Wat is Lean ? Een korte presentatie gaande van context, historie, 5 principes en de 4 pijlers. Het geeft aan hoe je op weg kan gaan in lean implementatie met voordelen en valkuilen met antwoord op volgende vragen: -hoe starten met Lean in de zorg ? -wat meten ? -betrokkenheid ? -implementatieplan ? -valkuilen Fijne groet, Kristof 0487477861

1. LEAN
en de zorg
Op zoek naar een antwoord op de vragen :
- Hoe meer met minder ?
- Hoe met meer kwaliteit ?
- Hoe met meer respect ?
Kristof Vanderbist
Makelaar in kennis
Current state – Future state Expert
My Kingdom for a Horse
kristof@mykingdomforahorse.be

2. In deze sessie een antwoord op

LEAN : Wat is het ?

LEAN : Hoe werkt ?

LEAN : Hoe begin je eraan ?
3

3. Wat is LEAN ?

Historiek
◦ Ford T 1910
: lijnproductie – tijd is geld
GM 1930
: proces aanpak
◦ Toyota anno 1950
: oplossen logistiek + mens activeren
◦ LEAN the machine that changed the world 1990

Jones & Womack
◦ Business strategie : continu verbeteren



invalshoek doorlooptijd
Toepasbaar in alle organisaties
5 Stappen
◦ Wat is waarde – Ban verspilling – Breng in balans- Trekken – Continu verbeteren

4 Pijlers
◦ Philosphy – People – Process – Problemsolving

Wat brengt het ? TIJD
◦
◦
◦
◦
◦
Productiviteit +45%
Kostenreductie -25-55%
Kwaliteit +50-90%
Oppervlakte in gebruik -35-50%
Doorlooptijd vermindering -50-90%
4

4. Stap 1 : Wat zijn waarde
toevoegende activiteiten ?

Waarde waarde waarde
◦ Identiteit
◦ Wat factureer je ?
◦ Wat wil de klant ?






Is de patiënt lijdend voorwerp ?
Zijn onze bewoners enkel te verplegen en te voeden ?
Wat vertelt het woonzorgdecreet ?
Externe klant is ook RIZIV – Familie - Politiek
Interne klant
Tijd voor onze klant
◦
◦
◦
◦
◦
◦
◦
Hoeveel tijd heeft geneesheer ?
Hoeveel tijd heeft een logistieke medewerker?
Hoeveel tijd heeft de hoofdverpleegster ?
Hoeveel tijd hebben de verplegers ?
Hoeveel tijd heeft de poetsdienst ?
Hoeveel tijd heeft de keuken ?
Hoeveel tijd hebben de ergo en de kiné ?
My Kingdom for a Horse
5

5. Stap 2 : ban verspilling !
Loop eens mee door een attractiepark of een ziekenhuis
 Doorlooptijd

My Kingdom for a Horse
6

6. Stap 2 : ban verspilling !
Begin dag
Einde dag
Tijd voor papierwerk
Groen = tijd voor bewoner/patiënt
Rood : wachttijd, zoektijd
“waste” in administratieve
processen
Wat is het ?
◦
◦
◦
◦
◦
Wachten
Communicatie
Inspectie, controle
Transport
Ingave data – dossier verwerken


Dubbel werk – overtypen uit andere
database
Herbehandelen dossier
My Kingdom for a Horse
7

7. Stap 3 : stroomlijnen
Dringend versus gepland
 Inzet middelen en personeel

◦
◦
◦
◦
tijd
Wantrouwen - vertrouwen
Controle – zelfcontrole
Communicatie – kort – minder muren
Elk zijn manier – afspraken
Stap 4 : pull
Hoe ?
belasting
Traditioneel
Lean
Productie
Voorspelling
Orders
Layout
Per
departement
Productie
proces
Batch
Groot
Klein
Proces
Stukken en
wachtrijen
Continu flow
Kwaliteit
Eindcontrole
staalname
Gedurende
proces
My Kingdom for a Horse
8

8. Stap 5 : continu verbeteren

Het is nooit af :
◦
◦
◦
◦

Het kan altijd beter
Bouwen op sterktes
Mensen blijven mensen
Mensen brengen technologie
voort
Context verandert
◦
◦
◦
◦
Klanten
Technologie - Kennis
Wetgeving
Medewerkers
My Kingdom for a Horse
9

9. Wat is het ? : 4 P’s
Proces – People – Problem solving – Philosophy
My Kingdom for a Horse
10

10. Mens (people)
Traditioneel




In eer en geweten
Diploma
Problemen op het bord van de
directie
Hokjesdenken
Lean










De boekhouder heeft de macht
Vergaderen zonder uitkomst
Doen wat er gevraagd wordt
Taken
Do the dirty work




Doelstellingen
Opleiding – levenslang leren
Problemen oplossen
3-1-3 principe : flexibiliteit –
functiedifferentiatie
Manage de VA activiteiten en
de cijfers volgen
Visueel management
Participatie, ondersteunen en
sturen
Verantwoordelijkheid
Respect
My Kingdom for a Horse
11

