Fases del proceso administrativo Gestion de riesgos de desastres

2. 1) Habiendo ya definido conceptos básicos sobre la Gestión de
Riesgos.
2) Identificada la necesidad del trabajo interdisciplinario.
3) Establecida la importancia de conformar Equipos de Trabajo
Comenzaremos a desarrollar las 4 Fases del Proceso
Administrativo.

3. Estas fases son:
• La Planificación.
• La Organización.
• La Dirección.
• El Control.

4. La Planificación
 Definición:
La Fase del proceso administrativo consistente en
formular objetivos y determinar estrategias,
actividades y recursos para lograrlos.

5. Importante
El Planeamiento da a la organización sus objetivos y
fija el mejor procedimiento para alcanzarlos

6. Para ello el Planeamiento debe
permitir:
 Que la institución consiga y dedique los recursos físicos, humanos
y económicos que se requieren.
 Que los miembros de la organización realicen las actividades
acordes con los procedimientos y objetivos escogidos.
 Que el progreso en la obtención de los objetivos sea vigilado y
medido, para disponer medidas correctivas en caso de ser
insatisfactorio.

7. Es necesario saber que:
 La Planificación tiene diferentes niveles de aplicación que
está determinado por el alcance que se establezca.

8. Niveles y Alcances
ALCANCE NIVELES Tipo de Planificación Objeto
Largo Plazo Institucional Estratégica Elaboración el mapa
Ambiental para evaluación,
debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas. Ej.
Plan estratégico a cinco
anos.
Mediano Plazo Intermedio Táctica Conversión e interpretación
de estrategias en planes
concretos en el nivel de
dirección. Ej Plan de
capacitación
Corto Plazo Operacional Operacional Subdivisión de Planes
tácticos de cada dirección en
planes operacionales para
cada tarea.Ej. Plan
Operativo Anual

9. Problema
Dado que el punto de partida para elaborar un plan es un
Problema, podemos definirlo como:
 Desviación o Diferencia entre lo que es y lo que se
desea o necesita que sea, o entre lo que se conoce o se
necesita o se desea conocer.

10. En Sísntesis
Es lo que se necesita para pasar de un estado
insatisfactorio actual, a un estado satisfactorio ideal.

11. Definamos ahora que es un Plan
Expresión de los objetivos y de los recursos, estrategias
y actividades para lograrlo.

12. Importante
Para el desarrollo completo se usa la técnica de programación
que veremos luego.

13. Los Componentes del Plan son:
 Política.
 Objetivos.
 Actividades.
 Estrategias.
 Programas/Proyectos.

14. Política:
Exposición de límites amplios y flexibles, dentro de los
que se desarrollará la acción administrativa.
 Ejemplo
.“Sistematización de la comunicaciones entre las provincias de
Cuyo”

15. Objetivo:
Expresión de los que se desea conseguir o del
punto al que se quiere llegar.
 Ejemplo:
Establecer un sistema interamericano de
emergencias que integre todas las regiones del país.

16. Actividad
 Acción directa del Plan. Responde a ¿Que se hace para
llegar al objetivo?
 Es la unidad de planificación mínima, con el máximo
grado de concreción y especificidad.

17. Ejemplo:
 Inventario de recursos disponible en la región.
 Instalación de repetidoras.
 Definición de los procedimientos únicos de operación
en situaciones normales y de emergencias.
 Capacitación a los operadores de comunicaciones
nacionales.

18. Estrategia
Medio a través del cual logramos el objetivo.
Como se hace?
• Ejemplos:
• Convenios bilaterales y multilaterales para la creación del Sistema
interamericano de Comunicaciones de Emergencia.
• Financiamiento del BID a través de un empréstito multinacional.
• Fortalecimiento de los Sistemas de Comunicaciones existentes en la región.

19. Importante
Siguiendo el ejemplo, observamos que las actividades y
estrategias del Plan configuran una importante carga de
trabajo con diversa complejidad
A fin de hacerlo mas fácilmente manejable se recurre a la
apertura de Programas.

20. Programa
 Conjunto de actividades afines entre sí,
correspondientes a objetivos que contribuyen al
logro de los del Plan al que pertenecen.

21. Ejemplos
obsérvese la relación con las actividades y estrategias
propuestas.
• Programas de inventarios provinciales y subregionales.
• Programa de dotación y mantenimiento de equipos.
• Programa de capacitación.
• Programa de informática.
• Programa de financiamiento.

