Slide per l'incontro "Pillole di Formazione" del 7 aprile 2009

1. Dai Tempo al Tempo
Pillole di Formazione
7 aprile 2009
Confindustria Padova – Delegazione Ovest Colli

2. www.luigimengato.com
info@luigimengato.com
Chi siamo: presentiamoci

3. Il Calendario: quale usare? Come usarlo?
1.
Perché usarlo ?
Parleremo della metodologia di
2.
Pianificazione del tempo e ….
…. di come organizzare in modo efficace
3.
ed efficiente gli Appuntamenti.
Obiettivi dell’incontro

4. LE LISTE: Non vi è una reale

pianificazione del tempo, si affida alla
capacità mnemonica della persona di
ricordarsi di tutte le attività previste,
avvalendosi eventualmente di liste da
portare con sé e verificare a fine giornata.
IL PLANNING: Questo approccio alla

gestione del tempo prevede una
pianificazione fiscale e razionalizzata del
tempo, con utilizzo di agende e planning,
esasperando il concetto di efficienza
personale e portando a considerare il
mondo come potenziale mezzo o ostacolo
da superare per svolgere le proprie
attività.
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

5. LE PRIORITA’: Si basa sull’individuazione
!

dei valori e sulla fissazione delle priorità.
Viene utilizzata sia per programmare la
giornata lavorativa, sia per verificare la
corrispondenza tra attività quotidiane e
obiettivi a medio – lungo termine posti
all’inizio
GLI OBIETTIVI: Trae origine dalla sintesi

dei precedenti, cercando di esaltarne i punti
di forza e di sopperire ai punti di debolezza.
Parte dal presupposto che gestire il proprio
tempo non vuol dire iper-pianificare, ma
raggiungere un equilibrio interiore ,
cercando di soddisfare esigenze lavorative,
ma anche quelle sociali, fisiche e mentali.
Gestione del Tempo: un po’ di storia ….

6. … il termine “gestione del tempo” è in

realtà fuorviante: il problema non consiste
nel gestire il tempo, ma nel gestire noi
stessi.
Stephen R. Covey: “Le 7 regole per avere

successo” ed FrancoAngeli
La 4° generazione di “Gestione del Tempo”

7. Performance Management

8. www.luigimengato.com

9. http://www.forema.it/seminari/corso.php?ID=492&NEnte=1

15 e 21 aprile 2009

Seminario “Padroni del proprio tempo”

10. Cosa fare
Quando Perchè
Performance Management

11. La perfezione è raggiunta
non quando non c’è più
niente da aggiungere, ma
quando non c’è più niente
da togliere.
Antoine De Saint-Exupery
(autore de Il Piccolo Principe)
Pareto & Parkinson

12. Nel 1897 Pareto, studiando la

distribuzione dei redditi, dimostrò che in
una data regione solo pochi individui
possedevano la maggior parte della
ricchezza.
Questa osservazione ispirò la cosiddetta

quot;legge 80/20” (formulata da Joseph M.
Juran) nota con il nome di principio di
Pareto:
 l'80% dei risultati dipende
dal 20% delle cause
I principi: legge di Pareto

13.  Tempo:
 l’80 % dei risultati deriva dal 20%
dello sforzo e del tempo impiegati;
Da studiare:
 Qual è il 20% delle fonti che occupa l’80%
del tempo ?
 Qual è il 20% delle fonti che produce l’80%
dei risultati ?
Legge di Pareto e il tempo

14. Cyril Northcote Parkinson (1909 – 1993),

storico e scrittore britannico.
 Illavoro si espande fino a
riempire il tempo disponibile
per il suo completamento
I principi: legge di Parkinson

15. Limitare le Attività all’essenziale per
abbreviare il tempo di lavoro
(Pareto)
+
Abbreviare il tempo di lavoro per
limitare le Attività all’essenziale
(Parkinson)
Pareto + Parkinson

