Este documento presenta guías para la gestión de usuarios en el sistema Aleph, incluyendo un proceso de creación y actualización de usuarios. Comparte información de estudiantes, profesores y administrativos con el sistema Timonel de forma automática o manual. Incluye preguntas frecuentes y manuales detallados sobre cómo crear nuevos usuarios administrativos o externos en Aleph y actualizar información de estudiantes y profesores.

1. DOCUMENTOS GUÍA PARA GESTION DE USUARIOS
Descripción proceso gestión de usuarios en Aleph
Contenido de esta guía
1- Preguntas frecuentes sobre el proceso
2- Guía para Crear usuario en Aleph (Administrativos y Otros Externos)
3- Guía para actualizar usuario en Aleph (Todos los usuarios)
Dirección de Innovación y Tecnologías Educativas
Sistema de Información Bibliográfico
GUÍAS PARA STAFF BIBLIOTECA
GESTIÓN USUARIOS EN ALEPH
Actualizado: Ene-25-2016
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
Timonel
Aleph
Software de integración
Se comparten datos de:
-Estudiantes
-Profesores
-Estudiantes
-Profesores
-Administrativos
-Otros Externos
Se crean / actualizan automaticamente desde Timonel
Se crean / actualizan manualmente desde Aleph

2. PREGUNTAS FRECUENTES GESTIÓN DE USUARIOS
Pregunta Respuesta
1 ¿Si un estudiante / Profesor no aparece en Timonel
podemos crear el usuario en Aleph?
Por auditoria no podemos tener usuarios que no estén creados en
Timonel, debemos orientar al usuario para que solicite la
habilitación de su usuario. Es un riesgo prestar material a usuario
sin respaldo de Timonel.
Registrar bitacora de estos casos para evaluar si son muy
frecuentes. Fecha y tipo de usuario
2 ¿Si un usuario aparece en Timonel y no aparece en Aleph,
podemos crear el usuario en Aleph?
Buscar el usuario en Aleph tanto por id Timonel como por
documento de identidad.
Si definitivamente no existe, se puede crear siempre y cuando
exista evidencia de que esta creado y activo para el semestre en
Timonel se puede crear en Aleph siguiendo la guía.
Se deben notificar estos casos a Diego F. González para verificar
porque no se crearon automaticamente.
3 ¿Si la información de dirección y teléfono de un usuario no
esta actualizada en Timonel, se puede actualizar en Aleph?
Se pueden usar los campos "Teléfono 3 y 4" para escribir datos
desde la biblioteca.
Sin embargo es necesario pedirle al usuario que actualice sus
datos en Timonel (Admisiones y registro)
4 ¿Con que frecuencia se actualizan datos de usuarios en
Aleph?
Todos los días a las 8am se actualizan los usuarios nuevos o con
cambios desde Timonel hacia Aleph.
5 ¿Si hago un cambio en Aleph, esto afecta Timonel? No, la actualización de datos solo funciona desde Timonel hacia
Aleph, los cambios en Aleph no modifican nada en Timonel.
6 ¿El manejo de multa tambien es automatico con Timonel? No, solo la gestión de usuarios Estudiantes y profesores. Para
multas se deben generar a traves de los procesos normales de
biblioteca.
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Sistema de Información Bibliográfico
PREGUNTAS FRECUENTES
GESTIÓN USUARIOS EN ALEPH
Actualizado: Ene-18-2016
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
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3. Tema Crear un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para crear un usuario en Aleph
Aplica a Cuando un usuario es de tipo Administrativo o externo
Para usuarios tipo Estudiantes o Profesores el proceso es automático desde Timonel
PASO1. Ingresar a menu: Usuarios / Nuevo usuario
PASO2. Llenar información básica del usuario (Pestaña 1. Información del usuario (1))
Campos a llenar con
datos del usuario
Campos a no
completar
INICIO
Crear usuario nuevo
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MANUAL DE OPERACIÓN
CREAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
ATENCIÓN
ESTE MANUAL SOLO APLICA PARA CREAR USUARIOS DE TIPO:
-ADMINISTRATIVOS
-OTROS / EXTERNOS
PARA ESTUDIANTES Y PROFESORES SE CREAN AUTOMATICAMENTE
DESDE TIMONEL.
