Presentacion sobre la politica de gestion de documentos electronicos de la Comision Europea (e-Domec). Presentada en una conferencia en Bormujos (Sevilla) en 2013

1. E-Domec: la política de gestión
de documentos electrónicos de
la Comisión Europea
Gustavo Castañer Marquardt
Bormujos, Septiembre 2013

2. Estructura de la presentación
 Origen de e-Domec
 En que consiste?: Política, marco legal,
manera de trabajar y herramientas (HAN:
HERMES, ARES, NOMCOM)
 Gestión de expedientes
 Formación
 Seguimiento y Auditoría
 Aspectos Mejorables
 Perspectivas futuras
 Lecciones a extraer

3. Origen de E-Domec
 De manera significativa, E-Domec surge de un
fracaso
 En 1999, la Comisión Santer se ve forzada a
dimitir por irregularidades en la adjudicación
de contratos y la ausencia de una reacción
rápida y adecuada
 En el año 2000, durante el ejercicio de control
presupuestario del ejercicio de 1998, el
Parlamento Europeo exige a la Comisión el
desarrollo de una política de gestión de
documentos electrónicos que garantice que
tales episodios no se repetiran

4. En qué consiste E-Domec?
 UNA POLÍTICA
 UN MARCO LEGAL
 UNA MANERA DE TRABAJAR
 HERRAMIENTAS
Gestión de Documentos Electrónicos en la Comisión Europea
En aplicación desde 2002
Métodos de trabajo
Puntos de contacto dedicados
Marco normativo
De aplicación obligatoria
Procedimientos comunes entre DGS
Herramientas de gestión documental
Herramientas informáticas
Entorno electrónico/digital

5. Una política de gestión de
documentos electrónicos
 De esta manera, E-Domec surge como la
nueva política de gestión documental de la
Comisión a partir de 2002
 Objetivo: Permitir que cualquier documento
relativo a la misión oficial de la Comisión sea
gestionado, conservado y recuperado de
manera segura en todo momento
 Medios:
 Establecer procedimientos comunes en todas las
Direcciones Generales
 Integrar nuevas tecnologías y avanzar hacia una e-
Comisión

6. Un marco legal
 Textos básicos
 Decisión de la Comisión 2002/47 sobre Gestión de Documentos
 Decisión de la Comisión 2004/563 sobre Documentos Electrónicos y
Digitalizados
 Normas de implementación (SEC (2009) 1643)
 2003: Registro/clasificación y Nomenclatura Común
 2005: Documentos electrónicos y digitalizados
 2007: Preservación y Lista Común de Retención (SEC (2007) 970)
 2008: Valoración y transferencia
 2009: Consolidación de las normas de implementación
 2012: Actualización de la Lista Común de Retención (SEC (2012)
713)

7. Una estructura organizacional
En cada Dirección General
DPC
Controlador de protección de
datos personales
CAD
Centro de Administración
de Documentos
DMO
Oficial de Gestión de Documentos
IRM
Servicio de informática
de la DG
DPO : Data protection Officer
(Commission level)
Comité de Dirección
e-Domec
Política general
Equipo e-Domec
(SG)
• Normas de
implementación
• Especificaciones para
herramientas
informáticas
DIGIT
Herramientas
informáticas
Responsable
de la Gestión Documental
en la DG
Organización específica a cada DG:
Registro, Atribución, Preservación
de archivos, …
Servicios / Unidades
de la DG
 Jefe de Unidad
 Gestores de Expedientes
 Corresponsal del DMO
 Personal de apoyo
EDPS : Personal data
protection
(interinstitutional level)
SERVICIO
ARCHIVOS HISTÓRICOS
(OIB)
LSO
Oficial Local de Seguridad
Dirección de Seguridad
(HR DS)

8. Una manera de trabajar
1. Registrar los documentos formalmente elaborados o recibidos
en el curso de tus actividades
2. Establecer un plan de clasificación y crear expedientes
3. Preservar los documentos importantes en expedientes oficiales
4. Conservar los documentos y expedientes relativos al ámbito de
tus responsabilidades
5. Cuando sea apropiado, transferir expedientes al archivo
intermedio e histórico
 Aplicar los estándares de control interno:
 n. 8: procesos y procedimientos
 n. 10: continuidad de negocio
 n. 11: gestión de documentos
 n. 13: contabilidad e informes financieros

