Pentana Vision è il futuro dei sistemi di gestione dell'audit. Sviluppato dalle fondamenta utilizzando le più innovative tecnologie Microsoft, Pentana Vision non è semplicemente un altro aggiornamento: è la nuova generazione di software per la gestione dell'audit e dei rischi. Mantala http://www.mantala.it

1. Descrizione
Funzionale

2. Functional Overview
Pentana Vision
Pentana Vision è il nuovo sistema di gestione dell’audit sviluppato da Pentana e costruito sulla base
del successo di Pentana Audit Work System, PAWS.
Questa brochure vi darà un’idea della filosofia di Pentana e una descrizione generale di Pentana Vision
che, speriamo, vi mostrerà i benefici che potrete avere utilizzando Pentana Vision per la gestione dei
vostri audit.
Personalizzazione Schermate & Utente
Disegno delle Schermate Costante e Intuitivo
Pentana ha disegnato Vision affinché sia il più semplice e intuitivo possibile da utilizzare.
Le nostre schermate seguono una struttura chiara e costante in modo che una volta capito come ne
funziona una, saprete come funzionano tutte le altre. Il sistema è composto da diverse schermate che
si aprono come delle schede così che da potervi
permettere di passare tra differenti gruppi di
Barra
dati con semplicità.
In alto in ogni schermata c’è la “Barra” che
contiene un insieme di utili strumenti.
Dati
All’estrema sinistra si trova il Pannello di
Proprietà
Navigazione che contiene l’accesso alle funzioni
Pannello di
di Pentana Vision come “Tracciamento Azioni”
Navigazione
e “Matrice dei Rischi”.
La parte centrale è la più importante. Si tratta
Navigatore
della zona dove Pentana Vision mostra i vostri dati.
Potete nascondere o mostrare secondo la vostra volontà gli
altri elementi della schermata per aumentare la grandezza di questa
sezione così da decidere l’ammontare delle informazioni di cui sentite di avere la
necessità. Selezionando una riga nel Pannello Dati e aprendo il Pannello Proprietà sulla destra
potrete inserire, modificare o solamente visualizzare i dettagli che riguardano quella linea.
Per poter lavorare fin da subito, Pentana Vision vi dà una visualizzazione predefinita per ogni gruppo di
dati. Se queste non dovessero corrispondere alle vostre esigenze, potrete modificarle e salvare le
vostre preferenze per poterle utilizzare in seguito. Se lo desiderate, potete scegliere che le vostre viste
personalizzate siano le viste predefinite, e potete anche decidere se siano viste private o pubbliche e
quindi disponibili a tutti gli utenti nella vostra organizzazione con accesso a quei dati.
Nel Pannello Dati potete decidere quali colonne inserire e ogni colonna ha un semplice filtro che vi
permette di limitare le informazioni mostrate. Ad esempio, nella vista Gestione Audit potete utilizzare
il filtro per mostrare lo stato di tutti gli audit condotti da un particolare auditor.
Potete inoltre selezionare la Barra Espandibile nel pannello in alto per avere accesso alle funzioni
Cerca, Ordina e Raggruppa che utilizzano un intuitivo sistema Trascina & Rilascia.
Terminologia ed Elenchi di Selezione
Non ci sono due uffici di audit interno che lavorano nella stesso modo e, con questo in mente,
abbiamo reso disponibile un alto livello di personalizzazione in Pentana Vision per l’utente. Non è un
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3. Functional Overview
problema se la terminologia utilizzata in Pentana Vision è differente dalla vostra in quanto potrete
cambiarla affinché si adatti alle vostre esigenze nella Sezione Amministrazione.
Allo stesso modo, le classificazioni che utilizzate potrebbero essere specifiche della vostra
organizzazione e magari leggermente o completamente differenti da quelle utilizzate altrove. Per
esempio, come standard, Pentana Vision fornisce un elenco di selezione per la valutazione dei controlli
che utilizza i valori ‘Efficace’, ‘Parzialmente Inefficace’ and ‘Inefficace’, ma potete utilizzare termini
differenti o scegliere valori più dettagliate. Tenendo conto di questi requisiti, Pentana Vision ha reso il
contenuto di tutti gli elenchi di selezione, sia per la terminologia sia per la possibilità di scelta,
disponibili alla modifica per gli utenti non tecnici nella Sezione Amministrazione.
