Manuales administrativos para el control interno

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
CONTRALORÍA DEL ESTADO BOLIVARIANO DELTA AMACURO
DIRECCIÓN TÉCNICA
ELABORACIÓN DE MANUALES
ADMINISTRATIVOS
MAYO, 2018
FACILITADOR:
LCDA. FRANSHESKA TAMARONIS

CONTENIDO
I. Los Manuales como Documentos Normativos
del Sistema de Control Interno.
II. El Manual de Organización
III.El Manual Descriptivo de Clases de Cargos
IV.El Manual de Normas y Procedimientos

INTRODUCCIÓN
Las Organizaciones son sistemas. Los comúnmente denominados “sistemas”,
se clasifican en subsistemas: Administrativo, Estructural, Socio-humano, Socio-
técnico; con funciones específicas pero integradas, que califican a la
Organización en su conjunto como:
Sistemas de información y de comunicación
Forma en que los sub-sistemas o áreas operativas, administrativas y
financieras de la organización identifican, capturan e intercambian
información necesaria para que la entidad lleve a cabo las
responsabilidades de control interno que apoyan el cumplimiento de
los objetivos.

TEMA I
Los Manuales como Documentos Normativos
del Sistema de Control Interno
Objetivo
Importancia de los Manuales Administrativos como documentos
normativos del Sistema de Control Interno de una organización

BASES LEGALES
Ley de la Contraloría General de la República
y del Sistema Nacional de Control Fiscal
Artículo 35. El control interno es un sistema que comprende el plan de
organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos
adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y administrativa, promover la eficiencia, economía y
calidad en sus operaciones, estimular la observancia de las políticas
prescritas y lograr el cumplimiento de su misión, objetivos y metas.
Artículo 37. Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las
normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las
normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de
rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el
funcionamiento del sistema de control interno.

MANUALES
La elaboración de los manuales todavía no es una practica común por tres
causas principales:
Que no sean muy
conocidas las técnicas y
metodologías para
elaborarlos.
Que no reciban la
importancia y el apoyo de
los niveles directivos.
La elaboración y desarrollo requiere
de tiempo de parte de los
responsables de cada área, y éste a
veces es muy escaso.

MANUALES
Dentro del ámbito institucional u organizacional, se descubre más la necesidad
e importancia de tener y usar manuales ya que son unas de las mejores
herramientas administrativas que permiten a la organización normalizar su
operación, otorgando así, estabilidad y solidez.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES
Representan un medio de comunicación de las decisiones
administrativas hacia toda la organización.
Concentran una serie de elementos administrativos con el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes del organismo
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que
deberían seguirse para cumplir los objetivos trazados.
Elementos más eficaces para la toma de decisiones en la
administración ya que proporcionan la orientación precisa que
requiere la acción humana en cada área de la organización evitando
la improvisación y la imposición de criterios personales.
Son documentos eminentemente dinámicos, sujetos a revisiones
periódicas haciéndolos adaptables a las necesidades cambiantes,
reformándolos constantemente conforme surjan nuevas ideas para
ayudar así a mejorar la eficiencia de la empresa.
1
2
3
4

BENEFICIOS
Reducen la
incertidumbre
Favorecen la práctica sistemática y el
desarrollo de habilidades y destrezas
Medios para la
productividad
Facilitan el entrenamiento
del personal

CLASIFICACIÓN
Operativos
• Procedimientos Técnicos o Prácticas de Trabajo en Planta, Taller,
Área industrial
• Uso y mantenimiento de instrumentos, herramientas, equipos,
máquinas
Administrativos
• Genéricos
• De Organización
• Descriptivo de Cargos
• Normas y Procedimientos
• Específicos
• Procesos
• Aplicación de Modelos o Métodos
En este Taller nos centraremos en los Manuales Administrativos Genéricos

METODOLOGÍA PARA ELABORAR
MANUALES ADMINISTRATIVOS
Fase I
Planeación
Fase II
Recopilación de
Información
Fase III
Procesamiento de la
Información
Fase IV
Redacción
Fase V
Integración del
Proyecto Preliminar
Fase VI
Revisión y
Corrección
Fase VII
Aprobación
Fase VIII
Distribución, control
y actualización

FASE I. PROCESO DE PLANEACIÓN
La primera fase para la Elaboración de Manuales Administrativos es la de
planeación, misma que es indispensable para garantizar la calidad en la
Elaboración de los mismos, ya que en la misma se:
 Precisan los pasos que se deben seguir y en qué orden
 Especifican los instrumentos
 Personal necesario
Mediante el conocimiento de los objetivos
que se quieren alcanzar y la situación real
de la Entidad o Dependencia en cuanto a
personal, actividades, grado de
organización…

FASE I. PROCESO DE PLANEACIÓN
Plan de trabajo
Herramienta que permitirá que cada una de las actividades necesarias
para la elaboración del Manual, se realicen en tiempo y forma.