9. DMO (Oficial de Gestión de
Documentos)
 1 por DG/Servicio
 Encargado de establecer el sistema de
gestión documental y archivo:
 Definición de las reglas y procedimientos
específicos
 Capacitación e información
 Control y seguimiento
 Coordinación horizontal con el CAD y otros
servicios asimilados en la DG
 Cordinación interservicios con los DMOs de
otras DG/Servicios

10. CAD (Centro de Administración de
Documentos)
 Encargados de procesar, organizar y
preservar documentos
 Asegura clasificación ordenada y sistemática
cuando se requiera
 Gestiona y aplica la lista de retención
 Preserva la autenticidad de los documentos
 Aplica el Código de Buen Comportamiento
Administrativo en la gestión documental

11. Corresponsales del DMO en las
unidades
 Punto de contacto entre la unidad y el DMO
de la DG
 Asegura la implementación de las normas de
registro, clasificación, archivo y transferencia
de documentos en cooperación con el DMO
 Asegura el acceso a los documentos
 Asegura la descripción de documentos y
expedientes en sistemas informáticos y su
evaluación
 Asegura la protección, preservación y
transferencia de documentos y expedientes

12. ARES
 Ares (Acrónimo en inglés de Sistema Avanzado de
Documentos de Actividad), es el registro general único
de la Comisión, agencias ejecutivas y del Servicio
Europeo de Acción Exterior
 Además del registro de documentos, Ares permite:
 Asignación/circulación de documentos con fechas límite de
acción – flujo de trabajo con firma electrónica
 Ligar la descripción con el documento electrónico
 Archivar documentos en expedientes electrónicos
 Gestionar los expedientes oficiales de una DG
 Buscar y recuperar documentos

13. NOMCOM
 NOMCOM gestiona el plan de
clasificación y el listado de expedientes
para toda la Comisión. También asigna
un identificador único a todos los
expedientes oficiales.
 Se compone de tres niveles comunes
definidos por la SG y hasta 5 niveles
específicos definidos por las DGs y
Servicios

14. Primer nivel de NOMCOM
 01. Institución – Comisión, Composición y
mandato de la CE …
 02. Futuro de la Unión y cuestiones institucionales
 03. El area económica y social de la Comunidad
 04. Ciudadanía y calidad de vida
 05. Relaciones Internacionales
 06. Financiación de actividades de la Comunidad y
gestión de recursos financieros
 07. Ley comunitaria
 08. Prensa, comunicación y publicaciones
 09. Estrategia política y coordinación por DG
 10. Administración

16. HERMES
 El objetivo de la plataforma informática
HERMES es reunir las diferentes
aplicaciones de gestión de documentos
utilizadas por la Comisión en un único
repositorio de documentos y expedientes
electrónicos que garantiza la no
duplicación de documentos.

17. La Arquitectura HAN (HERMES-ARES-
NOMCOM)
HERMES
Repositorio
Electrónico
Común
ARES
NOMCOM2
Sistemas
Locales
Sistemas
Corporativos
Advanced Records System
ARES es una aplicación web
para registrar documentos
oficiales en HERMES que
proporciona seguridad, flujos
de trabajo electrónicos y
búsqueda a texto completo.
ARES está integrado con:
• NOTIS para notificaciones
instantáneas a usuarios
sobre tareas y nuevos
documentos
• MS Exchange a través de
ARESLook
• UBS para cargar
documentos escaneados
Nomenclatura Común
NOMCOM2 gestiona el plan
de clasificación y el listado
de expedientes para toda la
Comisión. También otorga
un identificador único a
todos los expedientes
oficiales.
HERMES implementa las
normas de gestión documental
definidas en el marco del
proyecto e-Domec. Los
documentos oficiales son
almacenados una sola vez en
un repositorio central.
Servicios de
Repositorio Hermes
establece un marco que
aplicaciones
corporativas/localees
pueden usar para
integrarse con HERMES y
poder garantizar que se
respetan normas y
procedimientos comunes
de gestión documental.