16. Lo strumento: il calendario
Analisi del calendario

17. Il vaso è pieno ?
Se non si mettono per primi i sassi più grossi, in
seguito non ci si potrà mettere il resto.
Il tempo: una risorsa finita

18. Qual è il vantaggio del Calendario di Outlook ?
Mi permette di esercitare l’overview sul tempo (zoom):
anno, mese, settimana, giorno, ore.
Lo strumento: il calendario

19. -
ANNO
+
MESE
SETTIMANA
GIORNO/ORA
Overview sul tempo

20.  Disattivare i promemoria di default
◦ http://office.microsoft.com/it-it/outlook/HP100307951040.aspx?pid=CH102499821040
 Aprire Outlook sul Calendario:
http://office.microsoft.com/it-

it/outlook/HP052431671040.aspx?pid=CH100788811040
Consigli tecnici ……

21. Appuntamenti con sé stessi

◦ Altri = contraenti forti
◦ Noi = contraenti deboli
Definire ora di inizio ma soprattutto ora di

fine
Consigli “metodologici” ……

22. Lavorare per Priorità

23. Matrice di Covey: come e dove spendiamo il tempo

24. Applicare il metodo LIFO invece del FIFO

Non saper dire di NO (bisogna avere un

“SIquot; più grande che ci appassiona);
Dare Priorità a lavori che ci piacciono, che

ci divertono ma che non sono importanti
Dare priorità a lavori facili

Errori comuni

25. La Pianificazione
Quando, come e cosa pianificare

26. Quando:

◦ 1 mese prima
Cosa fare:

◦ Check ed Act dell’anno trascorso
◦ Definire il PdA
◦ Studiare il tempo futuro (feste, fiere,
anniversari, compleanni, uscita di prodotti, …)
Overview dell’anno

27. Quando:

◦ Due o tre giorni prima della fine del mese
Cosa fare:

◦ Check ed Act del mese trascorso
◦ Studiare il prossimo mese:
Su quali categorie lavoro ?

Quali attività importanti ?

◦ Pianificare le giornate (appuntamenti
importanti, corsi, eventi, )
Overview del mese

28. Quando:

◦ venerdì
Cosa fare:

◦ Check ed Act della settimana trascorsa
◦ Studiare il tempo futuro (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview della settimana

29. Quando:

◦ La sera, prima di chiudere la giornata
Cosa fare:

◦ Check ed Act della giornata trascorsa
◦ Controllare le Attività non lavorate e
riposizionarle nel tempo
◦ Studiare il domani (appuntamenti, orari,
spostamenti, …)
◦ Studiare le Attività su cui lavorare
◦ Azioni importanti
Overview del giorno

30. Permette l’anticipazione mentale

Attiva il SAR

Evita le distrazioni

Stimola l’Eustress

Permette di rimanere sul Quadrante 2 ed

impedisce di “cadere” sul Quadrante 1
Scarica l’ Inconscio, libera risorse per

Conscio e Subconscio
Genera controllo, quindi sicurezza e

tranquillità
Vostri suggerimenti ….

Vantaggi della Pianificazione

31. valutare gli scostamenti tra quanto
pianificato e quanto avvenuto realmente
Cause frequenti di scostamento:

◦ mancanza di autodisciplina nel rispettare il
piano scritto
◦ Sottostimare/sovrastimare il tempo
◦ eccedere il n° di attività
◦ eccesso di interruzioni non gestite
◦ “altri” che tendono a prevaricarci
◦ eccesso di eventi imprevedibili (ma lo erano
veramente ?)
◦ scarsa leadership verso i ns. impegni
Monitorare le pianificazioni

32. Ricordate Pareto + Parkinson
1.
Usate 1 calendario (Outlook ?)
2.
Segnate gli appuntamenti con voi stessi
3.
Definite ora inizio e ora fine
4.
Pensate, Prevedete, Pianificate (3P)
5.
Ricetta: le 5 pillole.

33. Arrivederci alla prossima pillola

Martedì 28/04/09

 Alessandro Carli
Fare di più …. facendo di meno: come

delegare con successo.