FASE II. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
La información que se debe recopilar será documental y de campo. La primera
permitirá conocer la situación formal de la Entidad o Dependencia y de sus
Unidades Administrativas; y comprende el análisis de los siguientes
documentos:
 Leyes, códigos, reglamentos, Circulares y demás documentos jurídicos o
administrativos, en los que se establezca la creación o modificación de la
Entidad o Dependencia, así como funciones y atribuciones.
 Archivos documentales de la Entidad o Dependencia.
 Formatos utilizados por la Entidad o Dependencia.
 Los Manuales Administrativos existentes.

La investigación de campo, se refiere a la investigación y obtención de
información en forma directa sobre las actividades que se realizan en cada
área, que puede ser a través de:
 Entrevista individual o grupal, libre o dirigida.
 Aplicación de cuestionarios.
 Observación en sitio.

Entrevista individual o grupal y cuestionarios
Permiten obtener información de forma oral y escrita, sobre el objeto de
estudio, describir con objetividad procedimientos o actividades, interpretar y
ampliar la información recabada, así como plantear soluciones a posibles
problemas.

FASE III. PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Después de reunir la información requerida, esta se debe organizar en forma
lógica para proceder a la elaboración de un proyecto del Manual. El primer
paso que se recomienda realizar es la clasificación, análisis y depuración de la
información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que
se incluirá en el Manual.
El análisis comprende las actividades de revisión, identificación, o ubicación
de los aspectos funcionales y estructurales de la Entidad o Dependencia y de
las áreas que la integran.

FASE IV. REDACCIÓN
Una vez analizada y depurada la
información, se procederá a la
redacción en los formatos
preestablecidos para los Manuales
Administrativos.
Para la integración de cada Manual, es indispensable uniformar los criterios
tanto en terminología como en la presentación de la información, con el
propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad.
Así mismo, es importante indicar las contradicciones a medida que se van
presentando, a fin de poder eliminarlas posteriormente; para ello es
necesario realizar reuniones con los representantes de las Áreas que van a ser
incluidas en el Manual.
FASE V. INTEGRACIÓN DEL PROYECTO PRELIMINAR

FASE VI. REVISIÓN Y CORRECCIÓN
Si se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los
problemas. Una de las formas más sencillas de reducir los problemas de
revisión, consiste en reunirse anticipadamente con las personas que
intervienen en la elaboración del Manual y revisar el material
conjuntamente.

FASE VII. APROBACIÓN
Una vez revisado y corregido el proyecto del Manual por los Jefes de las
Unidades Administrativas y/o Directores, deberá someterse a la autorización
de los titulares de las Entidades o Dependencias de que se trate, con el
propósito de enviarlo para su aprobación, para su publicación, reproducción y
posterior distribución.
FASE VIII. DISTRIBUCIÓN, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN
Se debe elaborar una relación y registro de las Entidades, Dependencias y
Unidades Administrativas que deben contar con ejemplares de los Manuales,
con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información
necesaria para que el personal conozca y haga uso del mismo y se realicen
revisiones periódicas para mantenerlos actualizados.

TEMA II
El Manual de Organización
Objetivo
Conocer el contenido y la presentación de los Manuales de
Organización como documentos normativos del Sistema de
Control Interno.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Documento normativo que se utiliza como instrumento técnico -
administrativo cuyo propósito es el de describir la estructura general de la
organización de forma sistémica.
Expone detalladamente la estructura formal de
la organización:
•Describe la visión, misión y relaciones
internas y externas de las unidades
organizativas con el entorno
•Describe los objetivos, funciones, jerarquías,
autoridad y responsabilidades de los cargos,
posiciones y roles
•Expresa la jerarquía, autoridad y
responsabilidad

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
•Medio para identificar las dimensiones de las
áreas organizacionales
•Describe objetivos y funciones de las áreas y
cargos que la componen
•Contribuye a facilitar el conocimiento parcial
de los fines y objetivos de la empresa o
institución.
•Instrumento que contribuye con la re-
organización y procesos de transformación y
cambio organizacional

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Portada
Índice
Introducción
ASPECTOS GENERALES
Objetivo del Manual
Alcance
Base Legal
Reseña Histórica o Antecedentes
FUNDAMENTOS ESTRATÉGICOS
Misión
Visión
Objetivos Estratégicos
Principios o Directrices
Valores
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Organigrama
Organización y Funcionamiento (Por Unidad)
Misión y Visión de la Unidad o Dependencia
Funciones de la Unidad o Dependencia

Portada
Contendrá el logotipo de la institución, identificación del Manual, el nombre de la
Unidad Responsable, fecha de elaboración y vigencia, Firmas autorizadas de
elaboración revisión y aprobación.

