjaannya mungkin tidak selama proposal proyek
• Ditawarkan ke pihak2 untuk terlibat dalam kegiatan yang direncanakan
• Contoh : Proposal Acara Natal, Proposal Bakti anak bersama Syekh Puji

5. Isi proposal Kegiatan
• Why : Berhubungan dengan kenapa kegiatan/acara
harus dilaksanakan (di Latar belakang dan tujuan
kegiatan/acara )
• What : Apa jenis kegiatan dan temanya
• Who : Berhubungan dengan sasaran kegiatan dan
penyelenggara kegiatan
• When : Berhubungan dengan tanggal dan
pelaksanaan kegiatan
• Where :Tempat pelaksanaan kegiatan
• How : Berhubungan dengan bagaimana konsep dan
bentuk kegiatan, Bagaimana aturan – aturan untuk
berpartisipasi dalam kegiatan( atau bagaimana event
tersebut dikelola,(acara,dana,publikasi)
Secara garis
besar isi
proposal tidak
lepas dari
prinsip 5W + 1H

6. Format Proposal Kegiatan
Sebenarnya tidak ada yang baku, namun
biasanya(atau lebih tepatnya yang saya tahu)
format proposal kegiatan adalah sbb:
• 1.Halaman Sampul /Cover
• 2.Latar Belakang
• 3.Tujuan Kegiatan
• 4.Nama danTema Kegiatan
• 5.Bentuk Kegiatan
• 6.Peserta
• 7.Penyelenggara
• 8.Jadwal dan Lokasi Kegiatan
• 9.SusunanAcara
• 10.Susunan Panitia
• 11.Rencana Anggaran
• 12.Penutup
• 13.Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Halaman
Sampul/Judul/Cover
Berisi :
• nama/judul kegiatan
• lokasi dan waktu
pelaksanaan kegiatan
• penyelenggara yang
bermaksud
mengadakan
kegiatan

7. Latar Belakang
Secara umum esensi isi latar belakang
adalah kesenjangan antara fakta yang
ada dan apa yang seharusnya.
Biasanya penulisannya dari yang
bersifat umum ke khusus (general to
spesific)
• Terdiri dari 3 tahap pendahuluan – isi –
penutup
Prinsip “ Why”
Tujuan Kegiatan
Mengenai kenapa dan untuk apa
kegiatan tersebut direncanakan
Tujuan dapat terdiri hanya 1 tujuan
Atau kalo tujuan lebih dari satu
urutkan dari yang terpenting hingga
yang kurang penting
Buatlah tujuan relevan dengan latar
belakang yang dikemukakan
sebelumnya.
Prinsip “Why”

8. Bentuk Kegiatan
Buatlah relevan dengan tujuan kegiatan
Berisi tentang format kegiatan
• Contoh : kegiatan/ acara Natal
• Tema : misal: Give light a Chance!
Bentuk kegiatannya :
• Kunjungan/Visitasi ke Panti Asuhan
• Misa Natal bersama anak – anak panti asuhan
• Pembagian baju – baju dan alat2 tulis kepada anak2 panti asuhan
• Lomba mewarnai gambarYesus bersama Anak2
• Dll
Prinsip”What”

9. Peserta/Sasaran
Berisi tentang
siapa yang
menjadi sasaran
dari kegiatan yang
kita rencanakan
Kelompokkan
sasaran ini
kedalam segmen2
yang sesuai
dengan bentuk
kegiatan yang kita
rencanakan
Buatlah relevan
dengan tema dan
bentuk kegiatan
Prinsip “Who ”

10. Penyelenggara
Berisi
keterangan
siapa yang
menjadi
penyelengga
ra kegiatan.
Biasanya
penyelengga
ra ini adalah
suatu
kelompok
organisasi
atau
komunitas
yang hendak
melaksanaka
n kegiatan
karena
alasan
tertentu(me
ngacu pada
latar
belakang)
Pada bagian
penyelengga
ra ini perlu
pula
ditampilkan
nama dan
nomor
kontak atau
sekretariat
yang dapat
dihubungi
Prinsip”
Who”

11. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
Berisi
keterangan
“kapan dan
dimana”
kegiatan akan
dilaksanakan
Prinsip where
danWhen

12. Susunan Panitia
Isinya susunan
panitia yang udah
dibentuk
Tujuannya agar
pihak2 yang ditawari
untuk bekerja sama
tahu dengan siapa
mereka bekerja sama
Susunan yang umum
: Penanggung Jawab,
Panitia Pengarah
(SC),Panitia
Pelaksana (OC)>
Ketupel,
Bendahara,Sekretaris
dan Seksi2
Prinsip “who”

13. Rencana Anggaran
Berisi rincian pemasukan(
Cash In), pengeluaran( Cash
Out), dan jumlah kekurangan
dana
Dapat di
breakdown
dengan
merancang
anggaran dana
masing2 seksi
kemudian
ditotal secara
keseluruhan
Pake sistem penyusunan
anggaran yang sederhana aja
asal rapi,jelas dan rinci
Biasanya di
mark up
antara jumlah
dana
kebutuhan riil
dengan dana
kebutuhan yg
terlampir di
proposal(
mark upnya
yang realistis)

14. Penutup
Isinya kalimat penutup yang
menyatakan harapan dan
dukungan kepada semua pihak
agar tertarik untuk terlibat.
Ditandatangani oleh Ketua
Pelaksana / Ketua Panitia dan
mengetahui Penanggungjawab
kegiatan

