Presentation on second quadrant, how this framework can help in better planning and time management

1. TCOL HMs workshop
School Leadership
ಶಕಕರ ಕಲಕಾ ಸಮುದಾಯ ಕಾಯರಕರಮದ ರಮುಖಯಶಕಕರ
ಕಾಯರಗಾರ-ಶಾಲಾ ನಾಯಕತವ
Second Quadrant
ಎರಡನ ಚತುಥರ
for
time management
ಸಮಯ ನವರಹಣ
IT for Change ­ಐಟ ಫಾರ್ ಚೇಂಜ್
September 22, 2015 ­ ಸಪಟಂಬರ್ 22, 2015

2. Is URGENT = IMPORTANT ??
ಇದು ತವರತವೇ= ಮುಖಯವೇ?
No
They are two independent factors
ಎರಡು ಸವತಂತರ ಅಂಶಗಳು
Exercise –ಚಟುವಟಕ
Can we identify urgent and not urgent; important and non important
activities/ tasks that we do daily?
ನಾವು ಪರತದನ ಮಾಡುವ ಕಲಸಗಳಲಲ ತವರತ ಮತುತ ತವರತವಲಲದ ಹಾಗು ಮುಖಯ ಮತುತ
ಮಖಯವಲಲದ ಅಂಶಗಳನುನ ಪಟಟಮಾಡೋೇಣವೇ?

3. Time Management - ಸಮಯ ನವರಹಣ
IV
Not Urgent and Not
important
ತವರತವೂ ಇಲಲ ಮತುತ
ಮುಖಯವೂ ಇಲಲ
III
Urgent but not
important
ತವರತ ಆದರ ಮುಖಯವಲಲ
NOT
IMPORTANT
ಮುಖಯವಲಲ
II
Important but NOT
urgent
ಮುಖಯ ಆದರ
ತವರತವೇನಲಲ
I
Urgent And
Important
ತವರತ ಮತುತ ಮುಖಯ
IMPORTANT
ಮುಖಯ
NOT URGENT -
ತವರತವಲಲದ
URGENT/ ತವರತImportant / Urgent
ಮುಖಯ /ತವರತ

4. Quadrant I ಚತುಥರ 1
Urgent and Important quadrant ­
ನಾಲುಕ ತಂಗಳಲಲ ತವರತ ಮತುತ ಮುಖಯವಾದವು
MUST BE DONE …. JUST NOW
ಈಗಲೇ ಮಾಡಬೇಕಾದದುದ
Current problems ­ ಪರಸುತತ ಸಮಸಯಗಳು
Often issues beyond ones own control (outside one's circle of influence ­ ಪರಭಾವ
ವಲಯ)
Reactive ­ lack of planning / ineffective plan implementation
ಪರತಕರಯ ­ ಯೇಜನಯ ಕೋರತ / ಯೇಜನಯನುನ ಅನುಷಾಟನಗೋಳಸುವಲಲ ವಫಲ
Crisis management / Stressful
ಬಕಕಟುಟ ನವರಹಣ / ಒತತಡಭರತ

5. Quadrant ಚತುಥರ II
Important but not urgent quadrant ­
ಮುಖಯ ಆದರ ಈ ಚತುತರದಲಲ ಮಾಡಲೇಬೇಕಾದತವರತವಲಲ
Must be done. But not necessary to do now. Can be done later
ಮಾಡಲೇಬೇಕು ಆದರ ಈಗಲೇ ಮಾಡಲೇಬೇಕಾದ ಅಗತಯವಲಲ, ನಂತರವೂ ಮಾಡಬಹುದು
Our dreams and visions­ ನಮಮ ಕನಸು ಮತುತ ಗುರ
Personal ­ Health, Fulfillment of potential, our time with family / children
ವೈಯುಕತಕ­ ಆರೋೇಗಯ, ನಮಮ ಕುಟುಂಬದವರಗಾಗ ಸಮಯ
Professional – quality learning for our students. Happy learning environment
in our school. Satisfactory environment for our teachers. Teacher
professional development.
ವೃತತಪರ ­ ಮಕಕಳಗ ಗುಣಮಟಟದ ಕಲಕ. ಶಾಲಯಲಲ ಸಂತೋೇಷದಾಯಕ ಕಲಕಾವಾತಾವರಣ.
ಶಕಕರಗ ತೃಪತದಾಯಕ ವಾತಾವಾರಣ. ಶಕಕರ ವೃತತಪರ ಬಳವಣಗ