22. Proyecto
Emprendimiento acotado por una financiación y un
cronograma muy preciso, realizado para crear un
producto o servicio único.
 Se trata de una iniciativa a concretar en servicio o
producto, en determinado tiempo, una inversión, con
un comienzo y final definidos.

23. Técnica de Programación
 La técnica de programación es común para la elaboración de un
Plan Programa o Proyecto, lo que varía son los alcances.
 La primera aproximación hecha a través de los Componentes del
Plan, indica la carga y complejidad del trabajo.

24. Componentes de la Técnica de Programación.
• Justificación.
• Responsables.
• Diagnóstico.
• Objetivos.
• Resultados Esperados.
• Descripción de Actividades.

25. • Relaciones .
• Cronogramas.
• Presupuesto.
• Gestión de Recursos.
• Viabilidad.
• Cobertura.
• Duración.

26. Justificación
Se basa en el planteamiento del problema, la necesidad que de
él se derivan , su relevancia, su afinidad con los objetivos de
la institución y su prioridad dentro de las políticas
establecidas.

27. Responsable
Se debe identificar un responsable de la ejecución del programa
y un responsable del más alto nivel que facilite la toma de
decisiones.
Se debe elaborar una guía específica de trabajo, para cada
uno de ellos, incluyendo la identificación de otros actores que
permitan el desarrollo del mismo.

28. Diagnóstico
Es la descripción del problema específico, su origen y
evolución , sus relaciones causa-efecto, análisis de
necesidades y evaluación de vulnerabilidades, contexto en
el cual se ha gestado parámetros y características, incluye
magnitudes cualitativas y cuantitativas que permiten
medirlo, constituye la evaluación inicial, el punto de
partida.

29. Objetivos
Es la expresión de lo que se desea conseguir o el punto
adonde se quiere llegar, por ello se deberá responder a la
pregunta ¿A dónde voy?
Todo objetivo debe llevar a un objetivo o producto o
resultado alcanzable, específico, observable.

30. Resultados Esperados
Es el producto final en concordancia con los
objetivos, medible a través de los indicadores.

31. Descripción de Actividades
Detalle de las acciones a desarrollar
 Actividad: Acción directa del plan define “que se hace”
Ejemplo: “Capacitación a Voluntarios”
 Estrategia: Medio a través del cual logramos el objetivo. Es el ¿Como se
hace?
Ejemplo “Taller para voluntariado”
 Meta: Resultado esperado de una actividad específica, de magnitud
establecida y en un tiempo dado.
Ejemplo: Capacitar por trimestre 40 operarios en el área de instalación
de repetidoras.

32. Relaciones
 Son los puntos de contacto, coordinación o articulación con
otras áreas, programas, proyectos y actividades.
 Permiten racionalizar recursos y aunar esfuerzos.

33. Cronograma
Cada actividad con su ubicación en el tiempo, que estará
en relación con la disponibilidad de los recursos.

34. Presupuesto
Listado y valorización de los recursos necesarios para la reserva
de financiación. Se elabora según las normas que rigen a la
institución.

35. Gestión de Recursos
Regulaciones y normas bajo las cuales se emplearán los
recursos en la ejecución del programa.
Es uno de los recursos álgidos y requiere un minucioso estudio.

36. Viabilidad
 Consiste en la factibilidad del plan, programa o proyecto.
Es el resultado del análisis que permite evaluar si puede
llevarse a cabo, cumplir los objetivos propuestos y seguir
funcionando por sus propios medios.
Algunas de las que deben considerarse son:

37.  Viabilidad Socio-Cultural
 Viabilidad Financiera
 Viabilidad Técnica
 Viabilidad Ambiental

38. Cobertura
Alcance del programa, expresado en número y tipo de
beneficiarios, así como la delimitación geográfica donde
se desarrolla la acción.

39. Duración
Es el tiempo total estimado, desde la aprobación del
programa y la asignación de recursos, hasta la finalización
del mismo.

40. En Síntesis
Componentes del Plan
 Política.
 Objetivos.
 Actividades.
 Estrategias.
 Programas/Proyectos.
Técnica de Planificación
• Justificación.
• Responsables.
• Diagnóstico.
• Objetivos.
• Resultados Esperados.
• Descripción de Actividades.
•Relaciones .
•Cronogramas.
•Presupuesto.
•Gestión de Recursos.
•Viabilidad.
•Cobertura.
•Duración.

41. Muchas Gracias
Lic . Ricardo Nievas