11. Problemen oplossen

Perspectief
◦ Servetten

Participatief
◦ Menu


Maak ze zichtbaar
Onderschatting logistieke problemen
◦ 20% tijd wandelt de verpleegkundige



Teamwerk: respect en  communicatie
Doen
Symptoon – analyse – test - borg
My Kingdom for a Horse
12

12. Proces - maturiteit
Doelstelling
Hoofdproces
Ondersteunende
processen
Bijsturing
Organisatie
Periodieke bijsturing
Optimaal en flexibel
Geïntegreerd
Leereffecten, continu
Zelfsturing
Eenduidig en bekend
Gestroomlijnd
Formeel en krachtig
Corrigerend en
bijsturen
Formeel teamwerk
Geïdentificeerd
Gestructureerd
Volgens afspraak
Vergaderen
Samenwerking
Gedeeltelijk bekend
Processtappen niet
verbonden
Informeel, ad hoc
Informatief
Ad hoc
Niet bekend
Individueel/
departement
Brandjes blussen
Informatief bij
problemen
Instructief of
chaotisch
Performantie
www.mykingdomforahorse.be

13. Hoe starten ?
1.
2.
Noodzaak of visie
Bepaal wat waarde is voor de klant
1.
2.
3.
Bewoner – Patiënt – Familie
RIZIV
Interne klant
Breng in kaart huidig proces en activiteiten –
detail ?
4. Bepaal opportuniteiten
5. Stel een team samen - betrokkenheid
6. Evalueer totale plaatje
7. Communiceer
8. Start met een piloot
3.
My Kingdom for a Horse
14

14. Hoe starten ?
In kaart brengen proces
Hoe ?
Voordelen
Nadelen
Interview
Snel
Aftoetsen n+1
Lage betrokkenheid
Juiste man ?
Devil in de details
Proces map met
post it of metaplan
Visueel
Teamwerk
Consensus
Hoge
betrokkenheid
Tijdrovend
My Kingdom for a Horse
15

15. Hoe starten ?
Evalueren proces & kies

Performantie

Bottlenecks ? Doorlooptijdverkorting

Goesting

Competentie

Invloed andere projecten

Pensioen – Transformaties

Verlichting administratie – meer tijd voor klant- focus kerntaken

Opbrengst

Competitie

Klachten

Tijdsvreters

Gebrek structuur of standaard

Veranderende markt : meer flexibiliteit
My Kingdom for a Horse
16

16. Hoe starten ? Fase 2
Evalueren proces & kies
 Ontwikkel toekomstig proces
Hoe ?
Nadelen
Wit blad
Grote doorbraak
Klant centraal
Lage betrokkenheid
Devil in de details
Proces map met post it of
metaplan
5W+1H

Voordelen
Visueel
Teamwerk –Hoge betrokkenheid
Minder grote doorbraak
Personeel eerder centraal
Kies juiste tools
Value stream
mapping
Kanban
Cell layout
5S
One piece
flow
Lijn
balancering
SMED
Spagetti
Visueel
management
Kaizen
Standaard
werk
3-1-3
My Kingdom for a Horse
17

17. Hoe starten ? Fase 2

Kies juiste tools
Value stream
mapping
Kanban
Cell layout
5S
One piece
flow
Lijn
balancering
SMED
Spagetti
Visueel
management
Kaizen
Standaard
werk
3-1-3
Functiedifferentiatie
My Kingdom for a Horse
18

18. Hoe starten : fase 2


◦
◦
◦







Bepaal toekomstige performantie
Maak onderscheid tussen
Gemakkelijk – Moeilijk
Goedkoop – Duur
Zelf – Afhankelijk van derden
Bepaal budget
Prioriteiten
Maak actieplan : wie wat wanneer en hoe
Communicatieplan
Doen, doen, doen !
Voorzie ondersteuning x+1->30
Evalueer performantie en betrokkenheid
x+30, x+60, x+90, x+240 en stuur bij
My Kingdom for a Horse
19

19. Hoe starten ?

◦
◦
◦
Management
◦
Kwaliteit
Klant
Proces
Mensen
Breng in balans
◦
◦
◦
Valkuilen
Geen tijd
Geen klant
Geen
ondersteuning
management
Geen
communicatie
Geen borging
Geen peleton
Vasthouden aan 1
oplossing
My Kingdom for a Horse
20

20. Samenvatting
Imago

◦

Bij de klant


Door in te zetten op




Bij personeel
◦
Meer tijd
Juist accent


Ban verspilling
Mensen
Processen
Problemen op te lossen
Respect
Participatie
• Verbetering in imago
•Sneller klant bedienen – klant gerichter
• Respect
• Kwaliteit
• Continu
My Kingdom for a Horse
21

21. Dank
It is not the strongest of the species that survives, nor
the most intelligent that survives. It is the one that is the
most adaptable to change.
Charles Darwin
Kristof Vanderbist
Ingenieur Biochemie
Lean Six Sigma Black Belt
Contactclown
+32 487 47 78 61
www.mykingdomforahorse.be
My Kingdom for a Horse
22