6. Quadrant ಚತುಥರ II
Proactive effort needed… since not a MUST­
ಪರತಕರಯಾತಮಕ ಶರಮ ಬೇಕೇ ಬೇಕು­
Needs to be slotted through Planning ­
ಅಗತಯಗಳನುನ ಯೇಜನಯ ಮೂಲಕ ಪಟಟ ಮಾಡುವುದು.
Through planning we take charge of our future
ಯೇಜನಯ ಮೂಲಕ ನಮಮ ಭವಷಯದ ದನಗಳನುನ ಹಡದಡಬಹುದು
We realize our dreams, not let that be a result of luck
ನಮಮ ಕನಸುಗಳನುನ ಅದೃಷಟದಂದ ಬರುವ ಕನಸುಗಳಾಗಸದ, ಅಥರ ಮಾಡಕೂಳುಳವುದು.
We act on items under our control (ಪರಭಾವ ವಲಯ)­
ನಮಮ ನಯಂತರಣದಲಲ ಬರುವ ಅಂಶಗಳ ಮೇಲ ಕಾಯರಪರವೃತತರಾಗುವುದು
QII activity delivers results / high value, also maximum satisfaction, improves our
morale
ಎರಡನೇ ಚತುಥರದಲಲ ಫಲತಾಂಶವು ಉತತಮವಾಗರುತತದ, ಹಚಚನ ತೃಪತಯರುತತದ, ನಮಮ
ಆತಮಸಥೈಯರವನುನ ಹಚಚಸುತತದ.

7. Quadrant II becomes Q I
If we neglect item in QII stage, it will become a crisis later. Thus items in QII
move from towards QI, if not attended to .
ಎರಡನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲನ ಅಂಶಗಳನುನ ನಲರಕಸದರ ಅವು ತುಂಬಾ ಕಲಷಟವಾಗುತತವ. ಈ
ರೇತಯ ಎರಡನೇ ಚತುಥರದ ಅಂಶಗಳು ಮುಂದ ಮದಲನೇ ಚತುಥರದಲಲೇ ಎದುರಾಗುತತವ.
We are better equipped to handle an item in QII since it has not yet become a
crisis. Cooler mind means better solutions.
ಎರಡನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲನ ಸಮಸಯಗಳನುನ ಎದುರಸಲು ನಾವು ಸಜಾಜಗರಬೇಕು, ಏಕಂದರ ಇವು
ಅಷುಟ ಕಲಷಟವಾಗರಲಲ. ಶಾಂತಯುತ ಮನಸಸನಂದ ಸಮಸಯಗಳನುನ ಸುಲಭವಾಗ
ಎದುರಸಬಹುದು.
QII work allows us to sharpen our skills and fulfill our potential by meaningful
exploration of possibilities, while in QI, we would like to quickly complete the
tasks without getting the best of the experience
ಎರಡನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲ ವವಧ ಅಥರಪೂಣರವಾದ ಅವಕಾಶಗಳ ಮೂಲಕ ನಮಮ ಕೌಶಲಗಳನುನ
ನುರತಗೂಳಸಕೂಳಳಲು ಸಾಧಯವಾಗುತತದ.
ಮದಲನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲ ಯಾವುದೇ ಅನುಭವಗಳನುನ ಹೂಂದದೇ ತವರತವಾಗ
ಕಾಯರಗಳನುನ ಪೂಣರಗೂಳಸಲು ಬಯಸುತತೇವ.