NO SE DEBE EJECUTAR ESTE PROCEDIMIENTO
Usar ID Timonel si es
posible de lo contrario
dejar vacío
ID Timonel / Vacío ID Timonel / Vacío
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4. Tema Crear un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para crear un usuario en Aleph
Aplica a Cuando un usuario es de tipo Administrativo o externo
Para usuarios tipo Estudiantes o Profesores el proceso es automático desde Timonel
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Sistema de Información Bibliográfico
MANUAL DE OPERACIÓN
CREAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
PASO3. Llenar información básica del usuario (Pestaña 2. Información del usuario (2))
Campos a llenar con
datos del usuario
Campos a no
completar
PASO4. Crear el usuario. Clic en botón "Actualizar"
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5. Tema Crear un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para crear un usuario en Aleph
Aplica a Cuando un usuario es de tipo Administrativo o externo
Para usuarios tipo Estudiantes o Profesores el proceso es automático desde Timonel
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MANUAL DE OPERACIÓN
CREAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
PASO5. Llenar información local del usuario. Pestaña1. Detalles del registro local
Campos a llenar con
datos del usuario
Campos a no
completar
PASO6. Llenar información local del usuario. Pestaña3. Privilegios
-Clic en botón: "Traer Predef."
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6. Tema Crear un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para crear un usuario en Aleph
Aplica a Cuando un usuario es de tipo Administrativo o externo
Para usuarios tipo Estudiantes o Profesores el proceso es automático desde Timonel
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MANUAL DE OPERACIÓN
CREAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
PASO7. Guardar cambios
-Clic en botón: "Actualizar"
PASO8. Datos de dirección y teléfono
Campos a llenar con
datos del usuario
Campos a no
completar
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7. Tema Crear un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para crear un usuario en Aleph
Aplica a Cuando un usuario es de tipo Administrativo o externo
Para usuarios tipo Estudiantes o Profesores el proceso es automático desde Timonel
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MANUAL DE OPERACIÓN
CREAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
FIN
Crear usuario nuevo
PASO9. Guardar datos. Clic en botón "Actualizar"
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8. Tema Actualizar un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para actualizar un usuario en Aleph
Aplica a Usuarios Estudiantes y Profesores que se deseen actualizar
PASO1. Buscar por Código Timonel o Documento identidad
INICIO
Actualizar usuario Estudiante / Profesor
PASO1. Actualizar foto en información general
Campos a actualizar con
datos del usuario
Campos a no
completar
PASO2. NO Actualizar en Sanciones y notas globales
Campos a no
completar
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MANUAL DE OPERACIÓN
ACTUALIZAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
INFORMACIÓN DISPONIBLE PARA ACTUALIZAR EN CADA
SEDE
-Foto
-Sanción Local 1 / 2 / 3
-Nota Local 1/ 2
-Privilegios
-Teléfono 3 y 4
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9. Tema Actualizar un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para actualizar un usuario en Aleph
Aplica a Usuarios Estudiantes y Profesores que se deseen actualizar
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MANUAL DE OPERACIÓN
ACTUALIZAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
PASO3. Actualizar local. Pestaña2. Sanciones y notas locales
Campos a actualizar con
datos del usuario
Campos a no
completar
PASO4. Actualizar local. Pestaña3. Privilegios
Todos los Campos se
pueden cambiar
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10. Tema Actualizar un usuario en Aleph
Objetivo Presentar manual de pasos para actualizar un usuario en Aleph
Aplica a Usuarios Estudiantes y Profesores que se deseen actualizar
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MANUAL DE OPERACIÓN
ACTUALIZAR USUARIO ALEPH
Actualizado: Ene-18-2015
Por: Diego F.González C.
Aprobado: Natalia Soto M.
FIN
Actualizar usuario
PASO6. Actualizar el usuario. Clic en botoón "Actualizar"
PASO5. Actualizar información Detalles de la dirección
Campos a actualizar con
datos del usuario
Campos a no
completar
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