15. Penawaran Kerjasama (sponsorship)
Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
Ada format perjanjiannya
Biasanya ada kategori sponsor utama/tunggal, sponsor pendukung dan sponsor partisipatif/Mitra
Baisanya pihak sponsor mau berpartisipasi dalam kegiatan jika :
Skala kegiatan besar, kegiatannya menarik dan marketable
Diberi kesempatan untuk menjual/promo/publikasi produknya (diberi stan,Spot Acara,pemasangan media promo dsb)
Urusannya mudah dan tidak berbelit –belit
Panitianya/Humasnya bisa meyakinkan pihak sponsor
sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia
kepada pihak sponsor

16. Analisis Event melalui Business Canvas
Customer Segmet
• Dengan kata lain segment pelanggan adalah suatu kelompok orang atau organisasi yang akan
kamu jangkau atau layani. Artinya mereka adalah target pasar dari bisnis kamu.
• Setiap konsumen mempunyai kebutuhan dan juga keinginan yang berbeda – beda, maka
setiap konsumen adalah pasar potensial tersendiri.
• Yang menjadi kunci adalah seberapa dalam kamu mengenali target pelanggan kamu. Semakin
kamu mengenali target pelanggan kamu, maka kamu akan semakin mudah dalam menyusun
elemen blok customer segment ini.
Value Propositions
• Value propositions ini adalah alasan yang melatarbelakangi kenapa pelanggan tetap bertahan
kepada sebuah produk atau bahkan berpindah ke produk lainnya.
• Value propositions adalah kesatuan atau gabungan dari berbagai macam manfaat yang
ditawarkan oleh perusahaan kepada para pelanggannya.
• Solusi seperti apa yang akan kamu tawarkan kepada target pasar kamu?; Apa yang menjadi
kelebihan dari solusi yang kamu tawarkan?; Apa saja yang akan target pasar kamu dapatkan
dari solusi yang kamu tawarkan?

17. Analisis Event melalui Business Canvas
Channels
• Channels adalah bagaimana perusahaan berkomunikasi dengan dan menjangkau
segment pelanggan mereka untuk menyampaikan value proposition perusahaan.
• Untuk berkomunikasi dengan para pelanggan, yaitu : Saluran komunikasi, Saluran
pemasaran; Saluran distribusi.
• Fungsi : Meningkatkan kesadaran (awareness) konsumen terhadap suatu produk baik
barang dan atau jasa yang ditawarkan oleh perusahaan; Membantu para konsumen
dalam melakukan evaluasi terhadap value proposition dari perusahaan ; Memberikan
fasilitas kepada konsumen untuk membeli produk tertentu; Membantu dalam
menyampaikan value proposition untuk konsumen; Memberikan dukungan kepada
konsumen pada saat setelah pembelian.
Customer Relationships
• Customer relationships adalah jenis relasi yang ditentukan oleh perusahaan dengan
segment pelanggan yang spesifik.
• Motivasi yang melatarbelakangi hubungan dengan pelanggan ini diantaranya untuk
akuisisi dan retensi pelanggan

18. Analisis Event melalui Business Canvas
Revenue Streams
• Revenue stream disini tidak diartikan sebagai keuntungan yang didapatkan oleh
perusahaan.
• Tetapi nilai tambah apakah yang dapat dipakai oleh perusahaan sehingga
pelanggan mau untuk membayarnya
Key Resources
• Key resources adalah sumber daya utama yang menggambarkan berbagai aset
paling penting yang dibutuhkan supaya sebuah model bisnis dapat berfungsi.
• Sumber daya utama tersebut mampu membuat perusahaan bisa membentuk
dan juga menawarkan value proposition, memperoleh pasar, melakukan
pengawasan hubungan dengan berbagai segment pasar, dan memperoleh
pendapatan.
• Fasilitas, Intelektual, Manusia, Finansial,Teknologi, Channels

19. Analisis Event melalui Business Canvas
Key Activities
• Key activities adalah kegiatan kunci yang mampu menggambarkan berbagai hal penting yang harus
dilakukan oleh perusahaan supaya model bisnis dapat bekerja dengan semestinya
• Operasi Produksi, Operasi Jasa, Platform dan Jaringan
Key Partnership
• Key partnership adalah kemitraan utama yang menggambarkan jaringan pemasok dan mitra yang
mem buat model bisnis mampu bekerja dengan baik.
• Key partnership adalah mitra utama dalam bisnis, misalnya seperti supplier. Suatu perusahaan
membuat kerjasama atau menjalin kerjasama dengan tujuan untuk beberapa alasan dan kerjasama
yang terjadi menjadi landasan dari beberapa model bisnis.
Cost Structure
• Cost structure adalah seluruh biaya yang muncul untuk mengoperasikan atau menjalankan model
bisnis.
• Dengan kata lain cost structure merupakan berbagai komponen biaya yang dipakai agar
perusahaan atau organisasi dapat berjalan sesuai dengan model bisnisnya.

20. Cost Structure Revenue Streams
Key Partners
Key Activities
Value Proposition
Customer Relationship
Customer Segments
Key Resources

22. Tugas Individu
• Buat proposal dengan tema sebagai berikut
• Pariwisata berkelanjutan
• Perubahan iklim
• Penanggulangan kemiskinan ekstrim
• Pengelolaan tempat pembuangan sampah
• Munculkan data-data terkait tema yang dipilih pada latar belakang
• Jenis kegiatan yang dipilih haruslah menyelesaikan permasalahan
• Pemilihan mitra sasaran harus diuraikan
• Buatlah business canvas dari proposal yang anda buat