8. Not Important but urgent – Q III
ಮೂರನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲ- ಮುಖಯವಲಲದ ಆದರ- ತವರತವಾಗ ಮಾಡಬೇಕಾದದುದ
Has to be done NOW … (though we dont find it important)
ಅಷುಟ ಮುಖಯವಲಲದದದರೂ ಈಗಲೇ ಮಾಡಬೇಕು
Irritant, Stressful – ಕರಕರಯಾಗುವುದು, ಒತತಡವುಂಟಾಗುವುದು
Unintentionally, many spend lot of time here, tasks in which we do not see
any value for ourselves !! (meetings....)
ಉದದೇಶರಹತವಾದದುದ, ಹಲವರು ಇದರಲಲಯೇ ಹಚುಚ ಸಮಯ ಕಳಯುವರು.
Need to question any activity we take up – what is the real justification / value
of the activity?
ಯಾವುದೇ ಚಟುವಟಕ ಮಾಡುವ ಮುನನ ನಾವು ಅದರ ಅಗತಯತಯ ಬಗಗ ಪರಶನ
ಮಾಡಕೂಳಳಬೇಕು.
Can we resist these tasks, or atleast intepret them and act with careful thought,
instead of only compliance?
ಈ ಕಾಯರವನುನ ತರಸಕರಸಬಹುದಾ ? ಅಥವಾ ಎಚಚರಕಯಂದ ಅದರ ಬಗಗ ಚಚರಸಬಹುದಾ ?
….......................

9. Move the focus of control a bit towards us? (GHS Vivek Nagara not
participating in TCOL).
ನಮಮನುನ ನಯಂತರಸುವವರ ಬಗಗ ಗಮನವಹಸಬಹುದಾ ? (ಸ.ಪೌರ.ಶಾಲ ವವೇಕನಗರ
ಶಾಲಯವರು ಈ TCOL ಕಾಯರಕರಮದಲಲ ಭಾಗವಹಸುತತಲಲ)
Counter weights (political process of leadership) – SDMC?
ರಾಜಕೇಯ ಶೈಲಯ ನಾಯಕತವ­ ಎಸ್.ಡ.ಎಂ.ಸ ?
Not Important but urgent – Q III
ಮೂರನೇ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲ- ಮುಖಯವಲಲದ ಆದರ- ತವರತವಾಗ ಮಾಡಬೇಕಾದದುದ

10. Not Important, not urgent – Q IV
ನಾಲಕನೇ ಚತುಥರದಲಲ- ಪರಮುಖವೂ ಅಲಲ ಹಾಗು ತವರತವೂ ಅಲಲ
Quadrant IV – Not urgent, not important
ನಾಲಕನೇ ಚತುಥರದಲಲ- ಪರಮುಖವೂ ಅಲಲ ಹಾಗು ತವರತವೂ ಅಲಲ
Trivial tasks that could provide mind a rest (mindless activities)
ಕುಲಕ ಕಾಯರಗಳು ಮನಸಸಗ ವಶಾರಂತ ನೇಡಬಹುದು
should not become cause for stress.
ಒತತಡಕಕ ಕಾರಣವಾಗಬಾರದು
Should form a small part of our life
ನಮಮ ಜೇವನದ ಒಂದು ಸಣಣ ಭಾಗವಾಗಬೇಕು

11. Activity ಚಟುವಟಕ
Draw your OWN Quadrant and put the percentage time you spend on each of
the quadrants ?? ­ ಚತುಥರಗಳನುನ ಹಾಗು ಪರತ ಚತುಥರದಲಲ ನೀವು ವಯಯಸರುವ
ಸಮಯದ ಶೀಕಡಾವಾರು ಸಮಯವನುನ ಲಕಕಮಾಡ
IV
Not Urgent and Not
important
ತವರತವೂ ಇಲಲ ಮತುತ
ಮುಖಯವೂ ಇಲಲ
III
Urgent but not
important
ತವರತ ಆದರ ಮುಖಯವಲಲ
NOT
IMPORTANT
ಮುಖಯವಲಲ
I
Urgent And Important
ತವರತ ಮತುತ ಮುಖಯ
IMPORTANT
ಮುಖಯ
NOT URGENT -
ತವರತವಲಲದ
URGENT/ ತವರತImportant /
Urgent
ಮುಖಯ /ತವರತ