La filosofia di Pentana è quella di costruire un software che si adatti a voi e che non vi richieda di
adattarsi ad esso. Crediamo che il livello di personlizzazione per l’utente che Pentana ha reso
disponibile insieme al formato delle schermate intuitivo e costante, ridurrà drasticamente l’impegno
necessario alla formazione e all’implementazione.
Descrizione Funzionale
Creazione del Vostro Universo di Audit
L’impostazione di Pentana Vision inizia con la creazione
dell’Universo di Audit, che comprende le Entità Auditabili
assegnate alle Unità Organizzative all’interno della vostra
Struttura Organizzativa. La Struttura Organizzativa può essere la
vostra struttura fisica, la struttura legale o qualsiasi altra struttura
che rifletta il modo in cui desiderate gestire i vostri audit.
La vostra Struttura Organizzativa è rappresentata da un albero di
dati. Non ci sono limiti al numero di livelli nell’albero e i rami
possono essere di diversa lunghezza. Le foglie alla fine dei rami
sono le Entità Auditabili.
La Struttura Organizzativa può essere usata nella sezione Universo
per mostrare vari aspetti degli audit a differenti livelli.
Cambiare il modo in cui
desiderate organizzare i vostri
audit non è un problema, in
quanto potete modificare la
struttura organizzativa in
Pentana Vision in ogni momento.
Quando create un Entità, potete
indicare i Processi ai quali è
collegata attraverso una
schermata a celle da selezionare.
Se i vostri processi non sono coperti dal
nostro set standard, potete aggiungerli nella
Sezione Amministrazione.
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4. Functional Overview
Pianificazione dei Vostri Audit
Abbiamo disegnato la sezione Copertura Audit di Pentana Vision per aiutarvi a tenere traccia degli
audit di cui potreste avere necessità di pianificare per il periodo di riferimento, evidenziando
le lacune nel vostra copertura
corrente. Il sistema presenta questa
area come una matrice di Entità e
Processi che può essere
allargata/ristretta. C’è una vista
differente per ogni periodo, che
selezionate nel Navigatore.
Le celle sono contraddistinte dal
colore rosso: il rosso indica i processi
per i quali non avete ancora
pianificato un audit e il verde mostra
i processi per i quali invece lo avete
fatto.
Potete espandere o ridurre la Struttura Organizzativa e i processi sullo
schermo come preferite. Le viste ridotte mostrano indicatori di copertura composti – ‘33%’
per esempio indica che solo un terzo dei processi hanno attualmente un audit. Le celle con
percentuali intermedie di copertura sono colorate in giallo.
Aggiungete un audit semplicemente cliccando con il pulsante destro su una cella. Questo apre il
Pannello Proprietà dove potete iniziare a pianificare l’audit. Pentana Vision non confina un audit ad
una singola entità, potete espandere il suo scopo affinché sia parte di altri processi e entità. In questo
modo potete creare audit basati sui processi che coinvolgano più entità.
Valutazione dei Rischi
Avendo registrato i processi correlati alle
vostre Entità e deciso che volete portare
avanti un audit nel periodo corrente,
potete apprestarvi ad esaminare i rischi.
Nel Registro Rischi, Pentana Vision vi Risk
fornisce una lista di obiettivi e rischi
standard relativi ai processi che
coinvolgono le vostre entità. Potete
selezionare quali volete usare e
aggiungerne altri se ne avete la
necessità.
E’ possibile dunque
Impatto registrare la valutazione
Probabilità Inerente Punteggio della Probabilità Inerente
Inerente Inerente (non mitigata) e
dell’Impatto Inerente per
ogni Rischio, quindi
Pentana vision calcolerà il
Punteggio Inerente.
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5. Functional Overview
Per quei rischi
con un Controllo Valutazione
sufficiente Test Controllo
Punteggio
Inerente,
potreste voler
Pannello
esaminare e Proprietà
valutare i
controlli relativi Dettagli
alle Entità. Controllo
Aumentando il dettaglio di un rischio, potete vedere la libreria di Pentana Vision dei controlli per quel
rischio specifico, ad un aumentando ulteriormente il livello di dettaglio potete vedere la libreria di test
per quei controlli. Potete adottare queste librerie, con o senza cambiamenti, o sostituirle con le vostre.
