Ensayo la importancia de los archivos en la gestión empresarial

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La Importancia de los Archivos en la Gestión Empresarial Moderna
Introducción
Los archivos, a lo largo de la historia, han desempeñado un papel esencial en la gestión y
preservación de información. Su origen se remonta al siglo V a.C., cuando una variedad de
materiales, como papiros, mármol y madera, eran utilizados para registrar información crítica.
Estos registros se almacenaban meticulosamente en templos y otros lugares de importancia
sagrada, lo que subraya su innegable valor en sociedades antiguas.
Estos documentos históricos no solo cumplían la función de simples registros, sino que
también ejercían un papel central en el control de la riqueza y el poder de la época. A medida que
las civilizaciones avanzaban en su desarrollo, la relevancia de los archivos no hacía más que crecer,
convirtiéndose en una herramienta indispensable para la toma de decisiones, la preservación de la
cultura y la garantía de la continuidad de la información a través de las generaciones.
En este ensayo, exploraremos a fondo la trascendental importancia de los archivos en el
contexto de las organizaciones y empresas modernas, donde funcionan como una columna
vertebral esencial que respalda la eficiencia operativa y contribuye a la toma de decisiones
acertadas en el ámbito empresarial contemporáneo.
Desarrollo
Uno de los roles preeminentes de los archivos radica en su influencia en el proceso de toma
de decisiones. Los archivos, como testigos fidedignos de los eventos pasados y presentes,
desempeñan un papel crucial en la facilitación de decisiones fundamentadas. La correcta
organización y gestión de documentos no solo acelera la toma de decisiones, sino que también
asegura que dichas decisiones sean las más adecuadas, evitando la repetición de errores cometidos

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en el pasado. La revisión de datos históricos y tendencias pasadas permite a los líderes desarrollar
estrategias sólidas y anticiparse a los posibles desafíos que puedan surgir. De esta manera, los
archivos no solo actúan como meros guardianes de información, son también aliados valiosos en
la toma de decisiones estratégicas que pueden conducir al éxito de la organización.
Otro papel fundamental de los archivos reside en su capacidad para reducir los costos
administrativos, económicos y de tiempo. Según la firma Exact, "una adecuada gestión de archivos
puede reducir los costos documentales en una empresa u organización en más del 40%" (exact,
2020). Los archivos bien organizados minimizan la probabilidad de extravío de documentos o la
adopción de decisiones incorrectas, evitando costosos errores y retrabajos, lo que resulta en un
ahorro de tiempo y recursos. Además, el mantenimiento de registros adecuados fomenta la
transparencia en la organización, generando confianza entre los inversores, clientes y reguladores,
lo que puede impactar positivamente en la economía de la empresa.
Los archivos también juegan un papel crítico en el cumplimiento normativo. Almacenar y
gestionar registros de manera apropiada es esencial para evitar sanciones legales y garantizar el
cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes. Un manejo inadecuado de los archivos no solo
puede resultar en gastos innecesarios de tiempo y recursos, sino que también puede manchar la
reputación de la empresa u organización. Asimismo, los archivos son vitales para llevar a cabo
auditorías internas y externas, facilitando la revisión de los registros financieros, operativos y de
cumplimiento, lo que asegura la transparencia y la rendición de cuentas.
Es importante destacar que la gestión y administración adecuada de los archivos requiere
de personal altamente capacitado y comprometido, caracterizado por cualidades como la
organización, la responsabilidad, la cortesía, la prontitud, la concentración y la confidencialidad.
Además, este personal debe mantenerse en constante actualización y adaptación a las nuevas

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tecnologías, que desempeñan un papel fundamental en la ciencia documental contemporánea. Del
mismo modo, es imperativo contar con instalaciones adecuadas para el almacenamiento de
documentos, donde se garantice la seguridad y la confidencialidad de los mismos.
Conclusión
En conclusión, los archivos representan una piedra angular para cualquier organización.
Una gestión documental eficaz no solo facilita la toma de decisiones acertadas, sino que también
reduce costos, asegura el cumplimiento de normativas y leyes, y, en última instancia, puede
determinar el éxito o el fracaso de una empresa u organización. La inversión en la gestión adecuada
de archivos es, por tanto, una inversión en el futuro y la prosperidad de la entidad.

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Referencias
Conceptualización y normativa archivística para la organización
documental.https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institu
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https://www.exact.com.pe/noticias/importancia-de-los-archivos-documentales-para-tu-
empresa
Jordón, V. H. A. (s. f.). Articulos | MundoArchivistico.com. MundoArchivistico.com.
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Tania, P. V. (s. f.). El proceso de gestión de documentos en la Universidad del Zulia.
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