12. Current / typical spend of time – ಪರಸುತತ ಸಮಯದ ಕಲಷಟ ಬಳಕ
15 – 2010 – 20
QIVQIII
0 – 2060 - 80
QIIQI
Result – stressed out individual, ineffective work
ಫಲತಾಂಶ- ಪರತಯಬಬರಲೂಲ ಒತತಡ, ಪರಣಾಮಕಾರಯಲಲದ ಕಲಸಗಳು

13. Ideal spend of time – ಸಮಯದ ಪರಪೂಣರ ಬಳಕ
10 – 200 – 10
QIVQIII
40 - 800 - 20
QIIQI
People who devote time to Q I and QIII will be ineffective, though they are
doing crisis management.
ಯಾರು ಮದಲನೀ ಚತುಥರದಲಲ ಸಮಯವನುನ ವನಯೀಗಸುತಾತರೂೀ, ಅವರ ಮೂರನೀ
ಚತುಥರ ಪರಣಾಮಕಾರಯಾಗರುವುದಲಲ. ಅವರು ಬಕಕಟುಟ ನವರಹಣ ಮಾಡುತಾತರ.
A successful person would spend significant part of time in the second
quadrant.
ಒಬಬ ಯಶಸವ ವಯಕತ ತನನ ಸಮಯದ ನಧರಷಟ ಭಾಗವನುನ ಎರಡನೀ ಚತುಥರದಲಲ ಬಳಸುತಾತನ

14. Time Management
IV
Not Urgent and Not
important
(IGNORE)
III
Urgent but not
important
(AVOID)
NOT
IMPORTANT
II
Important but NOT
urgent
(PLANNED)
I
Urgent And
Important
(AD-HOC)
IMPORTANT
NOT URGENTURGENTImportant /
Urgent

15. Important - ಪರಮುಖವಾದದುದ
Exercise –ಚಟುವಟಕ
What are Q II activities for a High School HM?
ಒಬಬ ಪೌರಢಶಾಲಾ ಮುಖಯಶಕಕರಗ ಎರಡನೀ ಹಂತದ ಚತುಥರದಲಲ ಏನಲಾಲ
ಚಟುವಟಕಗಳರುತತವ .

16. QII for a High School HM - ಪೌರಢಶಾಲಾ ಮುಖಯಶಕಕರಗಾಗ ಎರಡನೇ ಚತುಥರ
• Develop competencies and skills in your teachers, individually – teacher
professional deelopment
ಪರತಯಬಬ ಶಕಕರಲಲಯೂ ಸಾಮಥಯರ ಮತುತ ಕೌಶಲಗಳನುನ ಹಚಚಸುವುದು­ ಶಕಕರ ವೃತತಪರ
ಬಳವಣಗ
• Develop your teachers as a team
ಶಕಕರನುನ ಒಂದು ತಂಡವಾಗ ಬಳಸುವುದು
• Work towards a longer term vision for your school
ಶಾಲಯ ಧೇಘಾರವದ ಗುರಗಾಗ ಕಲಸ ಮಾಡುವುದು
• How can your students learn (not just pass exams)
ವದಾಯಥರಗಳು ಹೇಗ ಕಲಯಬಹುದು( ಕೇವಲ ಪಾಸು ಮಾಡುವುದಕಕಲಲ)
• How can all your students learn
ಎಲಾಲ ಮಕಕಳು ಹೇಗ ಕಲಯಬಹುದು
• How can all your students have holistic learning
ನಮಮ ಎಲಾಲ ಮಕಕಳು ಹೇಗ ಸಂತೂೇಷದಾಯಕ ಕಲಕಹೂಂದಬಹುದು

17. QII for a High School HM - ಪೌರಢಶಾಲಾ ಮುಖಯಶಕಕರಗಾಗ ಎರಡನೇ ಚತುಥರ
• Can I approach my teachers and students, instead of always waiting for them
to approach me
ಶಕಕರು ಮತುತ ಮಕಕಳು ವವಧ ವಧಾನಗಳನುನ ನೇಡುವು ಮದಲೇ, ಶಕಕರು ಮತುತ
ಮಕಕಳಗಾಗ ನಾನೇ ಏನಾದರು ವಧಾನಗಳನುನ ನೇಡಬಹುದೇ.
• Develop a medium term vision for your school – with inputs from your
teachers, parents, students. Evolving a shared vision will greatly motivate
all to work well together
ಶಾಲಗಾಗ ಮದಯಮಾವದ ಗುರಯನುನ ಅಭವೃದದಪಡಸುವುದು.
• Provide inputs to department from your experiences, proactively
ನಮಮ ಅನುಭಗಳನುನ ಪರತಕರಯಗಳ ಮೂಲಕ ಇಲಾಖಗ ನೇಡುವುದು.