Selezionando un controllo, si apre il Pannello Proprietà sulla destra dello schermo. Qui potete
registrare i dettagli degli attuali controlli impiegati dalle Entità e, in maniera simile, disegnare i vostri
test su quei controlli. Come tutti gli inserimenti nel Pannello Proprietà, tutto il testo è controllato e il
sistema registra la data dell’ultima modifica e l’utente responsabile.
Piano di Lavoro Audit
Selezionando il vostro audit nella
schermata Gestione Audit si apre la
sezione Audit Work nel Pannello
Navigazione. Qui potete assegnare
personale al vostro audit, completare il
disegno del vostro piano di lavoro e
tracciare ogni problema emergente.
Pentana Vision porta automaticamente il
Registro Rischi Entità nel vostro audit e vi
lascia riassegnare i livelli di rischio. Non
solo copia i test di controllo nel piano di
lavoro, ma include anche i passaggi standard per la pianificazione, la reportistica e la chiusura del
vostro audit. Potete aggiungere ogni ulteriore passaggio desideriate dalle librerie di Pentana Vision, da
un altro audit nel sistema, anche da un anno precedente, o potete crearlo partenza da zero. Le librerie
di Pentana Vision coprono vari requisiti internazionali per l’auditing, inclusi Sarbanes-Oxley (USA),
Turnbull (UK), COBIT, COSO (Internazionale), Basilea II (Banche) e CIPFA (UK).
Potete, se lo desiderate, assegnare operazioni individuali a
specifici auditor. Per farlo, nello schermo a sinistra abbiamo
assegnato alcune fasi di lavoro a Charlotte Nagle e Gary
Freer.
Lo stato di completamento di ogni test è immediatamente
visibile: i riquadri rossi indicano i test che sono incompleti; i
gialli indicano test completati che non sono stati ancora
approvati; infine, i riquadri verdi mostrano i passaggi
completati che sono stati approvati. A questo punto
dell’audit, tutti i riquadri sono rossi.
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6. Functional Overview
a mano a mano che il processo di audit procede, se lo desiderate, potete utilizzare i filtri nella riga di
intestazione per visualizzare solo le operazioni con lo stato che vi interessa.
Lavoro Audit
Nel piano di lavoro, Charlotte può selezionare un'operazione assegnata a lei per aprire il Pannello
Proprietà, che mostra i dettagli del test.
Descrizione
Al completamento dei
Test test, Charlotte registra
dettagli e risultati del
lavoro nel Pannello
Proprietà e poi
completarlo.
In questo esempio, ha
completato i primi tre
passaggi che le hanno
Risultati
assegnato. Ora i riquadri
Test
per il completamento per
questi test sul Pannello Dati sono gialli.
Allegati
Charlotte può aggiungere evidenze audit Scorciatoia
Allegato
addizionali nella forma di file come
un’immagine fotografica o un video registrato Icona
con il suo telefono, o dettagliate informazioni Allegato
nel formato di documenti MS Word o MS
Excel.
Gli allegati sono modificabili e Pentana Vision fornisce controllo delle modifiche con un sistema di
“esportazione”. I file che sono stati esportati per la modifica non possono essere cambiati dagli altri
utenti finché voi non li avete re-importati.
Risultanze & Azioni di Follow-Up
Charlotte ha registrato un “Fail”
per la sua seconda operazione e
ora vorrebbe aggiungere una
Risultanza a quell’operazione.
Icona Risultanza
Il sistema le permette di
aggiungere quante Risultanze
desidera ad un’operazione e può registrare i commenti dei corrispondenti. Può anche aggiungere
Azioni alle Risultanze per identificare i proprietari di ogni azione e le date di scadenza che la aiutino a
seguire gli esiti. Questi sono chiaramente indicati nel piano di lavoro.
Charlotte può anche registrare tutti i
dettagli delle Risultanze e le Azioni
nel Pannello Propietà. Non c’è limite
al volume di informazioni che può
registrare.
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7. Functional Overview
Con il procedere del lavoro, Pentana Vision fornisce lo strumento per registrare il completamento e
l’approvazione delle Risultanze.
Charlotte può assegnare alle Risultanze una valutazione di importanza, da includere o escludere dalla
relazione finale di audit.
Revisioni
Il lavoro di
Charlotte in questa
Punto Dettagli del
Punto
area è ora
completo ed è
pronto per la
Rivisto revisione.