18. Proceso de registro de un
documento
 4 pasos:
1. Identificación de documentos que
requieren ser registrados
2. Creación de una entrada descriptiva
relativa al documento
3. Creación de un enlace entre los
metadatos y el documento electrónico
4. Seguimiento administrativo (atribución,
plazos límite, circulación…)

19. Condiciones para registrar un
documento
Si
No
• Registrar el
documento
• Añadir el código de
expediente
• Quiero guardarlo
Si No
Listarlo en un
inventario +
Almacenar
Final
 Ha sido el documento elaborado o
recibido?
+
 Es probable que implique una
acción, seguimiento o respuesta
del servicio / Nos obliga como
unidad?
+
 Contiene información sustancial y
que no tiene un corto plazo de
validez?
 Está el documento redactado de tal
manera que se puede considerar
como una afirmación de hecho en
términos administrativos o legales?

20. Una obligación: cerrar expedientes
 Todos los expedientes oficiales deben ser cerrados
 Un expediente debe ser cerrado cuando todas las
acciones relativas al asunto tratado se han
completado y no es necesario añadir más documentos
al expediente
 No se pueden efectuar cambios a un expediente
cerrado
 El período de retención administrativa (DUA)
establecido en la Lista Común de Retención cuenta
desde la fecha de cierre del expediente
 Los expedientes cerrados son transferidos a los
depósitos intermedios: áreas de archivo apropiadas
(en la unidad o en los archivos centrales de la DG)

21. La Lista Común de Retención (CRL)
 La CRL es un documento vinculante que
define el período de conservación de los
expedientes oficiales de la Comisión y todos
los procedimientos que deben seguirse
 Indica:
 Las categorías de expedientes
 Los períodos de conservación
 Las prácticas administrativas al vencer el período
de conservación y los procedimientos a seguir
 El destino final de los expedientes transferidos a
los archivos históricos

22. Algunas categorías de la CRL
Tipo de expedientes DUA Primera
revisión
Gestión de acuerdos 10 años MUE/SEL
decisiones de Subvención
Gestión de contratos 10 años MUE/SEL
Casos ante los Tribunales 5 años THA
Ayudas de Estado 2 años THA
Gabinete de Comisario corresponde al
plazo en el cargo
del Colegio de Comisarios THA
Expediente Personal 120 años después
de la fecha de nacimiento EL
Expediente Médico Al menos hasta que el
interesado cumpla 75 EL

23. Un aspecto esencial: la formación
 Un aspecto realmente ejemplar del
proyecto e-Domec es el tema de
formación. Hay una oferta abundante
(hasta 17 cursos diferentes) y variada
(adaptada a los diferentes perfiles).
 La oferta formativa cubre aspectos de
gestión documental así como los
relativos a las aplicaciones informáticas

24. Material de formación y difusión de
primera calidad

25. Seguimiento y auditoría de la
gestión documental
 El Comité de Dirección garantiza la
monitorización del programa mediante
una detallada encuesta que permite
establecer un ranking de las DGs y
formular recomendaciones específicas
 Al existir un estándar de control interno
sobre gestión documental se llevan a
cabo de manera regular auditorías sobre
este aspecto en las diferentes DGs

26. Aspectos mejorables
 Pese a su excelente nivel, e-Domec no
carece de aspectos mejorables:
 Complejidad del entramado normativo
 Modelo “hibrido” centralización-
descentralización de gestión documental
 Carencia de nexo directo entre cuadro de
clasificación y tabla de retención
 Percepción de NOMCOM como aplicación
especializada y excesivamente compleja

27. Perspectivas futuras
 Otro aspecto destacable es la continua
evolución del proyecto. Actualmente e-Domec
esta desarrollando la transferencia de
expedientes electrónicos a un repositorio
archivístico que garantice la preservación
digital a largo plazo según el modelo OAIS,
completando así el ciclo de vida de la
documentación
 Otro proceso que se esta iniciando es la
evaluación por parte de usuarios clave del
proyecto con vistas a su simplificación y
mejora

28. Lecciones a extraer
 Qué lecciones podemos derivar del proyecto
e-Domec:
 Desarrollo modular, sobre sólidas bases
normativas, que continua a día de hoy
 La centralidad del apoyo jerárquico es clave
 Alianza Gestores Documentales-Informáticos
 La formación como un aspecto fundamental
 Evaluación y auditoría para un proceso de mejora
continua

29. Para saber más…
 http://ec.europa.eu/transparency/edoc_m
anagement/index_es.htm
 http://ec.europa.eu/archival-
policy/legal_basis_en.htm

30. GRACIAS!
 Gustavo Castañer Marquardt
gustavo.castaner@europa.consilium.eu