18. • A man was walking in a forest one day, and he met a woodcutter. He
asked, "Mr. Woodcutter, you've been making slow progress on
chopping down the tree. Perhaps your axe is too blunt, why don't
you sharpen it?"
ಒಬಬ ವಯಕತ ಒಂದು ದನ ಕಾಡನಲಲ ನಡದು ಹೂೇಗುತತರುತಾತನ, ಅಲಲ ಒಬಬ
ಮರಕಡಯುವವನನುನ ಭೇಟಯಾಗುತಾತನ. " ಮರ ಕಡಯುವವನೇ, ನೇನು
ಮರಗಳನುನ ಕಡದುರುಳಸುವಲಲ ಬಹಳ ನಧಾನವಾಗದದೇಯಾ, ನನನ ಕೂಡಲಯೂ
ಸಹ ತುಂಬಾ ಮಂಡವಾಗದ, ನೇನೇಕ ನನನ ಕೂಡಲಯನುನ
ಹರತಗೂಳಸಕೂಳಳಬಾರದು?" ಎಂದು ಮರಕಡಯುವವನನುನ ಕೇಳುತಾತನ.
• "That's the truth! The axe has not been sharpened for a long while
now, I could make far better progress with a sharp axe!" said the
woodcutter.
"ಅದು ನಜ ! ಹಲವು ದನಗಳಂದ ನನನ ಕೂಡಲಯನುನ ಹರತಗೂಳಸಕೂಳಳಲಲಲ,
ಹರತಗೂಳಸದದಲಲ ನನನ ಕಲಸದಲಲ ಇನುನ ಉತತಮ ಪರಗತ ಹೂಂದಬಹುದಾಗತುತ"
ಎಂದು ಮರಕಡಯುವವನು ಹೇಳುತಾತನ.

19.
• "Then why not you take some time to sharpen it now? You'd make
good progress!" said the man.
'ಹಾಗಾದರ ಕೂಡಲಯನುನ ಹರತಗೂಳಸಲು ನೇನೇಕ ಸವಲಪ ಸಮಯ
ತಗದುಕೂಳಳಬಾರದು? ಇದರಂದ ಇನುನ ಪರಗತ ಕಾಣಬಹುದು " ಎಂದು ಆ ವಯಕತ
ಮರಕಡಯುವವನಗ ಹೇಳುತಾತನ.
• "I don't really have time for that, you know. I gotta chop down all
these trees, I don't have the luxury of sharpening my axe," replied
the woodcutter.
"ನಜವಾಗಯೂ ನನಗ ಅಷುಟ ಸಮಯವಲಲ, ಇಲಲರುವ ಎಲಾಲ ಮರಗಳನುನ
ಕಡಯಲೇಬೇಕದ, ಹರತಗೂಳಸೂೇದಕ ಬೇಕಾದ ಪರಕರ ನನನ ಬಳ ಇಲಲ"
ಎಂದು ಮರಕಡಯುವವನು ಪರತಕರಯಸುತಾತನ.
“Give me six hours to chop down a tree and I will spend the first four sharpening the
axe.” … Abraham Lincoln
ಮರಕಡಯಲು ನನಗ ಆರು ಘಂಟ ಅವಧ ಕೂಡ, ಅದರಲಲ ನಾನು ಮದಲ ನಾಲುಕ ಅವಧಯನುನ ನನನ
ಕೂಡಲಯನುನ ಹರತಗೂಳಸಲು ಬಳಸುತತೇನ. ­ ಅಬಾರಂ ಲಂಕನ್