ASPECTOS GENERALES
Objetivo del Manual
Explicación de que se pretende cumplir o lograr con el manual.
Alcance
Se especifica a quienes va dirigido el manual.
Base Legal
Ordenamiento Jurídico vigente que aplique y sirva de fundamento para la
organización de la institución a la que se está realizando el manual.
Reseña Histórica o Antecedentes
Descripción de la organización desde su origen, refiriéndose al decreto de
constitución y Gaceta Oficial en la cual conste el mismo.

FUNDAMENTOS ESTRATÉGICOS
Misión
Es la definición específica de lo que el Organismo es, de lo que hace (a qué se
dedica o establece) y a quién sirve con su funcionamiento; es decir, su razón de
ser.
Visión
Es el conjunto de ideas que esbozan un estado deseado por la Organización en el
futuro, es por tanto, el sueño o imagen de lo que se desea alcanzar en un tiempo
determinado.
Objetivos Estratégicos
Expresión de los logros que la organización quiere alcanzar en un plazo
determinado.
Principios o Directrices
Normas o ideas fundamentales que rige el pensamiento o la conducta del
Organismo.
Valores
Es el conjunto de creencias y reglas que regulan la gestión de la organización.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Se debe describir en forma resumida la estructura organizativa formal, identificando
en ella los rangos jerárquicos, canales de interconexión y niveles de actuación. Es
importante que en ella se relaciones los niveles de dependencia de las unidades,
manteniendo un criterio uniforme según lo contenido en su decreto de creación,
Reglamento Orgánico, Reglamento Interno, Resoluciones, entre otros.
Organigrama
Representación gráfica de las unidades o dependencias que integran el
organismo. Se debe incluir el organigrama APROBADO y vigente de la institución.
Organización y funcionamiento
Serán descritos el objetivo y funciones (de acuerdo al Reglamento Orgánico y el
Reglamento Interno) de todas las Unidades que conforman el Ministerio. Del
mismo modo su ramificación Estructural Interna. En esta parte se incluirán:
- Misión y visión de la unidad
- Funciones de cada Unidad organizativa

TEMA III
El Manual Descriptivo de Cargos
Objetivo
Los participantes aprenderán el contenido y la presentación
de los Manuales Descriptivos de Cargos del Sistema de
Control Interno de una organización

MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS
Es un instrumento de la administración de los sistemas
de recursos humanos: reclutamiento, selección,
adiestramiento, clasificación, remuneración, desarrollo
de carrera, evaluación de desempeño y contratación
colectiva .
Se indican las tareas, obligaciones, responsabilidades y
requisitos exigidos que sirven para identificar y
describir los diferentes cargos de la organización,
agrupando los similares bajo títulos comunes.

CONTENIDO DEL MANUAL
DESCRIPTIVO DE CARGOS
• Portada
• Introducción
• Objetivos y Alcance del Manual
• Antecedentes (Opcional)
• Base Legal
• Normas de Uso
• Lista de Clases de Cargos
• Especificaciones de Clases de Cargos
o Denominación
o Grado
o Código
o Descripción
o Funciones
o Requisitos Mínimos
Portada
o Logotipo de la Entidad
o Nombre del Manual
o Nombre del Tipo de Manual
o Fechas de elaboración y vigencia
o Firmas autorizadas de elaboración
revisión y aprobación

CONTENIDO DEL MANUAL
DESCRIPTIVO DE CARGOS
El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera
sucinta las exigencias del cargo, las cuales se describen a continuación:
- Denominación del cargo: título de identificación.
- Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.
- Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar
los ocupantes del cargo.
- Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que
corresponden al cargo. A título descriptivo, en este Manual se presentan
actividades Genéricas, son aquellas típicas comunes al cargo en cualquier
área de la organización donde se encuentre, y las actividades Específicas
están referidas a los Niveles Normativo y Operativo, según estén
relacionadas con políticas, normas y lineamientos, o con la razón de ser de
la organización.
- Factores: Elementos descriptivos del cargo.
- Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los
procedimientos, métodos y procesos de trabajo.

