Przetargi „rosterowe” na stałe weszły do krajobrazu reklamowego rynku. Wygranie takiego przetargu nie daje de facto gwarancji żadnego zarobku - o budżet trzeba dalej walczyć z innymi agencjami, ponosząc dodatkowe, wysokie koszty. Po co Klienci to robią? Co na tym zyskują, a co tracą? Zapraszam na opowieść opartą o przykłady wzięte z agencyjnego życia, rozmowy z branżowymi ekspertami i drugą edycję badanie dot. „Praktyk Przetargowych”.

1. Kiedy roster staje
się roastem agencji?
Co zrobić aby nie zgrillować rynku
reklamowego w Polsce
Wincenty Kokot, GoldenSubmarine

2. Źródło:
https://pl.wikipedia.org/wiki/O%C5%BCar%C3%B3w_Mazowiecki
https://ozarow-mazowiecki.pl/

3. 800+ przetargów

4. Źródło:
https://pl.wikipedia.org/wiki/Stranger_Things

5. Jak było 10 lat temu?
prezentacja + kosztorys + umowa = współpraca

6. Jak jest teraz z przetargami?
Credentials + NDA + prezentacja + dogrywkowa prezentacja
+ kosztorys + RODO + OWZ + ESG + procedury bezpieczeństwa
+ wyłączności + prawa autorskie + negocjacje + umowa
= współpraca

7. 20-30k

8. Są różne rodzaje przetargów,
najgorsze są te rosterowe😱

9. Definicja
Przetarg rosterowy, to przetarg, którego celem jest
wybór kilku (od 2 do 5) agencji, które trafiają
na tzw. listę agencji do potencjalnej współpracy.

10. Przetargi rosterowe dawniej?
Etap RFI Shortlista agencji Umowa
Około 1 miesiąca Około 1 miesiąca Około 1 miesiąc 1-3 miesiące
Wynagrodzenie
po 4-6 miesięcy
Zlecenie
i realizacja

11. Przetargi rosterowe dziś?
Etap RFI
Rozbudowany
etap RFP Negocjacje
Około 1 miesiąca Około 2-3 miesięcy Około 1 miesiąca Około 1-2 miesięcy
Roster agencji
po 5-7 miesięcy
Formalności
i umowa
Zlecenie
i realizacja Wynagrodzenie
Około 2-3 miesięcy Po około 8-12 miesiącach
Etap RFP
Około 1-2 miesięcy

12. Przetargi rosterowe dziś?
Etap RFI
Rozbudowany
etap RFP Negocjacje
Około 1 miesiąca Około 2-3 miesięcy Około 1 miesiąca Około 1-2 miesięcy
Roster agencji
po 5-7 miesięcy
Formalności
i umowa
Etap RFP 2 Brak wynagrodzenia
Około 1-2 miesięcy Po około 8-12 miesiącach
Etap RFP 1
Około 1-2 miesięcy
Etap RFP 3
Około 1-2 miesięcy

13. Taki przetarg może kosztować
agencję nawet 100 -150k

14. Źródło:
https://stancewars.com/whats-your-dream-4-car-garage/

16. GŁÓWNE PRZYCZYNY ORGANIZOWANIA PRZETARGÓW
W CELU WYŁONIENIA GRUP AGENCJI
Chcę mieć większą pewność, że ktoś z agencji
przyjdzie z dobrym pomysłem
Boję się, że jedna agencja nie podoła wszystkim
zleceniom, które realizujemy, ze względu na szeroką
skalę prowadzonych działań
Mogę wybrać tańszą ofertę spośród przedstawionych
Chcę wprowadzić wewnętrzną konkurencję między
dostawcami, w celu otrzymania lepszych propozycji
Raz ogarniam formalności i mam możliwość
współpracy z kilkoma podmiotami
Nie muszę płacić stałego fee
Odmowa 15%
12%
21%
27%
36%
45%
67%
2023, N=33

17. MINUSY WSPÓŁPRACY Z AGENCJAMI
ZANJDUJĄCYMI SIĘ NA SHORTLIŚCIE
Konieczność ciągłego organizowania przetargów,
spotkań debriefingowych, etc. – większe zaangażowanie
czasowe/osobowe po stronie klienta/marki
Mniejsze zaangażowanie agencji
we współpracę z moją marką
Mniejsza znajomość marki przez agencje
Brak gwarancji otrzymania oferty
Brak stałego zespołu i partnera do współpracy
Trudno powiedzieć 15%
15%
21%
52%
55%
55%
2023, N=33

18. Jaka jest perspektywa agencji
na przetargi rosterowe?
a) Roster to ogromna inwestycja;
b) Przy braku zleceń, trudno zapewnić dostępność zespołu;
c) Problem z wyłącznością;
d) Przetarg na stałą obsługę > przetarg rosterowy;

19. Czy wszystkie przetargi
rosterowe są złe?

21. Jakie warunki powinien spełniać
dobry przetarg rosterowy?
4 modele przetargu na bazie doświadczeń agencji

22. Model „pradawny”
weryfikacja agencji na poziomie RFI i cennika

23. Pewność otrzymania zlecenia
Ilość pracy
Model
„pradawny”

24. Model „z góry”
wybierane są np. dwie agencje do współpracy i "z góry" jest
ustalone jaki zakres usług trafia do każdej z agencji

25. Pewność otrzymania zlecenia
Ilość pracy
Model
„pradawny”
Model
„z góry”

26. Model „konkurencyjny”
to modyfikacja modelu „z góry” z tą różnicą, że np. po roku następuję
weryfikacja zakresu podziału prac

27. Pewność otrzymania zlecenia
Ilość pracy
Model
„pradawny”
Model
„z góry”
Model
„konkurencyjny”

28. Model „mądrego króla”
jesteśmy na liście, nie mamy żadnych gwarancji
zleceń; Klient robi konkursy ale rozdziela prace tak, by wszystkie
agencje otrzymały stosowną liczbę zleceń

29. Pewność otrzymania zlecenia
Ilość pracy
Model
„pradawny”
Model
„z góry”
Model
„konkurencyjny”
Model
„mądrego króla””

30. Co zrobić by roster
nie stał się roastem?
1. Częsty i szczegółowy feedback dot. pracy agencji.
2. Możliwie partnerski model współpracy rosterowej.
3. Wymiana doświadczeń między agencjami,
marketingiem i procurmentem.