Pentana Vision
permette due
Approvato livelli di revisione:
revisioni opzionali
Indicatore Revisione Punto da qualsiasi
numero di persone
e un’approvazione di lavoro finale. Lei può accedere al testo completo di ogni revisione inserite nel
Pannello Proprietà. Come per le operazioni del piano di lavoro, Charlotte può chiudere il punto
quando ritiene di averlo completato ed è possibile approvarlo quando siete soddisfatti.
Le operazioni approvate sono chiaramente evidenziate in verde nel piano di lavoro e, utilizzando i filtri
nell’intestazione, potete mostrare solo le operazioni che sono state completate ma che non avete
ancora approvato.
In ogni momento, potete inoltre avere un quadro generale dei vostri punti di revisione utilizzando la
schermata specificata per i punti.
Ci sono inoltre le schermate dedicate alla
Relazione Audit che vi permetteranno di
tenere traccia di Risultanze e Azioni.
Non solo potrete vedere i punti di revisione
in sospeso nel piano di lavoro e nella
schermata dedicata, Pentana Vision può
mostrare questi dati, e molte altre cose,
nella vostra schermata iniziale.
Gli elementi mostrati possono essere
analizzati in dettaglio e usati come
scorciatoie verso i punti di revisione o altre aree
del vostro lavoro che avete la necessità di tenere sottocchio.
Ogni utente può scegliere quali elementi desidera visualizzare nella sua schermata iniziale.
Come tutti i Pannelli Dati, potete
personalizzare gli elementi
visualizzati secondo le vostre
esigenze e salvare le vostre viste
come predefinite o come opzioni.
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8. Functional Overview
Valutazione Rischi
Con il completamento del lavoro di audit e delle valutazioni, è possibile ritornare al Registro Rischi ed
aggiungere le valutazioni del Rischio Residuale (mitigato) alla precedente valutazione del Rischio
Inerente, e quindi rivedere le valutazioni di importanza assegnate alle Risultanze prima di inserirle
nelle relazioni di audit.
Pentana Vision fornisce
inoltre una semplice
visione del profilo di
rischio dell’Audit o
dell’Entità nella forma
di una matrice. Cliccare
sulle celle aumenta il
dettaglio, mostrato in
basso nello schermo.
E’ possibile inoltre
vedere i rischi in questo
modo nel livello
Organizzazione della Sezione Universo. Infatti, usando due Pannelli Navigatore è possibile vedere i
rischi a qualsiasi livello nella Struttura Organizzativa e nella Struttura Processi.
Relazione Audit
Per produrre le
relazioni di audit,
potrete utilizzare lo
strumento corretto di
Pentana Vision. Il
sistema popola
automaticamente un
modello di MS Word
con i dettagli dell’audit
e le risultanze.
Come parte
dell’implementazione,
Pentana può
incorporare modelli
standard di relazioni
audit in questa
funzione. Lo scopo è
quello di produrre una
relazione completa e
formattata,
automaticamente,
direttamente da
Pentana Vision.
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9. Functional Overview
Nella sezione Universo, avrete
sempre una completa supervisione
delle Azioni in sospeso in tutti i vostri
audit. Il grafico mostra se esistono
Azioni scadute e sarà possibile
aumentare il dettaglio, attraverso un
pannello mostrato in basso.
Tecnologia
Pentana Vision è stato concepito per implementazioni vaste e connessioni lente. È un’applicazione
Smart Client che utilizza i servizi web, ma non è basata su un navigatore. Può essere facilmente fornita
all’utente finale tramite il software Microsoft ClickOnce. Gestisce i dati su un database SQL Server.
Tutti i requisiti tecnici sono elencati nel documento separato di Pentana Vision - Requisiti Tecnici.
Pentana Vision può essere facilmente interfacciato con altri sistemi, inclusa un’integrazione molto
stretta con Retain Staff Planning & Time Recording, entrambi venduti da Mantala.
Pentana sta per aggiungere funzionalità aggiuntive, includendo tutte quelle già offerte in PAWS.
Includono (in ordine di priorità):
 Lavoro non in linea
 Restrizioni di accesso a parti dell’universo di audit
 Registri audit
 Notifiche di posta elettronica
 Aggiornamenti status azioni da parte di utenti aziendali
 Rischi strategici e pianificazione automatizzata audit
 Questionari
Informazioni Aggiuntive
Ci auguriamo che questa presentazione abbia fornito una buona descriizione delle potenzialità di
Vision. Se desiderate altre informazioni o dimostrazioni, per favore contattate:
info@mantala.it
www.mantala.it/pentana_vision
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