TEMA IV
El Manual de Normas y Procedimientos
Objetivo
Los participantes aprenderán el contenido y la
presentación de los Manuales de Normas y de
Procedimientos como documentos normativos del
Sistema de Control Interno de una organización

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
• Expone la secuencia lógica y sistemática de
las actividades de naturaleza deliberada
• Describe en forma detallada identificando:
quién, cuándo, cómo, dónde, para qué
• Incluye el uso de formularios manuales y/o
automatizados
• Orientado a la obtención de resultados
• Fuente oficial de la organización para el
cumplimiento y realización de actividades
• Medio para fortalecer la productividad en la
organización
Documento que describe en forma lógica, sistemática y detallada las actividades que
se realizan en una Entidad, Dependencia o Unidad Administrativa. Expone
detalladamente el marco regulador y los pasos a seguir para obtener los resultados
esperados.

Descripción de Procedimientos
o Objetivo
o Alcance
o Normas
o Pasos a seguir
oDiagrama de flujo
o Formularios
o Instructivos
•Portada
•Introducción
•Antecedentes (Opcional)
•Base Legal
•Matriz Proceso vs.
Procedimientos
•Índice de Procedimientos
•Descripción de
Procedimientos
•Glosario
Portada
oLogotipo de la Entidad
oNombre del Manual
oNombre de la Dependencia
oFechas de elaboración y vigencia
oFirmas autorizadas de elaboración
revisión y aprobación

Términos y/o Definiciones
Anexos
Referencias
Requisitos de documentación
Diagrama de flujo
Procedimiento
Políticas o normas
Base Legal
Responsables
Alcance del Procedimiento
Objetivo del Procedimiento
Índice
Portada de Identificación
Normas Generales
ASPECTOS
GENERALES
PROCEDIMIENTOS
1 AL N
CONTEXTO
INSTITUCIONAL
Base Legal
Manejo del Manual
Objetivo del Manual
Introducción
Índice del Manual
Portada de Identificación

Un procedimiento es la sucesión cronológica y secuencial de las acciones para llevar a
cabo una actividad o tarea específica, entre una o varias personas dentro de un
ámbito predeterminado de aplicación, así como el método de ejecución necesario
para realizarla.
Para la descripción de los procedimientos y la elaboración de los diagramas de flujo,
lo primero que se debe hacer es:
 Determinar cuáles son las actividades más importantes del Área.
 Determinar, cuáles son las entradas, los procesos y las salidas.
 Determinar, quiénes o que Áreas participan en el proceso.
 Establecer cuál es la primera actividad que se realiza y quién la realiza y, la
secuencia, hasta alcanzar el límite final del proceso
 El texto debe describir el procedimiento, enumerando las actividades de que se
compone, en orden cronológico.

Para la redacción de los procedimientos, deberán considerar los siguientes
criterios:
El texto debe ser sencillo, claro, preciso y debe especificar en que consiste cada
actividad, pudiendo auxiliarse de las siguientes preguntas:
¿Quién debe ejecutarla? = unidad responsable
¿Cómo debe ejecutarla?, ¿Orden en el que se debe ejecutar?
¿Cuándo debe ejecutarla?
¿Con qué debe ejecutarla?
¿Dónde debe ejecutarla?

RESPONSABLE ACCIÓN
Procedimiento: Liquidación del Personal Contratado
Oficina de Recursos Humanos 1. Recibe del Jefe de Grupo de Dotación,
Pagos, Retenciones y Presupuesto
Desarrollo y Evaluación de Talento
Humano el movimiento de egreso con
los respectivos avales.
2. Revisa Expediente, revisa la cantidad de
Contratos firmados y fecha de firma del
último.
3. Calcula las vacaciones vencidas (bonos)
no disfrutadas, alícuota. de Cesta
tickets y prestaciones sociales.
4. Realiza cálculo de todas las
asignaciones y deducciones, elabora
Documento con todos los montos y el
total a pagar.
5. Entrega al Jefe de Grupo para su
revisión.

Diagramas de flujo
Es la presentación gráfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades
necesarias para desarrollar una actividad determinada, indicando las Unidades
responsables de su ejecución. El diagrama de flujo, explica a través de símbolos y texto
condensado, las actividades que componen un procedimiento
Simbología
Inicio / Término
Actividad
Decisión
Documento
Archivo
Acceso a
sistema
automatizado
Conector
Conector
de página
Dirección
del flujo

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